Контроль исполнения документов и поручений

Контроль исполнения документов и поручений

Февраль – время подводить итоги по выполнению задач за прошлый год. Вопросы контроля исполнения заданий и исполнительской дисциплины выходят на первый план. Для чего нужен контроль и как его вести на протяжении года, расскажем в статье.

ПОЧЕМУ ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА АНАЛИЗИРУЕТСЯ В ФЕВРАЛЕ

Проанализировать исполнение заданий в организации за прошедший год получится не раньше февраля. Годовая справка об исполнительской дисциплине в организации готовится в первые дни февраля по двум причинам:

  1. Большинство заданий по документам имеют типовой срок исполнения – 30 календарных дней. Если задание дано 30 декабря, то исполнено оно должно быть до 30 января включительно. В 2018 году последним рабочим днем было 29 декабря (29 января 2019 года – крайний типовой срок исполнения заданий по документам). В 2019 году 30 и 31 декабря уже будут рабочими, следовательно, сроки выполнения заданий сдвинутся на последние дни января.
  2. Нельзя не учитывать человеческий фактор и очень распространенную привычку откладывать дела до последнего. Вряд ли среди исполнителей не найдется того, кто отправит свои отчеты 29 января, хотя для этого у него был целый месяц.

Таким образом, если срок исполнения задания – 29 января, то мы должны ждать до этого дня. Если отчета о выполнении нет и 30 января, только тогда можно учитывать задание как неисполненное.

ЧТО ТАКОЕ КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ И ИСПОЛНИТЕЛЬСКАЯ ДИСЦИПЛИНА

Ежедневно руководитель ставит перед своими подчиненными задачи. Разумеется, они должны быть исполнены. Но так получается не всегда. Поэтому существует контроль исполнения заданий.

Извлечение
из ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Работник, ответственный за контроль исполнения документов, всегда знает о состоянии исполнительской дисциплины в организации – соотношение количества поставленных задач количеству выполненных. В идеале баланс должен быть 1:1.

Контроль исполнения поручений не существует ради себя самого. Это инструмент управления и фундамент системы мотивации в организации. На знании того, кто и как работал в течение отчетного периода, распределяются премиальные и бонусы за этот период. Так, например, в феврале мы составляем отчет об исполнительской дисциплине за прошлый год, чтобы распределить годовые бонусы. Если никакой системы мотивации «со знаком плюс» нет, то контроль исполнительской дисциплины служит менее приятной цели – распределить наказания за невыполнение задач (дисциплинарные взыскания, выплаты премий не в полном объеме). Если и наказаний не предусмотрено, то контроль теряет смысл. Например, директор в курсе – из 10 его поручений выполнена только половина, но что с того, если не приняты никакие меры?

КТО КОНТРОЛИРУЕТ

Ответственный за контроль исполнения документов обычно назначается из работников службы делопроизводства. Например, руководитель службы или один из ее работников, в небольших организациях – помощник руководителя.

Ответственный назначается приказом по основной деятельности (Пример 1), а в должностную инструкцию вносятся соответствующие дополнения (Пример 2).

ЧТО СТАВИТСЯ НА КОНТРОЛЬ

Если организация использует систему электронного документооборота (СЭД), то на контроль автоматически попадают все задания, поставленные в ней. Ежедневные и годовые справки формируются тоже автоматически (подробные). Ответственному за контроль остается сформировать отчет и «выгрузить» его из программы.

В отсутствие СЭД есть варианты:

  • организация может ставить на контроль все задачи. С одной стороны, это упрощает процесс: не нужно принимать решение относительно каждого задания, контролировать его исполнение или нет. С другой стороны, объем работы значительно увеличивается. То, что СЭД делает автоматически, ответственный вынужден делать вручную;
  • организация определяет задания, которые ставятся на контроль. Составляется перечень респондентов, исполнение писем от которых контролируется; тем внутренней и внешней переписки; видов документов. Перечень закрепляется в инструкции по делопроизводству (Пример 3). Обратите внимание на п. 5.8.27 в Примере 3: он дает право организации ставить на контроль любое поручение, если директор считает это необходимым.

ТИПЫ ЗАДАНИЙ, ИСПОЛНЕНИЕ КОТОРЫХ КОНТРОЛИРУЕТСЯ

Письменные

Таких поручений большинство. Они делятся на типы по видам документов:

  • задания по входящим письмам;
  • задания по внутренней переписке (служебные, докладные записки);
  • задания по приказам по основной деятельности;
  • задания по протоколам совещаний;
  • задания по согласованию проектов документов.

Задания по входящим письмам и внутренней переписке излагаются в резолюции. Это реквизит документа, который должен содержать фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Руководители могут не указывать содержание задачи, срок и даже фамилию исполнителя (в зависимости от ситуации). Секретарь, который ставит задачу на исполнение, должен понимать, что:

  • если директор не указал срок исполнения, то используется типовой срок, установленный в инструкции по делопроизводству;
  • если директор не указал содержание задачи, то письмо (записка) типовое (ая), и исполнитель сам должен понять, что ему делать;
  • если директор не указал исполнителя, то письмо (записка) типовое (ая), и секретарь сам должен понять, кому направлять задание, а исполнитель – что этот вопрос в рамках его обязанностей.

Последний вариант выходит за рамки нормы, но встречается часто.

В приказах и протоколах поручение, срок и исполнитель указываются в тексте документа (Примеры 4, 5 соответственно).

Задания по согласованию проектов документов отличаются сроками исполнения. Для них не требуется резолюций и проговаривания в приказах или протоколах. Состав согласующих лиц для каждого вида документов зафиксирован в инструкции по делопроизводству, положении о договорной работе и т.д. Если должностному лицу поступает проект документа с пометкой «К согласованию», то он, выполняя требования ЛНА, должен выполнить эту задачу без дополнительных указаний.

Устные

Многие руководители с помощью секретаря ставят на контроль и свои устные поручения. Это сложнее, чем контроль письменных заданий:

  • устное поручение нужно «поймать» и корректно изложить в задании;
  • устное поручение не имеет типовых сроков исполнения;
  • отчет о выполнении устного поручения исполнитель тоже может дать устно, на личном приеме у директора или по телефону, а секретарю об этом не скажет.

Чтобы при контроле исполнения устных поручений не возникало проблем, секретарь может:

  • договориться с директором, что если устное поручение ставится на контроль, то директор уведомляет об этом секретаря, проговаривая и исполнителя, и срок;
  • предложить директору превратить устное поручение в письменное: создать приказ по основной деятельности или краткий протокол совещания. Тогда устное поручение станет обычным заданием по документу, контролировать которое намного легче;
  • если поручение все-таки осталось устным, секретарь напоминает исполнителю о необходимости представления отчета об исполнении не только директору, но и контролеру – секретарю.

Секретарь уведомляет исполнителя о постановке задания или по СЭД, или по электронной почте, то есть в любом случае задание излагается письменно и фиксируется дата его направления исполнителю.

СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ЗАДАНИЙ

Сроки исполнения каждого из типов заданий должны быть установлены в инструкции по делопроизводству организации. Источником сроков могут служить Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (пп. 4.6, 6.6), а также отраслевые нормативные правовые акты.

Особое внимание следует уделить срокам исполнения обращений граждан. Здесь действует Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.12.2018; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ). Процитируем две его статьи:

Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 8. Направление и регистрация письменного обращения

2. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу.

Извлечение

из Федерального закона № 59-ФЗ

Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения…

Законодатель дал организациям три дополнительных дня на исполнение обращений граждан, по сравнению с письмами, поступающими из организаций, которые регистрируются в день поступления. Пользоваться ли этим, организация определяет сама и фиксирует решение в инструкции по делопроизводству (Пример 6).

АЛГОРИТМ КОНТРОЛЯ

Алгоритм контроля исполнения поручений представлен на Схеме.

Как мы выяснили, независимо от того, устное или письменное поручение ставится на контроль, сам процесс контроля обязательно осуществляется «в письменном виде». Что именно секретарь должен зафиксировать на каждом из этапов, рассмотрим в Таблице.

СПРАВКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЬСКОЙ ДИСЦИПЛИНЕ

Результатом постоянного контроля исполнения заданий руководителя являются справки об исполнительской дисциплине. По решению руководства справки могут быть разной периодичности: от ежедневных до годовых. Принцип простой: если организация практикует ежемесячное премирование по результатам работы, то и справка составляется ежемесячно; если премии квартальные, то и справка поквартальная. Составлять отчеты чаще можно, чтобы своевременно обнаружить невыполненные задания. Годовая справка составляется в любом случае: каждый руководитель хочет знать, сколько из поставленных им заданий за год было выполнено (Пример 7).

Форма справки тоже разрабатывается на уровне организации и фиксируется в инструкции по делопроизводству.

РЕЗЮМЕ

  1. Контроль исполнения поручений и отслеживание исполнительской дисциплины – функции менеджмента. Они лежат в основе мотивационной политики организации.
  2. Контролем исполнения поручений занимается специально назначенный работник. Он же с заданной периодичностью представляет руководству справки о состоянии исполнительской дисциплины.
  3. На контроль ставятся как задания по документам, так и устные поручения руководителя. По результатам исполнения каждого из них исполнитель должен представить информативный отчет.

Пункт 5.28 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Выделено автором.

Выделено автором.

Пункт 5.19 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях.

Наталия Кондакова

Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контроль осуществляют руководитель организации, служба документационного обеспечения управления и ответственные исполнители. В составе службы ДОУ может создаваться специальная группа контроля, в небольшой организации функции по организации контроля за исполнением документов могут возлагаться на отдельного работника (работников) службы ДОУ.

Система контроля исполнения включает:

· учет контролируемых документов (поручений) и их своевременное доведение до исполнителей;

· контроль за сроками исполнения;

· проверку и регулирование хода исполнения, снятие документов с контроля;

· учет и отчетность о результатах исполнения;

· оценку состояния исполнительской дисциплины.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы: входящие, исходящие и внутренние, которые по своему характеру требуют решения (ответа). На контроль могут быть поставлены также устные поручения руководства.

Постановка документов на контроль тесно связана с их регистрацией: учет контролируемых документов (поручений), контроль их исполнения строятся на основе регистрационных данных, отраженных в регистрационно-контрольных формах (журналах, картотеках). В соответствии с п. 139.7 Инструкции по делопроизводству для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется РКК на бумажном носителе или регистрационно-контрольная форма в автоматизированной системе ДОУ. РКК, заполняемые при регистрации документов, используются для формирования контрольной картотеки. На один контролируемый документ может быть заполнено несколько РКК в соответствии с числом исполнителей, заданий или различными сроками исполнения.

Исполнение документа (поручения) может быть поручено нескольким исполнителям. Исполнитель, указанный первым, является ответственным и отвечает за своевременное и качественное исполнение задания в целом. Ответственному исполнителю предоставляется право координировать и контролировать действия исполнителей: созывать совещания, требовать необходимые материалы, давать поручения и др. При нескольких исполнителях, один из которых назначается ответственным, РКК заполняется только для передачи исполнителю, назначенному ответственным.

Устное поручение руководителя, поставленное на контроль, также фиксируется в РКК, заполняемой в необходимом количестве экземпляров. Отдельные пункты распорядительных документов целесообразно фиксировать на отдельных карточках.

На документах, исполнение которых подлежит контролю, проставляется специальная «Отметка о контроле». В соответствии с п. 55 Инструкции по делопроизводству такая отметка располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль» и может быть дополнена контрольной датой — датой, к которой документ должен быть исполнен. Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля.

Форма ведения контроля за исполнением документов определяется используемой в организации формой регистрации документов. Инструкцией по делопроизводству разрешены как традиционная (с использованием бумажных РКК), так и автоматизированная (в автоматизированных системах ДОУ) формы ведения контроля. При ведении контроля с помощью бумажной РКК потребуется 2 экземпляра карточки: один остается в службе контроля и помещается в контрольную картотеку, второй передается исполнителю, указанному в резолюции первым, вместе с документом.

РКК группируются в контрольных картотеках по разделам, соответствующим числу дней месяца, согласно установленным срокам исполнения, по исходящим документам — согласно ожидаемым датам получения ответов. РКК с перспективными и просроченными сроками исполнения группируются в самостоятельные разделы контрольной картотеки. В контрольной картотеке могут выделяться дополнительные разделы и рубрики для систематизации РКК по исполнителям и группам документов (приказы, решения и др.).

При ведении контроля ручным способом, как правило, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными разделителями. 31 разделитель — это числа текущего месяца (31 день). За 32 разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц. В последних числах текущего месяца (за 2-3 дня) эти карточки расставляют по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения (за последним днем месяца). Они находятся здесь до тех пор, пока не будет установлен новый, продленный срок исполнения.

После регистрации документов заполненные регистрационные карточки расставляются по срокам исполнения: каждая карточка помещается за разделителем, соответствующем числу, к которому документ должен быть исполнен.

Бумажная картотека ежедневно просматривается контрольной службой с целью информирования руководителя и исполнителей о приближении (истечении) сроков исполнения документов.

При ведении автоматизированного контроля за исполнением документов постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа (в среде автоматизированной системы ДОУ). Использование автоматизированных систем, как правило, не требует ручного контроля за сроками исполнения: ответственные исполнители уведомляются о приближении (истечении) срока исполнения документа в автоматическом режиме. Предупреждение исполнителей осуществляется, как правило, за 2-3 дня до истечения установленного срока. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются (в регистрационно-контрольной форме работником контрольной службы либо в автоматическом режиме в АСДОУ).

Документ (поручение) снимается с контроля после его исполнения, подтвержденного документально. Свидетельством исполнения документа (поручения) является подготовленный исполнителем и подписанный руководителем или иным уполномоченным лицом исходящий или внутренний документ. На исполненном документе оформляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело с указанием индекса дела, в которое документ будет помещен.

Материал опубликован частично.
Для чтения полного текста статьи необходимо приобрести журнал.

7.1 Контролю и проверке исполнения подлежат все зарегистрированные документы, содержащие порученческие пункты, сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа.

В Администрации города контролю исполнения подлежат:

— указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы, Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные законы;

— областные законы и решения Законодательного Собрания Ростовской области, указы и распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления и распоряжения Правительства Ростовской области, протоколы советов, комиссий при Губернаторе Ростовской области;

— решения Волгодонской городской Думы, постановления председателя Волгодонской городской Думы — главы города Волгодонска, постановления и распоряжения Администрации города;

— запросы депутатов, обращения граждан;

— протоколы и решения совещательных и коллегиальных органов, созданных при Администрации города;

— поручения главы Администрации города;

— критические публикации в средствах массовой информации.

На контроль могут ставиться и другие документы по решению главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города.

7.2 Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, руководители структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляют сотрудники общего отдела Администрации города, структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города. Контроль осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

7.3 Сроки исполнения контрольных документов указываются в текстах документов или резолюциях.

Сроки исполнения документов исчисляются в днях:

— внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

— поступивших от других организаций, учреждений – с даты их поступления.

Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются, как правило, в течение месяца со дня регистрации документа в Администрации города.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

— по запросам депутатов Законодательного Собрания Ростовской области – в течение четырнадцати дней со дня их регистрации;

— по запросам депутатов Волгодонской городской Думы – в течение четырнадцати дней со дня их получения;

— с пометкой «Весьма срочно» — в течение трех рабочих дней, «Срочно» — в течение пяти рабочих дней;

— если в документе срок исполнения указан не датой, а временным периодом (год, квартал, месяц, декада), сроком исполнения документа является последний календарный день этого периода;

— при наличии в документах разных сроков исполнения по отдельным пунктам, сроком исполнения документа является наиболее поздний срок.

7.4 Если в резолюции указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение контрольного документа и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым, которое обязано при подготовке ответа учесть мнение других исполнителей. Ответ должен быть ими завизирован. Могут быть приложены справки, служебные записки или другие документы с подписями других исполнителей.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее семи дней до истечения срока, отведенного на исполнение документа, за исключением ответа на протесты, требования, представления органов прокуратуры и предписания иных контролирующих и надзорных органов, судебные акты, по которым соисполнители представляют ответственному исполнителю необходимые материалы не позднее пяти рабочих дней до истечения срока, отведенного на исполнение документа (если не требуется сбор дополнительной информации).

В случае, если срок исполнения документа составляет четырнадцать дней и менее, ответственный исполнитель организует исполнение документа в оперативном порядке, при необходимости создает рабочие группы и проводит совещания.

7.5 Если в ходе исполнения документа, поставленного на контроль контрольным управлением Правительства Ростовской области, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за семь рабочих дней до истечения срока направляет в контрольное управление Правительства Ростовской области доклад на имя Губернатора Ростовской области с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения.

7.6 В случае выяснения в процессе исполнения документа невозможности соблюдения указанного срока или исполнения документа в целом, ответственный исполнитель готовит аргументированную промежуточную информацию, которая направляется адресату.

Срок исполнения документа может быть изменен только по резолюции поставившего его на контроль сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело».

7.7 При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения документа лицом, ответственным за исполнение контроля, представляется объяснительная записка, с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, виновных лиц, после чего может быть установлен новый срок исполнения документа.

7.8 Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.9 Ответ на контрольный документ направляется ответственным исполнителем не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока контроля.

Рассмотрение контрольных документов не может считаться законченным на основании документа, в котором сообщается о предполагаемых мерах по решению поставленных вопросов. В этом случае документ ставится на «дополнительный контроль» до полного осуществления намеченных мер. Снятие документов с «дополнительного контроля» осуществляется сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело» по резолюции поставившего его на контроль.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов адресату.

Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании принятого правового акта, исходящего письма, резолюции поставившего документ на контроль.

7.10 Снятие с контроля служебных писем Правительства Ростовской области, министерств Ростовской области производится на основании исходящего письма, подписанного главой Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города (автором резолюции) и завизированного исполнителем. При этом исполнителем заполняется отчет в СЭДД «Дело».

7.11 Организация контроля исполнения указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области (далее – контрольные документы):

7.11.1 Контроль за своевременным и полным исполнением контрольных документов осуществляют заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города.

7.11.2 Контрольные документы являются контрольными, если в тексте содержится прямое указание (рекомендация) главе муниципального образования исполнить какие-либо пункты и прописаны сроки исполнения. В остальных случаях решение о постановке документов указанной группы на контроль принимает управляющий делами Администрации города.

7.11.3 Снятие с контроля поручений по выполнению контрольных документов производится на основании исходящего письма, подписанного главой Администрации города, заместителем главы Администрации города, управляющим делами Администрации города (автором резолюции) и завизированного исполнителем. При этом исполнителем заполняется отчет в СЭДД «Дело».

7.12 Организация контроля исполнения правовых актов:

7.12.1 Правовые акты являются контрольными, если в тексте прописаны сроки их исполнения. Такие правовые акты ставятся на контроль сотрудником общего отдела Администрации города в СЭДД «Дело».

7.12.2 При выполнении поручения контрольного правового акта ответственным исполнителем не позднее двух рабочих дней до истечения срока контроля готовится информация на имя главы Администрации города о выполнении поручения контрольного правового акта и снятии его с контроля в СЭДД «Дело». Информация должна быть конкретной и полной.

7.12.3 Основанием для снятия с контроля правового акта является резолюция главы Администрации города в СЭДД «Дело».

7.12.4 Если в процессе реализации правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения правового акта в целом, то ответственным исполнителем не позднее трех рабочих дней до истечения срока контроля в СЭДД «Дело» на имя главы Администрации города готовится аргументированная информация о продлении срока исполнения правового акта с указанием причин невозможности его исполнения.

7.12.5 Основанием для продления срока контроля исполнения правового акта является резолюция главы Администрации города или управляющего делами Администрации города в СЭДД «Дело».

7.13 Сотрудники общего отдела Администрации города два раза в месяц (1 и 15 числа) направляют исполнителям напоминания о сроках исполнения документов за пятнадцать дней до истечения срока исполнения документов.

7.14 Общий отдел Администрации города направляет информацию об исполнительской дисциплине по контролируемым документам:

— до 10 числа каждого месяца (нарастающим итогом с 1 января текущего года) — главе Администрации города, управляющему делами Администрации города;

— ежемесячно до 20 числа о неисполненных документах — управляющему делами Администрации города, отделу муниципальной службы и кадров Администрации города.

Информация, указанная в настоящем пункте, представляется по требованию главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города за любой период времени.

7.15 Общий отдел Администрации города проводит проверки исполнения контрольных документов по существу вопроса, качеству ответов, срокам рассмотрения.

7.16 Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города.

Контроль и проверка исполнения поручений главы Администрации города осуществляются отделом по организации деятельности главы Администрации города и включают в себя 3 этапа:

— подготовка проекта протокола поручений главы Администрации города и передача его на исполнение;

— организация исполнения поручений главы Администрации города, контроль хода исполнения и информирование главы Администрации города;

— снятие с контроля поручений главы Администрации города.

Контроль исполнения поручений главы Администрации города осуществляется с использованием СЭДД «Дело».

7.16.1 Порядок подготовки проекта протокола поручений главы Администрации города и передача его на исполнение.

Проекты протоколов поручений главы Администрации города формируются на основе письменных, а также устных поручений, данных на ежедневных оперативных совещаниях, еженедельных планерных совещаниях, ежемесячных аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях под председательством главы Администрации города (далее — оперативные совещания, планерные совещания, аппаратные совещания и выездные (тематические) совещания).

Письменные поручения главы Администрации города – копии документов с резолюцией главы Администрации города о постановке и организации контроля, переданные в отдел по организации деятельности главы Администрации города. Срок исполнения контрольных письменных поручений главы Администрации города устанавливается главой Администрации города.

Устные поручения главы Администрации города – поручения главы Администрации города, данные на оперативных совещаниях, планерных совещаниях, аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях.

Сроки исполнения поручений главы Администрации города, данных на оперативных совещаниях, планерных совещаниях, аппаратных совещаниях и выездных (тематических) совещаниях, согласовываются с ответственными исполнителями поручений главы Администрации города и утверждаются главой Администрации города.

Поручения главы Администрации города оформляются протоколом поручений главы Администрации города, в котором указываются номер поручения, его содержание, сроки исполнения и ответственные за исполнение.

Копия протокола поручений главы Администрации города направляется в тот же день заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненным главе Администрации города.

7.16.2 Организация исполнения поручений главы Администрации города, контроль хода их исполнения и информирование главы Администрации города.

Для организации исполнения поручений главы Администрации города ответственным исполнителем определяются меры и лица, непосредственно исполняющие данные поручения.

Если исполнение поручения главы Администрации города предполагает этапы реализации, то ответственным исполнителем в течение пяти рабочих дней с даты подписания поручения разрабатывается и утверждается план исполнения.

План исполнения поручения главы Администрации города должен содержать перечень конкретных мероприятий, сроки их исполнения, промежуточные результаты, которые будут достигнуты (еженедельно – для поручений главы Администрации города со сроком исполнения до одного месяца; ежемесячно – для поручений главы Администрации города со сроком исполнения от одного месяца до полугода), с указанием должностных лиц в курируемых структурных подразделениях Администрации города и органах Администрации города, на которых возлагается ответственность за реализацию мероприятий плана, подготовку необходимых материалов, а также проектов докладов (информаций) о ходе исполнения поручения главы Администрации города.

Если по поручению главы Администрации города требуется дополнительное решение главы Администрации города, ответственный исполнитель готовит на имя главы Администрации города предложение по его исполнению.

Если в процессе исполнения поручения главы Администрации города выясняется объективная невозможность или нецелесообразность его исполнения, то ответственным исполнителем готовится аргументированный доклад главе Администрации города с указанием причин и предложением о снятии его с контроля.

Персональную ответственность за соблюдение сроков исполнения поручений главы Администрации города и требований к оформлению документов, представляемых главе Администрации города, несут ответственные исполнители поручений главы Администрации города.

Если поручение главы Администрации города дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован.

Еженедельно, по пятницам, заместителям главы Администрации города, управляющему делами Администрации города, руководителям структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненным главе Администрации города, направляется подготовленная отделом по организации деятельности главы Администрации города информация о поручениях главы Администрации города (письменных и устных), срок исполнения которых истекает на следующей неделе (с понедельника по воскресенье включительно).

Еженедельно, в пятницу до 15.00 часов, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города на основании данных, представленных исполнителями, докладывает главе Администрации города о случаях нарушения сроков исполнения и неисполнения поручений главы Администрации города.

7.16.3 Снятие с контроля поручений главы Администрации города.

При выполнении поручения главы Администрации города ответственным исполнителем не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока контроля готовится письмо на имя главы Администрации города об исполнении поручения и снятии его с контроля.

Если по объективным причинам исполнение поручения главы Администрации города в установленный срок невозможно, исполнитель (не позднее чем за два рабочих дня до истечения срока исполнения) представляет главе Администрации города в СЭДД «Дело» предложения о продлении срока с указанием причин продления и информацией о ходе исполнения поручения.

Основанием для снятия поручения главы Администрации города с контроля или продления срока контроля является соответствующая резолюция главы Администрации города, вносимая сотрудником отдела по организации деятельности главы Администрации города в СЭДД «Дело».

7.17 Управляющий делами Администрации города совместно с начальниками отдела по организации деятельности главы Администрации города и общего отдела Администрации города:

— анализируют доклады, отчеты (информации) о ходе исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города, ведут учет поступления документов по срокам;

— запрашивают у ответственных исполнителей дополнительные материалы, необходимые для анализа хода исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города;

— определяют необходимость проведения проверок исполнения контрольных документов и поручений главы Администрации города; в случае нарушения хода исполнения организуют проведение совещаний с заслушиванием ответственных исполнителей, вырабатывают комплекс мер, направленных на исполнение документов и поручений главы Администрации города.

7.18 Заместители главы Администрации города, управляющий делами Администрации города, начальник отдела по организации деятельности главы Администрации города по результатам работы с контрольными документами и поручениями главы Администрации города вносят предложения главе Администрации города о поощрении ответственных исполнителей либо о применении в отношении них мер дисциплинарной ответственности.

7.19 Вопросы работы с контрольными документами и поручениями главы Администрации города рассматриваются на совещаниях у главы Администрации города, заместителей главы Администрации города, управляющего делами Администрации города, руководителей структурных подразделений Администрации города и органов Администрации города, непосредственно подчиненных главе Администрации города, «Часе руководителя».

УДК 331

ОЦЕНКА ТРУДА И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ В СИСТЕМЕ МЕНЕДЖМЕНТА

© Вячеслав Исматович АБДУКАРИМОВ

Тамбовский государственный университет им. Г.Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, доктор экономических наук, профессор, профессор кафедры управления и предпринимательства, e-mail: menshikova@list.ru

В работе рассматриваются вопросы контроля и оценки деятельности в системе менеджмента. Обосновывается, что система контроля должна быть направлена не только на выявление ошибок подчиненных и их наказание, но и прежде всего на выявление причин недостатков в работе и самое главное управление развитием персонала. В статье подчеркивается тесная взаимосвязь контроля и оценки как процессов управленческой деятельности. Автором в работе предлагается алгоритм «Контроля исполнения поручений» на основе современных информационных технологий, который позволяет формализовать получаемые результаты и как следствие повышать точность и достоверность управленческих решений.

Ключевые слова: контроль; оценка выполнения деятельности.

Эффективное управление зависит от успешной реализации всех функций управления, включая и контроль.

В менеджменте контроль — это наблюдение за тем, как компания движется к намеченной цели, пересмотр ее курса (если цели и задачи меняются в ответ на изменившиеся условия) и корректировка отклонений от принятого курса (если не удается достичь поставленных целей и задач).

Планы не всегда выполняются так, как было задумано, люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности, руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. С помощью контроля руководству организации удается определить, достигло ли оно своих це-

лей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации.

Выполняя функцию контроля, менеджеры проверяют также работу служащих.

Контроль связывает воедино все функции управления, т. к. позволяет менеджерам поддерживать приемлемое положение дел и корректировать неверные шаги путем перепланирования, реорганизации или переориентации.

Под контролем в данном случае понимается не стремление менеджера уличить кого-то в неверных действиях, поступках, а своевременная помощь (одобрение, поощрение и другие стимулирующие воздействия). Такой контроль помогает выполнять общую управленческую цель не только самому менеджеру, но и всем его подчиненным.

Контроль призван обеспечить стабилизирующую роль в системе управления деятельностью организации.

В процессе выполнения функции контроля руководитель сталкивается с важной проблемой перестановки акцента контроля с прошлого на будущее. Известный польский ученый С. Ковалевский отмечает, что «не подлежит сомнению, что лучше с 75 % уверенности знать об ошибке, которая будет, чем со 100 % уверенности обнаружить уже совершенную ошибку. На будущее можно воздействовать. Прошлое изменить нельзя» .

И в этой связи представляется важным высказывание Г. Кунца и С. О’Доннелла по поводу контроля: «Разработанная должным образом система контроля должна обнаруживать возможные отклонения до их появления» .

Зная хорошо работников, их личностные характеристики, возможности профессионального плана и др., с некоторой долей вероятности можно предвидеть степень и особенности ошибок, которые они могут совершить, поэтому важно применить предупредительные меры для того, чтобы эти ошибки не были допущены.

Возникает вопрос, что важнее: регистрировать убытки и наказания виновных или выгоднее определить факторы, которые могут привести к ошибкам, чем контроль, направленный на выявление уже совершенных ошибок и выявления виноватых?

Все виды контроля (предварительный, текущий и заключительный) имеют одну и ту же цель, поэтому они схожи по форме осуществления. Эта цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различие основных видов контроля состоит только временем осуществления.

Процесс контроля представляет собой замкнутый цикл, охватывающий все уровни руководства и состоящий из четырех этапов.

1. Основываясь на стратегических целях, менеджеры высшего звена устанавливают стандарты, по которым будут оцениваться общие результаты деятельности организации.

2. На всех уровнях управления оценивается реальное состояние дел.

3. Фактические результаты деятельности сопоставляются с ранее разработанными стандартами.

4. Предпринимаются соответствующие корректирующие действия (если результаты деятельности соответствуют стандартам, не требуются никакие шаги, кроме поощрения работников; если же результаты деятельности не соответствуют стандартам, корректирующие действия могут состоять в улучшении собственно деятельности, установлении новых стандартов, перепланировании, реорганизации или переориентации компании).

Другой широко известный метод контроля — это целевое управление. Целевое управление проходит четыре фазы в планировании. Этот цикл совершенствуется и повторяется по мере того, как рабочие и руководство интегрируют личные цели и общие задачи организации. Перечислим эти фазы.

1. Высшее руководство при участии управляющих среднего звена вырабатывает стратегические цели.

2. Управляющие среднего и низшего звеньев совместно устанавливают задачи.

3. Все участники программы встречаются с управляющими среднего звена для обсуждения прогресса в выполнении поставленных задач.

4. Все участники программы оценивают прогресс в достижении стратегических целей.

Контроль будет эффективным только тогда, когда менеджер ожидает от подчиненных хорошей работы, говорит им, что именно от них требуется, и они знают, к какому сроку должна быть выполнена работа. Работникам так же следует объяснить используемые средства и методы контроля, почему и как они используются.

Люди являются неотъемлемым элементом контроля, поэтому при разработке процедуры контроля менеджер должен принимать во внимание поведение людей.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Менеджеры часто намеренно делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить их направить свои усилия на достижение целей организации. Например, никто не делает секрета из регулярных проверок качества изделий на заводах. Менеджеры, делая процесс контроля наглядным и видимым, надеются, что сотрудники, зная о том, что контроль существует и действует эффективно, будут сознательно стараться избегать ошибок, сомнительных сделок и

другого рода нарушений. Это увеличивает возможности контроля максимально сближать реальные результаты с намеченными.

К сожалению, возможны и негативные последствия контроля, которые вызывают непреднамеренные срывы в поведении людей. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированными на них, т. е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей.

Известным ученым Ньюменом были сформулированы несколько рекомендаций для менеджеров, которые хотели бы избежать преднамеренного негативного воздействия контроля на поведение сотрудников и повысить его эффективность.

Рассмотрим эти рекомендации .

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ОСМЫСЛЕН-

НЫЕ СТАНДАРТЫ, ВОСПРИНИМАЕМЫЕ СОТРУДНИКАМИ. Люди должны чувствовать, что стандарты, используемые для оценки их деятельности, действительно достаточно полно и объективно отражают их работу. Для повышения приемлемости стандарта необходимо, чтобы работники сами принимали участие в их разработке, что приведет к значительно более интенсивному их вовлечению в работу организации по достижению ее целей.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ДВУСТОРОН-

НЕЕ ОБЩЕНИЕ. Профессор Ньюмен считает, что любой руководитель, осуществляющий контроль в организации, — от президента до бригадира — должен откровенно обсудить со своими подчиненными, какие значения ожидаемых результатов будут применяться в качестве стандартов в каждой области контроля. Это поможет работникам понять истинную цель контроля и установить скрытые упущения в системе контроля, неочевидные для ее создателей из высшего руководства фирмы.

ИЗБЕГАЙТЕ ЧРЕЗМЕРНОГО КОНТРОЛЯ. Основной вопрос, который надо задавать при введении того или иного вида контроля, следующий: «Необходимо ли это для того, чтобы предотвратить или предупредить значительные отклонения от желаемых результатов?»

Контролеры-руководители не должны проверять работу чаще, чем это необходимо,

т. к. это может просто раздражать подчиненных.

УСТАНАВЛИВАЙТЕ ЖЕСТКИЕ, НО ДОСТИЖИМЫЕ СТАНДАРТЫ. Четкий и ясный стандарт создает мотивацию тем, что точно говорит работникам, чего же ждет от них организация. Стандарт может разрушить мотивы работников, если воспринимается как нереальный и несправедливо высокий. Хороший менеджер должен чувствовать разницу в потребностях и возможностях подчиненных и устанавливать стандарты с учетом этих различий.

ВОЗНАГРАЖДАЙТЕ ЗА ДОСТИЖЕНИЕ СТАНДАРТА. Руководство должно справедливо вознаграждать своих работников за достижение установленных стандартов результативности.

Согласно теории ожидания, если работники не ощущают взаимосвязь между результативностью и вознаграждением или чувствуют, что вознаграждение несправедливо, то их производительность в будущем может упасть.

Контроль тесно связан с процессом оценки деятельности.

Таким образом, контроль является функцией менеджеров по оценке процесса осуществления определенной деятельности и получаемых результатов и по выявлению причин отклонений, выработка путей их устранения и развития совершенствования работы.

С другой стороны, оценка выполнения деятельности — это система контроля и оценки индивидуальной или коллективной деятельности.

Разработка эффективной системы оценки деятельности является одной из главных задач управления человеческими ресурсами.

Следует отметить, что оценка выполнения деятельности не должна заканчиваться на ней самой, а должна являться инструментом воздействия на деятельность, средством управления выполнением деятельности и ее развития.

Управление выполнением деятельности:

— является бизнес-процессом, который влияет на эффективность организации;

— связано с планированием, определяющего критерии деятельности, меру ответственности сотрудника за выполнение работы;

— контролирует уровень полученных результатов и определяет основу для оценки

деятельности отдельного человека или группы людей;

— связано непосредственно с мотивацией труда персонала.

Важной задачей системы менеджмента, в т. ч. управления человеческими ресурсами является оценка труда и контроль исполнения поручений.

Зачастую данная задача решается интуитивно, зачастую на умозаключениях экспертов. Отсюда большая вероятность получения недостоверных и ошибочных выводов.

Нами разработана методика «Контроль исполнения поручений», опирающаяся на применение современных информационных технологий, позволяющая формализовать решение данной задачи и, как следствие, точность получаемых оценок.

Предлагаемая методика, по нашему мнению, включает систему делегирования полномочий, постановки задач, планирования деятельности, определения приоритетности задач, контроль за выполнением и оценка выполнения, определения причин неэффективного выполнения.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Результатная информация данной методики позволит решать задачи оценки и аттестации работы сотрудников, обучения персонала с целью улучшения их навыков работы.

Ниже приведен алгоритм реализации методики «Контроль исполнения поручений».

АЛГОРИТМ Реализации методики «Контроль исполнения поручений»

Этап 1. В начале отчетного периода (неделя) руководитель заполняет соответствующей информацией табл. 1м.

Информация в данную таблицу может поступать также с планов года, соответствующего месяца.

Таблица 1м

ПЛАН

работы на_______неделю (с___________по_)

_____________месяца_________г.

по

Срок Наимено- Приори- Кому

и время вание тетность поручено

исполнения задачи

2 3 4 5

Этап 2. По электронной почте запланированные задачи с указанием сроков исполнения (а если надо и времени исполнения) поступают в базу данных (табл. 1с) соответствующего сотрудника. При необходимости руководитель ставит приоритетность решаемой задачи.

Данную таблицу сотрудник использует для составления графика своей недельной работы.

Таблица 1 с

ПЛАН

работы на______неделю (с____по_____)

__________месяца_________г.

по_________________________________________

__________________________________(ФИО.)

Срок Наимено- Приори- Что для

и время вание тетность этого

исполнения задачи необходимо

1 2 3 4

Этап 3. На основании информации табл.1 м руководителем ежедневно составляется табл. 2м, которая включает показатели, срок и время исполнения поставленных задач, их приоритетность решения, кому поручено и если необходимо, в укрупненном виде, что для этого необходимо.

Этап 4. Информация из табл. 2м поступает в базу данных (табл. 2с) соответствующего сотрудника. Работая с данной таблицей, сотрудник включает также свои задачи, с указанием приоритетности, сроков и времени решения поставленных задач. Сотрудник детализирует пути решения соответствующих задач.

Этап 5. Табл. 3м позволяет в конце каждой недели руководителю проводить оценку и анализ эффективности выполнения поставленных задач. В ней определяются фактический срок исполнения, оценка выполнения (1-5), причины не выполнения.

Анализируя данную информацию, руководитель сможет определять, какие качества необходимо развивать сотруднику для эффективной работы по решению поставленных задач.

iНе можете найти то, что вам нужно? Попробуйте сервис подбора литературы.

Таким образом, контроль и оценка деятельности персонала позволяют повысить качество и эффективность управления.

Таблица 2м

ПЛАН

работы на__________(число)_________(месяца)________г.

Время исполнения Наименование Приоритетность Что для этого Кому поручено

задачи необходимо

2 3 4 5 6

Таблица 2с

ПЛАН

работы на___________(число)_________(месяца)______г.

______________________________________________(Ф.И.О.)

Время исполнения Наименование задачи Приоритетность Что для этого

необходимо

2 3 4 5

Таблица 3с

Оценка исполнения поручений на_________________(число)_________(месяца)____________г.

Кому поручено Наименование задачи Приоритет- ность Плановое время исполнения Фактическое время исполнения Оценка выполнения (в баллах)

1. Ковалевский С. Руководитель и подчиненный. М., 1981.

2. Кунц Г., О’Доннел С. Управление. Системный и ситуационный анализ управленческих функций. М., 1993. Т. 1.

3. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / пер. с англ. М., 1993.

4. Управление персоналом / пер. с англ.; под ред. И.В. Андреевой, С.В. Кошелевой. СПб., 2004.

Поступила в редакцию 21.11.2011 г.

UDC 331

ESTIMATION OF LABOR AND CONTROL OF EXECUTION OF ORDERS IN MANAGEMENT SYSTEM

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *