Коммерческий запрос

Коммерческий запрос

Содержание

Автор статьи Элеонора Александровна Бакурская Время на чтение: 4 минуты АА

Запрос коммерческого предложения – это один из видов коммерческого письма. Такие запросы обычно содержат просьбу о предоставлении информации насчёт каких-либо товаров или услуг. Кроме того, нередко запросы создаются для уточнения уже имеющейся информации.

В данной статье мы расскажем о том, как правильно составить такое письмо, познакомим вас с его образцами. Также вы узнаете несколько техник, с помощью которых можно сделать запрос коммерческого предложения более эффективным и привлекательным для адресата.

Что такое коммерческие запросы?

Коммерческие запросы – разновидность коммерческих писем, основанная на просьбе о предоставлении подробной информации о товаре или услуге. Отправитель такого письма может запросить неизвестную информацию, а может просто уточнить уже имеющиеся данные. Коммерческое письмо нельзя путать с письмом-офертой. Запрос коммерческого предложения создаётся на основании буклетов, каталогов, объявлений, прейскурантов… Словом, на основании любой рекламной информации.

Возникла проблема? Позвоните нашему специалисту по таможенным вопросам:

Обязательные составляющие письма-запроса — запроса коммерческого предложения

Такое письмо имеет свободную форму, но в нём обязательно должны быть освещены некоторые моменты:

  • по какому поводу был совершен запрос;
  • о каком именно товаре хочет узнать отправитель;
  • условия и сроки оплаты товара.

Как грамотно составить письмо-запрос?

Чтобы получатель серьёзно отнёсся к отправителю, крайне важно составить запрос грамотно. Структура должна быть похожа на общую форму деловых писем.

Предлагаем вашему вниманию примерный порядок составления запроса.

  1. Данные обеих сторон сотрудничества (реквизиты).
  2. Дата написания, а также исходящий номер.
  3. Точный заголовок, освещающий суть вопроса.
  4. Непосредственное обращение к получателю.
  5. Описание цели письма.
  6. Суть письма (деловое предложение или просьба о конкретной информации).
  7. Предложение сотрудничества, ожидание успешной сделки.
  8. Искренняя благодарность за будущий ответ.
  9. Подпись адресанта (занимаемая должность, фамилия, инициалы).

Образец запроса коммерческого предложения

Примеры, которые вы прочтёте далее – это лишь общая форма запроса коммерческих писем. Придерживаясь общего плана, можно составлять уникальные письма. Главное – грамотность и чёткость формулировок.

  1. «Уважаемые господа!

Наша организация – известный и амбициозный производитель верхней одежды. В связи с нашими производственными нуждами, мы хотим приобрести большую партию пуговиц для пальто и плащей.

Можете ли вы оформить для нас коммерческое предложение на покупку соответствующего товара? Нашей фирме требуется (указать количество) пуговиц. Дополнительно укажите точную стоимость перевозки.

Ожидаем ваш детальный ответ.

Должность, ФИО, подпись»

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания.

  1. «Уважаемые господа!

В течение 5 лет наша компания продала в (указать страну, город) много различной бытовой техники. Мы продаём технику как отечественных, так и заграничных брендов.

Наши сотрудники посетили вашу недавнюю выставку в (указать страну, город), и представленная продукция вызвала у нас живой интерес.

Если вы согласны с тем, чтобы наша компания продавала ваши изделия, просим ответить на данное письмо предложением о поставке. Пожалуйста, приложите к нему подробные технические характеристики всех позиций. Мы не только продаём технику, но и предлагаем всем покупателям качественное сервисное обслуживание, поэтому нареканий на ваши изделия у них не будет.

Надеемся на быстрый ответ.

С уважением,

Должность, ФИО, подпись»

Крайне желательно, чтобы запрос коммерческого предложения был подписан уполномоченным лицом или начальником компании. Оформлять такой запрос следует на бланке вашей фирмы.

Техники и сценарии для составления запроса

Стоит понимать, что запрос коммерческого предложения – это не просто письмо, а чёткий и продуманный план сотрудничества. Сначала его нужно сочинить, а уже потом – перенести на бумагу. В идеале ваша компания должна заранее иметь несколько заготовок таких писем «на все случаи жизни».

Не нужно забывать, что в современном мире больше всего ценится оригинальность. Обладая оригинальностью и остроумием, можно продать даже некачественный товар. Впрочем, мы не рекомендуем вам этого делать.

Пять оригинальных сценариев, с помощью которых можно создать запрос коммерческого предложения:

  1. Письмо после телефонного разговора с представителем компании. В нём можно написать: «Как мы и обещали во время телефонного разговора, отправляем вам своё предложение». Это очень простой приём, но он вызывает доверие у получателя письма, ведь вы сделали именно то, что пообещали. Значит, вашей компании можно доверять.
  2. Чёткий акцент на основную проблему. Применяя такой сценарий, вы можете предложить своему партнёру решение его проблемы. К примеру, владельцам интернет-магазина одежды можно сразу предложить виджет, позволяющий покупателям делать замеры вещей. В таком письме вы даёте понять, что ваше решение поможет устранить проблему и повысить прибыльность деятельности компании-получателя.
  3. Неожиданное, «шокирующее» заявление. Используя этот сценарий, вам придётся пофантазировать. Нужно зацепить клиента «холодным душем». Оцените недостатки деятельности клиента, оцените свои собственные возможности… И предложите то, от чего он не сможет отказаться! Можно даже немного приукрасить, но при этом не следует отходить от делового стиля письма.
  4. Строгая демонстрация предложения. Этот сценарий уместен в переписке между двумя серьёзными организациями. После обращения к адресату вы сразу должны перейти к сути письма. Выражаться следует сухо, но доброжелательно, проявляя заинтересованность в сотрудничестве. Использовать эту технику нужно лишь в том случае, если получатель уже знает, что именно вы хотите ему предложить.
  5. Презентация «товара лицом». Если в вашем коммерческом предложении есть определённые товары, то вы можете сразу прикрепить их фотографии и описать очевидные выгоды. Изображения товаров должны находиться в самом начале письма, и «изюминки» следует разместить на самом видном месте.

Главное – грамотность и чёткость формулировок.

Как составить запрос цены?

Запрос цены – вид запроса, который составляется в том случае, если организация хочет купить услуги или товары у другой компании, но для начала предпочитает узнать точную цену. Этот вид запроса отправляют Другое название такого письма – запрос котировок.

В запросе ценовых предложений указываются чёткие пожелания. Можно сразу написать, какой именно объём товаров или услуг необходим вашей компании, а можно сказать, что точный объём закупки будет зависеть от предложенных цен. Чтобы цена в письме-ответе была корректной, вы должны точно указать спецификацию выбранных товаров.

Кроме того, в запросе цены можно запросить данные об условиях оплаты, объёме контракта, уровне качества товара. Поставщики обычно стараются отвечать на такие письма сразу же, но вы можете назвать желаемую дату и время отправки ответа. Общая же форма запроса цены ничем не отличается от формы коммерческого запроса. Если ваши попытки приведут к ожидаемому результату, не забудьте про проверку контрагента. Это нужно сделать для своего же блага.

Где найти нового партнёра по бизнесу? Как начать участвовать в тендерах — советы начинающим участникам в тендерных торгах.
Информация о том, почему коммерческое предложение не является публичной офертой . В этой же статье вы найдёте определение публичной оферты и её значение во внешнеторговых операциях.

Резюмируем. Чтобы создать коммерческий запрос, нужно не только знать правильный алгоритм письма, но и обладать творческим мышлением. Если вам удастся, не отступая от делового стиля, оригинально «продать» свой запрос – вероятность положительного ответа сильно возрастёт. Поэтому все подобные запросы сначала тщательно продумываются, и лишь потом – составляются на бумаге.

Дополнительные сведения по теме вы найдёте в рубрике «Контрагенты».

Автор статьи Элеонора Александровна Бакурская Стаж юридической практики более 13 лет. Специализируюсь на финансовом праве, коммерческой деятельности, налоговом праве, страховании, гражданском праве. Написано статей 22

Бесплатная консультация по телефону:

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

  • Бланк и образец
  • Бесплатная загрузка
  • Онлайн просмотр
  • Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-отказа .docСкачать образец письма-отказа от сотрудничества .docСкачать образец письма-отказа от участия в мероприятии .docСкачать образец письма-отказа от предложения о работе .doc

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

  1. В начале письма напишите, для кого оно предназначено: укажите название организации, должность и ФИО ее представителя, на имя которого составляете ответ. Используйте вежливую форму обращения, поблагодарите за проявленного внимание к вашей компании и после этого переходите к сути послания.
  2. Обязательно сошлитесь на то письмо, в ответ на которое вы пишете отказ, укажите обстоятельства, которыми вызвана отрицательная реакция. Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.
  3. При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
  4. В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Запрос коммерческого предложения используется Заказчиками при определении начальной-максимальной цены договора/контракта методом сопоставимых рыночных цен. Данный метод является преимущественным для применения в соответствии с 44-ФЗ, так как отражает и учитывает малейшие ценовые колебания на рынках работ, услуг или товаров.
Для получения более точной информации о стоимости запрашиваемого предмета заказчику необходимо таким образом сформулировать запрос коммерческого предложения, чтобы он учитывал все аспекты формирования НМЦ будущей закупки такие как:

  • Количество товара, объём услуг или работ.
  • Сроки поставки/оказания/выполнения.
  • Срок и порядок оплаты, наличие и ли отсутствие авансирования.
  • Место выполнения работ/поставки товара/оказания услуг.
  • Наличие обеспечения заявки, обеспечения договора/контракта.

Образец письма запроса коммерческого предложения как документ никем не утвержден. Образец запроса КП может быть утвержден каждым заказчиком. Чем точнее будет сформирован запрос коммерческого предложения, тем более объективную начальную-максимальную цену будущей закупки получит Заказчик.
Запрос коммерческого предложения является более точным инструментом определения НМЦ по сравнению с информацией, полученной из открытых источников для неограниченного круга лиц без конкретизации частных моментов (общая информация с сайтов, рекламная информация из СМИ).
Образец запроса коммерческого предложения можно скачать ниже.
Если же Вам требуется помощь специалистов, то юристы Группы Компаний «Ценный Контракт» окажут полный спектр услуг в области конкурентных закупок.
Заказчикам: С услугами для заказчиков можно ознакомиться в этом разделе.
Поставщикам: С услугами для поставщиков можно ознакомиться в этом разделе.
Обучение: С услугами учебного центра можно ознакомиться в этом разделе.

2. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества

обрабатываемых документов

3. Вскрытию подлежит вся корреспонденция, поступающая в организацию

4. Конверты после вскрытия присылаемой корреспонденции всегда уничтожают

5. Факт поступления документа в организацию оформляется резолюцией руководителя

6.Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на любом

свободном месте первого листа документа

7. Отметку о поступлении документа в организацию можно проставлять на конверте

8. Все документы, поступившие в организацию, подлежат регистрации

9. Поступающие документы регистрируют в день поступления

10. Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения

Выберите правильный ответ.

К каждому заданию даны 3 варианта ответа, из которых только один верный. В бланке ответов поставьте под номером задания букву ответа, который на ваш взгляд является правильным.

1. Документы, поступившие не по адресу, следует

а) вернуть на почту

б) уничтожить

в) передать с курьером

2. Конверты поступивших документов

а) уничтожают

б) оставляют

в) в зависимости от ситуации

3. Факт поступления документа в организацию оформляют реквизитом

а) отметка о контроле

б) отметка о поступлении документа

в) отметка об исполнителе

4. Обязательной регистрации подлежат

а) экспресс-информация

б) рекламные письма

в) заявления граждан

5. Целью регистрации является

а) обеспечение учета и контроля

б) быстрый поиск документов

в) все вышеперечисленное

6. Процедура регистрации включает в себя

а) один этап

б) два этапа

в) три этапа

7. В индекс документа не входит

а) код по ОКУД

б) номер дела по номенклатуре

в) номер структурного подразделения

8. Жалоба или заявление, поступившие в адрес организации, имеют индекс

а)

б) № 18

в) № 18 о/к

9. Приказ по основной деятельности имеет индекс

а) 34 л/с

б) № 34

в)

10. Не подлежит регистрации

а) приказ по основной деятельности

б) жалоба гражданина

в) письмо информационного характера, присланное для сведения

11. Обязательной регистрации подлежит

а) документ, который по своему содержанию требует решения или ответа

б) программа совещания

в) планово-финансовая документация

12. Индивидуальные сроки исполнения устанавливает

а) исполнитель

б) руководитель

в) секретарь

13. Срок исполнения документа исчисляется

а) с момента поступления документа в организацию

б) с момента получения документа исполнителем

в) с даты поступившего документа

14. Срок исполнения документа может продлить

а) тот, кто его установил

б) исполнитель документа

в) руководитель

15. Документ считается исполненным

а) когда есть указание руководителя

б) когда проставлена отметка об исполнении

в) после регистрации документа

УРОВЕНЬ В.

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Документооборот — это ____________________ документов в учреждении с момента их __________________ или получения до завершения _________________ или отправления

2. Объем документооборота — это ___________________ поступающих и создаваемых документов за определенный период, обычно за год.

4. Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом

документооборота ________________________________ единиц в год.

5. Срок исполнения — это период времени, который отводится на

_____________________ документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его ___________________.

Задание 1. Изучите лекционный материал, рекомендуемую литературу.

Задание 2. Оформите журнал регистрации входящей корреспонденции

Дата

Реги-

Коррес-

Номер

Содер-

Резо-

Ис-

Срок

Отмет-

Номер

полу-

стра-

пон-

и дата

жание

люция

полни-

испол-

ка об

дела

чения

цион-

дент

доку-

тель

нения

испол-

ный

мента

нении

номер

Задание 3. Заполните графы журнала входящей корреспонденции

Задание 4. Изобразите оперограмму подготовки и прохождения приказа по вашему учебному заведению (другой организации по вашему усмотрению).

Задание 5. Подготовьте оперограмму подготовки письма руководителя вашего учебного заведения на имя министра среднего и профессионального образования соответствующего субъекта РФ.

Практическая работа по теме «Составление номенклатуры дел»

Знать: 1, 2, 3, 4

Уметь: 1, 2, 3

Проверяемые ОК: 1-5, 8,9

Проверяемые ПК: 1.1 — 1.4, 1.6 ВПК 2.8

Задание 1. Ознакомьтесь со сводной номенклатурой дел вашего учебного заведения, попробуйте установить на примере вашего отделения (специальности), какие ведут дела фактически и соответствуют ли они по реквизитам и оформлению требованиям сводной номенклатуры дел.

Задание 2. Составьте номенклатуру дел для организации, выбранной вами лично.

Практическая работа по теме «Формирование дела для хранения»

Знать: 1, 2, 3, 4

Уметь: 1, 2, 3

Проверяемые ОК: 1-5, 8,9

Проверяемые ПК: 1.1 — 1.4, 1.6 ВПК 2.8

1. Что такое формирование дел?

2. Каковы основные принципы формирования дел?

3. Что такое номенклатура дел?

4. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению номенклатуры дел?

5. Какие реквизиты используются при оформлении номенклатуры дел?

6. Что такое экспертиза ценности документа?

7. Каковы задачи проведения экспертизы ценности документа?

8. Каковы критерии, предъявляемые к документу экспертной комиссией?

9. Каков порядок составления описей дел?

10. Каков порядок передачи дел в архив?

Задание 1.Составить примерный образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Задание 2: составить и оформить акт о выделении дел к уничтожению.

Практическая работа по теме «Оформление дел, составление описей»

Знать: 1, 2, 3, 4

Уметь: 1, 2, 3

Проверяемые ОК: 1-5, 8,9

Проверяемые ПК: 1.1 — 1.4, 1.6 ВПК 2.8

Задание 1. Оформить обложку дела.

Задание 2. Оформить опись дела.

Практическая работа по теме «Составление ответов на письма граждан»

Знать: 1, 2, 3, 4

Уметь: 1, 2, 3

Проверяемые ОК: 1-5, 8,9

Проверяемые ПК: 1.1 — 1.4, 1.6 ВПК 2.8

Задание 1. Оформите ответное письмо.

Открытое акционерное общество «Райпо»

Ул. Центральная, д. 14, г. Воронеж, 456789

в банке «Российский кредит»

к/с N2 89765689456534543212,

23.04.2010 N2 45

На N2 01/56 от 01.01.2001

Техническому директору 000 «Формула»

По вашей просьбе направляем вам прайс-листы на цены комплектов торгового оборудования, а также новые рекламные проспекты. При положительном решении вопроса о закупке торгового оборудования соответствующие документы должны быть направлены начальнику отдела сбыта

Начальник отдела маркетинга .

Задание 2. Оформите служебное письмо.

Издательский дом «Жизнь»

123456, Москва, БольшойПереяславский пер.,. Тел. (495) 987-45-89

Факс (495)456-34-56 р/с N2 8967546 в Октябрьском отделении АБ «Москва»

Председателю комитета по образованию администрации Тюменской области г-ну

Сообщаем, что издательский дом «Жизнь» согласно Вашей заявке спецификации готов поставить учебную литературу по программе среднего полного общего образования на сумму в 1,5 (полтора) миллиона рублей. В связи с этим просим Вас заключить договор на выполнение взаимозачетов по реализации бензина с нефтяной компанией «Интер Плюс», имеющей лицензию на реализацию бензина.

Приложение: договор на 8 л. в 1 экз.

Генеральный директор .

Задание 3. Составьте и оформите письмо-приглашение в соответствии с правилами.

Выставочный центр, расположенный по адресу: г. Орел, проспект Андропова, 23, проводит выставку-ярмарку товаров народного потребления «Осень-2010» и просит подтвердить АО «Урожай» их участие в выставке ярмарке и выслать имеющиеся проспекты и материалы для оформления тематического стенда. Письмо подписал руководитель проекта .

Задание 4. Составьте и оформите письмо — предложение, добавив недостающие реквизиты.

Предлагаем вашему вниманию новый каталог, содержащий полный ассортимент выпускаемой нашей фирмой мебели. Мы также направляем прайс-лист, в котором вы найдете значительные скидки, действующие до 1 октября 2010 года для наших постоянных оптовых покупателей.

Надеемся на взаимопонимание дальнейшее плодотворное сотрудничество.

Задание 5. Составьте и оформите служебное письмо.

Главный бухгалтер акционерного банка «Империал», расположенного Москва, ул. Молодогвардейская, д. 24, , напоминает управляющим региональных филиалов АБ «Империал» о соблюдении контроля исполнения за сроками предоставления отчетности на основании письма Центробанка России N2 01/134 от 30 января 2008 года «0 предоставлении отчетности в соответствии с Положением «О порядке проведения расчетов в иностранной валюте, основанных на зачете взаимных требований между российскими судовладельцами, осуществляющими рыбный промысел, и нерезидентами, осуществляющими их агентское обслуживание » » и прилагает к письму копию телеграммы ЦБ N2 23 от 15 ноября 2008 года.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах:
1 2 3 4 5 6 7

Запрос котировок

Способ запроса котировок используется для приобретения стандартных (серийных) товаров, работ и услуг, для которых существует сложившийся рынок. В мировой закупочной практике запрос котировок называется также «shopping”, «закупка с полки”, «запрос прайс-листов”.

Таким образом, речь идет о приобретении продукции, которая производится для открытой продажи, а не по специальному заказу покупателя. К этой категории могут относиться, например: компьютеры, канцелярские товары, горюче-смазочные материалы, услуги по аренде помещений и заказу билетов, некоторые виды строительных работ и т. д.

Так как при запросе котировок речь идет о закупках серийной продукции, имеющейся в наличии, на рынке, как правило, представлено большое количество поставщиков, ее предлагающих. Поэтому котировки запрашиваются не менее чем у трех компаний. Выбор поставщика должен осуществляется только на основании сравнения цен. Иногда некоторые специалисты по закупкам пытаются учитывать иные параметры — условия доставки, дополнительные услуги и т. п. Однако, это является методической ошибкой: для подобных случаев предусматриваются иные способы, в первую очередь — запрос предложений.

Основным достоинством способа запроса котировок является его оперативность — всю процедуру закупок в идеале можно провести за одни день. Как правило, в результате запроса котировок удается достигнуть незначительного уровня экономии средств заказчика.

При запросе котировок заказчик, проведя исследование рынка, определяет перечень поставщиков, предлагающих интересующую его продукцию. Затем поставщикам рассылается запрос котировочной цены (см. Пример 2.1.).

Пример 2.1. Форма запроса котировочной цены

Как показывает практика, запрос должен рассылаться адресно, конкретному специалисту, отвечающему за продажи данной продукции или руководителю организации- поставщика (см. Пример 2.2.). В противном случае, поступив к секретарю, предложение представить ценовую котировку часто просто теряется или игнорируется, приравниваясь к рекламе. Желательно контролировать его прохождение (принятие или отклонение), например, сделав контрольный телефонный звонок.

Каждому поставщику разрешается давать только одну ценовую котировку и не разрешается изменять свою котировку. Переговоры между заказчиком и поставщиком при запросе котировок не проводятся.

Иногда поставщику также направляется форма, в которой он должен подавать свою котировочную заявку. Использование стандартной формы целесообразно в первую очередь, когда одним запросом закупается большой ассортимент продукции, так как поданные в едином виде заявки в этом случае удобнее сопоставлять.

Пример 2.3. Форма котировочной заявки

Правда к объединению в одну котировку широкого ассортимента продукции надо подходить осторожно – не у каждого поставщика бывает одновременно в наличии все предполагаемое к закупке, а сравнивать можно только эквивалентные предложения. Т.е. если запрашивается единая котировка на 15 разных продуктов, то заказчик должен получить25 и сравнить не менее трех заявок, в которых присутствуют все 15 позиций. И уж тем более, в одном запросе котировок нельзя закупать продукцию разных ассортиментных групп, например, картриджи для принтеров и электрочайники.

Злоупотреблять формализацией также не стоит – некоторые весьма выгодные поставщики, могут не захотеть «возится» с заполнением форм. Хотя самому заказчику со стандартными формами работать гораздо проще (см. Пример 2.3.).

Еще один важный момент проведения запроса котировок — сопоставимость заявок. Иногда при запросе котировок запрашивают не конкретную модель (артикул, марку и т. п.), а перечень требуемых заказчику технических характеристик, как это делается при проведении конкурсов. Бывает, что это действительно оправдано, но чаще у заказчика могут возникнуть сложности с сопоставлением заявок, так как выбирать нужно лучшее по цене.

При использовании стандартной формы, обязательность предоставления информации в таком виде должна быть четко прописано в запросе котировочной цены. Для определения победителя заказчик обычно создает котировочную комиссию26, которая оценивает предложения поставщиков с точки зрения соответствия их требованиям, изложенным в запросе котировок.

Победителем признается поставщик, предложивший самую низкую котировку, отвечающую требованиям заказчика. Ему направляется уведомление о признании котировочной заявки выигравшей. Остальные претендентам извещаются об отклонении их заявок. Так как в ходе запроса котировок закупается серийная продукция, процесс оценки котировочных заявок не должен затягиваться. Обычно он, с учетом всех согласований, не выходит за рамки 3-5 дней.

Для документирования закупки, заказчик оформляет протокол запроса котировок, к которому прилагаются все котировочные заявки.

Запрос котировок чаще всего используется при приобретении серийной продукции, предложение которой на рынке уже устоялось, при относительно небольших объемах закупок, так как при крупных закупках эффективность процедуры запроса котировок снижается. Поэтому обычно устанавливается пороговое значение, выше которого закупка даже стандартной продукции «с полки», должна проводится уже на открытом конкурсе. Многие специалисты, ответственные за закупки, очень не любят проводить конкурсы, поэтому в нормативном документе заказчика, регламентирующем закупки, должна быть прямо прописана недопустимость разбиения их на отдельные договора (запросы котировок), с целью избежать проведения конкурса.

Как уже говорилось выше, основным способом конкурентных закупок является конкурс. Возникает вопрос: на основании чего мы принимаем решение о выборе между конкурсом и запросом котировок?

Первый критерий мы уже определили: приобретается стандартная продукция. Второй – ценовой. В государственных закупках используется привязка к МРОТ (минимальному размеру оплаты труда). Однако как правильно оценить этот порог? Почему не 2000 МРОТ или не 3000? Насколько эта граница универсальна? Попробуем рассчитать, ниже какой суммы конкурсная процедура утрачивает свою эффективность (см. Пример 2.4.).

Пример 2.4. Определение верхнего порога использования запроса котировок

Исходные предположения:

  • за счет проведения запроса котировок средняя экономия средств составляет 5 %;
  • за счет проведения конкурса экономия средств составляет 10%;
  • среднее число рабочих дней в месяц — 21, продолжительность рабочего дня — 8 часов;
  • заработная плата сотрудника (специалиста по закупкам, эксперта, члена конкурсной комиссии и т. д. (включая все расходы на обеспечение его деятельности, от аренды помещений, до расходных материалов) составляет 15 тыс. рублей в месяц;
  • время на подготовку конкурсной документации, поиск участников конкурса, подготовку экспертного заключения и рабочих материалов – 3 недели (15 рабочих дней, 120 часов)
  • конкурсная комиссия состоит из 5 человек, длительность заседания – 1 час, для проведения конкурса требуется 3 заседания (утверждение конкурсной документации, вскрытие заявок, определение победителя). В заседании принимает участие специалист по закупкам
  • к оценке конкурсных заявок привлекается 1 эксперт. Его работа занимает 2 рабочих дня (16 часов)

Формула определения нижнего порога запроса котировок:

$$P=\sum^{n}_{i=1} {\frac{Z_iT_i}{W_i}\cdot\frac{100}{K-S}}$$

где

%%С%% – верхний порог использования запроса котировок

%%n%% – количество специалистов заказчика, задействованных в закупке

%%Z_i%% – расходы на работу i-го специалиста27 (в месяц)

%%Т_i%% – количество часов, потраченных i-тым специалистом на закупку

%%S%% – средняя экономия от закупки запросом котировок (%, в среднем — 5)

Если подставить исходные данные из нашего допущения:

Время затраченное на закупку (человек/часов) = 120 (закупщик) + 18 (комиссия) + 16 (эксперт) = 154

Стоимость человек/часа = 90 рублей

Расходы включают – зарплату, налоги и иные отчисления, арендную плату, амортизацию используемого специалистом оборудования и т. д.

$$P =154\cdot90\cdot\frac{100}{10-5}= 277200$$

Таким образом, при вышеприведенных допущениях, закупка на сумму меньшую 277200 рублей при использовании конкурса становится не выгодной.

Разумеется, данный расчет носит оценочный характер и должен корректироваться в зависимости от ситуации у конкретного заказчика.

Логично предположить, что существует и нижний порог, достигая которого становится не выгодным использование и способа запроса котировок. И это действительно так! Если руководствоваться вышеизложенными предположениями, он составит 1800 рублей.

Среди нарушений процедур запроса котировок чаще всего встречаются:

  • неверный выбор участников запроса: вместо лучших по цене и качеству недобросовестный закупщик может включить двух с высокими ценами и одного, «своего» со средними. На основании такого «запроса котировок» выбирается предложение, лучшее из трех, но далеко не лучшее на рынке;
  • неверная база для сравнения: при запросе котировок следует сравнивать продукцию одинаковую по качеству и рабочим показателям, выбирая самую дешевую. Однако некоторые закупщики выбирают не по цене, а по совокупности показателей, что правильно для конкурса, но некорректно для запроса котировок;
  • иногда результаты подтасовываются: в комплект документации по запросу котировок включаются фиктивные или устаревшие котировочные заявки, для того чтобы на их фоне закупить у «нужного» поставщика. Это также иногда делается в случаях, когда организатор закупок не может привлечь достаточного числа заявок.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *