Должностная инструкция помощника бухгалтера по первичной документации

Помощник бухгалтера – это сотрудник бухгалтерии, который подчиняется непосредственно главному бухгалтеру предприятия или руководителю организации.

Прием на работу помощника бухгалтера

Принимая на работу сотрудника, работодатель заключает с ним трудовой договор, в котором в обязательном порядке должна быть приведена трудовая функция работника.

Это значит, что работодатель должен указать должность в соответствии со штатным расписанием, а также подробно описать функциональные обязанности работника. Конкретизировать трудовую функцию работника можно как в самом трудовом договоре, так и в должностной инструкции.

Приведем примеры иных наименований должности помощника бухгалтера:

• младший бухгалтер;

• учетчик;

• ассистент;

• бухгалтер.

Должностная инструкция помощника бухгалтера

Должностная инструкция помощника бухгалтера утверждается руководителем организации. Она необходима для установления правил приема кандидата на работу, требований к квалификации специалиста, границ его профессиональных обязанностей и прав.

При этом должная инструкция помощника бухгалтера должна определять обязанности, которые должны выполняться под контролем руководителя предприятия, и обязанности, которые должны выполняться под контролем главного бухгалтера или бухгалтера.

Таким образом, в должностной инструкции помощника бухгалтера должна быть указана следующая информация:

• основные функции сотрудника, которые он должен будет выполнять на регулярной основе;

• основы организации трудовой деятельности;

• лицо, на которое возложен контроль за исполнением указанных в инструкции обязанностей.

Подписывается должная инструкция помощника бухгалтера одновременно с заключением трудового договора во время оформления работника на должность помощника бухгалтера.

Требования к образованию и квалификации помощника бухгалтера

Помощник бухгалтера относится к специалистам среднего уровня квалификации. Помощником бухгалтера может стать кандидат на должность, который имеет профильное бухгалтерское образование.

Это может быть высшее финансовое или экономическое образование, либо среднее специальное образование.

Соискатель на должность помощника бухгалтера обязан знать содержание основных нормативно — правовых актов, регулирующих сферу бухгалтерского и налогового учета, а также разбираться в вопросах, связанных с гражданским и трудовым законодательством.

Специалист, также, должен знать:

• Особенности финансово — хозяйственной деятельности конкретного предприятия.

• Основные локальные акты о структуре организации.

• Основы технологии производства.

• Систему бухгалтерского и налогового учета;

• Порядок документооборота в организации.

• Правила подготовки финансовой документации и бухгалтерской отчетности на определенный срок;

• Порядок приема и отпуска товарно-материальных ценностей.

• Механизм расчетов с кредиторами и дебиторами организации.

• Порядок налогообложения, действующий на предприятии.

• Процедуру проведения инвентаризации.

• Порядок оприходования излишков, списания недосдач, убытков и т.д.

• Сроки и правила составления бухгалтерской и налоговой отчетности.

• Основы гражданского и трудового законодательства, а также правила охраны труда.

В своей работе помощник бухгалтера должен:

• уметь пользоваться современной компьютерной техникой и выполнять необходимые бухгалтерские расчеты;

• иметь навыки работы с текстовым редактором WORD и уметь работать в EXСEL;

• разбираться в специализированных бухгалтерских программах (например, 1С-Предпритие, Инфо-Бухгалтер, Турбо-Бухгалтер);

• уметь работать со справочно-правовыми системами (система «Главбух», «Гарант», «Консультант»).

Также помощник бухгалтера должен быть в курсе всех изменений действующего законодательства.

Функциональные обязанности помощника бухгалтера

Главная обязанность помощника бухгалтера заключается в поддержании деятельности главного бухгалтера или бухгалтера предприятия.

Для решения этой задачи помощник бухгалтера выполняет следующие функциональные обязанности, которые прописаны в должностной инструкции:

• Работа с первичными документами.

• Подготовка управленческой отчетности.

• Работа с банковскими счетами организации, которая заключается в выверке и разнесении информации по бухгалтерским счетам.

• Составление и предоставление платежных поручений в банк.

• Проверка банковских документов.

• Составление различных отчетов, бухгалтерских справок.

• Начисление премий.

• Определение прибыли и убытков от деятельности организации.

• Подготовка отчетов по продажам.

• Расчет и своевременная выплата заработной платы.

• Осуществление налоговых выплат в бюджет.

• Составление актов сверки с дебиторами и кредиторами предприятия.

• Подготовка отчетов об имеющихся должниках и кредиторах организации.

• Хранение документации по бухгалтерскому и налоговому учету.

• Подготовка документов для сдачи в архив.

• Участие в процессе инвентаризации и составление инвентаризационных описей.

• Замещение в случае необходимости отсутствующего бухгалтера.

• Консультирование сотрудников (например, по вопросам начисления заработной платы, расчета больничного листа и т.д.).

• Помощь другим специалистам предприятия в вопросах, связанных с финансами.

• Соблюдение трудовой дисциплины.

• Исполнение приказов руководителя предприятия.

Права помощника бухгалтера

Помощник бухгалтера имеет право:

• на полноценное рабочее место;

• направлять запросы с целью получения полного пакета документов, материалов и любой информации, необходимых для полноценного и качественного выполнения своих обязанностей;

• направлять непосредственному руководителю требования об обеспечении или создании соответствующих условий труда, необходимых для нормальной работы;

• на повышение и улучшение собственных профессиональных навыков;

• выступать с инициативой по улучшению организации собственной трудовой деятельности и работы организации в целом;

• на своевременную оплату своего труда;

• в рамках своей компетенции быть представителем интересов руководства в инстанциях разного уровня.

Ответственность помощника бухгалтера

Помощник бухгалтера несет ответственность за нарушение своих должностных обязанностей, прописанных в должностной инструкции. При этом в должностной инструкции необходимо подробно указывать, какая мера наказания последует за определенные нарушения.

В результате совершенного проступка может наступить различная степень ответственности:

• Дисциплинарная ответственность. Дисциплинарная ответственность наступает при нарушении помощником бухгалтера трудового распорядка;

• Материальная ответственность. Материальная ответственность наступает при возникновении у предприятия финансовых потерь в результате проступка помощника бухгалтера. Нанесенный материальный ущерб должен быть возмещен сотрудником в полном объеме;

• Административная ответственность. Административная ответственность наступает при нарушении помощником бухгалтера порядка и сроков выполнения порученной работы;

• Уголовная ответственность. Уголовная ответственность наступает при нарушении помощником бухгалтера уголовного законодательства.

Закреплены ли требования к инструкции бухгалтера в НПА?

Должностная инструкция — документ кадрового делопроизводства, использование которого, несмотря на его всеобщую распространенность, никак не регламентировано положениями ТК РФ. Подобные инструкции вводятся в действие исключительно локальными правовыми актами.

Однако на практике оформление трудовых отношений работодателей и наемных работников крайне редко обходится без составления должностных инструкций и подписания их сторонами трудового договора. Их польза заключается в возможности официально закрепить права и обязанности сторон в приложении к соответствующему контракту. На основе этого документа впоследствии будут выстраиваться внутрикорпоративные отношения между работодателем и сотрудником.

Для составления должностной инструкции могут задействоваться нормы российских НПА. При формировании инструкции для бухгалтера по расчетам с поставщиками источником права является Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37.

Еще один НПА, положения которого можно использовать при составлении ДИ бухгалтера по расчету с поставщиками — приказ Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта «Бухгалтер» от 21.02.2019 № 103н. Стоит отметить, что его нормы станут обязательными к применению коммерческими фирмами только с 2020 года. Но с 2016 года его действие распространилось на госструктуры.

Положения НПА, рассмотренные нами выше, а также факты из сложившейся практики работы бухгалтеров по расчетам с поставщиками на российских предприятиях позволяют сформировать определенные критерии составления эффективной должностной инструкции для специалиста данного профиля.

Подборку должностных инструкций для бухгалтеров разных участков и компетенций вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

ДИ бухгалтера по расчетам с поставщиками: структура документа

В структуре рассматриваемого документа будут присутствовать такие разделы, как:

• «Общие положения»;
• «Обязанности»;
• «Права»;
• «Ответственность».

Рассмотрим далее, какие характерные для должности бухгалтера по расчетам с поставщиками положения в отмеченных разделах могут быть полезны.

ДИ бухгалтера по расчетам с поставщиками: нюансы «Общих положений»

Не считая общих для большинства других ДИ положений — о том, что бухгалтер назначается гендиректором, подчиняется главбуху и т. д., в рассматриваемом разделе документа обычно фиксируются квалификационные требования к специалисту.

В большинстве случаев рекомендуется отражать в ДИ, что на соответствующей позиции должен работать человек с высшим или средним образованием, а также стажем работы от 3 лет. Фактически данное требование характеризует работу бухгалтера II категории и выше — в соответствии с критериями, что отражены в Квалификационном справочнике от Минтруда РФ.

Согласно приказу Минтруда № 103н бухгалтер по работе с поставщиками должен соответствовать 5-му уровню квалификации. Данный уровень предполагает выполнение трудовых функций, при которых специалист работает с различными документами, отражающими факты хозяйственной жизни предприятия. Для соответствия 5-му уровню по методологии Минтруда бухгалтеру нужно иметь как минимум среднее профессиональное образование либо пройти обучение по специальным программам, и для специалистов с категорией — иметь опыт по специальности не менее 1 года.

В «Общих положениях» ДИ обычно перечисляется перечень необходимых навыков бухгалтера по расчету с поставщиками, в их числе знание:

• форм и методов учета в специализированном ПО для расчетов с поставщиками;
• плана счетов и корреспонденций между ними, задействуемыми в расчетах с поставщиками;
• особенностей документооборота по своему профилю;
• правил приемки, оприходования и обеспечения сохранности ТМЦ, получаемых от поставщиков;
• правил взаимодействия с поставщиками, имеющими статус дебитора или кредитора;
• нюансов инвентаризации ТМЦ, получаемых от поставщиков.

Каковы обязанности бухгалтера по расчету с поставщиками по ДИ?

Если говорить об обязанностях бухгалтера рассматриваемого профиля, то наиболее характерными для него можно назвать такие обязанности, как:

• ведение бухгалтерского учета по расчетам с поставщиками;
• обеспечение приема и контроля первичных документов, связанных с расчетами с поставщиками;
• формирование реестров дебиторских и кредиторских долгов, которые отражают взаимодействие с поставщиками;
• контроль над исполнением контрактных обязательств с поставщиками в части оплаты поставок;
• регистрация и анализ счетов на оплату, предоставление их на согласование компетентным сотрудникам;
• проверка расчетов с поставщиками;
• предоставление необходимых данных о расчетах и документообороте с поставщиками заинтересованным лицам;
• участие в совершенствовании профильных планов счетов бухучета;
• участие в инвентаризации ТМЦ, получаемых от поставщиков;
• своевременное предоставление ОСВ, книги покупок и продаж (еженедельно и ежемесячно — в установленный срок).

Обязанности бухгалтера дополняются правами — изучим специфику их отражения в ДИ.

ДИ бухгалтера по расчетам с поставщиками: раздел о правах

В ДИ бухгалтера рассматриваемого профиля обязательно должно быть сказано о том, что он имеет право на:

• формирование запросов в адрес других сотрудников и руководства фирмы о предоставлении необходимых для работы документов;
• ознакомление руководства с проектами локальных нормативных актов, которые касаются взаимодействия фирмы (а также бухгалтера в частности) с поставщиками.

Остальные права бухгалтера по расчетам с поставщиками в целом те же, что и для большинства других должностей. В частности, это право на повышение квалификации, на содействие руководства в исполнении обязательств, на повышение зарплаты, совершенствование условий труда и т. д.

За что должен отвечать бухгалтер по расчетам с поставщиками по ДИ?

Что касается ответственности, ее бухгалтер по расчетам с поставщиками несет в тех же аспектах, что и специалисты на большинстве иных должностей: за некорректное исполнение своих обязанностей, правонарушения — в тех пределах, что установлены в ТК РФ, ГК РФ, Административном и Уголовном кодексах.

Итоги

Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с поставщиками во многих аспектах характеризуется принципиальной схожестью с аналогичными инструкциями для других позиций в компании, однако в ней также есть большое количество специфических положений. Для руководства фирмы и ее кадровой службы крайне важно отразить подобные положения в ДИ в целях обеспечения эффективного взаимодействия с бухгалтером по расчетам с поставщиками.

Изучить иные нюансы кадрового делопроизводства, характерные для современных российских предприятий, вы можете в статьях:

• «Положение о служебных командировках — образец 2020»;
• «Правила внутреннего трудового распорядка — образец 2020».

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.