Компенсация командировочных расходов заказчиком

Возмещение командировочных расходов

В любой компании, занимающейся той или иной деятельностью, существует необходимость служебных поездок сотрудников. Нередко возникают вопросы, связанные с организацией поездки, с тем, как необходимо компенсировать расходы сотрудников. По законам каждый работодатель должен либо самостоятельно организовать поездку за собственный счет, либо выплатить за расходы компенсацию.

Расшифровка понятия «служебная командировка» указана в 166 ст. ТК РФ. Согласно этой статье под данным понятием подразумевается поездка по работе в конкретный город или местность согласно письменному распоряжению работодателя на некий срок, указанный в распоряжении и связанный с выполнением служебной задачи.

Другая статья (168) расшифровывает, что подразумевается под командировочными расходами. Согласно ей – это затраты денежных средств, связанные с проездом к месту командирования, проживанием в гостинице или в другом месте. Также в них входят и иные затраты, связанные с тем, что человек должен будет некоторый период проживать не в своем собственном доме. В эти же расходы также вписываются разрешенные работодателем издержки.

П. 12.1 ст 264 налогового законодательства дает более подробное описание понятия командировочных расходов. В нем сообщается, что кроме указанных выше расходов, к командировочным относятся затраты на оформление документов (виза, паспорт, ваучер), консульский и таможенный сборы и иные. При налоговой проверке проводится сверка документов по командировкам с учетом описанных в 12 подпункте трат. Во время командировки возможны непредвиденные расходы. Например, на транспорт, если нужно будет совершать дополнительные поездки.

В тексте Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 более детально описывается, что входит в затраты по служебным поездкам. Так 12 пункт этого документа указывает на то, что в такие затраты входят и те, которые связаны с передвижением к объектам, находящимся за чертой населенного пункта, а также страховые взносы и затраты на оформление проездных документов.

В течение командировки, возможно, потребуется посещать сразу несколько городов или сел. В такой ситуации затраты учитываются по каждому отдельному населенному пункту.

Согласно этому Постановлению, командировочные расходы должны возмещаться, и это не зависит от того, будет ли человек во время командировки находиться на территории страны или же предполагается выезд за ее пределы. Но при командировке за границу перечень расходов, которые должен оплатить работодатель, увеличивается.

Оформление документации

Перед служебной поездкой в обязательном порядке издается указ или выдается сотруднику необходимое удостоверение. Этими документами официально подтверждается потребность в командировании. Кроме того, в них указывается ее длительность.

Нужно знать, что если существует проблема того, что выбрать — приказ или удостоверение — то второй документ считается более предпочтительным. Дело в том, что в нем отмечаются данные по прибытию в место служебной поездки и отбытие из него.

Может случиться так, что рабочая поездка выпадает в праздничные или выходные дни.

Возмещение командировочных расходов заказчиком

Учитывая эти расходы, необходимо предоставить документ, где указывается, что деятельность предприятия возможна в подобные дни. Чаще всего такими документами могут быть или коллективный договор, или документ, с описанием правил по внутреннему трудовому распорядку. Если в них не указана потребность работы в выходные или праздничные дни, то возможно возникнут трудности при сдаче отчетов в налоговую службу.

Как учитываются и возмещаются командировочные расходы:

1. Авансовый отчет. Он фактически подтверждает то, что выданные авансовые денежные средства были израсходованы. Авансовые деньги могут быть выданы на основании приказа директора компании, в котором указывается, какие лица отправляются в рабочую поездку, длительность, цели командировки и непосредственно выдача финансов.

Документ составляется согласно форме №АО-1. Он обязательно заполняется в единственном экземпляре сотрудником и представителем бухгалтерского подразделения.

Откомандированный работник должен на одной из сторон этого документа вписать такие данные:

• название предприятия;
• число составления отчета по авансу;
• свои данные: ФИО, должность;
• назначение средств.

На обратной стороне бланка фиксируются суммы произведенных затрат и их назначение. К бланку прилагают бумаги, подтверждающие эту информацию. Все это сдается по возвращению из рабочей поездки в бухгалтерию.

Бухгалтер при приеме отчета по авансовым деньгам должен будет зафиксировать его получение своей подписью, вписать время и дату сдачи. Лицо, которое будет отчитываться по этому бланку, должно будет получить расписку о том, что данный документ был выдан ему на руки. Данные, указанные на оборотной стороне бланка, тщательнейшим образом проверяются. После это бухгалтер проставит сумму и счет, с которого будет осуществлено списание финансов.

Может случиться так, что авансовая сумма не будет расходоваться полностью. В таком случае его остаток необходимо вернуть в бухгалтерское подразделение. Если же был перерасход средств, этот факт подлежит компенсированию согласно расходно-кассовому ордеру.

2. Начисление суточных. Производится за каждый день пребывания работником в служебной поездке. В них входят и те дни, которые были потрачены на перемещение до места командировки.

Днем выезда определяется тот, когда произошло отбытие транспорта, на котором работник уезжает до места командировки. День прибытия также устанавливается, исходя из времени прибытия транспорта к месту основной работы сотрудника. Допустим, отправление поезда произошло 26 января в 00.30. Тогда первым днем рабочей поездки будет считаться 25 января, та как учитывается время, которое работник потратил на путь к вокзалу.

Когда осуществляется компенсация суточных расходов? Это происходит в том случае, если продолжительность рабочей поездки составила сутки, или работник имеет возможность каждый день добираться до своего основного места жительства.

Каждым предприятием размеры суточных устанавливаются в индивидуальном порядке. Может быть предусмотрено увеличение сумм по выплатам. Это обязательно фиксируется в коллективном договоре организации. При такой ситуации сумма, превышающая выплаты по суточным, облагается налогами по доходам физ лица и социальным налогом.

3. Затраты на транспорт. Сюда входит цена на проездные билеты (учитывается весь транспорт, исключая такси) к месту проведения служебной поездки, стоимость страхового полиса и предварительного бронирования, цена на постельное белье. Последний пункт не обязателен.

Если же произошла утеря проездного документа или он не был сдан в бухгалтерское подразделение, затраты на проезд будут возмещены согласно минимальным тарифам.

4. Съем жилья. Эти затраты в обязательном порядке возмещаются полностью исходя из предоставленных документов, в которых зафиксирован факт аренды проживания. Эта сумма не подлежит налогообложению, так как оплата ее не считается как доход работника, а только возмещает его траты.

Если командированный по каким-либо причинам не имеет возможности подтвердить документами аренду жилья в командировке, то ему полагается компенсация, исходя из имеющихся нормативов.

Затраты не возмещаются в тех ситуациях, когда в качестве них подразумеваются сопутствующие услуги гостиницы, предоставляемые платно. Обычно они заносятся в счет в качестве отдельной графы. К ним относятся посещение мини-бара, сауны, оплата платного телевидения.

Иные же обязательные услуги, а также питание, которые указываются в счете за проживание, должны быть обязательно компенсированы в суточных.

Сотрудник, командировка которого будет проходить в странах СНГ, сам может решать, в каком месте ему проживать, и какого уровня должна быть гостиница. Согласно законодательству каких-либо ограничений по этому поводу нет.

5. Иные расходы. Служебная поездка командированного может происходить за границей. При такой ситуации сотруднику должны возмещаться сборы, связанные с комиссиями, которые будут оплачены при обмене средств в той стране, где была командировка.

Кроме того, работник имеет право во время сдачи документов, вписать и иные расходы, которые были во время служебной поездки. Правда, они должны быть связаны с осуществлением выполнения служебных целей. Этими затратами могут являться средства, оплаченные за медицинское страхование, стоимость входных билетов на различные мероприятия (конгрессы, выставки, семинары), за перевод документации и так далее.

Но что делать, если в удостоверении на командировку не поставлены отметки?

В целом такое возможно при одной ситуации: если основная цель командировки – проведение беседы, переговоров с физическими лицами, не имеющих собственных печатей или штампов.

Как быть? Чтобы подстраховаться при прохождении налоговых проверок документов по командировке организации, которая отправляет сотрудника в такую рабочую поездку, следует иметь такие бумаги:

• подписанный приказ о назначении служебной поездки;
• проездные документы к месту командирования и обратно;
• служебное задание;
• отчет работника о проделанном задании;
• документальное подтверждение пребывания работника в определенную дату в конкретном населенном пункте.

Если предприятие будет иметь весь перечень документов, указанных выше, то затраты компании не будут учитываться как прибыль.

Служебная поездка за границу

При этой ситуации сотрудник обязан в самостоятельном порядке декларировать свои затраты и прибыль, связанные с пребыванием за границей. Юридическое лицо при этом перестает быть налоговым агентом.

Как компенсируются расходы подрядчикам

С контрагентом обязательно заключается договор подряда. В соответствии с ним может предусматриваться то, что компенсируются расходы подрядчика заказчиком. В эти расходы входят также и те, которые были связаны с поездками для выполнения задач.

Согласно ст. 702 Гражданского Кодекса РФ, подрядчик в соответствии с договором подрядадолжен выполнить все предусмотренные заказчиком задачи в конкретные сроки. Заказчик же должен оплатить проделанную работу, исходя из полного объема, описанного в документе. Если по договору не прописано иное положение вещей, то подрядчик должен выполнить самостоятельно, собственными силами работу, а также потратить собственные финансы и материалы.

В статье 709 ГК РФ указывается, что в договоре должна быть прописана цена сделанной работы или какие-либо способы, помогающие ее установить в дальнейшем. Компенсация по рабочей поездке может сразу входить в цену или же быть установленной дополнительно. Сдавая работу, подрядчик обязуется сопроводить ее полным комплектом документов, которые связаны с рабочей поездкой. Затраты по ним подлежат возмещению.

Направление в командировку руководителя предприятия

В этом случае должны применяться те же самые правовые нормы, которые используются и при командировках других работников. Директору точно также выдаются служебное удостоверение и авансовая сумма. Если потребуется, то издается приказ или выписывается необходимое служебное задание. Иными словами, выходит, что руководитель сам себе выдает документы и себя же отправляет в командировку по службе. Подписывать документы может и заместитель руководителя. Это должно быть зафиксировано в соответствующем локальном акте.

По возвращению из командировки руководитель точно так же сдает все отчетные документы, фиксирующие расходы, остаток авансовой суммы, как и любой другой работник. В случае выявления перерасхода средств, подтверждение расходов производится согласно общему установленному порядку.

Самое важное при необходимости служебной поездки – наличие всех правильно заполненных документов, а также предоставление всех необходимых бумаг, которые будут подтверждать затраты. При этом не важно конечное место назначения. При их наличии не будет каких-либо затруднений, связанных с компенсацией расходов, связанных с рабочей поездкой.

Нужно помнить, что есть определенная категория лиц, которую нельзя отправить в служебную поездку.К ним относятся женщины, ожидающие ребенка; лица, которым не исполнилось 18 лет; сотрудники, осуществляющие трудовую деятельность в момент действия договора на обучение. Кроме того, женщины, которые имеют детей, не достигших трехлетнего возраста, могут быть отправлены в служебные поездки только после получения их согласия. Также есть некоторые определенные сроки. Если командировка планируется на территории РФ, то ее продолжительность не должна превышать сорока дней.

Командировки, предполагающие выполнение строительных работ, не должны быть более одного года. С 61-го дня нахождения сотрудником в рабочей поездке за пределами России суточные выплачиваются по нормам, согласно действующему установленному законодательству. 

Может ли заказчик учесть возмещаемые подрядчику командировочные расходы

Зачастую в договорах подряда (оказания услуг) на заказчика возложена обязанность возместить подрядчику расходы на проживание, питание и проезд его работников и т.д., то есть командировочные расходы подрядчика. Казалось бы, подрядчик просто перевыставит заказчику расходы в соответствии с договором и заказчик сможет их учесть для целей налогообложения. Однако все не так однозначно.

Позиция налоговиков

Контролирующие органы считают, что учесть в расходах затраты на командировку можно лишь по своим работникам, с которыми заключены трудовые договоры <1>. И поскольку получается, что заказчик возмещает командировочные расходы не своим работникам, а работникам подрядчика, то налоговые органы возражают против признания заказчиком в налоговых расходах суммы такого возмещения.

<1> Письмо Минфина России от 16.10.2007 N 03-03-06/1/723.

Что на это можно возразить

Тем не менее позиция эта достаточно спорна. Ведь, как известно, перечень учитываемых для целей налогообложения прибыли расходов открытый. Достаточно, чтобы расходы были экономически обоснованны (то есть направлены на получение доходов) и документально подтверждены <2>. А заказчик, привлекая подрядчика, как раз и преследует цель — получение дохода.

При этом цена договора подряда включает в себя не только вознаграждение подрядчика, но и компенсацию его издержек <3>. А следовательно, издержки подрядчика, необходимые для выполнения договора подряда, в частности его командировочные расходы, являются и затратами заказчика и могут быть учтены в налоговых расходах <4>.

В договоре подряда возмещаемые суммы издержек могут быть <5>:

(или) выделены отдельно от стоимости работ;

(или) включены в общую цену договора.

О том, как обстоят дела с налогами в каждом случае, мы сейчас и поговорим.

<2> Пункт 1 ст. 252 НК РФ.
<3> Пункт 2 ст. 709 ГК РФ.
<4> Постановления ФАС ЗСО от 12.03.2009 N Ф04-1010/2009(961-А27-31), Ф04-1010/2009(962-А27-31); ФАС СЗО от 30.10.2008 по делу N А56-2914/2008; ФАС УО от 30.04.2009 N Ф09-2594/09-С3.
<5> Пункт 2 ст. 709, ст.

Компенсация расходов подрядчику

783 ГК РФ.

Сумма возмещаемых издержек выделена в договоре отдельно

Если договором предусмотрена обязанность заказчика возместить какие-либо расходы подрядчика, то, имея на руках копии его «расходных» документов, заказчик может признать суммы возмещения как прочие расходы <6>. Такой же позиции придерживаются и суды <7>.

К подтверждающим документам по возмещаемым командировочным расходам в этом случае можно отнести реестр затрат, связанных с проездом и проживанием работников подрядчика, список таких работников, копии счетов из гостиниц, билетов на проезд, счетов-фактур, платежных поручений.

Обсуди с юристом

В договоре сумму командировочных затрат подрядчика надо включить в цену работ. В противном случае гарантированы претензии налоговиков к признанию этих затрат в ваших расходах.

Что касается НДС, то при получении от подрядчика счета-фактуры на выполненные работы (оказанные услуги) и на компенсируемые расходы заказчик может поставить к вычету всю сумму НДС.

Между тем при таком варианте достаточно велика вероятность возникновения претензий со стороны налоговых органов в отношении как обоснованности расходов, так и вычета НДС. А это значит, что в случае проверки решать вопрос придется в судебном порядке.

<6> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.
<7> Постановления ФАС УО от 19.01.2009 N Ф09-10311/08-С3; ФАС МО от 13.08.2008 N КА-А40/7595-08; ФАС ЗСО от 18.08.2009 N Ф04-4093/2009(12642-А67-39), ФАС СЗО от 01.10.2007 по делу N А05-5368/2006-26.

Затраты подрядчика включены в цену договора

В этом случае в актах о выполнении работ (оказании услуг) стоимость работ (услуг) будет сформирована уже с учетом командировочных расходов подрядчика, и отдельно компенсировать его затраты не нужно.

Это абсолютно безопасный вариант. Вся стоимость работ (услуг) <8> будет признана заказчиком в расходах <9>.

Заказчик на основании счета-фактуры подрядчика предъявит к вычету входной НДС по работам (услугам) <10>.

* * *

Если изначально сумма издержек подрядчика неизвестна, а вы хотите включить их в цену работ (услуг), поступите следующим образом. Пропишите в договоре, что вознаграждение подрядчика состоит из двух составляющих: стоимости его работ (услуг) и возмещения его издержек по смете. Сделайте смету с «плавающими» расходами. А после того, как сумма расходов определится, утвердите окончательную цену работ (услуг).

<8> Пункт 1 ст. 743 ГК РФ.
<9> Подпункт 6 п. 1 ст. 254 НК РФ.
<10> Статьи 153, 170 — 172 НК РФ; Постановления ФАС МО от 05.09.2008 N КА-А40/8211-08, от 11.09.2008 N КА-А40/8600-08.

А.А.Королева

Налоговый консультант

Командировка за счет заказчика

Компенсация фактически понесенных затрат заказчика подрядчиком

Оплатить телефонные расходы

Сейчас, наверное, практически уже не осталось фирм, сотрудники которых не пользовались бы в своей работе телефоном. У бухгалтеров постоянно возникают вопросы: как можно учесть телефонные расходы? Мы постарались ответить на некоторые из них.

Чтобы быть на связи

Фирма — владелец помещения — заключила бессрочный договор на предоставление доступа к телефонной сети. Как учесть расходы на подключение?

• Расходы на подключение могут состоять из:
• прокладки кабельных линий;
• подключения к местной телефонной сети с предоставлением телефонного номера.

Если фирма оплачивает прокладку новой кабельной линии, то эти расходы носят долговременный характер. Поэтому новую линию связи фирма должна принять на учет в составе основных средств, если, конечно, она удовлетворяет в бухгалтерском учете условиям ПБУ 6/01, а в налоговом — ст. 256 Налогового кодекса.

Если же фирма платит только за подключение к уже существующей линии связи, то эти затраты учитывают в составе расходов на услуги связи. Ведь услуга присоединения — это «деятельность, направленная на удовлетворение потребности операторов связи в организации взаимодействия сетей электросвязи, при котором становятся возможными установление соединения и передача информации между пользователями взаимодействующих сетей электросвязи» (ст. 2 Закона от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ «О связи»).

В бухгалтерском учете эти затраты на подключение относят к расходам по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Списать их можно так. Если срок действия договора с оператором связи определить возможно, то затраты на подключение списывают в течение всего срока его действия. Расходы на подключение учитывают на счете 97 «Расходы будущих периодов» и ежемесячно частично включают в состав расходов (п.

65 Положения, утвержденного Приказом Минфина России 29 июля 1998 г. от N 34н). Если установить срок действия договора невозможно, то можно принять решение о единовременном списании расходов.

В налоговом учете затраты на подключение относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). «Если условиями договора предусмотрено получение доходов в течение более чем одного отчетного периода и не предусмотрена поэтапная сдача товаров (работ, услуг), то расходы фирма распределяет с учетом принципа равномерности признания доходов и расходов» (п. 1 ст. 272 НК). То есть если срок договора известен (например, при аренде помещения), то расходы на подключение фирмы, использующие метод начисления, списывают в течение всего периода его действия (Письмо Минфина России от 6 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/86). Если же срок действия договора определить нельзя, то затраты на подключение списывают единовременно (пп. 3 п. 7 ст. 272 НК).

Из условий вопроса следует, что фирма оплатила только услуги за подключение к уже существующей сети и срок договора определить невозможно. Рассмотрим ситуации на примере.

Пример. Фирма, новый владелец ранее телефонизированного помещения, оплатила 247,8 руб. (в том числе НДС 18% — 37,8 руб.) за предоставление доступа к телефонной сети.

Бухгалтер сделает такие записи:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

• 210 руб. (247,8 руб. — 37,8 руб.) — списаны затраты на подключение к линии связи;

Дебет 19 Кредит 60

• 37,8 руб. — отражен НДС, предъявленный оператором связи по услуге за подключение;

Дебет 68 Кредит 19

• 37,8 руб. — принят к вычету НДС;

Дебет 60 Кредит 51

• 247,8 руб. — перечислена оплата оператору связи за подключение.

Несанкционированный доступ

Фирма использует факс, не согласовывая его подключение с оператором городской телефонной сети и не внося дополнительную плату за его подключение и использование. Какие могут быть последствия?

• К абонентской линии может быть подключено только оборудование, на которое есть документ о подтверждении его соответствия установленным требованиям (п. 7 Правил оказания услуг местной, внутризоновой, междугородной и международной телефонной связи, утвержденное Постановлением Правительства от 18 мая 2005 г. N 310). Если фирма нарушает этот запрет, то оператор связи вправе обратиться в суд с требованием о возмещении убытков (п. 147 Правил). Обратите внимание: оператор связи, предварительно уведомив, может приостановить оказание услуг до устранения абонентом нарушения. Если фирма-абонент в течение шести месяцев с даты получения уведомления нарушение не устранит, оператор может расторгнуть договор в одностороннем порядке (п. 118 Правил).

Личные звонки — за счет звонившего

Было установлено, что сотрудник фирмы помимо служебных телефонных разговоров вел также и личные междугородные переговоры. Общая сумма по счету, полученному от оператора связи, составила 5900 руб. (в том числе НДС 18% — 900 руб.), стоимость личных междугородных переговоров сотрудника — 708 руб. (в том числе НДС 18% — 108 руб.) Фирма оплатила счет в полном объеме. Сотрудник внес компенсацию в кассу организации. Как учесть эти операции?

• Расходы на оплату услуг телефонной связи в бухгалтерском учете включают в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). В налоговом учете при расчете налога на прибыль их учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Если установлен факт использования сотрудником фирмы телефона в личных целях, то можно поступить так. Первый вариант — учесть всю сумму по счету в составе расходов, а потом, когда сотрудник внесет деньги, включить внесенную сумму в состав доходов. Именно так посоветовал поступать Минфин, правда, при превышении лимита установленного для сотрудников на использование сотовой связи (Письмо Минфина России от 27 июля 2006 г. N 03-03-04/3/15). Однако в этом случае получается, что фирма либо реализует услуги связи, либо выступает в качестве агента между оператором связи и сотрудником, оплачивающим сверхлимитную разницу. Конечно, ни соответствующей лицензии, ни соответствующего договора у организации, скорее всего, нет. Да и письма Минфина носят лишь рекомендательный характер.

Поэтому можно воспользоваться вторым вариантом — не включать суммы за личные переговоры в состав расходов и, соответственно, в состав доходов. Обратите внимание: поскольку частично затраты на телефонные переговоры фирма не учитывает в расходах, то нельзя принять к вычету и соответствующую часть НДС. В этом случае бухгалтер фирмы может сделать такие проводки:

Дебет 20 (26, 44) Кредит 60

• 4400 руб. ((5900 руб. — 900 руб.) — (708 руб. — 108 руб.)) — списаны расходы за пользование услугами связи;

Дебет 19 Кредит 60

• 792 руб. (900 руб. — 108 руб.) — отражена сумма НДС, предъявленного оператором связи по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

• 792 руб. — принят к вычету НДС;

Дебет 73 Кредит 60

• 708 руб. — отражена задолженность сотрудника за личные междугородные телефонные переговоры;

Дебет 60 Кредит 51

• 5900 руб. — оплачены услуги связи оператору;

Дебет 50 Кредит 73

• 708 руб. — внесена сотрудником компенсация за личные междугородные телефонные переговоры.

Звонки в выходные

Некоторые сотрудники по производственной необходимости иногда выходят работать в выходные и праздничные дни. Можно ли учесть расходы на междугородные телефонные звонки, которые совершают сотрудники в это время?

• Если работа в выходные оформлена соответствующими распорядительными документами, то расходы на телефонные звонки включить в состав расходов можно. Естественно, они должны носить производственный характер и быть документально подтверждены. О том, как оформить работу в выходные, читайте в июньском номере журнала за 2005 г. на с. 111.

Телефон на время аренды

Фирма арендует помещение. В нем установлены телефоны. Организация заключила договор на предоставление услуг связи с этих телефонов с городской телефонной сетью. Можно ли включить оплату за подключение в расходы при расчете налога на прибыль? В целях налогообложения фирма применяет метод начисления.

• Поскольку договор на оказание услуг телефонной связи заключен непосредственно между фирмой-арендатором и оператором городской телефонной сети, то фирма может включить оплату за подключение в состав расходов в налоговом учете. Ее относят к прочим расходам, связанными с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК). В данном случае срок договора можно установить, как соответствующей сроку аренды помещения. И если фирма использует метод начисления, то платежи за подключение включают в расходы в налоговом учете равномерно в течение всего срока действия договора аренды (Письмо Минфина России от 6 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/86).

А.Пальмин