Электронная трудовая книжка 2019

Работодатель заводит, оформляет принятому работнику новую трудовую книжку в двух случаях:

• при заключении трудового договора впервые (ч 4 ст. 65 ТК РФ),
• в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч 5 ст. 65 ТК РФ).

Законодатель обязывает работодателя брать у работника письменное заявление о заведении ему новой трудовой книжки. Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

Образцы текстовой части заявлений об оформлении новой трудовой книжки

Пример 1

Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я потеряла свою трудовую книжку при переезде на новое место жительства.

Пример 2

В связи с тем, что моя трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию, прошу оформить мне новую трудовую книжку.

Проверьте, от всех ли работников, кому Вы заводили новые трудовые книжки, были взяты и хранятся у Вас такие заявления.

Также напомним, что согласно п.8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.

Федеральные законы от 16.12.2019 N 436-ФЗ и N 439-ФЗ вводят обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде (далее также – «электронная» трудовая книжка), которые будут постепенно заменять классическую трудовую книжку. Изменения вступают в силу с 1 января 2020 года и затрагивают как работодателей, так и работников.

Для работодателей

С 2020 года вводится обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи заявлений о выборе между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой. Данные сведения вместе с ФИО и СНИЛС направляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные выше случаи. При первом направлении должны быть одновременно представлены сведения по состоянию на 1 января 2020 года.

До 1 июля 2020 года работодатели должны письменно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между «бумажной» и «электронной» трудовой книжкой.

Кроме того, в течение 2020 года работодатели при необходимости обеспечивают принятие (изменение) локальных нормативных актов, подготовку и обсуждение изменений в соглашения и коллективные договоры.

Для работников

Закон предписывает всем работникам подать до 1 января 2021 года заявление о продолжении ведения «бумажной» трудовой книжки или о переходе на «электронную». В последнем случае трудовая книжка выдается работнику на руки, а работодатель перестает отвечать за ее ведение и хранение. Если же работник не подаст никакого заявления, то за ним сохранится «бумажная» трудовая книжка.

Реализовав право на дальнейшее ведение трудовой книжки, работник сохранит данное право при последующем трудоустройстве. При этом закон предусматривает возможность изменить решение и подать в дальнейшем новое заявление о переходе на «электронную» трудовую книжку.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года подать работодателю одно из заявлений, будут вправе сделать это в любое время. К таким лицам закон относит, например, работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы.

В отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 года, будут формироваться сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовые книжки на них оформляться не будут.

Работодатель оценивает работника по данным, которые содержатся в трудовой книжке

Совсем недавно по инициативе Министерства экономического развития и торговли во главе с Айварасом Абромавичусом был запущен курс на отмену трудовых книжек в целом и создание единой электронной базы, в которой будут содержаться сведения о трудовом прошлом каждого работника.

Наследие прошлого

Хотя в европейских странах в настоящее время не используются трудовые книжки, их происхождение берет начало именно в Европе. Этот документ был формой контроля за работниками — без него невозможно было устроиться на работу.

Сегодня трудовая книжка — это основной документ, который подтверждает трудовую деятельность граждан и служит для установления общего, непрерывного, а также специального стажа. Ведение трудовых книжек досталось Украине в наследство от СССР, в то время как в экономически развитых странах практика их использования отсутствует. Кодекс законов о труде Украины обязывает оформлять трудовые книжки на всех, кто работает на предприятии, в учреждении, организации или у физического лица свыше пяти дней; на работников, поступающих на работу впервые; на студентов.

При переходе на другую работу новый работодатель оценивает работника по данным, которые содержатся в трудовой книжке, то есть она является некой визитной карточкой. Среди специалистов существуют противоречивые мнения о необходимости внесения сведений о должности, поощрениях и взысканиях в новую электронную базу. Хотя, по моему убеждению, эти сведения вносить не обязательно — они и так не влияют на начисление пенсий.

Напомню, что с 2000 года (в нескольких областях, а по всей Украине с 2004 года) начал работать единый реестр лиц, застрахованных в рамках обязательного государственного пенсионного страхования. В данный электронный реестр вносятся сведения о платежах в Пенсионный фонд Украины. То есть пенсионный стаж работника начисляется не по данным, которые содержатся в трудовой книжке, а в зависимости от уплаченных страховых взносов. Таким образом трудовая книжка стала носить более декларативный характер.

Расчет пенсий

Проблемным вопросом остается начисление пенсий работникам, которые осуществляли трудовую деятельность до создания Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования. Свой стаж они в состоянии подтвердить только трудовой книжкой. Но что делать в случае ее утери? В такой ситуации работник должен подать в Пенсионный фонд Украины документы от бывших работодателей с указанием уплаченных сумм. Однако многих работодателей уже не существует (в лучшем случае остались их правопреемники), и потребовать у них документы об уплате взносов практически невозможно, да и не всегда бухгалтерская документация сдавалась в архивы на хранение. По моему убеждению, окончательно избавиться от постсоветских пережитков и отменить ведение трудовых книжек нам скоро не удастся. Если физлицо будет идти на пенсию по возрасту (по достижении 60-летнего возраста), то для назначения пенсии обязательно надо иметь не менее 15 лет страхового стажа. Так как реестр по всей Украине начал действовать с 1 января 2004 года, то первое лицо, которое будет иметь 15 лет страхового стажа по новой системе, сможет отказаться от трудовой книжки уже в 2019 году. Если страховой стаж существовал до 2004 года, необходимо подтверждать его сведениями из трудовой книжки или обращаться на предприятие для получения соответствующей справки. Поэтому исчезновение трудовых книжек из архивов предприятий будет иметь постепенный, а не радикальный характер.

Согласно предложенному законопроекту «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины (относительно упрощения ведения кадровой работы налогоплательщиками)», человек при устройстве на работу должен подавать только паспорт, заявление, документ об образовании и по желанию — характеристики, а также другие документы, касающиеся предыдущей работы. Отмена трудовых книжек в определенной степени улучшит положение работника, которому не нужно будет забирать с одного предприятия и приносить на другое те или иные документы о предыдущем месте работы. Кроме того, после отмены трудовых книжек в случаях незаконного увольнения у работника не будет необходимости обращаться в суд для изменения формулировки увольнения в трудовой книжке. В то же время упростится процесс найма и увольнения работника, что позволит предпринимателям сэкономить средства на администрировании трудовых книжек бухгалтером или HR-специалистом. Так, недавно неправительственная организация EasyBusiness составила инфографику, в которой показала, что отмена трудовых книжек позволит сэкономить около 500 млн грн в год.

Проблемой остается существование большого количества нормативных актов, в которые необходимо будет внести изменения, а это все юридические наработки, время, средства. Хотелось бы, чтобы эта реформа все же имела свои плоды.

Важно, что предложенные правительством инициативы должны не просто уменьшить нагрузку на государственный бюджет Украины или сэкономить бумагу и сохранить лес, как шутят пользователи в социальных сетях; они должны значительно упростить документооборот, улучшить процедуры трудоустройства и увольнения работника; ускорить процесс начисления и назначения пенсий.

КОВАЛЬЧУК Елена — младший юрист АК «Правочин», г. Киев

Пережиток прошлого

Анна СТЕПАНОВА, юрист МЮФ Baker & McKenzie

Ведение трудовых книжек в СССР было средством осуществления всеобщего контроля государства над трудоспособными гражданами. В трудовую книжку (кстати, существовавшую еще в царской России) заносились все сведения о работе свыше пяти дней, премиях, взысканиях и т.д. Отмена трудовых книжек в современной Украине — долгожданное избавление от архаики, это не повлияет негативно ни на что. Трудовые книжки и раньше не были эксклюзивным средством подтверждения трудового пути и стажа, а уж после 2000 года (когда был введен электронный персонифицированный учет застрахованных лиц для целей социальных выплат и начисления пенсий) они полностью утратили свою значимость. На практике работодатели уже давно не обращают внимания на записи в трудовой книжке при приеме на работу, а используют другие законные методы проверки достоверности информации о будущих сотрудниках. Например, отзывы прошлых работодателей, клиентов и коллег, факты научных или творческих публикаций, рекомендации в профессиональных кругах и т.п., характеризующие предыдущие достижения и качество работы.

На кону репутация

Светлана ХЕДА, к.ю.н., советник, глава практики трудового права и комплаенса ЮФ Sayenko Kharenko

Опыт развитых стран свидетельствует в пользу отмены такого порождения советской системы, как трудовая книжка. Этот документ возлагает дополнительное административное бремя на работодателя, не принося пользы ни ему, ни работнику. Для подтверждения трудового стажа достаточно удостоверения застрахованного лица в системе общеобязательного государственного социального страхования. Подобная практика существует, например, в США. В этой стране также успешно себя зарекомендовала система найма на основании предоставления резюме соискателя и, как минимум, двух рекомендаций с места его учебы и/или предыдущей работы. Следует отметить, что лица, предоставляющие рекомендации, стараются указывать только правдивую информацию о соискателе, ведь на кону — их репутация. Это существенно уменьшает риск коррупции на рынке труда. Подобная система оформления трудовых отношений уже de facto имплементирована многими украинскими работодателями, поэтому целесообразно ее законодательно регламентировать.

Мировой опыт

Ульяна ПОДРЫГУЛЯ, юрист МЮК «Александров и Партнеры»

Система трудовых книжек, безусловно, проверена временем и хорошо известна работодателям и работникам. Однако считаю, что она действительно устарела и утратила свою актуальность. Сегодня трудовая книжка — рудимент тоталитарного прошлого, сохранившийся у нас как наследие СССР.

Идея отказа от трудовых книжек не нова и соответствует нормам трудовых отношений в большинстве развитых стран мира. В отличие от постсоветских, в европейских странах действует система страховых полисов, в которых фиксируется информация, на каких предприятиях человек платил взносы. На ее основе в дальнейшем и начисляется пенсия и другие страховые выплаты.

Опыт этих стран показывает, что электронная система — удобный и надежный способ учета труда граждан.

Считаю, что необходимо учитывать мировой опыт и двигаться вперед. Главное, чтобы такие нововведения происходили постепенно, с учетом реалий нашего государства и последовательным внесением изменений в нормативные документы.

Реформа необходима

Игорь КОНОПКА, юрист ЮК FCLEX

В большинстве стран Европы трудовые книжки были отменены еще в ХХ веке. На замену им пришли: единая социальная карта (содержащая данные о трудовом стаже, уплате всех социальных взносов), резюме, рекомендательные письма и устные сведения предыдущих работодателей.

В целом идея хорошая, нацеленная на сокращение расходов по администрированию и хранению трудовых книжек (ожидается экономия более 500 млн грн в год). Кроме того, как верно отмечают эксперты, исчезнет как таковая категория трудовых споров об изменении формулировки увольнения в трудовой книжке. Но есть и риски: усложнение процесса доказывания трудового стажа и уплаты социальных взносов из-за недостатков электронной базы Пенсионного фонда. Также проблемой может стать необходимость в самостоятельном «сборе» работниками документов, подтверждающих их трудовой стаж. Рядовым гражданам это, скорее всего, не понравится, но реформа, на мой взгляд, необходима.

Где посмотреть электронную трудовую книжку? Актуальный вопрос работающих граждан, решивших идти в ногу со временем и перейти на цифровой формат документа, подтверждающего трудовой стаж. Из статьи вы узнаете, как проверить электронную трудовую книжку легко и в максимально короткие сроки.

Как посмотреть электронную трудовую книжку

Несмотря на то что электронные книжки хранятся в ПФР, работники не лишены возможности ознакомиться с их содержанием. Законом предусмотрено несколько способов, как работнику посмотреть электронную трудовую книжку:

• направить запрос в ПФР;
• запросить через МФЦ;
• обратиться к своему работодателю;
• запросить через портал «Госуслуги».

Ответом на запрос будет выписка из ЭТК. Она может быть в электронном или бумажном формате. Бумажные варианты предоставляют ПФР, МФЦ и работодатель. Электронная выписка доступна на сайте ПФР, портале «Госуслуги» и у работодателя.

Сведения о трудовой деятельности в электронном виде заверяются ЭЦП и являются официальным документом, т. е. имеют такую же юридическую силу, что и бумажная выписка с печатью и подписью должностного лица.

📌 Реклама

Получение выписки у работодателя имеет нюансы. Он может предоставить сведения о трудовой деятельности только на своем предприятии, данные других работодателей ему не доступны. Получить полную информацию о трудовом стаже на всех местах работы можно только в ПФР, МФЦ и на Госуслугах.

Напомним, что ЭТК содержит информацию о стаже с 01.01.2020. Данные за предыдущие годы есть только в старой традиционной книжке, в цифровую форму они не включаются.

Рассмотрим подробнее способы получения электронных документов.

Получение сведений онлайн

Самый простой и быстрый способ ознакомиться с записями в ЭТК — получить электронную выписку на сайте ПФР или портале «Госуслуги». Учетная запись на Госуслугах необходима в обоих случаях.

На сайте ПФР надо зайти в личный кабинет гражданина, авторизовавшись через портал «Госуслуги», и выбрать соответствующий запрос.

Результат будет готов практически сразу. Полученные сведения можно распечатать или сохранить на своем компьютере. Также они сохранятся в личном кабинете, где их можно будет посмотреть в любой момент.

Чтобы посмотреть электронную трудовую книжку на Госуслугах, нужна подтвержденная учетная запись на портале. Найти нужную услугу можно двумя путями:

• Услуги — Органы власти — ПФР — Выписка из электронной трудовой книжки;
• Услуги — Категории услуг — Работа и занятость — Трудовое право — Выписка из электронной трудовой книжки.

Ожидание ответа займет не более 5 минут. Где посмотреть электронную трудовую книжку в Госуслугах?

В разделе «Уведомления» надо найти свой запрос сведений о трудовой деятельности и открыть его, внутри будут полученные файлы выписки из ЭТК. Их можно сохранить на компьютере или отправить по электронной почте.

Как посмотреть трудовую книжку в электронном виде у работодателя

Если вас интересуют записи только по текущему месту работы и в полной выписке из ЭТК нет необходимости, можно запросить сведения у работодателя. Для этого надо подать письменное заявление, в котором указывается требуемый формат выписки (электронный или бумажный).

Но следует иметь в виду, что ЭТК в электронном виде работодатель выдаст только при наличии у него усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП). При ее отсутствии выдается бумажный вариант.