Инструкция по делопроизводству в ДОУ
Работа над Инструкцией
Рассматривая процесс разработки Инструкции, попытаемся ответить на некоторые наиболее часто встречающиеся вопросы.
Можно ли вести делопроизводство без Инструкции? Для многих организаций (особенно государственных) это риторический вопрос. В соответствии с законодательством и решениями вышестоящих органов они обязаны иметь Инструкцию. Для организаций, самостоятельно определяющих порядок работы с документами (особенно небольших коммерческих структур), от этого зависит правильность построения системы делопроизводства. Следует отметить, что в последние годы некоторые крупные организации отказались от Инструкции, включив положения по работе с документами в регламенты. На наш взгляд, при всей близости освещаемых вопросов Инструкция и Регламент имеют разное назначение и их объединение в конечном итоге представляется нецелесообразным.
Какова цель разработки Инструкции? Начиная работу над Инструкцией, необходимо четко представлять себе цель и назначение этого нормативного документа. Самый худший вариант, когда Инструкция пишется «для галочки» и ее положения носят формальный характер. Инструкция должна служить инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержать свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. В более общем плане разработка Инструкции является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации, которые охватывают следующие направления:
– создание нормативно-методической базы делопроизводства (инструкций, положений, рекомендаций и др.);
– образование рациональной организационной структуры и определение оптимальной численности работников службы делопроизводства, а также системы взаимосвязей указанной службы с другими структурными подразделениями;
– упорядочение состава и форм документации, технологии ее подготовки и оформления;
– установление рационального порядка прохождения и обработки документов;
– разработка, развитие и интеграция на единой основе автоматизированных технологий, охватывающих все стадии создания и прохождения документации;
– создание механизма дальнейшего развития системы делопроизводства, повышения квалификации работников и ведения методической работы по вопросам документационного обеспечения.
Кто разрабатывает и утверждает Инструкцию? Ответ на этот вопрос вполне очевиден: тот, кто отвечает за делопроизводство в организации, должен готовить Инструкцию. Хотя и здесь есть определенные нюансы. Действительно, обычно разработкой Инструкции занимается служба делопроизводства или специалист, ответственный за делопроизводство. Однако бывают случаи, когда Инструкцию разрабатывает юридическая служба или подразделение, занятое созданием автоматизированной системы делопроизводства. В любой ситуации специалисты по делопроизводству должны принимать активное участие в подготовке важнейшего для их работы нормативного акта. При этом совсем не обязательно, чтобы Инструкция разрабатывалась силами сотрудников самой организации. Для этой работы можно привлечь по договору специализированные научно-внедренческие центры.
Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНА
Приказом Федеральной
архивной службы России
от 27.11.2000 № 68
Какие этапы включает работа над Инструкцией?
Работа над Инструкцией не ограничивается ее составлением и утверждением. В данном случае можно говорить о трех основных этапах этой работы. Первый из них является подготовительным: определяется круг разработчиков, формулируются цели, определяются сроки и порядок работы, проводится сбор необходимых исходных данных.
Второй этап связан с созданием проекта Инструкции, его редактированием, согласованием и утверждением.
Третьим этапом можно считать работу по ознакомлению сотрудников с положениями Инструкции, внесением в Инструкцию необходимых изменений. Кроме того, обязанностью специалистов в области делопроизводства является постоянный контроль за соблюдением в организации требований Инструкции, методическая работа по разъяснению ее положений. Важно, чтобы в организации были изданы соответствующие распорядительные документы, регламентирующие проведение указанных работ.
Какую информацию необходимо собрать для работы над Инструкцией?
Подготовке проекта Инструкции предшествуют:
— изучение действующего законодательства по вопросам деятельности организации, информатизации, делопроизводства и архивного дела;
— анализ состояния документационного обеспечения управления в организации;
— выявление и систематизация положений всех организационно-распорядительных документов организации, касающихся делопроизводства;
— анализ ранее действовавших в организации инструктивных материалов по делопроизводству;
— изучение инструкций по делопроизводству, применяемых в других организациях.
Подготовка Инструкции осуществляется в соответствии с действующим законодательством на основе типовых и примерных инструкций, правил, унифицированных форм и других нормативных и методических разработок с учетом особенностей сложившейся в организации системы делопроизводства. Обзор законодательства, регламентирующего делопроизводство, – тема, которой журнал «Секретарь-референт» постоянно уделяет внимание. В данном случае отметим, что при работе над Инструкцией необходимо иметь под рукой государственные стандарты, касающиеся работы с управленческой документацией, а также основополагающие разработки в этой области, к которым в настоящее время относятся:
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33. М., 1991);
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27.11.2000 № 68).
Структура Инструкции
Количество и наименования разделов Инструкции, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры Инструкции могут служить ГСДОУ, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. При этом важно, чтобы положения Инструкции отражали все стадии работы с документами: от их создания (получения) до сдачи в архив или уничтожения.
Инструкция подразделяется на разделы и подразделы. Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты с буквенной или цифровой нумерацией. Таблицы, схемы и другие материалы иллюстративного характера, как правило, оформляются в виде приложений, а соответствующие пункты Инструкции должны иметь ссылки на эти приложения.
Состав и содержание Инструкции, выделение в ней разделов и подразделов зависят от целого ряда факторов (структуры и численности аппарата управления, порядка прохождения документов, наличия обособленных участков работы, применяемых технических средств). Так, при использовании в организации соответствующих технологий в Инструкцию могут быть включены такие разделы (подразделы), как «Передача информации по каналам факсимильной и телексной связи», «Звукозапись мероприятий», «Использование электронной почты» и др. В том случае, если организация активно работает с зарубежными партнерами, в Инструкцию включается раздел «Оформление документов, направляемых за рубеж».
К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:
Общие положения;
Подготовка и оформление документов;
Организация документооборота и исполнения документов;
Контроль исполнения документов;
Формирование дел и хранение документов.
Следует отметить, что указанные разделы лишь схематично отображают структуру Инструкции. Обычно инструкции по делопроизводству содержат от 5 до 15 разделов. В конечном итоге, деление на разделы и подразделы носит достаточно формальный характер. Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с документами.
В гостях у редакции журнала – один из авторов Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, канд. ист. наук Валентина Федоровна Янковая. Мы решили узнать о новом документе из первых рук.
«Секретарь-референт»: Валентина Федоровна, объясните, пожалуйста, чем вызвано появление данного документа – Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Ведь прежние рекомендации утверждены не так уже и давно…
Валентина Янковая: В 2009 году Правительством Российской Федерации были утверждены Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (постановление от 15.06.2009 № 477). Данными Правилами установлен единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Одновременно этим же постановлением Правительства внесены изменения в типовые регламенты федеральных органов исполнительной власти (постановления Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), от 28.07.2005 № 452 «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти» (в ред. от 30.11.2009), предусматривающие, что делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с новыми Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, а не в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти содержат общие, наиболее важные и принципиальные, положения об организации делопроизводства, но в них не отражаются вопросы технологии делопроизводства. В связи с тем что Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти теперь не является нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают свои индивидуальные инструкции по делопроизводству, было принято решение о подготовке Методических рекомендаций. Это решение также закреплено в постановлении Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 № 477, в п. 4 которого говорится: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Исполняя это поручение, Росархив приказом от 23.12.2009 № 76 утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
«СР»: На какой круг пользователей рассчитаны Методические рекомендации?
В.Я.: Документ предназначен для служб делопроизводства федеральных органов исполнительной власти, специалистов в области документационного обеспечения управления, занимающихся разработкой нормативных документов в области делопроизводства. Поскольку Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» определено (пункт 2 статьи 11), что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами (не только федеральными органами исполнительной власти. – Прим. В.Я.), органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти, Методические рекомендации будут востребованы органами власти всех уровней. Учитывая, что у нас в стране мало методической литературы по делопроизводству, можно быть уверенными в том, что Методические рекомендации будут использоваться широким кругом специалистов в области документационного обеспечения.
«СР»: Чем Методические рекомендации принципиально отличаются от Типовойинструкции?
В.Я.: Прежде всего, Типовая инструкция – это нормативный документ, а Методические рекомендации – методический документ, то есть это методика разработки инструкции по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти. Методический документ устанавливает, каким образом, с помощью чего, основываясь на чем мы получаем определенный результат. Так же и в этом случае: Методические рекомендации определяют примерную структуру инструкции по делопроизводству, характер и содержание ее разделов. Кроме того, авторы постарались, по возможности, дать в Методических рекомендациях конкретный материал, который разработчики могут включать непосредственно в текст инструкций по делопроизводству (он вынесен в приложения).
Можно сказать, что Методические рекомендации представляют собой единую методическую основу разработки инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
«СР»: Прокомментируйте, пожалуйста, структуру Методических рекомендаций.
В.Я.: Методические рекомендации содержат три раздела («Общие положения», «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству», «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству») и приложения.
Раздел «Общие положения» определяет назначение и сферу действия Методических рекомендаций, содержит ссылки на законодательные и иные нормативные правовые акты, положенные в основу данного документа. Основное содержание Методических рекомендаций – это раздел III «Структура и содержание Инструкции по делопроизводству». Подразделы данного раздела выделены в соответствии с разделами Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. В разделе III Методических рекомендаций содержатся конкретные указания о том, какие вопросы делопроизводства должны найти отражение в соответствующих разделах инструкции по делопроизводству.
«СР»: Что представляет собой процедура разработки инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти с позиций Методических рекомендаций?
В.Я.: Методические рекомендации определяют основные этапы разработки инструкции по делопроизводству. Непосредственно этому посвящен раздел II Методических рекомендаций, который так и называется – «Порядок разработки, утверждения, внесения изменений в Инструкцию по делопроизводству».
Методическими рекомендациями предусматривается, что инструкция по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти разрабатывается cлужбой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти, в соответствии с Правилами делопроизводства и с учетом Методических рекомендаций. Поскольку Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено обязательное согласование инструкции с Федеральным архивным агентством, в Методических рекомендациях приводится последовательность процедуры согласования инструкции, в том числе если у Росархива имеются замечания. Методическими рекомендациями предусматривается проведение согласительных совещаний при наличии разногласий между Росархивом и разработчиками инструкции. Согласование инструкции по делопроизводству оформляется письмом Росархива, после согласования она утверждается приказом руководителя федерального органа исполнительной власти. Методические рекомендации предусматривают, что внесение изменений в утвержденную инструкцию по делопроизводству осуществляется также приказами руководителя федерального органа исполнительной власти, но только после согласования этих изменений с Росархивом.
«СР»: В разделе III «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти» Правил делопроизводства содержатся лишь некоторые положения о бланках документов и определяется состав реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. Какие еще вопросы, связанные с документированием, рассматриваются в Методических рекомендациях?
В.Я.: Методические рекомендации определяют структуру и содержание раздела «Создание документов в федеральном органе исполнительной власти». Устанавливается, что в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству должны найти отражение следующие положения:
● регламентация состава и вида бланков документов, используемых в федеральном органе исполнительной власти;
● состав реквизитов и правила их оформления;
● правила подготовки и порядок представления в Правительство Российской Федерации проектов законодательных актов, проектов указов Президента Российской Федерации и проектов постановлений Правительства Российской Федерации;
● порядок подготовки нормативных правовых актов федерального органа исполнительной власти;
● оформление отдельных видов документов (приказов, распоряжений, протоколов заседаний (совещаний), деловой (служебной) переписки и др.).
Типовой инструкцией (пункты 2.5.3, 2.5.4) устанавливалось, что бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями и подлежат учету. Поскольку Правилами делопроизводства не предусмотрено требования изготавливать бланки документов типографским способом, в Методических рекомендациях говорится о том, что в инструкции по делопроизводству устанавливается, какие бланки изготавливаются типографским способом, а какие – средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники. Следовательно, решение о способе изготовления бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно и закрепляет его в инструкции по делопроизводству. Образцы бланков документов (приказа, распоряжения, постановления, письма, в том числе письма руководителя (заместителя руководителя) федерального органа исполнительной власти, протокола заседания (совещания) и др.) федеральных органов исполнительной власти (министерств, служб, агентств) приведены в приложениях к Методическим рекомендациям.
Правилами делопроизводства установлено, что образцы бланков документов утверждаются приказом федерального органа исполнительной власти. В Методических рекомендациях отмечается, что образцы бланков могут включаться в качестве приложений в инструкцию по делопроизводству. В Методических рекомендациях говорится о том, что решение о ведении учета бланков федеральный орган исполнительной власти принимает самостоятельно. Порядок учета бланков изложен в разделе 3.8 Методических рекомендаций, где согласно которому инструкция по делопроизводству в случае ведения учета бланков должна установить подразделение (работника), отвечающее за ведение учета бланков, форму журнала учета бланков и порядок выдачи бланков в структурные подразделения, возврата и уничтожения испорченных бланков.
Значительное место в Методических рекомендациях отведено вопросам оформления документов. Поскольку Правилами делопроизводства установлен только перечень реквизитов, используемых при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, в Методические рекомендации включено приложение «Правила оформления реквизитов документов», в котором изложен порядок оформления реквизитов применительно к федеральным органам исполнительной власти, даны соответствующие комментарии и примеры.В Методических рекомендациях содержатся конкретные положения о том, какие вопросы составления и оформления документов устанавливаются в инструкции по делопроизводству, начиная с вопросов оформления проектов законов Российской Федерации и заканчивая информационно-справочными документами федерального органа исполнительной власти. Кроме того, в приложения вынесены конкретные правила подготовки отдельных видов документов: «Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации», «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации» и др.
«СР»: Многие организации, в том числе федеральные органы исполнительной власти, используют системы электронного документооборота, в которых могут быть реализованы различные технологии организации документооборота. Каким образом это учитывалось в Методических рекомендациях при подготовке соответствующего раздела?
В.Я.: В Методических рекомендациях имеется раздел «Организация документооборота». В делопроизводстве многих федеральных органов исполнительной власти используются различные системы электронного документооборота, поэтому выполнение отдельных технологических операций обработки документов определяется тем, как это реализовано программно-техническими средствами конкретной информационной системы. Например, при регистрации в одних случаях документов им присваиваются валовые порядковые (учетные) номера, в других – используются различные классификаторы, в результате чего генерируется регистрационный номер, имеющий более сложную структуру и состоящий из нескольких частей. Несмотря на такого рода различия, документооборот федеральных органов исполнительной власти должен основываться на общих принципах, а применение этих принципов на практике не должно зависеть от конкретной технологии обработки документов, реализованной в той или иной системе электронного документооборота. Именно поэтому в Методических рекомендациях, прежде всего, излагаются принципы организации документооборота, например:
● централизация операций по приему и отправке документов;
● распределение документов на документопотоки (совокупности документов одного вида или назначения), имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
● организация предварительного рассмотрения поступающих документов;
● исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
● однократность регистрации документов;
● устранение необоснованных согласований проектов документов;
● временнáя регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
Кроме того, в разделе «Организация документооборота» выделены отдельные технологические участки обработки документов: прием и первичная обработка поступающих документов; предварительное рассмотрение документов; регистрация поступающих документов; порядок рассмотрения документов руководством федерального органа исполнительной власти и доведения документов до исполнителей; организация работы с отправляемыми документами; регистрация отправляемых документов; отправка документов; регистрация и прохождение внутренних документов; порядок обработки и учета иностранной корреспонденции и даны рекомендации по изложению требований к выделенным участкам обработки документов в инструкции по делопроизводству.
В раздел «Организация документооборота» также включен подраздел «Учет и анализ объемов документооборота». Учет и анализ объемов документооборота ведется независимо от того, применяются в делопроизводстве федерального органа исполнительной власти средства автоматизации или нет, в целях совершенствования организации работы с документами, расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.
Данные о количестве поступающих и создаваемых документов анализируются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти и представляются руководству федерального органа исполнительной власти в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.
«СР»: В Правилах делопроизводства есть раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», устанавливающий порядок хранения документов и дел в делопроизводстве. Какие вопросы методического характера нашли отражение в Методических рекомендациях применительно к данному разделу Правил?
В.Я.: Раздел «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» имеет особое значение в инструкции по делопроизводству, поскольку из документального фонда органа власти в дальнейшем формируется архивный фонд, а часть документов затем поступает в состав Архивного фонда Российской Федерации. Соответственно, и в Методических рекомендациях этот раздел тоже очень важен. Фактически Методические рекомендации дают методику разработки тех разделов инструкции по делопроизводству, которые обеспечивают формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти. Это разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение; уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения; передача дел на архивное хранение.
К данному разделу Методических рекомендаций имеется ряд приложений, в которые вынесены не только формы документов, применяемых в делопроизводстве при формировании документального фонда организации, но и в некоторых случаях конкретный порядок выполнения отдельных видов работ. В частности, в виде приложений изложены: порядок заполнения граф номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти; порядок формирования дел в федеральном органе исполнительной власти, учета и хранения дел; порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Таким образом, изложенная в разделе методика регламентации порядка формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти дополняется конкретным материалом, который может быть непосредственно использован в соответствующем разделе инструкции по делопроизводству.
«СР»: Нельзя обойти стороной и вопросы организации работы с электронными документами. Как известно, Правила делопроизводства сделали первый шаг в этом направлении, закрепив некоторые положения организации работы с электронными документами в делопроизводстве. Что нового в этом плане в Методических рекомендациях?
В.Я.: Раздел Методических рекомендаций «Особенности работы с электронными документами» определяет, что в инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти устанавливается порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений при использовании системы межведомственного электронного документооборота в соответствии с теми актами, которыми регулируется порядок функционирования системы межведомственного электронного документооборота (постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; распоряжение Правительства РФ от 02.10.2009 № 1403-р «О технических требованиях к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»).
В Методических рекомендациях подчеркивается, что инструкцией по делопроизводству федерального органа исполнительной власти должно быть предусмотрено, что составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати. В связи с тем что в настоящее время федеральные органы исполнительной власти в большинстве случаев используют электронные документы, являющиеся электронными образами соответствующих документов на бумажном носителе, полученными посредством сканирования, внешняя форма электронных документов при их визуализации на экране монитора и при распечатке на бумажном носителе соответствует внешней форме подлинника документа, созданного на бумаге. По мере того как будет происходить отказ от первоначального создания документа на бумаге (прежде всего, речь идет о документах временных сроков хранения) и документ будет создаваться как электронный, можно будет ставить вопрос об изменении внешней формы документа и отказа от обязательного наличия на документе всех тех реквизитов, которые присутствуют на документе, созданном на бумажном носителе.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационную карточку документа. Состав обязательных сведений определен Правилами делопроизводства. В соответствии с установленными обязательными сведениями в Методических рекомендациях приводится таблица, раскрывающая их содержание (см. с. ___).
|
Наименование сведений о документе |
Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку |
|
1. Адресант |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина) |
|
2. Адресат |
Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица – получателя документа (в соответствии с реквизитом «Адресат») |
|
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ |
В соответствии с реквизитом «Подпись» |
|
4. Вид документа |
В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа |
|
5. Дата документа |
В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует |
|
6. Номер документа |
В соответствии с номером, присвоенным документу автором |
|
7. Дата поступления документа |
Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
8. Входящий номер документа |
Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе) |
|
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа |
В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите |
|
10. Наименование текста |
Краткое содержание документа (заголовок к тексту) |
|
11. Индекс дела |
Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа |
|
12. Сведения о переадресации документа |
На основании резолюции на документе (реквизит «Указания по исполнению») |
|
13. Количество листов основного документа |
Количество листов основного документа |
|
14. Количество приложений |
Количество приложений |
|
15. Общее количество листов приложений |
Общее количество листов приложений |
|
16. Указания по исполнению документа |
Резолюция, или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения |
|
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
Должность, фамилия и инициалы исполнителя |
|
18. Отметка о конфиденциальности |
В соответствии с реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу» («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» и др.) |
Как отмечается в Методических рекомендациях, инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрено включение в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти дополнительных сведений о документах. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.
Методические рекомендации предусматривают, что исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание «Электронные документы», например: «Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы».
Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленных законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в федеральном органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти в области архивного дела (то есть Росархива).
Таким образом, в Методических рекомендациях, как и в Правилах делопроизводства, работа с электронными документами строится на тех же основных (базовых) принципах, что и работа с документами на бумажном носителе.
«СР»: Можно ли понимать так, что Методические рекомендации строго определяют структуру и содержание инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти? Могут ли федеральные органы исполнительной власти включать в инструкцию разделы (положения), не предусмотренные Методическими рекомендациями?
В.Я.: Конечно, это возможно. Нужно отметить, что в Методические рекомендации включены разделы, которых нет в Правилах делопроизводства: это разделы «Работа исполнителя с документами»; «Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов и бланков документов». Для правильной организации работы с документами эти разделы чрезвычайно важны, на практике, в действующих инструкциях они, как правило, присутствуют. Если служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти полагает целесообразным отразить в инструкции по делопроизводству иные вопросы организации работы с документами, она вполне может это сделать. В любом случае инструкция по делопроизводству должна отражать специфику работы с документами в федеральном органе исполнительной власти, не нарушая общих, установленных для всех органов власти, норм и правил.
«СР»: Валентина Федоровна, спасибо за интервью! Но несмотря на подробные ответы, одним интервью знакомство читателей с новыми Рекомендациями ограничивать не хочется, будем ждать Ваших статей!
В.Я.: Всегда рада писать для заинтересованной аудитории!
В статье расскажем, как осуществляется оперативное хранение документов «на местах» – в структурных подразделениях, где документы создаются или куда они поступают.
КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА ХРАНЕНИЕ?
Оперативное хранение документов – это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Всю ответственность за свое подразделение, в том числе за хранящиеся в нем документы, несет начальник этого подразделения. Обязанности по обеспечению сохранности документов и по ведению документооборота отдела в целом начальник может делегировать кому-то из подчиненных. Обычно это личный секретарь или кто-то из других работников, если у начальника нет секретаря.
Возложение обязанностей оформляется приказом по основной деятельности «О назначении ответственного за делопроизводство» или более конкретным
«О назначении ответственного за оперативное хранение документов» (Пример 1). К первой формулировке прибегают, если на работника возлагают обязанности не только по упорядочению и хранению документов отдела, но и по другим процессам делопроизводства: созданию документов, обороту, контролю исполнения и т.д. Ко второй – если от ответственного требуется только хранение.
Если кто-то из работников уже является ответственным за делопроизводство, составлять отдельный приказ о хранении не нужно.
Подчеркнем, что ответственный занимается именно оперативным хранением, то есть «ведет» документы только до передачи в архив или уничтожения. По всем вопросам, касающимся хранения документов, работник обращается к секретарю первого лица, начальнику канцелярии или другому коллеге, чьи обязанности – обеспечивать хранение документов всей организации. Для краткости и чтобы не путаться, далее в статье будем называть такого работника «архивариус».
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
Основа эффективного хранения документов и в компании в целом, и в каждом из ее структурных подразделений в частности – номенклатура дел.
Напомним, что ежегодно руководитель организации утверждает номенклатуру дел на следующий календарный год. Это происходит, как правило, в декабре. До наступления нового года архивариус распределяет по отделам номенклатуры дел структурных подразделений с оформленным на них грифом утверждения (Пример 2).
Ведение дел подразделения в соответствии с номенклатурой дел означает, что после завершения документа делопроизводством он подшивается в соответствующее дело. Делать это нужно не раз в неделю или в месяц, а немедленно.
Дела структурных подразделений хранятся чаще всего в папках-регистраторах. Для каждого дела должна быть заведена отдельная папка. Впрочем, если дело очень «маленькое», то есть документов в нем единицы, допускается помещать в одну папку несколько дел с одинаковым сроком хранения. Главное, чтобы документы двух или нескольких разных дел были отделены друг от друга. Папки с документами (дела) подписываются. На корешок выносится заголовок дела и его индекс по номенклатуре дел на текущий год. За этим нужно следить, ведь папка пригодна для использования многие годы, за это время может поменяться и заголовок дела, и индекс.
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 15 апреля 2019 г. N 76
О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЙ
В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ЮСТИЦИИ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ МИНЮСТА РОССИИ
ОТ 30.12.2011 N 460
В целях оптимизации делопроизводства в Министерстве юстиции Российской Федерации приказываю:
Внести изменения в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденную приказом Минюста России от 30.12.2011 N 460, с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 24.01.2014 N 8, от 18.04.2016 N 96, согласно приложению.
Министр
А.В.КОНОВАЛОВ
Приложение
к приказу Министерства юстиции
Российской Федерации
от 15 апреля 2019 г. N 76
ИЗМЕНЕНИЯ,
ВНОСИМЫЕ В ИНСТРУКЦИЮ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ
ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, УТВЕРЖДЕННУЮ ПРИКАЗОМ
МИНЮСТА РОССИИ ОТ 30.12.2011 N 460
1. Пункт 21 Инструкции по делопроизводству в Министерстве юстиции Российской Федерации, утвержденной приказом Минюста России от 30.12.2011 N 460, с изменениями, внесенными приказами Минюста России от 24.01.2014 N 8, от 18.04.2016 N 96 (далее — Инструкция), изложить в следующей редакции:
«21. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор отечественного офисного программного обеспечения с использованием шрифта размером N 12 — 15 через 1 — 2 межстрочных интервала.
Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.».
2. В пункте 206 Инструкции слова «через три года» заменить словами «через год».
3. В приложении N 14 к Инструкции:
в позиции «Главное управление Министерства юстиции Российской Федерации по Хабаровскому краю и Еврейской автономной области» слова «Главное управление» заменить словом «Управление»;
в позиции «Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Приморскому краю» слово «Управление» заменить словами «Главное управление»;
дополнить позициями следующего содержания:
«
|
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Республике Крым |
|
|
Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Севастополю |
«.
4. Приложение N 15 к Инструкции изложить в следующей редакции:
«Приложение N 15
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
УТВЕРЖДАЮ Начальник отдела документационного обеспечения Департамента организации и контроля ___________________________________ «__» ______________________ 20__ г. УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ ______________________________________________ от ____________ N __________ (наименование документа) Руководство _______________________________________________________________ (Министр, заместители Министра юстиции Российской Федерации) Структурные подразделения Минюста России
|
Департамент регистрации ведомственных нормативных правовых актов |
||
|
Департамент государственной службы и кадров |
||
|
Департамент управления делами |
||
|
Департамент нормативно-правового регулирования, анализа и контроля в сфере исполнения уголовных наказаний и судебных актов |
||
|
Департамент организации и контроля |
||
|
Департамент международного права и сотрудничества |
||
|
Департамент уголовного, административного и процессуального законодательства |
||
|
Департамент конституционного законодательства, развития федеративных отношений и местного самоуправления |
||
|
Департамент экономического законодательства |
||
|
Аппарат Уполномоченного Российской Федерации при Европейском Суде по правам человека — заместителя Министра юстиции Российской Федерации |
||
|
Департамент по делам некоммерческих организаций |
||
|
Департамент по вопросам правовой помощи и взаимодействия с судебной системой |
||
|
Департамент развития законодательства |
||
|
Зарубежный аппарат Министерства юстиции Российской Федерации |
Федеральные службы
|
Федеральная служба исполнения наказаний (ФСИН России) |
||
|
Федеральная служба судебных приставов (ФССП России) |
Учреждения Минюста России
|
Научный центр правовой информации при Министерстве юстиции Российской Федерации (ФБУ НЦПИ при Минюсте России) |
||
|
Всероссийский государственный университет юстиции (ВГУЮ (РПА Минюста России) |
||
|
Российский федеральный центр судебной экспертизы при Министерстве юстиции Российской Федерации (ФБУ РФЦСЭ при Минюсте России) |
Всего экземпляров _______________ Структурное подразделение _________, исполнитель __________, телефон ______ (ФИО) Руководитель структурного подразделения ________________ /________________/ (подпись) (ФИО)
|
N п/п |
Субъекты Российской Федерации |
Территориальные органы Минюста России |
ЗАГС |
ЛСЭ |
Администрации |
|
Республика Адыгея (Адыгея) |
|||||
|
Республика Алтай |
|||||
|
Республика Башкортостан |
|||||
|
Республика Бурятия |
|||||
|
Республика Дагестан |
|||||
|
Республика Ингушетия |
|||||
|
Кабардино-Балкарская Республика |
|||||
|
Республика Калмыкия |
|||||
|
Карачаево-Черкесская Республика |
|||||
|
Республика Карелия |
|||||
|
Республика Коми |
|||||
|
Республика Крым |
|||||
|
Республика Марий Эл |
|||||
|
Республика Мордовия |
|||||
|
Республика Саха (Якутия) |
|||||
|
Республика Северная Осетия — Алания |
|||||
|
Республика Татарстан (Татарстан) |
|||||
|
Республика Тыва |
|||||
|
Удмуртская Республика |
|||||
|
Республика Хакасия |
|||||
|
Чеченская Республика |
|||||
|
Чувашская Республика — Чувашия |
|||||
|
Алтайский край |
|||||
|
Забайкальский край |
|||||
|
Камчатский край |
|||||
|
Краснодарский край |
|||||
|
Красноярский край |
|||||
|
Пермский край |
|||||
|
Приморский край |
|||||
|
Ставропольский край |
|||||
|
Хабаровский край и Еврейская автономная область |
|||||
|
Амурская область |
|||||
|
Архангельская область и Ненецкий автономный округ |
|||||
|
Астраханская область |
|||||
|
Белгородская область |
|||||
|
Брянская область |
|||||
|
Владимирская область |
|||||
|
Волгоградская область |
|||||
|
Вологодская область |
|||||
|
Воронежская область |
|||||
|
Ивановская область |
|||||
|
Иркутская область |
|||||
|
Калининградская область |
|||||
|
Калужская область |
|||||
|
Кемеровская область — Кузбасс |
|||||
|
Кировская область |
|||||
|
Костромская область |
|||||
|
Курганская область |
|||||
|
Курская область |
|||||
|
Ленинградская область |
|||||
|
Липецкая область |
|||||
|
Магаданская область и Чукотский автономный округ |
|||||
|
Московская область |
|||||
|
Мурманская область |
|||||
|
Нижегородская область |
|||||
|
Новгородская область |
|||||
|
Новосибирская область |
|||||
|
Омская область |
|||||
|
Оренбургская область |
|||||
|
Орловская область |
|||||
|
Пензенская область |
|||||
|
Псковская область |
|||||
|
Ростовская область |
|||||
|
Рязанская область |
|||||
|
Самарская область |
|||||
|
Саратовская область |
|||||
|
Сахалинская область |
|||||
|
Свердловская область |
|||||
|
Смоленская область |
|||||
|
Тамбовская область |
|||||
|
Тверская область |
|||||
|
Томская область |
|||||
|
Тульская область |
|||||
|
Тюменская область |
|||||
|
Ульяновская область |
|||||
|
Ханты-Мансийский автономный округ — Югра |
|||||
|
Челябинская область |
|||||
|
Ямало-Ненецкий автономный округ |
|||||
|
Ярославская область |
|||||
|
Москва |
|||||
|
Санкт-Петербург |
|||||
|
Севастополь |
|||||
|
ИТОГО |
«.
