Документационное обеспечение деятельности руководителя акционерного общества
Учебный курс предназначен для секретарей и помощников руководителей.
Тема 1. Секретарь в современной структуре управления
Основные требования к квалификации и знаниям секретарей. Функции, должностные обязанности и права секретаря. Связи по должности.
Тема 2. Регламентация работы секретаря
Законодательное регулирование использования языков в официальном делопроизводстве. Регламентация документирования информации. Ответственность за разглашение информации. Нормы времени на выполнение секретарско-референтских работ. Регламентация работы секретаря в локальных нормативных актах организации.
Тема 3. Организация работы секретаря
Условия труда секретаря. Организация рабочего места секретаря. Планирование рабочего дня.
Тема 4. Документное обслуживание деятельности руководителя: требования к составлению и оформлению документов
Требования к оформлению реквизитов. Бланки, их назначение и применение.
Тема 5. Документное обслуживание деятельности руководителя: документирование управленческой деятельности
Организационные документы. Распорядительные документы. Информационно-справочные документы.
Тема 6. Документное обслуживание деятельности руководителя: организация работы с документами
Документооборот, его организация. Регистрация документов, контроль их исполнения и организация справочно-информационного обслуживания. Формирование и хранение дел в делопроизводстве, номенклатура дел. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве, порядок подготовки и передачи дел в архив.
Тема 7. Организация приема посетителей и личного приема граждан
Правила и организация приема граждан.
Тема 8. Организация телефонных переговоров, подготовка деловых встреч и переговоров
Правила телефонного общения. Подготовка деловых встреч и переговоров.
Тема 9. Подготовка и проведение совещаний
Классификация совещаний. Подготовка различных типов совещаний и их проведение (обслуживание). Документирование работы совещаний.
Тема 10. Подготовка командировок руководителя
Виды командировок и этапы подготовки командировки. Документальное оформление командировки.
Тема 11. Организация связей с общественностью
Организация связей с общественностью. PR-мероприятия.
Тема 12. Информационное обслуживание руководителя
Работа секретаря по информационному обслуживанию руководителя.
Тема 13. Функции секретаря по обеспечению безопасности информации и конфиденциальности делопроизводства
Конфиденциальная информация и коммерческая тайна. Способы защиты конфиденциальной информации. Работа секретаря с конфиденциальной информацией.
Тема 14. Организация протокольных мероприятий
Деловой этикет, имидж секретаря руководителя. Этикетные письма, визитные карточки, подарки. Приемы, сервисные функции секретаря.
Тема 15. Психология общения секретаря
Секретарь и руководитель, взаимоотношения полов. Взаимоотношения секретаря с коллегами. Конфликтные ситуации.
В качестве материалов для изучения в учебный курс включены следующие документы:
1. Трудовой кодекс РФ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ;
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.07.2016) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
3. Федеральный закон от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
4. Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ (ред. от 03.07.2016) «Об акционерных обществах»;
5. Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
6. Закон РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»;
7. Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации»;
8. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (ред. от 29.07.2015) «Об особенностях направления работников в служебные командировки» (вместе с «Положением об особенностях направления работников в служебные командировки»);
9. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
10 Профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией, утвержденный приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276 н;
11. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов;
12. Документационное обеспечение деятельности руководителя / И.В. Топчиева. Под общ. ред. Т.А. Быковой. — М.: Издательство «ТЕРМИКА», 2016. — 512 c.
Набор ключевых слов.
Анна ЕРМОЛАЕВА
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ (традиционные и современные технологии)
Документы органов государственной впасти являются объективированным отражением их деятельности. В цепях обеспечения комплексного подхода при решении задач, направленных на регламентацию технологии документирования как на бумажных, так и на электронных носителях, необходима разработка межведомственных функциональных унифицированных систем документации.
Ключевые слова:
органы государственной власти, документ на бумажном носителе, электронный документ, технологии документирования, унифицированные системы документации; bodies of government, record on paper carrier, electronic record, technologies of documenting, unified systems of documentation.
ЕРМОЛАЕВА Анна Всеволодовна — к.и.н., заведующий кафедрой
документационного обеспечения управления ПАГС им. П.А.Столыпина kafdou@pags.ru
Как известно, любое управленческое решение, как в масштабах государства, так и в рамках конкретной организации, основывается на информации. От того, насколько объективна, своевременна и достаточна по объему предоставляемая информация, в конечном итоге зависит качество принятого решения.
Учитывая значимость управленческих решений органов государственной власти, от исполнения (или неисполнения) которых в конечном итоге зависит качество жизни населения соответствующей территории, значительная часть информации, используемая для принятия управленческого решения, имеет документированную форму, как, впрочем, и само управленческое решение.
Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе, с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать1. В результате документирования информации обеспечивается ее запись и сохранение в неизменной форме на соответствующем материальном носителе, возможность установления автора, места и времени создания.
Благодаря этому документированная информация, помимо общих функций, таких как информационная, коммуникативная и социальная, реализует правовую функцию, а в дальнейшем — и функцию исторического источника. Именно поэтому документированная информация должна являться основой формирования государственных информационных ресурсов. В свою очередь, государственные информационные ресурсы являются одним из обязательных компонентов государственных информационных систем. Второй компонент — информационные технологии и технические средства.
Использование информационных технологий является неотъемлемой частью технологии принятия управленческого решения. Деятельность органов государственной власти непосредственно связана с процессами производства, сбора, обработки, хранения, поиска, предоставления информации. Качество управленческого решения, как и эффективность деятельности органа государствен-
1 ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
ной власти в целом, во многом зависит от того, какие методы и способы осуществления этих процессов используются. При этом очевидна необходимость унификации применяемых методик, обеспечивающих взаимодействие этих органов.
Особое значение имеет процесс производства документированной информации. В документоведческой терминологии этот процесс обозначается как «документирование», что означает «запись информации на различных носителях по установленным правилам»1.
На практике процесс документирования с использованием бумажного носителя относят к традиционным технологиям, а информацию, представленную в электронно-цифровой форме, — к современным. Такое деление, несомненно, является условным, поскольку речь не должна идти о полном или даже частичном вытеснении бумажных документов электронными в целях приоритетного использования новейших технологий. Скорее, следует говорить о рациональном использовании имеющихся технологий и технических средств, обеспечивающих необходимое качество документирования в целях повышения эффективности деятельности органов государственной власти.
В этом контексте снова следует обратить внимание на распространившуюся в последнее время терминологию. В федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»2, в ряде подзаконных нормативных актов и, соответственно, в профессиональном сообществе используется словосочетание «делопроизводство и документооборот».
При этом термину «делопроизводство» отводится сфера организации работы исключительно с документами на бумажных носителях, а термин «документооборот», который широко используется специалистами в области компьютерных технологий, обозначает технологические процедуры по организации работы с электронными документами. Более того, для большего закрепления данной трактовки произошла конкретизация термина в «электронный документооборот».
1 Там же.
Отметим, что в тексте федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» оба термина употребляются в качестве двух равнозначных смысловых единиц (п. 2 ст. 11). Однако согласно документоведческой терминологии, под «делопроизводством» или «документационным обеспечением управления» понимается отрасль деятельности, обеспечивающая как документирование, так и организацию работы с официальными документами3. Термин «документооборот», в свою очередь, означает движение уже созданных или полученных извне документов и касается исключительно организационных процессов, предусматривающих определение маршрутов движения входящих, внутренних и исходящих документов до их исполнения (направления в дело) или отправки4. И хотя упорядочение документооборота является чрезвычайно важным и неотъемлемым компонентом в комплексе организационной работы с официальными документами, но отнюдь не единственным. Кроме того, без решения комплекса задач, направленных на разработку технологии документирования, невозможно приступить к решению вопросов, связанных с организацией эффективного документооборота.
Таким образом, термин «документооборот» является вторичным по отношению к термину «делопроизводство (документационное обеспечение управления)».
Широкое применение компьютерных технологий в документировании деятельности органов государственной власти сдерживается не только приверженностью к традициям.
Перечислим лишь некоторые из причин, препятствующих использованию электронных документов.
1. Отсутствие комплексного подхода к решению задач по внедрению компьютерных технологий в практическую деятельность органов государственной власти, превалирование так называемых «технических решений». Примером тому являются положения федерального закона «Об электронной цифровой подписи»5, кон-
3 ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28).
4 Там же.
цепция и ход реализации федеральной целевой программы «Электронная Россия»1, действие которой завершается в 2010 г.
2. Отсутствие необходимого правового статуса электронного документа. Существующее определение понятия «документ» (электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме), регламентация оформления лишь одного из обязательных реквизитов2, свидетельствуют о несовершенстве правовой базы в этой сфере.
iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.
3. Смещение акцента на организацию «электронного документооборота», то есть организацию движения (передача, получение, накопление, перемещение, распространение). Без законодательного закрепления форматов электронных документов и состава их обязательных реквизитов; без выработки единых подходов к решению вопроса о том, какие категории и виды документов могут быть переведены в электронную форму, а какие должны создаваться исключительно на бумажных носителях; без регламентации принципов классификации документированной информации и т.п. такой подход может привести к неупорядоченности информационных потоков, неоправданному росту документооборота и, что самое главное, созданию значительного количества документов, не обладающих юридической силой.
Между тем, продолжением «технического решения» данной проблемы является и утвержденное Правительством Российской Федерации Положение о системе межведомственного электронного документооборота3, устанавливающее, прежде всего, его технико-технологическую инфраструктуру.
Несмотря на то что и в названии, и в содержании данного Положения используется термин «документооборот», под
2 Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007), ст. 3.
3 Постановление Правительства РФ от 22 сен-
тября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения
о системе межведомственного электронного документооборота» // Российская газета, 2009, 30 сентября.
этим термином понимается обмен электронными сообщениями. В соответствии с федеральным законодательством, «электронное сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети»4. Поэтому электронное сообщение — это одна из форм представления (получения) информации, но не документ. Тем не менее в перечень электронных сообщений (служебной переписки в электронной форме) вошли решения и поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, направляемые и получаемые в электронной форме, доклады Президенту Российской Федерации и Правительству Российской Федерации и т.д.
Следует обратить внимание на некорректность приведенной формулировки, поскольку решения Президента Российской Федерации оформляются в форме указов и распоряжений, которые являются нормативными актами и никак не могут быть отнесены к «служебной переписке». То же самое замечание относится и к поручениям Президента, которые также имеют документальную форму и содержат распорядительные предписания, требующие обязательного исполнения теми, кому они адресованы.
Поэтому в данном случае речь идет о дублировании документов на бумажных носителях информацией в электронной форме в целях оперативного информирования участников межведомственного взаимодействия, но отнюдь не об обмене электронными документами.
Более точной, исходя из этой трактовки, является формулировка рассматриваемого Положения, предполагающая возможность внесения в Правительство Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов, в том числе в электронной форме5.
Отметим, что действующая в настоящее время технология подготовки нормативных правовых актов, которая обеспечивает данным документам юридическую силу
4 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2.
5 Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения
о системе межведомственного электронного документооборота», п. 4, пп. «г».
(включая документы, сопровождающие разработку и процедуру регистрации нормативных правовых актов), предполагает использование исключительно бумажных носителей. На магнитном носителе может быть представлена лишь одна из копий нормативного акта, представляемых в Министерство юстиции РФ для государственной регистрации1.
Несомненно, сочетание бумажного и электронного документа должно быть свойственно переходному периоду, чтобы в последующем определить, какие из видов документов следует перевести из бумажной формы в электронную. Но это станет возможным лишь при обеспечении необходимого правового статуса электронного документа.
Между тем, новые подходы к формированию систем документации создаются в рамках реализации концепции «электронного правительства», административных регламентов исполнения государственных функций и предоставления государственных услуг. Основным является метод выстраивания цепочки документов, оформляющей последовательность административных процедур (документирование процедуры) по исполнению соответствующей функции или предоставлению услуги. В содержании административных регламентов должны быть указаны не только виды необходимых документов, но и представлены их внешние формы.
Проблема заключается в том, что в отсутствие в нашей стране координирующего центрального органа, обладающего соответствующими полномочиями в области управления документами и, как следствие, в отсутствие единой правовой и методической базы и определение оптимального количества применяемых видов документов, и разработку их внешней формы ведомства осуществляют самостоятельно.
Это, в частности, приводит к тому, что одни и те же реквизиты, используемые при проектировании форм документов, имеют различное месторасположение, различное оформление и состав информации, некоторые из обязательных реквизитов отсутствуют вообще.
1 Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. от 24.03.2009) //СЗ РФ, 1997, № 33, ст. 3895; Российская газета, 2009, 27 марта.
На данном этапе формирования новых систем документации отсутствие межведомственной унификации не вызывает определенных проблем, поскольку в электронной форме граждане получают образцы документов, которые в дальнейшем представляют в соответствующий орган уже на бумажном носителе. Бумажные носители преобладают и при исполнении государственной функции как во внутреннем документообороте исполнительного органа, так и в межведомственном.
Однако при осуществлении перехода к предоставлению государственных услуг в электронном виде возникнут проблемы, связанные как с обработкой документированной информации, так и с ее интеграцией в другие документные системы. Актуальность решения этих проблем становится очевидной в связи с принятием дополнений в порядок разработки и утверждения административных регламентов, которыми уже предписано предоставление государственной услуги в электронной форме, а также выполнение административных процедур (действий) на базе многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг и реализация принципа «одного окна»2.
Только заложив правовую и методологическую основу процессов, связанных с унификацией внешней формы документов, обеспечением «прозрачности» их подготовки и движения, можно создать интегрированные документационные системы и обеспечить параллельное существование документов на различных носителях. Это, в конечном счете, будет способствовать совершенствованию межведомственного обмена документированной информацией и внесет важный элемент в технологические процессы, обеспечивающие реализацию концепции «электронного правительства», о которой в очередной раз говорится в последнем послании Президента РФ3.
2 Постановление Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 779 «О внесении изменений в порядок разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)» // СЗ РФ, 12.10.2009, № 41, ст. 4765.
3 Послание Президента РФ Федеральному Собранию Российской Федерации // Российская газета, 2009, 12 ноября.
