Делопроизводство в медицине

Делопроизводство в медицине

Главный врач N 5, 2016 год,

Татарников М.А.
Центр изучения проблем здравоохранения и образования

Организация делопроизводства в медицинских организациях

Медицинские организации и органы управления здравоохранением (далее по тексту — организации) организуют и ведут делопроизводство на основе соответствующих инструкций*, разработанных в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами и методическими документами в области делопроизводства.
____________________
* Примерную инструкцию по делопроизводству в медицинских организациях планируется опубликовать в ближайших номерах нашего журнала.
Организация документооборота в медицинском учреждении осуществляется специальным структурным подразделением или назначенным ответственным за делопроизводство лицом*, на которые возложены функции по документационному обеспечению управления (далее — служба ДОУ).
____________________
* В небольших медицинских организациях — это, как правило, секретарь главного врача.
Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях организации возлагается на их руководителей, которые самостоятельно определяют ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении.

Организация документооборота

Движение документов в организациях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются инструкцией по делопроизводству, служебными регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников.
При применении электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию.

Организация доставки документов

Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Прием, обработка и распределение поступающих документов

Документы, поступающие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «лично»), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Документы, адресованные руководству организации, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству или в подразделение.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.
Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольную форму (далее — РКФ)* вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
___________________
* Регистрационно-контрольная (регистрационно-учетная) форма — документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. РКФ фактически является синонимом регистрационно-контрольной карточки (РКК).
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Организация обработки и передачи отправляемых документов

Документы, отправляемые организацией, передаются почтовой и электрической связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234. Документы для почтовой отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.
Почтовый адрес включает описание места нахождения пользователя услугами почтовой связи с обязательным указанием почтового индекса и (или) обозначение с помощью символов адреса пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи.
Почтовый адрес пользователя услугами почтовой связи в информационной системе организации федеральной почтовой связи присваивается пользователю автоматически при подтверждении им согласия на получение заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа в соответствии с п.57 Правил оказания услуг почтовой связи.
На почтовых отправлениях отправителем указываются точные адреса отправителя и адресата
Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территории Российской Федерации должны быть указаны на русском языке. Адреса отправителя и адресата почтовых отправлений, принимаемых для пересылки в пределах территорий республик в составе Российской Федерации, могут быть указаны на государственном языке соответствующей республики при условии их повторения на русском языке.
На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.
Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя — в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.
Реквизиты адреса на почтовых отправлениях в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи пишутся в следующем порядке:
а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) название улицы, номер дома, номер квартиры;
в) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
г) название района;
д) название республики, края, области, автономного округа (области);
е) название страны (для международных почтовых отправлений);
ж) почтовый индекс.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222 (ред. от 31.01.2012).
Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Порядок прохождения внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения — поступающих документов.
Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.
Копии подписанных руководителями распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.

Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

Электронная почта — один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри организации, так и между сторонними организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя. Дата и время отправки сообщения фиксируются компьютером автоматически. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».
При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, обычно не должен превышать 5 листов;
документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные — немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

Учет количества документов

Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по РКФ по месту регистрации документов. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро, службе автоматизированной подготовки документов.
Учет количества документов может проводиться по организации в целом или по отдельным структурным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах). Форма справки об объеме документооборота представлена ниже.

СПРАВКА ОБ ОБЪЕМЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА
за _____________ 201__
(месяц)

Документы

Количество документов

Всего

подлинники

тираж

На семинаре рассматриваются вопросы законодательства, регулирующего трудовые отношения в организациях здравоохранения, практические вопросы кадровой работы в медицинских учреждениях (с учетом опыта проверок, проводимых правовой инспекцией труда). Наиболее подробно будут рассмотрены особенности оформления трудовых отношений с сотрудниками и новой системы оплаты труда.

1. Современная законодательно-нормативная база регулирования трудовых отношений в организациях здравоохранения. Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права. Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан. Коллективные договоры, соглашения. Локальные нормативные правовые акты: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностные инструкции и др.

2. Особенности правового регулирования трудовых отношений с медицинскими работниками. Право на занятие медицинской деятельностью. Повышение квалификации и переподготовка. Отнесение работника к категории медицинских работников. Место работы и функциональные обязанности. Сокращенная 38,5- часовая, 39 -часовая, 36- часовая, 33- часовая, 30- часовая рабочая неделя. Работа основная, по совместительству, совмещение профессии, расширение зоны обслуживания, замещение отсутствующего работника, дежурства, дежурства на дому. Вредные условия труда. Отпуска: основной, дополнительные (за вредные условия труда, за непрерывный стаж работы). Непрерывный стаж работы в системе оплаты труда. Досрочное назначение трудовых пенсий.

3. Документирование приема на работу. Обязательные документы, предъявляемые при заключении трудового договора. Особенности содержания трудового договора с медицинским работником. Примерная форма трудового договора. Срочный трудовой договор. Изменение условий трудового договора: постоянный, временный перевод работника. Приказы по личному составу. Трудовая книжка: заполнение, учет, дубликаты, вкладыши. Типичные ошибки в оформлении и их исправление. Личная карточка Т-2: порядок заполнения в соответствии с общероссийскими классификаторами. Личное дело медицинского работника.

4. Документы, необходимые для учета рабочего времени и времени отдыха. Графики работы и табели учета рабочего времени: особенности заполнения. График отпусков — составление, внесение изменений. Предоставление отпуска, перенос отпуска, отзыв из отпуска.

5. Документирование прекращения трудовых отношений. Основания прекращения трудовых отношений. Общий порядок оформления прекращения трудового договора.

6. Наиболее типичные ошибки при документальном оформлении трудовых отношений, выявляемые при проведении проверок соблюдения работодателями трудового законодательства. Профилактика и исправление ошибок. Юридическая ответственность за нарушение Трудового законодательства (дисциплинарная, материальная, административная, уголовная).

7. Новые системы оплаты труда работников здравоохранения. Разработка Положения об оплате труда работников конкретного медицинского учреждения при переводе на новые системы оплаты труда: новые требования, примерная форма. Стимулирующие и компенсационные выплаты: размер и порядок их установления и выплаты. Взаимодействие отдела кадров с планово-экономической службой ЛПУ: обоснование численности работников учреждений на основе нормативов, составление штатных расписаний, определение структуры заработной платы работников. Аттестация работников для занятия должности и присвоения квалификационной категории. Оплата труда руководителей учреждений, показатели (критерии) оценки деятельности учреждений для установления стимулирующих выплат. Формирование фондов отплаты труда за счет ассигнований из бюджетов (федерального, субъектов РФ, муниципальных), финансирования по ОМС, ДМС и выполнения платных услуг.

Занятия проводят ведущие специалисты – практики Москвы, юристы и экономисты.

Участники семинара обеспечиваются информационно-справочными материалами по тематике семинара.

Для участников семинара организованы ежедневные обеды и культурная программа.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *