Исправления в кассовой книге
Содержание
Ошибки в кассовых бухгалтерских документах. Как исправить.
Кассовые документы можно составлять только по унифицированной форме. От того исправлять ошибки в этих бумагах нужно по-особому.
Кассовые ордера с ошибками инспекторы могут не принять на проверке. Налоговики посчитают, что компания вообще не оформила документ. Тогда сумму из приходника посчитают неучтенной выручкой, а деньги из расходника прибавят к остатку наличных. В итоге возможен штраф в 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Чтобы избежать проблем, исправьте документы.
Ø Ошибки, которые делают в документах чаще всего.
Налоговики проверяют 3 основных документа — приходные и расходные ордера, а также кассовую книгу.
Почти все ошибки в документах опасные.
В приходных и расходных ордерах компании записывают проводки. Ошибки в них можно не исправлять в одном случае — когда в учете все верно, а записи неточные только в кассовых документах. Главное не искажать учет (письмо Минфина России от 12.07.12 № 02-06-10/2711).
I. Кассовые документы.
Любые ошибки в суммах опасны. В расходный ордер сумму вносят 3 раза. В приходном ордере компания пишет сумму 4 раза — по 2 раза цифрами и прописью в основной части документа и в квитанции, которую передают физическому лицу, которое внесло деньги. Все записанные в документе суммы должны совпадать.
Часто допускаемые ошибки в расходном ордере | Часто допускаемые ошибки в приходном ордере |
Разработаны собственные формы документов по кассе. Компания не вправе разрабатывать собственные формы документов по кассе. Документ не по форме инспекторы не примут на проверке и посчитают, что компания не составила первичку по операции. | Не проставляются штампы кассира. Порядок ведения кассовых операций требует, чтобы кассир проставлял на документах оттиск штампа с надписью об операции (п. 4.4 Указания Банка России от 11.03.14 № 3210‑У). Например, на приходном ордере — «Принято» |
Вместо ФИО получателя вносится название компании. В расходный кассовый ордер нужно внести ФИО лица, которое получает деньги, а не название компании. Например, если приехал работник контрагента с доверенностью, внесите именно его данные. При этом запишите, что он действует по доверенности от контрагента. | Сведения в квитанциине совпадаютсо сведениями в приходном ордере. Информация в квитанции должна совпадать со сведениями в ордере. Это касается всех данных: суммы, основания, подписей и дат. |
Исправления внесены зачеркиванием или корректором. Нельзя черкать и пользоваться корректором при заполнении ордера. Записи в документе должны быть аккуратными. Иначе потребуется заполнить новый документ. |
Сумма в приходном ордере не совпадает с внесенной физическим лицом. Сумма в приходном ордере должна совпадать с той, которую внесло физическое лицо.
Допускаются ли исправления в кассовой книгеИз-за расхождений хоть в несколько рублей оформляйте новый ордер. |
Нет записи о доверенности. В расходный кассовый ордер нужно внести запись о доверенности, если на ее основании работник контрагента получал деньги. Саму доверенность нужно приложить к ордеру. Иначе операцию не засчитают. | Не заполняется основание для внесения денег. В приходном ордере нужно заполнить основание для внесения денег. Безопаснее писать четкое назначение. Например, возврат подотчетных средств. Иначе налоговики могут посчитать деньги неучтенной выручкой. |
5. Не правильно заверенныекассовые документы. Заверять все кассовые документы должны 2 сотрудника: главный бухгалтер (или рядовой бухгалтер) и кассир. Расходный ордер подписывает еще и руководитель. Из порядка следует, что подпись директора нужна, если документ не заверял главбух или бухгалтер. Но в самой форме реквизит подписи остался, поэтому безопаснее брать визу у руководителя. |
II. Кассовая книга.
Вести кассовую книгу обязаны все компании, которые работают с наличными. Причем документ должен быть в каждом подразделении организации, ведь обособленный офис передает копию листа книги в компанию. Если регистра не будет, инспекторы выпишут штраф за каждое подразделение без книги (письмо ФНС России от 17.08.17 № СА-4-20/16322).
o Часто допускаемые ошибки в кассовой книге.
§ Часто неверно вносят проводки.
Это может привести к ошибкам в учете. Записи в книгу нужно вносить каждый день. Если операций не было, лист книги за день можно не оформлять (п. 4.6 Указания № 3210-У). Иначе перечисляйте записи по каждому расходному и приходному ордеру.
§ Пропускаются записи операций.
В лист книги нужно внести все операции за день, то есть информацию из всех расходных и приходных ордеров. Из-за пропусков в записях компания неверно посчитает остаток денег.
§ Неверно записывается количество кассовых документов.
Запишите количество кассовых документов, информацию о которых заполнили в книге. Если число неверное, это вызовет вопросы на проверке.
Ø Как исправить бумаги.
Способ исправления зависит от того, в каком документе Вы нашли ошибку.
Документ | Как исправить ошибку | |
Кассовые документы. | § Приходные и расходные ордера относятся к кассовым документам, а их исправлять запрещено (п. 4.7 Указания № 3210-У). Поэтому, если компания ошиблась, составьте новый документ. § Неверный ордер нужно аннулировать — перечеркнуть крест-накрест либо по диагонали, поставить надпись или штамп «Аннулирован». § Испорченный документ не выбрасывайте, а приложите к регистрам за день. | |
Кассовая книга. | § Кассовые регистры исправлять можно. Для этого зачеркните неверные данные, поставьте правильные, дату исправления. § Заверьте правки подписями сотрудников, которые оформили документ, с расшифровкой фамилии и инициалов. Аналогичные правила есть в законе о бухучете. В нем сказано, что заверяет исправления в первичке сотрудник, который ее составил (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). § Если компания не внесла операцию в книгу, это тоже можно исправить. Дополните лист записью. Пересчитайте остаток на конец дня и поменяйте количество документов, на основании которых делали записи в книге. § В свободном месте книги поставьте запись «Исправленному верить», дату, должности, ФИО и подписи сотрудников, которые заверили исправления. § В форме кассовой книги есть места для 4-х подписей: главбуха, бухгалтера, директора и кассира. Если в компании единственный бухгалтер, он расписывается за главбуха и бухгалтера. § Записи в кассовой книге всегда заверяет кассир. Главбух или бухгалтер либо, если их нет, руководитель сверяет данные книги с ордерами и ставит подпись (п. 4.6 Указания № 3210‑У). Кроме того, из указаний по заполнению типовой формы следует, что общее число листов книги заверяют руководитель и главбух. § Фактически книгу составляет кассир. Но если сведения в ней неверные, то они не соответствуют ордерам. Поэтому главбух должен после повторной сверки поставить свою визу. Заверить записи должны кассир и главбух. |
Важно:Компания вправе исправить только документы, составленные на бумаге. Вносить правки в электронные книги, ордера и ведомости после их подписания запрещено(п. 4.7 Указания № 3210-У).
Поэтому, если у Вас документооборот электронный, оформите новые экземпляры без ошибок и заверьте их заново электронной подписью.
©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных
Действующее законодательство определяет конкретный порядок ведения кассовых операций, за соблюдение которых наблюдает Комитет государственного контроля, налоговые органы, банки и органы внутриведомственного контроля. При выявлении ошибки в заполнении кассовой книги предприятие обвиняется в нарушении правил ведения кассовых операций, что влечет за собой определенные штрафные санкции и налоговые проверки. Но можно исправить допущенную ошибку.
1. Составьте рапорт о выявлении ошибки в кассовой книге на имя главного бухгалтера или руководителя предприятия.
2. Назначьте комиссию приказом по предприятию с подписью руководителя, которая будет заниматься контролем внесения соответствующих изменений в кассовую книгу по исправлению ошибки.
3. Изымите неверно заполненные отчеты кассира под наблюдением комиссии из архива или другого места, в котором они хранятся. Проведите аннулирование старого неверно заполненного расчетно-кассового ордера и оформите новый документ. При этом аннулирование можно проводить только тогда, когда РКО, например, был оформлен на ведомость.
4. Приступите к исправлению ошибки в кассовой книге. В абз. 5 п. 2.1. гл. 2. Положения «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» № 373-П от 12.10.2011 сказано, что не допускается внесение исправлений в кассовую книгу, при этом нет категоричного запрета на проведение данной операции. Воспользуйтесь корректирующим способом, согласно которому необходимо зачеркнуть неправильную цифру или текст (исправление которым допускает использовать п. 7 ст 9. Федерального Закона РФ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011 г.
5.
Как исправить ошибку в кассовой книге
После этого сверху напишите правильные данные, которые заверяются подписью главного бухгалтера и кассира предприятия. Зачеркивание выполняется одной чертой таким образом, чтобы можно было рассмотреть старую запись. Возле подписей поставьте надпись «ИСПРАВЛЕНО» и укажите дату внесения исправлений.
6. Перечеркните свободную страницу, если ошибка заключается в пропуске страницы в кассовой книге. Поставьте возле зачеркивания надпись «АННУЛИРОВАНО» и соответствующую дату, после чего заверьте изменения подписью главного бухгалтера и кассира.
7. Аналогичным образом можно произвести и исправление ошибки, при этом составляются новые листы без ошибок взамен аннулированным. Этот способ довольно кропотлив и трудоемок и подходит в том случае, если необходимо произвести большое число исправлений.
8. Составьте бухгалтерскую справку, в которой будет указана причина и суть ошибки, и данные об ее исправлении. Справка должна быть заверена подписью руководителя или главного бухгалтера предприятия.