Аренда автомобиля с экипажем

Аренда автомобиля с экипажем

Содержание

Максимова Н. Н., эксперт журнала

Журнал «Жилищно-коммунальное хозяйство: бухгалтерский учет и налогообложение» № 1/2018 год

Организация хочет взять в аренду у физического лица грузовой автомобиль для использования в предпринимательской деятельности. Правомерно ли будет относить на затраты не только расходы на приобретение ГСМ, но и расходы на ремонт и покупку запасных частей? Достаточно ли для этого в договоре аренды прописать обязанность арендатора проводить ремонт автомобиля?

Расходы на ремонт автомобиля несет арендатор только по договору аренды транспортного средства без экипажа. Признание таких расходов может быть рискованным при применении УСНО.

Обоснование. Гражданское законодательство предусматривает два варианта договора аренды транспортного средства с разным распределением между сторонами обязанностей по несению расходов, связанных с его эксплуатацией.

Согласно ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации. Обязанности сторон договора по осуществлению расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, описаны в ст. 644 и 646 ГК РФ:

  • арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта. Эта императивная норма, которая не может быть изменена по соглашению сторон, позволяет арендатору признавать расходы на ремонт автомобиля, арендованного у физического лица;

  • арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, если иное не предусмотрено настоящим договором. Таким образом, по умолчанию арендатор несет расходы на оплату ГСМ, иное может быть предусмотрено договором.

Итак, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на оплату ГСМ и учитывает их при налогообложении (на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при уплате налога на прибыль и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при применении УСНО) при условии обоснованности таких расходов, наличия связи с деятельностью, направленной на получение дохода, а также документального подтверждения. В эту категорию могут быть включены расходы на мойку автомобиля, балансировку колес, шиномонтаж, стоянку, охрану.

Одновременно затраты на ремонт автомобиля, в том числе на приобретение запасных частей, возложены на арендатора прямым указанием закона. Как правило, это положение дублируется в тексте договора аренды транспортного средства без экипажа. Понятие «расходы на содержание служебного транспорта» (пп. 11 п. 1 ст. 264, пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) достаточно емкое. К примеру, в Постановлении ФАС ЦО от 28.08.2009 по делу № А68-9833/08 580/14 суд согласился с налогоплательщиком, признавшим в составе расходов на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ затраты на автостоянку, мойку, ремонт и приобретение запасных частей для автомобиля. Тем не менее чиновники рекомендовали учитывать расходы на ремонт транспортных средств (в том числе на приобретение запчастей) как расходы на ремонт основных средств в силу п. 2 ст. 260, пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (см., например, Письмо УФНС по г. Москве от 26.08.2011 № 20 14/2/083177@). И это логично с учетом разделения расходов на содержание транспортного средства и его поддержание в надлежащем состоянии (проведение ремонта) в ст. 644 и 646 ГК РФ.

Обратим внимание, что в п. 2 ст. 260 НК РФ сказано: расходы на ремонт признаются также в отношении расходов арендатора амортизируемых основных средств, если договором (соглашением) между арендатором и арендодателем возмещение указанных расходов арендодателем не предусмотрено. При этом расходы на ремонт основных средств, не являющихся амортизируемым имуществом в налоговом учете арендодателя (имущество, арендованное у налогоплательщиков, применяющих специальные налоговые режимы, физических лиц и др.), по мнению Минфина, могут быть учтены для целей налогообложения прибыли организаций на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ при условии, что такие расходы обоснованны и документально подтверждены надлежащим образом (письма Минфина РФ от 01.02.2011 № 03 03 06/1/51, от 13.12.2010 № 03 03 06/1/773).

Согласно п. 4 ст. 346.16 НК РФ в целях применения гл. 26.2 НК РФ в состав основных средств включаются основные средства, которые признаются амортизируемым имуществом в соответствии с гл. 25 НК РФ. То есть ограничение о том, что учитываются расходы арендатора только амортизируемых основных средств, действует и для «упрощенцев». Ввиду закрытого перечня расходов, признаваемых при налогообложении, учитывать расходы на ремонт основных средств, не являющихся амортизируемым имуществом (поскольку арендованы у физических лиц), может быть рискованно.

В соответствии со ст. 632 ГК РФ по договору аренды (фрахтования на время) транспортного средства с экипажем арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и его технической эксплуатации.

Правила распределения между сторонами расходов, связанных с эксплуатацией транспортного средства, описаны в ст. 634 и 636 ГК РФ:

  • арендодатель (физическое лицо) обязан поддерживать сданное в аренду транспортное средство в надлежащем состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Данное правило сформулировано императивно, не допускает установления иного варианта соглашением сторон;

  • арендатор (организация) несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе затраты на оплату топлива и других расходуемых в процессе его эксплуатации материалов и на уплату сборов, если иное не предусмотрено договором аренды. Иначе говоря, арендатор (организация) по умолчанию несет затраты на оплату ГСМ и иных расходуемых в процессе эксплуатации транспортного средства материалов.

Таким образом, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства с экипажем, арендатор несет расходы на оплату ГСМ и учитывает их при налогообложении (на основании пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ при уплате налога на прибыль и пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ при применении УСНО) при условии обоснованности таких расходов, наличия связи с деятельностью, направленной на получение дохода, а также документального подтверждения.

Расходы на ремонт и приобретение запасных частей, осуществленные арендатором, нельзя считать экономически оправданными, так как в силу прямого указания закона они возложены на другую сторону договора.

Договориться об аренде транспортного средства можно двумя способами:

Аренда автомобиля без экипажа

В этом случае предоставляется только транспортное средство во временное владение за плату. Управление транспортным средством, а также техническую эксплуатацию осуществляет арендатор.

Если арендодателем является физическое лицо, то при перечислении арендной платы необходимо удержать и оплатить НДФЛ арендатору, как налоговому агенту.

Страховыми взносами выплаты по договору аренды транспортного средства без экипажа не облагаются (пункт 4 статьи 420 НК РФ).

Аренда автомобиля с экипажем

В этом случае арендодатель обязан управлять транспортным средством и обеспечивать его техническую эксплуатацию, ремонт. Члены экипажа являются работниками арендодателя, значит, арендодатель является работодателем, в связи с этим арендодателем может быть только ИП или организация.

Договор аренды должен быть составлен таким образом, чтобы было видно, какая сумма оплачивается за аренду автомобиля, а какая сумма – оплата услуг членов экипажа. Возможно, лучшим вариантом в данном случае будет заключение двух отдельных договоров: договор аренды без экипажа и договор оказания услуг по управлению автомобилем.

Если физическое лицо сдает в аренду автомобиль и оказывает услуги по управлению этим автомобилем, то арендатору необходимо будет оплатить НДФЛ как налоговому агенту, кроме этого за сумму оказываемых услуг по управлению автомобилем нужно будет оплатить еще и страховые взносы.

Учет арендованного автомобиля

В обоих случаях договор заключается в письменной форме на любой срок, при этом государственной регистрации не подлежит.

Арендованный автомобиль учитывается на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». Арендные платежи в бухгалтерском учете отражаются по дебету счета затрат (26, 44 счета) и кредиту счета расчетов по аренде (76, 73 счет). Расходы могут быть учтены в расходах по налогу на прибыль при наличии всех подтверждающих документов.

В расходы по налогу на прибыль можно включить сумму арендной платы и услуги по управлению автомобилем. Необходимо помнить, что при перевозке грузов или пассажиров оформление путевых листов является обязательным.

Мы оказываем бухгалтерские услуги онлайн, без потери качества в условиях ограничительных мер по коронавирусу. Оставьте заявку на сайте, или узнайте стоимость по тел.: (495) 661-35-70!

Воробьева Светлана

Время чтения: 5 минут

Один из вариантов получать прибыль – сдать транспортное средство в аренду. Заключить соответствующий договор несложно, но, чтобы проект был экономически эффективным, нужно сначала сделать правильные расчеты, в том числе арендных платежей. Поэтому вопрос, как рассчитать аренду автомобиля, актуален для некоторых автовладельцев.

Что представляет собой аренда авто

Автомобиль может использоваться не только для личных целей, но и стать средством дополнительного или основного дохода. Как вариант, сдать его в аренду. Прокат транспортного средства означает передачу его во временное пользование третьему лицу. Условия оплаты за использование автомобиля, его ремонта, хранения указываются в договоре аренды, который заключается между сторонами. Участниками сделки могут быть физ- и юрлица.

Обычно договор аренды автомобиля заключают сроком на один год с правом пролонгации на такой же период при условии, что стороны не хотят его разорвать.

Арендные платежи могут вноситься посуточно, ежемесячно, ежеквартально или раз в год.

Что влияет на стоимость аренды

Сдавая автомобиль в прокат, важно посчитать сумму арендной платы. Она должна включать все расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, и прибыль, которую желает получать его владелец. Платеж по аренде не должен быть совсем небольшим – в таком случае он не сможет покрыть все расходы. Но и нельзя, чтобы плата была очень высокой, иначе никто не захочет пользоваться услугой.

Рассмотрим, что же влияет на величину арендного платежа:

  • модель и марка автомобиля – прокат машин представительского класса обойдется дороже, чем аренда моделей экономкласса;
  • состояние авто – новые транспортные средства в хорошем состоянии более востребованы, поэтому их аренда обойдется дороже;
  • расходы на обслуживание – чем меньше нужно вкладывать денег в ремонт машины, заправку, тем дешевле ее аренда;
  • рентабельность – чем больше «аппетиты» владельца транспортного средства, тем дороже аренда. Здесь главное – не переборщить.

Какие есть способы расчета аренды авто

Рассчитать стоимость сдачи автомобиля в аренду можно:

  • по соглашению сторон;
  • сопоставив средние цены на рынке;
  • затратным способом.

Законодательство не предусматривает конкретную форму расчета арендного платежа. В ст. 614 ГК РФ указано, что все условия, в т. ч. оплата за услуги проката, регулируется договором, который подписала каждая из сторон сделки. Поэтому расчет стоимости аренды по соглашению сторон зависит от договоренности арендодателя с арендатором.

Обычно размер платежа устанавливается на уровне рыночной цены. Соблюдение последнего критерия жестко контролируют налоговая служба. Есть ряд критериев, по которым договорная цена признается рыночной:

  • соответствие ценам на товары или услуги, регулируемым государством или согласованным с ФАС России;
  • соответствие данным независимой оценки;
  • аренда рассчитана в соответствии с соглашением о ценообразовании, заключенным с ФАС России;
  • договор подписан по результатам биржевых торгов;
  • стоимость аренды рассчитана в соответствии с правилами определения цен для целей налогообложения.

Способ сопоставления рыночных цен применяется в следующих случаях:

  • арендодатель располагает информацией о подобных сделках, а также о цене аренды, заложенной в такие договоры;
  • юрлицо имеет данные хотя бы об одной аналогичной сделке, где экономические условия идентичные.

Следует отметить, что арендодатель, который заключает сопоставимую сделку, не должен быть монополистом на рынке. Кроме этого, в расчет берутся только данные по сделкам за близкий к дате заключения договора период. Рассчитать рыночную стоимость по сопоставимым сделкам можно, следуя такому алгоритму:

  1. Определить период, в котором будут анализироваться цены.
  2. Все цены по сопоставимым сделкам разместить по возрастанию и каждому значению присвоить порядковый номер.
  3. Рассчитать максимальное и минимальное значение стоимости проката. Для определения минимального значения необходимо количество показателей разделить на 4. Если получилось целое число, взять цену, которая соответствует этому порядковому номеру, а также следующее значение и рассчитать среднее арифметическое. Это и будет минимальная рыночная цена. Для расчета максимального значения нужно количество показателей умножить на 0,75. Затем взять цену, которая соответствует порядковому номеру, полученному в ходе умножения, а также стоимость аренды следующего номера и рассчитать их среднее арифметическое. Результат и будет максимальным значением интервала.
  4. Если цена за аренду находится в пределах этих интервалов, ее смело можно отнести к рыночной.

В основе затратного метода лежит валовая рентабельность затрат. В соответствии с общим правилом для расчета и сравнения следует брать данные минимум четырех организаций. Расчет минимального и максимального значения интервала осуществляется по аналогии с предыдущим способом. Чтобы получить валовую рентабельность затрат, нужно валовую прибыль разделить на себестоимость услуги аренды.

Калькуляция аренды транспортного средства включает все расходы, которые несет владелец. Сюда входят:

  • заработная плата наемных водителей;
  • налоги;
  • страхование;
  • амортизация;
  • аренда офиса;
  • расходы на ремонт и заправку;
  • другие расходы.

Все они в совокупности и формируют себестоимость услуги.

Какая используется формула расчета аренды автомобиля

Для расчета арендного платежа используются стандартная формула:

рыночная стоимость авто * коэффициент амортизации * рентабельность * инфляция.

Первый показатель определяется достаточно просто: если машина новая, в калькулятор для расчета нужно ввести цену, которую заплатили за ее покупку; когда же автомобиль поддержанный, его рыночная стоимость определяется путем сравнения цен на аналогичные транспортные средства. Получить необходимую информацию несложно, в интернете много сайтов по продаже поддержанных автомобилей.

Коэффициент амортизации находится в пределах 0,05-0,5. Какой показатель выбрать, зависит от активности эксплуатации машины – чем чаще ею будут пользоваться, тем он должен быть выше.

Рентабельность – это размер дохода, который планирует получить владелец автомобиля от сдачи его в аренду.

Значение инфляции можно найти в интернете – например, здесь: .

Пример расчета аренды автомобиля

Рассмотрим пример расчета стоимости аренды нового автомобиля Renault Duster, который обошелся владельцу в 580 тысяч рублей. Машина будет эксплуатироваться со средней загруженностью (возьмем коэффициент амортизации 0,2). Ожидаемая прибыль от проката кроссовера – в пределах 10%. Уровень инфляции за февраль 2020 года составил 0,21%. Подставив все числа в формулу, получаем:

580 000 * 0,2 * 1,1 * 0,21 = 26 796 руб.

Это и есть арендная плата за автомобиль в месяц.

Пройдите социологический опрос!

Расчет аренды с последующим выкупом

Также можно сдавать машину в аренду с правом выкупа. В отличие от стандартного проката, здесь арендатор через некоторое время получает возможность приобрести машину по договорной цене. С учетом того что автомобиль планируется продать, уровень рентабельности в предыдущей формуле необходимо уменьшить. На сколько, зависит от суммы выкупа.

На цену продажи автомобиля прямо влияет уровень его изношенности, на который, в свою очередь, -интенсивность эксплуатации и период активного использования. Если машина длительное время использовалась в качестве такси, продать ее дорого не получится.

Средняя стоимость аренды автомобиля в России

Рыночная стоимость аренды зависит от региона, марки и модели автомобиля, желаемого уровня заработка, расходов на обслуживание. Например, в компании CarFlexi следующие цены за 3-дневную аренду машины в Москве:

Тип авто Стоимость, руб.
Эконом от 5 782
Средний класс от 5 832
Полноразмерный класс от 5 970
Автомат от 5 903
Кроссоверы, внедорожники, кабриолеты от 9 381
Универсалы, минивэны от 6 840
Премиум-класс от 16 160

А в Крыму за 1 день аренды Logan на механике придется заплатить 1 330 руб., за Rapid (механика) – 1 400 руб., Camry (автомат) – 4 500 руб.

Владелец авто, желая заработать, может сдать его в аренду. Отношения между сторонами в таком случае регулируются договором, в котором фиксируются параметры автомобиля, размер арендной платы, срок действия соглашения, права и обязанности сторон. Скачать образец договора можно в интернете.

Для достижения положительного экономического эффекта от проката владельцу ТС важно правильно рассчитать размер арендного платежа. Можно просто взять среднюю цену услуги, которую предлагают конкуренты, а затем, в зависимости от желания привлечь клиентов/получить прибыль, немного снизить ее или повысить.

Как рассчитать аренду автомобиля?

Открывая свое предприятие по аренде транспорта, нужно решить, по какой стоимости оказывать услуги. И цены на них должны быть вычислены грамотно. Организация не должна работать в убыток, но при этом ее расценки не должны быть выше, чем установлены другими фирмами, работающими в этой же отрасли.

Некоторые предприятия утверждают цены, ориентируюсь на конкурентов. Это не совсем верный подход. Ведь то, какой будет стоимость услуги, зависит от многих факторов:

  • состояния транспорта;
  • класса машины;
  • востребованности ТС определенной марки у потребителей;
  • естественный износ авто;
  • необходимости предоставления водителя (договор аренды с экипажем).

Кроме того, нужно учитывать, что с прибыли по всем заключенным договорам (они должны соответствовать статьям № 642 – 648 ГК РФ) нужно оплатить налог. Его придется вычесть из прибыли предприятия. И это нужно учитывать при ценообразовании.

Зная все статьи расходов, сотрудники компании по оказанию услуг проката средств передвижения, могут понять, какую плату за оказание своих услуг они имеют возможность установить. После чего можно составить прайс, на который будут ориентироваться автомобилисты, которые желают воспользоваться предложениями компании.

Формула расчета аренды автомобиля

Чтобы правильно посчитать сумму расходов и не занизить или завысить стоимость услуг, надо ориентироваться на следующую формулу:

Сумма аренды = ежемесячный платеж * балансовая стоимость ТС * амортизационные расходы * коэффициент инфляции * коэффициент доходности.

Никакие показатели нельзя занижать или завышать искусственно. В противном случае правильного ценообразования не получится.

Кто может провести расчеты? Это может делать сам арендатор или его бухгалтер, который ведет учет на предприятии. Важный момент – в качестве лица, которое может сдавать в прокат транспортное средство, может выступать как организация, так и частник, который хочет наладить свой бизнес. Но независимо от того, кто выступает в качестве арендодателя, у него должны быть полномочия для передачи ТС в прокат. Это может быть свидетельство о собственности на машину или доверенность на распоряжение ею.

Если человеку, который сдает личный автомобиль, или компании формула кажется неполной, что в ней не хватает каких-то коэффициентов, они могут ее скорректировать. Но делать это надо осторожно, чтобы не допустить получения неправильных результатов и не установить цену, не соответствующую стоимости оказываемой услуги.

Инструкция по расчету аренды автомобиля

В первую очередь надо изучить всю доступную информацию по предоставлению машин в прокат. Ее можно найти на бухгалтерских сайтах и страницах конкурентов. Надо понять, что нужно клиенту, чего он ожидает от стороны, предоставляющей услуги. Кроме того, надо проанализировать, как будет работать бизнес. Ведь просто закупать машины и начать сразу их сдавать невозможно. Нужно обеспечить их поддержание в рабочем состоянии, договориться об их техническом обслуживании с мастерскими или создать свой ремонтный цех, подсчитать, сколько человек понадобится для развития бизнеса. Это будут мастера-ремонтники, сотрудники по мойке ТС, бухгалтера, администраторы. Затраты на их заработную плату будут включены в стоимость аренды. Также нужно заложить в аренду расходы на несчастные случаи, которые могут произойти при езде на машине, покупку страховых полисов и их регулярное продление, работу компетентных автоюристов.

Выяснив, насколько затратными будут статьи расхода, можно приступать к подсчетам. Но при этом надо понимать, что для ТС разных марок, классов и годов выпуска стоимость аренды окажется разной. Ведь содержание машин разных категорий сильно отличается по расходам, и это нужно учитывать.

Расчет стоимости аренды автомобиля: формула и примеры рыночных цен

Иван Фандорин 13.03.2019 20:29 4030

Сегодня вы узнаете, как проводится расчет стоимости аренды автомобиля, какая рыночная цена аренды автомобиля у физического лица, и какие средние цены аренды.

Стоимость проката авто в месяц берется не с потолка. Нужно учитывать ряд факторов для расчета цены. Более того, для этого даже есть специальная формула.

Итак, аренда авто рассчитывается по формуле, которая включает следующие параметры:

  • Рыночная цена машины (руб.).
  • Уровень инфляции (%).
  • Коэффициент амортизации.
  • Планируемая рентабельность, она же прибыль (%).

Подробно разберем каждый из параметров расчета аренды автомобиля.

С ценой машины все понятно. Если новая, отталкиваемся от того, за сколько взяли ее в салоне. Если б/у – от рыночной стоимости.

Уровень инфляции берем на начало месяца (смотрим размер за предыдущий на сайте Центробанка), если авто сдается на месяц, или на начало арендного периода, если на более длительный срок.

Коэффициент амортизации. Здесь сложнее. Все зависит от интенсивности эксплуатации авто. Если сдаете машину под такси, он будет максимальным – 0.5. Если с правом выкупа – на уровне 0.2 (диапазон возможных значений – от 0.05 до 0.5).

Рентабельность при длительном прокате для автомобиля эконом- или стандарт-класса будет на уровне 5% (в формуле 0.5).

В принципе, все. Можно приступать к расчету на конкретном примере.

Рыночная цена аренды автомобиля у физического лица и в прокатной компании

Сразу стоит отметить, что средние цены аренды автомобиля в месяц у «физика» и у «юрика» примерно одинаковы. Не будем вдаваться в детали, а разберем общий для обоих случаев вариант.

Рассмотрим вариант сдачи в аренду под такси 4-летнего Hyundai Solaris на длительный срок. Рыночная стоимость авто – в районе 360 000 рублей. В феврале 2019 уровень инфляции был 0.44%. Рентабельность берем 5% (в формуле будет 0.5, и это один из самых оптимистичных прогнозов), а амортизацию – максимальную (0.5%), т.к. авто будет работать в такси.

Перемножаем все эти значения и получаем: 360 000 х 0.44 х 0.5 х 0.5 = 39600 рублей. Если посмотреть предложения от прокатных компаний на аналогичные автомобили, видно, что цены примерно на этом же уровне. Значит, формула работает.

Этот пример расчета аренды автомобиля не является «догмой». На стоимость могут влиять разные факторы. Среди них – регион, «аппетиты» владельца по прибыли, состояние машины и пр. Также значение имеет класс автомобиля. Уровень прибыли для эконом- и бизнес-сегмента будет разным. Также на конечную стоимость будут влиять обязательства сторон по обслуживанию машины и другие «подводные камни». Так что, все здесь индивидуально. И в некоторых случаях при расчете лучше будет воспользоваться помощью специалистов.

Без регистрации

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ). Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину. Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

  • свидетельство о регистрации автомобиля;
  • талон техосмотра;
  • страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

  • марку машины;
  • год выпуска;
  • цвет;
  • номер кузова и двигателя;
  • государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ). Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ). Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7. В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра. Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу. В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52). На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

  • приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
  • заявки на использование арендованных автомобилей;
  • копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

В письме от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

  • либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
  • либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

  • путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
  • талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;
  • картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;
  • кассовыми чеками;
  • актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;
  • квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
  • по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007).

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

  • договор страхования автомобиля;
  • копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;
  • квитанция на получение страховой премии (взноса) (форма № А-7), утвержденная приказом Минфина от 17 мая 2006 г. № 80н, – при расчетах наличными деньгами (письмо УФНС по г. Москве от 13 июня 2007 г. № 22-12/056558);
  • Кассовые чеки и чеки, выдаваемые при совершении операций с использованием пластиковых карт.

Автовладелец платит…

Из выплат физическим лицам, производимым в связи с действием договора аренды автомобиля без экипажа, НДФЛ облагаются:

Подотчетные суммы не являются доходом физического лица, поэтому не являются объектом обложения НДФЛ.

Арендатор в данном случае выступает в роли налогового агента. Он должен удержать налог и уплатить его в бюджет не позднее дня фактического получения денег в банке на выплату арендной платы или дня ее перечисления на счет работника (подп. 1, 4 и 6 ст. 226 НК РФ).

Отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов, регулируются Законом от 24 июля 2009 г. №212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».

Согласно части 1 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц по трудовым договорам и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в ч. 1 п. 2 ст. 5 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ), а также по договорам авторского заказа, договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

На основании части 3 статьи 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, производимые в рамках договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав), не относятся к объекту обложения страховыми взносами.

Следовательно, арендная плата, выплачиваемая работнику по договору аренды транспортного средства без экипажа, не является объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование. Минздравсоцразвития в своем письме от 12 марта 2010 г. № 550-19 эту точку зрения поддержал.

Елена Харитонова, генеральный директор АКК «ЭКФИ» (ЗАО)

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях. Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.

НДФЛ с аренды авто: платить или нет

Тот факт, что компания арендует у своего работника автомобиль и оплачивает эту услугу, делает работодателя, по мнению Минфина (письма Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 03-04-06/3-290 и от 16 августа 2010 г. № 03-04-05/3-462), налоговым агентом по НДФЛ (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ). Поэтому при перечислении денег арендодателю или по его поручению третьим лицам организация должна удерживать НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Заплатить налог в бюджет необходимо не позднее дня фактического получения в банке наличных или дня перечисления средств на счет арендодателя (п. 6 ст. 226 НК РФ).

В то же время существует противоположная позиция, согласно которой компания при оплате такой услуги работнику, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды. Налоговый агент исчисляет и уплачивает налог со всех доходов, источником выплаты которых он является. Исключение составляют те доходы, в отношении которых исчисление и уплата делается согласно статьям 214.1, 227 и 228 НК РФ. На основании пункта 4 статьи 228 НК РФ физические лица при получении дохода, с которого не был удержан налог, уплачивают НДФЛ самостоятельно.

В арбитражной практике есть примеры решений, как базирующихся на этой позиции (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2010 г. № А27-25154/2009, от 10 сентября 2009 г. № Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30 ноября 2010 г. № КА-А40/14545-10 и от 23 декабря 2009 г. № КА-А40/13467-09), так и основанных на противоположном мнении (Постановления ФАС Уральского округа от 22 сентября 2010 г. № Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10 июля 2008 г. № А56-4753/2007).

Так что при выборе того или иного варианта будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Аренда авто с экипажем

Один из вариантов аренды автомобиля – это его оформление вместе с водителем или экипажем. Такая формулировка используется в нормативных документах. В этом случае работник оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Владелец машины в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного объекта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей. Такие выводы следуют из статьи 634 Гражданского кодекса.

Помните, в соответствии со статьей 633 ГК РФ договор аренды с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому контракту не применяются правила об обязательной регистрации, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ.

Обратите внимание

Cоглашение об аренде транспорта с экипажем подразумевает два вида выплат:

  1. оплата непосредственно аренды автомобиля,
  2. оплата услуг по управлению им.

Что касается бухучета, то такие траты признаются расходами по обычным видам деятельности на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99). Согласно пунктам 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы по поддержанию арендуемых основных средств в исправном состоянии относятся к тратам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг). В зависимости от места использования арендованного оборудования расходы на его ремонт отражаются по дебету соответствующих счетов по учету затрат организаций в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В учете для отражения подобных операций используются следующие корреспонденции счетов:

  • ДЕБЕТ 001 — автомобиль передан в организацию по договору аренды;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — начислен налог на доходы физических лиц с сумм по договору аренды транспортного средства с экипажем;
  • ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 50 — выдача начисленных сумм;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.2.1 — начисление ЕСН в федеральный бюджет;
  • ДЕБЕТ 69.2.1 КРЕДИТ 69.2.2 — начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
  • ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.3 — начисление ЕСН в фонд медицинского страхования.

Аренда авто без водителя

При получении машины без экипажа стоимость ее аренды будет ниже, так как плата не включает в себя услуги по управлению ТС, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у работодателя есть возможность оптимизировать их.

Например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением функции водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату. Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды транспорта несет предприятие, перед заключением контракта необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемой машины. В противном случае расходы на ремонт могут перечеркнуть всю экономию. В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Расходы на текущий и капитальный ремонт такой машины фирма учитывает как прочие траты и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ). Расходы на страхование и ГСМ для налогообложения прибыли отражаются в составе прочих расходов на основании статьи 263 НК РФ.

Безвозмездная аренда авто

Еще один вариант использования транспорта в служебных целях – это его безвозмездная аренда. В такой ситуации за пользование автомобилем организация не платит собственнику машины, но компенсирует ему расходы на содержание ТС. Например, выплачивает деньги на бензин, ремонт, мойку и даже амортизацию.

Возникает вопрос: а нужно ли со среднерыночной стоимости аренды платить налог на прибыль? Дело в том, что по факту пользование транспортным средством сотрудника, будь то рядовой менеджер или генеральный директор, является внереализационным доходом. Ответ однозначен – да, нужно. В данном случае организация получает доход в виде безвозмездно полученного в пользование имущества, а значит, следуя правилам главы 25 Налогового кодекса, должна включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Яндекс Дзен!

Подписаться

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *