Аренда автотранспорта у физического лица

Аренда автомобиля у физлица. Учет и налогообложение

Вопросы:

1. Как учитываются расходы в виде арендной платы за автомобиль, арендуемый у физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, по договору аренды транспортного средства без экипажа?
2. Облагается ли данная выплата НДФЛ и страховыми взносами?

Исходные данные (ситуация):

Торговая организация арендует автомобиль для развоза товара по торговым точкам. Согласно договору сумма арендной платы равна 15 000 руб. в месяц и выплачивается наличными денежными средствами не позднее последнего числа истекшего месяца аренды. Для целей налогообложения прибыли применяется метод начисления.

Гражданско-правовые отношения

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).

Порядок, условия и сроки выплаты арендных платежей определяются договором аренды транспортного средства без экипажа, что следует из п. 1 ст. 614, ст. 625 ГК РФ.

В рассматриваемой ситуации арендная плата установлена в твердой сумме и уплачивается ежемесячно (что соответствует положениям пп. 1 п. 2 ст. 614 ГК РФ).

Бухгалтерский учет

Затраты организации на аренду автомобиля, который используется в основной деятельности организации, относятся к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). Указанные расходы признаются в сумме ежемесячной арендной платы, установленной договором аренды, в том месяце, за который уплачивается арендная плата (п. п. 6, 6.1, 16, 18 ПБУ 10/99).

Бухгалтерские записи по отражению рассматриваемых операций производятся с учетом изложенного выше и правил, установленных Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н, и приведены ниже в таблице проводок *.

Страховые взносы

Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу (арендодателю) за передачу в пользование транспортного средства по гражданско-правовому договору (в том числе договору аренды транспортного средства без экипажа), не является объектом обложения страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с гл. 34 «Страховые взносы» Налогового кодекса РФ (на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование) (п. 4 ст. 420 НК РФ).

Арендная плата по договору аренды транспортного средства без экипажа не отнесена к объекту обложения страховыми взносами, предусмотренному п. 1 ст.

Аренда авто у сотрудника предприятия, налогообложение: особенности и требования

20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Соответственно, на сумму арендной платы по договору аренды транспортного средства без экипажа страховые взносы не начисляются.

Налог на доходы физических лиц (НДФЛ)

Доходы, полученные физическим лицом от сдачи имущества в аренду, являются объектом налогообложения по НДФЛ и формируют налоговую базу по НДФЛ (пп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209, п. 1 ст. 210 НК РФ).

Организация, выплачивающая физическому лицу доход в виде арендной платы, признается налоговым агентом по НДФЛ и обязана исчислить, удержать у физического лица и перечислить в бюджет соответствующую сумму НДФЛ (п. п. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Дополнительно по данному вопросу см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Исчисление суммы НДФЛ производится по ставке, предусмотренной п. 1 ст. 224 НК РФ (13%), на дату фактического получения дохода, определяемую в данном случае в соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ как день выплаты дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Начисленная сумма НДФЛ удерживается налоговым агентом непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Сумма исчисленного и удержанного НДФЛ перечисляется в бюджет не позднее дня, следующего за днем выплаты арендодателю дохода (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Налог на прибыль организаций

Арендная плата, выплачиваемая физическому лицу по договору аренды, включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По общему правилу расходы признаются при соблюдении требований п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. если они обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. В данной консультации исходим из предположения, что данные требования выполняются. О порядке документального подтверждения расходов в виде арендной платы применительно к п. 1 ст. 252 НК РФ см. в Письме Минфина России от 15.06.2015 N 03-07-11/34410, а также в Энциклопедии спорных ситуаций по налогу на прибыль.

Расходы в виде арендных платежей признаются на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма	Первичный документ
Ежемесячно в течение срока действия договора аренды
Отражены расходы в виде арендной платы за текущий месяц	44	76	15000	Договор аренды транспортного средства без экипажа, Бухгалтерская справка
Удержан НДФЛ с суммы арендной платы (15 000 x 13%) **	76	68	1 950	Регистр налогового учета (Налоговая карточка)
Выплачена арендодателю арендная плата (за вычетом удержанного НДФЛ) (15 000 — 1 950) ***	76	50	13 050	Расходный кассовый ордер
Перечислен в бюджет удержанный НДФЛ	68	51	1 950	Выписка банка по расчетному счету

* В данной консультации не рассматриваются операции по получению и возврату арендуемого транспортного средства и соответствующие записи в таблице проводок не приводятся.

** В данной консультации удерживаемая сумма НДФЛ рассчитана без учета возможных налоговых вычетов, предусмотренных ст. ст. 218 — 221 НК РФ.

*** Порядок ведения кассовых операций в данной консультации не рассматривается.

Аренда имущества у физического лица: налогообложение платежей

При сдаче имущества во временное пользование организация и физическое лицо заключают договор аренды, который является договором гражданско-правового характера. Подпунктом 1 п.1 ст.161 ГК РФ установлено, что такой договор аренды в обязательном порядке должен быть заключен в письменной форме. Связано это с тем, что одной из сторон договора, точнее — арендатором, является юридическое лицо. В качестве же арендодателя выступает физическое лицо, которое может быть как зарегистрировано, так не зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя (ст.18, п.1 ст.23 ГК РФ).

В договоре аренды помимо прав и обязанностей сторон указываются наименование объекта, срок аренды, сумма арендной платы, а также способы и сроки ее уплаты.

Согласно ГК РФ объектами аренды имущества у физического лица могут выступать здания, сооружения, транспортные средства. Причем в отношении последних ГК РФ предусмотрено два вида договоров:

аренда транспортного средства с предоставлением услуг по управлению и технической эксплуатации (договор аренды транспортного средства с экипажем);

аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации (договор аренды транспортного средства без экипажа).

Сразу же следует отметить, что при аренде имущества организация-арендатор не принимает на баланс объект, а лишь учитывает его на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства». При этом суммы арендной платы она относит на свои расходы в соответствии с ПБУ 10/99 «Расходы организации».

Пример 1. ООО «Вариант» заключило договор аренды автомобиля с Ивановым С.В. Стоимость арендованного имущества 60 000 руб. Сумма арендных платежей за месяц составляет 7000 руб.

В соответствии с этим бухгалтер ООО «Вариант» должен произвести следующие записи:

Дебет 001 — 60 000 руб. — принят в аренду автомобиль,

Дебет 20, Кредит 76 — 7000 руб. — начислена арендная плата за текущий месяц.

Организация помимо арендатора может одновременно выступать и в качестве работодателя по отношению к физическому лицу. Тогда отражение начислений арендных платежей будет выглядеть несколько иначе.

Пример 2. ООО «Форест» арендует автомобиль у Галкина В.А., который одновременно является сотрудником данной организации и состоит в штате в должности водителя. Сумма арендной платы составляет 6000 руб.

Тогда начисление арендных платежей в бухгалтерском учете будет отражено следующим образом:

Дебет 20, Кредит 73 — 6000 руб.

Аренда транспортного средства с экипажем или без экипажа, налогообложение в 2018 году

— начислены арендные платежи за месяц.

Выплата арендной платы может осуществляться по безналичному расчету посредством перечисления денежных средств на лицевой счет физического лица. Если физическое лицо является работником организации, то возможна оплата аренды за наличный расчет.

Пример 3. По договору ООО «Форест» ежемесячно перечисляет арендные платежи за аренду автомобиля Сидорову И.В. в сумме 5000 руб. Срок оплаты — до 25 числа текущего месяца. ООО «Форест» осуществило платеж 22 декабря 2003 г., перечислив его на лицевой счет Сидорову И.В.

Это будет отражено следующим образом:

Дебет 76, Кредит 51 — 5000 руб. — перечислен арендный платеж за декабрь 2003 г. на лицевой счет Сидорова И.В.

Если бы Сидоров И.В. был сотрудником данной организации и арендная плата производилась бы ему за наличный расчет, то в бухгалтерском учете это было бы отражено следующим образом:

Дебет 73, Кредит 50 — 5000 руб. — оплачена аренда Сидорову И.В. через кассу организации.

Независимо от того, является ли физическое лицо работником организации-арендатора, средства от сдачи в аренду имущества признаются доходом, полученным от источника в Российской Федерации, и, следовательно, облагаются НДФЛ (ст.209, пп.4 п.1 ст.208 НК РФ). Согласно ст.224 НК РФ исчисление налога производится по ставке 13%. Однако сам порядок исчисления и уплаты НДФЛ определяется прежде всего тем, является ли физическое лицо индивидуальным предпринимателем или нет.

Если арендодателем является индивидуальный предприниматель, то согласно пп.1 п.1 ст.227 НК РФ он должен самостоятельно исчислить и уплатить НДФЛ с арендных платежей. Во избежание повторного начисления налога организацией предпринимателю следует представить арендатору документ, подтверждающий регистрацию физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и постановку на учет в налоговом органе. Исчисленная и подлежащая уплате в бюджет общая сумма налога отражается в налоговой декларации, которая должна быть представлена индивидуальным предпринимателем в налоговый орган по месту учета не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Если арендодатель не выступает в качестве предпринимателя без образования юридического лица, то исчисление и уплата налога производятся организацией-арендатором. В этом случае физическое лицо признается плательщиком НДФЛ (ст.207 НК РФ), а организация выступает в качестве налогового агента (пп.2 п.1 ст.226 НК РФ).

Тот факт, что исчисление и удержание НДФЛ производятся организацией самостоятельно непосредственно из арендной платы, может стать результатом несоответствия арендных платежей, фактически уплачиваемых арендодателю и предусмотренных договором аренды. Чтобы подобного расхождения не возникало, в договоре должно быть указано, что оплата аренды осуществляется за вычетом НДФЛ, удерживаемого организацией.

Следует также отметить, что в соответствии с п.5 ст.226 НК РФ организация удерживает начисленную сумму налога при фактической выплате арендного платежа. Кроме того, организация также обязана перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода. Если же организация осуществляет арендный платеж по безналичному расчету, то оплата налога производится не позднее дня перечисления дохода со счета организации на лицевой счет физического лица.

Пример 4. ООО «Престиж» заключило договор аренды квартиры с Рыжовым К.Н. Сумма арендного платежа составляет 20 000 руб. в месяц. Оплата платежа осуществляется до 20 числа текущего месяца на лицевой счет Рыжова К.Н.

ООО «Престиж» произвело арендный платеж 19 декабря 2003 г. Одновременно с этим ООО «Престиж» начислило, удержало и оплатило НДФЛ с арендного платежа.

Поэтому 19 декабря 2003 г. в бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 20, Кредит 76 — 20 000 руб. — начислен арендный платеж за декабрь 2003 г.,

Дебет 76, Кредит 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц» — 2600 руб. — начислен налог на доходы физических лиц (20 000 руб. х 13%),

Дебет 76, Кредит 51 — 17 400 руб. — перечислен арендный платеж на лицевой счет Рыжова К.Н. (20 000 руб. — 2600 руб.),

Дебет 68, субсчет «Налог на доходы физических лиц», Кредит 51 — 2600 руб. — перечислен налог на доходы физических лиц, исчисленный с арендного платежа.

По окончании календарного года организация обязана представить в налоговую инспекцию справку о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ, где должна указать (помимо индивидуальных сведений) суммы начисленных доходов физическому лицу, а также размер налога, исчисленный и уплаченный организацией.

В случае аренды имущества у физического лица у организации имеется возможность принять расходы по выплате арендной платы физическому лицу в целях налогообложения прибыли. Согласно пп.10 п.1 ст.264 НК РФ арендные платежи включены в перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, и они не приведены в списке расходов, не учитываемых в целях налогообложения по ст.270 НК РФ. Таким образом, организация имеет право принять арендные платежи при уменьшении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Однако нужно учесть, что арендные платежи должны быть документально подтверждены и обоснованы (п.1 ст.252 НК РФ). Под обоснованными расходами понимают экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. К документально же подтвержденным расходам относят затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. В данном случае к ним можно отнести договор аренды, акт приемки-передачи имущества и иные документы, подтверждающие аренду.

Кроме того, организация-арендатор сама несет расходы по содержанию и эксплуатации имущества, если иное не предусмотрено законом или договором аренды (ст.616 ГК РФ). К таким расходам, в частности, могут быть отнесены коммунальные услуги и услуги связи при аренде помещений, затраты на приобретение ГСМ и других расходуемых материалов по договору аренды транспортного средства. Указанные затраты организации могут быть также отнесены к прочим расходам в целях налогообложения прибыли при условии их документального подтверждения и экономической обоснованности.

Так, подтверждением расходов на содержание транспортного средства организацией могут являться:

путевые листы с маршрутом следования;

приказы, устанавливающие режим работы автомобиля;

чеки от АЗС на приобретение ГСМ.

Что касается ЕСН, то объектом обложения ЕСН признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам (п.1 ст.236 НК РФ). Однако не относятся к объекту налогообложения выплаты, произведенные в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права), а также договоров, связанных с передачей в пользование имущества (имущественных прав).

Принимая во внимание, что согласно ст.606 ГК РФ по договору аренды арендодатель передает имущество за плату во временное пользование и/или владение и объектом договора не является выполнение работ или оказание услуг, арендные платежи по договору аренды не облагаются ЕСН.

В соответствии со ст.632 ГК РФ по такому договору аренды арендодатель не только передает за плату во временное пользование транспортное средство, но и оказывает услуги по управлению этим средством и его технической эксплуатации, которые фактически являются вознаграждением по договору гражданско-правового характера, а следовательно, облагаются ЕСН.

В этом случае необходимо учитывать, что:

если договор аренды транспортного средства к экипажем заключен с арендодателем — индивидуальным предпринимателем, то у организации не возникает обязанностей по исчислению и уплате ЕСН, так как предприниматель является самостоятельным плательщиком ЕСН;

если физическое лицо не выступает в качестве индивидуального предпринимателя, то организация должна сама рассчитать и удержать налог с сумм вознаграждения за оказанные услуги.

По договору оплата таких услуг может включаться в арендные платежи либо возмещаться сверх них. В зависимости от этого организация имеет право относить такие расходы к прочим расходам организации, если услуги по управлению и технической эксплуатации включены в арендную плату, либо включать затраты по управлению и технической эксплуатации в состав расходов на оплату труда, если вознаграждение возмещается сверх платы за аренду транспортного средства.

Во время эксплуатации арендуемого имущества возможно проведение текущего и капитального ремонта. Здесь важны вопросы:

возможно ли включать затраты по ремонту арендуемого имущества в расходы, учитываемые в целях налогообложения прибыли организации;

являются ли такие затраты доходами физического лица — арендодателя и облагаются ли они НДФЛ.

Согласно ст.616 ГК РФ обязанности по осуществлению капитального ремонта возлагаются на арендодателя, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или договором аренды. Организация же обязана производить за свой счет текущий ремонт (если иное не предусмотрено законом или договором аренды), поддерживая тем самым имущество в исправном состоянии. Поэтому расходы, связанные с проведением такого ремонта, не являются доходом физического лица и, следовательно, не облагаются НДФЛ. Однако текущей ремонт может быть направлен и на улучшение, модернизацию арендуемого объекта, что приводит к улучшению ранее существовавших показателей функционирования.

Такие улучшения независимо от того, отделимы они от объекта или нет, признаются собственностью арендодателя, а значит, облагаются НДФЛ.

Расходы на ремонт независимо от того, направлен ли он на поддержание имущества в исправном состоянии или на улучшение объекта, могут быть отнесены организацией-арендатором на прочие расходы, связанные с производством и реализацией (пп.2 п.1 ст.253 НК РФ).

М.Шубенко

Эксперт

ООО «ПроАудит»

Все про учет арендованных авто: от налогов до первички и проводок