Хранение документов после ликвидации ООО

В ходе прекращения существования фирме важно решить вопрос передачи документации, обратившись в орган, специализирующийся на управлении архивными делами и действующий на территории интересующего субъекта РФ. Узнать сведения о его расположении можно в администрации по месту нахождения предприятия, посетив её лично или зайдя на сайт в интернете. Второй вариант значительно ускорит поиск нужной информации. Прежде чем обратиться к специалистам архивной службы, следует установить крайние даты бумаг, которые образуют архивный фонд компании. Затем необходимо подсчитать количество дел для передачи — это делается отдельно по каждой категории. Категории делятся по сроку и типу бумаг, требующих содержания в архиве. При сдаче в госархив документации по личному составу следует учитывать требования, предъявляемые к негосударственным образованиям.

Где найти архив организации которая уже не существует?

Внимание

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив. В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

Инфо

В противном случае дело делят на несколько частей с отдельной нумерацией для каждой из них. Проверкой дел по критериям их количества и правильности оформления занимается архивариус. При обнаружении отсутствия дела заполняется архивная справка — документ, оформленный на специальном бланке архивной компании.

Вернуться к оглавлению Процесс передачи на госхранение Ликвидируемые учреждения передают свою документацию на госхранение на основании договора. В нём прописываются обязательства обеих сторон, порядок, содержание и установленные для сдачи в архив бумаг сроки и пр. Приём и передача осуществляются лицом, представляющим интересы закрываемой компании, и работниками архивной службы.
Во время передачи проверяется наличие указанных в описях дел. Приём бумаг проходит в виде составления специального акта приема—передачи с указанием технического состояния и количества дел либо их отсутствия.

Где и как найти документы если предприятие пропало

• осуществление проверки ценности;
• непосредственное оформление дел;
• составление описи к бумагам.

Проверку ценности проводят посредством просмотра каждого листа документации, существующей на момент закрытия предприятия. Данную процедуру осуществляет конкурсный управляющий либо ликвидатор.

Под непосредственным оформлением дел предполагается подшивка, проставление нумерации листов, переплёт, подготовка описи и заверительного листа. К сдаваемым в архив наборам документов отдельно оформляются описи. Как только все документы подготовлены, их отправляют на обработку.

Где и как хранить кадровую документацию

В некоторых случаях могут предъявляться особые требования, обусловленные рядом определённых причин. Такие условия государственного архива нужно принять к сведению и отнестись к ним уважительно. К категории документации по личному составу относятся документы, сформированные в результате деятельности кадровой службы.

Важно

Это личные дела и карточки сотрудников, приказы и т. д. По требованию принимающей стороны компания должна предоставлять и дополнительные данные: копии или подлинники уставов, свидетельств о прохождении регистрации и других учредительных бумаг. Вернуться к оглавлению Этапы подготовки документов Закрытие фирм происходит нечасто, поэтому учредители могут не знать, что делать с документами при ликвидации организации.

Архивы ликвидированных предприятий

Инструкция 1 Сбой сервера или иная неприятность могут привести к полной потере информации сайта. Иногда не удается восстановить сайт даже из резервной копии – в том случае, если она хранилась на том же сервере, на котором произошел сбой. Именно поэтому опытные администраторы сохраняют бэкапы своих сайтов и на локальном компьютере.

Сайт может исчезнуть и по другим причинам – например, закончится и не будет продлен срок регистрации домена. Иногда возникают проблемы с хостингом, а перенести сайт на другую площадку невозможно – так бывает в ситуациях, когда сайт создан на одном из бесплатных «конструкторов сайтов». Движок сайта прочно привязан к хостингу, перенести его нельзя. 2 Проблемы могут быть разные, но суть одна – сайт становится для пользователя недоступным.
Если документов в архиве нет Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Загрузка… Где найти архив организации которая уже не существует?

• Когда нам понадобились документы, подтверждающие стаж работы в обанкротившейся организации 17 лет назад, а городок у нас очень небольшой, то мы созвонились с архивом в областном центре. Нашли через интернет телефон государственного архива в областном городе. Нам предложили выслать документы по почте, мы сказали приедем сами.

  Договорились о времени. Приехали, нам выдали документы и все.

• Архив уже несуществующей организации можно найти в Центральном городском архиве ликвидированных предприятий. Именно в этом архиве должны иметься все сведения относительно подобных организаций. Зачастую в архив обращаются люди, выходящие на пенсию, чтобы исправить (если они есть) ошибки в трудовой книжке.

В каком архиве искать документы ликвидированного предприятия

Нельзя уничтожать документацию, срок хранения которой еще не истёк на момент прекращения деятельности фирмы. Уничтожение печати и штампов допускается только после ликвидации, когда завершён процесс прекращения деятельности предприятия. Это связано с тем, что их применение может потребоваться до момента исключения компании из общего реестра юрлиц.

Есть такой Центральный городской архив ликвидированных предприятий. Там и должна храниться вся документация таких организаций. Очень часто туда обращаются люди при выходе на пенсию, когда в трудовой ошибки и недочеты.

Необходимо стаж восстановить или подтвердить свою работу.

Адрес, я думаю, можно узнать и в интернете, и в Пенсионным фонде. Но бывает всякое, например, вспомните 90 годы. Тогда дело не до чего ни кому не было, могли и выкинуть. В этом случае, найти будет маловероятно.

Где и как найти документы если предприятие пропало

Еще вариант, обратиться по старому адресу, но в новую организацию. Может у нее просто сменилось название. Может сохранились документы. система выбрала этот ответ лучшим Для того чтобы найти архив организации которая уже не существует вам необходимо обратиться в Центральный городской архив. Там есть подразделение архив ликвидированных предприятий. Также можно обратиться в Пенсионный фонд.

Что делать с документами после ликвидации ООО?

Процедура ликвидации ООО определена действующим гражданским законодательством РФ. Вкратце ее можно описать следующим образом. Учредителями принимается решение о ликвидации, после чего направляется соответствующее уведомление в регистрирующий орган, затем назначается ликвидационная комиссия или ликвидатор, помещается объявление о ликвидации Общества в СМИ, проводится инвентаризация. Затем происходит поочередное удовлетворение требований кредиторов, составляется промежуточный ликвидационный баланс, затем окончательный ликвидационный баланс. Оставшееся имущество распределяется между участниками – сначала выплачивается распределенная прибыль,  которая не была выплачена, потом осуществляется распределение имущества согласно долям участников. После этого вносится запись в ЕГРЮЛ о ликвидации Общества.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

С этого момента Общества считается прекратившим свое существование. Однако, остается нерешенным вопрос, что же делать с документами Общества, которые остались после его ликвидации.

Каков порядок хранения документов Общества при его ликвидации?

Закон об ООО обязывает осуществлять хранение документов в соответствии с действующими законодательными актами c момента регистрации ООО . К таким актам можно отнести Федеральный закон № 125-ФЗ от 22 октября 2004 года «Об архивном деле». Данный закон обязывает негосударственные организации, которые ликвидируются, архивные документы передавать на хранение в муниципальный архив или в государственный архив. Данная обязанность возлагается на ликвидационную комиссию. К архивным документам относятся документы, у которых еще не истекли сроки временного хранения на момент ликвидации Общества и документы по личному составу.

Для передачи документов ликвидационная комиссия или ликвидатор заключают договор с архивом. Если ликвидационная комиссия не предаст документы на хранение в архив, то она может быть привлечена к административной ответственности согласно ст. 13.20 и 13.25 КоАП РФ за нарушение правил хранения архивных документов. Согласно санкциям данных статей ответственность может быть предусмотрена вплоть до штрафов в размере 200-300 000 рублей. Иногда можно ограничиться предупреждением, но все же лучше не рисковать и своевременно сдать документы в архив. Если представители ликвидационной комиссии или ликвидатор уничтожили документы, которые подлежат передаче в архив, то им может грозить уголовная ответственность по ст. 325 УК РФ, санкции которой варьируются от штрафа в размере до 200 000 рублей до лишения свободы сроком на 1 год.

Что делать с документами, которые не являются архивными?

После сдачи архивных документов в архив, председатель ликвидационной комиссии самостоятельно определяет место хранения оставшихся документов.

В какой момент следует передавать документы в архив?

Законодатель не установил сроков передачи документов в архив. Однако, если рассуждать логически, то налоговые органы могут по тем или иным причинам отказать в ликвидации Общества, соответственно передачу в архив документов лучше всего осуществить после внесения соответствующей записи о ликвидации Общества в ЕГРЮЛ.

Стандартная ситуация в нашей стране. Человек работал, поменял место работы, а затем при выходе на пенсию или необходимости потвердить что это правда начинаются проблемы. Как и почему так происходит? главная причина документы не сданы в архив.

В идеале Сдаче подлежат и учетные документы и управленческие, кадровые и бухгалтерские – их перечень регулируется законодательством, в частности, основными правилами работы архивов организаций и Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации».

Соблюдение процедуры сдачи документов

Хотя процедура сдачи документов в архив законодательно прописана недвусмысленно, в подавляющем большинстве случаев руководство ликвидируемых предприятий и руководители отделов не придают соблюдению процедуры большого значения. Как следствие, найти документы исчезнувшей организации оказывается очень сложно.

С чего следует начинать поиск документов

Независимо от того, что вы ищете (документы, подтверждающие факт работы на предприятии, договор или иные бумаги) поиск следует начинать с уточнения юридического адреса организации, а также полного названия (частенько название, используемое «в обиходе» весьма отличается от того, что записано в уставных документах). Адрес и полное название позволят определить, в какой муниципальный архив должны были быть переданы документы компании.

Определить тип архива, в который переданы документы

Далеко не всегда документы ликвидированной организации попадают именно в муниципальный архив – они могут быть направлены и в архив ведомственный, и в федеральный.

Где находится архив документации ликвидированных предприятий?

Но в любом случае отправная точка – информация об организации: она позволит точно определить тип архива, в который переданы документы.

Если документов в архиве нет

Если в архиве нет документов, принадлежавших ликвидированной организации, то скорее всего:

• документы переданы в вышестоящую организацию (например, при ликвидации филиала или обособленного подразделения бумаги, составляющие их архив, передаются в головную организацию);
• документы переданы в федеральный архив;
• передача документов не была осуществлена.

Документы на временном хранении

Очень часто в поисках того или иного документа физические и юридические лица сталкиваются именно с последним вариантом – документы не были переданы в архив, а находятся на временном хранении.

Возможные места временного хранения:

• в организации, оказывающей архивные услуги (в том числе – услуги хранения);
• на площадках, предоставленных муниципальным архивом, носящих временный характер (это касается только документов временного хранения);
• на территории самой ликвидируемой организации (процесс ликвидации не может быть завершен, если передача в муниципальный, ведомственный или федеральный архив документов бессрочного хранения, а также бумаг, относящихся к массиву документов по личному составу).

Обратиться к ликвидационной комиссии

Если документов в архивах не оказалось, то имеет смысл обратиться к ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему – поскольку именно она решает все вопросы с передачей документов в тот или иной архив.

Как не потерять документы при ликвидации организации

Очень часто руководство ликвидируемой организации не уделяет должного внимания обеспечению передачи в архивы бумаг организации: документы уничтожаются не только без проведения экспертизы ценности или составления описи, но и без составления акта об уничтожении. Руководителей организаций можно понять – ликвидация (а возможно и банкротство) ставит перед ними массу задач, на фоне которых важность сохранения архива отходит на второй план.

Заключение договора на архивные услуги с архивной компанией

Лучшим выходом в такой ситуации может стать только заключение договора на архивные услуги (хранение, проведение экспертизы ценности и подготовку к передаче в муниципальный, федеральный или ведомственный архив) со специализированной организацией.

Помощь специализированной компании позволит:

• упростить и ускорить процедуру ликвидации;
• обеспечить доступ к нужным бумагам сотрудникам организации и представителям органов государственной власти;
• снять с руководства организации ответственность за сохранность архива на этапе хранения и передачи документов в архив.

Мы ответим на ваши вопросы по телефону (495) 766-23-43, или отправьте свой вопрос на электронную почту: info@mosarchiv.ru

Хранение документов при ликвидации ООО

Вопрос: Общество с ограниченной ответственностью ликвидировано. Сколько по времени и где нужно хранить документы по приходу ТМЦ, книги продаж и покупок, банковские выписки, авансовые отчеты, кассовые отчеты?

Ответ: При ликвидации юридического лица документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, продолжают храниться. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий должны заключить с государственным или муниципальным архивом договор и передать им на хранение соответствующие документы (от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле»).

Сроки хранения документов определяются в соответствии с приказом Министерства культуры РФ «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (далее – Перечень).

При этом обязанность хранить документы, установленная Министерством культуры РФ, распространяется на коммерческие организации (решение ВАС РФ ).

Кроме того, минимальный срок хранения бухгалтерских документов установлен также Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ), а сроки хранения документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, установлены постановлением Правительства РФ (далее – Постановление № 1137).

Так, первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года ( № 402-ФЗ, ).

К указанным документам, в частности, относятся документы по приходу ТМЦ, банковские выписки и кассовые отчеты.

Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, книга покупок и дополнительные листы книги покупок, журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур должны храниться не менее четырех лет (, ).

Перечень документов, подлежащих передаче в архив, а также порядок действий при их передаче регулируется нормативными актами.

Нормативные акты по передаче дел в архив:

• Федеральный Закон 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации;
• Федеральный Закон 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• Гражданский Кодекс (часть 1, статья 63);

Кроме того, регламентируют действия с архивами организаций такие нормативные акты как Федеральный Закон 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (если речь идет о ликвидации и/или банкротстве ООО) и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, закрепленные в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс — при ликвидации акционерного общества.

Передача архива на хранение

К передаче предназначены не только документы, время хранения которых определено как бессрочное, но и те части архива организации, документы в которых имеют ограничения по срокам хранения (например, документы, имеющие отношение к работе отдела кадров). Сроки хранения для каждого вида документов определяются приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Как сдать документы в архив при ликвидации организации

Документы, которые необходимо передавать на хранение

Передача документов архива при ликвидации организации касается следующих категорий:

• все кадровые документы, с срокам хранения составляет 75 и 50 лет;
• все документы организации, срок хранения которых составляет  ещё не истек.

Куда передаются документы организации

Передача архива организации при ликвидации и/или банкротстве передаются на хранение либо в государственный (муниципальный) архив, либо в архив, который находится в ведении частной компании, оказывающей архивные услуги.

Помощь при передаче документов

Архивная компания может помочь в случаях, когда:

• документы не готовы к передаче (нарушены положения, касающиеся состояния архива и документов — например, бумаги находятся в плохом состоянии, архив не упорядочен или неполон);
• нет времени и желание заниматься самим передачей архива;
• государственный или муниципальный архив отказал в приеме и хранении (архивная организация может, на основании соответствующего договора взять на себя обязательства по временному хранению документов).

Договор с архивной организацией

Договор с архивной компанией заключается  конкурсным управляющим или ликвидатором который обязаны выделить средства на подготовку архива к передаче и на хранение документов.

Наша компания оказывает услуги по передаче архива при банкротстве и ликвидации организации.