Аванс на командировку

Аванс на командировку

Деньги на командировку

Действующий с 1 января 2012 г. новый порядок ведения кассовых операций внес изменения в порядок выдачи денег на командировочные расходы.

Сотруднику, направленному в командировку, согласно ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса его работодатель должен выдать:

  • денежные средства на проезд;
  • на наем жилого помещения;
  • суточные.

Если командированному поручено произвести иные расходы, деньги на эти цели также следует выдать.

Как определить сумму командировочного аванса

Нормативы расходов на служебные командировки необходимо установить коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Сумму аванса организация определяет самостоятельно исходя из срока командировки, норм суточных расходов, норм расходов на наем жилого помещения, стоимости проезда к месту командировки и обратно. Она может быть увеличена, если работнику поручено осуществить дополнительные расходы.

Порядок выдачи аванса на командировку

Порядок выдачи наличных денег из кассы, в том числе под отчет, установлен в п. п. 4.2 и 4.3 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П (далее — Положение).

Напомним, что выдавать деньги под отчет на командировочные расходы можно только при условии, что подотчетное лицо полностью погасило задолженность по предыдущим подотчетным авансам (п. 4.4 Положения).

Примечание. Какие средства можно использовать на выдачу командировочного аванса

Аванс бухгалтер может выдать из денежных средств (п. 2 Указаний Банка России от 20.06.2007 N 1843-У):

  • полученных с расчетного счета организации;
  • поступивших в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг).

Нельзя выдавать аванс из средств, принятых от граждан в качестве платежей в пользу других лиц (например, оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи).

Основания для выдачи наличных на командировку

Командированному работнику наличные из кассы выдаются на основании следующих документов:

  • приказа руководителя по форме N Т-9 (Т-9а). Приказ оформляется на основании служебного задания (форма N Т-10а), составленного начальником того отдела, где работает командируемый работник, или самим директором;
  • заявления работника с визой руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдается аванс (п. 4.4 Положения).

Каким документом оформляется выдача командировочных из кассы

Наличные денежные средства под отчет выдаются работнику по расходному кассовому ордеру 0310002 (РКО) <1>, утвержденному Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Этот документ оформляется в одном экземпляре.

<1> В Положении номера унифицированных форм некоторых кассовых документов заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (п. 1.7 Положения).

Порядок действий при выдаче денег по расходному кассовому ордеру установлен п. п. 4.2 и 4.3 Положения. Кассир должен выдавать наличные деньги получателю, указанному в РКО.

В «расходнике» сотрудник должен указать сумму полученных командировочных (рублей — прописью, копеек — цифрами), а затем подписать его.

Деньги на командировку

Причем при получении наличных денег работник должен пересчитать их поштучно под наблюдением кассира. В противном случае никакие претензии по сумме наличных денег работник предъявить не сможет.

После выдачи наличных денег по РКО кассир должен подписать его. Также на нем должны стоять подписи руководителя организации и главного бухгалтера (бухгалтера) (п. 2.2 Положения).

Документы, удостоверяющие личность

Кассир может выдать командировочные или лично командированному, или его доверенному лицу.

В первом случае командированный должен предъявить документ, удостоверяющий личность, например паспорт.

Во втором случае доверенное лицо предъявляет доверенность и документ, удостоверяющий личность.

Если получатель денег имеет многоразовую доверенность, при каждом получении денег с нее делаются заверенные копии и прикладываются к расходным документам. Оригинал доверенности хранится у кассира.

Как отчитаться по командировочному авансу

Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет по форме N АО-1 (п. 4.4 Положения).

В авансовом отчете сотрудник должен отразить все произведенные в командировке расходы.

Перечень подтверждающих расходы документов (командировочное удостоверение, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и т.п.) и суммы затрат по ним сотрудник указывает на оборотной стороне авансового отчета (абз. 4 Указаний по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет (форма N АО-1)», утвержденных Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, далее — Указания).

Эти первичные документы нужно приложить к авансовому отчету. Как правило, «первичку» наклеивают на плотный лист картона, располагая бумаги в календарном порядке совершения операций таким образом, чтобы была видна сумма израсходованных денег и дата чека. Первичные документы нумеруют в соответствии с номерами записей в авансовом отчете.

Возврат остатка подотчетных сумм

Если сотрудник потратил не весь командировочный аванс, неизрасходованную часть он должен вернуть в кассу предприятия. Порядок приема наличных денег установлен в п. п. 3.1 и 3.2 Положения.

Деньги в кассу, выданные под отчет, кассир принимает по приходному кассовому ордеру 0310001 (ПКО) (п. 3.4 Положения). При оформлении ПКО кассир должен проверить наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Принимать неизрасходованную сумму командировочного аванса кассир должен поштучным пересчетом монет и купюр. А подотчетник должен видеть действия кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в ПКО, с суммой фактически принятых наличных денежных средств.

Суммы одинаковы

В этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к нему и проставляет на квитанции печать, подтверждающую проведение кассовой операции. Это могут быть штампы «Оплачено», «Принято», «Выдано» с текущей датой. Подотчетному лицу кассир выдает квитанцию к приходному кассовому ордеру.

После этого руководитель организации утверждает авансовый отчет, а бухгалтер принимает его к учету и списывает на его основании подотчетные денежные суммы. Причем дата утверждения авансового отчета руководителем организации является датой признания расходов на командировки не только в бухгалтерском, но и в налоговом учете (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Вносимая сумма меньше указанной в ПКО

В этом случае работника нужно попросить довнести недостающую сумму. Если он отказывается, кассир:

  • возвращает ему вносимую сумму наличных денег;
  • приходный кассовый ордер перечеркивает и передает главному бухгалтеру (бухгалтеру, руководителю) для оформления ПКО на фактически вносимую сумму наличных.

Как взыскать сумму неизрасходованного командировочного аванса

Если сотрудник не вернул в срок сумму неизрасходованного командировочного аванса, работодатель вправе удержать эти деньги из его зарплаты.

Если работник согласился погасить долг и написал соответствующее заявление, ежемесячно удерживать из его зарплаты можно не более 20% начисленной суммы (ч. 2 ст. 137 и ч. 1 ст. 138 ТК РФ). Удержание производится на основании приказа руководителя, который должен быть издан не позднее одного месяца с того дня, как закончился срок, установленный для возврата неизрасходованной суммы командировочного аванса (ч. 1 ст. 248 ТК РФ).

Если же сотрудник отказывается добровольно вернуть неистраченную сумму аванса, взыскать задолженность работодатель может только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ). Срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ). Для этого он должен подать иск о возмещении работником ущерба. Присужденные судом суммы взыскиваются с сотрудника на основании исполнительных листов.

Возмещение перерасхода

При проверке авансового отчета может выясниться, что работник, находясь в командировке, потратил больше, чем сумма выданного ему аванса. В этом случае организация должна возместить ему перерасход (если он обоснован).

Чтобы выяснить это, бухгалтер должен проверить (абз. 5 Указаний):

  • целевое расходование средств;
  • наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы;
  • правильность оформления документов и подсчета сумм.

Если какое-либо из условий не выполнено, авансовый отчет принят не будет и перерасход работнику не компенсируют.

Из каких средств и в какие сроки можно компенсировать перерасход

Суммы, которые командированный сотрудник израсходовал сверх полученных под отчет, ему нужно выдать из кассы на основании расходного кассового ордера 0310002. Номер и дату «расходника» следует указать в строке авансового отчета «Перерасход выдан по ордеру».

Срок погашения задолженности. С 1 января 2012 г. окончательный расчет по авансовому отчету производится в срок, установленный руководителем (п. 4.4 Положения). Очевидно, что этот срок должен быть разумным, ведь в противном случае работник может обратиться в суд с требованием к работодателю погасить долг и выплатить денежную компенсацию за задержку (ст. 395 ГК РФ).

Срок не соблюдается. Иногда из-за отсутствия в кассе свободных денежных средств работодатель не может вовремя возместить перерасход. Тогда стороны могут договориться об изменении порядка погашения задолженности, например организация может возмещать перерасход частями. Какие документы в этом случае потребуются, вы можете прочитать в электронном журнале «Зарплата», 2010, N 10 в статье «Деньги под отчет: погашение задолженности».

О.В.Негребецкая

Старший научный редактор

журнала «Зарплата»

Выдача денег из кассы на командировочные расходы отражается проводкой

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *