Как оформить командировку

Как правильно оформить командировку

Как оформить командировку?

Командировки – неотъемлемая составляющая деятельности различных предприятий и организаций. В связи с этим возникает немало вопросов, касающихся данной темы как у самих командируемых работников, так и у работодателей, по чьей инициативе чаще всего планируются командировки.

Данная статья поможет разобраться в деталях этого вопроса, расскажет, как правильно оформить командировку и какие моменты при этом необходимо учесть.

Что такое командировка?

Командировка – это рабочая поездка по письменному приказу работодателя на определенный срок, целью которой является выполнение служебных обязанностей вне рабочего места. В случае, если работник структурного подразделения (обособленного филиала), которое расположено в другом населенном пункте, едет в центральный офис или обратно, это считается командировкой и следует подумать о том, как правильно оформить командировку.

Некоторые категории сотрудников (экспедиторы, курьеры, водители и др.) осуществляют свою служебную деятельность в пути или их работа связана с дальними перемещениями. Такие поездки не являются командировками. Но это не означает, что эти сотрудники не пользуются правом на компенсацию расходов в связи с рабочими поездками. Им возмещаются:

• расходы на проезд;
• расходы за оплату жилья;
• расходы, связанные с проживанием (суточные, пайковые и пр.);
• другие расходы работника с ведома работодателя.

Направление работника в командировку

В командировки направляются только те работники, которые числятся в штате организации и состоят с работодателем в трудовых отношениях. Трудовым кодексом РФ определено, что работодатель не должен отправлять в командировку:

• несовершеннолетних работников (исключение составляют спортсмены, а также творческие работники СМИ и учреждений культуры);
• беременных женщин;
• работающих по ученическому договору сотрудников (если командировка не связана с их ученичеством).

Некоторые категории сотрудников можно направлять в командировку исключительно с их письменного согласия. Это необходимо учитывать перед тем, как оформить командировку.

Две командировки в один день — суточные, как оформить

К ним относятся:

• матери, равно как и отцы, воспитывающие ребенка до 5-ти лет без супруга (супруги);
• женщины, имеющие малолетнего ребенка до 3-х лет;
• работники, у которых больные члены семьи нуждаются в уходе (при наличии медицинского заключения);
• работники, имеющие на иждивении детей-инвалидов.

Обычно срок командировки устанавливается работодателем с учетом сложности и объема служебного задания. При этом на срок командировки может влиять, к примеру, такой фактор, как длительные праздники, когда работодателю экономически невыгодно нахождение работника в командировке.

Календарным числом убытия в командировку согласно нормативным документам является день отправления транспорта, причем не от места жительства, а от места работы командированного сотрудника.

Если транспорт отъезжает до 24-00 (включительно), то текущие сутки являются днем отъезда, а с полуночи и позднее – последующие сутки.

Документальное оформление командировки

Во избежание разного рода недоразумений и нежелательных последствий перед тем как отправиться в служебную командировку, следует ознакомиться с соответствующими правовыми документами и выяснить, как правильно оформить командировку.

Основным документом для оформления командировки является служебное задание. Оно составляется непосредственным начальником работника, направляемого в командировку. Данное служебное задание содержит:

• информацию о сотруднике (Ф.И.О. занимаемая должность);
• название организации и отдела, в котором он работает;
• цель, сроки и место командировки;
• источник финансирования служебной командировки.

На основании этого служебного задания руководством издается приказ о направлении данного сотрудника в командировку. После этого сотрудник получает командировочное удостоверение.

По возращении из командировки работник не позднее трехдневного срока в обязательном порядке должен представить авансовый отчет о расходе денежных средств с приложением подтверждающих документов (дорожные билеты, счета за проживание и пр.). В случае, если он потратил денег меньше, чем получил, работодатель вправе взыскать эту разницу. Однако это он может сделать, получив письменное согласие работника и оформив все документально.

Ещё больше интересного

Как правильно оформить командировку?

В действующем трудовом договоре в обязательном порядке указывается постоянное место работы сотрудника. Откуда следует, что если работник направлен в представительство, филиал или какое-либо еще другое место работы, то это уже будет считаться командировкой. Компания в обязательном порядке должна заблаговременно позаботиться обо всех аспектах и нюансах сотрудничества, а именно:

• Суточные средства;
• Расходы на проезд в одну и другую сторону;
• Аренда жилья;
• Дополнительные расходы.

При помощи нормативных локальных актов определяется размер и порядок компенсации затрат сотруднику, в качестве такого акта может выступать, как приложение о командировках, так и коллективный договор. Особого внимания достоин тот факт, что если организация несет не государственный характер, то размер суточных средств может быть неограниченным и компания в самостоятельном порядке определяет их размер.

Оформляем командировку

Оформление командировки производит впечатление дела простого, не требующего дополнительного разъяснения. Но при этом кадровики довольно часто совершают ошибки при оформлении командировки. Мы предлагаем рассмотреть еще раз, все этапы оформления данной документации.

1. Для начала необходимо проверить оговорено ли в контракте(трудовом договоре) сотрудника, или в локальном акте организации о возможных командировочных поездках.

2. Далее работодатель или же руководитель подразделения пишет в произвольной форме служебноеное задание (форма № Т-10а).

3. На основании данной формы создается приказ об отправлении сотрудника в командировку. А форме № Т-9 вводится соответствующая запись.

4. Сотруднику выписывается командировочное удостоверение (форма № Т-10). Выдается она в единичном экземпляре и утверждается главой организации. Удостоверение находится во время всей командировки у сотрудника. В нем он должен проставить печати и подписи у уполномоченных лиц, в той организации, в которую был послан. Срок пребывания определяется именно по этим печатям в командировочном удостоверении.

Если в поездке работник заболел, то организация обязана выплатить компенсацию по временной нетрудоспособности.

5. По приезду сотрудник обязан сдать в бухгалтерию удостоверение и денежный отчет. А с ним вместе подтверждающие документы (чеки, счета за гостиницу, товарные чеки)

Однодневная командировка не нуждается в командировочном удостоверении, достаточно лишь служебного задания.

Продление командировки, как оформить?

Поскольку законодательством никак не определено, как именно продлить командировку, то делается это просто оформлением приказа. Издаётся приказ в свободной форме о продлении командировки и основание к нему (основанием может служить докладная записка командируемого или руководителя).

Как оформить командировку за границу?

При заграничной командировке оформляется тот же пакет документов. В страны дальнего зарубежья нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения. В этом случае сотрудник будет обязан предоставить копию загранпаспорта с пометками о пересечении таможенного контроля. А вот при отправлении командируемого в некоторые страны СНГ удостоверение оформлять придется. И отметки в таком случае могут ставиться в гостинице.

В том случае, когда работник в процессе командировки не реализовал поставленной задачи по своей вине, то средний заработок, увы, не оплачивается.

Нюансы

В журнале выбытия сотрудника должна иметься следующая информация: Ф.И.О. командированного сотрудника, номер и дата командировочного документа, наименование предприятия, пункт назначения.

А вот в журнал прибытия вписывается все такая же информация, только с добавлением о дате прибытия и отбытия сотрудника.

Длительность командировки никак не может ограничиваться, по той причине, что может иметься различный уровень сложности необходимости проведенных работ или присущи свои особенности служебного поручения.

Начало и конец

Сегодня весьма спорным считается вопрос назначения даты начала и окончания командировки. Согласно законодательству РФ командировка начинается с момента отправления транспортного средства (самолет, поезд, автобус) и оканчивается в день прибытия транспортного средства обратно.

На первый взгляд, кажется все просто, но не стоит пренебрегать тем фактом, что для некоторых сотрудников может потребовать определённый период времени, чтобы добраться до аэропорта или станции отправления транспортного средства.

К примеру, самолет отправляет в 01:00, а до аэропорта необходимо добираться как минимум несколько часов, то в таком случае, дата начала командировки будет фиксироваться предыдущим днем.

Рубрики:

Командировка: как правильно оформить?

ЛВ.САНКИНА,
канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения РГГУ

Приказ о направлении в командировку

При оформлении командировки нужно заполнить несколько документов: служебное задание, приказ о направлении работника в командир ровку, командировочное удостоверение. Их формы включены в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который разработан НИИстатинформ Госкомстата России на основании постановления Правительства РФ от 08.07.97 № 835 «О первичных учетных документах». Формы по учету труда и его оплаты, включенные в Альбом, утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учет труда и его оплаты».

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты распространяются на организации независимо от формы собственности
Цель регистрации любых документов — их учет

Первым документом, который должен быть заполнен при направлении работника в командировку, является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а). Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый. Подписанный документ передается в кадровую службу.
Служебное задание имеет реквизит «номер документа»; это значит, что оно должно быть зарегистрировано кадровой службой. Для кадровой службы служебное задание является основанием для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма № Т-9 или № Т-9а).

Пример оформления служебного задания.

После возвращения из командировки работник получает в кадровой службе служебное задание и заполняет его вторую часть (Р. 12) — краткий отчет о выполненной работе за период командировки. Эта часть документа согласовывается с руководителем структурного подразделения (необходима его виза) и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Приказ о направлении в командировку

Срок хранения приказов о командировании — 5 лет

Служебное задание является основанием для подготовки кадровой службой приказа о направлении работника в командировку. Его формы разработаны в двух вариантах: приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9), предназначенный для оформления командировки одного работника, приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а), который заполняется на нескольких командированных сотрудников.
Формы заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются: фамилия (фамилии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого (командируемых), а также цель, время и место (места) командировки.
При необходимости следует указать источники оплаты командировочных расходов и другие условия направления в командировку. Копия приказа передается в бухгалтерию, подлинник (оригинал) подшивается в дело, где хранятся все приказы о командировании.
Пример оформления приказа о направлении в командировку.

Командировочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим пребывание работника в служебной командировке, а именно время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него (них).
В каждом пункте назначения делаются отметки о датах прибытия и убытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.
Командировочное удостоверение выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма № Т-9).

Пример оформления командировочного удостоверения.

Комментариев пока нет!

Оформляем командировки по-новому

Командировочные документы: какие нужны и как оформляются?

Как оформить командировку сотруднику в 2018 году

В командировку — по новым правилам

Правительство РФ наконец-то выполнило предписание ст. 166 Трудового кодекса и установило особенности направления работников в служебные командировки. Принятый документ пришел на смену советской Инструкции по командировкам, которая была утверждена более 20 лет назад и продолжала действовать лишь в части, не противоречащей Трудовому кодексу.

С 25 октября 2008 г. в силу вступило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749 (далее — Положение N 749). Оно будет регулировать вопросы служебных поездок работников как по территории России, так и за границу.

В нашей статье мы рассмотрим, какие изменения вносит новое Положение в порядок командирования работников, что оно уточняет по сравнению с ранее действовавшим порядком и что оставляет по-старому.

Изменения… …по срокам командировки…

Раньше срок командировки работников не мог превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути (п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция N 62)). Эта норма являлась основанием для того, чтобы налоговые органы не принимали в целях налогообложения прибыли командировочные расходы, если срок служебной поездки работника превышал 40 дней (Письмо УФНС России по г. Москве от 3 июля 2007 г. N 20-12/062183). Вернее, налоговики не считали такую поездку командировкой вообще. А раз нет командировки, не может быть и расходов на нее. Теперь срок командировки может быть любым (хоть пару месяцев или даже лет). Ведь его определяет руководитель организации самостоятельно — с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 Положения N 749).

…по перечню расходов, возмещаемых командированному

Согласно п. 11 Положения N 749 командированным работникам возмещаются расходы по проезду и найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации.

Надо сказать, что довольно часто командированный работник заранее бронирует номер в гостинице того города (населенного пункта), куда он направляется в служебную поездку. При этом гостиница может потребовать за бронирование дополнительную плату. В п. 14 Положения N 749 указано, что стоимость такой брони при командировках по России также должна компенсироваться работнику. Справедливости ради нужно отметить, что п. 11 Инструкции N 62 также позволял возмещать работникам стоимость брони за гостиничный номер. Но не более 50 процентов стоимости места за сутки. Сейчас же такое ограничение снято.

При поездках за границу работнику дополнительно возмещаются (п. 23 Положения N 749):

• расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
• обязательные консульские и аэродромные сборы;
• сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
• расходы на оформление обязательной медицинской страховки;
• иные обязательные платежи и сборы.

Уточнения… …по срокам представления авансового отчета по командировкам…

И по внутренним, и по зарубежным командировкам работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней с момента возвращения из поездки (п. 26 Положения N 749). Эта норма является отражением нормы п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40.

В ней срок отчета по командировкам также составляет три рабочих дня.

При этом работник обязан представить в бухгалтерию:

• авансовый отчет об израсходованных суммах, а также произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение (когда это необходимо), а также документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
• отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя.

…по вопросу оформления командировочного удостоверения

Раньше, как того требовал п. 2 Инструкции N 62, при направлении работника в командировку ему обязательно выписывалось командировочное удостоверение. Ведь именно оно позволяет определить точный срок командировки, а значит — рассчитать размер суточных. Хотя при заграничных командировках роль командировочного удостоверения выполняют отметки пограничников в загранпаспорте работника. Однако, следуя букве закона, налоговики могли проявить формальный подход к делу и не признать в целях налогообложения суточные по поездке, не подтвержденной командировочным удостоверением. Раз такое удостоверение необходимо — будьте любезны его оформить. А нет бумажки — нет документального оформления операции (ст. 252 НК РФ).

Теперь командировочное удостоверение обязательно лишь при командировках по России и в страны СНГ, с которыми у России подписаны межправительственные соглашения о безвизовых перемещениях между странами. Если же работник направляется в поездку за границу, то командировочное удостоверение можно не оформлять (п. 15 Положения N 749).

Что осталось прежним… …лица, которых можно направить в командировку…

Пункт 2 Положения N 749 сохранил норму о том, что в командировку можно направить лишь работника, с которым заключен трудовой договор. Это означает, что если физическое лицо выполняет работу по гражданско-правовому договору, то оно не может быть командировано. Вернее, для выполнения работы (оказания услуги) сотрудник может выехать в другую местность, даже за границу. Но в этом случае на него не будут распространяться нормы о командировках. И расходы, произведенные сотрудником для такой поездки (стоимость проезда, проживания), могут компенсироваться организацией, но только если подобная норма включена в договор с сотрудником. А вот суточные все равно выплачиваться не должны. Они покрываются за счет вознаграждения сотрудника по гражданско-правовому договору.

…выдача аванса…

Как и прежде, п. 10 Положения N 749 устанавливает обязанность организации выдать командированному работнику перед поездкой денежный аванс. Он рассчитывается исходя из суммы расходов по проезду, проживанию и нормы суточных.

…расчет продолжительности командировки…

Как и прежде, днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (поезда, самолета, автобуса) от места постоянной работы командированного лица. А днем приезда из командировки — дата прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Наша справка. Служебной командировкой считается поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Запрещается направление в служебные командировки беременных женщин и работников, которым еще не исполнилось 18 лет (ст. ст. 259, 268 ТК РФ).

Следующих сотрудников работодатель может направить в командировку лишь с их письменного согласия:

• женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет (при условии, что командировки не запрещены им в соответствии с медицинским заключением);
• матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;
• работников, имеющих детей-инвалидов;
• сотрудников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Указанные лица должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку.

Если поезд, самолет, автобус отправляются до 24 часов включительно, днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки. А если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда командированного работника до станции, пристани или аэропорта. Аналогично определяется и день приезда работника в место постоянной работы (п.

Документы для оформления командировки в 2017-2018 годах

4 Положения N 749).

…порядок выплаты суточных…

Если срок командировки составляет всего один день, суточные командированному работнику не выплачиваются. Исключение сделано только для загранкомандировок. В этом случае командированному работнику суточные выплачиваются в иностранной валюте. Но только в размере 50 процентов от установленной нормы (п. 20 Положения N 749).

В остальных случаях суточные выплачиваются за каждый день поездки. При этом, как указано в п. 17 Положения N 749, за время нахождения в пути работника, направляемого в командировку за пределы территории РФ, суточные выплачиваются:

• при проезде по территории РФ — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории РФ;
• при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.

…сохранение среднего заработка за командированным

За период нахождения работника в командировке, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, за ним сохраняется средний заработок. Совместителю средний заработок сохраняется у того работодателя, который направил его в командировку. Если же работника направили в командировку одновременно по основной работе и работе, выполняемой на условиях совместительства, средний заработок сохраняется у обоих работодателей, а возмещаемые расходы по командировке распределяются между командирующими работодателями по соглашению между ними.

И.Фурсина

Аудитор

Расчет командировочных расходов и взаиморасчеты с подотчетным лицом

Операции по учету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами обычно включают в себя:

• учет командировочных расходов;
• учет расходов на проезд;
• учет расходов на проживание;
• выдачу денежных средств под отчет, проведение взаиморасчетов с подотчетным лицом, возврат неиспользованного остатка подотчетных сумм и т.д.

Условие задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Продолжительность командировки 5 дней.

Продолжительность проживания в гостинице 5 дней. Стоимость проживания в гостинице 3 540 руб. в сутки в т.ч. НДС.

Расходы на проезд в обе стороны 5 900 руб. в т.ч. НДС.

Сотрудником по окончании командировки представлен авансовый отчет за командировку в связи с общехозяйственными целями.

Решение задачи по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Оплата суточных

За каждый день нахождения в командировке (в том числе и за время нахождения в пути) сотруднику выплачиваются суточные. Днем начала командировки считаются полные календарные сутки (до 24 часов включительно), в течение которых отправляется поезд, самолет, автобус или другой транспорт из места постоянной работы командированного, а днем приезда — календарные сутки (также от 0 до 24 часов включительно), в течение которых транспортное средство прибывает назад. Если командировка длится один день, суточные не выплачиваются. Такой же порядок применяется, если командированный имеет возможность ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства.

Выплата суточных освобождена и от обложения налогом на доходы физических лиц — НДФЛ в пределах нормативов: 700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны. Если организация установила размер суточных свыше этих сумм, то с превышения сотруднику необходимо уплачивать НДФЛ.

Таким образом, суточные по командировке составят 5 х 700 = 3 500 руб.

Расходы на проживание в командировке

Расходы по найму жилого помещения оплачиваются сотруднику в полном размере при наличии подтверждающих документов. Суммы расходов на проживание не относятся к доходам сотрудника, поэтому налог на доходы НДФЛ с них не начисляется. С этих выплат не начисляются страховые взносы (в Пенсионный фонд, ФСС, ФОМС).

Если по каким-то причинам сотрудник не смог документально подтвердить свои расходы на проживание, тогда они возмещаются ему по нормативам. В этом случае нормативные значения также не облагаются налогом.

Расходы на проживании в гостинице по условию задачи составят 5 х 3 540 = 17 700 руб. В том числе НДС 2 700 руб.

Транспортные расходы

Расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются сотруднику работнику в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего назначения (кроме такси), включая страховые платежи, по государственному обязательному страхованию пассажиров, услуги предварительного бронирования, оплату постельных принадлежностей.

В случае утери проездных документов расходы возмещаются работнику по минимальной стоимости.

Транспортные расходы по условию задачи составляют 5 900 руб., в том числе НДС 900 руб.

Авансовый отчёт

При помощи авансового отчета подотчетные лица подтверждают для бухгалтерии израсходованные суммы, выданные им ранее авансом.

Бланк авансового отчета представляет собой двухстороннюю унифицированную форму № АО-1 и подлежит заполнению в одном экземпляре, как подотчетным лицом, так и работником бухгалтерии. Заполненный сотрудником авансовый отчет вместе с подтверждающими документами (билетами, чеками, документами из гостиницы и т.д.) сдается в бухгалтерию. Бухгалтер, после проверки правильности оформления документов заполняет на оборотной стороне суммы расходов, принятых к учету с указанием бухгалтерских счетов, которые дебетуются на суммы расходов.

После утверждения документа бухгалтерия формирует проводки по списанию подотчетных средств и проводит окончательный расчет с подотчетным лицом. Если аванс, полученный сотрудником, использован не полностью, то остаток сдается им в кассу предприятия. И, наоборот, перерасходованная сумма должна быть выплачена сотруднику бухгалтерией.

Итоговый расчет по расходам на командировку приведен в таблице ниже.

Вид расхода	Расходы, руб. в сутки	Cутки	Расходы, руб.
Суточные	700	5	3 500
Проживание в гостинице	3 540	5	17 700 в т.ч. НДС 2 700
Проезд	5 900 в т. ч. НДС 900
ИТОГО	27 100

Проводки по расчету командировочных расходов и взаиморасчетов с подотчетными лицами

Бухгалтерская проводка: из кассы выданы в подотчет денежные средства на командировочные расходы сотруднику предприятия в размере 10 000 руб.

Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 10 000 руб.

Кт50 «Касса» 10 000 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету начислены суточные.

Дт26 «Общехозяйственные расходы» 3 500 руб.

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 3 500 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены расходы на проживание.

Дт26 «Общехозяйственные расходы» 15 000 руб.

Дт19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 2 700 руб.

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 700 руб.

Бухгалтерская проводка: по авансовому отчету учтены транспортные расходы.

Дт26 «Общехозяйственные расходы» 5 000 руб.

Дт19 «НДС к возмещению по приобретенным ценностям» 900 руб.

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 5 900 руб.

Произведен расчет с подотчетным лицом

Как вы уже знаете, для учета расчетов с подотчетными лицами используется бухгалтерский счет учета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Документальное оформление расходов на командировки

После выполнения приведенных выше бухгалтерских проводок данные по этому счету выглядят следующим образом.

71 «Расчеты с подотчетными лицами»
10 000
3 500
17 700
5 900
10 000	27 100
17 100

Как видно из рисунка по счету 71, сотрудник потратил и отчитался за большую сумму, чем ему было выдано. Бухгалтерская проводка по расчетам с подотчетным лицом в этом случае будет выглядеть следующим образом:

Дт71 «Расчеты с подотчетными лицами» 17 100 руб.

Кт50 «Касса» 17 100 руб.

Если расчет произведен полностью, то остатка по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» быть не должно.

71 «Расчеты с подотчетными лицами»
10 000
3 500
17 700
5 900
17 100
27 100	27 100
0