Когда выплачивать средний заработок при командировке?
Содержание
Как известно, при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Рассчитывайте зарплату командированного работника в веб-сервисе Рассчитать бесплатно
Порядок выплаты среднего заработка действующим законодательством не предусмотрен. Вместе с тем условия оплаты труда, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты являются обязательными для включения в трудовой договор (абз. 5 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). Работодатель обязан выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка, трудовыми договорами.
Конкретные сроки выплаты зарплаты (конкретные числа календарного месяца) Трудовым кодексом не определены. Но при этом статьей 136 ТК РФ определен максимально допустимый промежуток времени после окончания отработанного периода, в который должна быть выплачена часть зарплаты за этот период. Согласно этой норме, зарплату нужно выплачивать не позднее 15 дней со дня окончания периода, за который она начислена. При этом перечислять ее необходимо не реже, чем каждые полмесяца.
По мнению авторов письма, данным правилом нужно руководствоваться и при выплате среднего заработка за время командировки. Сроки выплаты среднего заработка во время служебной командировки следует прописать в локальном нормативном акте (например, в положении о командировках). При этом они должны быть аналогичны срокам, которые установлены статьей 136 ТК РФ для выплаты зарплаты, отметили в Минтруде.
Дни, проведенные работником в командировке, должны оплачиваться, как и любые рабочие дни. Но если командировочные дни придутся на выходной день или праздник, их оплачивают по двойной ставке. Всегда ли это обязательно и какие бывают варианты, вы узнаете из нашей статьи.
Порядок оформления командировки в выходной день
Чтобы отправить сотрудника в командировку на выходные или праздники, надо получить его согласие. Работодатель издает распоряжение, на которое работник оставляет письменное согласие. Однако если командировка длится больше недели и включает в себя выходные дни для отдыха, письменное подтверждение не требуется.
Выделяют следующие случаи, когда на дни командировки попадают выходные и праздники:
- командировка длительная, больше недели, при этом работник проводит выходные в командировке и не занимается работой;
- командировка длительная, и в выходные сотрудник выполняет трудовые обязанности;
- время отправления или прибытия из командировки совпадает с выходными или праздничными днями.
Особенности расчета оплаты командировки
Отправляя работника в командировку, работодатель обязан взять на себя расходы по оплате проживания, проезда, связи и другие предусмотренные затраты. Это суточные расходы, они являются фиксированной суммой и закреплены в локальных актах предприятия. За рабочие и выходные дни положена одинаковая сумма суточных. Кроме того, сотруднику выплачивается зарплата за дни командировки (командировочные), в том числе выходные и праздничные.
Расчет командировочных в рабочие, выходные и праздничные дни делают, исходя из среднего заработка, а не зарплаты:
Средний заработок = Фактически начисленная з/п за 12 мес. / Фактически отработанные дни за 12 мес.
В некоторых организациях командировки оплачиваются по фактической зарплате. Такой вариант допускается, если фактический заработок будет выше среднего заработка, иначе права работника будут нарушены. Тем же способом оплачиваются дни в дороге и дни задержки в командировке.
Когда командировка выпадает на выходные дни, работник теряет дни отдыха. Потерянные выходные нужно компенсировать одним из способов:
- увеличить оплату таких дней в два раза;
- предоставить работнику дополнительный выходной.
Чаще используется первый вариант, однако работник по желанию может получить дополнительный выходной. Сотруднику будут предоставлены дни отдыха за каждый рабочий выходной в командировке. Тогда работа в командировке оплачивается по стандартной ставке, в однократном размере.
Сотруднику нужно назначить компенсацию, только если известно, что в выходные дни он работал. Если он использовал выходные для отдыха и не выполнял трудовые обязанности, компенсировать их не нужно. Для праздничных дней действуют аналогичные правила.
Выходные дни в пути
За часы праздников и выходных, проведенные командированным работником в дороге, тоже полагается оплата в двойном размере. При этом начисляются и суточные.
Чтобы установить обязательства работодателя по оплате командировки, нужно определить время ее начала и завершения. Начало командировки выпадает на день отправления транспорта от места работы. Днем возвращения считают день приезда обратно к месту постоянной работы. Дорога от офиса до вокзала или аэропорта не включается в расчет, как и время ожидания отправления.
При нахождении в пути в выходные или праздничные дни для оплаты учитываются часы, проведенные в дороге. Даже если отправление в командировку состоялась в 23:00 часов, этот день нельзя считать свободным. Аналогично при прибытии в выходной или праздничный день в час ночи, этот день оплачивается в двойном размере. За неполные дни командировки суточные выплачивают в полном размере. Данный вопрос не полностью урегулирован законодательством, поэтому рекомендуем закрепить порядок оплаты дней в пути в локальных нормативных актах организации.
Учет командировочных расходов
Согласно ФЗ «О страховых взносах» и Налоговому кодексу, с командировочных расходов не нужно делать взносы в социальные фонды и уплачивать НДФЛ, если они соответствуют дневному лимиту:
- для командировок в РФ лимит составляет 700 рублей;
- для командировок за пределами РФ — 2500 рублей.
Для целей налога на прибыль можно учесть компенсации, предоставленные работникам за выходные, праздничные дни и дни в пути, если правилами организации предусмотрена возможность работы в выходные и праздники.
Отражение командировочных расходов в выходные дни не отличается от рабочих, и в бухучете осуществляется следующим образом:
| Дебет | Кредит | |
|---|---|---|
| Выплачены командировочные расходы | 71 | 50/51 |
| Оплата суточных, билетов, проживания | 20,23,44 и др. | 71 |
| Отражен НДС | 19 | 71 |
| НДС к вычету | 68 | 19 |
| Учтены прочие расходы | 20,44,10 и др | 71 |
| Возврат в кассу остатка | 50 | 71 |
| Возмещен перерасход | 71 | 50 |
| Начислен средний заработок за дни командировки или в двойном размере за выходные | 20 (44 и др.) | 70 |
| Начислены страховые взносы | 20 (44 и др.) | 69 |
| Удержан НДФЛ из суммы среднего заработка и суточных сверх лимита | 70 | 68 |
| Выплачен средний заработок | 70 | 51 |
| Перечислена в бюджет сумма НДФЛ | 68 | 51 |
Ответственность за неоплату командировки в выходные дни
Закон предусматривает административную ответственность за нарушение ТК РФ организацией и должностными лицами. Чтобы не получить штраф, нужно соблюдать и знать все права работника, в полном размере оплачивать труд в выходные и праздники и предоставлять работнику дополнительные дни отдыха.
Возникают сложности с учетом командировочных расходов? В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия удобно вести учет расходов, начислять зарплату, рассчитывать и платить налоги и отправлять отчетность. Оцените преимущества сервиса бесплатно на пробном периоде 14 дней.
По нашему мнению, если сотрудник не работал, за ним необходимо сохранить заработную плату, а если он работал, то необходимо оплатить этот день в соответствии со статьей 153 ТК РФ, то есть в двойном размере (оплаты труда или среднего заработка).
Обоснуем ответ.
При направлении сотрудника в служебные командировки ему гарантируется сохранение среднего заработка (ст. 167 ТК РФ). Из п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение), следует, что средний заработок сохраняется за сотрудником за отработанные по графику отправляющей организации рабочие дни в месте командировки. При этом оплата труда в случае привлечения сотрудника к работе в выходные или нерабочие праздничные дни должна осуществляться в соответствии с трудовым законодательством (п. 5 Положения).
Указом Президента РФ от 01.06.2020 № 354 определен день общероссийского голосования по поправкам в Конституцию РФ – 1 июля 2020 года (среда).
Законом от 14.03.2020 № 1-ФКЗ (далее – Закон № 1-ФКЗ) установлено, что если днем голосования определен рабочий день, то этот день будет нерабочим днем. Оплата работникам за этот день производится по правилам, установленным ТК РФ для оплаты нерабочих (праздничных) дней (ч. 5 ст. 2 Закона № 1-ФКЗ).
Трудовое законодательство оперирует такими понятиями, как календарный день, рабочий день, выходной день, нерабочий праздничный день. Понятия «нерабочие дни» трудовое законодательство не содержит.
Если 1 июля 2020 года не является рабочим днем командирующей организации, то оплата по среднему заработку в данной ситуации производиться не должна.
При оплате выходных дней в командировке действует следующее правило.
Если сотрудник находится в месте командировки в выходной день, но при этом не работает, то оплата ему не положена (см. определение Верховного Суда Республики Коми от 09.07.2012 по делу № 33-2838АП/2012).
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для учета рабочего времени организации могут применять формы № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», № Т-13 «Табель учета рабочего времени», утвержденные постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо утвердить эти формы самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Поскольку фактически сотрудник находится в командировке, то в Табеле учета рабочего времени целесообразно проставлять коды К (06). Но и проставление кода, которым отмечается нерабочий день в организации, ошибкой не будет.
Если сотрудник работал 1 июля, то оплатить это день в соответствии с Законом № 1-ФКЗ необходимо как нерабочий (праздничный). В ТК РФ только одна норма подходит под это определение – это статья 153 ТК РФ. Поэтому 1 июля сотруднику необходимо оплатить по правилам ст. 153 ТК РФ.
Она предусматривает, что оплата за работу в нерабочие праздничные дни производится:
- сдельщикам – не менее чем по двойным сдельным расценкам;
- работникам с дневными (часовыми) тарифными ставками – в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;
- работникам на окладе – в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась в пределах месячной нормы рабочего времени. Если сотрудник отработал сверх месячной нормы, то в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада.
Кроме того, за работу в нерабочий праздничный день по желанию сотрудника ему можно представить другой день отдыха. В этом случае оплату за этот день необходимо произвести в одинарном размере. А на выходной день уменьшить норму того месяца, в котором он будет предоставлен (письма Минтруда России от 18.02.2013 № ПГ/992-6-1, от 26.10.2018 № 14-2/ООГ-8551).
Таким образом, можно сделать следующий вывод:
- если сотрудник отработает выходной день в командировке, но в дальнейшем ему будет предоставлен отгул, ему необходимо произвести оплату в одинарном размере;
- если сотрудник в месте командировки отработает выходной день и в дальнейшем ему не будет предоставлен отгул, то за этот день ему положена оплата не менее чем в двойном размере.
Напомним, что работа в выходные и нерабочие праздничные дни возможна только в случаях, предусмотренных ТК РФ (ч. 1 ст. 113 ТК РФ). Поэтому привлечь сотрудников с графиком работы с понедельника по пятницу к работе в этот день можно только с их согласия и на основании приказа руководителя.
Если сотрудник работал 1 июля 2020 года в командировке, то в табеле можно проставить код РВ (03). Также не будет ошибкой указание а табеле кода К (06), а также любого иного кода, который может утвердить работодатель в локальных документах.
