Какой ручкой подписывать документы

Можно ли подписывать первичные документы гелевой ручкой? Адаптируя к современным реалиям нормы п. 2.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 № 105, делаем вывод: записи в первичных документах должны производиться чернилами, шариковой ручкой, с помощью электронной компьютерной техники либо иных средств механизации, которые обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для хранения первичных документов в архиве. То есть прямого запрета на подписание первичного документа гелевой ручкой в приведенном Положении не содержится. Кроме того, аналогичное заключение сформулировано в письме УФНС РФ по г. Москве от 07.10.2010 № 16–15/104968@. Письмо, правда, посвящено порядку оформления счетов-фактур, но в его заключительной части говорится: Гражданский кодекс РФ, равно как и Налоговый кодекс РФ, не содержит запретов и ограничений в части подписания документов перьевыми или гелевыми ручками. Однако еще неизвестно, каким образом отреагируют на «первичку» , подписанную гелевой ручкой, наши доблестные налоговики, обнаружив такой документ в ходе проверки. Ведь в судебной практике уже имеется прецедент, когда налоговые инспекторы отказали налогоплательщику в принятии налоговой декларации лишь потому, что форма налоговой отчетности была заполнена гелевой ручкой (см. постановление ФАС Центрального округа от 30.11.2005 № А09-1916/05–22).

Почему нельзя подписывать документы гелевой ручкой?

Поэтому, с нашей точки зрения, необязательно пользоваться гелевой ручкой, куда безопаснее подписать первичный документ стандартным и привычным способом — синей шариковой ручкой. Тогда вам не придется переделывать документ по просьбе вашего контрагента либо дожидаться из налоговой инспекции решения о привлечении вашей организации к налоговой ответственности за недоплату налога на прибыль в связи с завышением расходов или НДС в связи с отказом в вычете по налогу.

Можно, но не желательно. Она обычно очень долго сохнет и потому постоянно размазывается и получается не красиво, не брежно да и грязно! И вообще говорят, что она очень часто протекает

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте "Требования к оформлению документов" (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 NА19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 "Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации", утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 "О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности").

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)".)

Вывод.

Нюансы заполнения документов

Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ "Аудит-Классик"
Новокрещенова Т.Г.
dmbu@zaoclassic.ru

Какой ручкой подписывать документы?