Документы по персональным данным

Весь список документов по хранению персональных данных

Публикуем весь перечень документов, касающихся хранения и обработки персональных данных на сайте, с образцами и рекомендациями по их заполнению.

Продолжаем разъяснять требования законодательства о персональных данных к тем, у кого есть свой сайт.

Помимо документов для размещения на сайте вам необходимо подготовить документы, которые будут храниться непосредственно у вас. Согласно закону «О персональных данных», вы как оператор персональных данных обязаны принимать меры, необходимые и достаточные для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Состав и перечень этих мер определяется самостоятельно оператором (то есть вы сами определяете, что и как будете делать, для того чтобы защитить персональные данные), и к ним могут относиться (п. 1 ст.18.1 Закона «О персональных данных»):

1. Назначение оператором-юрлицом ответственного за организацию обработки персональных данных;
2. Издание оператором–юрлицом документов, определяющих его политику в отношении персональных данных, локальных актов по обработке персональных данных, локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений, устранение последствий нарушений;
3. Применение правовых, организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных;
4. Осуществление внутреннего контроля и аудита соответствия обработки персональных данных закону, требованиям к защите, политике оператора и локальным актам;
5. Оценка вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения закона;
6. Ознакомление работников оператора, которые осуществляют обработку персональных данных, с требованиями к защите персональных данных, документами и локальными актами.

Не все из этого может быть реализовано владельцами сайтов – физлицами (например, это касается ознакомления работников с документами), но это не значит, что доступ посторонних лиц (даже родственников и друзей) к персональным данным может быть неограничен. В этом случае они должны ознакомиться с требованиями к защите и подписать соглашение о неразглашении персональных данных.

Мы рекомендуем подготовить документы, подтверждающие, что вы принимаете необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных. В ст. 19 закона «О персональных данных» перечислены необходимые действия оператора.

Список мер обеспечения безопасности внушительный, и для успешного прохождения проверки Роскомнадзора нужно подготовить немало документов.

Документация по работе с персональными данными

Чтобы все это понять, требуется техническая подготовка. Для новичка это не так просто, но лучше обезопасить себя.

Некоторые компании и сайты оказывают услуги в их подготовке: Контур, Б-152, FreshDoc. А вот здесь можно скачать шаблоны этих документов.

В любом случае, вы должны проверить внутренние системы защиты персональных данных и подготовить документы:   

1. Перечень сведений конфиденциального характера

Это документ, в котором будет содержаться информация обо всех категориях и видах персональных данных, которые вы обрабатываете. Укажите, что Перечень разработан в соответствии с законом «О персональных данных» и Уставом организации (если вы представляете юрлицо), четко обозначьте ВСЕ виды категории персональных данных. Это можно сделать в виде таблицы. В этом же документе советуем указать цели и сроки обработки персональных данных. Пример.

2. Инструкция администратора информационной безопасности

Администратор информационной системы персональных данных назначается приказом руководителя. В Инструкции перечисляем должностные обязанности, такие, например, как «знать и выполнять требования всех регулирующих документов, которые регламентируют порядок по защите информации», «обеспечивать установку, настройку и обновление информационной системы персональных данных», «обеспечивать функционирование средств защиты системы», «обеспечивать выполнение требований по обеспечению безопасности информации» и пр. Примеры: первый, второй.

3. Приказ о назначении лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных и перечне мер по защите персональных данных (для организаций).

4. Перечень персональных данных, подлежащих защите в информационных системах.Пример.
Рекомендации Роскомнадзора по составлению документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, в порядке, установленном Федеральным законом от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»

5. Приказ об утверждении мест хранения персональных данных.

Если вы храните персональные данные на материальных носителях, необходимо утвердить места хранения. Пример.

6. Перечень помещений, в которых ведется обработка персональных данных.

7. Инструкция пользователей информационной системы персональных данных.

Этот документ определяет должностные обязанности всех, кто работает с персональными данными (осуществляет обработку и пр.). Пример.

8. Приказ о назначении комиссии по уничтожению персональных данных.

Уничтожению персональных данных придается особое значение. После того, как цели обработки выполнены, персональные данные должны быть уничтожены. Подробнее про уничтожение персональных данных написано здесь. Пример Приказа.

9. Проект системы защиты информационной системы персональных данных.Пример.

10. Порядок резервирования и восстановления работоспособности технических средств и программного обеспечения, баз данных и средств защиты информации.Пример.

11. План внутренних проверок режима защиты персональных данных.

План можно сделать в виде таблицы, там укажите, с какой периодичностью будут осуществляться проверки режима и оборудования. Пример.

12. Приказ о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных, заключение о вводе в эксплуатацию информационной системы персональных данных.Пример.

13. Журнал учета носителей информации информационной системы персональных данных.

14. Журнал учета мероприятий по контролю обеспечения защиты персональных данных.

Журнал можно сделать в виде таблицы и записывать туда проводимые мероприятия. Пример.

15. План проведения внутренних проверок состояния защиты ПД.

Образец документа можно найти здесь и здесь.

16. Журнал учета обращений граждан-субъектов персональных данных о выполнении их законных прав.

Сюда запишите всех, кто обращается за информацией о своих персональных данных. Пример.

17. Правила обработки персональных данных без использования средств автоматизации. О регулировании здесь.

18. Положение о разграничении прав доступа к обрабатываемым персональным данным.Пример.

19. Акт классификации информационной системы персональных данных.

Информационная система – «совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств» (Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации»). Примером информационной системы может быть база данных, содержащая персональные данные, используемая в вашей организации. Даже если вы просто владелец сайта, то говорить об информационной системе мы можем тогда, когда собранные на сайте персональные данные заносятся в базу и потом обрабатываются.

В Акте укажите: кем используется система, категории персональных данных, объем обрабатываемых данных, тип информационной системы, структуру информационной системы, режим обработки персональных данных, наличие подключений к другим сетям связи, местонахождение технических средств. Про информационные системы и классификацию можно прочитать здесь. Пример и еще один.

20. Инструкция по проведения антивирусного контроля в информационной системе персональных данных.Пример.

21. Инструкция по организации парольной защиты.

22. Журнал периодического тестирования средств защиты информации.

23. Форма акта уничтожения документов, содержащих персональные данные.

Если вы владелец сайта, обязательно создайте список, в котором вы будете фиксировать уничтожение персональных данных (что было сделано и когда). Пример и ещё.

24. Журнал учета средств защиты информации(перечень технических средств).Пример.

25. Журнал проведения инструктажа по информационной безопасности (для организаций).

26. Инструкция пользователю по обеспечению безопасности при возникновении внештатных ситуаций.

27. Приказ о перечне лиц, допущенных к обработке персональных данных.

28. Положение о защите персональных данных.

Цель этого документа – защитить персональные данные от несанкционированного доступа. В Положении можно прописать следующее: понятия из законодательства, цели и основания для обработки, права и обязанности оператора и субъектов персональных данных.

Опишите, как регламентируется внутренний доступ к персональным данным, кто имеет право доступа, каким образом ограничивается доступ, какие меры внутренней и внешней защиты применяются (пароли, регламентация состава работников, имеющих доступ к работе с персональными данными, обеспечение безопасности хранения персональных данных от посторонних), обязательно укажите ответственность за разглашение (для сотрудников).

Пример и ещё один.

29. Соглашение о неразглашении персональных данных.

Это соглашение подписывает каждый, кто имеет доступ к персональным данным. Перечислите все сведения, не подлежащие разглашению, объясните, почему и зачем это делается («я понимаю, что мне приходится заниматься сбором, хранением, обработкой персональных данных, обязуюсь соблюдать все требования, описанные в «Положении о защите персональных данных»»). Пример.

30. План мероприятий по обеспечению безопасности персональных данных.

В этом документе укажите мероприятия, сроки и исполнителя: установку антивирусной программы, установку паролей, внедрение доработок и обновлений и пр. Пример.

31. Модель угроз безопасности в информационной системе персональных данных.

Угрозы безопасности – совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного, в том числе случайного, доступа к персональным данным, результатом которого может стать уничтожение, изменение, блокирование, копирование, распространение персональных данных, а также иных несанкционированных действий при их обработке в информационной системе персональных данных.

В соответствии со статьей 19 закона «О персональных данных» персональные данные должны быть защищены от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения, а также от иных неправомерных действий. Подробнее.

Смысл этого документа – определить возможные угрозы безопасности системы персональных данных и описать, какие способы защиты будут использоваться при их возникновении. Пример.

32. Форма ответа на запрос субъекта персональных данных.Пример.

Не забывайте заполнять и обновлять эти документы!

Если после прочтения материала у вас остались вопросы (вы не совсем поняли, что является персональными данными, сомневаетесь, надо ли регистрироваться в реестре Роскомнадзора, не знаете, как оформить соглашение об обработке данных, и прочее, и прочее), пишите на legal4advice@gmail.com.