Аудит подотчетных лиц

Аудит подотчетных лиц

Цель аудита расчетов подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность.

В связи с тем, что аудит расчетов с подотчетными лицами связан с проверкой порядка ведения кассовых операций, удобнее проводить их параллельно.

Контроль расчетов с подотчетными лицами бухгалтером осуществляется на основании приказов по учетной политике организации, о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о направлении работников организации в командировки, а также журнала регистрации авансовых отчетов.

При проведении аудита необходимо сопоставить сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно следует сверить соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе аудита рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).

Затем сравниваются данные аналитического учета по каждому подотчетному лицу с представленными авансовыми отчетами за конкретный период.

Проведение всех перечисленных действий поможет аудитору удостовериться в правильности оформления каждого авансового отчета и в правильном распределении сумм по авансовым отчетам между соответствующими источниками финансирования (себестоимостью продукции или прибылью организации).

Одно из направлений получения аудиторских доказательств – инвентаризация расчетов с подотчетными лицами с целью выяснения соответствия выдачи наличных денег под отчет требованиям п. 11 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного решением совета директоров Центрального банка РФ 22.09.1993 № 40.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (дата выдачи, целевое назначение).

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами должна проводиться чаще, чем инвентаризация расчетов с прочими дебиторами и кредиторами. Это объясняется тем, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который были выданы денежные средства (или со дня возвращения из командировки), предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

Добавить в «Нужное»

Обновление: 26 июля 2017 г.

Под подотчетными суммами понимают денежные авансы, которые получает сотрудник компании из кассы или с расчетного счета с целью приобретения услуг или товаров, относимых на операционные расходы, которые не могут быть оплачены безналичным способом, а также расходы на командировки и представительские расходы. Аудит расчетов с подотчетными лицами проводится с целью подтверждения корректности отражения в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.

Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами

Аудит расчетов с подотчетными лицами представляет собой перечень процедур, которые необходимо провести аудитору, чтобы убедиться в корректности отражения фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете и отчетности предприятия.

Для проведения аудита расчетов с подотчетными лицами сопоставляется сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с суммами в главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетом счетов затрат, материалов и прибыли.

После того, как установлено соответствие сумм на вышеперечисленных счетах, проводится проверка сумм в авансовых отчетах и документах, подтверждающих расходы.

Среди процедур, выполняемых аудитором при проверке расчетов с подотчетными лицами, можно выделить следующие:

  • проверка соответствия перечня лиц, получавших денежные средства под расчет, с перечнем лиц, имеющих на это право, утвержденным руководством предприятия;
  • проверка соблюдения запрета на выдачу авансов под расчет сотрудникам, которые не отчитались за предыдущие полученные таким способом суммы;
  • проверка соответствия расходов заявленным в авансовых отчетах целям;
  • проверка наличия подтверждающих документов (товарных чеков, актов приема-передачи услуг гостиниц, проездные билеты и т.д.) по командировочным расходам;
  • проверка соответствующим образом оформленных приказов предприятия о направлении сотрудников в командировку;
  • проверка соответствия сумм суточных расходов и прочих расходов по командировкам суммам, утвержденным на предприятии;
  • проверка начисления НДФЛ, который не следует начислять на суточные сверх норм, если данные суммы включены в коллективный договор;
  • проверка начисления НДС к возмещению из бюджета – налог с суммы расходов сверх норм не возмещается и покрывается за счет чистой прибыли;
  • проверка наличия счетов-фактур для возмещения НДС по материальным ценностям, приобретенным подотчётными лицами;
  • проверка отнесения корректных сумм представительских расходов на себестоимость продукции – речь идет о транспортировке официальных гостей, питании во время деловых встреч и оплате труда внешних переводчиков в сумме, не превышающей 4% от общего фонда оплаты труда предприятия;
  • контроль остатков на конец периода по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и движения по данному счету в журнале-ордере N 7 на соответствие авансовым отчетам.

При аудите расчетов с подотчетными лицами чаще всего используется метод сплошной проверки, т. е. каждый авансовый отчет подвергается анализу. Это делает данный участок проверки трудозатратным. После проведения данных процедур аудитор может удостовериться, что авансовые отчеты и сопроводительные документы оформлены правильно и информация в них соответствует действительности и что затраты отнесены корректно на себестоимость или на расходы за счет чистой прибыли.

Типовые ошибки участка расчетов с подотчетными лицами

Типовыми ошибками, совершаемыми при ведении расчетов с подотчетными лицами, не учитывая намеренного хищения и оформления несуществующих командировок для выдачи средств из кассы, являются некорректное оформление НДС, а также выдача подотчетных сумм сотрудникам, которые не входят в перечень лиц, уполномоченных получать данные суммы в соответствии с внутренними документами компании.

2

СОДЕРЖАНИЕ

1. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

3

1.1. Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами, источники информации для проверки

3

1.2. Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

7

1.3. Типичные нарушения в учете расчетов с подотчетными лицами

8

2. ПЛАН И ПРОГРАММА АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

10

2.1. Расчет уровня существенности

10

2.2. План аудита

11

2.3. Программа аудита

12

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

14

1. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Цель и задачи аудита расчетов с подотчетными лицами, источники информации для проверки

В соответствии со ст. 1 Федерального закона Российской Федерации «Об аудиторской деятельности» аудиторская деятельность, аудит – это предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организации и индивидуальных предпринимателей.

Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одной из главных основ производственной деятельности современного предприятия.

Актуальность данной темы заключается в необходимости изучения аудита расчетов с подотчетными лицами, с целью выяснения типичных ошибок при учете таких расчетов. Изучение выбранной темы также дает возможность оценить способы избежание ошибок, допускаемых при учете расчетов с подотчетными лицами.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам предприятия из кассы на мелкие административно-хозяйственные и операционные расходы, которые не могут быть произведены безналичными расчетами, а также на расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами имеют место практически на каждом предприятии и весьма разнообразны:

· приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров;

· оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;

· расходы на командировки по территории РФ и за границу;

· представительские расходы.

Цель аудита расчетов с подотчетными лицами – установление правильности и достоверности данных операций и определение их влияния на финансовую (бухгалтерскую) отчетность, установление соответствия применяемой в организации методики учета и налогообложения по этим операциям нормативным документам, действующим в Российской Федерации.

Достижение поставленной цели обуславливает решение следующих задач:

— рассмотреть порядок учета, состав первичных и учетных регистров расчетов с подотчетными лицами в соответствие с действующими правилами бухгалтерского учета и нормативными документами;

— подтверждение своевременности погашения и правильности отражения на счетах бухгалтерского учета расчетов по подотчетным суммам;

— проверка порядка проведения инвентаризации расчетов;

— на основании полученных знаний провести аудиторскую проверку расчетов с подотчетными лицами и сделать выводы по ведению учета и осуществлению контроля над расчетами с подотчетными лицами.

Раскрытие информации в рамках поставленных задач опирается на соответствующие источники, с помощью которых аудитор может получить ответ о предмете проверки.

На ознакомительном этапе аудитором изучаются документы, раскрывающие информацию об операциях с подотчетными лицами. К таковым относятся учетная политика организации, где указываются сроки предоставления отчета об использовании подотчетных денежных средств. Кроме того, аудитор на этом этапе знакомится с приказами и служебными заданиями, выписанными на сотрудников аудируемого лица, направляющихся в командировки, а также другими документами, в том числе подтверждающими израсходованные для этих целей суммы денежных средств.

Основной этап проверки заключается в проведении соответствующих аудиторских процедур по операциям, совершенным на основании первичных учетных документов, подтверждающих использование денежных средств, выданных под отчет сотрудникам организации. Расчеты с подотчетными лицами возникают по суммам денежных средств, выданных работникам предприятия на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, оплату поставщикам за продукцию (работы и услуги) и др. Их учет осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

При проверке операций по сету необходимо проконтролировать следующие вопросы:

  • Наличие приказа руководителя организации, устанавливающего сроки выдачи денежных средств подотчет;

  • Существование внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами;

  • Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами допускаются на сумму до 60 тыс. руб. в течение одного дня по каждой сделке;

  • Утверждение авансовых отчетов руководителем и наличие подписи главного бухгалтера;

  • Ведение регистров учета по расчетам с подотчетными лицами;

  • Своевременность отражения операций по расчетам с подотчетными лицами;

  • Тождественность записей в учетных регистрах и авансовых отчетов.

Проверка правильности ведения учета расчетов с подотчетными лицами производится сплошным образом, так как в расчетах данного вида задействована денежная наличность. Источниками информации для аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами могут быть как внешними, к ним относят сообщения третьих лиц о проведении расчетов с аудируемым предприятием, информация о курсах иностранных валют, установленных Центральным банком Российской Федерации, так и внутренние. К внутренним источникам относится:

· перечень подотчетных лиц, утвержденный приказом руководителя предприятия на текущий год;

· заявления на имя руководителя организации от подотчетных лиц о выдаче необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя о разрешении выдачи подотчетным лицам необходимых сумм под отчет;

· приказы руководителя предприятия о направлении работников в командировки;

· командировочные удостоверения работников предприятия;

· расходные кассовые ордера (по выданным подотчетным суммам);

· авансовые отчеты и приложенные к ним оправдательные документы (билеты, проездные документы, товарные чеки, счета за гостиницу, кассовые чеки, бланки строгой отчетности и др.);

· отчеты о командировках, предоставляемые работниками по возвращении из командировок;

· акты на списание в производство материалов, купленных за счет подотчетных сумм;

· журнал-ордер №7 или другие аналитические регистры, если же на предприятии автоматизированный учет, то используются аналитические карточки счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;

· Главная книга организации, счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», обороты, сальдо;

· Бухгалтерская отчетность: бухгалтерский баланс организации, строки 240, 625; отчет о движении денежных средств строка «Средства, направленные на оплату приобретенных товаров, работ, услуг, сырья и иных оборотных активов» и т.д.

В результате выявляются факты оплаты командировочных расходов установленных норм. Суммы превышения установленных норм подлежат включению в совокупный доход работника и обложению подоходным налогом. Эти суммы не уменьшают налогооблагаемую прибыль предприятия, а уплачиваемый по ним НДС относится за счет чистой прибыли или фондов.

Особое внимание должно быть обращено на такие операции, как расчеты с водителями за приобретение ими горюче-смазочных материалов, запасных частей и пр. Списание израсходованных на эти цели сумм без оправдательных документов на себестоимость не допускается. В этом случае необходимо наличие внутреннего приказа и первичные бухгалтерские документы, подтверждающие приобретение ГСМ и запчастей для транспорта, используемого в целях производственной необходимости.

Обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов должна подтверждаться наличием оправдательных документов: приказа о назначении лица, ответственного за проведение мероприятия, программы встречи с представителями другого предприятия; сметы расходов, утвержденной руководителем; акта с приложенными документами, подтверждающими расходы; списка участников встречи. В том случае, если представительские мероприятия для организации являются систематическими, то форму подобных документов рекомендуется утвердить в учетной политике.

Выявляя факты нарушений, аудитор регистрирует их в рабочих документах и определяет сумму заниженной для налогообложения прибыли, а также дополнительных платежей в Пенсионный фонд и подоходного налога.

При проверке правильности корреспонденции счетов по данному объекту учета важно исследовать также сторнированные и другие исправительные записи, за которыми могут скрываться отдельные ошибки. Для этого кредитовые обороты по счету 71 «расчеты с подотчетными лицами» сверяют с суммами дебетовых оборотов по счетам учета материальных ценностей (10), затрат (20,25, 26 и др.), денежных средств (50), расчетов (60,76 и др.). Дебетовые обороты по счету 71 сверяются с суммами по кредиту счета 50 «Касса».

Все суммы, выданные подотчетному лицу сверх норм, относятся на уменьшение чистой прибыли предприятия, остающейся после налогообложения.

В том случае, если при проверке подотчетных сумм выявлен перерасход, то необходимо убедиться в целесообразности перерасхода, его необходимости для производственных нужд предприятия. В этом случае необходимо проконтролировать наличие дополнительных внутренних приказов или распоряжений, обосновывающих целесообразность и необходимость перерасходов.

1.2. Законодательное и нормативное регулирование аудита расчетов с подотчетными лицами

При аудите учета расчетов с подотчетными лицами аудитору необходимо руководствоваться следующими документами:

Закон РФ «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21 ноября 1996 г. (ред. От 03.11.2006)

После проведения оценки системы внутреннего контроля, по данным вопросника, на его основании принимаем решение о планировании аудита и составление программы аудиторской проверки, согласно правилу (стандарту) № 3 «Планирование аудита».

В соответствии с причинами, изложенными в правиле (станадрте) «Особенности аудита малых предприятий» в ходе аудита рекомендуется исходить из оценки надежности средств внутреннего контроля как «низкой», так как нет явных доказательств противоположного. При этом следует руководствоваться требованиями правила (стандарта) аудиторской деятельности «Существенность и аудиторский риск». Аудитор в качестве основного способа сбора аудиторских доказательств использовать аудиторские процедуры по существу.

Согласно правилу (стандарту) № 4 «Существенность в аудите» необходимо определить уровень существенности.

Расчет уровня существенности можно произвести на основе данных бухгалтерского баланса ООО «РИКС» (Приложение А)

Таблица 1 — Данные для расчета уровня существенности

Наименование базового показателя

Значение базового показателя бухгалтерской отчетности, тыс. руб.

Доля, %

Значение для нахождения уровня существенности, тыс.руб.

1 Нематериальные активы

0,1

0,011

2 Основные средства

12,8

176,64

3 Сырье

0,9

0,837

4 Готовая продукция

64,1

4416,49

5 Денежные средства

22,1

524,212

Валюта баланса

Поскольку значение 4416,49 тыс. р. является наибольшим значением аудитор принимает решение отбросить его при расчетах, а наименьшее оставить (0,011 тыс. р.).

Расчет уровня существенности показателей составляет: средние арифметические показатели уровня существенности:

(0,011 + 176,64 + 0,837 + +524,212) / 4=175,425 тыс. р.;

Полученную величину допустимо округлить до 176 тыс. р. и использовать как количественный показатель в качестве значения существенности.

Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами можно использовать вопросник.

Таблица 2 — Вопросник для проведения контроля расчетов с подотчетными лицами

Направления и вопросы тестирования

Нет ответа

Да

Нет

Имеется ли приказ руководителя об определении круга подотчетных лиц, сроков отчетности и подотчетных сумм?

Х

Своевременно ли сдаются авансовые отчеты в бухгалтерию организации?

Х

Производится ли выдача наличных денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным суммам?

Х

Используются ли унифицированные формы первичных документов?

Х

Проверяются ли авансовые отчеты по формальным признакам и по существу отраженных операций, осуществляется ли арифметическая проверка авансовых отчетов и прилагаемых к ним документов?

Х

Применяются ли компьютерные программы для расчетов с подотчетными лицами?

Х

Осуществляется ли контроль лимита расчетов наличными между юридическими лицами?

Х

Правильно ли отражаются на счетах бухгалтерского учета операции с подотчетными лицами?

Х

Сверяются ли записи аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а также записи в Главной книге?

Х

В данном случае представленный вопросник позволяет сделать вывод, что порядок расчетов с подотчетными лицами удовлетворителен.

Используем формулу факторной модели аудиторского риска, для определения приемлемого аудиторского риска (ПАР).

Формула факторной модели:

ВР х РК х РН = ПАР,

где ПАР — приемлемый аудиторский риск. Выражает меру готовности аудитора признать тот факт, что финансовая отчетность может содержать существенные ошибки после того, как уже завершен аудит и дано положительное аудиторское заключение;

ВР — внутрихозяйственный риск. Выражает вероятность существования ошибки, превышающей допустимую величину, до проверки системы внутрихозяйственного контроля;

РК — риск контроля. Выражает вероятность того, что существующая ошибка, превышающая допустимую величину, не будет ни предотвращена, ни обнаружена в системе внутрихозяйственного контроля;

РН — риск необнаружения. Выражает вероятность того, что применяемые аудиторские процедуры и подлежащие сбору доказательства не позволят обнаружить ошибки, превышающие допустимую величину.

Применяя данную модель аудиторского риска при планировании проверки, можно воспользоваться следующим способом:

Полагаем что что: внутрихозяйственный риск (ВР) — 60%,

риск контроля (РК) — 50%, риск не обнаружения (РН) — 10%

ПАР = 0,6 х 0,5 х 0,1 = 0,03 или 3%.

Так как аудиторский риск не высок, то аудитор может считать план приемлемым.

Объем аудита проводимого на организации определяется произведением количества рабочих дней аудитора, продолжительности рабочего дня, количества аудиторов: Объем аудита = 7 дней х 8 часов х 1 аудитор = 56 часов.

План и программа аудита расчетов с подотчетными лицами в приложении Б, В.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *