Как читать расчетный листок по заработной плате

Встречаются два приятеля:

— Ты за что работаешь?

— За идею!

— Какую?

— Получать большую зарплату!

Люди работают, в первую очередь, ради того, чтобы обеспечить личные материальные потребности и благосостояние своей семьи. В России законом определено, что предприниматели и государство должны выплачивать заработную плату наемным работникам два раза в месяц в виде аванса и заработной платы.

Проверить правильность начисления зарплаты работник может, заглянув в свой расчетный лист по заработной плате. Этот документ работодатель обязан вручить при каждой выплате заработанных работником денег. Как правило, такой листок составляет бухгалтерия один раз в месяц. Он должен быть сформирован в бумажном варианте, независимо от того, производит ли предприятие выплату зарплаты в безналичном виде (перечислением на карточные счета) или трудящиеся получают деньги в кассе. Порядок выдачи расчетных листков по заработной плате определяет организация самостоятельно, но их невыдача может привести к штрафным санкциям в размере от одной до пяти тысяч рублей (штраф накладывается на руководителя) или от тридцати до пятидесяти тысяч рублей (для юрлица).

Расчетный листок по зарплате — расшифровка

Стандартной формы расчетного листка по заработной плате не существует. Каждый субъект предпринимательской деятельности разрабатывает его самостоятельно. Однако есть определенные требования, которые должны быть соблюдены. Главное, чтобы информация в листке должна быть понятной.

1. В расчетном листке должно быть приведено полное наименование предприятия и подразделения (отдела), где работает сотрудник. Листок должен быть персонифицирован, то есть содержать информацию о работнике (фамилию, имя, отчество, должность и табельный номер).
2. В нем обязательно должны быть две больших колонки «Начислено» и «Удержано». В графе «Начислено» должны быть приведены все виды заработка: основная зарплата, все виды надбавок, оплата сверхурочных, премии, выплаты по больничным листам, отпускные и так далее. При этом необходимо указывать количество отработанных дней и часов. Надбавки должны быть указаны отдельно по каждому их виду. Например, за стаж, квалификацию, особые условия труда и т. д. В графе «Удержано» приводится сумма налога на доходы физических лиц (13%), удержания по исполнительным листам (алименты и др.), штрафы. Также могут быть удержаны суммы за нанесенный предприятию вред или компенсация недостач. По заявлению работника у него могут также удерживаться, например, профсоюзные взносы. Иногда эти начисления и удержания не записываются словами, а приводятся как коды в расчетном листе зарплаты. Это коды бухгалтерского учета. Расшифровку кодов начисления заработной платы бухгалтерия должна предоставить работнику по первому требованию.
3. В листке должны быть указаны суммы к выплате или перечисленные в банк (с указанием дат).

Расшифровка расчетного листка по заработной плате требует некоторых пояснений. Например, сумма НДФЛ не всегда составляет 13% от итога в графе «Начислено». НДФЛ не взимается с выплат по беременности. Иногда возникает у работников вопрос – почему начислен НДФЛ на выплаты по больничному листу. Платить НДФЛ с этих сумм это требования закона. Есть случаи, когда в листок включают также дивиденды. В этом случае ставка НДФЛ – 9%.

Следует иметь в виду, что в расчетных листках никогда нет сведений о перечисленных работодателем сумм в пенсионный фонд, фонд социального и медицинского страхования. Однако, наличие в нем данных об уплате НДФЛ, позволяет использовать расчетный листок как подтверждающий документ при наличии спорных ситуаций при уплате этого налога. Ниже приводится вариант расчетного листка по зарплате (образец).

Важно! Есть одно правило, о котором должны помнить руководители. Выдача расчетного листка по зарплате и его расшифровка по требованию работника — это обязанность администрации.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

« Назад

25.10.2016 03:19

Авторская колонка Елены Кожемякиной, управляющего партнера юридической фирмы BLS

Выплата заработной платы не ограничивается только перечислением денег сотрудникам. Каждый работодатель обязан вручать своим работникам еще и расчетный лист.

Цель выдачи этого документа – сообщить человеку, из чего складывается его доход. Обязанность информировать о составных частях зарплаты закреплена в ст. 136 Трудового кодекса РФ. Если этого не делать, на вас ложится административная ответственность в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ. Более того, применение неутвержденной формы листа тоже будет нарушением и грозит штрафом.

Формат расчетного листа вы можете установить сами, так как в законодательстве шаблонов нет. Нередко компании используют форму из программы 1С. При этом, утверждая лист, надо опираться на правила принятия внутренних документов и учитывать мнение профсоюза, если он у вас есть. Наш опыт прохождения проверок ГИТ показывает, что инспекторы трактуют эту норму следующим образом: расчетный лист утверждается как приложение к правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или в виде отдельного документа, например, приказа, с которым надо ознакомить всех работников.

Содержание расчетного листа

Несмотря на то, что расчетный лист несет только информационную функцию, каждый вид выплаты и удержания должен быть указан отдельно. Что именно сообщать работникам, прописано в ТК РФ:

1. Все составные части зарплаты за месяц. В зависимости от системы оплаты труда сюда относятся: оклад, премии, компенсации, специальные надбавки (региональные коэффициенты, в том числе северные надбавки, надбавки за вредность и т.д.), работа в выходные, сверхурочные. Если вы применяете северные надбавки, в расчетном листе отдельно указывайте оклад, процент надбавки и ее конкретную сумму.

2. Другие непостоянные начисления: отпускные, компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы и т.д.

3. Размеры и основания удержаний, в частности, сумма НДФЛ и алименты.

4. Общая сумма выплаты.

Кстати, если вы оплачиваете питание работников, снимаете квартиры некоторым специалистам или даете другие «бонусы» (оплата занятий спортом, поездок, мобильной связи и т.д.), такие поощрения могут быть признаны зарплатой в неденежной форме. Поэтому их, а также удержанный НДФЛ обязательно надо указать в расчетном листе.

Периодичность оформления расчетного листа

Часто возникают вопросы о периодичности подготовки расчетного листа. В соответствии со ст. 136 ТК РФ зарплату необходимо выплачивать не реже, чем каждые полмесяца. Похожая ситуация и с отпуском: он должен быть оплачен не менее, чем за 3 рабочих дня до его начала. Многие полагают, что и расчетный лист в этих случаях надо готовить отдельно. Спешу успокоить: на практике он не оформляется при начислении аванса и отпускных. Одного листа в месяц при выдаче зарплаты (окончательном расчете) достаточно, и отпускные указываются здесь же. Такого мнения давно придерживается и Роструд в Письме от 24.12.2007 N 5277-6-1 «Об отпуске с последующим увольнением». Кстати, при увольнении лист выдается в день окончательного расчета с сотрудником.

Как вручать расчетный лист

Способ вручения листка – еще один из актуальных вопросов. Вполне понятно ваше желание направлять его по электронной почте, экономя время и бумагу. К тому же не всем интересно, из чего состоит зарплата, особенно если сотрудник не болел и не был в отпуске в конкретном месяце.

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» разделяет документы в письменной и электронной формах. Соответственно, это два разных документа. ТК РФ разрешает отправить лист по e-mail дистанционным работникам, а, следовательно, всем офисным сотрудникам надо вручать лично под роспись в бумажном виде. Конечно, на практике это непросто. Тем более, что многие получают зарплату на банковскую карту, а не в кассе организации, где можно было бы выдать и расчетный лист. Увы, но при проверке инспекторы ГИТ обязательно спросят, выдавали ли вы листы работникам и попросят подтвердить это.

Расчетный листок – документ, необходимый любому работодателю

Поэтому необходимо не просто дать документ сотруднику, но и получить его подпись. Перспектива ежемесячно бегать за каждым работником вряд ли понравится, но, к счастью, можно соблюдать закон и при меньших трудозатратах.

Прежде всего пропишите в вашем локальном документе, например, в ПВТР, что в день выплаты зарплаты (окончательной оплаты за период) работники должны получить расчетные листы в бухгалтерии с 9:00 до 18:00. Это соответствует закону, так как вы исполняете ст. 136 ТК РФ. И тогда те, кому документ нужен, придут за ним сами. А если не придут, то нарушат корпоративные требования, ведь вы организовали выдачу и создали условия для получения листов работниками.

В то же время и офисные сотрудники могут получать документы по электронной почте. В этом случае главное – убедиться, что сообщения защищены и у вас есть подтверждение получения письма. Кроме того, оставьте работникам возможность получать лист лично в бухгалтерии, как описано выше. Такая схема потребует от вас несколько шагов. Прежде всего укажите в ПВТР, что по желанию работников документы могут направляться в защищенной форме на корпоративные или личные электронные адреса. Защита нужна, чтобы другие люди не могли посмотреть чужие листы. Затем попросите сотрудников написать заявления о желании получать расчетный лист по e-mail на конкретный почтовый адрес. А для фиксации даты рассылки и получения сообщений используйте функцию «подтверждение прочтения письма». Эта опция есть во всех почтовых программах. Однако имейте в виду, что передача файла по почте не ограничивает право получать и бумажную версию. А когда расчетный лист вручается лично, не забывайте получать подпись сотрудника в учетном документе. Это может быть журнал или ведомость выдачи, отрывная часть самого листа.

Ответственность

В завершение темы напомню о рисках. За отсутствие утвержденного расчетного листа или несвоевременную его выдачу организации грозит штраф в размере до 50 000 руб., а руководителя компании, в случае повторного нарушения, могут дисквалифицировать на срок от полугода.

Но штраф – не единственный риск, ведь инспекторы приходят с проверками нечасто. Расчетный лист станет вашим весомым аргументом в случае судебного разбирательства. Его выдача доказывает, что в день получения зарплаты сотрудник знал о ее составных частях, и именно с этого дня начинается срок исковой давности в случае спора о недоплате.

Копирование и любая переработка материалов с сайта neohr.ru запрещены

Комментарии

Комментариев пока нет

М.П.

Расчетные листки: правила оформления и выдачи

Бойкова, налоговый консультант

Вопрос:

Обязана ли бухгалтерия выдавать сотрудникам своей организации расчетный листок, и если да, то по какой форме?

Следует ли в организации хранить расчетный листок с подписью сотрудника?

Ответ:

Статьей 136 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) установлена обязанность работодателя при выплате заработной платы в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате.

Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

Форма расчетного листа не относится к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Среди форм, утвержденных указанным постановлением, форма расчетного листка отсутствует.

Тем не менее организация-работодатель, выполняя требования статьи 136 ТК РФ, должна разработать и утвердить ее внутренним локальным документом компании самостоятельно либо предусмотреть его форму в Положении об оплате труда. Иными словами, расчетный листок является обязательным документом, который должен составляться в организации.

На практике, как правило, организации пользуются формой расчетного листка, которая формируется автоматически с помощью бухгалтерской программы.

Обязанности работодателя по хранению расчетного листка с подписью сотрудника на законодательном уровне не предусмотрены.

Информация о размере начисленной выплаты работнику и производимых удержаниях, которая должна содержаться в расчетном листке, также дублируется в унифицированных формах № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», № Т-51 «Расчетная ведомость», № Т-53 «Платежная ведомость». Эти формы обязательны к заполнению и хранению в организации, и в них содержится подпись работника. Причем, если организация применяет форму № Т-49, то формы № Т-51 и Т-53 не заполняются. Для работников, получающих зарплату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость (№ Т-51), а расчетно-платежная (№ Т-49) и платежная ведомости (№ Т-53) не составляются.

При необходимости организация-работодатель может предусмотреть в утвержденной и разработанной форме расчетного листка строку «подпись работника» и установить, например, в Положении об оплате труда обязанность ответственного лица (бухгалтера) за расчет заработной платы и хранение этих документов.

Как упорядочить выдачу расчетных листков

Расчетный лист по заработной плате расшифровка

Оформляем расчетный лист (Калмыкова Ю.Н.)