Карта хронометража рабочего времени бухгалтера

Рабочий день бухгалтера

Тамара Сударева, старший финансовый консультант компании «Налоговик»

Часто приходится слышать, что бухгалтерия не работает, только деньги получает. Получается, что бухгалтер абсолютно неважное приложение к бизнесу, поскольку:

А) ничего не производит и не продает;

Б) тратит деньги предприятия, независимо от объема работы получая оклад. Ведь практически невозможно бухгалтеру назначить сдельную оплату труда;

В) про полученные предприятием убытки директор тоже узнает от бухгалтерии.

Словом, один негатив. При этом бухгалтер бесконечно стонет, что не справляется, не успевает, приходит на работу в выходные и праздничные дни, особенно накануне или в период сдачи отчетности. Как руководству проконтролировать его нагрузку?

Фотография рабочего дня бухгалтера – залог повышения качества труда бухгалтерии.

Например, бухгалтеру установлен рабочий день с 9 до 18 часов, с перерывом на обед с 13 до 14 часов. Как использует свое рабочее время бухгалтер, насколько рационально оно организовано, что можно предпринять для лучшей организации труда? Ниже приведено примерное расписание дня рядового бухгалтера.

Если Вы не понимаете, чем занимаются работники бухгалтерии в рабочее время, проведите хронометраж рабочего дня. Или пусть работник запишет все свои дела за неделю. Тогда Вам станет ясно, с какими проблемами сталкивается во время работы каждый бухгалтер.

ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА

Хронометраж рабочего дня поможет разработать регламент работы бухгалтерии, который, в свою очередь, позволит использовать рабочее время по назначению и исключит необходимость работы бухгалтера в выходные и праздничные дни.

Вот основные обязанности работников бухгалтерии. Если ваш бухгалтер выполняет все нижеперечисленные работы, то он явно на своем месте.

с 9:00	до 9:40	Работа с клиент-банком	затрачено 40 мин.
9:41	11:30	Телефонные переговоры с должниками (дебиторами)	2 ч. 29 мин.
11:31	11:50	Перекур с коллегами	0 ч. 19 мин.
11:51	12:50	Совещание у директора	0 ч. 59 мин.
12:50	13:00	Перекур с коллегами	0 ч. 10 мин.
14:01	14:20	Телефонные переговоры с поставщиком, представившим неверный счет-фактуру	0 ч. 19 мин.
14:21	15:00	Работа с электронной почтой	0 ч. 39 мин.
15:01	16:00	Работа с первичными документами, прием и обработка авансовых отчетов	0 ч. 59 мин.
16:01	16:15	Перекур с коллегами	0 ч. 14 мин.
16:16	17:00	Работа с первичными документами, обработка товарных отчетов	0 ч. 44 мин
17:01	18:00	Планирование завтрашних платежей

1. Работники бухгалтерии должны не только ежедневно формировать кассовые отчеты и проводить выписки банка. Оперативная бухгалтерская работа должна вестись на всех участках бухгалтерского учета от оприходования материалов до обработки авансовых отчетов.

2. Работник бухгалтерии, ответственный за тот или иной участок учета должен с определенной периодичностью предоставлять руководителю бухгалтерской службы отчет о проделанной работе в виде распечатки из бухгалтерской программы. Первичные учетные документы должны составляться «день в день».

Чтобы помочь своему бухгалтеру, воспользуйтесь следующими нехитрыми советами:

1. Организуйте часы приема авансовых отчетов от подотчетных лиц и по «личным вопросам», тогда ни бухгалтерия, ни остальные сотрудники не будут отвлекаться от осуществления прямых трудовых обязанностей. Работники, ответственные за доставку в бухгалтерию первичных учетных документов от покупателей (например, экспедитор) обязаны своевременно представлять в бухгалтерию необходимые документы.

2. Установите дисциплинарные взыскания за нарушение этого правила, тогда «первичка» до бухгалтера дойдет вовремя. В договоры с контрагентами – поставщиками включайте пункт, предусматривающий штрафные санкции за несвоевременное предоставление первичных документов. Тогда составление декларации по НДС не составит труда и не потребуется вносить бесконечные корректировки. Регулярно проводите сверку с ИФНС по уплате налогов. Это экономит время в случае возникновения расхождений и помогает избежать претензий со стороны налоговых органов.

Помните, ответственность за организацию бухгалтерского учета в организации, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций законом возложена на руководителя.

Отвечаем: нельзя публиковать фото без разрешения

Как закон охраняет чужие фотографии — статья 152 Гражданского кодекса

Нельзя просто так использовать фотографию человека, даже если речь о сотруднике, это требование Гражданского кодекса. Сначала спрашиваем разрешение, получаем ответ, а только потом публикуем. При этом неважно, где публикуете: в соцсетях, каталоге или на стене офиса.

Если работодатель использует фотографии без разрешения, у сотрудника есть право потребовать удалить фото.

Магазин напечатал каталог тиражом в двадцать тысяч экземпляров. В каталоге — фотография менеджера по продажам Артема.

Артем не хотел сниматься, и фотография ему не нравилась, и он попросил удалить фото из каталога. А для этого магазину придется уничтожить весь тираж, потому что нельзя вырезать фотографию и раздавать каталог с дырой.

Кроме разрешения на фото, работодатель должен заручиться согласием на обработку персональных данных. Это нужно, если к фотографии есть подпись: имя, фамилия, должность или любая информация, по которой можно понять, кто на фотографии.

Прокуратура проверяла, как работодатель защищает персональные данные. Она нашла несколько нарушений, и вот одно из них: на доске почета висела фотография сотрудника с подписью. Подпись считается персональными данными, но работодатель не получил согласие сотрудника на их распространение.

Работодатель и прокуратура оказались в суде. Решение суда: компания нарушила закон о персональных данных. Суд ограничился предупреждением, без штрафа.

Судебное решение

Читать в Деле

Как использовать персональные данные сотрудников без штрафа

Когда не нужно согласие сотрудника

Есть ситуации, когда работодателю необязательно спрашивать разрешение на фотографию, их описывает Гражданский кодекс:

• есть государственный или общественный интерес к сотруднику. Сотрудник получает награду от администрации города, и работодатель делает снимки для памятного альбома;
• сотрудник получил олату за съемку. Плата — и есть согласие на фотографию;
• фотографии сделаны в общественных местах: на концерте или соревнованиях.

Сотрудник вправе попросить деньги за съемку, даже если он работает в штате, а съемка для работы.

Магазин снимает рекламу для каталога, менеджер по продажам просит тысячу за снимок. И у магазина два варианта: платить или просить другого сотрудника, вдруг тот сделает за спасибо.

При этом у магазина нет права требовать бесплатное участие в фотосессии, исключение — фотографии для пропуска и других кадровых документов.

Как получить согласие сотрудника

Сотрудник вправе дать устное или письменное согласие на фотографию. Устное — когда сотрудник говорит: «Окей, используйте мою фотографию». Письменное — то же самое, но по электронной почте или смс.

Мой совет — получать письменное согласие. Об устных договоренностях могут забыть, и при конфликте не будет доказательств, что сотрудник согласился. Если вместе с фото магазин использует персональные данные, Роскомнадзор может попросить согласие на обработку данных. В общем, включаем бюрократию и готовим бумажки.

У согласия нет обязательной формы — главное, чтобы было понятно: кто и на что соглашается. В согласии может быть:

• кто дает согласие на фотографию;
• какой компании;
• где будут использоваться фотографии или в каких целях. Можно написать, «в каталоге за 2019 год» или «для рекламных целей»;
• на какие фотографии дается согласие. Например, на одно изображение или всю фотосессию;
• согласие на передачу фотографий третьим лицам. Это нужно, чтобы дизайнер и типография смогли работать с фотографиями. Необязательно перечислять, кто именно получает доступ, но можно написать примеры. Это поможет сотруднику понять, о чем речь;
• сроки использования согласия. Оставляйте конкретные сроки — «до 10 декабря 2020 года» или «бессрочно»;
• территория, на которой будет использоваться фотография. Если каталог распространяется в России, указываем Россию. Если речь о сайте, лучше написать «весь мир».

Согласие может выглядеть так:

Если магазин напечатал буклет, а согласие не получил, это можно сделать сейчас. Добавляете в согласие дату прошедшей съемки, и готово. Допустим, сотрудник снимался в октябре, а разрешение дает в ноябре. Тогда в согласии будет фраза:

«Согласие действует на все изображения, которые сделаны с 1 октября 2018 года».

Согласие нужно хранить не меньше трех лет — это срок, когда сотрудник вправе подать в суд из-за того, что работодатель использует его фотографию.

Можно ли отозвать согласие

Сотрудник вправе передумать: сегодня он дал согласие на фото, а завтра уволился и не хочет, чтобы его имя связывали с работодателем.

Отозвать согласие можно в любой форме — смс, надписью на салфетке или при личной встрече. Ключевая фраза звучит как-то так: «Я отзываю согласие на использование изображения и прошу удалить его из публичного доступа».

Единственный способ подстраховаться от отзыва — подписать с сотрудником договор на фото и выплатить гонорар. Правда, такой договор тоже можно расторгнуть, но в моей практике этого не случалось.

Опыт организации работы секретаря самостоятельного хозрасчетного подразделения

В.А.Слепова, Л.Р.Фионова, Пензенский гос. ун-т

Основные направления деятельности СХП Роль секретаря в организации делопроизводства Работа секретаря со всеми видами документов

Способы доставки и отправки документов Примеры оформления некоторых документов Фотография рабочего дня секретаря

СХП «Старт-Энерго» является филиалом ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» г. Заречного, Пензенской области (Рисунок 1). Подразделение было создано в 2010 году на основании приказа генерального директора ФГУП федерального научно-производственного центра (ФНПЦ) «Производственное объединение «Старт» имени М.В. Проценко». СХП «Старт-Энерго» является обособленным подразделением, в соответствии с законодательством Российской Федерации его учредителем является ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко». СХП «Старт-Энерго» было создано с целью осуществления:

• теплоснабжения завода и города;
• горячего водоснабжения завода и города;
• водоснабжения завода и города;
• водоотведения завода и города;
• услуг по передачи электроэнергии.

Порядок организации работы СХП «Старт-Энерго» определяется «Положением об СХП «Старт-Энерго»», которое утверждается приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ ПО «Старт» им. М.В.Проценко». СХП «Старт-Энерго» не является юридическим лицом, оно осуществляет свою деятельность от имени учредителя и исполняет обязанности учредителя по уплате налогов, приобретает имущественные и личные неимущественные права.

СХП «Старт-Энерго» возглавляет директор, назначенный генеральным директором ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» имени М.В. Проценко», его права и обязанности регламентируются заключением трудового договора. Директор в своем непосредственном подчинении имеет заместителя директора, юрисконсульта, секретаря, главного конструктора, главного механика, главного инженера, главного технолога, главного электрика, главного бухгалтера. В штатном расписании управления отсутствует специальная должность или отдел, занимающийся вопросами делопроизводства, поэтому все вопросы документационного обслуживания управления (ДОУ) возложены на секретаря.

Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя, принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в структурные подразделения или конкретным исполнителем, отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя, составляет письма, запросы, другие документы., выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников., формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность, сдает в архив.

Деятельность секретаря СХП «Старт-Энерго» регламентируется локальными нормативными документами, к которым относятся:

Положение об СХП «Старт-Энерго»;

2. Правила внутреннего трудового распорядка;

3. Должностная инструкция секретаря.

Положение утверждено приказом генерального директора ФГУП ФНПЦ «ПО «Старт» им. М.В.Проценко» от 21.04.2010 № 249. В нем определяется порядок организации, основные направления деятельности, структура, функции и задачи подразделения.

Правила внутреннего трудового распорядка (утверждены приказом директора от 04.05.2010 № 01) закрепляют порядок организации работы, который обязателен для всех сотрудников, в том числе, и для секретаря.

Должностная инструкция секретаря утверждена приказом директора от 15.05.2010 № 24. В данном документе определены требования к образованию, квалификации, порядок приёма на работу, основные обязанности, права и ответственность секретаря.
Как и в любой организации, в СХП «Старт-Энерго» можно выделить три потока документов: входящие документы; внутренние документы; исходящие документы. За последнее время в СХП «Старт-Энерго» прослеживается тенденция увеличения документооборота, основанием этого является расширение базы клиентов и как следствие этого увеличение количества заказов организации (таблица 1).

Таблица 1 –Количество документов за 2009-2011 годы

2009	Внутренние документы
	Исходящие документы
	Входящие документы
	Внутренние документы
	Исходящие документы
	Входящие документы
	Внутренние документы
	Исходящие документы
	Входящие документы

Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы представлен на рис. 2.

Рис. 2 – Объём документооборота СХП «Старт-Энерго» за 2009-2011 годы

Рабочий день секретаря начинается с приёма и обработки входящих документов. В СХП «Старт-Энерго» доставка осуществляется средствами почтовой связи и по электронной почте или факсу. Доставляется корреспонденция в виде простых писем, писем с уведомлением, бандеролей и пакетов, а также печатных изданий.
После поступления документа секретарь проверяется правильность доставки: проверяет целостность упаковки, вскрывает конверт и проверяет сохранность вложений. Далее, если в письме есть обратный адрес, конверт уничтожается. Секретарь не вскрывает конверты с пометкой «лично», «конфиденциально», он передает их «в руки» адресату. Секретарь предварительно рассматривает документы с целью выделения из них нерегистрируемых. После этого секретарь регистрирует остальные документы в регистрационно-журнальную форму, представленную на рис. 3.

Рис 3 – Журнал регистрации входящей корреспонденции
Журнал регистрации входящих документов включает в себя следующие графы:

Зарегистрированный документ передается на рассмотрение руководству. Рассмотрение документа руководителем заканчивается нанесением резолюции, которая задает дальнейшее движение документа. Далее секретарь передает документы на исполнение.

После выполнения поручения исполнитель возвращает документ секретарю. Далее секретарь подшивает документ в дело, указав в регистрационно-журнальной форме номер и лист дела. Путь документа с момента его получения до момента подшивки в дело можно проследить на оперограмме, представленной в таблице 2.

Таблица 2 – Оперограмма движения входящей документации

Началом подготовки исходящего документа является создание проекта документа секретарем. К исходящим документам в СХП «Страт-Энерго»
относят: справки, письма. На рис. 4 представлена гистограмма, на которой приводится объем исходящей корреспонденции.
Как видно из гистограммы наибольший объем исходящей корреспонденции составляют письма.

Рис. 4 – Гистограмма соотношения исходящей корреспонденции

Исходящие документы, которые не требуют согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору. Все исходящие документы подлежат регистрации. В СХП «Старт-Энерго» ведется журнальная форма регистрации исходящих документов, поскольку секретарю важен учет документов.
Журнал регистрации исходящих документов включает в себя следующие графы:

После того, как секретарь зарегистрировал документ, он определяет необходимость тиражирования документа и при необходимости готовит список рассылки.
Исходящие документы из СХП «Старт-Энерго» отправляются по почте, электронной почте, а также с помощью факсимильной связи. После того как документ отправлен, либо почтой, либо через электронную почту, секретарь списывает второй экземпляр отправляемого документа в дело.

Процентное соотношение способов доставки и отправки документов в СХП «Старт-Энерго» представлено на рис. 5.
Началом подготовки внутреннего документа является создание проекта документа секретарем. К внутренним документам в СХП «Страт-Энерго»
относят: распоряжения, приказы, протоколы, служебные записки.

Документы, которые не требует согласования главного бухгалтера, передаются сразу на подпись директору.

Рис. 5 – Диаграмма соотношения способов доставки и отправки документов

На рис. 6 представлена гистограмма, на которой приводится объем внутренних документов.
Рис. 6 – Гистограмма соотношения внутренних документов
Как видно из гистограммы наибольший объем во внутренних документах составляют приказы и распоряжения. Пример оформления распоряжения показан на рис. 7. Можно заметить, что не совсем корректно оформлено согласование, лучше делать на оборотной стороне и в виде визы, а не грифа согласования.
Секретарь вносит информацию о внутреннем документе в соответствующий журнал регистрации и тиражирует документ.
Журнал регистрации внутренних документов включает в себя следующие графы:

В дальнейшем после исполнения секретарь подшивает документы в дело.

Рис. 7 – Пример распоряжения

В своей деятельности секретарь имеет дело со служебными записками, которые используются для переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами.

В течение рабочего дня секретарь выполняет самые различные технологические операции. Самыми многочисленными видами работ, которыми занимается секретарь, являются работы по документному обслуживанию руководителя (таблица 3).

Таблица 3 – Фотография рабочего дня

Наименование технологической операции Начало, ч, мин Конец, ч, мин Общее время, мин Выработка, единицы работы Начало работы Подготовка рабочего места 1 место Просмотр и сортировка и регистрация почтовой корреспонденции 10 писем Ответ на телефонный звонок 1 абонент Приготовление чая для начальника 1 чашка Разборка поступивших факсов 3 факса Просмотр электронной почты 15 сообщений Представление документов на рассмотрение начальнику 10 документов Обзвон участников совещания 5 абонентов Подготовка комнаты для совещания Прием телефонных звонков 30 абонентов Уборка помещения после совещания Обеспечение приема посетителей 14 посетителей Соединение начальника с абонентами 3 абонента Обед Соединение начальника с абонентами 30 абонентов Согласование проектов с начальником 13 документов Подписание документов 20 документов Заверение копий документов 15 копий Распечатка найденных данных 8 документов Предоставление данных на рассмотрение начальнику 14 документов Уборка рабочего места 1 место Окончание рабочего дня

Чтобы грамотно и максимально быстро выполнять работу под рукой секретаря должны быть четко разработаны делопроизводственные инструкции. Они позволят минимизировать ошибки в оформлении документов. Кроме того, он должен пользоваться общепринятыми рекомендациями по ведению телефонных переговоров и приема посетителей, т.к. на прием посетителей и телефонные разговоры уходит большая часть рабочего времени секретаря.

Секретарь – это связующее звено между всеми сотрудниками СХП «Старт-Энерго» и его клиентами. От качества его работы зависит эффективность функционирования предприятия.

Что такое нормирование труда

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

• повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
• оптимизации их численного состава;
• иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Кто такой хронометражист

Трудовую деятельность любого специалиста, особенно если это производственный процесс, можно разделить на операции и элементы. Цель привлечения в организацию хронометражиста — разработать нормативы основного и дополнительного времени, проверить обоснованность норм выработки, определить и впоследствии закрепить наиболее рациональный режим работы для данного подразделения организации.

Этот работник должен обладать определенными навыками и знаниями, в частности, знать, как изучать трудовой процесс, какие именно хронометражные наблюдения подойдут в данном случае, порядок их проведения, уметь обработать и проанализировать результаты своей работы. Уметь пользоваться приборами для фиксации затрат рабочего времени. Понимать основы физиологии и психологии труда, разбираться в организации труда.

Как следует из названия, в обязанности этого работника входят хронометражные наблюдения выполнения отдельных элементов операций технологического процесса. Измеряя, обрабатывая и анализируя трудовой процесс, хронометражист получает данные, которые ложатся в основу нормирования отдельных операций.

Результатом работы хронометражиста является аналитический отчет по результатам наблюдений. На его основе отбираются наиболее рациональные элементы операций для включения их в нормативы времени, можно проследить, где происходят потери рабочего времени, установить причины их возникновения и дать заключение о необходимых затратах времени, а также предложить мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

Осовремененной сутью этой должности является так называемая фотография рабочего дня, когда сами работники в течение определенного времени ведут временной учет операций по своей работе. Потом все это анализируется, и делаются выводы относительно затрат на ту или иную операцию трудового процесса.

Как определить нормы труда

Нормы труда определяются с помощью хронометража. Перечислим основные процедуры в организации хронометража рабочего времени:

• готовится форма документа, в которую будут вноситься результаты хронометража. Для конкретной должности или трудовой функции может составляться определенная форма;
• организуется сбор данных. Его проводит наблюдатель, который следит за выполняемой работой сотрудника и вносит информацию о его трудовой деятельности в подготовленную форму;
• проводится систематизация данных, которые были получены в процессе проведения хронометража.

Рабочий процесс анализируют на основе стандарта выполняемой работы. Выбираются оптимальные варианты технологии работы, организации рабочего места, позволяющие получить наилучшие результаты труда. Также пересматривается режим работы и отдыха трудящихся.

По окончании процедуры работодатель устанавливает необходимые нормы труда для нормальной работы организации.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.