6 НДФЛ командировочные

Отражаем суточные в 6-НДФЛ

П. 3 ст. 217 НК РФ говорит о том, что для суточных существует лимит, с которого не уплачивается НДФЛ. Это 700 руб. в день для командировок по стране и 2 500 руб. в день для зарубежных командировок. Если по внутреннему регламенту работодатель выдает большие суммы суточных, то всё, что выдано сверх лимита, облагается НДФЛ. Соответственно, облагаемый доход должен быть отражен в 6-НДФЛ.

Подробнее о правилах выплаты суточных читайте .

Сумму дохода по стр. 020 показываем только в части превышения. Вариант, при котором показывают полную сумму дохода в стр. 020 и вычет на сумму лимита в стр. 030, не подходит, поскольку в письме ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984 (вопрос 3) объяснено, что в стр. 030 попадают суммы в соответствии с кодами видов вычетов, перечисленных в приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Датой получения дохода (стр. 100) в виде суточных признается последний день того месяца, когда руководитель утвердит авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). Этой датой не может быть день выдачи денег, так как в тот момент еще нет оправдательного документа, свершившегося факта командировки, и сотрудник получает аванс, который может быть возвращен в случае раннего приезда обратно или отмены поездки.

Удержать налог (стр. 110) работодатель должен, когда произойдет следующая выплата денежных средств работнику после даты получения дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). Раньше этой даты удерживать налог ФНС не разрешает (письмо ФНС от 25.07.2014 № БС-4-11/14507@).

Как правило, НДФЛ по сверхнормативным суточным удерживается в день выдачи зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет. Перечисление налога (стр. 120) делается на следующий день после удержания (п. 6 ст. 226 НК РФ).

См. также «Как оплачивается командировка на один день?»

Проверьте, правильно ли вы отражаете различные выплаты работникам в 6-НДФЛ с помощью Готового решения от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Суточные сверх нормы в 6-НДФЛ: примеры

Рассмотрим различные ситуации составления расчета со сверхнормативными суточными.

• Можно ли удержать НДФЛ после утверждения авансового отчета, но до конца месяца?

Пример

Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта сотрудник отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	3 000
	31.03.20ХХ
	05.04.20ХХ
	08.04.20ХХ*
	3 000

* Срок перечисления налога — следующий за датой выплаты дохода день, т.е. 06.04.20ХХ года. Но поскольку это выходной, крайний срок смещается на следующую ближайшую рабочую дату: 08.04.20ХХ года.

Удержать налог 20 марта невозможно, так как эта дата предшествует 31.03.20ХХ.

• Можно ли удержать НДФЛ после конца месяца, но не при выплате зарплаты?

Пример

Сотрудник был в командировке внутри страны 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 28 февраля он получил аванс для поездки, в том числе суточные 1 300 руб. за день, итого 6 500 руб. Сумма суточных сверх нормы составила (1 300 – 700) × 5 = 3 000 руб. 7 марта он отдал авансовый отчет на утверждение. 20 марта в компании выплатили аванс по зарплате, окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля. 1 апреля этому сотруднику были выплачены отпускные.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	3 000
	31.03.20ХХ
	01.04.20ХХ
	02.04.20ХХ
	3 000

Удержать НДФЛ можно при любой выплате, следующей за последним днем месяца утверждения авансового отчета.

• Что делать, если суточные выплатили после командировки?

Пример

Сотрудник уехал в командировку в другую страну, не успев взять аванс. Пробыл там 5 дней, с 1 по 5 марта 20ХХ года. 7 августа он отдал авансовый отчет на утверждение. В соответствии с отчетом помимо компенсации прочих расходов сотруднику полагается выплата суточных в размере 3 000 в день. Сумма суточных сверх нормы составила (3 000 – 2 500) × 5 = 2 500 руб. 11 марта сотрудник получил полное возмещение командировочных расходов. Окончательный расчет по зарплате был произведен 5 апреля.

В расчет за 6 месяцев 20ХХ года суточные включаются следующим образом:

Номер строки	Значение
	2 500
	31.03.20ХХ
	05.04.20ХХ
	08.04.20ХХ
	2 500

Несмотря на то, что суточные выплатили после утверждения авансового отчета, удержать НДФЛ из этой выплаты нельзя, так как доход считается полученным позже — 31.03.20ХХ.

Итоги

По некоторым специфичным выплатам сотрудникам НК РФ не содержит уточняющей информации, касающейся сроков для той или иной операции с НДФЛ. Однако к логическим выводам можно прийти, используя разъяснения ФНС, которых становится все больше и которые в скором времени, надеемся, ответят на все накопившиеся вопросы по заполнению расчета. С учетом норм этих разъяснений и НК РФ налог с суточных нужно удерживать с первой выплаты в следующем месяце после одобрения главой организации авансового отчета.

Всю актуальную информацию и новости по заполнению расчета ищите в разделе нашего сайта «Расчет 6-НДФЛ».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Время, которое работник проводит в командировке (служебной поездке) согласно изданному приказу нанимателя, признается рабочим. За эти дни командированному работнику начисляется средний заработок, а также компенсируются траты, связанные с поездкой.

Период пребывания в командировке (для суточных) высчитывается по календарным дням. К нему также относят: дни отъезда и приезда, дорогу. Если эти дни приходятся на выходной, то он может считаться рабочим только по инициативе нанимателя. Тогда суточные (либо командировочные) выплачиваются и за этот день. В отношении причитающегося среднего заработка за день может применяться один из вариантов:

1. Командированный получает дополнительный оплачиваемый выходной.
2. Либо ему выплачивают среднедневной заработок в двойном размере.

И первый, и второй вариант согласовывается с нанимателем. Не компенсируются траты по служебным поездкам ИП, который работает один, без персонала, т. к. он сам является нанимателем.

Для бухгалтерского учета траты по командировочным поездкам оформляются авансовым отчетом. В то же время бухгалтерия принимает к учету все траты, которые наниматель решает возместить. Причем документального подтверждения тут может и не быть.

Командировочные причисляют к тратам по обычной деятельности. К учету их принимают на дату подписания (одобрения) нанимателем авансового отчета.

Сверхлимитные командировочные, НДФЛ и общеобязательные взносы на 2017 г.

Наниматель вправе отправить сотрудника в служебную поездку по России либо за границу. Командированному лицу посуточно компенсируются траты по поездке. Дата выплачивания суточных— день их начисления. День согласования отчета по командировке — дата получения дохода (в виде суточных).

В 2017 г. определен фиксированный лимит суточных трат, с которых не исчисляют общеобязательные взносы по страхованию и НДФЛ (Читайте также статью: → «Сроки сдачи отчетов по 6-НДФЛ в 2020 году»).

Вид командировки	Установленный законом лимит командировочных трат на один день
Служебная поездка по России	700 руб.
Служебная поездка за рубеж, вне РФ	2 500 руб.

Необлагаемый налогом, взносами лимит установлен единовременно, нарастающим итогом его определить нельзя. Организация вправе в локальных актах прописать свой размер суточных для служебных поездок по РФ и за ее пределы. Причем он может превышать фиксированный лимит. Такие суточные называются сверхнормативными (т. е. сверх установленной нормы, лимита). Сумма превышения по закону будет облагаться НДФЛ, взносами по общеобязательному страхованию (помимо сбора на травматизм) в общепринятом порядке.

Это нововведение действует с 2017 г. Ранее командировочные траты не облагались общеобязательными взносами, если лимиты были обозначены в локальных актах организации.

Итак, с 2017 г. сверхнормативные командировочные траты облагаются НДФЛ, общеобязательными взносами по страхованию не зависимо от того, зафиксированы сверхнормативные суммы во внутренних нормативных актах организации либо нет.

НДФЛ исчисляется в заключительный день месяца, в котором согласовывался отчет по командировке. Налог удерживается после этого числа в первую же выплату, преимущественно с получки. В бюджет его можно отчислять в день выплачивания дохода либо на следующий за этим день, но не позже.

Когда командировочные за служебную поездку следует отображать в 6-НДФЛ?

Поскольку налогом облагаются только сверхнормативные командировочные траты, то именно их следует отображать в отчетности — разделе 2 6-НДФЛ. Суммы в рамках нормы (лимита) не облагаются НДФЛ, общеобязательными взносами. Следственно, по форме расчета их не проводят.

Все сверхлимитные суммы по суточным и иным выплатам (например, выходное пособие увольняемого) проводятся по позиции «130» раздела 2, позиции «020» раздела 1 6-НДФЛ. На суммы в рамках лимита эта норма не распространяется.

Средний заработок, который положен за дни поездки, — это часть получки. Следовательно, он признается доходом в завершающий день месяца, за который он начислялся. Этот день отображается по позиции «100» раздела 2 (Читайте также статью: → «Налоговые вычеты в 6-НДФЛ: как отразить»).

Единые требования к оформлению 6-НДФЛ

Это типовая форма отчетности, по которой налоговый агент (ИП, организация) отчитывается за доходы своего персонала. Документ введен и применяется с 2016 г. Его структура состоит из титульного листа и 2 разделов. Формируется этот вид отчетности нарастающим итогом за первый квартал, полгода, 9 и 12 месяцев.

Записи делаются на основании имеющейся информации по доходам, вычетам, НДФЛ. Вносить сведения должен налоговый агент. Он же сдает заполненный документ ИФНС.

Правила заполнения настоящей формы определены и закреплены официально ФНС РФ. Обязательны для заполнения показатели сумм и реквизиты. Если страницы для сведений, которые надо внести, не хватает, то берется нужное количество страниц для заполнения. В знакоместах, которые не заполнены, проставляются прочерки.

Форму можно заполнить на компьютере и распечатать. Тогда прочерки в пустующих позициях не ставятся. Используется шрифт Courier New 1 (6-18 пунктов).

На каждой заполненной странице прописывается дата, ставится подпись главы организации (ИП, нотариуса, адвоката, представителя налогового агента).

Порядок отображения сверхлимитных командировочных трат в 6-НДФЛ

С целью отображения сверхлимитных сумм оформляется раздел 2 6-НДФЛ. Здесь конкретизируются даты и суммы доходов, НДФЛ. Раздел включает 5 строк.

Ключевые позиции раздела 2 построчно	Детализация раздела 2 (что включает?)
Стр. «100» (Датировка действительного получения дохода)	Имеется в виду доход, размер которого отображается по позиции «130»; пишется последнее число месяца (ст. 223 НК РФ); пособие по болезни и отпускные фиксируются на действительную дату их получения
Стр. «110» (Датировка удержанного НДФЛ)	Удержание подоходного налога осуществляется на день получения действительного дохода (отображенного по позиции «130»), именно с него исчисляется налог
Стр. «120» (Датировка перечисления дохода)	На срок влияет вид дохода: до завершения месяца оформляются пособия по болезни и отпускные; в отдельных случаях сведения отражают на следующий день после получения денег. Обычно сюда записывается дата, не позже которой отчисляют НДФЛ
Стр. «130» (Величина дохода, который получен)	Сюда записывают: точный размер суммированного действительного дохода без вычета удерживаемого налога; сумму сверхнормативных командировочных
Стр. «140» (Величина удержанного НДФЛ)	Суммированный НДФЛ, который был удержан на дату, записанную в позиции «110»

Если начало операции относится к одному отчетному периоду, а окончание — к другому, то в разделе 2 настоящей формы фиксируются сведения по завершающему периоду.

Пример 1. Отображение и калькуляция сверхлимитных командировочных трат, подоходного налога, дохода в 6-НДФЛ

Сотрудник ООО «Проект» Царев Н. М. пребывал в трехдневной командировке (июль 2017 г.) по РФ. Его суточные за 3 дня составили 3 000 руб. (по 1 000 руб. за каждый командировочный день). Авансовый отчет, который командированный подал директору, был одобрен 28.07.2017.

Начисленная июльская получка Царева Н. М составила 70 000 руб. Итак, за июль 2017 ему заплатили:

• 07.2017 — аванс в счет получки 35 000 руб.;
• 08.2017 — остатки июльского заработка с учетом удержанного подоходного налога по нему и по командировочным тратам.

Исчисленный налог поступил в бюджет 4.08.2017. Выданные ежедневные командировочные работнику (1 000 руб.) превышают фиксированный лимит, т. е. 700 рублей. Это значит, что с разницы, т. е. суммы превышающей лимит, нужно удержать НДФЛ. Соответственно, этот факт следует отобразить в 6-НДФЛ (раздел 2, за 9 месяцев).

Калькуляция сумм по получке, НДФЛ и командировочным

Построчное отображение сверхлимитных командировочных, выданных Цареву Н. М. (6-НДФЛ, раздел 2)

Общая сумма командировочных, выданных Цареву Н. М. за 3 дня командировки: 1 000 * 3 = 3 000 руб. Сумма суточных за 3 дня командировки, с которой по закону не надо исчислять НДФЛ: 700 руб. за день * 3 дня = 2 100 руб. Сумма суточных, превышающая лимит, с нее НДФЛ (13 %) удерживается: 3 000 – 2 100 = 900 руб. НДФЛ, удержанный с превышенной суммы суточных: 900 руб. * 13 % = 117 НДФЛ с заработка: 70 000 * 13% = 9 100 руб. Фактический заработок, полученный Царевым Н. М. за июль: 70 000 руб. + 900 руб. = 70 900 руб. Суммированный НДФЛ с получки и превышенной суммы суточных: 117 + 9 100 = 9 217 руб.

Стр. «100» (Датировка получения дохода) — 31. 07.2017 Стр. «110» (Датирование удержания НДФЛ) — 3.08.2017 Стр. «120» (Датирование зачисления НДФЛ) — 4.08.2017 Стр. «130» (Размер фактической получки Царева Н. М.) — 70 900 руб. Стр. «140» (Общая сумма удержанного НДФЛ) — 9 217 руб.

Пример 2. Пример оформления раздела 2 6-НДФЛ по сверхлимитным командировочным

Работник ООО «Проект» Царев Н. М. пребывал в служебной поездке по России с 1 по 5 августа 2017 г. Аванс с суточными (5 000 руб.) ему выдали 28 августа. Сумма сверхлимитных командировочных составила 5 * (1 000 – 700) = 1 500 руб. Авансовый отчет был представлен директору ООО «Проект» 8.08.2017.

1. «100»: 31.08.2017.
2. «110»: 01.09.2017.
3. «120»: 04.09.2017
4. «130»:1 500 руб.
5. «140»: 195 руб.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Вопрос №1: В какой временной период удерживается НДФЛ по командировочным тратам?

Налог исчисляется с первичной выплаты в месяце, который идет вслед за согласованием авансового отчета.

Вопрос №2: Как оформить раздел 2, если имеется доход в натуральном выражении? Подоходный здесь не исчисляют.

Нужно вписать информацию по двум позициям — «100» (датировка получения дохода) и «130» (величина дохода). В остальных позициях пишется «0».

Вопрос№3: Можно ли удержать налог по сверхлимитным суточным до завершения месяца (на дату аванса)? Авансовый отчет к этому времени согласован.

Если предполагаемая дата удержания налога предшествует заключительному дню месяца, то нет. Даже при наличии согласованного авансового отчета. Не удерживается НДФЛ и с аванса, выданного командированному лицу.

К примеру, командировочная поездка длилась с 9 по 14 октября 2017 г., авансовый отчет был одобрен 16.10.2017. На день согласования отчета (16 октября) перечислить НДФЛ нельзя. Налог надо отчислить в получку, которую выдадут следующим месяцем.

Удержание НДФЛ производится сообразно НК РФ на дату выплачивания дохода. Удержать его можно при любой выплате, которая производится вслед за завершающим днем месяца согласования отчета.

ДЕБЕТ 25 (26) КРЕДИТ 71

– оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с продажей готовой продукции или товаров, сделайте запись:

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 71

– затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если подотчетное лицо оплатило расходы непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и т. п.), сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 71

– затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил ремонт основных средств, предоставленных организацией в аренду).

Сумму НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19

– произведен налоговый вычет.

Обратите внимание: налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг).

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 19

– списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Если работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту сумму ему необходимо возместить.

Такую операцию отразите записью:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если работник возвращает неизрасходованные суммы в кассу организации, сделайте в учете запись:

ДЕБЕТ 50-1 КРЕДИТ 71

– оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

Пример

Работнику ООО «Пассив» Петрову выдали из кассы под отчет 7850 руб.

Ситуация 1

На подотчетную сумму Петров приобрел материалы. Стоимость материалов – 7080 руб. (в том числе НДС – 1080 руб.).

Бухгалтер «Пассива» должен сделать записи:

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50-1

– 7850 руб. – выданы денежные средства Петрову под отчет;

ДЕБЕТ 10 КРЕДИТ 71

– 6000 руб. (7080 − 1080) – оприходованы материалы;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 71

– 1080 руб. – учтен НДС по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19

– 1080 руб. – принят к вычету НДС по материалам;

1. Рекомендация: Как отразить в бухучете выплаты командированному сотрудник

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные,* расходы на проживание, стоимость проезда и т. д.) (ст. 168 ТК РФ).

Подробнее об этом см.:

• Как рассчитать суточные;
• Как возместить расходы на наем жилья во время командировки;
• Как возместить расходы на проезд в командировку транспортом общего пользования

Командировочные расходы

Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, отразите проводкой:*

Дебет 08 (10) Кредит 71
– если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71
– если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71
– если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71
– если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71
– если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

Пример отражения в бухучете командировочных расходов*

В период с 17 по 19 января начальник цеха ОАО «Производственная фирма «Мастер»» В.К. Волков был в служебной командировке в г. Челябинске. Цель командировки – изучение технологии производства облицовочных материалов.

20 января руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный Волковым.

К авансовому отчету приложены:

• счет гостиницы на сумму 6490 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);
• два железнодорожных билета стоимостью 5664 руб. (в билетах сумма НДС 864 руб. выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке Волкову положены суточные в размере 300 руб.

Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи:

Дебет 25 Кредит 71
– 300 руб. – отражены суточные;*

Дебет 25 Кредит 71
– 5500 руб. (6490 руб. – (6490 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания Волкова в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71
– 990 руб. – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19
– 990 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 25 Кредит 71
– 4800 руб. (5664 руб. – 864 руб.) – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71
– 864 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 864 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сергей Разгулин,

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация: Как учесть при налогообложении суточные. Организация применяет специальный налоговый режим

Размер суточных

Размер суточных для командированных сотрудников организация определяет самостоятельно (ст. 168 ТК РФ). Он может быть установлен коллективным договором или локальными нормативными актами организации: приказами, Положением об оплате труда, положением о командировках и т. п. Такой порядок распространяется как на внутренние, так и на зарубежные командировки. Это следует из части 2 статьи 168 Трудового кодекса РФ. Размер можно установить как фиксированный, так и по фактическим расходам.*

НДФЛ

При расчете НДФЛ размер суточных нормируется. Так, не облагаются этим налогом суточные в пределах:

• 700 руб. за день нахождения в командировке в России;*
• 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

С суточных, выплаченных сверх установленных норм (700 руб. и (или) 2500 руб.), удержите НДФЛ.*

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217 и статьи 210 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: в какой момент нужно удержать НДФЛ с суммы сверхнормативных суточных, выплаченных командированному сотруднику*

Удерживайте налог после утверждения авансового отчета на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств*.

Выплаченные командированному сотруднику суточные являются подотчетными суммами. Поэтому до даты представления авансового отчета данные суммы являются задолженностью сотрудника перед организацией, а не его доходом* (п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Кроме того, на момент выдачи подотчетных сумм неизвестно, какую именно сумму сотрудник израсходует. Например, при возвращении из командировки раньше срока полученная сумма суточных не будет израсходована полностью. Окончательную сумму суточных, которую сотрудник получил сверх установленных норм, можно будет определить только после утверждения авансового отчета и сдачи остатка неизрасходованного аванса в кассу. Такой порядок следует из пункта 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У.

Поэтому доход сотрудника (сверхнормативную сумму суточных), с которого необходимо удержать налог, определяйте после утверждения авансового отчета сотрудника. А рассчитывать и удерживать сумму налога нужно на ближайшую дату выплаты сотруднику денежных средств.*

Такой порядок следует из абзаца 10 пункта 3 статьи 217, статьи 210, пункта 4 статьи 226 Налогового кодекса РФ и подтвержден в письме Минфина России от 14 января 2013 г. № 03-04-06/4-5.

Ранее Минфин России высказывал иную точку зрения, в соответствии с которой определять доход (сверхнормативную сумму суточных) нужно на дату выплаты суточных, то есть на дату выдачи сотруднику аванса на командировку (письмо Минфина России от 1 февраля 2008 г. № 03-04-06-01/27). Однако в связи с выходом более поздних разъяснений в настоящее время эта точка зрения является неактуальной.

Пример выплаты денежных средств взамен суточных при направлении сотрудника в однодневную командировку по России. Сумма выплат взамен суточных превышает 700 руб.*

В коллективном договоре ЗАО «Альфа» закреплено, что при однодневных командировках по России сотрудникам возмещаются затраты, вызванные необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (взамен суточных).

Сотрудник организации Горячев С.Ю. находился в командировке на территории России один день. Перед поездкой ему выдали аванс, в том числе компенсацию взамен суточных в размере 1000 руб.

Вернувшись из командировки, сотрудник не представил документов, подтверждающих расходы, в том числе на сумму, выданную ему вместо суточных. Поэтому бухгалтер «Альфы» не стал удерживать НДФЛ только с 700 руб. А с той части выплаты, которая превышает данный лимит, он рассчитал налог. Сумма НДФЛ составила 39 руб. (300 руб. × 13%).*

Суточные — 2017 в разрезе налогов

Светлана Последовская, эксперт по финансовому законодательству

Журнал «Актуальная бухгалтерия»

С 2017 года не облагают страховыми взносами суточные в размере, который установлен Налоговым кодексом. Суточные сверх такого лимита, даже если их размер прописан в локальных нормативных актах компании, облагают как взносами, так и НДФЛ.

При направлении в служебную командировку работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой, в том числе дополнительных расходов по проживанию вне постоянного места жительства (суточные) (ст. 167, 168 ТК РФ).

В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения и ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, устанавливают в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании.

Страховые взносы с суточных

С 2017 года ФНС России администрирует порядок расчета и уплаты страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ФСС России (за исключением взносов на травматизм). В связи с этим Налоговый кодекс пополнился новой главой 34 «Страховые взносы». В ней изложены правила начисления и уплаты взносов.

Так, установлено, что не подлежат обложению страховыми взносами суточные в размере:

• не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;

• не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ).

До 2017 года суточные не облагались страховыми взносами в пределах, установленных самой компанией в ее локальных нормативных актах.

Таким образом, с 2017 года суточные сверх данных норм следует облагать взносами вне зависимости от того, прописаны сверхлимитные суммы в локальных нормативных актах или нет.

По общему правилу дата осуществления выплат определяется как день их начисления (п. 1 ст. 424 НК РФ). Датой получения работником дохода в виде сверхнормативных суточных является день утверждения авансового отчета.

А значит, суточные, которые превышают нормы, включают в базу для исчисления страховых взносов в том календарном месяце, в котором утвержден авансовый отчет работника.

Напомним, что по возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах, в том числе суточных, и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. пост. Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Отметим, что суточные не облагают страховыми взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). При этом размер суточных не имеет значения.

НДФЛ с суточных

Сверхнормативные суточные также облагают НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Исчисление НДФЛ со сверхнормативных суточных производится в последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет. А удержание исчисленного налога производится, например, из суммы зарплаты. Удержанный НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты дохода (подп. 6 п. 1 ст. 223, пп. 3, 6 ст. 226 НК РФ).

Доходы в виде суточных, превышающих установленные законом нормативы, при заполнении раздела 3 справки по форме 2-НДФЛ отражают по коду дохода 4800 «Иные доходы» в месяце утверждения авансового отчета (письма Минфина России от 21.06.2016 № 03-04-06/36099, от 06.10.2009 № 03-04-06-01/256, ФНС России от 19.09.2016 № БС-4-11/17537). А вот суточные в пределах норм не облагают НДФЛ и не отражают в справке 2-НДФЛ.

Сверхлимитные суточные также подлежат отражению в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ (утв. приказом ФНС России от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450@).

Пример

Суточные на командировку по России были выплачены 13.03.2017. Их размер установлен в локальном нормативном акте в сумме 1000 руб. в сутки. Авансовый отчет по итогам командировки был утвержден 25.03.2017, зарплата за март выплачена 05.04.2017. Перечисление НДФЛ произведено 06.04.2017.

Раздел 2 расчета по форме 6-НДФЛ за полугодие 2017 г. следует заполнить следующим образом:

• строка 100 «Дата фактического получения дохода» — последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, — 31.03.2017;
• строка 110 «Дата удержания налога» — дата выплаты очередной зарплаты — 05.04.2017;
• строка 120 «Срок перечисления налога» — 06.04.2017;
• строка 130 «Сумма фактически полученного дохода» — сумма сверхлимитных суточных;
• строка 140 «Сумма удержанного налога» — удержанный НДФЛ (письмо ФНС России от 27.04.2016 № БС-4-11/7663).

1. Сотрудник получил за месяц средний заработок и зарплату
2. Компания платит суточные больше лимита

Сотрудник получил за месяц средний заработок и зарплату

Сотрудник ездил в командировку. За время поездки компания начислила средний заработок, а за остальные дни месяца — зарплату.

За период командировки компания начисляет сотруднику не зарплату, а средний заработок (ст. 167 ТК РФ). В служебной поездке сотрудник выполняет поручение работодателя. Значит, средний заработок за это время тоже относится к оплате труда. В разделе 2 отразите такие выплаты в одном блоке строк 100–140.

Дата получения дохода по зарплате и среднему заработку — последний день месяца, за который они начислены. НДФЛ компания удерживает на дату выдачи. День выплаты запишите в строке 110 расчета. Крайний срок перечисления — следующий рабочий день.

На примере

В мае сотрудник четыре дня был в командировке. Остальные дни он работал. За период командировки компания начислила средний заработок — 4000 руб. Зарплата за май — 23 000 руб. Зарплату и средний заработок компания выдала 6 июня. Всего — 27 000 руб. (4000 + 23 000). В этот день удержала НДФЛ — 3 510 руб. (27 000 руб. × 13%). Дата получения дохода по зарплате и среднему заработку — 31.05.2016. Компания отразила зарплату и средний заработок в одном блоке строк 100–140, как в образце 49.

Образец 49. Как заполнить зарплату и средний заработок за время командировки:

Наверх

Компания платит суточные больше лимита

Компания установила размер суточных во внутреннем положении. За каждый день служебной поездки по России компания платит более 700 рублей, за границей — более 2 500 рублей.

От НДФЛ освобождены суточные в пределах лимита: 700 рублей за каждый день командировки по России и 2 500 рублей в поездках за границу (п. 3 ст. 217 НК РФ). Суточные в пределах лимита в расчете не отражайте. Если компания выдает больше, в разделах 1 и 2 расчете запишите только сумму, которая превышает лимит.

Дата получения дохода в виде суточных — последний день месяца, в котором руководитель компании утвердил авансовый отчет. Дата выдачи суточных значения не имеет. На последний день месяца исчислите НДФЛ со сверхлимитных суточных.

Компания удержала НДФЛ в течение квартала. Отразите суточные в разделах 1 и 2 расчета. В строке 020 запишите суточные сверх лимита. В строке 040 — НДФЛ с них, в строке 070 — удержанную сумму. В строке 100 раздела 2 поставьте дату получения дохода — последний день месяца. В строке 110 — дату, когда компания смогла удержать НДФЛ, в строке 120 — следующий рабочий день.

Компания удержала НДФЛ в следующем квартале. В квартале, в котором компания начислит доход и налог, покажите суммы сверх лимита в разделе 1. В строке 020 — доход, в строке 040 — исчисленный НДФЛ.

НДФЛ, исчисленный с суточных, удержите с ближайшего денежного дохода. Удержать можно не более 50 процентов дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). В периоде, когда компания удержит НДФЛ, отразите выплату в строке 070 раздела 1 (письмо ФНС России от 16.05.16 № БС-4-11/8609).

Раздел 2 в любом случае заполняйте только в отчетности за период, в котором удержали НДФЛ. В строке 100 запишите последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет. В строке 110 — дату выплаты дохода, с которого компания смогла удержать НДФЛ. В строке 120 — следующий рабочий день.

На примере

Компания за каждый день служебной поездки выдает суточные — 1000 руб. В марте сотрудник ездил в командировку на 10 дней. Компания выдала работнику 10 000 руб. (1 000 руб. × 10 дн.). Авансовый отчет руководитель утвердил 28 марта. Дата получения дохода в виде сверхлимитных суточных — 31.03.2016. На эту дату компания начислила доход — 3 000 руб. (10 000 руб. — 700 руб. × 10 дн.). И исчислила НДФЛ — 390 руб. (3 000 руб. × 13%). 3000 руб. компания включила в строку 020 расчета за первый квартал, а 390 руб. — в строку 040.

НДФЛ компания удержала из зарплаты за март, которую выдала 5 апреля. Налог с суточных в строку 070 компания включила в расчет за полугодие.
Раздел 2 по сверхлимитным суточным компания заполнила только в расчете за полугодие. Дата получения дохода по зарплате и сверхлимитным суточным совпадает — 31.03.2016, поэтому компания объединила выплаты и отразила в одном блоке строк 100–140. Зарплата за март — 50 000 руб., НДФЛ — 6 500 руб. (50 000 руб. × 13%). Общий доход работника на 31.03.2016 — 53 000 руб. (50 000 + 3 000). НДФЛ — 6 890 руб. (390 + 6 500). Компания заполнила расчет, как в образце 50.

Образец 50. Как заполнить в разделе 2 суточные сверх лимита:

Наверх