Авансовый отчет подотчетного лица

Авансовый отчет подотчетного лица

Содержание


Назначение аванса в авансовом отчете виды

Похожие главы из других работ:

1С Бухгалтерия

1. Понятие о программе «1С: Бухгалтерия 7.7.»

Программа «1С: Бухгалтерия 7.7.» — это универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности…

1С Бухгалтерия

2. Налоговый учет в программе «1С: Бухгалтерия 7.7.»

Автоматизация учета финансово-расчетных операций (УФРО) на предприятии

— учет расчетов с подотчетными лицами, прочие расчеты с персоналом;

— аналитический учет по соответствующим счетам денежных средств и расчетов. Основными задачами УФРО на предприятии являются: 1. Проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами…

Автоматизация учета финансово-расчетных операций (УФРО) на предприятии

1.2 Учет расчетов с подотчетными лицами. Прочие расчеты с персоналом

Подотчетными лицами считаются работники организации, которые получили денежные средства (авансы) на командировочные расходы и прочие нужды.

Авансовый отчёт: правила оформления

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов, сроки, на которые они могут быть выданы…

Аудит расчетов с подотчетными лицами

1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик…

Бухгалтерский учет и внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами на примере предприятия ОАО "Газпром"

1.3 Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ…

Внутренний бухгалтерский контроль. Расчеты с подотчетными лицами

2. Расчеты с подотчетными лицами

«Расчеты с подотчетными лицами» — счет бухгалтерского учета(372), предназначенный для отражения расчетов предприятия с отдельными наемными работниками, получающими наличные из кассы на определенные цели…

Методы контроля расчетов с подотчетными лицами

1.2 Расчеты с подотчетными лицами как объект контроля

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций часто возникает необходимость командировки сотрудника в другую местность или приобретения материальных ценностей, а также различных работ…

Основные возможности системы 1С: Бухгалтерия

1.9.1 Разнообразие отчетов в программе «1С: Бухгалтерия»

Количество и состав отчетов в программе «1С: Бухгалтерия» определяется конфигурацией и версией программы. Отчеты, которые используются в программе «1С: Бухгалтерия»…

Расчеты с подотчетными лицами

1.2 Обзор законодательства, регламентирующего расчеты с подотчетными лицами

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик…

Расчеты с подотчетными лицами

3. порядок учета расходов с подотчетными лицами НА ПРИМЕРЕ ООО «НПКЦ «ЭКСПЕРТ»

Расчеты с подотчетными лицами. Производственные запасы

1. Расчеты с подотчетными лицами

Подотчетные лица — работники предприятия, получившие денежные средства под отчет на предстоящие командировочные расходы, на оплату канцелярских и почтово-телеграфных расходов, на расходы…

Учет расчетов с дебиторами в бюджетном учреждении

3. Расчеты с подотчетными лицами в бюджетном учреждении: документация и основные бухгалтерские записи

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам учреждения из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы…

Учёт расчётов с подотчётными лицами на примере ОАО "Ростелеком"

2. Учет расчетов с подотчетными лицами на примере ОАО «Ростелеком»

Формирование бухгалтерской и налоговой отчетности за отчетный период

5. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета за март 2007 г и аналитического учета к счетам 60 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 62 « Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Таблица 21. Оборотная ведомость по счетам синтетического учета за март 2007 г. № п/п Счет Сальдо на 01.03. Оборот за месяц Сальдо на 01.04. Наименование № Д К Д К Д К 1 Основные средства 01 846000 — 10000 — 856000 — 2 Амортиз…

Инструкция по заполнению авансового отчета

Бухгалтерские проводки по передаче денег работникам (выдано под отчет) в учете осуществляется в рамках кассовой дисциплины:

  • для расчетов используется 71 счет;
  • выдача под отчет по умолчанию происходит из кассы по счету 50;
  • все первичные документы в оригиналах прилагаются к авансовому отчету;
  • список статей расходов регламентируется внутренней документацией.

На предприятиях периодически возникают ситуации, когда нет времени или возможности ожидать оплаты счетов. При такой нужде используется комплекс проводок «выдано под отчет».

Когда нужны расходы под отчет?

Как правило, это небольшие, но срочные расходы:

  • командировки;
  • аварийные ситуации, требующие мелкого ремонта;
  • замена запчастей, внезапно вышедших из строя;
  • хозяйственные и канцелярские нужды;
  • услуги нотариуса;
  • покупка бензина на АЗС.

Список расходных статей в любом случае должен быть утвержден. Помимо расходов, на которые можно тратить денежные средства, предприятию надо определиться с рядом обстоятельств:

  1. Назначить подотчетных лиц.
  2. Указать срок отчетности.
  3. Установить лимит суммы, которая единовременно может находиться у одного лица.

Установление правил

Установление лимитов и сроков не является обязательным обстоятельством, так как законодатель нигде этого не оговаривает. Тем не менее, многие компании оговаривают все условия, и их надо соблюдать.

В любом случае должны действовать правила работы с наличностью, утвержденные Центральным банком РФ, то есть расчеты с юридическими лицами не могут превышать 100 000 рублей.

Для назначения подотчетных лиц нужно издать специальный приказ, с которым каждый поименованный сотрудник должен ознакомиться и поставить свою подпись.

Зачастую предприятия разрабатывают также собственный формат заявления о выдаче под отчет. Заявление должно содержать следующие реквизиты:

  • должность и расшифровка подотчетного лица;
  • место для согласования руководством;
  • цель выдачи и сумма;
  • дата и подпись.

Деньги под отчет выдаются только после согласования такого заявления руководством, которое признает обоснованность расходов. Для расчетов используется 71 счет «Расчеты с подотчетными лицами». При этом бухгалтер оперирует проводками по выдаче под отчет в зависимости от выбранного способа:

Примечание от автора! Отличие собственной карты от корпоративной заключается в том, что последняя привязана к банковскому счету юридического лица. Поэтому все движения по ней отражаются в выписках банка.

В учетной политике организации надо прописать возможность наличных и безналичных расчетов, если в этом есть необходимость. В противном случае по умолчанию выдача под отчет применяется только для наличных денежных средств.

Первичные документы и проводки при выдаче под отчет

Получив финансы на руки, подотчетное лицо должно использовать их по назначению согласно цели, указанной в заявлении. Не допускается тратить деньги предприятия на собственные нужды. Чтобы проконтролировать целевое расходование, компания обязывает подотчетных лиц представить подтверждающие первичные документы в оригиналах:

  • товарные и кассовые чеки;
  • платежные поручения;
  • накладные и счета-фактуры;
  • акты оказанных услуг и выполненных работ;
  • договора и сметные расчеты;
  • проездные билеты и почтовые квитанции;
  • прочая документация.

71 счет закрывается в зависимости от выполненных работ или купленных товаров:

  • Дт 10 «Материалы» (44 «Расходы на продажу») Кт 71 — куплены запчасти, канцтовары, хозяйственные и другие товары;
  • Дт 26 «Общехозяйственные расходы» Кт 71 — оплачены услуги связи, отправка писем и посылок, командировочные и транспортные расходы и так далее;
  • Дт 23 «Вспомогательные производства» Кт 71 — деньги истрачены на производственные нужды (совершен мелкий ремонт);
  • Дт 07 (08) Кт 71 — совершена покупка оборудования или других объектов капитальных вложений.

Вся первичная документация должна быть приложена к заполненному авансовому отчету по форме АО-1.

Примечание от автора! По новым правилам фирма может разработать собственные отчетные формы, если ее не устраивают унифицированные бланки.

Практический пример: выдано под отчет при командировочных расходах

Например, ООО «Ветер севера» отправило своего менеджера в командировку в Москву для участия в конференции на три рабочих дня со вторника по пятницу. Сотрудник решил вылететь в Москву самолетом в понедельник вечером, а вернуться обратно в пятницу вечером. Кроме того, был забронирован номер в гостинице стоимостью 2 700 руб. в сутки.

Кассир рассчитал расходы для выдачи под отчет авансом для оплаты проезда и проживания:

  • билеты на самолет туда и обратно — 12 000 рублей;
  • страховой сбор — 1 000 рублей;
  • проживание в гостинице с вечера понедельника до утра пятницы — 4 суток * 2 700 = 10 800 рублей;

суточные, согласно установленным нормам, 4 суток * 700 = 2 800 рублей (время в пути считается временем нахождения в командировке, согласно Положения об особенностях направления работников в служебные командировки №749 от 13.10.2008).

Таким образом, аванс составил:

  • 12 000 + 1 000 + 10 800 + 2 800 = 26 600 рублей;
  • Дт 71 Кт 50 — 26 600 рублей выдано под отчет на оплату командировочных расходов.

По возвращении из командировки менеджер в течение трех дней отчитался по выданным средствам. В результате сотрудник предъявил дополнительные расходы на проезд в сумме 3 330 рублей:

  • от аэропорта к гостинице и обратно — 1 000 рублей;
  • из дома в аэропорт и обратно — 2 000 рублей;
  • проезд в метро из гостиницы к месту назначения и обратно в течение 3 дней — 330 рублей.

Менеджер написал заявление руководителю о компенсации своих транспортных расходов, которое было утверждено.

Реквизит «назначение аванса» в авансовом отчете

По итогам бухгалтерия общества сделала записи в программе:

  • Дт 71 Кт 50 — оплачен перерасход по авансовому отчету на сумму 3 330 руб.;
  • Дт 26 (субконто «Командировочные расходы») Кт 71 — 29 930 рублей.

Если деньги не вернулись – как отразить в отчете

Бывает обратная ситуация, когда подотчетное лицо использует полученные денежные средства не полностью. При этом необходимо вернуть их организации:

  1. Кт 50 (51, 52, 55) Дт 71 — возвращены остатки денег в кассу, на расчетный счет.

    Кроме того, возникают неприятные обстоятельства. Подотчетное лицо получило деньги и не отчиталось в установленный срок. При этом бухгалтер должен удержать сумму возникшей задолженности из зарплаты подотчетника:

  2. Дт 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»Кт 71 — вычтена невозвращенная сумма.

    Примечание от автора! Удерживать из заработной платы можно только по письменному согласию работника.

Кроме того, в глазах закона такие денежные средства считаются займом, и значит, должны облагаться НДФЛ по соответствующей ставке.

Расчеты с подотчетными лицами требуют соблюдения кассовой дисциплины работы с наличностью, так как за нарушения организация будет оштрафована, независимо от того, что промах допустило физическое лицо.

Виктор Степанов, 2018-08-29

Вопросы и ответы по теме

По материалу пока еще не задан ни один вопрос, у вас есть возможность сделать это первым

Справочные материалы по теме



Сохраните статью в социальные сети:

Форма АО-1. Авансовый отчёт

Зачем необходимо

С 19.08.2017 изменился порядок выдачи денежных средств под отчет.

Заполняем авансовый отчет

Поправки внесены в Указание от 11.03.2014 N 3210-У, которое регламентирует правила ведения кассовых операций и выдачи денег. Руководитель бюджетной организации по-прежнему должен создать и утвердить правила расчетов с подотчетными лицами. Для этого необходимо создать единый документ, в котором будут прописаны все тонкости и нюансы работы с подотчетниками – Положение о расчетах с подотчетными лицами 2018 года.

Требования к содержанию

Нормативная документация по бюджетному учету не содержит требования о составлении такого документа. Но практика доказывает, что лучше это сделать, поскольку он позволяет упорядочить все взаиморасчеты с подотчетниками. Ниже вы сможете скачать образец положения о подотчетных лицах 2018 года.

При составлении следует пользоваться нормативной базой:

  • Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
  • Законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
  • Приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
  • Трудовым кодексом РФ.

Также важно учитывать нормы Положения об организации наличного денежного обращения на территории РФ (от 05.01.1998 N 14-П).

Документ должен содержать:

  1. Цели, на которые выдаются суммы под отчет. Организация имеет право выдавать денежные средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
  2. Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет. Наличные на оплату хозяйственных расходов выдаются не всем работникам учреждения, а только тем, кто включен в Приказ о подотчетниках.
  3. Условия и сроки расчетов с сотрудниками. Если сотрудник добровольно не погашает задолженность, то организация вправе удержать нужную сумму из его заработной платы.
  4. Подотчетные суммы в безналичном порядке. В положении о расчетах с подотчетниками можно прописать, что организация выдает деньги как наличными, так и на банковскую карту.
  5. Отчет по израсходованным суммам и окончательный расчет.

Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами

Как утвердить

Это не обязательный документ, но он снимет большое количество вопросов со стороны бухгалтерии и подотчетников. Его можно оформить приложением к учетной политике.

Создать и утвердить его должен руководитель бюджетной организации.

Сотрудники должны с ним ознакомиться и поставить подпись.

Утверждается документ с помощью приказа.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *