Документы в электронном виде

Документы в электронном виде

Согласно 93 статье Налогового кодекса РФ налогоплательщик имеет право представить документы по требованию налогового органа в электронном виде. Порядок представления электронных документов в утвержденных ФНС форматах регламентируется Приказом ФНС России от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (в ред. "Приказа" ФНС РФ от 07.11.2011 N ММВ-7-6/733@).

Также согласно Приказу ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@, утвердившему xml-формат электронной описи, по телекоммуникационным каналам связи в налоговый орган появилась возможность направить следующие документы:

Документы, представленные в виде xml-файла:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • книга покупок;
  • книга продаж;
  • журнал выставленных и полученных счетов-фактур;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • дополнительный лист книги покупок;
  • дополнительный лист книги продаж;
  • товарная накладная (ТОРГ-12).

Документы, представленные в виде скан-образа:

  • счет-фактура, корректировочный счет-фактура и исправления к ним;
  • акт приемки-сдачи работ (услуг);
  • товарная накладная (ТОРГ-12);
  • товарно-транспортная накладная;
  • грузовая таможенная декларация/транзитная декларация;
  • добавочный лист к грузовой таможенной декларации/транзитной декларации;
  • спецификация (калькуляцию, расчет) цены (стоимости);
  • договор (соглашение, контракт);
  • дополнение к договору.

Важное замечание: Если требование о представлении документов изначально было направлено на бумаге, то представить документы в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не получится из-за невозможности сформировать опись документов. Это связано с тем, что xml-формат описи предполагает наличие идентификатора файла документа, к которому формируется опись. Данный идентификатор отсутствует на бумажном требовании, а без него опись не выгрузится в систему инспекции.

  1. Представление документов в электронном виде по требованию ФНС переданному по телекоммуникационным каналам связи.

    Для представления запрашиваемых документов в ФНС после получения электронного требования (которое было направлено через Оператора налогоплательщика) необходимо:

  1. Сформировать и отправить через Оператора (н-р используя программу "Такснет-Референт") в ФНС квитанцию о приеме, которая служит уведомлением о доставке требования.
  2. В xml-формате составить электронную опись, к которой прикрепить документы.
    • Если затребованный документ находится у Вас в электронном виде с расширением *.xml и входит в перечень документов, представляемых в виде xml-файла согласно Приказа ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@ (см. выше), скачайте подписанный файл из Системы. Для выгрузки подписанного файла, проделайте следующие действия:
      • Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
      • Выберите документ нажав на соответствующий чекбокс. Далее нажмите кнопку.
      • В открывшемся меню выберите значение «Документ».
      • Документ будет сохранен на Вашем компьютере в виде архива, который содержит файл с документом и файл подписи.

      • Если затребованный документ находится у Вас в электронном виде в формате отличном от *.xml , либо не входит в перечень документов, представляемых в виде xml-файла согласно Приказа ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@ , но входит в перечень документов, представляемых в виде скан-образа необходимо его перевести в форматы.tif или.jpg имеющимися программными средствами или же распечатать и снова отсканировать.

        Для выгрузки на локальный компьютер и распечатки документа, проделайте следующие действия:

        • Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
        • Выберите документ нажав на соответствующий чекбокс. Далее нажмите кнопку .
        • В открывшемся меню выберите значение «Документ».
        • Документ будет сохранен на Вашем компьютере в виде архива, который содержит файл с документом. Откройте его в стороннем приложении для просмотра и печати.

        • Если затребованный документ у Вас находится в бумажном виде, но по Приказу ФНС России от 31.08.2012 № ММВ-7-6/587@ входит в перечень документов предоставляемых в электронном виде. Необходимо его отсканировать, перевести в формат .jpg или .tif, дополнительно указав: тип, номер, дату его составления, суммы, реквизиты участников сделки и т.д.
        • После формирования пакет документов подписать сертификатом электронной подписи и направить в инспекцию через Оператора по телекоммуникационным каналам связи (н-р при помощи программы «Такснет-Референт»).
      • Представление документов в электронном виде по требованию ФНС переданному заказным письмом.
        1. Налогоплательщику необходимо собрать затребованные документы, сделать их копии и заверить их печатью организации и подписью руководителя.
        2. Если у организации затребованные документы в хранятся в электронном виде, чтобы представить их на бумаге согласно разъяснениям Минфина (Письмо МФ от 7 июля 2011 г. № 03-03-06/1/409, Письмо МФ от 26 августа 2011 г. N 03-03-06/1/521), документы нужно распечатать и заверить печатью организации и подписью руководителя.

          Для распечатки документа проделайте следующие действия:

          • Авторизуйтесь на сайте https://tcrypt.ru и найдите нужный документ.
          • Выберите документ нажав на соответствующий чекбокс. Далее нажмите кнопку .
          • В открывшемся меню выберите значение «Документ».
          • Документ будет сохранен на Вашем компьютере в виде архива, который содержит файл с документом.

            Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде

            Откройте его в стороннем приложении для просмотра и печати. Для формализованных документов формата xml необходимо распечатать печатную форму со штампом подписи.

          • Далее необходимо составить сопроводительное письмо и вместе со всеми копиями направить его в ФНС — лично или по почте.
          • Представление документов в случае выездной проверки ФНС.
          • Выездные налоговые проверки проводятся по месту нахождения организации налогоплательщика и происходят на основании решения руководителя налоговой инспекции.

            По договоренности налогоплательщика с инспектором ФНС возможно предоставление печатной формы электронных документов (без распечатывания) на мониторе ПК. Также возможно предоставить бумажные копии электронных документов распечатав их из Системы и заверив подписью и печатью организации.

            Электронный документооборот с налоговым органом

            Приказом ФНС России от 13.06.2013 N ММВ-7-6/196@ утверждены Методические рекомендации по организации электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками при информационном обслуживании и информировании налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (далее — Методические рекомендации). Документ регулирует информационное обслуживание и информирование налогоплательщиков в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС). Какие основные правила взаимодействия с налоговыми органами в электронной форме установлены данным документом? Какие документы можно получить из налоговой инспекции в электронном виде по ТКС?

            Информационные услуги и информирование налогоплательщиков

            В соответствии с пп. 4 п. 1 ст. 32 НК РФ налоговые органы обязаны бесплатно информировать (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и о принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также приводить формы налоговых деклараций (расчетов) и разъяснять порядок их заполнения.

            В целях реализации порядка обмена электронными документами между налоговыми органами и налогоплательщиками (представителями) при предоставлении информационных услуг и информировании в электронной форме по ТКС в соответствии с Административным регламентом ФНС России <1> разработаны Методические рекомендации. Документом определены:

            • последовательность электронного документооборота между налоговыми органами и налогоплательщиками с использованием электронной подписи (ЭП);
            • перечень обязательных функций и периодичность их выполнения для каждого участника взаимодействия, которые должны быть реализованы в соответствующих программных продуктах;
            • требования к временным характеристикам выполнения функций, программным продуктам, взаимодействию при нештатных ситуациях.

            <1> Административный регламент Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов), утв. Приказом Минфина России от 02.07.2012 N 99н.

            Непосредственно участниками информационного взаимодействия являются налогоплательщики (представители), налоговые органы, специализированные операторы связи. При этом информационное взаимодействие налогоплательщика и налогового органа может происходить как через спецоператора, так и напрямую.

            Какие документы можно получить в электронном виде по ТКС?

            Информационные услуги налогоплательщикам (представителям) включают представление налоговыми органами в электронной форме следующих документов:

            • справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 28.01.2013 N ММВ-7-12/39@);
            • справки об исполнении налогоплательщиком (плательщиком сборов, налоговым агентом) обязанности по уплате налогов, сборов, пеней, штрафов (форма и Формат утверждены Приказом ФНС России от 21.01.2013 N ММВ-7-12/22@);
            • выписки об операциях по расчетам с бюджетом (форма приведена в Приложении 4 к Методическим рекомендациям);
            • перечня налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году (форма приведена в Приложении 5 к Методическим рекомендациям);
            • акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам (форма утверждена Приказом ФНС России от 20.08.2007 N ММ-3-25/494@).

            Обратите внимание! Ответы на запросы формируются автоматически на основании данных информационных ресурсов налоговых органов.

            Формы документов представляют собой файлы формата RTF, XML, XLS, PDF. При этом имена файлов формата RTF, XLS должны соответствовать имени файла формата XML, но с расширением .rtf, .xls, .pdf.

            Требования к налогоплательщику

            Информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС осуществляется между налогоплательщиками (представителями) и налоговыми органами, в которых налогоплательщики состоят на учете:

            • по месту нахождения организации;
            • по месту нахождения ее обособленных подразделений;
            • по месту жительства физического лица, а также по месту нахождения принадлежащих ему недвижимого имущества, транспортных средств;
            • по иным основаниям, предусмотренным НК РФ.

            Налогоплательщики, отнесенные к категории крупнейших, осуществляют информационное взаимодействие в электронной форме по ТКС с налоговым органом по месту учета в качестве крупнейшего налогоплательщика. Налоговые органы по месту нахождения крупнейшего налогоплательщика, по месту нахождения его обособленных подразделений, а также по месту нахождения принадлежащего ему недвижимого имущества и транспортных средств и по иным основаниям, предусмотренным НК РФ, взаимодействуют с налогоплательщиком через налоговый орган по месту его учета в качестве такого налогоплательщика.

            Налоговые органы предоставляют данные информационные услуги в электронной форме по ТКС, если налогоплательщик (представитель) взаимодействует с ними по ТКС и зарегистрирован в качестве участника электронного документооборота в соответствии с требованиями системы электронного документооборота ФНС.

            Средства криптографической защиты информации, используемые при информационном взаимодействии, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством РФ и совместимы с аналогичными средствами, используемыми ФНС.

            Основные принципы электронного документооборота

            В процессе электронного документооборота стороны обмениваются следующими электронными документами:

            • запрос;
            • обращение;
            • информационное сообщение о представительстве;
            • квитанция о приеме;
            • уведомление об отказе в приеме;
            • подтверждение даты отправки;
            • ответ на запрос;
            • письмо налогового органа;
            • рассылка;
            • технологические электронные сообщения;
            • извещение о получении;
            • сообщение об ошибке.

            К сведению. Подтверждение даты отправки — формируемый специализированным оператором связи или налоговым органом электронный документ, содержащий данные о дате и времени отправки налогоплательщиком (представителем), налоговым органом документа в электронной форме по ТКС.

            Квитанция о приеме — формируемый налоговым органом электронный документ, подтверждающий факт приема на обработку представленного налогоплательщиком (представителем) запроса (обращения) в электронной форме по ТКС.

            Извещение о получении — формируемое получателем для отправителя технологическое электронное сообщение, информирующее отправителя о получении электронного документа.

            Формы и Форматы документов утверждены Приказом ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@.

            Если налогоплательщик является участником электронного документооборота, чтобы получить информацию от налоговых органов, ему необходимо отправить в налоговый орган запрос (обращение) в электронной форме, подписанный ЭП. Если за информацией обращается представитель налогоплательщика, то необходима доверенность, подтверждающая его право на получение информационных услуг или ответа налогового органа, которая представляется налоговому органу до запроса (обращения). Копия доверенности сохраняется в налоговом органе в течение трех лет после истечения ее срока.

            Право подписи электронной подписью участвующих в электронном документообороте документов имеют должностные лица налогоплательщика (представителя) и спецоператоры, чьи полномочия установлены (подтверждены) в соответствии с законодательством РФ. Документы, направляемые налоговым органом, подписываются с использованием средств электронной подписи, применяемых для автоматического создания электронных подписей в системе.

            В ответ на запрос налогоплательщику (представителю) направляется комплект ответов и (или) уведомлений об отказе в приеме, сформированных налоговыми органами по месту учета налогоплательщика.

            В Методических рекомендациях приведены основания, по которым информация по запросу налогоплательщика (его представителя) не предоставляется:

            • запрос направлен в налоговый орган, в компетенцию которого не входит предоставление информации по нему;
            • запрос не соответствует установленному формату;
            • запрос представителя налогоплательщика направлен без приложения к нему информационного сообщения о представительстве, подтверждающего в установленном порядке полномочия представителя на получение информации;
            • отсутствует ЭП налогоплательщика (представителя), владелец ЭП, подписавший запрос не имеет соответствующих полномочий, данные подписанта из запроса не соответствуют данным владельца сертификата ключа проверки электронной подписи, ЭП не соответствует документу.

            В таких случаях налогоплательщику (представителю) направляется уведомление об отказе в приеме с указанием причины отказа.

            При направлении запроса налогоплательщику должны учитываться следующие правила:

            • в одном запросе указываются сведения по одному налогоплательщику за один отчетный год, за один период;
            • в одном запросе может быть запрошен только один из перечисленных выше документов;
            • в запросе надо указывать дату, по состоянию на которую формируется ответ на него. В случае если в запросе не указана дата или указана будущая дата, ответ формируется на дату регистрации этого запроса в налоговом органе;
            • при направлении запроса на получение информации в целом по организации идентификатор конечного получателя в имени файла и реквизит "ИФНС" заполняются равными "0000", реквизит "КПП налогоплательщика" не заполняется;
            • дополнительные реквизиты запроса (КБК, ОКАТО/ОКТМО) могут заполняться при запросе выписки и акта сверки.

              Подборка ответов ФНС России на распространенные вопросы о подаче документов в электронном виде

              В случае незаполнения дополнительных реквизитов ответ на запрос формируется по всем налоговым обязательствам налогоплательщика. В случае если в запросе указаны КБК и ОКАТО/ОКТМО, по некоторым из которых в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства, налоговый орган формирует ответ только по открытым налоговым обязательствам. В случае если в налоговом органе отсутствуют открытые налоговые обязательства по всем указанным в запросе КБК и ОКАТО/ОКТМО, то в ответе делается соответствующая запись.

            Отметим также следующие особенности представления отдельных документов в электронном виде:

            • справка о состоянии расчетов формируется в налоговом органе по всем открытым в нем налоговым обязательствам;
            • акт сверки предназначен только для информирования плательщика о состоянии его расчетов и не подлежит возврату в налоговый орган с заполненными графами "Данные налогоплательщика", "Расхождения", "Результаты совместной сверки";
            • при представлении справки об исполнении обязанности перечень ответов, сформированных налоговыми органами, в которых налогоплательщик состоит на учете по различным основаниям, предусмотренным НК РФ, автоматически анализируется, и при отсутствии задолженности проставляется запись "не имеет неисполненную обязанность". В противном случае налогоплательщику направляется справка с записью "имеет неисполненную обязанность" с указанием в приложении кодов налоговых органов, в которых он имеет неисполненную обязанность.

            Хранение электронных документов

            Согласно требованиям Методических рекомендаций отправленные и принятые электронные документы подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП. Это означает, что налогоплательщики, являющиеся участниками такого информационного взаимодействия, также обязаны выполнять данные требования по хранению электронных документов.

            В хранилище электронных документов налоговых органов по каждому электронному документу должны иметься следующие сведения, предусмотренные Перечнем обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477:

            1. адресант;
            2. адресат;
            3. должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
            4. вид документа;
            5. дата документа;
            6. номер документа;
            7. дата поступления документа;
            8. входящий номер документа;
            9. ссылка на исходящий номер и дату документа;
            10. наименование либо аннотация документа;
            11. индекс дела;
            12. сведения о переадресации документа;
            13. количество листов основного документа;
            14. количество приложений;
            15. общее количество листов приложений;
            16. указания по исполнению документа;
            17. должность, фамилия и инициалы исполнителя;
            18. отметка о конфиденциальности.

            Срок хранения электронных документов должен соответствовать Перечню документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@. Сроки хранения рассматриваемых документов не должны превышать пять лет. При этом срок хранения электронных документов аналогичен сроку хранения документов на бумажном носителе.

            Программными средствами участников информационного взаимодействия должны быть обеспечены поиск, визуализация, сохранение в файл и печать электронных документов из хранилища электронных документов, а также их выгрузка на внешние носители в соответствии с заданными параметрами выборки электронных документов.

            В Методических рекомендациях предлагается уничтожать электронные документы в порядке, предусмотренном Основными правилами работы архивов организаций, одобренном Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002:

            • ежегодно на дела с истекшими сроками хранения составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
            • акт о выделении документов к уничтожению составляется после сводных описей дел постоянного хранения за тот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии. Согласованные экспертной комиссией акты утверждаются руководителем.

            При этом извещения о получении и сообщения об ошибке хранятся в хранилище электронных документов не менее шести месяцев по завершении процедуры документооборота.

            * * *

            На практике приведенные нормы означают, что если налогоплательщик является участником электронного документооборота с ФНС, то ему необходимо прописать в локальном акте порядок работы с налоговым органом в электронном виде (кто имеет право отправлять запросы, кому выдается доверенность на представление соответствующих интересов, кто согласовывает запросы, кто получает ответ на них и т.д.), а также порядок хранения электронных документов и их защиты от несанкционированного удаления.

            Полный переход на электронное взаимодействие с ФНС — дело времени. Согласитесь, удобнее и быстрее получить перечень налоговых деклараций (расчетов) и бухгалтерской отчетности, представленной в отчетном году, или акт сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам в электронном виде, не вставая из-за стола, чем сначала идти в налоговую инспекцию с письмом о представлении соответствующих документов, а потом через несколько дней их забирать. И делать это можно ежеквартально, а если есть необходимость — ежемесячно, что полностью исключит проблемы с налоговыми платежами. А в качестве бонуса налоговый орган будут присылать информацию, размещаемую на его стендах (стойках) и необходимую налогоплательщикам для исполнения ими обязанностей, предусмотренных НК РФ.

            С.Г.Новиков

            Эксперт журнала

            "Налоговая проверка"

            Подача электронных документов на государственную регистрацию юрлица: инструкция по сервису ФНС

            Турбодок запустил сервис по отправке в электронном виде документов на государственную регистрацию создания, внесения изменений в учредительные документы и в ЕГРЮЛ юридических лиц, регистрации и внесение изменений ИП.

            Услуги сервиса по электронной подаче документов в регистрирующий орган:

            • Подготовка комплекта документов, необходимого для государственной регистрации ООО, АО, ИП
            • Создание документов необходимых для изготовления электронной подписи
            • Удостоверение лица получателя ЭП (удостоверение личности проводиться на основании доверенности выданной удостоверительным центром)
            • Проверка документов, в том числе документов для государственной регистрации изменений
            • Комплектование и отправка документов на регистрацию в электронном виде
            • Отслеживание движения документов (подача, рассмотрение, регистрация)
            • Получение зарегистрированных документов в ИФНС по доверенности или заверение у нотариуса

            Преимущества электронной подачи документов:

            • Не нужно заверять подпись нотариально и выдавать доверенность
            • Не придётся стоять в очереди у нотариуса
            • Дешевле чем заверять документы у нотариуса
            • Подача документов в регистрирующий орган в день обращения
            • Квалифицированная электронная подпись создается на 15 мес. 
            • Предоставление зарегистрированных документов в электронном виде в банк и иные организации

            Стоимость услуг сервиса:

             

            • Создание усиленной электронной подписи, запись ЭП на флэш носитель клиента — от 1000 руб.
            • Запись электронной подписи на флэш носитель — 500 руб. (стоимость флэш носителя)
            • Удостоверение личности получателя ЭП в офисе ООО «Турбодок» или в офисе удостоверительного цента — бесплатно
            • Выезд сотрудника удостоверительного центра по Москве для удостоверения личности получателя электронной подписи — 1000 руб.
            • Проверка документов, направляемых в регистрирующий орган в электронном виде от 450 руб.
            • Отправить документы на регистрацию в налоговый орган от 500 руб.

             

            Квалифицированная электронная подпись руководителя создается на 15 мес. и может быть использована для доступа в личный кабинет налогоплательщика ФНС nalog.ru, а также для: 

            ЕФРСФДЮЛ, ФЕДРЕСУРС, ЦБ РФ, Журнал «Регистрационный вестник», Федеральная таможенная служба, Роскомнадзор, Росимущество, Росфинмониторинг, Росаккредитация, ЕГАИС ФС Росалкогольрегулирование, Росприроднадзора, Роспатента, Минюста РФ, ГИС ГМП, ЭТП, ЭП для ЕИАС ФСТ, СМЭВ, для страховых компаний (НСОО), для управляющих компаний ТСЖ, ЖК, ЖСК, «Электронный работодатель», для доступа к системе маркировки изделий, ЕГАИС Рослесхоза.

            Перейти в сервис Turbodoc

            Оглавление 

            1. понятие, виды и сферы применения электронной формы документов
            • понятие электронной формы документов
            • виды электронной формы документов
            • сферы применения электронной формы документов

            2. применение электронной формы документов в разных странах

            3. сравнение результатов применения электронной формы документов в разных странах

              Понятие и виды электронной формы документов

            Электронная форма документа — это информация, сохраненная в электронно-цифровом виде и зафиксированная на любом электронном материальном носителе: магнитный диск, лазерный диск, магнитная лента и другие.

            Электронная форма документа предназначена  для передачи, общественного использования  или хранения информации с помощью  современных средств вычислительной техники и электронной связи. Она обязательно сохраняет все атрибуты, присущие бумажным документам, такие как название, автор, дата создания. При этом любые виды электронных документов могут иметь собственные атрибуты, к которым относятся дата последней корректировки данного документа, а также имя последнего пользователя.

            Электронная форма документов появилась и  получила распространение в связи  с унификацией и автоматизацией процессов и процессов управления во многих областях. Бумажный документооборот  постепенно сдает свои позиции, за последнее десятилетие различные виды электронных документов практически вытеснили из оборота аналоговые. Наиболее ярким примером внедрения электронного документооборота может служить банковская сфера.

            Важные  понятия, с которыми сопряжена электронная форма документа — workflow. Система электронного документооборота. Workflow (буквально «поток работ») — это последовательность операций, выполняемых сотрудниками в рамках конкретного процесса.

            Система электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое дает возможность оптимально организовать работу с различными электронными документами.

            С «легализацией» электронной цифровой подписи появились различные  виды электронных документов, и число  юридически действующих документов в электронном виде постепенно растет. Как правило, СЭД ориентированы на следующие операции:

            • управление деловыми бумагами (выписка и возврат, группировка документов, их безопасность);
            • коллективная работа над общими документами;
            • поток работ для поддержки различных процессов;
            • управление web-контентом и другие операции.

            В зависимости от набора функций такие  системы подразделяются на:

            • электронные архивы,
            • системы делопроизводства,
            • workflow-системы,
            • ЕСМ-системы1.

            Электронная форма документа может одинаково успешно применяться практически во всех сферах жизнедеятельности человека, например, таких как здравоохранение, образование, работа, и других, в которых необходимо работать с документами. К таким сферам деятельности, в первую очередь, относятся:

              • Государственное и муниципальное управление
              • Юриспруденция
              • Бизнес

              Но, существуют сферы, где переход на электронную форму документов нецелесообразно. Например, кадровое делопроизводство призвано учитывать кадры, а не сами документы. Поэтому в этой сфере документооборот может быть лишь привязан к системе управления персоналом, но ни в коем случае не может заменять ее. Учет финансовых документов также осложнялся тем, что для ведения бухучета и учета налогового требовались физические счета-фактуры, акты выполненных работ, накладные. Однако при большом объеме документации электронный обмен данными в любом случае значительно упрощает все процессы.

              Применение  электронной формы документов в разных странах

              В настоящее время в повседневной жизни мы все чаще стали использовать термины, связанные с применением информационно-коммуникационных технологий (ИКТ), например, электронная почта (e-mail), электронное голосование (e-voting), электронная торговля (e-trade), цифровое телевидение (digital TV) и т.д.

              Но  помимо широко известных терминов стали также входить в употребление и новые понятия, только получающее свое научное обоснование и законодательную базу. К таким понятиям можно отнести следующие: электронная торговля (e-trade), электронный бизнес (e-business), электронная экономика (e-economy), электронное правительство (e-government) и т.д.

              Одним из таких новых понятий, только входящих в речевой оборот, является понятие — электронный суд (electronic court – e-court).

              Судебная  система США (State Unified Court System) понимает под понятием e-court, прежде всего, доступ к судам, использование компьютера с работы, из дома или из любой библиотеки для получения информации о сотнях тысяч судебных дел и иной информации, связанной с судопроизводством. Система e-court предоставляет возможность просмотреть дела, как Высшего Суда США, так и окружных судов страны.

              Как подать декларацию 3-НДФЛ через личный кабинет налогоплательщика?

              В декабре 2006 года Национальный Центр  США (The National Center) провел конференцию по заказу Государственного Суда (State Courts) в Лас-Вегасе (Невада). Основной темой конференции было создание безбумажной судебной системы, а также внедрение электронных документов, коммуникаций и баз данных, которые преобразуют всю работу судов. По мнению американских создателей системы e-court, «цифровые возможности» обеспечивают основу для улучшения доступа к данным, документам и информации, а также предоставляют пользователям новый уровень обслуживания.

              По  мнению канадских специалистов, электронное  хранение данных в федеральных судах  США и развитие электронной регистрации в судах Соединенных Штатов заслуживает похвалы. И даже не зная полную историю успехов и провалов технологических инициатив, принятых и опробованных американскими судами, необходимо признать, что системы «Управление делами / Электронный Архив дел» (Case Management/Electronic Case Files (CM/ECF)) и «Открытый доступ к судебным электронным отчетам» (Public Access to Court Electronic Records) являются несомненным успехом.

              Система CM/ECF была разработана Административным Офисом Федеральных судов США, введена в 1996 году как опытный образец в нескольких судах, и ее первое использование было достаточно успешным. Вскоре после первого запуска системы, она была доработана, и ее также запустили в судах по банкротству. В начале 1997 года эксперимент был расширен, чтобы включить семь других окружных судов, а в 1998 году система подверглась всесторонней оценке и была принята как основа для повсеместного внедрения электронного хранения во всех федеральных судах страны.

              В начале 2002 года шесть окружных судов  и 38 судов по делам о банкротстве  полностью перешли на систему  e-court. В 2003 году система CM/ECF работала в 13 окружных судах, 61 судах по делам о банкротстве и американском Суде Международной Торговли. К 2004 году больше чем шесть миллионов документов, связанных с больше чем полумиллионами случаев, были поданы больше чем 15 000 адвокатов с помощью системы e-court.

              Ввод  системы во всех окружных судах начался в 2003 году и в апелляционных судах в 2004 году. К 2004 году все федеральные суды уже имели систему CM/ECF.

              Само  название системы CM/ECF указывает, что  она представляет собой комбинацию двух систем, которые выполняют следующие  функции: Управление делами (СМ) и Электронный Архив Дел (ECF). Суды вправе сначала вводить одну любую систему, а позже добавить и вторую.

              Эти два компонента формируют интегрированную  систему, которая в свою очередь  дополнена системой «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», обеспечивающей доступ к электронным файлам по Интернету.

              Таким образом, функции всех систем, введенных  в США, могут быть подытожены следующим  образом:

              — управление судебным делом (прослеживание  процесса, ответов, крайних сроков  и слушаний);

              — доклады и изменения в деле;

              — поиск документов;

              — управление, хранение, резервные копии  и архивирование электронных  документов;

              — направление документов в, от  и в пределах суда;

              — информация относительно других  сторон, о дате подачи и сохранения  документа.

              Как дизайн-проект CM/ECF очень прост. Все, что нужно для хранения информации, — текст, преобразованный в формат Adobe Acrobat, а управление хранением в свою очередь осуществляется через веб-браузер. Тот же самый простой подход может быть отмечен и при работе системы e-court в судах: CM/ECF требует только двух серверов: один доступный от внешней стороны, и внутренний, который хорошо защищен программным обеспечением.

              В практике система e-court в США работает так: адвокат готовит заявления, ходатайства и сохраняет это в формате PDF, затем идет на веб-сайт суда, через который должны быть поданы все заявления. Затем регистрирующий или подающий документы вводит имя пользователя и пароль, идентифицирует тип документа, номер дела и т.д. Без преувеличения можно сказать, что необходимо сделать пять или шесть очень простых шагов, чтобы подать документ в суд. Другие стороны получат по электронной почте уведомление, сообщающее им о подаче заявления или иного документа, также они могут использовать систему «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», чтобы просмотреть документы, поданные в суд. Первая консультация (или загрузка) бесплатна, последующие консультации или консультации для любого, не являющегося стороной в судебном деле, стоят семь центов США за страницу.

              Для создания обширной системы e-court в США использовались все современные доступные технологии: Интернет и защищенный доступ к веб-сайтам, PDF, электронная почта и общее управление базами данных.

              При разработке системы e-court Административным офисом учитывались привычки судов: суды должны выбрать свой период для внедрения систем и решить, как они будут осуществлять хранение; система должна приспособиться к процессам суда, а не вынуждать суд приспосабливаться к новым процессам; документы должны быть одинаковыми в электронной или бумажной форме; система должна быть объединена с существующими судебными процессами; стороны должны быть в состоянии подать документы непосредственно, и дополнения к файлу должны быть автоматическими; система должна использоваться всеми и, следовательно, должна быть удобной для всех пользователей.

              Вторая  система, «Открытый доступ к судебным электронным отчетам», служит дополнением  к первой. Это позволяет пользователям получать доступ к электронным файлам дел, созданным с использованием CM/ECF. Каждый суд имеет его собственные ресурсы для электронного хранения, но открытый доступ к файлам дел обеспечивается центрально через всю систему доступа.

              Проект  e-court США и Канады во многом схожи. Оба нацелены на осуществление системы электронного хранения, которая может служить и суду первой инстанции и апелляционным судам. Оба обеспечивают не только средство хранения, но и способы управления делами и электронными документами, а также способы открытого доступа к протоколам (записям) суда. Наконец, и американский, и канадский проекты были развиты сообществом администрации суда. Но, несмотря на то, что оба проекта имеют одну и ту же цель и имеют одни и те же источники, между собой они значительно разнятся.

              Концепции системы e-court различны: в США каждый суд самостоятельно управляет своими системами, однако, Административный Офис развивает всю систему e-court, в Канаде же задачи разделены между судами и теми, кто обеспечивает сервис и техническое обслуживание. Американская система проста, недорога, удобна, использует дешевые технологии, но нуждается в некоторой доработке. Необходимо отметить, что изначально подход Административного Офиса состоял в том, чтобы создать централизованную систему, которая могла бы хранить и управлять всеми электронными документами судов. Тем не менее, суды в Соединенных Штатах зачастую отказываются допускать третьих лиц к управлению их делами. Но большинству пользователей централизованный доступ кажется более правильным, вероятно потому, что значительно удобнее пользоваться системой, когда базы данных  объединены.

              Страницы:123следующая →

              Государственные и муниципальные услуги населению предоставляются в электронном виде.

              Теперь зарегистрировавшись на портале государственных и муниципальных услуг Российской Федерации— справочно-информационный Интернет-портал (сайт https://gosuslugi.ru), можно получить доступ физических и юридических лиц к сведениям о государственных и муниципальных услугах в Российской Федерации, государственных функциях по контролю и надзору, об услугах государственных и муниципальных учреждений, об услугах организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, а также предоставление в электронной форме государственных и муниципальных услуг.

              Можно воспользоваться единым сервисным каталогом для поиска услуг или органов власти, министерств и ведомств, которые эти услуги оказывают. Кстати, найти услугу можно не только по каталогу, но и с помощью поисковой строки вверху любой страницы портала.

              Авторизовавшись, вы в любой момент можете зайти в  Личный кабинет, где хранится полная информация о заказанных вами услугах, проведённых платежах и операциях. Навигационное меню Личного кабинета всегда остается в правом верхнем углу любой страницы портала.

              Все платежные сервисы объединены на одной странице в разделе «Оплата». На этой странице можно проверить имеющиеся задолженности и тут же оплатить их.

              В специальном разделе «Помощь и поддержка» можно найти полезные советы, инструкции и пояснения по часто встречающимся вопросам. 

              Теперь вам не придется искать компьютер, чтобы получить услугу или узнать результаты своего запроса. Просто скачайте мобильное приложение Госуслуг на свой смартфон, зарегистрируйтесь – и пользуйтесь на здоровье!

              Все услуги, размещенные на портале, соотнесены с конкретным регионом Российской Федерации: место получения услуги определяет как наличие самой услуги, так и условия ее предоставления. 

              Преимущества оказания услуг в электронном виде:

              Услуги в электронном виде доступны всегда.

              Справочная информация по услуге предоставляется в один "клик".

              Получение информации о ходе исполнения заявления.

              Получение уведомлений о важных событиях и возможностях.

              Возможность оплаты услуг.

              Отличие от получения услуг традиционным образом:

              Что значит получение услуг в электронном виде? Заявление на оказание услуги подается заявителем или его представителем не в орган власти, предоставляющий услугу, или многофункциональный центр по приему населения,  а с Единого портала госуслуг в сети Интернет. Заявление формируется на портале и поступает на обработку в орган власти или в МФЦ в электронном виде.

              Как представить документы в ФНС в электронном виде?

               Таким образом, под электронными услугами понимается такая организация взаимодействия между органами власти и населением, при которой подача заявления и необходимых документов для получения услуги, а также в некоторых случаях и получение результата предоставления услуги, осуществляется в электронном виде через Интернет. 

              Как будет выглядеть процедура получения услуги в электронном виде для заявителя? Заявитель или его представитель авторизуется на портале госуслуг и выбирает требуемую услугу. Далее заполняются одна или несколько экранных форм, в которых указываются сведения, необходимые для подачи заявления. В процессе заполнения данных выполняется их проверка и формируется заявление на оказание услуги.  К заявлению, в случае необходимости, прикрепляются электронные документы, оформленные  в соответствии с требованиями законодательства и заявление отправляется в ведомство, предоставляющее услугу. Заявитель может отслеживать ход его исполнения в своем личном кабинете на портале госуслуг. 

              Для передачи данных используется сеть Интернет, не опасно ли это для персональных данных заявителя? Вся информация передается по защищенным каналам связи, персональные данные находятся в безопасности.

              Добавить комментарий

              Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *