Командировка в табеле учета рабочего времени

В организации используется табель учета рабочего времени формы N Т-13. При направлении работника в командировку в выходной день в табеле этот день отмечается как «К/РВ». Соответственно, в колонке «Данные для начисления заработной платы по видам…» указывается количество дней, которые работник отработал в свой выходной день («РВ»), а в колонке «Неявки по причинам» — количество дней, в которые он был в командировке («К»). Таким образом, один и тот же день указывается дважды.
Правильно ли это?

22 мая 2020

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
В графах раздела «Неявки по причинам» табеля учета рабочего времени указывать количество дней, в которые работник был в командировке и одновременно привлекался к работе в свой выходной не нужно.

Обоснование позиции:
В соответствии с частью четвертой ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.
Форму первичного учетного документа, используемого при выполнении этой обязанности, организации частного сектора должны определить самостоятельно, что следует из ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». При этом не запрещено разработать собственную форму на основе одной из унифицированных форм табеля учета рабочего времени, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее — Постановление N 1), либо же установить, что для учета рабочего времени используется форма N Т-12 или форма N Т-13 без изменений.
В унифицированной форме табеля учета рабочего времени формы N Т-13 (далее — также Табель) для обозначения времени командировки установлены буквенный код «К» и цифровой код «06». Отметки в Табеле о причинах неявок на работу производятся на основании приказа о направлении работника в командировку, в котором зафиксирован период служебной поездки работника в календарных днях, а также на основании проездных документов. В табеле учета рабочего времени все дни командировки, включая выходные и нерабочие праздничные дни, отмечаются кодом «К» или «06». В противном случае (если отмечать как дни командировки только рабочие дни) из Табеля не будет видно, что это единый период командировки. Выполнение работником служебного поручения в выходные или нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период командировки, работодателю также необходимо отразить в табеле учета рабочего времени. Как следует из вопроса, работодателем в этом случае используется код «К/РВ».
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением N 1, не содержат информацию о том, каким образом заполняются графы в разделах Табеля «Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат» и «Неявки по причинам» в случае, если работник в выходной день был в командировке и привлекался в этот день к работе. Нормативными правовыми актами этот вопрос не урегулирован. Разъяснений компетентных органов по этому вопросу нам обнаружить не удалось.
Вместе с тем, на наш взгляд, при заполнении этих разделов Табеля следует учитывать следующее.
Трудовое законодательство различает рабочее время и время отдыха. Исполнять свои трудовые (должностные) обязанности работник должен в течение рабочего времени, установленного правилами внутреннего трудового распорядка и условиями трудового договора (ст.ст. 21, 56, 91 ТК РФ). А время отдыха — это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 ТК РФ). Иными словами, в дни, которые не являются для работника рабочими, он не обязан являться на работу для исполнения своих обязанностей. Соответственно, неявки возможны лишь в рабочее время.
Поэтому полагаем, что при определении количества дней (часов) неявок должны учитываться только дни отсутствия работника в рабочие по его графику дни. Соответственно, в Табеле в графах раздела «Неявки по причинам» указывать количество дней, в которые работник был в командировке и одновременно привлекался к работе в свой выходной, на наш взгляд, не нужно*(1).
Количество таких дней указывается только в разделе «Данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат» (код вида оплаты — «РВ»). Оплачиваются такие дни по правилам ст. 153 ТК РФ*(2).
Также отметим, что информация о том, что работник в этот день был в командировке, в любом случае зафиксирована в табеле учета рабочего времени. Дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), в том числе за выходной день, начисляются на основании приказа о направлении работника в командировку, а не на основании указанного документа. Таким образом, отсутствие в графе раздела «Неявки по причинам» указанных в вопросе дней не является основанием для неначисления работнику за такие дни денежных средств и не несет никаких правовых последствий.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

30 апреля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Чтобы сотрудника отправить в командировку, необходим приказ. Основанием может считаться билет, служебная записка, удостоверение.

Отображается командировка в табеле кодом – К. Но иногда поездка приходится не только на рабочий день:

1. Если командировка совпала с больничным, то отображается это так: в верхней строке листа ставится буква К, в нижней Б.
2. Если работник отправился в поездку в выходной день: в верхней строке ставится К, в нижней В. При этом следует отметить, что начисления осуществляются за выходной период в 2 раза больше, в соответствии с законодательством.
3. Если сотрудник вернулся из командировки в выходной или праздничный день, отображение осуществляется следующим образом: вверху – К, внизу – В. Оплачивается в двойном тарифе.

Учет рабочего времени

Важно, чтобы командировка в табеле отображалась правильно, от этого напрямую зависит сумма зарплаты. Как она начисляется, периодически проверяется налоговой службой. Во время проверок все документы подлежат рассмотрению, а выплаты перерасчету.

Заполнение реестра необходимо для правильного учета трудового времени сотрудника. Табель содержит таблицу, в которой по кодовым названиям осуществляется расшифровка.

Нормативная база

Табель является обязательным документом, который имеется в любом компании. Он нужен для подтверждения, что рабочая поездка действительно была.

Если возникает спор, то документ послужит доказательством правдивости слов сотрудника. Отсутствие документа наказывается в соответствии с законодательством РФ. В целом нормативно-правовая база в 2020 году не изменилась в сравнении с 2020 годом.

Согласно ч. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатель должен вести учет времени, отработанного сотрудником. Существуют специальные формы N – T-12, Т-13.

Табель – это учетный документ, причем первичный. Обязательно в нем должна быть отображена информация, в соответствии с п. 2 ст. 9 ФЗ-402.

Командировка в табеле

Существует ряд правил, как в табеле отмечать командировку. Рассмотрим более подробно каждый из нюансов.

Как обозначается?

Как отображается поездка и какое обозначение применяется, уже выяснили. Но нужно учитывать, что при заполнении документа не проставляются часы.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ, сотрудник получает начисления за время командировки, как средний заработок. Поэтому учет часов, проведенных в поездке, не требуется.

Узнайте, как рассчитывается командировка.

Интересует возмещение расходов, связанных со служебной командировкой ?Смотрите .

Считается ли рабочим днем?

Для того чтобы понять, как расценивается командировка, необходимо дать определение этому понятию. Итак, командировка – это трудовая поездка работника в целях осуществления поручений не на месте постоянной занятости.

То есть, сотрудник выполняет определённое задание, а не трудовую функцию, указанную в договоре.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ, командировочное время не считается как рабочее. Но и назвать неявкой его тоже нельзя, опираясь на ст. 166 ТК РФ.

Поэтому трудовая поездка выделяется в иную категорию и отображаются в табеле.

В выходной день

При совпадении поездки с выходным днем могут возникнуть следующие ситуации:

1. Сотрудник был в командировке, но не работал. В таком случае в табеле ставится код «В».
2. Сотрудник был в командировке и работал, тогда проставляется код «РВ».

Если сотрудник взял больничный

Согласно нормам законодательства, нельзя по инициативе работодателя отправлять сотрудника, который находится на больничном, в командировку.

Если он сам изъявил желание отправиться в поездку, то следует учитывать, что оплаты больничного не будет. А в табеле, в таком случае, отображается под кодом «К».

Бывает так, что сотрудник заболел прямо во время поездки. Тогда отображение осуществляется по двум кодам.

Сверхурочное время

Когда работник работал сверхурочно, то в документе проставляется это как «К/С» с обозначением, сколько часов было отработано.

Но могут возникнуть сложности со сбором документов, доказывающих данный факт. Можно попросить справку в компании, где непосредственно осуществлялась трудовая деятельность. После этого бухгалтером будет произведен расчет.

Правила заполнения документа

При заполнении табеля, необходимо учитывать общие правила:

1. Документ должен быть полностью заполнен в течение месяца после рабочей поездки.
2. Под конец периода учитываются все трудовые часы.
3. В табеле необходимо проставить все явки и неявки.
4. В строке сверху проставляются обозначения: выходной, командировка.

Табель необходим для проведения бухгалтерских расчетов. При этом к документу выдвигаются требования:

1. Разрешено вести в бумажном варианте, а после подписывать в бухгалтерии.
2. Можно заполнять в электронном варианте с соответствующей подписью.
3. При исправлениях в табеле необходимо ставить дату, когда были внесены изменения и фамилию.
4. При изъятии должна быть сделана копия и предоставлена в бухгалтерский документооборот.

Табель содержит данные:

1. Как называется документ и число, когда он был составлен.
2. Как называется организация.
3. Строки – в них отображается явился или нет сотрудник на работу.
4. Какая единица измерения (часы и дни).
5. Кто ответственный за ведение документа.
6. Подписи утверждающих лиц.

При отсутствии хотя бы одного из пунктов документ признается недействительным.

Следует учитывать, что днями пребывания в поездке считаются:

• выезд и приезд;
• трудовые;
• выходные, праздничные при совпадении;
• больничные.

Не каждая трудовая поездка признается командировкой. Те, что осуществляются в течение 1 дня и по местности не отображаются. Их проставляют в учетной таблице под кодом – Я.

Как правильно отобразить?

Как указать дни, проведенные в рабочей поездке, уже выяснили. Но у кадровых работников нередко возникают трудности в заполнении. Глядя на примеры, можно понять, как правильно отобразить.

Первый пример:

Иванов А.В. трудится в ООО «РиК» менеджером и с 01.03.2017 по 15.03.2017 он был в рабочей поездке. 4 и 5 – выходные дни и работа не осуществлялись. Поэтому в табеле проставляются дни как — В, остальные – К.

Второй пример:

Читайте о командировочных расходах за границу.

Имеет ли право работник отказаться от командировки? Информация .

Как оплачивать командировку в выходные дни? Подробности в этой статье.

Образец

Образец командировки в табеле учета рабочего времени имеется у каждого кадрового сотрудника. Он представлен в таблице:

Номер по порядку	ФИО работника, должность, номер по табелю	Отметки явка/неявка
		3	6
15	Муслимова Мария Петровна	к/с	к/с
		2	2

Как видно, 3 и 6 числа Муслимова М.П. была в служебной командировке и трудилась приблизительно 4 часа.

Образец табеля учета рабочего времени формы Т-12 ,

образец табеля учета рабочего времени формы Т-13 .

Заполнять табель обязательно нужно правильно. Если допустить ошибку, то в будущем возможны проблемы с различными службами.