Фото рабочего дня руководителя отдела продаж

«Нет ничего бесполезнее, чем эффективно выполнять работу, которую делать вообще не нужно»

Питер Друкер

Управление временем давно вошло в нашу жизнь. Можно по-разному относиться к тайм-менеджменту, но мало кто откажется от дополнительных минут и часов, которые можно выкроить, отказавшись от ненужных действий.

Сегодня разговор о времени руководителя. Как его организовать таким образом, чтобы меньше быть исполнителем и больше руководителем. Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем.

Инструмент для измерения времени

Мы обычно используем самый простой для этого инструмент – «Фото рабочего дня». Инструмент знаком многим руководителям. Парадокс заключается в том, что я постоянно встречаю людей, для которых «Фото» в новинку и вызывает эмоции на уровне «ух-ты, как все просто».

Для активных читателей ДВА подарка от меня, но это ниже в статье. Читайте дальше! 🙂

Заглянем в Википедию. Что там написано про фотографию рабочего дня?

Под фотографией рабочего дня (времени) понимается вид изучения рабочего времени наблюдением и измерением всех без исключения затрат на протяжении рабочего дня или отдельной его части. (Значение термина в Большой Советской энциклопедии).

Предложу вам мою версию формулировки, которая раскроет дополнительные грани данного инструмента.

Фото рабочего дня – это измерительный инструмент руководителя, в котором сотрудник компании самостоятельно фиксирует все свои действия и бездействия в ходе рабочего дня на протяжении определенного количества дней с целью поиска резервов времени для повышения производительности труда.

Рекомендуемый период времени для таких измерений от 2 недель до одного месяца. Лучше всего вовлекать весь коллектив в эту работу, чтобы сделать максимально полный срез деятельности сотрудников и руководителей компании, получить объективные данные для дальнейшего анализа.

Знакомая нам истина гласит: «хочешь управлять – измеряй». Хочешь управлять своим временем, вооружись удобным измерителем

Цель измерения времени

Обычно фото используется для линейных сотрудников. Проводится руководителем для анализа времени загрузки сотрудников.

В этой статье узко сфокусируемся на оптимизации использования времени именно руководителем. Чем принципиально отличается замер времени руководителя от замера времени исполнителя? Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует в качестве исполнителя, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей. Только через осознание своих ролей, руководитель сможет повысить свою личную управленческую производительность!

Роль – это определенная модель поведения, которую человек проявляет (или берет на себя) в той или иной ситуации, взаимодействуя с окружающими. Дополнительно о ролях и поведении руководителя прочитайте статью «Каким должен быть грамотный управленец».

Для оценки эффективности деятельности руководителя мы выделяем 3 типовые роли, определяющие его поведение в ходе рабочего дня:

1. Бизнес-архитектор
2. Оперативный управляющий
3. Исполнитель

Первый подарок. Посмотрите урок «Какие роли играет руководитель» из видеозаписи моего мастер-класса по системе управления. Запишите свои типовые действия для каждой из трех ролей, которые характерны лично для вас. Пришлите список действий на почту: viclu@ya.ru. Получите скидку 30% для участия в ближайшем однодневном Практикуме или 20% для участие в выездном Бизнес-лагере.
Дополнительно для всех, кто выполнил задание, получит мою новую брошюру «Бизнес-процесс. Основа эффективной систему управления» с подписью автора.

Успех руководителя во многом зависит от распределения времени на указанные роли. Очевидно, что руководитель, большую часть времени выступающий исполнителем, не выполняет главную задачу – эффективная организация процесса. У такого руководителя гарантировано проблемы с делегированием. А его подчиненные могут быть мало загружены или даже просто прохлаждаться на работе, тем самым не выполняя свое главное предназначение – эффективное исполнение процесса.

Руководитель с высоким процентом в строке «оперативный управляющий» действительно занят управлением и подчиненными. Он уделяем им достаточно времени, координирует их деятельность. Он зарабатывает авторитет в качестве наставника, обучая подчиненных. У него есть время проявлять заботу о сотрудниках подразделения, решать их производственные проблемы, помогать добиваться нужных результатов. Такая модель поведения руководителя приводит его подчиненных к прогнозируемым результатам, а самого руководителя к уверенности, что планы подразделения будут полностью выполнены.

Вспомним притчу про рыбу и удочку. Если человеку дать рыбу, он ее съест и будет сыт. Сыт, пока снова не проголодается. Если ему дать удочку, он сможет ловить рыбу постоянно.

Кто в притче исполнитель, а кто управляющий? Все же просто. Берешь в руки удочку и ловишь рыбу – исполнитель. Даешь подчиненному удочку, определяешь место для ловли, а также интенсивность ловли (показатели) – управляющий. Что же тогда делает архитектор? Создает удочку и улучшает снасти. Далее архитектор передает новую (улучшенную) удочку управляющему, чтобы тот обучил исполнителя ее применять и добился от исполнителя нужной частоты ловли рыбы.

Осознанное исполнение роли «бизнес-архитектор» – это «высший пилотаж руководителя». Архитектор в бизнесе – это человек, который не позволит устареть рабочему инструментарию сотрудников.

Если при изучении деятельности сотрудника, важно замерить в каких бизнес-процессах он участвует как исполнитель, то для руководителя важнее понимание его собственных ролей

Как выглядит фото рабочего дня руководителя

Для измерений времени нужна предельно простая форма. Критерии формы:

1) занимает минимум времени на заполнение;

2) позволяет автоматически суммировать итоги работы;

3) реализована на доступном программном обеспечении.

Предлагаю вариант фото для руководителя, реализованный на MS Excel без макросов и сложных формул. Любой руководитель разберется.

Рис.1. Форма фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Время	Наименование действий	Результат действий	Минут на роль
						Арх.	Упр.	Исп.	Нет роли
	Действие 1	Результат 1
	Действие 2	Результат 2

Как заполнять фото

Делать запись после каждого единообразного блока действий – один из самых простых вариантов заполнения фото. Другой вариант, повышающий дисциплину заполнения фото – точно определить отрезок времени в колонке «время» и каждые 15, 20 или 30 минут останавливаться на несколько секунд и делать запись. Пример заполнения фото на рис.2.

Рис.2. Пример заполнения фото рабочего дня руководителя с выделением ролей

Время	Наименование действий	Результат действий	Минут на роль
			Архитектор	Управляющий	Исполнитель	Не определено
	Оперативка с подчиненными	Подведены итоги, поставлены задачи
	Индивидуальная беседа с сотрудником	Приняты 2 упр.решения, решена 1 проблема
	Индивидуальная беседа с сотрудником	Приняты 3 упр.решения
	Проверка почты, ответы на письма	Ответил на 5 писем
	Проверка почты, ответы на письма	Ответил на 7 писем
	Читал ленту в Facebook	убил время

Далее нужно подбить итоги по колонкам и вывести проценты распределения времени по управленческим ролям. См. рис.3.

Рис 3. Итоги дня в фото руководителя

Итого	минут	% времени
Архитектор		22,22%
Управляющий		38,89%
Исполнитель		27,78%
Не определено		11,11%
Всего минут
Всего часов

Еженедельно будем подводить итоги использования времени и его распределения по ролям. Для этого создадим «Сводную таблицу замеров использования рабочего времени». Выглядит это так – рис.4.

Рис.4. Сводная таблица замеров использования рабочего времени за 1 неделю

И в самом конце статьи – второй подарок. Хотите получить готовые формы «Фото рабочего дня» представленные в статье для анализа своих ролей? Пожалуйста. Достаточно сделать запрос. В ответ вы получите Excel-файл с настроенными страницами для подсчета времени на каждую роль и их процентов в вашем рабочем дне.

Спасибо за внимание! Успехов при оптимизации своего трудового дня!

Предыдущая статья Что помогает управлять продажами

Подписаться на рассылку

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Фотография рабочего дня, один из методов изучения использования рабочего времени путём непрерывного наблюдения и измерения всех его затрат на протяжении смены. Проводится в целях выявления резервов повышения производительности труда.

С помощью фотографии рабочего дня решаются следующие основные задачи:

• определение фактического баланса использования рабочего времени,
• фактической выработки продукции и темпов её выпуска на протяжении смены;
• выявление потерь рабочего времени, анализ причин, их вызвавших;
• получение данных для расчёта нормативов подготовительно-заключительного времени, времени обслуживания рабочего места и времени перерывов на отдых, а также норм обслуживания рабочими агрегатов и машин.

Проведение фотографии рабочего дня позволяет выявить устаревшие и ошибочные нормы, провести анализ использования рабочего времени передовыми рабочими; определить рациональный состав бригады и формы разделения труда при бригадном методе организации труда; получить данные о часовой выработке продукции в течение смены.

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

• индивидуальная,
• групповая,
• бригадная,
• фотография рабочего дня многостаночника,
• маршрутная,
• самофотография рабочего дня.

Фотография рабочего дня проводится по следующим этапам: подготовка, проведение наблюдения (в процессе последнего записываются все последовательные действия рабочего или рабочих, регистрируются затраты времени на протяжении смены или её части), анализ его результатов, разработка организационно-технических мероприятий, направленных на ликвидацию потерь рабочего времени, проектирование нормативного баланса рабочего дня, расчёт коэффициентов рабочего времени.

Составление карты фотографии рабочего времени обычно является первым этапом нормирования труда персонала и предназначено для анализа структуры рабочего времени. На следующих этапах нормирования результаты анализа будут использоваться для определения состава нормируемых операций, разработки норм труда и расчёта целевой численности персонала.

Составление карты фотографии рабочего времени предусматривает следующие этапы работы:

• Подготовка к наблюдению.
• Собственно наблюдение процесса работы и фиксация затрат в карте фотографии рабочего времени.
• Обработка карты фотографии рабочего времени.
• Анализ результатов и проработка мероприятий по повышению производительности труда, устранению имеющихся потерь и причин снижения эффективности.

Примером фотографии рабочего времени может стать ситуация, когда ФРВ проводится для улучшения организации труда. В таких случаях фотография рабочего времени должна проводиться без вмешательства и изменения сложившейся практики организации работы. Если же целью составления карты фотографии рабочего времени является определение текущей загрузки работников и разработка планов повышения производительности труда, то ФРВ проводится после реализации заранее запланированных организационных мероприятий по повышению эффективности рабочих процессов.

Индивидуальная карта фотографии рабочего времени пример

Объектом наблюдения при составлении индивидуальной карты фотографии рабочего времени является один рабочий на определённом участке работы.

Этап подготовки к составлению карты фотографии рабочего времени состоит в заблаговременном (за день до мероприятия) ознакомлении с конкретными условиями работы на наблюдаемом рабочем месте.

В день наблюдения нормировщик должен прибыть на рабочее место наблюдаемого сотрудника до начала рабочей смены, и к заполнению карты фотографии рабочего времени приступить ровно в момент начала рабочего дня. Для проведения замеров может использоваться обычный секундомер.

Все результаты наблюдения нормировщик фиксирует в бланке индивидуальной карты фотографии рабочего времени:

• Какие трудовые действия совершает рабочий, их длительность;
• Объем работы, выполненный в результате каждого трудового действия;
• Перерывы в работе, их длительность и причины;

Каждому замеру (действию или перерыву) присваивается специальный индекс, обозначающий категорию затрат рабочего времени.

Пример фотографии рабочего времени, карта наблюдения

Пример карты фотографии рабочего времени – свод одноименных затрат

В разделе карты фотографии рабочего времени «Свод одноименных затрат» суммируются данные по каждой зафиксированной операции – затраты времени с указанием соответствующего индекса.

Следующим шагом является анализ результатов заполнения карты фотографии рабочего времени. На данном шаге определяются потери рабочего времени, устанавливаются причины нерациональной организации труда, планируются действия по повышению производительности труда.

Далее нормировщик составляет баланс рабочего времени по категориям затрат: фактический и проектируемый (нормативный).

Карта фотографии рабочего времени – пример баланса рабочего времени

В результате сравнения фактического и проектируемого балансов рабочего времени могут рассчитываться приведённые ниже коэффициенты:

Коэффициент использования рабочего времени:

Коэффициент использования оборудования:

Коэффициент потерь рабочего времени по вине самого работника:

Также по результатам анализа карты фотографии рабочего времени определяется потенциал повышения производительности труда путем устранения нерациональных операций и потерь рабочего времени:

Анализ карты фотографии рабочего времени завершается подготовкой организационных мероприятий по устранению причин снижения производительности труда.

Групповая карта фотографии рабочего времени – пример

При выполнении работы бригадой рабочих целесообразно составлять карту фотографии рабочего времени в групповом формате. Если количество наблюдаемых не превышает трёх человек, то порядок наблюдений и замеров тот же, что и при составлении индивидуальной карты фотографии рабочего времени.

В случае большего количества наблюдаемых нормировщик может не успеть зафиксировать все выполняемые ими действия. В таких случаях для составления групповой карты фотографии рабочего времени применяется иной способ записи данных.

Пример групповой карты фотографии рабочего времени

Групповая карта фотографии рабочего времени имеет количество столбцов, равное числу наблюдаемых работников. В графе «Текущее время» указывается последовательность интервалов наблюдения (через 1, 2 или 3 минуты). Например, при наблюдении до пяти работников целесообразно делать записи через каждую 1 минут, при 6-10 сотрудниках – через каждые 2 минуты, при 11-15 наблюдаемых человек – через каждые 3 минуты. В ячейках таблицы указываются индексы затрат рабочего времени: ОН – ожидание наладки, ПР – получение работы, ОР – ожидание работы, ОМ – обслуживание рабочего места, РС – ремонт станка, ОПР – опоздание на работу и так далее.

Обработка групповой карты фотографии рабочего времени проводится по тем же принципам, что и обработка индивидуальной карты. Составляется сводка одноименных затрат, затем готовятся выводы по фактическому использованию рабочего времени и планируются организационные мероприятия по повышению производительности труда.