Автоматизированная система бюджетного управления

Управление бюджетным процессом осуществляется в масштабах распределенной инфраструктуры, основным элементом которой является бюджетная статья.

Эта распределенная структура технически представляет собой распределенную сеть. Поэтому возникает серьезная задача объединения информационных систем всех участников бюджетного процесса на некоторых уровнях бюджетной сферы и по территориям.

Все участники бюджетного процесса должны быть обеспечены программными системами, соответствующими их перечню выполняемых функций и обеспечивающих электронный обмен данными в соответствии со схемой взаимодействия участников бюджетного процесса между собой. Поэтому автоматизированная информационная система бюджетного процесса должна быть выполнена на единой технологической базе и иметь шлюзы и каналы обмена данными между собой для формирования единого программного комплекса, который может быть использован в составе единой многоуровневой распределенной системы управления финансами.

Исходя из этого, большинство программных продуктов, используемых для комплексной автоматизации управления бюджетным процессом, строятся с использованием модульного принципа.

Каждый отдельный модуль разрабатывается для решения конкретной задачи, однако в каждом модуле предусматривается интерфейс, позволяющий организовать обмен данными между модулями и из таких модулей можно построить программный комплекс для решения любых задач определенного экономического работника структурного подразделения предприятия, отрасли и т.д.

Обобщенная структурная схема управления финансами в РФ может быть изображена следующим образом.

(1) ЕМРСУФ — Единая Многоуровневая Распределенная Система Управления Финансами
(2, 3) ФП — Функциональная подсистема
(4, 5, 6) ТП (АРМ) — Технологический Процесс (Автоматизированное Рабочее Место)
(7, 8) МРКЗ — Модули Реализации Конкретной Задачи

МРКЗ
Модули реализации конкретной задачи — это программные продукты, решающие конкретную производственную задачу пользователя. Эти модули реализованы в виде автоматизированных рабочих мест специалистов.
По своему назначению модули можно разделить на два вида:

1. Основные, имеющие возможность функционировать отдельно и решать конкретные задачи управления бюджетным процессом;
2. Вспомогательные, расширяющие возможности основного модуля и работающие под управлением его интерфейса. Например, формирование печатных форм документов или модуля конвертации данных.

ТП
Технологические процесс представляет собой объединение модулей по технологии решения задач. На этом уровне формируются автоматические рабочие места специалистов в соответствии с их полномочиями и решаемыми функциями.
Благодаря стыковке модулей и использованию единого интерфейса, возможна настройка автоматизированных рабочих мест, а также своевременная модификация и адаптация к меняющимся условиям.

ФП
Функциональная подсистема представляет собой совокупность автоматизированных рабочих мест, объединенных между собой потоками передачи информации и предназначенных для решения определенной функциональной задачи бюджетного органа.
Функциональные подсистемы работают на уровне отделов и подразделений. Программное обеспечение этого уровня позволяет формировать сводные результаты и отчеты по определенной задаче.

ЕМРСУФ
Единая многоуровневая распределенная система управления финансами — это верхний уровень управления бюджетным процессом. Он представляет собой совокупность функциональных подсистем, связанных в единое целое. На этом уровне реализовано хранение данных в базе данных и имеется возможность формировать выходные статистические отчеты, проводить анализ и исследование исходных данных, а также осуществлять формирование массивов данных для передачи в другие органы государственного управления.

Приведенные структурные элементы уже практически реализованы на уровнях государственного управления. Проблема заключается в том, что в большинстве случаев архитектура программных модулей оказывается закрытой. Если для программных продуктов низкого уровня желательно иметь закрытую архитектуру, то для продуктов второго уровня и выше желательно иметь открытую архитектуру и иметь возможность настраивать внешний интерфейс и каналы связи. Это позволяет объединить их с целью решения задач управления бюджетом.

Функциональная подсистема «Бюджетный процесс» реализует планирование и прогнозирование по статьям бюджета на предыдущей год, подготавливает бюджетные статьи к рассмотрению и утверждению, обеспечивает текущее слежение за выполнением бюджетных показателей и формирует отчетные реестры об исполнении федерального бюджета и консолидированного бюджета РФ.

Функциональная подсистема «Доходная часть бюджета» состоит из нескольких модулей:

1. Автоматизированные рабочие места работников по бюджету региона используется сотрудниками бюджетного отдела для составления и получения выходных документов по учету средств полученных и преданных в федеральный бюджет за счет сверхпланового остатка.
2. Автоматизированные рабочие места работников по районам и городам используется сотрудниками районной группы сводного отдела для формирования оточенных данных для учета бюджета по доходам и расходам.
3. Свод бюджета. Это модуль для автоматизации процессов по составлению и своду расходной и доходной части бюджета.
4. Исполнение бюджета. Он настроен на ведение учета использования бюджета для разных этапов:
   1. Формирование плана счётов;
   2. Ведение карточек лицевых счётов и договоров;
   3. Расчёт процентов и доходов в разрезе плательщиков документов или других объектов;
   4. Обмен информации с банками на уровне файлов.
5. Учёт и контроль бюджетных средств, выданных в кредит. Этот модуль автоматизирует процессы учёта кредитных средств, ведение карточек лицевых счётов и договоров, расчёта процентов и пеней.
6. Учёт векселей. Используется для составления и ведения реестра векселей.
7. Специальные компенсационные выплаты. Автоматизирует процесс расчёта, планирование бухгалтерского учёта и отчётности по компенсационным выплатам из бюджета. Обеспечивает составление годового плана по выплате пособий и контроль наличия средств на наличных счетах финансового органа.
8. Отчёт об исполнении бюджета используется для составления сводов расходной и доходной частей бюджета, подготовки отчёта о недостачах и …….., справок об основных средствах, материалах и сведений о кредиторской задолженности. Информационная технология местных финансовых или муниципальных образований.

Функциональная подсистема «Расходная часть бюджета» реализует комплекс задач по исполнению федерального бюджета и распределению в установленных пропорциях доходов между федеральным бюджетом и бюджетами субъектов РФ.
Подсистема сопоставляет операции бухгалтерского учета со всеми государственными федеральными ресурсами и обеспечивает информационное сопровождение этих процессов и создает возможность осуществления оперативной проверки соответствия каждой операции конкретному бюджетному ассигнованию.

Функциональная подсистема «Государственное кредитование» реализует планирование государственного долга с учетом операций по его погашению и обеспечивает информационное сопровождение проблем, связанных с эмиссией ценных бумаг, разработкой кредитно-валютной политики и кредитных отношений.

Функциональная подсистема «Финансовый контроль бюджета» автоматизирует процессы, связанные с информационно-аналитической экспертизой и оценкой подготавливаемых и принимаемых решений в области финансово-бюджетной деятельности, реализует контроль за расходованием рублевых и валютных финансовых ресурсов с проверкой соблюдения финансовой дисциплины.

Функциональная подсистема «Финансирование отраслей народного хозяйства» предназначена для планирования финансовых показателей на следующий период с учетом обеспечения выделенными средствами таких отраслей народного хозяйства, как социальное обеспечение, здравоохранение, физическая культура, государственный аппарат, оборонный комплекс, легкая промышленность и т.д.
Формализует сводные отчеты для анализа по истекшему финансовому долгу и подготовке рекомендаций на предстоящий бюджетный год.

Отдельные функциональные подсистемы являются составными компонентами интегрированной информационной системы, отражающих целостную картину общей финансовой обстановки в стране, обеспечивающих ее комплексный анализ, помогающих в подготовке прогнозных оценок и поддерживающих процессы коллективного и индивидуального принятия решений.

Связь функциональных компонентов осуществляется с помощью единой телекоммуникационной сети, основным назначением которой является обеспечение внутриведомственной связи между центральным аппаратом службы и ее территориальными органами с целью повышения качества, защищенности и скорости передачи информации, эффективности функционирования центральных и территориальных органов службы и снижения расходов на информационную поддержку.

Более широкое назначение единой телекоммуникационной сети заключается в обеспечении межведомственной связи между объектами взаимодействия автоматизированной информационной системы «Финансы», включая администрацию президента РФ, законодательную, исполнительную и судебные власти, а также другие учреждения и организации федерального, регионального и местного бюджетов.

ЗАО «Банковско-финансовая телесеть» – одна из ведущих специализированных организаций, которая предлагает комплексные телекоммуникационные услуги и решения для компаний банковско-финансового сектора. ЗАО «Банковско-финансовая телесеть» является лидером отраслевого рынка телекоммуникаций, участником ряда проектов Национального банка Республики Беларусь, официальным оператором единого расчетного информационного пространства (ЕРИП). За период самостоятельной деятельности компанией была построена телекоммуникационная сеть с размещением узлов доступа во всех областных, районных центрах и городах страны. В каждом областном центре располагается региональный отдел компании. Деятельность ЗАО «Банковско-финансовая телесеть» ориентирована на оказание комплексных услуг и решений. За время существования компанией было реализовано множество масштабных проектов в сфере телекоммуникаций различной степени сложности. Международные сертификаты CCDP, CCNP, CCDA, CCNA подтверждают высокую квалификацию специалистов компании.

Планировать, анализировать и контролировать бюджеты можно с помощью многих корпоративных информационных систем, однако наибольшие возможности по бюджетному управлению предприятием предоставляют специальные программы — автоматизированные системы бюджетирования. Мы расскажем о некоторых отечественных системах, а также о достоинствах и недостатках пяти самых известных западных автоматизированных систем бюджетирования, которые рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса, имеют приблизительно одинаковую стоимость.

Система бюджетирования как модель компании

Автоматизированная система бюджетирования (АСБ) представляет собой электронную финансовую модель компании в виде взаимосвязанных бюджетов — производства, инвестиций, продаж, закупок и т. д.

Эта модель позволяет не только планировать потоки средств по каждому центру финансовой ответственности и сравнивать их с фактическими данными, но и анализировать, каким образом текущие и будущие изменения показателей отразятся на финансовом состоянии компании.

В моделировании должны принимать участие как финансовый директор, так и другие сотрудники, занимающиеся составлением и исполнением бюджета. Поскольку данные для контроля и анализа поступают из других корпоративных информационных систем, то любая АСБ должна состоять из следующих функциональных блоков:
— системы бюджетов;
— средств для работы с системой бюджетов (дополнительные функции, редактор отчетов);
— средств для организации коллективной работы;
— средств для импорта (перевода) данных из одной учетной системы в другую.

В качестве простейшей и наиболее дешевой АСБ часто используется программа Microsoft Excel, хорошо известная всем финансистам и позволяющая вводить любые формулы, строить практически любые взаимосвязи и прогнозы. Кроме того, в эту программу можно импортировать информацию из большинства учетных систем, а также текстовые файлы, что облегчает ввод данных.

Вместе с тем у бюджетирования на основе Excel есть серьезные недостатки. В этой системе достаточно сложно работать коллективно: два сотрудника не могут одновременно пользоваться одним файлом; для каждого варианта бюджета приходится заводить отдельный файл, что приводит к путанице и чрезмерной нагрузке на сервер. Консолидировать данные нужно вручную, что чревато большим количеством ошибок и несоответствий. Кроме того, уровни доступа к данным практически не разграничены, то есть данные доступны всем пользователям, тогда как на практике часть информации должна быть доступна только топ-менеджменту; функции защиты данных от исправлений также отсутствуют. Наконец, у такой системы низкая производительность. Например, при редактировании бюджета, составленного на три года по десяти ЦФУ с разбивкой по месяцам, придется не только открывать все документы, с которыми связан бюджет, но и после каждого изменения заново рассчитывать показатели. Прогнозирование при большом массиве данных в этой системе также затруднено. Тем не менее на большинстве российских предприятий Excel до сих пор является наиболее популярным инструментом бюджетирования.

В середине 90-х годов автор принимал участие в создании на основе Excel системы бюджетирования для одной из крупнейших российских нефтяных компаний и столкнулся со всеми вышеназванными проблемами. Поэтому со временем эта компания перешла на бюджетирование с использованием одной из специализированных программ, о которых речь пойдет ниже. Впрочем, небольшие предприятия с незначительным количеством центров ответственности вполне могут использовать для бюджетирования Excel.

На что нужно обратить внимание, выбирая

1. Позволяет ли система составлять, анализировать и контролировать бюджеты предприятия. Все составляющие бюджета должны быть сведены в общую модель, зачастую весьма сложную. При этом работа всех бюджетов должна быть синхронизирована: при изменении любого показателя связанные с ним данные должны автоматически корректироваться,

2. Позволяет ли система одновременно работать нескольким сотрудникам над подготовкой, утверждением, контролем за исполнением и корректировкой бюджетов.

3. Можно ли осуществить импорт данных в АСБ из имеющихся на предприятии учетных систем, а также Сравнить плановые и фактические показатели.

4. Есть ли в системе возможности для анализа данных, а также анализа по принципу «если — то», то есть составления прогнозов при первоначально заданных условиях.

5. Есть ли возможность самостоятельной настройки системы.

6. Устойчива ли система к взлому, обладает ли она возможностями защиты всей информации, ведения журналов изменений, гибким контролем доступа к данным.

7. Какова масштабируемость системы, то есть ее способность работать без снижения производительности в большем количестве подразделений компании, с большими базами данных по сравнению с заданными.

Специализированные системы бюджетирования

Как правило, в любой успешно развивающейся компании наступает момент, когда средств Excel уже не хватает для эффективного бюджетирования и приходится задумываться о приобретении специализированной системы. На российском рынке систем бюджетирования сейчас представлены более десятка АСБ как отечественных, так и иностранных производителей. Они различаются функциональными особенностями, а также стоимостью внедрения и масштабом предприятий, на которых они могут работать.

В последние годы все больше российских компаний предлагают свои автоматизированные системы бюджетирования. Они обычно отличаются более низкой ценой и лучшей интегрированностью с другими российскими пакетами. Например, внедрение АСБ питерской компании «Инталев» стоит от 12–15 тыс. долл. США, кроме того, эта система отлично интегрирована с самой популярной отечественной бухгалтерской системой «1C». Появляются и российские системы, привязанные к западным ERP, в том числе самым современным. Например, можно отметить систему ALVA компании «Руссо-МС», созданную прежде всего для работы с ERP-системой Navislon. Цена системы бюджетирования ALVA — около 30 тыс. долл. США.

Средним предприятиям с разветвленной территориальной структурой или большим количеством центров ответственности, а также крупным компаниям лучше использовать более надежные и дорогие западные системы.

В данной статье будут проанализированы пять западных автоматизированных систем бюджетирования, которые находятся приблизительно в одном ценовом диапазоне (см. таблицу), рассчитаны на предприятия среднего и крупного бизнеса и хорошо известны автору (имеется личный опыт участия в проектах по их внедрению):
— Oracle Financial Analyzer (OFA);
— Hyperion Pillar;
— Adaytum e.Planning Analyst;
— EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise;
— Comshare MPS.

Oracle Financial Analyzer (OFA)

Достоинства. OFA является самым многофункциональным инструментом моделирования бюджетов. Эта система позволяет применять формулы любой степени сложности и проводить анализ данных в любом разрезе (например, анализ доходности компании за квартал по каждому продукту с разбивкой по региональным дилерам).

В системе OFA одновременно могут работать сотрудники, находящиеся в различных городах, что очень важно для компаний с множеством филиалов. Правда, для передачи данных придется установить в каждом филиале отдельный сервер.

Личный опыт

Алексей Чудопал, начальник отдела АФХД ОАО «Красноярскэнерго» (Красноярск) За время разработки и внедрения бюджетов основного и вспомогательного производства мы протестировали около десятка систем бюджетирования и в итоге выбрали OFA. У нас больше 20 филиалов, и каждый из них представляет порядка 28 отчетов, поэтому наиболее важным показателем для нашей компании была быстрая работа системы и возможность загрузки в нее данных из программы Exce l. На наш взгляд, это позволяет сделать только OFA.

Система имеет гибкий контроль доступа к данным. Например, программу можно настроить таким образом, чтобы руководитель видел только агрегированные показатели по подразделениям, а подчиненный — только показатели в целом по компании и по участку собственной деятельности. Можно также разделить финансовую модель на модели по подразделениям и работать с ними автономно, не перегружая систему.

Недостатки. Поскольку интерфейс программы не очень нагляден, работа в OFA требует сложной и дорогостоящей настройки. Кроме того, система не полностью переведена на русский язык — практически весь раздел «Помощь» доступен только в английском варианте.

В OFA не развиты средства документирования модели, то есть разработанную модель сложно описать с помощью встроенных инструментов, например получить условную схему модели в виде рисунка или таблицы. Это серьезная проблема, которая встает особенно остро при смене персонала: если в компании нет аналитика, который занимается описанием всех моделей, объяснить новому сотруднику подробности вашей бюджетной инфраструктуры будет сложно.

Наконец, в OFA полностью отсутствуют встроенные средства, позволяющие вести документооборот. Из-за того что система рассчитана на большое количество пользователей, возникают определенные трудности: например, начав работать с бюджетом, вы не будете знать, внесены ли туда данные того или иного отдела. Поэтому для организации коллективной работы необходимо использовать дополнительное программное обеспечение. Причем хорошо знакомыми MS Outlook или Lotus Notes тут не обойтись — придется устанавливать достаточно дорогостоющую специализированную систему документооборота, например Documentum.

Вывод. OFA — очень мощная и функциональная система, которая подходит компаниям со сложной взаимосвязью между бюджетами. Но для обслуживания этой системы и грамотной работы в ней необходимы сильная IT-служба и штатные аналитики.

Hyperion Pillar

Это первая западная система бюджетирования, появившаяся на российском рынке.

Достоинства. Программа достаточно легка в освоении, обладает наглядным интерфейсом и русифицирована, имеет хороший инструментарий для создания различных отчетов и гибкую структуру документооборота — бюджеты можно составлять «сверху вниз», «снизу вверх» и по смешанным схемам.

Недостатки. В этой системе из-за наличия некоторых ограничений довольно трудно реализовывать сложные задачи. Например, число уровней аналитики (степеней детализации информации) в модели не может превышать 12. На первый взгляд, этого более чем достаточно, но на практике нередко выясняется, что уровней не хватает. Например, компания переходит от проектной системы планирования к планированию по регионам. Это означает, что всю аналитику придется менять, а вследствие этого — переделать все отчеты, созданные с использованием старой аналитики. Для безошибочного решения этой проблемы необходимо приглашать программистов.

Из-за технологических особенностей производительность системы невысока: когда с файлом одновременно работают несколько человек, процесс замедляется. Кроме того, этот продукт довольно сложно интегрировать с другими базами данных (Excel, бухгалтерскими системами).

Еще один недостаток связан с планированием, которое можно вести только по месяцам, а по неделям или декадам — нет. Встроенные средства документирования моделей, как и в Oracle, отсутствуют.

Личный опыт

Геннадий Волегов, заместители генерального директора по экономике и финансам филиала «Ватойл» ЗАО «ЛУКойл-Пермь» (Пермь)

Мне кажется, что многие проблемы, возникающие при использовании Hyperion Pillar, решаемы. Установку недельных и декадных сроков планирования мы просто включили в техзадание, когда проектировали систему бюджетирования. К сожалению, при расчете больших объемов информации (у нас в системе 12 рабочих мест) в работе системы бывают задержки (почти на час). Для переноса информации из нашей корпоративной учетной системы Platinum в Hyperion мы используем MS Excel (возможности Platinum позволяют выгружать данные в формате Excel, a Hyperion — загружать информацию из файлов Excel, но вот напрямую передать данные из Platinum в Hyperion нельзя. — Примеч. редакции).

Вывод. Эта система хороша для предприятий, в которых не очень сложные финансовая структура и финансовая модель. Поскольку освоить Hyperion очень просто, она идеально подходит компаниям, в которых сотрудники негативно реагируют на изменения или у них недостаточно времени на обучение.

Adaytum e.Planning Analyst

Достоинства. В этой системе хорошо организовано ведение документооборота: регламенты работы и схемы движения документов удобно рисовать с помощью мышки. Как и в OFA, созданную модель можно разделить на модели по определенному классу аналитических уровней (например, по ЦФО, по затратам и т. д.), что хорошо для больших предприятий, Очень удобно контролировать исполнение бюджета — в столбцах отражаются плановые и фактические значения показателей и темпы их изменения. И сама программа, и раздел «Помощь» русифицированы. Недостатки. Вопервых, производительность системы несколько ниже, чем, скажем, у OFA. Вовторых, с помощью стандартных средств, имеющихся у системы, можно просмотреть либо суммарные значения, либо детализированные. Например, вам доступны либо данные по дебету в целом по нефтяной компании, либо данные по дебету по скважине «Петровская», а данные по дебету по нефтегазодобывающему управлению (НГДУ) «Петровское плюс», в которое входят несколько скважин, посмотреть невозможно. Создание такого отчета «вручную» у опытного специалиста займет не так уж много времени — примерно час. Однако при любом изменении одной из использованных аналитик (например, скважину причислят к другому НГДУ) придется переделывать все отчеты, в которые входили данные по этой аналитике, или же тратить ресурсы IT-службы на перепрограммирование.

Личный опыт

Александр Петренко, руководитель финансового отдела ЗАО «Лаверна» (Санкт-Петербург) При выборе системы бюджетирования в первую очередь мы обращали внимание на возможность удаленной работы с филиалами, а также на аналитические функции системы. Adaytum решает эти задачи — совмещает в себе неплохой аналитический модуль с возможностью работы с удаленными филиалами через Internet-браузер.

Мы не используем стандартный функционал Adaytum Analyst для работы с отчетностью, так как гораздо удобнее составлять отчеты с помощью Excel. Правда, мы не применяем приложение Adaytum Reporter (модуль для работы с отчетами), хотя вполне возможно, что он обладает большей функциональностью, чем стандартный Analyst.

На мой взгляд, основная проблема Adayturn связана с модулем Contributor (отвечающим за работу с оперативными данными. — Примеч. редакции). Это приложение имеет ряд существенных ограничений: неполная русификация, отсутствие возможности вводить комментарии к ячейкам, неудобные настройки. Но в целом мы довольны системой.

Вывод. Эта система подойдет предприятиям, для которых наиболее важна организация коллективной работы над бюджетом (с участием различных, в том числе удаленных, подразделений).

EPS Prophix Budgets и EPS Prophix Enterprise

Различие между двумя системами EPS Prophix заключается в том, что Enterprise предназначена для большего количества пользователей и содержит немного больше функций. В целом же они практически одинаковы, поэтому в данной статье автор рассматривает их вместе.

Достоинства. Обе системы легки для освоения, имеют простой и удобный интерфейс, Можно посмотреть не только результаты, но и формулы, с помощью которых они были получены (как и в Excel, подведя указатель мыши к цифре). В системе есть удобные инструменты для поиска информации (они называются Data Mining): щелкнув кнопкой мыши п о по каза телю , вы можете перейти на следующий уровень и просмотреть, из какого отчета взяты данные.

Недостатки. Возможности построения моделей ограничены. Так, нельзя сослаться на данные из будущего периода. Это означает, что вы не сможете привязать закупки материалов в феврале, скажем, к планам производства в марте. Для сложных моделей такие ограничения становятся настоящей проблемой, в результате часть данных приходится вносить вручную.

Личный опыт

Евгений Прохоров, финансовый директор компании «Беркут» — управляющей компании МК «Уралхиммаш» (Екатеринбург)

Мы выбирали систему исходя из соотношения цена-качество-доступность. Не менее важна для нас была легкость в эксплуатации и настройке. По поводу Prophix я бы сказал, что обычный пользователь ПК может без труда формировать в этой системе отчеты и вносить данные. Уровень детализации отчетов меня вполне устраивает. Единственная проблема, с которой пришлось столкнуться, — это сложность взаимодействия системы с бухгалтерской программой. Однако я считаю, что проблема заключается не в самом Prophix, а в разных с экономической точки зрения подходах к бюджетным и бухгалтерским данным у российских и западных финансистов.

Вывод. Эта программа подойдет предприятиям, у которых нет необходимости создавать сложные финансовые модели.

Comshare MPC

Достоинства. Этот продукт выделяется богатыми возможностями для создания отчетов — к услугам пользователя предлагается множество графиков и таблиц. Система очень наглядна: в ней можно задать цветовое выделение отклонений значений от заданных. Например, отклонение на 10% будет выделено розовым, на 15% — зеленым, а на 20% — красным. При работе с многостраничными консолидированными отчетами это особенно удобно: вы можете обращать внимание только на проблемные показатели. Сказанное касается и показателей, которые вычисляются по формулам, например оборачиваемости или ликвидности. Кроме того, система позволяет со-здавать довольно сложные модели и корректно работать с удаленными филиалами.

Недостатки. Comshare построена несколько необычно — состоит из большого числа отдельных модулей. Поэтому, чтобы, например, рассчитать оборачиваемость активов, придется запустить первый модуль, в котором нужно нарисовать схему движения активов, затем во втором модуле составить формулу, в третьем — создать отчет и т. д. Через несколько часов работы такая последовательность действий может вызывать раздражение.

Личный опыт

Александр Субботин, директор по экономике Соликамского магниевого завода (Соликамск) Использование системы Comshare MPC на основе web-клиента позволило нам производить своевременную консолидацию финансовых и количественных данных и составлять прогнозы развития по принципу «если — то».

Ton-менеджмент в свою очередь удовлетворен тем, что информации финансового и нефинансового характера стала доступной для обработки и анализа, упростился процесс согласования, а наглядное изобра-жение отклонений фактических показателей от пла-новых и графическое представление данных значи-тельно упростили принятие решений и повысили их эффективность.

Вывод. Эта система подойдет предприяти-ям, которым важны подробные и хорошо оформ-ленные отчеты и которые не считают нужным экономить на труде работников IT-службы и внедренцев.

Как упростить процесс выбора системы

При выборе АСБ следует учитывать, какая корпоративная информационная система установлена на вашем предприятии. Дело в том, что специализированные АСБ наилучшим образом интегрируются с корпоративными пакетами тех же производителей. Например, если у вас установлена ERP-система Oracle Applications, то в качестве модуля бюджетирования лучше всего подойдет Oracle Financial Analyzer (OFA). А для SAP/R3 идеальным решением при бюджетировании будет mySAP Financials или же Business Planning & Simulation. Пользователи «1C» часто отдают предпочтение продуктам, выпускаемым фирмами «Инталев», «Рарус» и некоторыми другими партнерами фирмы «1C», так как они специально разработаны для совместной установки с «1C».

Личный опыт

Игорь Миронов, финансовый менеджер ООО «Калужская пивоваренная компания» и ООО «Транс-Марк», SABMiiler (Москва)

У нас на предприятии установлена ERP-система SAP R/3, а сейчас происходит обкатка модуля Fund Management (FM), с помощью которого мы автоматизируем систему бюджетирования. Конечно, встречаются ошибки, но они связаны, скорее, с человеческим фактором. Система SAP R/3 требует, что называется, немецкой пунктуальности, зрелости компании и четкости всех, бизнес-процессов. Пока сотрудники не научились этому, приходится сверять данные в SAP с информацией, поступающей из других источников.

Полностью бюджетирование в FM SAP планируется осуществлять с нового финансового года (1 апреля), а пока бюджетирование идет в программе Excel.

Взвешенный подход

Несмотря на то что совершенных программных пакетов не существует, всегда можно подобрать программу, подходящую именно вам. Однако необходимо помнить: чтобы деньги, израсходованные на внедрение АСБ, окупились, нужно не только приобрести и установить систему, но и составить предварительно структуру бюджетов, адекватную задачам предприятия, установить регламенты работы с ней и связать систему бюджетирования с уже существующими учетными системами. Это серьезная работа, которая в большинстве случаев требует участия профессиональных консультантов.

Олег Краснов, дистрибуторская компания (Москва) При внедрении OFA наши консультанты сначала составили положение о бюджетном управлении компанией. В нем были описаны цели и задачи системы бюджетного управления, положение о бюджетном комитете, управленческая учетная политика, определены целевые показатели компании, сформирована финансовая структура, разработана подробная структура бюджетов, а также установлены сроки планирования. Кроме того, они же разработали порядок подготовки и утверждения, уточнения и корректировки, контроля и анализа исполнения бюджетов компании, а также указали допустимые расхождения при исполнении бюджетов и ответственность за сверхнормативное расхождение между фактическим и плановым бюджетами подразделений. В ходе проекта было подробно описано положение о финансовом анализе хозяйственной деятельности компании (вертикальный и горизонтальный анализ финансовой отчетности, анализ безубыточности компании, финансовые коэффициенты рентабельности, ликвидности, эффективности управления, анализ чувствительности) и приведены бюджетные формы, которые впоследствии стали основой для построения финансовой модели, реализованной в OFA. Без всей этой работы внедрение АСБ ничего бы не дало.

Другой важный момент заключается в том, что внедрение АСБ, как и любой другой информационной системы, необходимо рассматривать как инвестиционный проект с соответствующими потоками доходов и расходов. Как известно, для того чтобы инвестиционный проект был принят, выгода от внедрения системы должна быть выше стоимости внедрения. Поэтому чем больше размер предприятия, чем сложнее его структура, тем полезнее для него будет АСБ. А небольшой организации с несложной финансовой структурой и с несколькими (а чаще одним) центрами ответственности вполне достаточно и MS Excel.

В любом случае следует понимать, что автоматизированная система бюджетирования не заменит специалистов и менеджеров, принимающих решения и ждать чудес от нее не стоит. Задача АСБ — создать общую понятийную и информационную среду, благодаря которой управленческие решения будут приниматься быстрее, спокойнее и точнее.

Приложение.

Таблица. Сравнительный анализ зарубежных систем бюджетирования, баллы

r

Co mshare M PC {«КОРУС Консалтинг»)

Ключевая функциональ- ность систем бюджетирования	Adaytum e.Planning (Robertson & Blums corp.)	Hyperion Pillar («Ланит»)	Oracle Financial Analyzer (Oracle CIS)	Prophix (GMCS)
Контроль версий бюджетов
Консолидация
Планирование «от достигнутого»
«Скользящее» планирование
Моделирование «если — то»
Учет факта по данным бухучета
Расчет финансовых результатов
Средний балл	1,57	1,86	1,71		1,71
Минимальная стоимость проекта внедрения, долл. США	50 000	55 000	70 000	50 000	30 000

В скобках приведены компании — распространители данных программных продуктов в России

Комментарий к таблице

Оценки, присвоенные качествам системы, являются условными. Оценка «2» означает, что данная функция присутствует в системе в достаточном объеме, оценка «1» — функция присутствует частично. Ниже мы разъясняем все показатели, а также приводим примеры функциональной полноты по каждому из них.

Контроль версий бюджетов. Наличие такой функции позволяет повысить эффективность бюджетирования за счет построения бюджета по нескольким сценариям; оптимистичному, пессимистичному и др. Если эта функция в системе отсутствует, то создавать бюджет можно только по одному сценарию, что сильно ограничивает возможности анализа.

Консолидация. Под термином «консолидация» понимается не только вычислительный процесс, связанный с построением бюджета предприятия, но и методы получения данных от центров финансовой ответственности. В зависимости от организации процесса сбора первичных данных (файловый обмен или единая база данных предприятия) построение консолидированного бюджета может быть проведено с разной эффективностью. Кроме того, построение консолидированного бюджета может выполняться как на компьютере пользователя, так и в рамках всей системы.

Планирование «от достигнутого». Этот термин подразумевает возможность переноса данных предыдущего периода на последующий как с использованием поправочных коэффициентов, так и без них. Наличие в системе такого функционала существенно облегчит процесс построения бюджета. В противном случае при построении бюджета по данным предыдущего периода все корректировки необходимо вносить вручную.

«Скользящее» планирование. Данная функция позволяет всегда иметь в системе запланированный период (месяц, квартал и т. д.), что помогает предприятию более оперативно реагировать на изменения конъюнктуры рынка. Системы бюджетирования различаются по степени проработки соответствующего функционала.

Моделирование «если — то». Данная функция дает возможность повысить эффективность процесса построения и анализа бюджетов. Например, пользователь может вручную изменить значение одного из запланированных показателей и проанализировать изменение значений зависимых от них статей. Системы бюджетирования различаются по трудоемкости настройки данного механизма.

Учет факта по данным бухучета. При наличии в системе этой функции имеется возможность произвести автоматический расчет бюджетных статей по бухгалтерским данным, а также провести сравнение плановых и фактических показателей. Эффективность этого процесса во многом зависит от способа реализации данной функции: создание интерфейса и/или интеграция с финансовой системой. Настройка интерфейса может быть выполнена только квалифицированными специалистами компании — поставщика системы.

Расчет финансовых результатов. Наличие в стандартных функциях системы уже настроенных алгоритмов расчета основных финансовых показателей (ликвидность, прибыль и др.) облегчает процесс планирования и анализа исполнения бюджета. В большинстве случаев алгоритмы расчета данных показателей не являются сложными, однако их наличие в системе позволяет избежать необходимости в их периодической настройке и облегчает работу сотрудникам финансовых служб. Стоимость проекта внедрения рассчитана по следующим составляющим (не включая налоги): стоимость минимального количесгва пользовательских лицензий; стоимость годовой технической поддержки; минимальная стоимость услуг по внедрению.

Подготовлено консультационной компанией «ИСКОН»