Аис документооборот

Аис документооборот

Содержание

Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот позволяют организовать слаженную работу всех подразделений компании за счет использования носителей информации. С помощью программы 1С можно создавать документы, отправлять сотрудникам любого отдела фирмы. Кроме того, данная система призвана контролировать исполнение договоров, приказов, планов и прочего и процедур, которые они описывают. Если сравнивать компании, которые ведут бумажный и электронный документооборот, то последние имеют явные преимущества. Работа с компьютерными формами позволяет выйти на новый уровень.

В электронной системе создания документов каждый из них характеризуют набором реквизитов, который называется карточкой. Сведения, в ней содержащиеся, могут быть разными: вид носителя информации, когда он был сформирован или изменен, кто его составлял, где он хранится и т. д. Место его размещения определяется на основании данных, записанных в карточке. При необходимости найти какой-либо документ система будет осуществлять поиск, также используя набор его реквизитов.

Кроме того, оформление и хранение файлов в электронном виде предоставляет компании новые возможности.

Централизованное управление

Если на предприятии (как небольшом, так и крупном) существует электронный вариант создания документов, то при необходимости изменить их форму не составит труда. Сделать это можно очень быстро. Для этого ответственные лица должны будут внести принятые коррективы в шаблон, хранящийся в системе документооборота, после чего старая форма носителя информации станет недоступной для работы.

Поддержка жизненного цикла документации

Абсолютно все создаваемые и обрабатываемые в любой организации документы проходят определенное количество этапов. Например, корпоративный бюджет сначала составляют, затем отправляют на утверждение, после чего его будет необходимо исполнить за определенный период времени. Специалисты тщательно анализируют показатели данной сметы (как фактически достигнутые, так и планируемые), после чего эта информация архивируется. Система создания документов жестко контролирует их жизненный цикл, при этом учитываются требования корпоративной среды, законов, а также отраслевых нормативно-правовых актов.

Коллективная работа

Организовать работу всего коллектива с информацией более просто с помощью системы электронного документооборота. В данной деятельности могут принимать участие сотрудники, занятые в разных филиалах компании (в том числе и находящиеся в отдаленных регионах).

Каждая версия одного и того же документа при необходимости сохраняется в системе. При этом есть возможность не только вносить правки в него, но и дополнять аннотацией, комментариями и примечаниями. Основная же информация останется неизменной.

Конфиденциальность

Система электронного документооборота предусматривает возможность заверять носители информации специальной электронной подписью, а затем шифровать их. Это позволяет проверить, являются ли сведения подлинными, а также выяснить, кто автор файла. Кроме того, благодаря использованию электронных подписей хранение документации будет безопасным.

Маршрутизация

Если в организации работают лишь с бумажными формами, то сотрудник, создающий их, должен четко знать, кому какие справки, отчеты, счета и прочее он должен передавать. Если фирма имеет систему электронного документооборота, то вся информация отправляется нужному адресату в автоматическом режиме.

Различают два вида маршрутизации: жесткую и свободную. Последняя позволяет отправлять документацию по любому адресу при наличии такой необходимости. А жесткая предусматривает строгое следование порядку перемещения файлов в системе, регламентируя его. Тем не менее действие этих правил может быть и приостановлено (например, если возникнет необходимость в написании рецензии на проект документов специалистом, не являющимся сотрудником компании).

Управление доступом

Существует несколько способов, позволяющих разделить полномочия работников организации в вопросе управления документами. При наличии автоматизированной системы сотрудники компании могут полностью контролировать все данные, ограничивая доступ к их изменению или вовсе разрешая только знакомиться с ними, аннотируя содержащуюся в них информацию. Работать с документами благодаря этому становится гораздо проще, а сведения при этом лучше защищены.

Интеграция

Для того чтобы обеспечить целостность информации, обращающейся в организации, необходимо интегрировать электронный документооборот с другими внедренными на предприятии системами (финансовыми, производственными, аналитическими и др.). Благодаря такой возможности современных программ документооборота их часто применяют для координирования между собой нескольких видов ПО.

Логически связанные с конкретными данными документы из всех систем называются контекстом. К нему может относиться следующая информация: данные переписки на бумажных или электронных носителях, платежки, протоколы различных мероприятий, видео-, аудиозаписи и т. д. Добавление контекста осуществляется непосредственно сотрудником вручную либо с помощью программы, что зависит от решения руководящего состава.

Например, при создании и дальнейшей корректировке бюджета система автоматизации электронного документооборота может использовать следующую контекстную информацию:

  • результаты маркетингового изучения рынка, в том числе и итоги исследований, проводимых сторонними организациями;
  • договоры с партнерами (ими могут быть заказчики или поставщики);
  • справочники, нормативно-правовые документы;
  • дополнительные данные, информирующие об ограничениях или являющиеся предположениями (например, индекс инфляции, курс валют и пр.);
  • протоколы совещаний, на которых обсуждались различные версии бюджета; они могут содержать мнения участников, их комментарии и предложения. Эти данные, как правило, не хранятся вместе с информацией о бюджете, а рассылаются всем работникам на электронный почтовый ящик.

Сотрудник, работающий над формированием или корректировкой бюджета, всегда имеет доступ к перечисленной выше информации, если в компании есть автоматизированная система электронного документооборота. Преимуществом ее является также то, что найти нужные сведения не составит труда.

Основные цели автоматизации процессов делопроизводства и документооборота

Современные системы автоматизации делопроизводства создаются и внедряются для того, чтобы достичь следующих целей.

В области обработки документов они позволяют:

  • повысить оперативность и качество работы с данными, упорядочить имеющиеся в организации документы, контролировать их исполнение;
  • сменить бумажный документооборот на электронный;
  • повысить долю интеллектуального труда при работе с документацией за счет отсутствия необходимости выполнять однообразные операции по оформлению бумаг;
  • повысить качество создаваемых в компании носителей информации;
  • исключить вероятность повторного введения данных о том или ином документе сотрудниками различных подразделений.

В области контроля за исполнительской дисциплиной преследуются нижеперечисленные цели:

  • автоматизировать контроль за перемещением документов между отделами компании с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или оформления в дело, организовать своевременное информирование работников и руководителей о новой документации, исключить вероятность потери документов;
  • обеспечить возможность автоматически контролировать исполнение документов в оговоренные сроки, реализацию поручений, выдаваемых органами государственной власти, распоряжений начальства организации, а также своевременно получать информацию о том, на каком этапе находится исполнение, где хранится тот или иной документ;
  • сократить сроки прохождения документов и деятельности по ним.

В области организации доступа к информации автоматизация процессов делопроизводства помогает:

  • создать централизованное хранение электронной документации, а также ее графических образов и всей дополнительной информации (к ней относятся карточки регистрации, резолюции, сопроводительные документы); обеспечить возможность логически связывать файлы, касающиеся одного вопроса, и быстро осуществлять поиск необходимой информации по требуемым реквизитам.

Установка программного обеспечения, позволяющего автоматизировать делопроизводство, должна сопровождаться созданием аппаратно-программной основы для системы, которая будет охватывать все отделы компании. Цели этого единого комплекса следующие:

  • установить порядок работы с документами (как совместной, так и индивидуальной), обязательный для сотрудников всех отделов компании;
  • объединить потоки носителей информации в электронном виде между отделами;
  • обеспечить возможность применения единой системы индексации (нумерации) документов для всех организаций, единых справочников-классификаторов (например, списка организаций, номенклатуры дел), а также общей формы регистрационно-контрольной карточки файлов и т. д.;
  • унифицировать документы, касающиеся управления, и уменьшить их число для схожих форм и видов.

Почему жизненно необходима автоматизация делопроизводства в организации

Автоматизировать делопроизводство в компании необходимо, потому что от этого зависит, насколько качественными будут принимаемые управленческие решения. На сегодняшний день на предприятиях нашей страны документационное обеспечение руководства не организовано должным образом, поскольку не учитывается нормативная база и не используется опыт по улучшению данной сферы, который накапливался долгое время (последние 175 лет).

Чем крупнее предприятие и чем больше его штат, тем более актуален вопрос повышения эффективности делопроизводства. Если документационное обеспечение управления осуществляется стихийно, то может возникнуть ряд проблем.

  1. У руководителей не будет целостной картины текущей ситуации.
  2. Отделы компании не смогут работать слаженно, поскольку не имеют доступ к информации о деятельности других подразделений. Может значительно ухудшиться качество обслуживания клиентов, поддержка внешних контактов тоже затруднится.
  3. Вследствие этого производительность труда упадет, может сложиться впечатление, что на предприятии не хватает сотрудников, технических и коммуникационных ресурсов и т. д.
  4. Организация будет вынуждена трудоустраивать новых специалистов, оборудовать дополнительные рабочие места, строить помещения, прокладывать коммуникации, обучать персонал.
  5. Если расширить штат на промышленном предприятии, это может привести к тому, что технология будет изменена, поэтому понадобятся дополнительные вложения.
  6. Если рост численности работающих будет неоправданным, производительность труда упадет и возникнет необходимость инвестировать в основную деятельность, то понадобится увеличить и оборотный капитал. Это приведет к привлечению средств со стороны (кредитам) и уменьшению прибыли.

Все это служит причиной того, что развитие организации осуществляется дальше по экстенсивному пути, то есть в ход идут сделанные ранее накопления. Кроме того, предприятию приходится увеличивать дефицит бюджета.

Когда руководство осознает, что существующий в компании документооборот нужно усовершенствовать, оно предпринимает попытки организовать его с помощью технических средств. При этом актуальным становится вопрос, какой метод автоматизации предпочтительнее.

Чаще всего компьютеризируют отдельные рабочие места (секретаря-референта, менеджера, бухгалтера, руководителя). Такой подход имеет следующие недостатки: невозможно организовать обмен электронными документами между сотрудниками различных подразделений компании; нельзя связать функционально системы автоматизации прикладных и делопроизводственных процедур.

Если качество управления предприятием будет на высоте, то оно станет развиваться успешно. При этом начнет увеличиваться оборот, расти прибыль и благосостояние работников.

Выделяют следующие функциональные компоненты в управлении предприятиями.

При решении вопроса организации делопроизводства с помощью технических средств должны предусматриваться средства создания документов и правила, в соответствии с которыми они составляются, требования к формированию архива носителей информации в электронном виде, нормы поддержки документооборота. Базой программного обеспечения для автоматизации делопроизводства должны являться программно-технические платформы предприятия. Информация будет использоваться эффективно, если остальные функциональные части управления организацией будут опираться на компьютерный алгоритм ведения делопроизводства. При комплексной автоматизации предприятия необходимо наладить интеграцию прикладных информационных систем с программно-техническими платформами предприятия и приложениями по аппаратному обеспечению управленческих процессов.

Если организация хочет повысить качество руководства путем создания эффективной среды по обработке информации, ей будет необходимо выполнить следующие задачи автоматизации делопроизводства:

  • создать механизм делопроизводства в целях усовершенствования процессов подготовки и обработки содержащейся в документах информации;
  • правильно выбрать стратегию автоматизации, в том числе и программное обеспечение для ее реализации.

Какие использовать программы для автоматизации делопроизводства

Современному рынку программного обеспечения для автоматизации делопроизводства и документооборота присущи такие особенности:

  • компании, занимающиеся продажами, не имеют единой терминологии и четко не позиционируют свой товар;
  • фирмы, которые заказывают ПО, не всегда понимают, каковы возможности той или иной системы, потому что разобраться в информации, размещаемой в рекламных буклетах, достаточно сложно (технические сведения там отсутствуют, а если и предоставляются, то не всегда соответствуют действительности);
  • часто бывает, что у руководства компании нет понимания, что конкретно они хотели бы сделать в части автоматизации делопроизводства и документооборота.

Существуют различные характеристики систем, позволяющих компьютеризировать управленческие процессы, по которым их классифицируют:

  • применяемые технологии делопроизводства;
  • функциональные характеристики;
  • соответствие ключевым задачам делопроизводства;
  • программная реализация;
  • стоимость.

Отечественная технология реализуется программными системами, которые используются, как правило, в госучреждениях. Такие ПО позволяют следовать традициям делопроизводства, которые существуют в конкретной организации. Эти системы применяют, чтобы обеспечить сопровождение традиционного документооборота, а также снизить затраты труда на обработку носителей информации. Данные программы позволяют сделать более эффективными процессы делопроизводства и документооборота, поскольку предусматривают возможность работы с данными на ПК. Системы такого уровня годятся для предприятий, которые находятся на начальной стадии перехода к электронному документообороту. Примером таких программ являются: «Дело», «Золушка. Служебная корреспонденция».

Технологии автоматизации делопроизводства в странах Запада отличаются тем, что сначала создаются модели процессов документооборота в офисе, а затем программное обеспечение настраивается на эти модели. Подобные пакеты разрабатываются с целью максимального использования носителей информации в электронной форме и средств коллективной работы пользователей, они позволяют убрать промежуточные звенья документооборота. С их помощью можно внедрять новые технологии работы с документацией. За формирование маршрутов перемещения файлов между отделами и сотрудниками компании отвечает администратор системы.

Чтобы адаптировать всю схему к определенному процессу, осуществляется установка на ПК специалистов только тех функциональных компонентов, которые позволяют решать задачи документооборота, поручаемые конкретному работнику.

Примеры подобных систем — это русифицированные версии наиболее распространенных на Западе пакетов, таких как DocsOpen (PCDOCS), LinkWorks (DEC), Staffware (StaffwarePLS), LotusNotes (Lotus-IBM).

Отечественные разработчики выпустили программное обеспечение, основой для которого стали платформы, используемые за рубежом:

Кроме того, существуют и уникальные программы, разработанные российскими специалистами: системы LanDocs, EffectOffice, «Документ 2000», «Евфрат».

Спрос на программные продукты, позволяющие автоматизировать делопроизводство и документооборот, стал устойчивым в России в результате развития рыночных отношений и изменения форм собственности. Можно выделить следующие причины роста потребностей в решениях в области автоматизации управленческих процессов:

  • работу с документами необходимо организовывать в любой организации;
  • проблемы в области делопроизводства есть у каждой компании, даже если документооборот не автоматизирован, поскольку всегда есть риск утраты бумаг, их неисполнения, отсутствия контроля;
  • если организация внедрит электронный документооборот и автоматизирует делопроизводство, качество управления повысится, а это — одна из основных задач бизнеса в России на сегодняшний день;
  • сотрудники, ответственные за делопроизводство, как правило, имеют недостаточную квалификацию, поэтому необходимо ее повышать;
  • довольно много пользователей хотят усовершенствовать систему делопроизводства с помощью технических средств и интегрировать ее с автоматизированными рабочими местами, информационными и прикладными комплексами.

На предприятиях нашей страны трудно внедрить ПО, созданное на Западе, в силу имеющихся особенностей делопроизводства в России, языка и культуры. В настоящее время становится все больше отечественных разработчиков, предлагающих готовые решения в области автоматизации управленческих процессов, качество которых находится на достаточно высоком уровне. К тому же они относительно недорогие. Поэтому можно надеяться, что данная отрасль будет успешно развиваться, для чего необходимо в том числе проведение специализированных мероприятий, которые будут пропагандировать решения, выработку стандартов и создание профобъединений организаций, осуществляющих деятельность в данной сфере.

Как выбрать систему автоматизации делопроизводства: пошаговая инструкция

Шаг 1. Описываем систему документооборота.

Ответственным за этот этап может быть назначен секретарь (в случае если штат организации маленький) или другой работник. В его обязанности будет входить:

  • подготовка регламента, содержащего список бизнес-процессов и правила, в соответствии с которыми необходимо оформлять документацию;
  • составление инструкции по делопроизводству, в которой надо подробно описать каждый бизнес-процесс (обозначить деловые процедуры, обязанности сотрудников); в качестве примера можно привести работу с договорами и сопроводительными документами;
  • разработать должностные инструкции (или внести изменения в них) для всего персонала; в них прописывают, что входит в обязанности каждого сотрудника, а также указывают, кто будет выполнять возложенные на него функции, если он будет временно отсутствовать на рабочем месте.

Шаг 2. Определяем заказчика (владельца) системы и руководителя проекта.

Заказчиком может быть сотрудник или целый отдел компании (в лице его руководителя), который будет выполнять основную работу в системе (делопроизводитель, начальник отдела кадров или юридической службы). Он обязан доводить до сведения персонала информацию о бизнес-процессах, предоставлять отчетные формы и бланки, проводить консультации для специалистов, реализовывать мероприятия по адаптации программы автоматизации, тестовую работу с готовыми блоками.

Помимо заказчика необходим руководитель проекта. Если организация небольшая, то обе эти функции может выполнять один и тот же человек. Бывает, что руководить проектом поручают сотруднику IT-отдела. Такое решение не является правильным по ряду причин. Во-первых, работник этого подразделения далек от области, для которой разрабатывается комплекс. Во-вторых, с большой долей вероятности он не сможет управлять процессом внедрения системы автоматизации, который затрагивает много направлений. Тем не менее IT-специалисты необходимы для успешной реализации проекта. Им потребуется составить список программ, выбрать подрядчика и после осуществлять контроль за его деятельностью, предоставить необходимые полномочия и права доступа работникам. Кроме того, в их обязанности должно входить консультирование сотрудников (при необходимости с привлечением профильных специалистов) с целью помочь им освоить внедряемую систему.

Шаг 3. Собираем проектную команду.

Членами команды являются:

  • заказчик;
  • представители каждого подразделения, которые работают с документами;
  • IT-специалисты.

Также в проектную команду включают сотрудников организации-подрядчика, если разработку и внедрение системы автоматизации не будут осуществлять работники компании.

В проекте обязательно должен участвовать генеральный директор предприятия. Его функции — проведение совещаний, согласование основных документов. Он должен одним из первых освоить внедряемую программу, чтобы продемонстрировать личный пример сотрудникам. В таком случае проект будет успешным. Если руководитель организации не участвует в нем, то автоматизировать делопроизводство и документооборот не получится. Внедрить систему не удастся и в том случае, если глава компании не понимает, с какой целью она разрабатывается и соглашается на проект, исходя из принципа «попробуем, а там видно будет».

Шаг 4. Определяем задачи, которые вы хотите решить, и выбираем программный продукт.

Здесь нужно выявить основные задачи и определить важность каждой из них. Часто в приоритет ставят цель повысить прозрачность и управляемость процессов, но сделать это можно и без автоматизации делопроизводства. Каждую задачу рекомендуется делить на несколько локальных. Быстро добиться повышения прозрачности не удастся, но есть возможность установить более короткий срок согласования договоров (к примеру, три дня), а также в режиме реального времени просматривать отчет о затратах труда специалиста на реализацию каждого проекта. В зависимости от поставленных целей и задач осуществляется выбор программных продуктов.

При этом нужно учитывать и другие факторы:

  • совместима ли программа с платформой иных продуктов компании;
  • есть ли возможность совершенствовать систему у собственных IT-специалистов;
  • поддерживается ли работа с мобильными устройствами.

Шаг 5. Проводим разъяснительную работу с сотрудниками.

Как правило, после внедрения системы автоматизации персонал начинает жаловаться на сбои в ее работе, неудобство ее использования, отсутствие времени на то, чтобы разобраться в ней. Претензии поступают руководству постоянно, причиной этому отчасти служит протест против повышения прозрачности, нежелание сотрудников, чтобы все их действия были прослеживаемы. Чтобы предупредить саботаж вводимых новшеств, руководство должно информировать работников о ходе реализации проекта, о планируемых изменениях, а также выносить их на обсуждение и прислушиваться к мнению сотрудников. Кроме того, следует демонстрировать им частные преимущества (например, реализация данного проекта позволит ускорить процедуры рассмотрения договоров, облегчит поиск нужных документов и т. д.). Автоматизацию процессов нужно обеспечить в таком порядке, чтобы получить результат как можно быстрее. Руководящий состав организации должен не только проводить разъяснительную работу, но и подавать сотрудникам личный пример, используя в своей деятельности внедряемую систему. Это будет дополнительно стимулировать их и позволит быстрее реализовать проект.

4 совета по выбору системы автоматизации делопроизводства и документооборота

1. Изучите функциональные возможности системы. Выясните, какова функциональность системы, удобно ли ее применять, качественный ли интерфейс, технологична ли она, есть ли возможность дополнительно настраивать ее, просто ли ею пользоваться и т. д.

2. Поинтересуйтесь положительным опытом внедрения в вашем секторе. Настоятельно рекомендуется узнать, использовалась ли выбранная программа на предприятиях вашей отрасли. Выясните, успешно ли были реализованы данные проекты.

3. Уточняйте стоимость владения. Один из важных критериев выбора — стоимость владения планируемой к установке платформой. Нужно понимать, что недостаточно оплатить покупку и внедрить систему автоматизации, необходимо иметь право владения ею в течение всего срока эксплуатации, для того чтобы были доступны ее обновления, поддержка.

4. Не скупитесь на «пилоте». Пилот — это демо-версия системы автоматизации, позволяющая протестировать ее до внедрения. Обычно на разработку мини-копии проекта не требуется много ресурсов. Пилот предоставляет минимум функциональных возможностей (обычно от 3 до 5). Тем не менее он позволяет увидеть наглядно, как будет функционировать полноценная система. Протестировав ее, вы сможете решить, подходит ли она для вашей компании, удобно ли в ней работать. В основном мини-копии создают для дорогих систем, но бывают и исключения.

Документооборот

Документооборот играет значительную роль в жизни каждой организации, особенно это касается учреждений, ежедневно обрабатывающих большие массивы документов. К ряду таких организаций относятся государственные учреждения, управления заводов, предприятия крупного бизнеса и т.п.

Исследуя процессы движений документов в таких организациях, можно выделить следующие недостатки традиционного бумажного документооборота:

  • большое количество журналов;
  • длительное согласование и обработка документации;
  • недостаточный контроль исполнения документов;
  • отсутствие нерегламентированное и неупорядоченное делопроизводство.

Данные проблемы может решить автоматизация документооборота. Для этого существуют различные системы электронного документооборота, обладающие общими функциями:

  • централизованное хранение документов;
  • быстрый поиск документов;
  • сканирование и распознавание документов;
  • распределённая структура хранилища данных;
  • архивирование;
  • маршрутизация.

Кроме того следует отметить, что такие развитые системы, как DIRECTUM, имеют ряд функциональных преимуществ:

  • расширенная реализация механизма ЭЦП для перехода на электронный документооборот, в том числе с использованием сертифицированных в РФ средств криптозащиты;
  • возможность организации обмена электронными документами с ЭЦП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще;
  • наличие средства, упрощающего идентификацию и поиск бумажных документов;
  • наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты;
  • универсальный механизм интеграции, упрощающий работу SAP, 1С и других ERP-систем;
  • наличие отработанной технологии внедрения электронного документооборота в различных организациях и библиотеки готовых решений;
  • возможность организации территориально-распределенной работы в режиме off-line с поддержкой иерархической структуры серверов;
  • соответствие российским стандартам и нормам делопроизводства и управления (ГСДОУ).

Не всегда автоматизация документооборота ограничивается обычным внедрением, как правило, разрабатываются дополнительные формы для хранения, обмена и регистрации информации в системе под спецификацию предприятия, технические решения для полноценного удобства работы пользователей.

Внедрение системы электронного документооборота — возможность снизить материальные и временные издержки, а также оптимизировать рабочую деятельность.
Узнать больше о СЭД…
Функционал СЭД может включать:

  • электронный документооборот;
  • управление проектами и персоналом;
  • автоматизацию бизнес-процессов;
  • постановку задач и их контроль;
  • внутренние коммуникации;
  • интеграцию с внешними программными продуктами.

Современные системы документооборота могут быть адаптированы под нужды компании с учетом специфики ее деятельности, структуры, а также имеющихся программных продуктов.
Узнать больше…
Основными преимуществами при выборе СЭД являются:

  • скорость разработки и внедрения системы;
  • возможность кастомизации;
  • поддержка и обучение;
  • удобство интерфейса;
  • стоимость внедрения и поддержки.

Как выбрать СЭД?
С помощью внедрения системы документооборота возможно:

  • значительно сократить объем бумажного документооборота;
  • создать единую информационную базу компании;
  • снизить риск утери документа;
  • усилить контроль над сроками исполнения.

Преимущества систем документооборота…
При выборе компании для внедрения системы электронного документооборота стоит обратить внимание на организации, оказывающие полный комплекс услуг — разработку, установку, поддержку системы.
Как выбрать поставщика СЭД?

Громоздкость отечественного бумажного делопроизводства давно уже стала притчей во языцех. Российский бюрократизм взращивался в течение десятков, а то и сотен лет, и путь документа через всю вертикаль власти от создания до его согласования и принятия в работу до сих пор занимает не один день. Этот бюрократизм нашел свое продолжение и в частном бизнесе. На «этажах» иерархии документы нередко теряются, срываются сроки их исполнения, а в результате — резко снижается эффективность управления, уходят клиенты. Для того чтобы исправить такое положение, и были разработаны системы электронного документооборота (СЭД), о которых мы поговорим ниже.

Системы электронного документооборота и эффективность бизнес-процессов

Отечественные системы электронного документооборота (СЭД) впервые появились еще в Советском Союзе, в 80-х годах прошлого века. Делались они для государственного сектора, а именно, для ЦК КПСС. Для начала была автоматизирована работа общего отдела, а затем постепенно, в течение нескольких лет, вся работа с документами ЦК и Политбюро. Эта система позднее стала использоваться в Аппарате Президента СССР и в Администрации Президента РФ.

На заметку
Применение СЭД крупными и средними компаниями в России постепенно становится массовым. Как показало исследование информационно-аналитической службы Docflow, в 2014 году 56% компаний полностью внедрили СЭД, а 40% находились в процессе внедрения. К началу 2015 года только 2% компаний не использовали и не планировали использовать в своей работе те или иные виды СЭД.

Официального определения системы электронного документооборота (СЭД), утвержденного стандартом, не существует. По сути, СЭД — это система, позволяющая автоматизировать основные процедуры делопроизводства компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

При внедрении СЭД на предприятии обычно ставят следующие цели:

  • сокращение или полный отказ от бумажного документооборота;
  • создание единой информационной базы компании;
  • снижение риска утери документа;
  • структурирование всей документации по утвержденной номенклатуре;
  • повышение дисциплины среди сотрудников благодаря возможности отслеживания деятельности исполнителя конкретного документа;
  • контроль над исполнением документов в соответствии с резолюциями руководителя;
  • повышение эффективности работы компании.

СЭД — один из главных информационных ресурсов компании, который используется для работы с самыми разными видами и типами документов, интегрируется с другими деловыми системами. Традиционный для СЭД функционал, по мнению экспертов компании «1С», расширяется в направлении автоматизации совместной работы сотрудников.

Как и любой инструмент, СЭД нужно применять по назначению и тогда, когда это действительно необходимо компании. Только в этом случае внедрение системы будет эффективно и принесет реальную пользу.

Определить эффективность внедрения СЭД в цифровом выражении достаточно сложно. Компанией DIRECTUM на основе собственной методики были выделены ключевые эффекты от внедрения СЭД на предприятии. При этом величина эффекта зависит от того, является ли компания крупным предприятием с несколькими филиалами или небольшим предприятием, расположенном в одном офисе. Потенциальные выгоды следующие:

  1. Снижение материальных затрат:
    • небольшое предприятие — на 5%;
    • крупное предприятие с несколькими филиалами — на 20%.

    Такая разница обусловлена тем, что на предприятии малого бизнеса рабочие места сотрудников расположены компактно, нет необходимости создавать большое количество бумажных копий документов.

  2. Экономия на базовых процессах — исходящие и входящие документы, организационно-распорядительный документооборот, контроль исполнения поручений:
    • небольшая компания — от 8 до 15%;
    • крупное предприятие — до 50%.

    Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения поручений. Здесь экономия может составить от 6% до 23% в зависимости от структуры и величины компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы в компании, тем выше будет эффект.

  3. Экономия на конкретных операциях, не привязанных к процессам, — поиск документов, обеспечение доступа к ним и т.д. — от 3 до 24% в зависимости от стиля работы с документами и от организации системы их хранения. Если создать общедоступное хранилище электронных документов с четко прописанными регламентами работы и хранения, правами доступа к ним, то эффект для компании будет максимальным.
  4. Снижение рисков. Этот эффект касается стратегических показателей и меньше всего поддается формальному расчету. В некоторых случаях СЭД позволяет снизить риски просрочки согласования и заключения договоров до 60%.

По оценкам экспертов, внедрение СЭД на предприятии окупается в среднем за срок от 3 месяцев до 3 лет.

На практике установка систем электронного документооборота позволяет добиться реального роста прибыли и ROI. В качестве примера можно привести два кейса.

Кейс № 1

Клиент — собственник крупнейшей российской компании-производителя металлочерепицы и профнастила, имеющей 76 подразделений в разных городах России. Для обеспечения структурированной и четкой постановки задач сотрудникам и контроля над их исполнением в организации была внедрена система документооборота. В итоге все бизнес-процессы компании стали контролируемыми, сотрудники освободились от рутинных процессов документооборота, что повысило производительность их труда, на 30% сократилась нагрузка на секретариат и кадровый отдел, скорость документооборота увеличилась на 60%. Рост продаж компании составил 10 %, дополнительная прибыль — 100 млн рублей,ROI — 1566 %.

Кейс № 2

Установка СЭД в сети гипермаркетов товаров для дома и дачи. Проблема заключалась в том, что вся переписка компании по обсуждению и согласованию договоров велась по электронной почте, что нередко приводило к потере писем (например, из-за банальной фильтрации в спам) и срыву сроков. В результате внедрения СЭД сроки согласования договоров сократились на 30%, своевременность проведения переговоров с поставщиками повысилась на 35%, а результативность подписания коммерческих условий возросла на 30%. Ежедневно в СЭД компании создается около 50 документов, а в обработке находится одновременно 700. Создана единая информационная база, благодаря чему полностью исключены случаи утери первичных документов. В системе работают 900 пользователей, ежедневно инициируется более 40 заявок от подразделений торговой сети и 1800 находятся в стадии активной обработки. Выручка компании выросла на 250 млн рублей, дополнительная прибыль составила 42,5 млн рублей,ROI проекта внедрения — 254%.

Виды систем электронного документооборота

Хотя любая классификация является условной, традиционно выделяют несколько видов СЭД по функционалу и решаемым задачам:

  1. Системы делопроизводства. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:
    • упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
    • оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
    • наладить работу с обращениями клиентов;
    • организовать внутренний электронный архив документов.

    По сути, они являются наследниками бумажного делопроизводства.

  2. Электронные архивы. Это системы структурированного хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.
  3. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию не отдельных функций, а бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.
  4. ЕСМ-системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

На заметку
По мнению исследовательской компании Gartner, к ЕСМ может быть отнесена только та система, которая способна поддерживать в комплексе не менее трех функций из нижеперечисленных:

  • управление документами;
  • совместная работа сотрудников над документами и поддержка проектных команд;
  • сканирование бумажных документов и управление их образами;
  • управление записями архивного хранения и автоматизация правил такого хранения;
  • наличие Workflow для автоматизации бизнес-процессов;
  • управление веб-контентом.

Популярные в России программы документооборота

Наиболее востребованными на отечественном рынке СЭД традиционно являются продукты российских разработчиков. Это обусловлено тем, что система документооборота в России всегда была вертикально направленной, то есть документ, прежде чем дойти до исполнителя, должен пройти целый ряд согласований и подписаний у вышестоящего руководства. Зарубежное делопроизводство, наоборот, является горизонтальным, характеризуется большей степенью децентрализации прав и ответственности. В иностранном ПО нередко отсутствуют функции управления документами, являющиеся неотъемлемой частью российского делопроизводства: контроль исполнения, система регистрации, подготовка отчетов.

По данным сайта TAdviser, на начало ноября 2016 года в России было произведено 3980 внедрений СЭД в различных отраслях. Список самых перспективных и заслуживающих внимания современных систем электронного документооборота выглядит следующим образом:

Directum

Представляет собой ЕСМ-систему с возможностями управления документооборотом, бизнес-процессами и web-контентом. Система включает в себя функции ввода и преобразования документов, управления совместной работой, долговременного хранения документов и обеспечения их целостности, доставки информации. Базовый функционал предоставляется через web-сервер, для среднего бизнеса с подключением от 50 до 200 пользователей разработано облачное решение. Заказчик может самостоятельно определить состав системы. Внедрять и развивать СЭД можно с помощью компании-разработчика или силами собственных IT-специалистов. Интерфейсы всех режимов работы унифицированы, правила обработки документов и заданий настраиваются под конкретные требования.

Стоимость внедрения зависит от вида лицензии, например, базовая серверная лицензия в варианте Enterprise — 33 900 рублей, базовая клиентская лицензия — 13 400 рублей, в варианте Standard (до 100 пользовательских лицензий) — 19 300 рублей, базовая клиентская лицензия — 7800 рублей .

ELMA

Эта система имеет расширенную линейку бизнес-решений, есть возможность ее интеграции с «1С». Документы в СЭД могут иметь неограниченное количество версий файла, но только один из них является актуальным. На карточку документа собирается вся история его изменений. Также есть возможность просмотра отчета по общей ситуации документооборота компании, создания шаблона документа.

ELMA имеет широкие возможности настройки и донастройки, можно формировать систему документооборота в соответствии с запросами конкретной компании. Интерфейс представляет собой вид стандартного хранилища файлов, ввод и регистрация документа понятны и просты и состоят из нескольких последовательных шагов.

Стоимость внедрения СЭД зависит от выбора пакета. Пакет ELMA Standard — 45 000 рублей плюс покупка пользовательских лицензий 7200 рублей за одно рабочее место. Пакет ELMA Express — 120 000 рублей (в стоимость входит 20 пользовательских лицензий).

«ДЕЛО»

СЭД, включающая полный набор необходимых для управления делопроизводством и документооборотом инструментов: регистрация корреспонденции, перевод документов в электронный вид, быстрый поиск и надежное хранение, контроль исполнения поручений, построение маршрутов под бизнес-процессы. В зависимости от потребностей компании можно организовать полностью электронный документооборот или его смешанный бумажно-электронный вариант.

Программа адаптируется под особенности работы любой организации, при необходимости она масштабируется практически без ограничений.

«ДЕЛО» является коробочным продуктом и может быть быстро и легко установлена как собственными силами компании, так и с помощью специалистов разработчика. Интерфейс программы достаточно прост, в нем содержится максимум удобных инструментов для облегчения работы пользователя.

Цена СЭД «ДЕЛО» зависит от количества рабочих мест. Стоимость одной лицензии при автоматизации 1–5 рабочих мест для СУБД Oracle составит 13 400 рублей, для СУБД Microsoft SQL Server — 9500 рублей.

DocsVision

Представляет собой программный продукт, позволяющий создавать автоматизированные корпоративные решения по управлению бизнес-процессами и документами. В него входит предметно-ориентированная платформа с открытыми интерфейсами для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностью настройки под параметры заказчика. Система обеспечивает автоматизацию документооборота, поиск и анализ информации, информационную безопасность. В структуру системы входят блоки:

  • электронный архив;
  • делопроизводство;
  • договорная работа;
  • оперативное управление;
  • специализированные решения.

Цена серверной лицензии в редакции «Малый бизнес» — 5000 рублей, в стандартной редакции — 20 000 рублей, за каждую клиентскую лицензию придется заплатить еще от 2000 рублей.

«Первая Форма»

Система, разработанная специалистами компании КСК групп, на практике сталкивающимися с необходимостью комплексной автоматизации делопроизводства на предприятиях. Функционал системы включает автоматизацию бизнес-процессов, постановку задач и контроль их исполнения, проектное управление, поддержку электронного документооборота. «Первая Форма» легко интегрируется с внешними программными продуктами, такими как «1С», Navision и другими, при помощи API.

Среди преимуществ системы можно отметить:

  • быстроту внедрения — срок развертывания может составлять от 1 недели;
  • настройку и адаптацию под любые бизнес-задачи;
  • удобство интерфейса — при необходимости специалисты КСК групп проведут обучающий семинар по использованию системы;
  • экономичность — стоимость «Первой Формы» является прозрачной, и в процессе использования не потребуется никаких дополнительных затрат;
  • мобильность — работа в «Первой Форме» ведется через веб-браузер, поэтому сотрудники могут работать с системой из любой точки. Кроме того, «Первая Форма» имеет одно из лучших в своем классе мобильных приложений для устройств на платформах iOS и Android.

Стоимость одной клиентской лицензии «Первой Формы» составляет 10 000 рублей, при приобретении больших пакетов предусмотрены скидки. Серверная лицензия не требуется.

Хотя «Первая Форма» пока не столь известна, как ее конкуренты, с ее помощью проведена успешная автоматизация бизнес-процессов уже в нескольких сотнях компаний из реального сектора экономики.

Чтобы предварительно оценить, нужна ли компании СЭД, топ-менеджменту рекомендуется ответить на несколько вопросов:

  • Есть ли возможность оперативно найти нужный документ, например, разговаривая по телефону с важным партнером?
  • Всегда ли есть ли точная информация о том, какие из важных поручений на текущий момент выполнены, а какие нет?
  • Способствует ли существующая на данный момент скорость согласования документов созданию положительного имиджа компании?
  • Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если на два или более вопросов получен отрицательный ответ, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД или ЕСМ-системы.

Источники:

Электронный документооборот (ЭДО) – это автоматизированная информационная система, которая упрощает работу с документами как внутри организации, так и при взаимодействии с внешними контрагентами. ЭДО помогает организовать создание, передачу, согласование и утверждение документов, подписанных электронной подписью.

Перевод документооборота в электронный может быть выгоден не только крупным компаниям. Такие системы делают бизнес-процессы более прозрачными, повышают скорость принятия решений и их реализации, экономят ресурсы, позволяют работать удаленно и избавляют от необходимости хранить бумажные документы. ЭДО также снижает налоговые риски, поскольку все первичные бухгалтерские документы хранятся в системе и могут быстро быть переданы проверяющим органам.

Новому бизнесу имеет смысл сразу строить максимально безбумажную юридически значимую экосистему. Многие компании уже внедрили ЭДО в том или ином виде и в ближайшие время будут переходить к оптимизации экосистемы, замыканию документоориентированных процессов на одну емкую и функциональную платформу и обеспечиваю юридической значимости контура.

Олеся Лачугина директор по маркетингу компании «Логика Бизнеса»

По оценке TAdviser, по итогам 2017 года российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% до 46,2 млрд рублей. А по предварительным результатам 2018 года, объем рынка приблизился к отметке в 52 млрд рублей, что соответствует росту на уровне 12%. Аналогичная динамика должна сохраниться и ближайшие годы, считают эксперты.

При выборе конкретного программного продукта для ЭДО следует обратить внимание на объем клиентской базы оператора решения: для обмена документами партнеры должны быть или подключены к одному провайдеру, или к разным, но в таком случае между ними должен быть настроен роуминг — с этим бывают сложности.

Сергей Вершков директор «КОРУС Консалтинг СНГ» (продукт E-invoicing)

ICT.Moscow предлагает познакомиться с некоторыми решениями в области электронного документооборота, разработанными в Москве.

Электронный документооборот

Городская система электронного документооборота

К электронному документообороту от АО «Электронная Москва» подключено 3,5 тыс. учреждений и организаций. Система позволяет обмениваться документами с органами исполнительной власти города Москвы и подведомственными им учреждениями. Подключение занимает от одного дня, при этом «Электронная Москва» выдает бесплатную электронную подпись.

Если вашими контрагентами являются органы власти или государственные организации города Москвы, то логичным решением будет подключиться к существующей Единой системе электронного документооборота. Вы получаете систему как внутреннего, так и внешнего документооборота – защищенную, юридически значимую электронную переписку через web-клиент (без установки и настройки специального ПО) со всеми подключенными организациями.

Сергей Авдеенко технический директор АО «Электронная Москва»:

ДЕЛО

Система электронного документооборота

Система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством. Главная задача продукта — автоматизировать документноориентированные бизнес-процессы (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг). Также система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании.

СЭД «ДЕЛО» позволяет перевести в электронную форму процесс межведомственного взаимодействия и оказания государственных и муниципальных услуг. Это обеспечивается интеграцией с «Единым порталом государственных и муниципальных услуг» (ЕПГУ) через Систему межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ). Система предусматривает интеграцию с АС «Обращение Граждан».

i-Конто

Программа для ведения электронного документооборота

Система i-Конто поддерживает юридическую значимость документооборота и обеспечивает обмен документами бухгалтерской и налоговой отчетности. Обмен происходит в электронном виде по каналам связи с использованием средств криптографической защиты. Система позволяет контролировать процесс, предоставляя пользователю возможность отслеживать статусы документов. Реализованы механизмы согласования документов, а также интеграция с разными учетными системами.

TESSA

Система обеспечивает ведение архива документов, автоматизацию работы канцелярии (регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде), контроль исполнительской дисциплины, согласование договоров и платежей, организацию тендерных процедур, согласование и контроль исполнения организационно-распорядительных документов, обработку и хранение первичной бухгалтерской документации, а также автоматизацию процессов, специализированных для различных сфер бизнеса.

В состав решения включены инструменты визуализации бизнес-процессов и средства ролевого доступа к объектам и функциям. Поддерживается работа с мобильных устройств и интеграция с другими системами электронного документооборота.

ASoft Doc

Система управления электронным документооборотом

Система предназначена как для крупных холдингов, так и для небольших компаний, принявших решение автоматизировать делопроизводство. ASoft Doc дает возможность управлять большим объемом документов в электронной и печатной форме, организовать и вести электронный документооборот компании, создать единое информационное пространство для планирования и контроля работы с контрагентами.

Для удобства хранения, поиска и работы с документами в системе электронного документооборота ASoft Doc вводится структура картотек, все документы сегментируются по типам, грифам секретности и другим параметрам. По документам ведутся задачи с сохранением всей истории, что позволяет быть в курсе всех изменений и редакций, а гибкий инструмент маршрутизации обеспечивает эффективное управление процессами рассмотрения и принятия документов.

Решение включает в себя систему планирования и оповещения, руководство будет всегда в курсе текущих задач подчиненных, а сотрудники будут помнить обо всех запланированных событиях.

Е1 Евфрат

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов

Система эффективно решает задачи как в рамках небольшой структуры, например канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

«Е1 Евфрат» полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией. Система позволяет также автоматизировать бизнес-процессы, включая традиционный документооборот и делопроизводство, согласование документов, управление договорами, работа с кадрами и контрагентами, выдачу поручений и контроль их исполнения, управление проектами, ведение архива, прием и работу с заявками и обращениями, взаимодействие с удаленными подразделениями, управление закупками и бюджетированием, управление процессами, нормативно-справочной документацией.

bb workspace

Комплексная система электронного документооборота и бюджетирования с человеко-ориентированной архитектурой HOA (Human Oriented Architecture). Решение поддерживает полный жизненный цикл управления документами от создания и регистрации, до архивного хранения в отдельных базах данных за каждый календарный год. В нем реализована технология сквозной обработки информации и функция BPM-системы (Business Performance Management — управление эффективностью бизнеса). Система состоит из шести базовых и двух функциональных визуальных слоев. Базовые визуальные слои обеспечивают весь необходимый инструментарий для адаптации системы под требования организации без привлечения специалистов компании-разработчика, а также учет всей информации сотрудников организации.

В качестве базы данных используется промышленная СУБД Microsoft SQL Server, Microsoft SQL Server Express. Система имеет единую оперативную базу данных, содержащую актуальные данные, и несколько архивных баз данных с архивными данными за каждый календарный год.

CyberFT

Система защищенного электронного обмена финансовыми данными

Универсальная система защищенного электронного обмена финансовыми данными и юридически значимыми документами между кредитно-финансовыми организациями, органами государственной власти, юридическими и физическими лицами. Взаимодействие происходит в полном соответствии с локальным законодательством, участники системы используют прямой обмен данными, а также единый канал и стандартизированные форматы сообщений.

Все операции в системе гарантированно защищены от внешнеполитических угроз и от хищения информации, содержащей коммерческую тайну. Участниками системы являются банки, корпоративные клиенты, биржи, брокеры, органы государственной власти, министерства, ведомства и другие организации. Каждому участнику присвоен уникальный идентификатор, если участник не зарегистрирован в SWIFT, либо используется идентификатор в SWIFT.

Информационный обмен в системе обеспечивает провайдер CyberFT, который может объединять в сеть неограниченное число участников. Провайдер CyberFT может работать как внутри банковской, корпоративной группы или государственной, ведомственной структуры, так и поддерживать информационный обмен в регионах присутствия участников системы.

E-invoicing

Сервис предназначен для работы с электронными документами и обмена с контрагентами. Основные возможности бесплатной версии сервиса: документооборот со «Сбербанком», дистанционный выпуск электронной подписи (на USB-токенах и через SMS), получение входящих электронных документов от любых контрагентов, бесплатное хранение документов из сервиса в «Электронном архиве».

Платные версии сервиса позволяют отправлять электронную отчетность в государственные органы, а также пользоваться расширенными возможностями электронного архива и конструктора документов.

EVOLUTION 3.0

Платформа обмена электронными данными

С помощью платформы осуществляется передача, обработка, конвертация и отправка документов в электронном виде. Преимущества EVOLUTION 3.0: использование платформы устраняет бумажный документооборот в среде обмена, снижает зависимость от ошибок и человеческого фактора, переводит технологию обмена и работы бизнеса в цифровой формат.

Сервис предоставляется по SaaS (Software-as-a-Service) технологии на Web и API решениях.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *