Бухгалтерский учет топливных карт

Бухгалтерский учет топливных карт

В обиход в нашей стране инструмент вошел с 1991 года и первоначально был ориентирован на юридических лиц с большим автопарком. Вопросы бухгалтерского учета ГСМ (горюче-смазочные материалы), покупаемых по безналичному расчету, актуальны и по сей день.

В чем преимущества карт от ЕКА

Пластик с электронным носителем, на котором хранится информация о видах топлива и его объемах, запрограммирован на использование в течение определенного временного промежутка и дает возможность владельцу:

  • сократить затраты на горючее;
  • уменьшить налоги на сумму НДС (18%);
  • снизить оборот наличных денег;
  • предупредить хищение ГСМ.

Для оптимизации финансовых затрат постоянным клиентам мы предоставляем отсрочку платежа, программу лояльности (скидки и бонусы). При этом отпуск, оплата и учет нефтепродуктов производится в автоматическом режиме при полном контроле вашей бухгалтерии. Ежедневные удобные отчеты можно распечатать из личного кабинета на нашем сайте.

Учет топливных карт

Подписанный с эмитентом договор на отпуск нефтепродуктов и перечисление определенной суммы на приобретение горючего, является основанием для получения карты (одной или нескольких). Некоторые для удобства используют 2 вида: основную, где будет «храниться» все топливо предприятия и дополнительную, куда будет перечисляться с основной необходимое количество литров в каждом отдельном случае.

Электронный продукт продан по определенной цене за единицу и становится собственностью держателя, что подтверждается актом приема-передачи или товарной накладной. С этого момента он является документом строгой отчетности, закрепляется за определенным водителем или хранится в бухгалтерии, откуда выдается для использования. При этом ведется журнал движения (в произвольной форме), в котором указывается дата выдачи-возврата и баланс после возврата.

Относительно бухгалтерского учета топливных карт, стоит отметить, что, по мнению аудиторов, счета 10, 50, 71 для этих целей не совсем подходят. Карты сами по себе не являются материалами, денежными средствами и расчетами с подотчетными лицами, в том понимании, как это трактует Положение о бухучете.

Бухгалтерский учет топливных карт

Корректнее будет принять к учету стоимость на расходы, связанные с основным видом деятельности и вести ее на забалансовых счетах, утвержденных собственной учетной политикой.

Нюансы учета топлива и ГСМ

Учетная политика предприятия и рабочий План счетов существенно упростят работу бухгалтерии и минимизируют проблемы с налоговой, поскольку позволяют:

  • создавать новые счета и субсчета;
  • объяснить, почему учет топлива и карт ведется именно на этих счетах;
  • избежать вопросов относительно приобретения и списания нефтепродуктов по определенной цене, специфики работы со складами;
  • определиться с отдельными нюансами для налогового учета.

Для осуществления учета топлива и горюче-смазочных материалов на предприятии ведутся путевые листы, утверждаются нормы расхода горючего и водители обязаны предоставлять в бухгалтерию чеки с каждой заправки. Отчет по карте можно посмотреть в личном кабинете, где указан ее номер, количество нефтепродуктов, цену, по которой произведена заправка, время заправки, номер АЗС, остаток на конец месяца. Он сверяется с отчетами водителей и полученными чеками.

Проводки такие же, как и для топлива, приобретенного по талонам. Приход проводится последним днем месяца, но не ранее даты выставленных документов. Важно! В качестве позиции «склад» можно использовать «лицевой счет в резервуаре поставщика» (согласно учетной политике). При этом для налоговой в договоре оговариваем, что это не является безвозмездным хранением. На основании отчета делаем последним днем месяца перемещение со склада в «бак машины №…», который становится «складом».

Списание производится на основании путевых листов, где указывается норматив и фактический расход топлива, через накладную-требование. Остаток по складу (бак машины №…) должен сходиться с данными путевого листа по конкретному авто.

В случае перерасхода горючего (норма-факт), результат относится на непроизводственные расходы (счет 91.2).

Наши топливные карты помогут бухгалтерии вести точный учет ГСМ без излишних сложностей.

К списку статей

Учет топливных карт

Главная > Консультации > Бухучет и налоги > Бухгалтерский учет > Учет топливных карт

Учет топливных карт в бухгалтерском учете.

В АС-АУДИТ обратился представитель компании, приобретающей для производственных нужд топливные карты.

Вопрос:
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним?

Ответ:
Суть операций сводится к следующему: организация приобретает топливную карту, по ней расплачивается за топливо на АЗС в течение месяца единовременными платежами. Инфор-мация о количестве приобретенного топлива отражается на карте. Расходы на топливо включа-ются в состав расходов организации.
Для удобства используем числовой пример.
Пример. Организация перечислила поставщику предоплату за 1000 л бензина по цене 11,8 руб. за 1 л (в том числе НДС 1,8 руб.), отпускаемого по топливной карте. Отдельно была опла-чена поставщику стоимость топливной карты в сумме 118 руб., в том числе НДС 18 руб. По данной карте было выбрано 990 л бензина, из которых на конец месяца 20 л осталось неизрас-ходованными в бензобаке автомобиля.
В данной ситуации можно рекомендовать 3 варианта учета (третий вариант наиме-нее трудоемкий):

Вариант 1

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина
Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком
Д19 К60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты
Д68 К19 Сумма, руб. 18
Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выпол-нятся следующие условия
•Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реали-зация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю
Д71 К50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом
Д10-3 К71 Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину
Д19 К71 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками»  К 60-2 Субсч. «Авансы выданные» 11 682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации
Д50-3 К71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа авто-мобиля.
Д20 (23, 26, 29, 44) К10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))
Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководите-ля исходя из контрольного замера расхода топлива.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основа-нии путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки ма-шины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
Примечание: в соответствии с  пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г.

Учет топливных карт

Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком произво-дятся следующие записи:
Отражен отпуск бензина поставщиком держателю топливной карты по накладной поставщика.
Д71 К60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 11 682 (990 х 11,8)

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.
Д68 К19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 2

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина
Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта.
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100 (118 — 18)

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком
Д19 К60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты
Д68 К19 Сумма, руб. 18
Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выпол-нятся следующие условия
• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реали-зация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю
Д71 К50-3 Сумма, руб. 100

Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании отчета и иных документов, выданных электронным терминалом
Д10-3 К60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину
Д19 К60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)
Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Возвращена водителем топливная карта в кассу организации
Д50-3 К71 Сумма, руб. 100

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа авто-мобиля.
Д20 (23, 26, 29, 44) К10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))
Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководите-ля исходя из контрольного замера расхода топлива.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основа-нии путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки маши-ны (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
Примечание: в соответствии с  пп. 11 п. 1 ст. 264 НК организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком, произво-дятся следующие записи:

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.
Д68 К19 Сумма, руб. 1 782

Вариант 3 (наименее трудоемкий).

Перечислены поставщику денежные средства в порядке предоплаты приобретаемого бензина
Д 60-2 Субсч. «Авансы выданные» К 51 Сумма, руб. 11 800 (1000 х 11,8)

Перечислены поставщику денежные средства в оплату приобретаемой топливной карты
Д 60-1 Субсч. «Расчеты с поставщиками» К 51 Сумма, руб. 118

Принята к учету полученная от поставщика топливная карта (118 — 18).
Д 50-3 К 60-1 Сумма, руб. 100

Отражена сумма НДС, предъявленная организации поставщиком
Д19 К60-1 Сумма, руб. 18

Принята к вычету сумма НДС, оплаченная организацией при приобретении карты
Д68 К19 Сумма, руб. 18
Примечание: для принятия НДС к вычету в соответствии со статьей 172 НК РФ должны выпол-нятся следующие условия
• Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реали-зация которых признается объектом налогообложения НДС
• Наличие счета-фактуры
• Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
• Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)

Отражена выдача топливной карты под отчет водителю
Д71 К50-3 Сумма, руб.

По окончании месяца, на основании документов, выставленных поставщиком
Оприходован бензин, заправленный в бак автомобиля по топливной карте на основании на-кладной поставщика
Д10-3 К60-1 «Расчеты с поставщиками» Сумма, руб. 9900 (990 х (11,8 — 1,8))

Отражена сумма НДС по оприходованному бензину
Д19 К60-1 Сумма, руб. 1782 (990 х 1,8)

Зачтен ранее выданный аванс (предоплата)
Д 60-1 «Расчеты с поставщиками» К 60-2 . «Авансы выданные» Сумма, руб. 11682

Принят к вычету НДС по оплаченному и оприходованному бензину на основании полученного счета-фактуры.
Д68 К19 Сумма, руб. 1 782

Списана стоимость израсходованного организацией бензина на основании путевого листа авто-мобиля.
Д20 (23, 26, 29, 44) К10-3 Сумма, руб. 9 700 ((990 — 20) х (11,8-1,8))
Фактически израсходованное количество бензина определяется исходя из пробега автомобиля и нормы расхода бензина на 100 км. Норма расхода бензина утверждается приказом руководите-ля исходя из контрольного замера расхода топлива.
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте" (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.)  нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основа-нии путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответвующей марки маши-ны (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
Примечание: в соответствии с  пп. 11 п. 1 ст. 264 НК  организация вправе отнести на расходы для целей налогообложения расходы на бензин, это можно сделать, даже если транспортное средство взято организацией в аренду (Письмо Управления МНС по г. Москве от 23 января 2003 г. N 26-12/4740).

Актуально на 8.06.2004

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *