Командировочные расходы в налоговом учете

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

Заключить контракт с зарубежными партнерами, закупить оборудование или организовать работу филиала в другом регионе — эти и многие другие производственные задачи можно решить только отправив сотрудников в командировку. При этом работникам возмещают расходы на проживание в гостинице, проезд и, кроме того, выплачивают суточные. Перед бухгалтером фирмы встает вопрос: в каких регистрах налогового учета их нужно отразить? Можно ли не вести регистры, а использовать для расчета налога на прибыль данные бухгалтерского учета? Ответы на эти вопросы вы узнаете из нашего материала.

Какие командировочные расходы учитывают при налогообложении?

Скажем сразу, что учесть при налогообложении расходы на командировку вы сможете только в том случае, если поездка связана с деятельностью предприятия. Этого требуют налоговые органы. На это указано в п.9 разд.5.4 Методических рекомендаций по применению главы 25 Налогового кодекса РФ «Налог на прибыль организаций». Но сначала давайте разберемся, какие затраты организации считаются командировочными. Для этого обратимся к п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ. Здесь сказано, что в состав прочих расходов, которые уменьшают налогооблагаемый доход, включают следующие затраты: на проезд к месту командировки и обратно, на проживание в гостиницах, суточные, на оформление виз, паспортов и приглашений. Кроме того, к командировочным расходам относят различные сборы: консульские, аэродромные, за право въезда, транзита и т.д. На самых распространенных из них остановимся подробнее.

Итак, расходы на проезд. Прежде всего, это стоимость билетов на самолет или поезд. А также деньги, уплаченные за услуги по предварительной продаже (бронированию) билетов и за страховку пассажиров. Кроме того, это оплата постельных принадлежностей в поездах и проезда общественным транспортом (кроме такси) к станции (пристани, аэропорту). На все эти расходы можно уменьшить налогооблагаемый доход без ограничений. Единственное условие: такие расходы должны быть документально подтверждены. То есть у вас на руках должны быть билеты, квитанции и другие документы. А как быть, если, скажем, билеты утеряны, но директор все же решил оплатить проезд командированному?

Налоговый учет расходов на зарубежную командировку

В этом случае учесть затраты на проезд при налогообложении вам не удастся. Впрочем, можно обратиться в кассы вокзала или в авиакомпанию, где покупали билеты. И если вам там помогут — выпишут документы, подтверждающие, что работник действительно купил билеты, тогда, рассчитывая налог на прибыль, можно будет на их стоимость уменьшить доходы.

Теперь поговорим о затратах на проживание в гостиницах. Сюда же относят и стоимость дополнительных услуг, оказываемых отелями. Скажем, суммы, потраченные в парикмахерской или прачечной гостиницы. Все расходы на проживание также можно исключить из налогооблагаемых доходов. Никаких ограничений здесь нет. Нужны лишь счета из гостиницы. А как быть с затратами на жилье, если нет подтверждающих документов? Если речь идет о командировках в России, то бухгалтер должен возместить работнику расходы из расчета 12 руб. в сутки (Постановление Правительства РФ от 2 октября 2002 г. N 729). Если же ваш сотрудник не привез соответствующие документы из-за рубежа, тогда нужно руководствоваться нормами, указанными в Приказе Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Правда, учесть такие расходы при налогообложении вы, разумеется, не сможете. Ведь расходы на жилье, возмещенные командированному, документами не оформлены.

Теперь о суточных. Их размер для целей налогообложения нормируется. Норматив установлен Правительством РФ в Постановлении от 8 февраля 2002 г. N 93. Здесь сказано, что организация вправе выплатить своему работнику не более 100 руб. за каждый день командировки в пределах России. Что же касается заграничных поездок — здесь для каждой страны установлена своя норма в долларах США (Приказ Минфина России от 12 ноября 2001 г. N 92н). Отразить суточные в налоговом учете несложно. Вам достаточно сравнить фактически истраченную сумму с нормативной величиной. Ту часть, что соответствует нормативу, исключают из налогооблагаемого дохода. Сверхнормативные расходы при налогообложении прибыли не учитывают.

Как получить данные о командировочных расходах из бухучета для расчета налога на прибыль?

В этом случае нужно взять дебетовый оборот субсчета «Командировочные расходы» счета 26 «Общехозяйственные расходы» (или счета 44 «Расходы на продажу»). Однако может быть, что командировка связана с покупкой какого-то имущества, скажем, партии материалов, и расходы на командировку включены в их стоимость. Ведь на счете 10 «Материалы» учитываются все фактические затраты по приобретению материалов. В этом случае нужно взять сумму, списанную с кредита субсчета «Расчеты по командировочным» счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счета 10 «Материалы».

Однако суммы командировочных расходов, которые взяли из бухучета, для целей налогообложения придется скорректировать. Ведь в бухгалтерском учете суточные не нормируются. Значит, суммы, отраженные там, нужно уменьшить на сверхнормативные суточные, а также на те расходы командированного, которые не подтверждены документами. Для этого составляют специальный расчет. Его можно составить в произвольной форме.

Пример 1. ЗАО «Продэкспорт» 23 мая 2003 г. направило своего сотрудника, Лалетина А.П., в Венгрию на 4 дня (с 23 по 26 мая 2003 г.). Цель командировки — заключить контракт на импорт в Россию консервированных овощей.

В приказе руководителя было сказано, что при командировках в Венгрию работникам выплачивают суточные из расчета 53 долл. США в день (то есть в пределах установленных норм), а по территории России — 500 руб. Сотруднику выдали аванс — 600 долл. США и 25 000 руб.

23 мая 2003 г., когда валюту получили в банке и выдали ее работнику, курс доллара США, установленный Центральным банком РФ, составил 30 руб. 83 коп. Такой же курс сохранился и на день, когда был утвержден авансовый отчет (26 мая 2003 г.).

Вернувшись из командировки, Лалетин А.П. представил в бухгалтерию: отчет (форма N Т-10а) о выполнении задания, копию загранпаспорта, авиабилет Москва — Будапешт — Москва стоимостью 23 700 руб.

А вот документа, подтверждающего расходы на проживание, то есть счета из гостиницы, у Лалетина А.П. не было. Поэтому бухгалтер рассчитал расходы по найму жилого помещения исходя из норм, установленных Приказом Минфина России от 4 марта 2002 г. N 15н. Для командировок в Венгрию эта норма составляет до 75 долл. в сутки. Итого затраты на проживание составили 300 долл. США (4 дн. x 75 USD), а суточные за рубежом — 159 долл. США (53 USD x 3 дн.).

Всего работник израсходовал:

• 23 700 руб. — стоимость билета на самолет;
• 500 руб. — суточные за день прибытия в Россию;
• 4901,97 руб. (159 USD x 30,83 руб/USD) — суточные за рубежом;
• 9249 руб. (300 USD x 30,83 руб/USD) — затраты на проживание в гостинице.

То есть бухгалтер включил в общехозяйственные расходы предприятия командировочные в сумме:

23 700 руб. + 500 руб. + 4901,97 руб. + 9249 руб. = 38 350 руб. 97 коп.

В учетной политике для целей налогообложения записано, что налогооблагаемая прибыль рассчитывается путем корректировки данных бухгалтерского учета. А отчетными периодами по налогу на прибыль являются I квартал, первое полугодие и 9 месяцев.

Чтобы упростить пример, предположим, что больше в первом полугодии командировок не было.

В бухгалтерском учете ЗАО «Продэкспорт» были сделаны записи.

23 мая 2003 г.:

Дебет 71 Кредит 50

• 25 000 руб. — выданы Лалетину А.П. деньги в рублях на командировочные расходы;

Дебет 71 Кредит 50

• 18 498 руб. (600 USD x 30,83 руб/USD) — выдана Лалетину А.П. валюта на командировочные расходы.

26 мая 2003 г.:

Дебет 50 Кредит 71

• 800 руб. (25 000 — 23 700 — 500) — внесены в кассу оставшиеся рубли;

Дебет 50 Кредит 71

• 4347 руб. 03 коп. ((600 USD — 159 USD — 300 USD) x 30,83 руб/USD) — внесена в кассу неизрасходованная валюта;

Дебет 26 субсчет «Командировочные расходы» Кредит 71

• 38 350 руб. 97 коп. — включены в состав общехозяйственных расходов затраты на командировку в Венгрию.

Чтобы скорректировать данные бухучета для целей налогообложения, бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил следующий расчет.

Корректировка командировочных расходов для целей налогообложения за первое полугодие 2003 года

N п/п	Показатели	Сумма, руб.
1	Общехозяйственные расходы, списанные с кредита субсчета «Командировочные расходы» счета 26 в дебет субсчета «Себестоимость продаж» счета 90, в том числе:
1.1	— расходы на проезд	23 700
1.2	— затраты на проживание	9 249
1.3 1.4	суточные — по России — за рубежом	500 4 901,97
Итого по строке 1:	38 350,97
2	В целях налогообложения сумма командировочных расходов уменьшается на:
а) сумму, превышения фактически выплаченных суточных над их нормативной величиной по территории России (100 руб/сут.)	400
б) сумму превышения фактически выплаченных суточных над их нормативной величиной за границей (по нормам Постановления Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93)	—
в) сумму возмещения затрат на жилье в России, которые документами не оформлены	—
г) сумму возмещения затрат на жилье за границей, которые документами не оформлены	9 249
Итого по строке 2:	9 649
3	Командировочные расходы, учитываемые при налогообложении прибыли (строка 1 — строка 2)	28 701,97

Бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» 28 701,97 руб. покажет по строке 010 Приложения N 3 к листу 02 Декларации по налогу на прибыль организаций за первое полугодие 2003 г.

Как отразить командировочные расходы в регистрах налогового учета, которые рекомендует МНС России?

Теперь рассмотрим, как отразить командировочные расходы организации, которая ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского. В этом случае часто применяют регистры, которые разрабатывают по рекомендациям МНС России. Их можно найти на сайте в Интернете по адресу www.nalog.ru/system.shtml.

Как мы уже отмечали, командировочные расходы отражают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Поэтому в налоговом учете сумму, которая уменьшает налогооблагаемый доход, нужно указать в Регистре учета прочих расходов. А как определить такую сумму? Специального регистра для расчета этой величины МНС России не предлагает. Поэтому расчет можно оформить в произвольной форме. А уже из этого расчета информацию переносят в регистр.

Пример 2. Изменим условия примера 1.

Предположим, что ЗАО «Продэкспорт» ведет налоговый учет отдельно от бухгалтерского в регистрах, разработанных по рекомендациям МНС России.

В конце мая 2003 г. бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» составил справку:

——————————————————————¬
¦ Расчет величины командировочных расходов, ¦
¦ которая уменьшает налогооблагаемые доходы ¦
¦ за полугодие 2003 г. ¦
¦ ¦
¦ 1. Фактические командировочные расходы — 38 350,97 руб. ¦
¦ 2. Суточные, которые превышают норматив, — 400 руб.¦
¦((500 руб. — 100 руб.) x 1 дн.). ¦
¦ 3. Затраты на проживание, рассчитанные по нормам и не¦
¦подтвержденные документами, — 9249 руб. ¦
¦ 4. Сумма командировочных расходов, учитываемая в целях¦
¦налогообложения в составе прочих расходов, связанных с¦
¦производством и реализацией, — 28 701,97 руб. (38 350,97 — 400 -¦
¦9249). ¦
¦ Расчет составил ¦
¦главный бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» Оботнина Ж.О.¦
L——————————————————————

В конце июня 2003 г. командировочные расходы, которые уменьшают налогооблагаемый доход, бухгалтер ЗАО «Продэкспорт» отразил в таком регистре налогового учета.

Регистр учета прочих расходов текущего периода

Дата операции	Вид расхода	Наименование объекта (операции)	Сумма, руб.	Общая сумма расходов, руб.
…
30.06.2003	Расходы на командировки	Командировка Лалетина А.П. в Венгрию в с 23 мая по 26 мая 2003 г.	28 701,97	28 701,97
…

И.А.Феоктистов

Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Комментарий

Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:

«расходы на командировки, в частности на:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;»

Дата признания командировочных расходов

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.

Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.

По налогу на прибыль, сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.

Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ). Это правило введено с 2017 года. До этого, суточные не облагались страховыми взносами полностью (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п.

Командировочные расходы. Отражение в налоговом учете

2 ст. 422 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.

По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.

1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 — 700) * 5.

1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.

Дата получения дохода работником по НДФЛ

Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.

Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Пример

Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.

Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).

Документальное оформление командировок

До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.

С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.

Поэтому, в настоящее время, командировочные расходы могут подтверждаться документами:

— подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника)

— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.)

— отчет о выполненном задании в произвольной форме

Дополнительно

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?

Как подтвердить дату начала и окончания командировки?

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете