Инвентаризация в офисе

Инвентаризация в офисе


Для чего нужны инвентарные номера основных средств

Как правильно делать инвентаризацию

Как проводить инвентаризацию?

Инвентаризация – это сверка имеющихся у бухгалтера данных о наличии определенного материального имущества и реального количества этого имущества на складке, в офисе. Подробнее об инвентаризации вы узнаете из статьи Что такое инвентаризация .

Поскольку инвентаризация является очень важным и с организационной, и с финансовой стороны процессом, проводить ее следует по всем правилам.

Этапы инвентаризации

Подготовка

Перед тем как проводить инвентаризацию, необходимо оформить приказ руководства организации на осуществление данной задачи. Приказ должен быть зарегистрирован в журнале. В документе должно быть отражено, какое именно имущество будет подвергаться инвентаризации.

Для проведения работы собирается специальная комиссия. Она может состоять из представителей администрации и бухгалтерии, материально ответственных лиц, а также тех специалистов, которые могут грамотно оценить состояние имущества. Например, для проведения инвентаризации рабочей аппаратуры, компьютерной техники в офисе можно привлечь штатного системного администратора. Если потребуется проведение замеров имущества, его перемещения и других манипуляций, то комиссии должны будут предоставить соответствующих помощников (грузчиков, техников и пр.).

Перед началом инвентаризации следует проверить:

  • наличие инвентарных карточек, книг, описей и прочей сопутствующей документации, ее состояние;
  • наличие и состояние технических паспортов или любой другой документации технического характера (если она есть) на имущество, которое будет подвергаться инвентаризации;
  • наличие и состояние документации на основные средства, которые были сданы/взяты в аренду, отправлены/приняты на хранение.

Это необходимо для того, чтобы правильно провести инвентаризацию, не тратя время в ходе работы на решение организационных вопросов, поиск нужных документов.

Проведение

  • До начала процедуры бухгалтер обязан предоставить комиссии документ бухгалтерского учета имущества, находящегося в ведении организации с указанием стоимости каждого наименования и остатков на момент проведения последней инвентаризации.
  • Глава комиссии должен заверить своей подписью приходные и расходные документы, сделав пометку «До инвентаризации на… (дата)». Далее комиссия сверяется со старыми данными, отмечая, какое имущество, в каком количестве, состоянии отмечено в предыдущей документации и как дело обстоит по факту на момент проведения новой инвентаризации. Важно отметить, что в зависимости от того, какое именно имущество описывается, используются те или иные форматы актов инвентаризации. Например, для описи товаров и материалов это форма № ИНВ-3.
  • С материально ответственных за описываемое имущество лиц берут расписки, удостоверяющие, что поступившие материальные блага оприходованы, а отпущенные списаны с последующим предоставлением в бухгалтерию всей необходимой документации.
  • В самом конце уже в готовую опись вносят свои подписи все члены инвентаризационной комиссии во главе с ее руководителем. Если в документации не будет подписи хотя бы одного участвующего в инвентаризации лица, результаты процедуры считаются недействительными. В этом случае начинается разбирательство на предмет того, почему именно отсутствует чья-то подпись и что необходимо сделать, чтобы провести инвентаризацию основных средств до конца, получив все нужные подписи.

Когда и как часто проводится инвентаризация?

Данная процедура должна осуществляться в период с 1 октября по 31 декабря отчетного года. Длительность работы может варьироваться в зависимости от сложности поставленных задач и трудностей, которые возникают непосредственно в ходе инвентаризации. Если работа занимает несколько дней, недель, то каждый раз после ухода комиссии помещение, в котором хранится имущество, должно опечатываться.

Что касается того, как часто проводят инвентаризацию, то согласно действующим в РФ правилам, это можно делать 1 раз в 3 года (опись основных средств) и 1 раз в 5 лет (опись библиотечных фондов). Торговые организации, как правило, проводят данные работы не реже 1 раза в квартал, что продиктовано спецификой их работы.

Как делать инвентаризацию

Начните с подготовки имущества, которое необходимо инвентаризировать, а также с подготовки документации, необходимой для проведения инвентаризации. К такой документации относят: инвентаризационную опись (сводную или по определённой группе ценностей) и приходно-расходные документы, которые отображают операции, совершаемые с этими ценностями. Затем сформируйте список сотрудников, которые будут входить в состав инвентаризационной комиссии. Обычно руководителем инвентаризационной комиссии назначают директора предприятия. Для проведения инвентаризации составляется приказ по предприятию, в котором указываются: дата начала, сроки проведения пересчёта и ответственные лица.

Произведите фактический пересчёт имущества, которое, согласно приказа, попадает под инвентаризацию. На время проведения инвентаризации останавливаются все приходные и расходные операции с инвентаризированным имуществом предприятия. Каждой номенклатурной единице товароматериальной ценности, в ходе инвентаризации, присваивается инвентарный номер. Затем, каждая товароматериальная ценность под её номером, заносится в инвентаризационную опись. Данные по фактическому наличию товароматериальных ценностей, согласно их инвентарным номерам, заносятся в первую графу Акта инвентаризации.

Сопоставьте данные по фактическому пересчёту товароматериальных ценностей, согласно их инвентарных номеров, с данными, обозначенными в бухгалтерских документах. При выявлении расхождений в данных пересчёта, необходимо в Акте инвентаризации отобразить сумму излишков или сумму недостатка имущества предприятия.

Отобразите документально результаты проведения инвентаризации. Для этого завершите заполнение Акта инвентаризации. Затем заверьте Акт инвентаризации подписями всех участников инвентаризационной комиссии, а также подписями материально ответственных лиц. По результатам завершения инвентаризации, в случае выявления недостатков, они взыскиваются с материально ответственных лиц. В случае выявления излишков товароматериальных ценностей, производится их оприходование на баланс предприятия.

Как правильно провести инвентаризацию

Прежде чем составлять бухгалтерскую отчетность, нужно провести инвентаризацию имущества и задолженностей фирмы. Как это правильно сделать?

Инвентаризация имущества — это свер­ка того, что отражено у бухгалтера на бумаге, с тем, что фактически находится в офисе, на складе и т. д. включая обособленные подразде­ления фирмы.

Инвентаризация финансовых обязательств — это сверка задолженностей, которые отражены в бухгалтерском учете, с данными договоров, актов сдачи-приемки, налоговыми декларация­ми и т. д.

Инвентаризация нужна для обеспечения до­стоверности данных учета.

Прежде всего оформите приказ руководи­теля о проведении инвентаризации. Затем зарегистрируйте его в журнале. Для этих доку­ментов предусмотрены специальные формы — № ИНВ-22 и № ИНВ-23.

Как правильно присвоить инвентарный номер

Создайте инвентариза­ционную комиссию.

Членами комиссии могут быть работники администрации, бухгалтерской службы и дру­гие специалисты, которые способны оценить состояние имущества и обязательств фирмы.

В приказе укажите, какие именно имуще­ство и обязательства будет инвентаризировать комиссия. Образец такого приказа приведен на с. 46.

Перед началом инвентаризации бухгалтер должен представить комиссии данные бухгал­терского учета, в которых зафиксированы пе­речень и стоимость имущества и обязательств фирмы.

В регистрах учета должны быть следующие записи:

  • дата и наименование той или иной хозяй­ственной операции;
  • ее сумма;
  • остатки по счетам бухгалтерского учета на дату началу инвентаризации.

Руководитель инвентаризационной комис­сии обязан завизировать приходные и расход­ные документы и сделать в них запись «до ин­вентаризации на (дата)».

На основании названных документов ко­миссия определяет стоимость имущества и обязательств фирмы к началу инвентариза­ции. Эти данные заносят в инвентаризацион­ные описи и акты (графа «По данным бухгал­терского учета»).

Подробно об инвентаризации вы узнаете на сайте www.buhgod.ru .

Портал www.buhgod.ru поможет вам сдать идеальную годовую отчетность и уйти от лишних трудностей.

Инвентаризационная опись (акт) — это до­кумент, в котором отражают результаты инвен­таризации. Для каждого вида имущества и обя­зательств оформляют свою форму. Например, при инвентаризации наличных денег заполня­ют акт по форме № ИНВ-15, товаров или мате­риалов — опись по форме № ИНВ-3 и т. д.

Инвентаризацию имущества проводят с участием материально ответственных лиц (кладовщиков, кассиров и т. д.). С этих работ­ников берут расписки о том, что поступившие ценности оприходованы, отпущенные — спи­саны и все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию.

Опись подписывают все члены комиссии и работники, ответственные за сохранность имущества. Если в документе не будет хотя бы одной необходимой подписи, результаты ин­вентаризации могут признать недействитель­ными. Опись хранят в архиве фирмы не менее пяти лет.

Сроки проведения инвентаризации

Фактическое наличие находящегося в ор­ганизации имущества при инвентаризации проверяют путем подсчета, взвешивания, об­мера. Для этого членов комиссии необходимо обеспечить помощниками для взвешивания и перемещения грузов, а также необходимыми механизмами (весами, контрольно-измеритель­ными приборами и т. п.).

Если инвентаризацию проводят в течение нескольких дней, то складские помещения после ухода комиссии каждый раз опечаты­вают. Основная задача инвентаризации — выяснить, совпадают ли данные бухгалтер­ского учета с фактическим наличием тех или иных ценностей (суммой задолженностей). А ее цель — обеспечить достоверность данных отчетности.

Проверить нужно не только имущество, которое принад­лежит фирме. Инвентаризации также подлежат ценно­сти, учтенные на забалансовых счетах, прав собственно­сти на которые у фирмы нет (например: арендованные основные средства; товары, полученные на ответствен­ное хранение; материалы, принятые в переработку.

Дату инвентаризации определяет руководи­тель фирмы по согласованию с бухгалтером.

Инвентаризацию проводят в период с 1 октя­бря по 31 декабря отчетного года. К назначен­ной дате бухгалтер должен успеть подготовить документы для инвентаризационной комиссии.

Инвентаризацию основных средств разреше­но проводить один раз в три года, а библиотеч­ных фондов — один раз в пять лет.

Торговые фирмы сверяют наличие на сво­их складах товаров, как правило, не реже раза в квартал. Да и внезапную проверку кассы ре­комендуется делать с такой же периодичностью.

Комментариев пока нет!

Присвоение инвентарных номеров

Инвентаризация — это проверка остатков товаров на складе за выбранный период.

Правильно нанести инвентарные номера

Poster сравнивает планируемые и фактические остатки на складе, чтобы показать результат инвентаризации — разницу между остатками в количестве и деньгах.

☝️ Проводите инвентаризацию в одной вкладке, не дублируйте их.

Чтобы провести инвентаризацию:

  1. Откройте вкладку СкладИнвентаризация в админ-панели.

  2. Нажмите Открыть рядом с текущей инвентаризацией на нужном складе.

  3. Нажмите в правом верхнем углу на дату окончания инвентаризационного периода и выберите: 

    — Текущее время проведения инвентаризации, если считаете остатки сейчас;
    — Задним числом и укажите дату, на которую вы посчитали фактические остатки.

  4. Нажмите Применить.

  5. Заполните столбец Фактический остаток. Напишите количество товаров и ингредиентов на складе, чтобы Poster автоматически посчитал разницу в деньгах и количестве товаров.

  6. Нажмите Провести инвентаризацию.

После этого Poster автоматически откроет новый инвентаризационный период на этом складе. Остатки товаров и ингредиентов изменятся на фактические, которые вы указали.

💡 Если на момент инвентаризации у вас остались готовые блюда или полуфабрикаты, введите их количество во вкладке Блюда и полуфабрикаты. Заполните столбец Фактический остаток и Poster разобьет остатки полуфабрикатов и готовых блюд на ингредиенты и отобразит их количество в столбце Фактический остаток в блюдах и полуфабрикатах.

💡 Если вы используете производство, то заполните столбец Фактический остаток во вкладке Производство.

Чтобы найти причины расхождений, посмотрите движение товаров и ингредиентов в инвентаризационном периоде:

  1. В столбцах Наименование и Остаток на начало просматривайте товары и ингредиенты, по которым были движения на этом складе, и их количество.

  2. В столбце Поступления нажмите на рядом с товаром, чтобы посмотреть поставки и перемещения на этот склад.

  3. Нажмите на в столбцеРасход, чтобы посмотреть продажи товаров и блюд с этим ингредиентом.

  4. Нажмите на в столбцеСписано, чтобы посмотреть ручные списания со склада.

  5. В столбце Планируемый остаток просматривайте количество товаров или ингредиентов, которое должно быть на складе с учетом всех продаж, списаний или перемещений.

☝️ Проведенные инвентаризации нельзя редактировать, как и поставки, списания и перемещения прошлого инвентаризационного периода. Напишите нам в чат, если вы хотите удалить последнюю проведенную инвентаризацию.

Для проведения инвентаризации на складе распечатайте инвентаризационный лист.

Прочитайте еще:

— 🎬 Как провести инвентаризацию в Poster

— Как распечатать инвентаризационный лист

— Как добавить поставку в админ-панели

— Что такое «Производство» и как произвести блюдо

— Как сделать ручное списание товаров со склада

— Как сделать перемещение между складами

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *