Исправления в первичных документах

Исправления в первичных документах

Главная — Статьи

Вносим исправления в первичные документы

Прежде всего дадим определение первичному документу. Это документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни предприятия. Требования к форме и содержанию первичных документов установлены ст. 9 Закона о бухгалтерском учете (Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Так, в частности, первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Он оформляется непосредственно при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — сразу после его окончания. Лицо, ответственное за составление первичных документов, обязано своевременно (в соответствии с установленным графиком документооборота компании) передавать их в бухгалтерию.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта.

О порядке внесения исправлений в первичные документы в российском законодательстве

В соответствии с п. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете в первичном учетном документе допускаются исправления (если иное не установлено федеральными законами или прочими нормативными правовыми актами). Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Алгоритм внесения исправлений в первичные документы прописан также в старом, советском Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105 (далее — Положение N 105). Несмотря на то что названному документу более 30 лет, он до сих пор продолжает действовать.

В соответствии с его разд. 4 в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркиваются неправильный текст или суммы и надписываются над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также нужно проставить дату исправления.

То есть, по сути, это положение не противоречит нормам Закона о бухгалтерском учете, а лишь немного дополняет его. Итак, что мы имеем? В Законе о бухгалтерском учете об алгоритме внесения исправлений в первичные документы сказано очень мало. Другой, более подробный, порядок внесения исправлений в первичку утвержден давно и не отвечает современным реалиям. В частности, в нем ничего не говорится о порядке внесения исправлений в документы, составленные в электронном виде.

Так все-таки как же вносить исправления в первичные учетные документы?

Должен ли порядок внесения исправлений в первичные документы быть прописан в учетной политике?

Минфин в Письме от 22.01.2016 N 07-01-09/2235 разъяснил, что организация вправе самостоятельно разработать способы внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные на бумажном носителе и в виде электронного документа (в частности, это следует из п. 2 — 4 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Однако разработка такого порядка и внесение его в учетную политику — это право, а не обязанность организации.

Можно ли ошибки исправлять с помощью корректора?

Пока люди пишут на бумаге — ошибки неизбежны. Дома для исправления ошибок, допущенных на бумаге, часто используются корректоры (корректирующие жидкости, ручки-корректоры, корректирующие роллеры). Можно ли с помощью указанных средств исправлять ошибки в первичных учетных документах?

Из буквального прочтения Положения N 105 так поступать нельзя. Однако мы считаем, что способ исправления ошибок, описанный в нем (путем зачеркивания неверной информации и указания сверху правильных сведений), не является единственно возможным. Наличие в первичных учетных документах (например, в бухгалтерской справке, справке-расчете и т.д.) следов корректирующей жидкости не означает признание этих документов недействительными. То есть мы считаем, что в отдельных случаях применение корректора для исправления ошибок (опечаток и т.д.) в первичных учетных документах допустимо. Нецелесообразно этот способ применять для двухсторонних документов (один экземпляр которых передается контрагентам).

Вправе ли организация взамен неправильного документа составить новый первичный документ?

В правовых базах можно встретить мнение, что выставление нового первичного документа взамен ошибочного неправомерно. Мы считаем, что это не так. Как минимум организация при обнаружении ошибки в первичном учетном документе может воспользоваться правилами внесения исправлений в счет-фактуру (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137). Напомним, что исправления в счет-фактуру вносятся путем составления нового экземпляра счета-фактуры, в котором показатели «Порядковый номер и дата составления» остаются неизменными (отражаются, как в изначально составленном документе), но документ дополняется новой строкой «Порядковый номер исправления и дата исправления». В этом документе указываются новые (верные) данные.

Первичные документы. Оформление, типичные ошибки и правила их исправления

Исправленный таким образом документ целесообразно хранить вместе с составленным первоначально.

Содержание исправленного (корректирующего) документа может быть любым:

  • документ может быть составлен на разницу в цене (количестве) товара;
  • документ может быть составлен на полную (новую) цену товара;
  • в корректирующем документе может отражаться информация до внесения исправлений и после внесения исправлений.

Во всех случаях корректирующий документ должен содержать оговорку («перерасчет цены», «корректирующий документ к товарной накладной N… от…», «документ составлен в дополнение к ранее выданному документу N… от…» и т.д.).

Подтверждают данную позицию специалисты из БМЦ (см. Рекомендацию Р 41/2013-КпР «Внесение исправлений в первичные учетные документы» (принята 20.09.2013)).

* * *

Способ исправления ошибок, описанный в Положении N 105, может применяться в настоящее время, однако он не является единственно возможным. При выполнении минимальных требований, установленных Законом о бухгалтерском учете, к порядку исправления первичных документов (в частности, указание даты исправления, а также постановка подписей лиц, составивших документ, в котором произведено исправление) вносить правки можно любым способом, в том числе путем составления корректирующего документа. В следующем номере журнала на конкретных примерах рассмотрим возможные способы внесения исправлений в первичные документы, приведем формы корректирующих документов.

Февраль 2017 г.

Порядок внесения исправлений в первичные документы

Бухгалтерские документы, правила их заполнения и исправления ошибок.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами.

Вносим исправления в первичные документы

Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц;

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом:

зачеркивается одной тонкой чертой неправильный текст или сумма так, чтобы можно было прочитать исправленное;

надписывается над зачеркнутым исправленный текст или сумма;

на полях соответствующей строки делается оговорка «Исправлено» за подписью лиц подписавших ранее документ, либо подтверждается подписью лица производившего исправление, а также проставляется дата исправления.

В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и не оговоренные исправления не допускаются.

Если документ составлен в нескольких экземплярах, то исправление делается на каждом экземпляре в отдельности.

Дата добавления: 2016-05-05; просмотров: 499;

Способы исправления ошибок в первичных учетных документах

⇐ Предыдущая12

Исправления в учетные документы вносятся по согласованию с должностными лицами, составившими и подписавшими документы. Исключение составляют кассовые и банковские документы, в которые вносить исправления нормативными документами не разрешается. Исправленные данные заверяются подписью должностного лица, внесшего коррективы, с указанием даты исправления.

В случае обнаружения ошибки оформления первичного документа могут возникнуть 2 ситуации:

1. Если это денежные документы.

Исправления в первичных документах

Если это все другие документы (по учету товарно-материальных ценностей и др.).

В первом случае ошибки в документах недопустимы. Поэтому приходные и расходные кассовые ордера составляют заново, независимо от характера ошибки.

Во втором случае ошибки исправляют следующим образом: зачеркивают одной чертой неправильный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и под зачеркнутым вписывают правильный текстили сумму. Исправление ошибки в первичном документе оговаривают записью на полях или в конце страницы «Исправлено» и указывают правильный текст или сумму и заверяют подписями лиц, ранее подписавших документ. Этот способ исправления ошибки называется «корректурным».

К документам, принятым к бухгалтерскому учету, предъявляются особо строгие требования. За умышленное искажение информации, оформленной в документе, в зависимости от материального ущерба, нанесенного предприятию таким действием, наступает ответственность, предусмотренная Уголовным кодексом. Последствиями искажений информации в связи с небрежностью, допущенной при оформлении документа, недобросовестностью отдельных должностных лиц, составляющих и подписывающих документы, неправильным толкованием отдельных статей законов, элементарных арифметических ошибок в расчетах показателей могут стать крупные суммы штрафных санкций, если указанные нарушения правил оформления учетных документов не были своевременно обнаружены и исправлены и оставались на дату документальной проверки или ревизии.

Документооборот

Документооборот — устанавливаемый хозяйствующим субъектом официальный порядок прохождения каждого документа по информационной цепочке между его инициаторами и исполнителями от момента создания документа до сдачи его в архив — подразделение предприятия или специальное учреждение для хранения документов по специальным правилам.

Несмотря на законодательные ограничения, конкретный порядок продвижения, а также сроки формирования и сдачи документации для принятия к бух учету каждый хозяйственный субъект определяет самостоятельно. Этот процесс оформляется в виде графика документооборота – детального расписания создания и последующей обработки на всех информационных этапах. График документооборота является объектом учетной политики и утверждается руководителем предприятия.

Основными этапами документооборота являются:

— составление и оформление документов

— прием документов бухгалтерией

— обработка и использование документов для дальнейших учетных записей

— передача документов в архив.

График документооборота способствует выполнению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и др. работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечисляются документы, относящиеся к их компетенции, указывается порядок составления документации, адреса и сроки ее передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное составление документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документации для принятия к бухгалтерскому учету и отчетности несут должностные и материально ответственные лица, создавшие и подписавшие документы. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главным бухгалтером.

Четко работающий график документооборота обеспечивает контроль за своевременным оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, создает необходимые условия для качественного составления финансовой отчетности. Кроме этого документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загрузки учетных работников, своевременность бух учета.

⇐ Предыдущая12

Дата добавления: 2016-11-24; просмотров: 210 | Нарушение авторских прав

Рекомендуемый контект:


Похожая информация:

  1. A) Теория познания — наука, изучающая формы, способы и приемы возникновения и закономерности развития знания, отношение его к действительности, критерии его истинности.
  2. Cтадия первичных проявлений.
  3. III. Анализ ошибок, допущенных в сочинении
  4. IX. СЦЕНИЧЕСКОЕ ОБАЯНИЕ И МАНКОСТЬ. Печатается по машинописному тексту, имеющему исправления рукой Станиславского и представляющему собой часть рукописи «Остальные элементы» (No
  5. Б) Виды (способы) систематизации
  6. Б) причины и способы возникновения права, правовых норм. Признаки, отличающие право от социальных норм
  7. б) Способы изложения норм права в статьях нормативных актов
  8. Билет 45-47. Структура юридической нормы. Соотношение нормы права и статьи НПА. Способы изложения норм права в статьях НПА.
  9. Бланки учетных регистров и таблиц для выполнения контрольных работ
  10. В конце этих этапов, а также на последующих этапах внешний контроль должен быть эпизодическим — по требованию обучаемого или при наличии у него систематических ошибок.
  11. В. Способы преступлений (подготовка, совершение, сокрытие), повлекших возникновение пожара, и следы, их отражающие.
  12. Вариативные формы, способы, методы и средства реализации Программы.


Поиск на сайте:


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *