Авансовый отчет в Казахстане

Постановление Правительства Республики Казахстан от «11» мая 2018 года № 256

В соответствии со статьей 127 Трудового кодекса Республики Казахстан     от 23 ноября 2015 года Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

командировочные расходы на проезд

Утвердить прилагаемые Правила возмещения расходов на служебные командировки за счет бюджетных средств, в том числе в иностранные государства.

2. Внести в постановление Правительства Республики Казахстан                   от 22 сентября 2000 года № 1428 «Об утверждении Правил о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан» (САПП Республики Казахстан, 2000 г., № 41, ст. 461) следующие изменения:

в Правилах о служебных командировках в пределах Республики Казахстан работников государственных учреждений, содержащихся за счет средств государственного бюджета, а также депутатов Парламента Республики Казахстан, утвержденных указанным постановлением:

преамбулу изложить в следующей редакции:

«Настоящие Правила определяют порядок командирования работников государственных учреждений Республики Казахстан, направляемых в служебные командировки в пределах Республики Казахстан.»;

пункты 9, 10, 11 и 12 исключить.

3. Признать утратившими силу некоторые решения Правительства Республики Казахстан согласно приложению к настоящему постановлению.

4. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр  Республики Казахстан                         Б. Сагинтаев

1 Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан от 11 мая 2018 года № 256

2 Приложение к постановлению Правительства Республики Казахстан от 11 мая 2018 года № 256

Опубликовано: 22 Май 2018

В каждой организации есть сотрудники, которые осуществляют покупки для предприятия, как правило, на небольшую сумму за наличный расчет. Также иногда у предприятия возникает производственная необходимость направлять сотрудников в командировки. За использованную сумму работник должен отчитаться, оттуда и название подотчетное лицо.

Подотчетная сумма — это денежный аванс выданный работнику из кассы предприятия.

Командировка — это направление работника по распоряжению работодателя для выполнения трудовых обязанностей на определенный срок вне места постоянной работы.

При отправке работника в командировку издается приказ руководителя и ему выписывается коммандировочное удостоверение, где указывается наименование предприятия, Ф.И.О. работника, номер приказа, цель командировки. В командировочном удостоверении должны делаться отметки о прибытии и убытии.

На основании приказа руководителя бухгалтерия делает расчет аванса на командировочные расходы, куда входят:
—  Стоимость проезда туда и обратно;
— Сумма суточных (расходы на питание, внутренний проезд). Размер суточных устанавливается администрацией предприятия, но не выше 6-кратного МРП (Расчетно месячный показатель) в сутки в пределах РК и 8-кратного за пределами РК. Сумма суточных расчитывается путем умножения суточных на колличество дней в командировке, они считаются со дня отъезда по день приезда включая выходные.
—  Квартирные — это стоимость наема жилья. При определении аванса на командировачные расходы, квартирные берутся в половину от суточных.

Выдача денежных средств на командировку оформляются расходно кассовым ордером.

Деньги в подотчет могут выдаваться и на мелкие хозяйственные нужды, в размере не более 40 МРП.

Работник получивший деньги в подотчет должен предоставить отчет за их расходование в течение 3 дней после возвращения с командировки или получения денежных средств на хозяйственные расходы с приложением оправдательных документов.

Для этого используется типовой бланк отчета:

Авансовый отчет — это отчет работника за выданные ему подотчетные суммы.

Заполняет авансовый отчет подотчетное лицо указывая наименование организации, Ф.И.О., должность, назначение аванса, полностью расписывает расход денег с указанием подтверждающих документов. Подписывает отчет и сдает в бухгалтерию прилагая оправдательные документы.

Отчет принимает бухгалтер, проверяет наличие подтверждающих документов, арифметическая проверка указывает сумму полученную, затраченную, остаток или перерасход. Затем отчет передается на утверждение  руководителю, после чего на нем проставляется корреспонденция счетов и он отражается в бухгалтерском учете. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу.

Запрещается выдавать новые суммы в подотчет если работние не отчитался за прошлые, а также передавать подотчетные суммы из рук в руки.

Пример:

Главный оператор ТОО «Ажар» едет в командировку в г. Астана со 2 по 12 июня 2015 года. Сумма суточных 4 МРП, стоимость проезда 7 100 тенге.

Расчитать аванс на командировочные расходы:

Проезд 7 100 х 2 = 14 200 тенге
Суточные 11 х (4 х 1982) =  87 208 тенге
Квартирные (1982/2 х 4) х 10 = 39 640 тенге

Итого:    141 048 тенге

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 1250 (Краткосрочная дебиторская задолженность работников). Счет активный, сальдо в дебете показывает остаток денежных средств в подотчете на начало и конец месяца, в дебете также отражается выдача денег в подотчет в текущем месяце, а в кредите — возврат, удержание.

Основные типовые хозяйственные операции по учету с подотчетными лицами:

Содержание хозяйственной операции	Дебет	Кредит
Из кассы выданы деньги в подотчет	1250	1010
Из кассы выдан перерасход по авансовому отчету	1250	1010
Из подотчета списаны командировочные расходы	7210	1250
Из подотчета списано на заготовку материалов	1310	1250
НДС на них (материалы)	1420	1250
В кассу возвращен остаток подотчетной суммы	1010	1250
Из заработной платы удержан остаток подотчетной суммы	3350	1250

На счете 1250 ведется аналитический и синтетический учет. Аналитический учет ведется в разрезе каждого подотчетного лица и даже каждой подотчетной суммы.

Порядок возмещения расходов на служебные командировки утвердило правительство РК

Учетным регистром является журнал-ордер №7 — это регистр комбинированного учета, он объединяет в себе аналитический и синтетический учеты. Запись линейно-позиционная, т.е. на каждое подотчетное лицо отводится отдельная строка, здесь указывается Ф.И.О., сумма выданная в подотчет, сумма списанная из подотчета, номер авансового отчета и сальдо.
Журнал-ордер открывается в начале месяца выносом остатка по незаконченным расчетам на начало месяца в разрезе отдельных подотчетных лиц, эти остатки берутся из журнала за прошлый месяц. Затем в журнале-ордере показываются операции за текущий месяц, т.е. выдача денег в подотчет и списание. Делается это на основании отчета кассира, авансовых отчетов и справок бухгалтерии.
В конце месяца по каждому подотчетному лицу определяется остаток на конец. Журнал-ордер итожат и получают обобщающие или ситетические данные по счету 1250. После сверки  с другими учетными регистрами итоги журнала-ордера №7 переносят в главную книгу.

 

Суточные при командировках в 2018 году: размеры выплат, изменения

Порядок командирования работников: что изменилось

Non progredi est regredi <1>.

Ex parvis saepe magnarum rerum momenta pendent <2>.

<1> Лат. — «не идти вперед значит идти назад».
<2> Лат. — «исход крупных дел часто зависит от мелочей» (изречение древнеримского историка Т. Ливия).

С 25 октября 2008 г. на территории Российской Федерации действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). Напомним, что ранее применялась Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция). Что сохранилось, а что принципиально изменилось в этой сфере, каковы последствия трансформаций для участников налоговых правоотношений, попытался разобраться автор статьи.

Прежде всего следует отметить, что, поскольку ранее действовавшая Инструкция не отменена, она, по мнению автора, на основании ст. 423 ТК РФ продолжает действовать в пределах норм, не противоречащих данному Кодексу и новому Положению.

Учитывая то, что в новый документ не включен ряд положений, которые содержались в прежней Инструкции, это замечание, с точки зрения автора, представляется важным.

Для удобства сравнения основные нормы Инструкции и Положения сведены в таблицу.

Основные изменения
Признак сравнения		Инструкция	Положение
1	Понятие служебной командировки	Поездка работника по распоряжению руководителя объединения, предприятия, учреждения, организации на определенный срок в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (п. 1)	Отсутствует
2	Предельный срок командировки	40 дней (за исключением монтажных, наладочных и строительных работ, для которых предусмотрен предельный срок командировки один год) (п. 4)	Определяется работодателем «с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения» (п. 4)
3	Документы командированного работника	Командировочное удостоверение, приказ (п. 2)	Служебное задание, командировочное удостоверение (п. п. 6, 7)
4	Оплата труда работника при направлении его в командировку в выходной день	В случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжает в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха (п. 8)	Оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством (п. 5)
5	Режим рабочего времени и времени отдыха работников в командировке	На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы (п. 8)	Напрямую не урегулирован
6	Размеры расходов, связанных с командировкой	Установлены конкретные суммы (п. п. 11 — 14, 20)	Определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, в том числе при командировках за пределы РФ (п. п. 11, 17, 21, 22, 24)
7	Формы первичных документов	Командировочное удостоверение (Приложение 1), журнал учета работников, выбывающих в командировки (Приложение 2), журнал учета работников, прибывающих в командировки (Приложение 3)	Порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, определяются Минздравсоцразвития России (п. Командировка в бюджетных учреждениях. Суточные 8)<*>
8	Особенности командирования работника за пределы РФ	Не определены	Определены в п. п. 15 — 24, в том числе: — об отсутствии обязанности оформления командировочного удостоверения (за исключением случаев командирования в государства — участники СНГ, в которых пограничными органами не делаются отметки о пересечении границы); — о необходимости определения размера суточных в инвалюте в коллективном договоре или локальном нормативном акте; — об определении размера суточных при пересечении границы РФ и границ между другими государствами; — о дополнительно возмещаемых расходах (оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки и др.)

<*> Поскольку в настоящее время Минздравсоцразвития России данный вопрос не урегулирован, следует применять формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1; Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (N T-9); Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (N Т-9а); Командировочное удостоверение (N Т-10); Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (N T-10а). Данные формы документов обязательны для применения (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Итак, первое, на что следует обратить внимание налогоплательщиков, — в Положении отсутствует определение понятия служебной командировки. Однако это изменение не является принципиальным, поскольку данный вопрос урегулирован нормативным актом более высокого уровня — ТК РФ, согласно ст. 166 которого служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следующим немаловажным изменением, особенно для налогоплательщиков, направляющих своих работников в длительные командировки, является отмена лимита срока командировки.

Ранее на практике при превышении предельного срока командировки, установленного в Инструкции (40 дней), возникали спорные ситуации при обосновании расходов для целей налогообложения.

Так, по мнению налоговых органов (см. Письма УМНС России по г. Москве от 26.08.2002 N 26-12/39355, от 15.10.2003 N 26-12/57647, УФНС России по г. Москве от 03.07.2007 N 20-12/062183) для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с пребыванием работника организации вне места основной работы более 40 дней, не могли быть квалифицированы как командировочные расходы.

Аналогичной позиции придерживалось и главное финансовое ведомство (см. Письма Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30, от 28.11.2007 N 03-04-06-01/421). В качестве обоснования приводился следующий аргумент: нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, не позволяет ему исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования.

Однако, по мнению автора, и на тот момент позицию официальных органов следует признать достаточно спорной.

Во-первых, превышение 40-дневного срока командировки свидетельствовало лишь о нарушении трудового законодательства. Однако ни в ТК РФ, ни в Инструкции не устанавливается последствий такого нарушения в виде признания командировки недействительной. Во-вторых, в этих актах не говорится и о том, что указанное превышение означает перевод сотрудника на работу в другую местность, как это полагало финансовое ведомство в комментируемых Письмах. Не было полномочий для подобной переквалификации взаимоотношений между работником и работодателем и у фискальных органов при проведении мероприятий налогового контроля.

Косвенно эти выводы подтверждаются Нормами расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), установленными, в частности, для загранкомандировок на срок до 60 дней включительно и на срок свыше 60 дней.

Тем не менее многие организации остерегались направлять работников в длительные (более 40 дней) командировки.

Новое Положение решило данную проблему в пользу налогоплательщиков, установив, что предельный срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Изменился и состав документов, оформляемых при направлении работников в командировку: теперь помимо командировочного удостоверения следует оформлять служебное задание.

Ранее налогоплательщику предоставлялось право выбора: либо оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, либо выдавать командировочное удостоверение, поскольку эти документы одинаково подтверждают производственный характер командировки и определяют ее продолжительность (см. Письма Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442). На этом основании финансовое ведомство предлагало налогоплательщикам право устанавливать в локальном нормативном акте перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

К сожалению, из текста нового нормативного акта не ясно, должен ли работодатель, кроме служебного задания и командировочного удостоверения, оформлять также и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В п. 7 Положения говорится лишь о «решении работодателя». На наш взгляд, такая формулировка не тождественна приказу (распоряжению), поскольку волеизъявление руководителя командирующей организации может быть выражено и в форме резолюции (подписи) на служебном задании.

Следующее изменение касается порядка оплаты труда работника при направлении его в командировку в выходной день.

Ранее в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжал в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставлялся другой день отдыха. Однако данное положение не в полной мере соответствовало ст. 153 ТК РФ, согласно которой труд в выходной или нерабочий праздничный день должен оплачиваться не менее чем в двойном размере, а по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, — в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.

Теперь согласно Положению оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством.

Далее отметим, что в текст Положения не вошло установленное ранее в Инструкции важное правило о распространении на работников, находящихся в командировке, режима рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.

Поэтому особенности определения режима рабочего времени и времени отдыха работников, находящихся в командировке (ст. 100 ТК РФ), на наш взгляд, целесообразно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, соглашении и (или) трудовом договоре.

В новом Положении работодателям разрешается определять размеры расходов, связанных с командировкой, в коллективном договоре или локальном нормативном акте, в том числе при командировании за пределы Российской Федерации.

Напомним, что с 01.01.2009 для целей налогообложения прибыли организаций не применяются нормы суточных или полевого довольствия, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93. Соответствующие поправки в ст. 264 НК РФ были внесены Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ <3>.

<3> Федеральный закон от 22.07.2008 N 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» // Российская газета. 2008. N 160.

Тем самым становится понятно, что новации в налоговом законодательстве корреспондируют с изменениями в трудовом законодательстве, допуская при этом максимальную степень самостоятельности для хозяйствующих субъектов в принятии решений о размере командировочных расходов.

В связи с этим в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодатели должны определить конкретные размеры командировочных расходов, возмещаемых работникам, включая расходы на проезд, проживание, выплату суточных и др.

Однако следует иметь в виду, что сохраняет силу прежний порядок учета суточных для целей НДФЛ, а именно: при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Теперь рассмотрим наиболее существенное, на наш взгляд, нововведение, определяющее особенности командирования работника за пределы Российской Федерации:

1. направление работника в командировку за пределы России производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения (п. 15 Положения). Однако данное правило не применяется в случаях, когда работник командируется в страны СНГ, имеющие с Российской Федерацией межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы <4>. В этих случаях оформление командировочного удостоверения обязательно, поскольку на его основании определяется дата пересечения границы и, соответственно, размер суточных, подлежащих возмещению работнику (п. 19 Положения);
2. выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 16 Положения);
3. при расчете суточных при пересечении государственной границы при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения).

<4> См., например, Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30.11.2000.

Отметим, что ранее позиция официальных органов по данному вопросу была отражена в Письме Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». В то же время данный документ не являлся нормативно-правовым актом, обязательным для применения.

Новое Положение уже на нормативно-правовом уровне закрепило позицию официальных органов, высказанную ранее, что очень важно в сфере как трудовых, так и налоговых правоотношений;

1. при командировании работника за границу на один день суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных на территории соответствующих иностранных государств (п. 20 Положения);
2. работнику при командировании его на территорию иностранного государства возмещаются дополнительные расходы по установленному перечню, в частности:

• за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
• на обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Выводы

С принятием Положения значительно расширился состав расходов, возмещаемых работникам при направлении их в командировку. По-существу, перечень командировочных расходов стал открытым (п. 24 Положения). Вместе с тем необходимо иметь в виду, что все командировочные расходы будут считаться легитимными только при одновременном выполнении двух условий:

1. перечень данных расходов в каждой конкретной организации, а также их предельный размер должны быть определены коллективным договором или локальным нормативным актом;
2. возмещение расходов возможно только при предоставлении подтверждающих документов, а также при соответствии расходов другим критериям, установленным ст. 252 НК РФ.

Особенности направления работников в командировки, предусмотренные Положением, в совокупности с общими условиями признания расходов для целей налогообложения должны быть учтены при отражении соответствующих операций как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

М.А.Городилов

К. э. н.,

доцент

кафедры учета, аудита и

экономического анализа

ГОУ ВПО «Пермский

государственный университет»