Депонированная заработная плата

Депонированная заработная плата

Депонирование заработной платы того или иного сотрудника представляет собой особую процедуру, которая, в определенных обстоятельствах, может быть применима главным бухгалтером, либо иным ответственным лицом. Этот процесс обладает рядом различных особенностей, которые обязательно должны быть известны. В противном случае, можно оказаться нарушителем текущего порядка проведения кассовых процедур.

Процесс депонирования

Действующие финансовые порядки и нормативы предполагают, что руководство предприятия или организации всегда должно отвечать за ответственное хранение денежных средств.

Депонирование заработной платы – это какие проводки?

Наиболее оптимальным способом выступает их хранение в банке. При этом сам процесс их снятия всегда должен быть объяснен соответствующими причинами.

Например, чтобы осуществить снятие определенной суммы для ее последующей выдачи сотрудникам в виде регулярной заработной платы, необходимо представить уполномоченным лицам соответствующий приказ о выдаче зарплаты. Помимо этого, все последующие и дополнительные движения финансовых активов должны быть соответствующим образом оформлены и зафиксированы в следующих документах:

• кассовая книга;
• ордеры расходников и приходников;
• действующий журнал по учету всех финансовых операций, производящихся внутри компании;
• дополнительный журнал учета, в который вносятся лишь депонированные суммы.

При этом в кассу организации могут попадать не только денежные средства в виде заработной платы сотрудникам, но и иные финансовые поступления, например, средства на оплату стипендии, суммы для последующей отправки в банковскую организацию и т.д.

Абсолютно каждая операция, вне зависимости от ее значимости и финансовой суммы, должна быть отражена и зафиксирована в соответствующих документах, включая журналы учета.

Формирование депонированной зарплаты

Согласно действующим нормам, вознаграждение сотрудникам может выплачиваться не реже, чем два раза в месяц. При этом интервал выплат не может превышать 15 календарных дней. Как правило, эти две положенных выплаты представляют собой аванс и основную сумму установленной заработной платы. Касаемо точных дней для выплаты – их руководство может устанавливать самостоятельно, при этом обязательно учитывая все действующие нормы и предписания. Точные дни выдачи аванса и последующей заработной платы обязательно должны быть указаны в трудовых договорах.

Эти числа, в которые происходит расчет с сотрудниками, также сообщаются и в банковскую организацию с целью установления регулярного графика. В последующем снятие денег может осуществляться исключительно в указанные два дня. Даже если организация по каким-либо причинам планирует выдачу на несколько дней позже, уже снятые денежные средства будут храниться в ее кассе.

Необходимость депонирования заработной платы может возникнуть в различных ситуациях, когда сотрудник, по каким-либо причинам, не может сейчас получить денежную сумму. Такими причинами может выступать его пребывание на больничном, либо в отпуске, нахождение в командировке и т.д. В таком случае сведения о депонировании обязательно заносятся в соответствующий журнал, а также в иные необходимые бухгалтерские документы, для грамотного и верного отражения финансовых операций, происходящих в данной организации. После процедуры оформления, сумма, которая не была востребована, переводится назад, на счет банковского учреждения.

Особенности последующего получения

Получение заработной платы, депонирование которой произошло ранее, возможно в один из трех доступных дней. К таким дням относятся:

1. День аванса в текущем месяце.
2. День выдачи сотрудникам заработной платы за данный месяц.
3. В отдельный день, который установлен именно для выдачи ранее депонированных сумм.

Следует отметить, что третий день существует далеко не во всех организациях. В случае его официального отсутствия, придется дождаться одного из двух других дней, чтобы получить причитающуюся заработную плату.

При этом всегда необходимо помнить о том, что отказ работодателя в выдаче ранее депонированной суммы является серьезным нарушением существующих норм и установленного порядка. В таком случае следует сразу обращаться в уполномоченную организацию, например, Комиссию по труду.

Еще одним важным нюансом является тот факт, что метод депонирования может быть применим исключительно при действующем на предприятии наличном расчете. Такая возможность пропадает, если, например, организация перешла на пластиковые карты.

Особенности бухгалтерского оформления

Главным правилом является верное и грамотное отражение депонирования определенной суммы в отчете. Бухгалтеру необходимо будет указать все проводки, которые, в конечном итоге, должны закончиться следующим шагом: «Выдачей сотруднику суммы, которая ранее не была им получена».

Страна Советов

Депонирование заработной платы

Организация может хранить в своих кассах наличные денежные средства сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий. Причем эти средства не должны храниться свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке. Для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, данный срок увеличен до 5 дней.

Если в течение трехдневного срока по каким-либо причинам денежные средства не были получены работником (группой работников), то кассир, ответственный за их выдачу, должен проверить в платежной ведомости либо в расчетно-платежной ведомости подписи в получении денег, суммировать выданную зарплату и напротив фамилий тех, кто ее не получил, поставить штамп или указывать от руки «депонировано».

Для учета расчетов с работниками организации по суммам, начисленным, но не выплаченным в установленный срок (из-за неявки сотрудников), предназначен счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам».

Начисленные, но не выплаченные в установленный срок суммы оплаты труда и иные вознаграждения отражаются по кредиту счета 76-4 и дебету счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Пример.

За первую половину месяца начислен аванс работникам организации на общую сумму 650 000 руб. Из них 21-го числа 420 000 руб. выдано через кассу организации. 230 000 руб. выдано четырем раздатчикам для выдачи заработной платы работникам подразделений. По окончании выплатного периода (3 календарных дня) раздатчиками сдано 25 000 руб., которые зачислены на депонент.

В бухгалтерском учете будут оформлены следующие проводки:

21-го числа:

Дебет 71 Кредит 50

• 230 000 руб. — на сумму наличных денег, выданных раздатчикам;

23-го числа:

Дебет 70 Кредит 50

• 420 000 руб. — на сумму оплаты, произведенной непосредственно через кассу организации;

Дебет 70 Кредит 71

• 205 000 руб. — на сумму оплаты, произведенной через подотчетных лиц;

Дебет 50 Кредит 71

• 25 000 руб. — на сумму наличных денег, сданных раздатчиками в кассу по окончании выплатного периода;

Дебет 70 Кредит 76-4

• 25 000 руб. — на сумму депонированной заработной платы;

Дебет 51 Кредит 50

• 25 000 руб. — зачислена на расчетный счет депонированная заработная плата.

Депонированные суммы на следующий день после истечения срока хранения сдаются на расчетный счет организации в банк на основании объявления на взнос наличными. При этом в документе в назначении платежа указывается «депонированная заработная плата», что обязывает кредитную организацию учитывать данные средства обособленно. На сдаваемую сумму оформляется расходный кассовый ордер.

Депонированная сумма на оплату труда отражается в бухгалтерском учете до истечения срока исковой давности. Напомним, что общий срок исковой давности — три года (ст. 196 ГК РФ).

Депонированная зарплата — понятие и проводки в бухгалтерском учете

В течение этого срока организация обязана по первому требованию работника выдать депонированную заработную плату.

Пример. В организации начислена заработная плата за ноябрь 2011 г. Сумма, подлежащая выплате сотрудникам организации, составляет 458 523 руб. Не полученная в срок заработная плата составила 16 482 руб.

На счетах бухгалтерского учета сделаны записи:

Дебет 50 Кредит 51

• 458 523 руб. — поступили в кассу денежные средства с расчетного счета для выплаты заработной платы;

Дебет 70 Кредит 50

• 442 041 руб. — выплачена заработная плата;

Дебет 70 Кредит 76-4

• 16 482 руб. — депонирована не полученная в срок заработная плата;

Дебет 51 Кредит 50

• 16 482 руб. — депонированная заработная плата возвращена на расчетный счет.

Пример. В организацию 6 ноября 2011 г. поступила с расчетного счета сумма 735 000 руб. для следующих целей:

• на выплату заработной платы за октябрь 2011 г. — 668 000 руб.;
• на выплату пособия по временной нетрудоспособности — 17 000 руб.;
• на выдачу под отчет на командировочные расходы — 15 300 руб.;
• на выплату депонированной заработной платы — 34 700 руб.

Выплаты произведены полностью.

На счетах бухгалтерского учета будут сделаны записи:

Дебет 50 Кредит 51

• 735 000 руб. — получены в кассу с расчетного счета денежные средства;

Дебет 50 Кредит 70

• 668 000 руб. — выплачена заработная плата работникам организации;

Дебет 50 Кредит 70

• 17 000 руб. — выплачено пособие по временной нетрудоспособности;

Дебет 76-4 Кредит 50

• 34 700 руб. — выплачена депонированная заработная плата;

Дебет 71 Кредит 50

• 15 300 руб. — выдано под отчет на командировочные расходы.

Отметим еще раз, что по истечении сроков исковой давности невостребованные суммы депонированной заработной платы могут быть списаны. Основанием для этого служит приказ (распоряжение) руководителя организации, изданный по результатам проведенной инвентаризации. Относятся они на финансовые результаты деятельности организации.

Пример. У организации имеется депонированная заработная плата в размере 10 258 руб., по которой истекает срок исковой давности. По распоряжению руководителя данная сумма списывается. На счетах бухгалтерского учета делается запись:

Дебет 76-4 Кредит 91

• 10 258 руб. — списана депонированная заработная плата в связи с истечением срока исковой давности.

Е.Хорькина

Эксперт журнала

У этого термина существуют и другие значения, см. Депонирование.

Депонирование представляет собой размещение документа с целью предоставления к нему свободного доступа на некоммерческой основе, в последнее время — типично в электронной форме в глобальной информационной сети. Термин обычно используется для обозначения практики рецензируемых журналов по размещению электронных копий статей и выступлений на конференциях, а также докладов, размещённых в репозиториях или в других общедоступных архивах с целью увеличения доступности, частоты использования и цитирования.

Депонирование является одним из двух общеизвестных методов обеспечения свободного доступа. Другой — свободная публикация в журналах, находящихся в свободном доступе. Иногда такая публикация называется «золотым» путём к свободному доступу, а депонирование — «зелёным».

Примерно 91 % рецензируемых журналов поддерживают авторов, депонирующих сигнальные экземпляры своих работ.

Как правильно депонировать заработную плату

В то время как право депонирования опубликованного материала регламентируется законами об интеллектуальной собственности, право депонировать препринт — это всего лишь вопрос политики журнала.

История

Депонирование всех работ в электронной форме впервые явно было предложено как общая практика Стивеном Харнардом (англ.) в его публикации «Подрывное предложение» (англ.), хотя учёные-компьютерщики спонтанно депонировались на анонимных FTP-архивах по крайней мере с 1980-х (например, CiteSeer), а физики — с начала 1990-х в сети (например, arXiv.org).

Организации

В России депонирование рукописных работ осуществляет ВИНИТИ, ИНИОН РАН, Институт теории и истории педагогики РАО и другие российские отраслевые органы информации.

В Белоруссии депонирование научных работ осуществляет БелИСА (Белорусский институт системного анализа и информационного обеспечения научно-технической сферы).

В Казахстане депонирование научных работ осуществляет Национальный Центр Научно-технической Информации (НЦ НТИ).

В Киргизии депонирование научных работ осуществляет Национальный библиотечно-информационный фонд.

Примечания