Адвокатское досье

Вопрос 46. Адвокатское досье по делу. Значение, структура и содержание адвокатского производства.

Основные рекомендации касательно адвокатского досье по делу содержатся в Методических рекомендациях по ведению адвокатского производства, утвержденных советом Федеральной палаты адвокатов 21.06.2010.

Согласно ст. 7 Закона об адвокатуре и ст. 8 Кодекса профессиональной этики адвоката адвокат обязан честно, разумно, добросовестно и квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности. Такое исполнение обязанностей адвоката невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, изучения его материалов, ведения записей. В связи с этим, несмотря на отсутствие в законодательстве прямого указания на необходимость составления адвокатского досье, Федеральная палата адвокатов рассматривает ведение адвокатского производства как обязательное для адвоката по каждому делу. Отсутствие этого производства может рассматриваться в качестве одного из оснований признания работы адвоката недобросовестной в целях дисциплинарного производства. Содержание досье признается оптимальным подтверждением факта оказания адвокатом юридической помощи доверителю, ее объема и качества, в том числе при возникновении споров об обоснованности размеров гонорара. Кроме того, адвокатское производство представляет собой важнейшую гарантию реализации законодательных норм об адвокатской тайне: именно входящие в него материалы не могут быть использованы в качестве доказательств обвинения. Помимо сказанного, досье по делу – наиболееудобный для самого адвоката способ систематизации и организации информации.

Федеральная палата адвокатов рекомендует по возможности вести досье на бумажных носителях. При такой форме ведения производство по каждому делу представляет собой отдельную папку, на лицевой стороне которой указываются данные об адвокате, доверителе, соглашении, ордерах по делу, характере исковых требований или квалификации деяния, а также сведения об адвокатской тайне. В состав производства также должна входить опись содержащихся в нем материалов. В остальном адвокат свободен в выборе структуры своего досье. При осуществлении защиты или представительства по уголовным делам рекомендуется располагать материалы досье в соответствии с расположением материалов уголовного дела, либо же по лицам или эпизодам.

При большом объеме материалов по делу допускается и ведение досье на цифровом носителе. В этом случае досье должно представлять собой отдельный файл или папку файлов, включающую те же самые структурные элементы, что и досье на бумажном носителе.

В содержание адвокатского досье входят копии материалов соответствующего гражданского или уголовного дела либо выписки из них. Оригиналы документов хранить в составе адвокатского производства не рекомендуется. Их лучше затребовать у доверителя по мере необходимости представления этих документов в суд или иные государственные органы, причем получать у доверителя и отдавать ему исключительно под расписку.

В досье должны содержаться копии следующих процессуальных документов: искового заявления и возражений, отзывов на него, адвокатских и судебных запросов, ходатайств и жалоб самого адвоката и других участников процесса и решений по ним, постановлений и определений суда и должностных лиц; тезисы выступлений в судебных заседаниях; копии представляемых в суд письменных доказательств. По уголовным делам обязательно наличие копий постановления о возбуждении уголовного дела, постановления о привлечении в качестве обвиняемого, протоколов допроса подзащитного в качестве подозреваемого, обвиняемого, обвинительное заключение, в случае нахождения лица под стражей – постановления об избрании меры пресечения и о продлении срока ее применения. По окончании уголовного дела в адвокатское производство включаются также копии приговора, апелляционных и кассационных жалоб и представлений.

Целесообразно, кроме того, включать в досье выдержки из правовых актов и судебной практики, на которые адвокат ссылается в обоснование своей позиции. Также в адвокатском производстве необходимо хранить документы, подтверждающие факт присутствия адвоката в судебных заседаниях.

Поделитесь на страничке

Следующая глава >

В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 7 Федерального закона «Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации» и п. 1 ст. 8 Кодекса профессиональной этики адвоката адвокат обязан честно, разумно, добросовестно и квалифицированно исполнять свои профессиональные обязанности. Добросовестное и результативное исполнение адвокатом профессиональных обязанностей невозможно без тщательной подготовки к ведению дела, в том числе без изучения материалов, фиксации важных обстоятельств и своих действий.
Результаты адвокатской деятельности по исполнению поручения и все относящиеся к поручению материалы должны храниться адвокатом в адвокатском производстве (досье).
Ведение адвокатского досье является необходимым по смыслу п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката, и его обязательный характер предусмотрен п. 5 и 9 ст. 6 и п. 1 ст. 21 Кодекса профессиональной этики адвоката (в редакции Кодекса, принятого VI Всероссийским съездом адвокатов 22.04.2013 г.).
Кроме того, адвокатское досье является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.
На основании изложенного Совет Адвокатской палаты Новосибирской области РЕШИЛ:
1. Адвокатское производство (досье) необходимо вести по каждому соглашению об оказании юридической помощи доверителю по уголовному, гражданскому, арбитражному, административному или иному судебному делу, поручению по назначению судебно-следственных органов, при оказании юридической помощи бесплатно, а также по внесудебной деятельности адвоката (юридическая помощь субъектам предпринимательской деятельности, представительство в органах государственной власти и местного самоуправления, участие в переговорах и проч.).
2. Формирование адвокатского досье определяется объемом оказываемой юридической помощи, при этом в случае оказания юридической помощи в виде устной или письменной консультации или составления единичного процессуального документа достаточно отметки в журнале приема граждан о даче устной консультации либо оставления у адвоката копии документа о письменной консультации или копии составленного процессуального документа.
3. Ведение адвокатского досье производится в целях организации и систематизации информации в процессе оказания юридической помощи доверителю, облегчения работы с собранной информацией, эффективного использования собранных данных при формировании позиции по делу и ее реализации в ходе процессуальных процедур.
4. При ведении адвокатского досье следует выполнять требования п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката, которая обязывает адвоката в целях сохранения профессиональной тайны вести делопроизводство отдельно от материалов и документов, принадлежащих доверителю.
<…>
Во избежание конфликтов и споров по поводу возможной утраты подлинных документов адвокат обязан письменно фиксировать передачу таких документов от доверителя адвокату и наоборот – в соответствии с решением Совета Адвокатской палаты Новосибирской области от 25.11.2008 г. «О приеме адвокатами документов от доверителей в связи с оказанием юридической помощи».
5. В соответствии с п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката материалы, входящие в состав адвокатского досье по делу, а также переписка адвоката с доверителем должны быть ясным и недвусмысленным образом обозначены как принадлежащие адвокату или исходящие от него.
В связи с тем, что адвокатское досье может вестись на бумажных носителях и цифровых носителях информации, необходимо хранить материалы адвокатского досье в специальных папках или файлах.
Во всех случаях адвокатское досье должно содержать следующие данные: наименование адвокатского образования; фамилию и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре; Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица; номер соглашения об оказании юридической помощи и дату его составления; дату принятия поручения; номер ордера адвоката и дату его выдачи; наименование органа, в производстве которого находится дело; уголовно-правовую квалификацию деяния или характер исковых требований.
На лицевой стороне адвокатского досье должен иметься гриф следующего содержания: «Адвокатское производство. Содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».
6. При ведении адвокатского досье в электронном виде необходимо выполнять требования обязательного резервного копирования, а также исключения доступа к электронному адвокатскому досье посторонних лиц путем применения при необходимости средств защиты информации: программных (установка пароля, применение электронных программ криптографии) или аппаратных (доступ к информации на персональном компьютере с использованием сканера отпечатка пальцев).
7. В адвокатское досье включаются следующие документы об объеме и характере оказываемой юридической помощи адвокатом доверителю:
– соглашение об оказании юридической помощи доверителю и все приложения к нему (или копии этих документов);
– отметки о дате и номере выданных ордеров или их копии;
– периодические отчеты о проделанной работе, акты по оказанию юридической помощи (если таковые предусмотрены соглашением об оказании юридической помощи);
– акты о хронометрировании работы адвоката для учета времени работы адвоката по выполнению условий соглашения об оказании юридической помощи (при наличии в соглашении почасовой ставки оплаты);
– документы по обоснованию расходов адвоката, связанные с исполнением поручения.
8. К адвокатскому досье приобщаются следующие документы процессуального характера и документы о фактических обстоятельствах дела:
– записи адвоката во время бесед адвоката с доверителем (основные позиции о правовой проблеме, с которой обратился доверитель, необходимые личные установочные данные доверителя и иных лиц, контактная информация);
– информация о проведенных адвокатом встречах и беседах;
– документы или их копии (с учетом положений п. 9 ст. 6 Кодекса профессиональной этики адвоката), представленные доверителем;
– проекты или копии заявлений, жалоб, ходатайств, замечаний на протоколы судебных заседаний, запросов и ответов на них;
– документы, полученные адвокатом самостоятельно, копии объяснений, полученных адвокатом;
– план работы по делу, документы о планировании адвокатом своего участия в конкретных судебных, следственных и процессуальных действиях (планы участия в допросах, очных ставках, исследовании доказательств и проч.).

<…>
9. Адвокатское досье должно содержать сведения об основных этапах прохождения дела и иную существенную информацию по делу:
– дату вступления в дело;
– даты заявления наиболее значимых ходатайств, даты документов об их разрешении и результат;
– по уголовному делу – даты задержания, избрания и продления меры пресечения, привлечения в качестве обвиняемого, составления и утверждения обвинительного заключения (обвинительного акта);
– краткую позицию по делу адвоката и противоположной стороны;
– суть решения (приговора) по делу;
– дату ознакомления с протоколом судебного заседания;
– дату принесения замечаний на протокол судебного заседания;
– дату подачи апелляционной жалобы, дату и результат ее рассмотрения;
– дату подачи кассационной жалобы, дату и результат ее рассмотрения;
– дату подачи надзорной жалобы и результат ее рассмотрения.
10. Порядок систематизации документов в адвокатском досье зависит от вида и особенностей каждого дела, а также от профессиональных навыков адвоката. При этом могут использоваться следующие способы систематизации материалов: хронологический, тематический (по эпизодам, по участникам), смешанный. Копии документов из дела и выписки из них в обязательном порядке должны содержать ссылки на номера томов и листов дела.
11. По окончании выполнения поручения об оказании юридической помощи адвокату желательно получать от доверителя письменное отношение об объеме и качестве полученной юридической помощи, а в случаях отказа от обжалования приговора или иного судебного постановления такой отказ получать в письменном виде в обязательном порядке.
Указанные документы адвокатом приобщаются к адвокатскому досье.
12. Срок хранения адвокатского досье – три года.
13. Во всех остальных случаях, не указанных в настоящем решении, адвокатам следует руководствоваться Методическими рекомендациями по ведению адвокатского досье, утвержденными решением Совета ФПА РФ 21.06.2010 г. (протокол № 5), и Рекомендациями по обеспечению адвокатской тайны, утвержденными решением Совета ФПА РФ 30.11.2009 г. (протокол № 3).

Адвокатское досье – это совокупность сведений, документов, предметов и иных носителей информации, собранных адвокатом в процессе оказания юридической помощи.

Адвокатское досье является средством для фиксирования существенной для дела информации, что позволяет адвокату легко ориентироваться в большом массиве дел, не упускать ни малейших деталей дела даже при отложении или переносе судебных заседаний.

Материалы адвокатского досье – это основная база для выполнения анализа собранных по делу доказательств. Его ведение является необходимым условием для выработки наиболее верной позиции. Не имея необходимых материалов, проблематично качественно подготовить позицию и линию защиты по предстоящему делу.

Адвокатское досье позволяет проверить и при необходимости подтвердить качество выполненной адвокатом работы. Адвокатское досье является наиболее эффективным подтверждением факта, объема и качества оказания адвокатом юридической помощи доверителю, а также может служить доказательством при защите адвоката от необоснованных претензий доверителя к качеству работы адвоката и по спорам о размерах гонорара за оказанную юридическую помощь.

Адвокатское досье – средство предупреждения конфликта интересов. Ведение подробного досье по всем делам поможет вовремя выявить конфликт интересов и предотвратить его на стадии заключения соглашения.

Адвокатское досье – составная часть адвокатского архива. Правильно составленное и оформленное адвокатское досье может оказать помощь адвокату по другим аналогичным делам, например при анализе нормативного материала и судебной практики, выработке позиции по делу, способах доказывания и т.д.

Каждый адвокат оформляет адвокатское производство со дня принятия поручения от доверителя.

Материалы адвокатского производства хранятся в специально приспособленной для этих целей папке (папках) или файле (файлах).

На лицевой стороне адвокатского производства должны содержаться следующие данные:

• наименование адвокатского образования;
• фамилия и имя адвоката, его регистрационный номер в реестре;
• Ф.И.О. защищаемого (представляемого) лица;
• номер соглашения об оказании юридической помощи и дата его составления;
• дата принятия поручения;
• номер ордера адвоката и дата его выдачи;
• наименование органа, в производстве которого находится дело;
• уголовно-правовая квалификация деяния или характер исковых требований.

На лицевой стороне адвокатского досье рекомендуется иметь гриф следующего содержания: «Адвокатское производство – содержащиеся в нем сведения составляют охраняемую законом адвокатскую тайну и не могут использоваться в качестве доказательств обвинения».

Выполнение данного требования необходимо для четкого обозначения того, что на материалы (информацию), включенные в адвокатское производство, распространяется действие адвокатской тайны.

На внутренней стороне папки должны быть обозначены перечень содержащихся в производстве материалов (опись), а также в хронологическом порядке действия по выполнению поручения и их результаты.

Содержание адвокатского досье по уголовным делам

Одним из важнейших видов юридической помощи, оказываемой адвокатом, является осуществление защиты прав и интересов лица по делам, находящимся в производстве органов дознания, предварительного следствия и суда. Защита прав и интересов лица в этих органах требует от адвоката не только глубоких теоретических знаний, но и профессионального мастерства в их реализации.

Для оказания квалифицированной юридической помощи по таким делам адвокат должен тщательно ознакомиться с материалами уголовного дела по окончании предварительного следствия или в суде до начала судебного разбирательства, сделать соответствующие выписки, изготовить копии процессуальных документов, сделать пометки, имеющие значение для формирования позиции защиты.

Копии материалов уголовного дела, выписки из материалов и все иные записи адвоката по конкретному делу рекомендуется оформлять и хранить в форме адвокатского досье в соответствии с вышеприведенными рекомендациями.

В адвокатском досье рекомендуется хранить копии либо оригиналы представляемых в следственные или судебные органы процессуальных документов, копии иных представляемых документов либо выписки из них, копии постановлений следователя, постановлений и определений суда, копии жалоб на решения следователя или суда, тезисы выступлений в судебных заседаниях, в том числе в кассационной инстанции, копии определений кассационной инстанции.

В адвокатском досье по уголовным делам обязательно должны находиться:

• копия постановления о возбуждении уголовного дела либо выписки из него;
• копия постановления о привлечении в качестве обвиняемого;
• копии протоколов допроса подзащитного в качестве подозреваемого и обвиняемого либо выписки из них;
• в случае нахождения лица под стражей – копия постановления об избрании меры пресечения, о продлении срока содержания под стражей, жалобы на данные постановления и ответы (определения) судов;
• копии всех заявленных по делу ходатайств и ответы на них;
• копия обвинительного заключения.

При участии адвоката в следственных действиях рекомендуется вести запись показаний обвиняемого, лиц, участвующих в очной ставке, опознании и т.д. С разрешения лица, производящего допрос, целесообразно делать ксерокопии или фотокопии процессуальных документов.

Рекомендуется также отражать в адвокатском досье даты свиданий с подзащитным, их продолжительность, вопросы, которые обсуждались, и вопросы, которые предстоит выяснить для определения позиции защиты.

По делам, по которым к уголовной ответственности привлекаются два и более лица, рекомендуется, при наличии такой возможности, получать также копии постановлений о привлечении в качестве обвиняемого других обвиняемых и протоколы показаний данных лиц. Это позволит составить более широкое представление о позиции как обвинения, так и других обвиняемых.

С целью удобства пользования материалами в зависимости от характера уголовного дела и его объема рекомендуется группировать материалы адвокатского производства в следующем порядке:

1. по расположению материалов в уголовном деле;
2. по отдельным лицам;
3. по эпизодам.

По сложному, многоэпизодному уголовному делу целесообразно группировать материалы по эпизодам.

Все замечания, появившиеся у адвоката при изучении материалов дела, рекомендуется записывать и хранить в адвокатском производстве. Рекомендуется также при этом фиксировать листы и тома уголовного дела, чтобы в последующем иметь возможность быстро находить нужные материалы и делать ссылки на них.

В случаях, когда в связи с характером дела возникает необходимость изучить дополнительный нормативный материал, специальную или научную литературу, судебную практику, целесообразно важные для защиты выписки из этого материала также помещать в адвокатское производство.

В судебном заседании адвокату рекомендуется конспективно вести личную протокольную запись, в которой отражать все обстоятельства, имеющие значение для защиты: показания подсудимых и свидетелей, задаваемые им участниками процесса вопросы и ответы их на вопросы, показания экспертов и специалистов в суде, важные заявления и ходатайства участников процесса и т.д. Рекомендуется также записывать ход судебного разбирательства на диктофон, особенно по сложным уголовным делам с большим числом доказательств. Аудиозаписи судебных заседаний помогут не только правильно выстроить речь в защиту доверителя, но и подтвердить правильность и обоснованность замечаний на протокол судебного заседания.

Рекомендуется заранее продумать и подготовить в письменном виде наиболее существенные вопросы подсудимым, свидетелям, экспертам, специалистам и приобщать их затем к материалам адвокатского производства.

Копии письменных ходатайств необходимо хранить в адвокатском производстве, а о заявленных устных ходатайствах и представляемых суду документах делать соответствующие записи.

После изготовления судом протокола заседания адвокатам рекомендуется тщательно ознакомиться с ним, получить его копию либо сделать выписки с обозначением листов дела.

По окончании ведения дела в суде первой инстанции в адвокатском производстве, как правило, должны находиться следующие процессуальные документы:

• копия приговора;
• копия протокола судебного заседания или выписки из него, копия замечаний на протокол судебного заседания (при их наличии), копия решения суда о принятии замечаний или об их отклонении;
• копия кассационного представления прокурора или жалобы потерпевшего и возражения адвоката на них;
• копия кассационной (апелляционной) жалобы.

В адвокатском досье, помимо указанных выше, рекомендуется также иметь (в копиях или выписках) следующие материалы уголовного дела:

• постановление о задержании подозреваемого, об избрании и изменении меры пресечения, постановления о назначении экспертиз (с перечнем поставленных на разрешение экспертов вопросов), заключения экспертиз;
• протоколы обысков и описи имущества; документы, подтверждающие изъятие ценностей;
• протоколы допросов подзащитного, других обвиняемых (подсудимых), потерпевших, свидетелей и очных ставок;
• протоколы освидетельствования либо осмотра документов, вещественных доказательств, осмотра местности, воспроизведения обстановки и обстоятельств события;
• характеристики, справки о судимости, прочие документы, относящиеся к личности подзащитного (справки о болезни, составе семьи и т.д.).

При формировании адвокатского досье рекомендуется соблюдать следующие технические правила: записи делать только на одной стороне листа, оставлять большие поля для заметок, которые потом могут быть использованы в суде.

В выписках из материалов дела указывать данные о томе и листах уголовного дела, из которого они сделаны, дату составления документа, его краткое содержание. Если в документах имеются какие-либо дефекты или процессуальные нарушения (отсутствие необходимых реквизитов, дат, фамилий и т.п.), это также следует отразить в адвокатском производстве.

Кроме выписок из материалов следственного и судебного дела, рекомендуется составлять и хранить в адвокатском производстве справочные таблицы и схемы, помогающие адвокату ориентироваться в деле и в своем производстве. Они особенно необходимы по сложным, многоэпизодным, многотомным делам. Следует также учитывать, что в соответствии с положениями ч. 2 ст. 217 УПК РФ копии документов и выписки из уголовного дела, в котором содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, хранятся при уголовном деле и предоставляются обвиняемому и его защитнику во время судебного разбирательства. В этой связи такие документы ни при каких обстоятельствах не могут находиться в адвокатском производстве.

В адвокатском досье рекомендуется хранить материал подготовки к защитительной речи. Следует помнить, что нет такого дела, по которому можно произносить речь без предварительной подготовки, составления тезисов, плана краткого или полного текста выступления защитника.

Содержание адвокатского производства по гражданским делам

Адвокатское досье по гражданским делам рекомендуется формировать с момента принятия поручения на представление интересов доверителя в суде. Однако с учетом того, что определение правовой позиции по делу адвокатом начинается с обращения доверителя (гражданина, представителя юридического лица) за юридической консультацией, в производстве должны найти отражение все переговоры и встречи адвоката с доверителем, включая встречу при первичном обращении доверителя к адвокату.

При принятии поручения по гражданскому делу адвокату следует провести предварительный анализ пожеланий доверителя на соответствие их требованиям действующего законодательства и по результатам встречи и ознакомления с предоставленными доверителем материалами предложить доверителю правовую позицию по делу, а также предупредить доверителя о предполагаемых рисках при дальнейшем движении дела. Данные действия адвоката направлены на соблюдение законного интереса доверителя – возможности принять окончательное решение о работе с адвокатом по делу либо о прекращении работы.

В адвокатском досье рекомендуется иметь копии составленных адвокатом письменных документов (запросов, ходатайств, исков, отзывов, возражений на исковые требования и пр.), а также копии полученных на них ответов.

Во избежание утраты адвокату рекомендуется избегать хранения подлинных документов, переданных доверителем, у себя лично или в адвокатском образовании. В адвокатском производстве целесообразно иметь копии этих документов, а подлинники оставлять у доверителя. Следует учитывать, однако, что при рассмотрении гражданского дела в судах общей юрисдикции либо в арбитражных судах исследование доказательств по делу предполагает обязанность для сторон предоставления подлинников необходимых документов по требованию суда.

В таком случае при невозможности непосредственного присутствия доверителя в судебных заседаниях обязанность предоставления подлинных документов при рассмотрении дела возлагается на адвоката.

В связи с этим адвокату рекомендуется получать у доверителя подлинные документы на необходимое время и хранить их в адвокатском досье (поскольку адвокатское досье обеспечивает сохранение адвокатской тайны), а когда надобность в подлинных документах отпадает, возвращать их доверителю.

При передаче подлинников документов адвокату, а также при последующем возврате их доверителю адвокату рекомендуется иметь в досье их перечень и отметку об их получении, а затем о возврате. Наличие таких записей и расписок о получении позволит избежать возможных конфликтов между адвокатом и доверителем.

Порядок расположения материалов в адвокатском досье адвокат вправе определять по своему усмотрению. Однако в ряде случаев, например, когда предъявленный иск, в том числе встречный, содержит несколько исковых требований, для удобства целесообразно сгруппировать материалы, находящиеся в досье, по каждому исковому требованию отдельно (в виде файлов или отражения этого деления на нумерации листов).

Текст правовых норм, судебных прецедентов, комментариев специалистов, иных материалов, на которые адвокат ссылается в обоснование своей позиции по делу, а также тезисы и проекты выступлений адвоката в суде рекомендуется хранить в адвокатском досье.

Надлежащее исполнение адвокатом принятого поручения на ведение дела в суде предполагает не только оформление процессуальных документов (исковых заявлений, апелляционных или кассационных жалоб на судебные акты, отзывов и возражений, заявлений и ходатайств, иных предусмотренных гражданским и арбитражным процессуальным законодательством документов), но и постоянное участие адвоката в процессе судебного разбирательства.

В этой связи в адвокатском досье должны содержаться: отметки об ознакомлении с протоком судебного заседания, копия протокола или выписки из него, копии замечаний на протокол судебного заседания (при их наличии), копии определений суда о принятии замечаний или об их отклонении, копии кассационной (апелляционной) жалобы либо возражений на нее.

В тех случаях, когда доверитель удовлетворен состоявшимся решением суда, рекомендуется отразить это в адвокатском досье.