Критерии выбора архивных документов для страхового копирования

11.06.2020

10.5. Работа читального зала

10.5.1. В целях создания условий для работы исследователей с документами в ведомственных архивах действуют читальные залы. Выдавать документы для работы исследователям вне помещения архива запрещается.

Каждый ведомственный архив разрабатывает, в соответствии с настоящими Правилами, правила работы читального зала, которые утверждаются руководителем организации (структурного подразделения), в состав которого входит архив.

10.5.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно — справочный аппарат ведомственного архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, ведомственный архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

Оформление исследователей для работы с документами

10.5.3. Допуск исследователей из других организаций к работе с документами ведомственного архива осуществляется на основании писем этих организаций, в которых должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические границы и цели исследования. Письма должны быть оформлены на бланке и подписаны руководителем организации.

Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза за подписью ректора или проректора с обоснованием необходимости работы с документами архива.

В порядке исключения отдельные граждане могут допускаться к работе над документами по личным заявлениям.

Исследователи — граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами ведомственных архивов в установленном порядке.

10.5.4. В читальный зал дела выдаются только при наличии резолюции о разрешении работы с документами руководителя организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Разрешение на право работы исследователей в ведомственном архиве дается руководителем организации на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года.

При продлении срока исследования, изменении его хронологических границ или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

10.5.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 32) и ознакомиться с правилами работы исследователей в читальном зале архива, предъявить паспорт.

10.5.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится личное дело, включающее следующие документы:

— письмо организации, направившей исследователя в архив, с резолюцией руководителя организации о разрешении работы в читальном зале;

— анкету исследователя;

— заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 10);

— заказы на копирование документов.

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя передаются в архив архива.

Выдача дел исследователям

10.5.7. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.

Для получения документов и научно — справочных пособий исследователи заполняют заказы (требования) (Приложение 10). Документы и научно — справочные пособия выдаются исследователям под расписку. Исследователи отвечают за их сохранность. Категорически запрещается снимать копии с чертежей и рисунков без соответствующего разрешения.

Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел.

10.5.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и научно — справочные пособия заведующему (сотруднику) читального зала.

При получении от исследователя использованных дел заведующий (сотрудник) читального зала расписывается в заказе на выдачу дел.

Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт.

Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале ведомственного архива на срок, определяемый руководителем организации.

В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Выдача выписок из документов и копий документов исследователям

10.5.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены заведующим читальным залом.

Копирование документов ведомственного архива по заказам исследователей производится по разрешению руководителя организации на основании письма заинтересованной организации (при наличии в нем просьбы) или специального запроса.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

10.5.10. При отсутствии в ведомственном архиве необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованной организации в помещении ведомственного архива, в фотоателье или фотолабораториях других организаций в присутствии сотрудника ведомственного архива.

Негативы фотокопий и микрофильмов организациям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение ведомственного архива. В исключительных случаях по письму заинтересованных организаций и разрешению руководителя организации, в состав которой входит архив, негативы могут быть выданы во временное пользование организациям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

10.5.11. Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.

Исследователи и организации соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы только по теме и для целей, указанных в запросе, и не подлежат передаче другим лицам и организациям.

Т.Е. ШАБАНОВА, Г.А. ХАБИБУЛИНА | 31 Августа 2011

В системе мер по повышению безопасности и обеспечению сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации особое место занимает страховое копирование. Законодательной основой проведения этой работы является п. 3 ст. 17 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», в соответствии с которым на уникальные и особо ценные документы создаются их страховые копии. Согласно п. 4 названной статьи, порядок их создания и хранения определяется специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти. Указанная законодательная норма реализована в соответствующих разделах «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», утвержденных приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19 (зарегистрирован Минюстом России, регистрационный № 9059 от 06.03.2007), устанавливающих нормативные требования по страховому копированию документов Архивного фонда Российской Федерации.
Повышению статуса страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации способствовало его включение в состав единого российского страхового фонда документации (ЕРСФД), что обусловило также возможность разработки с участием НИИ Репрографии (головная организация по научно-методическому и научно-техническому обеспечению работ по созданию ЕРСФД) и утверждения в установленном порядке комплекса ГОСТов в рамках общегосударственного гостирования этой деятельности. Подготовлены и введены в действие приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии:
ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием»;
ГОСТ Р 13.1.107-2005 «Репрография. Микрография. Микроформы архивных документов. Общие технические условия»;
ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие технические условия»;
ГОСТ Р 33.1.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»;
ГОСТ Р 33.3.02-2008 ЕРСФД «Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения».
Главная заслуга в подготовке ГОСТов принадлежит специалистам РГАНТД, которые по представлению Росархива являлись постоянными членами Технического комитета по стандартизации ЕРСФД Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии.
Начало работы по страховому копированию документов в государственных архивах России относится к концу 1950-х гг., когда реставрационно-переплетные мастерские государственных архивов стали оснащаться микрофильмирующим оборудованием (УДМ, АКМ) и были преобразованы в лаборатории. С 1960-х гг. ведут отсчет своей деятельности и Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов в г. Москве и Центр по обеспечению сохранности документов в г. Санкт-Петербурге.
В этот же период начато строительство комплекса хранилищ для уникальных фондов и страховых копий, которое было завершено в 1975 г.
Вплоть до 1990 г. для этого направления характерно наращивание объемов работ. Однако в конце 1990-х гг., ввиду резкого ухудшения финансового положения федеральных архивных учреждений, создание страхового фонда в федеральных архивах было практически прекращено. В 1998 г. ликвидированы как самостоятельные организации Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов федеральных архивов в Москве и Центр по обеспечению сохранности документов в Санкт-Петербурге, которые включены в состав соответственно РГАНТД и РГИА на правах структурных подразделений.
Сформировавшаяся в тот период сеть лабораторий федеральных архивов, ведущих страховое копирование документов на бумажной основе, за прошедшее время не претерпела изменений. Работы по страховому копированию ведут Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов (ЛМРД) РГАНТД, выполняющая отраслевые функции (обслуживает ГАРФ, РГАЭ, РГАДА, РГВИА, РГВА, РГАЛИ, РГАНИ), Лаборатория микрофильмирования и реставрации документов РГИА (обслуживает РГАВМФ). Помимо этого, изготовление страховых копий осуществляют Отдел репрографии, консервации и реставрации документов РГАСПИ, Отдел создания страхового фонда и реставрации документов ГАРФ, Отдел реставрации и микрофильмирования документов филиала РГАНТД в г.Самаре.
Новый этап в организации работ по страховому копированию связан с реализацией с 2001 г. федеральных целевых программ. Программное финансирование позволило в плановом порядке возобновить работы по созданию страхового фонда и фонда пользования, приступить к переоснащению лабораторий.
Особое внимание уделялось лаборатории РГАНТД, для которой закуплено 3 съемочных аппарата, 2 проявочных машины, установка по очистке стоков от проявочных машин. Новый микрофильмирующий аппарат получил РГАСПИ.
Переоснащение лаборатории РГИА решалось, в основном, в рамках введения в эксплуатацию нового комплекса зданий архива.
В 2010 г. в связи с завершением строительства нового лабораторного корпуса ЦХСФ приобретено современное оборудование для лаборатории Центра.
Всего за период с 2001 г. в федеральные архивы поставлено около 40 единиц оборудования для изготовления страхового фонда и фонда пользования, контроля их технического состояния, консервационно-профилактической обработки.
Наряду с выделением программных средств на производство работ, улучшение технического оснащения лабораторий позволило за период с 2006 г. изготовить свыше 8,6 млн кадров страховых копий с документов на бумажной основе. Страховой фонд пополняется также в ходе реализации международных договоров. Особенно активно в этом направлении ведет работу ГАРФ.
За последнее 10-летие на 20% — с 2,5 млн ед. хр. до почти 3,0 млн ед. хр. — возросло количество особо ценных дел, на которые создан страховой фонд, Его объем только на документы на бумажной основе составляет свыше 370,0 млн кадров. Однако в процентном отношении страховые копии имеют лишь 32% особо ценных дел.
Имеющийся в федеральных архивах парк микрофильмирующей техники мог бы обеспечить гораздо больший объем работ. По данным федеральных архивов годовая расчетная производительность имеющегося оборудования составляет почти 3,6 млн кадров, в то время как в 2010 г. было изготовлено 1,7 млн кадров.
Причина такого положения дел – ограниченность средств на приобретение расходных материалов, стоимость которых возрастает.
Несмотря на проведенную работу, проблема переоснащения лабораторий федеральных архивов микрофильмирующей техникой еще не решена в полном объеме.
Нуждается в модернизации лаборатория ГАРФ, основное оснащение которой составляет микрофильмирующее оборудование, полученное в начале 1990-х гг. в ходе реализации Гуверовского проекта; лаборатория филиала РГАНТД в г.Самаре, в которой поддерживается в рабочем состоянии Пентакта выпуска 1989 г.
Следует отметить также, что в лабораториях имеется значительный парк техники в неудовлетворительном техническом состоянии. Нуждаются в ремонте и не эксплуатируются 11 микрофильмирующих установок, а еще 3 – подлежат списанию.
Определенные позитивные сдвиги имеют место в проведении работ по страховому копированию аудиовизуальных документов. Количество фотодокументов, на которые создан страховой фонд, на 27% превышает общее количество особо ценных документов, учтенных в паспортах. Страховой фонд создан на 63% особо ценных фонодокументов. В РГАФД копии изготовлены на все дореволюционные звукозаписи (2,515 тыс. ед. хр.).
Наиболее сложная ситуация складывается в части страхового копирования особо ценных кинодокументов (17%) из-за высокой стоимости работ. В рамках федеральных целевых программ удалось решить проблему страхового копирования только для особо ценных кинодокументов, хранящихся в РГАНТД.
В РГАКФД за последние годы изготовлены копии на 148 ед. хр. особо ценных кинодокументов и 4,6 тыс. ед. хр. фотодокументов на стеклянной основе. Настоятельной необходимостью для этого архива является приобретение комплекса оборудования для оцифровки кинодокументов.
Эффективность проводимых работ находится в прямой зависимости от обеспечения сохранности созданных страховых копий.
За последние 5 лет в действующий в системе Росархива в Центр хранения страхового фонда передано свыше 6,4 млн кадров страховых копий. Все они прошли проверку технического состояния и, при необходимости, консервационно-профилактическую обработку с учетом требований соответствующих ГОСТов и «Рекомендаций по проведению оценки физико-химического состояния страхового фонда», подготовленных РГАНТД. Справки по итогам этой работы представлены в Росархив и в соответствующие федеральные архивы. Как показывают результаты проверок, качество фотографического изображения микроформ удовлетворительное, дефектов биологического и химического происхождения не выявлено.
На основе подготовленных РГАНТД с участием РГАКФД специальных рекомендаций Центр осуществляет контроль за состоянием страховых копий в части выявления так называемого «уксусного синдрома» — разложения триацетатной пленки с появлением запаха уксусной кислоты. В настоящее время даже в самых ранних копиях производства 1950-х гг. прошлого века процесс хоть и имеет место, но не активный, единицы хранения не нуждаются в перекопировании.
Задача сохранения созданного страхового фонда решается на основе укрепления материально-технической базы ЦХСФ. За последние годы в хранилищах страхового фонда модернизированы электросети, установлена новая система кондиционирования воздуха. Весь комплекс ЦХСФ оснащен современной охранно-пожарной сигнализацией, введена в строй новая котельная.
Важнейшим шагом в развитии инфраструктуры не только ЦХСФ, но и всех федеральных архивов, явилось завершение в апреле 2011 г. строительства нового лабораторного корпуса, оснащенного современным оборудованием для контроля качества микроформ и изготовления копий фонда пользования на пленочных и электронных носителях. Перед ЦХСФ стоит задача освоения нового оборудования.
По-прежнему актуальным остается качество отбора документов для страхового копирования. История вопроса такова. Вплоть до конца 1970-х гг. проводилось в основном сплошное микрофильмирование фондов, в результате чего страховые копии создавались на дублетные, поглощенные, а иногда и малоценные документы. Например, в одном из государственных архивов в каждом из фондов уездных исполкомов микрофильмировались типографские экземпляры протоколов заседаний губисполкома, подлинники которых также хранились в этом архиве и были смикрофильмированы.
В 1978 г. приказом Главархива РСФСР был определен круг фондов, документы которых подлежали обязательному и первоочередному микрофильмированию как особо ценные. Наряду с фондами военно-революционных комитетов, к числу особо ценных предлагалось относить документы органов государственной власти и управления автономных республик, краев и областей, органов народнохозяйственного учета и статистики, а также уникальные документы других фондов, в том числе дореволюционного периода.
Вместе с тем, архивным органам предоставлялось право по предложениям госархивов, согласованным с ЭПК, расширять или сужать круг фондов и видов документов, подлежащих микрофильмированию с целью создания страхового фонда, исходя из характера и значения хранящихся в госархивах фондов. В целях устранения непроизводительных затрат на микрофильмирование дублетных документов организационно-распорядительного характера (постановлений, решений, распоряжений и др.), было рекомендовано относить к числу особо ценных только документы организаций-фондообразователей. В 1980 г. вышла в свет «Инструкция о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов», в которой были сформулированы критерии отнесения документов к этой категории. Их шесть: значение фондообразователя; авторство документов; время создания документов; ценность содержащейся в документах информации; юридическая сила, подлинность документов; наличие художественных, палеографических особенностей документов.
Практически без изменений эти критерии вошли в подготовленные в 2006 г. ВНИИДАД новые методические рекомендации по работе с особо ценными документами, которые написаны на очень обширном материале с анкетированием государственных архивов. При этом уточнена лишь значимость критериев, из которых первыми по степени важности определены: время создания документа и ценность содержащейся в документах информации.
Критерий «значение фондообразователя» с первого места переместился на четвертое.
Указанные критерии нередко подвергаются критике, в том числе со стороны архивистов-практиков, но при этом не предлагается ничего нового. Такая критика, по мнению специалистов ВНИИДАД, связана со стремлением практиков получить однозначный инструментарий в области определения особо ценных документов, что, на наш взгляд, не состоятельно.
До начала 1990-х гг. работа по выявлению особо ценных документов не могла не носить идеологического характера. С современных позиций об этом говорить несложно, но совершенно очевидно другое: с изменением политической обстановки в стране изменились и взгляды на определение того, что может являться для общества особо ценным. В этой связи не сами критерии, а их толкование должно быть объективным.
Задача нелегкая. С учетом этого, критический анализ состава документов, ранее отнесенных к особо ценным, тщательный, поединичный отбор документов для страхового копирования, с коллегиальным обсуждением – обязательное условие качественной работы.
Настораживает также имеющее место мнение о необходимости первоочередного микрофильмирования наиболее используемых фондов, не отнесенных к категории особо ценных. Следует учитывать, что интенсивность использования тех или иных документов – лишь одно из проявлений политической, экономической и социальной конъюнктуры. Интенсивность использования документов не может являться самостоятельным критерием.
Уменьшение объема выдачи дел из хранилищ – это очень важная, но вторичная задача страхового копирования, тем более, что в настоящее время появилась возможность целевым порядком создавать фонд пользования на цифровых носителях. Следует напомнить, что страховой фонд создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов. В соответствии с п. 5 ст. 3 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» особо ценный документ – документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую ценность, особую важность для общества и государства.
По данным последней паспортизации, в целом по федеральным архивам к особо ценным документам отнесено 22% от общего объема хранящихся документов. В субъектах Российской Федерации этот показатель стабильно составляет 2%. Наибольшее число дел отнесено к составу особо ценных в РГАДА (74%) и РГИА (69%). Не умаляя значимости документов, хранящихся в этих двух крупнейших исторических архивах России, представляется маловероятным, что все документы, отнесенные к категории особо ценных, отвечают указанной норме.
Развитие рассматриваемой сферы архивной деятельности связано с внедрением в практику федеральных архивов современных электронно–микрографических технологий.
Как известно, для создания страхового фонда и фонда пользования могут применяться:
COM-системы, с использованием которых изготавливаются электронные копии документов, с которых затем производятся микрофильмы;
гибридные системы, позволяющие одновременно изготавливать страховые копии на пленочном носителе и электронный образ документа в качестве фонда пользования;
оптическое микрофильмирование документов в сочетании со сканированием изготовленных копий.
На данном этапе наиболее оптимальным для федеральных архивов является стандартное изготовление страховых копий с документов на бумажной основе и последующее их сканирование для создания электронного фонда пользования. Применение этой технологии позволяет продолжить работу по созданию страхового фонда на пленочных носителях в соответствии с нормативными требованиями и в полной мере использовать имеющееся микрофильмирующее оборудование.
Для массовой оцифровки микрофильмов уже создана определенная техническая база: в 2010 г. в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006-2011 годы)» приобретен для ЛМРД РГАНТД специальный высокопроизводительный сканер, позволяющий оцифровывать несколько 300-метровых рулонов микрофильмов в смену, и устройство для хранения оцифрованных копий. Сканирующим оборудованием для 30-метровых рулонов микрофильмов располагает ЦХСФ. Сканеры микроформ имеются также в РГИА, РГАДА, РГАСПИ, РГАНИ, РГАЛИ.
Однако для того, чтобы организовать внедрение электронно-микрографической технологии в практическую деятельность федеральных архивов, необходимо организационно и методически проработать эти вопросы, в том числе определить порядок создания, хранения, учета и использования цифровых копий. В нормативном закреплении нуждается уже сложившаяся практика изготовления цифровых копий аудиовизуальных документов.
Создание цифрового фонда пользования в рамках страхового копирования предполагается вести параллельно с целевой оцифровкой документов, что предусмотрено проектом Программы информатизации Федерального архивного агентства на 2011-2020 гг., одобренной коллегией Росархива 22 февраля 2011 г. Указанная программа и федеральная целевая программа «Культура России (2012-2016 годы)», формирование которой завершается в настоящее время, явятся основным источником финансирования работ.
Определяя оптическое микрофильмирование в сочетании со сканированием негативных микроформ в целях создания цифровых копий фонда пользования в качестве приоритетного направления, представляется нецелесообразным на данном этапе отказываться и от создания фонда пользования на пленочных носителях.
Названные и другие вопросы стали предметом обсуждения на состоявшемся 26 мая 2011 г. заседании коллегии Росархива. Положительно оценив работу федеральных архивных учреждений по созданию и организации хранения страхового фонда копий уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Российской Федерации, коллегия определила приоритетное направление ее дальнейшего совершенствования и развития, в основе которого – применение современных электронно–микрографических технологий, сочетающих оптическое микрофильмирование со сканированием изготовленных страховых копий.
Коллегия поручила соответствующим структурным подразделениям Росархива при распределении средств в рамках реализации государственной программы «Культура России (2012-2016 годы)» обеспечить увеличение финансирования по страховому копированию архивных документов, предусмотреть выделение средств на соответствующие научные исследования в области создания страхового фонда, в том числе с использованием цифровых технологий, а также организовать подготовку дополнений к «Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» в части определения состава страховых копий и копий фонда пользования аудиовизуальных документов на традиционных и электронных носителях.
Директорам федеральных архивов поручено разработать и утвердить планы создания страхового фонда на 2012-2016 гг., исходя из объемов работ, на 30% превышающих выполненные в 2006-2010 гг. При этом особое внимание предлагается обратить на состав документов, планируемых к страховому копированию, имея в виду создание страхового фонда только на уникальные и особо ценные документы.
Перед РГАНТД поставлена задача: организовать в 2012 г. подготовку технологического регламента изготовления цифровых копий фонда пользования методом сканирования микроформ страхового фонда и его экспериментальное апробирование на базе ЛМРД РГАНТД и ЦХСФ, а также подготовить требования и ориентировочные нормативы по созданию, хранению, учету и использованию фонда пользования фото- и фонодокументов на цифровых носителях и устройствах.
В качестве важнейшей задачи для ЦХСФ на ближайшую перспективу определен пуск в эксплуатацию и освоение оборудования, полученного в рамках строительства нового лабораторного корпуса Центра.
Федеральные архивные учреждения приступили к работе по реализации решения коллегии Росархива.
Аннотация
Статья посвящена актуальным вопросам страхового копирования уникальных и особо ценных архивных документов Архивного фонда Российской Федерации. Ретроспективный подход к рассмотрению нормативно-методических, теоретических и практических решений страхового копирования в федеральных архивах Российской Федерации позволил авторам всесторонне осветить проблему и поставить ряд актуальных вопросов, связанных с обоснованием критериев отбора архивных документов для страхового копирования.
Ключевые слова
Страховое копирование, особо ценный архивный документ, уникальный архивный документ, критерии отнесения архивного документа к категории уникальных и особо ценных, федеральные государственные архивы, единый российский страховой фонд документации (ЕРСФД).
Шабанова Татьяна Евгеньевна — заместитель начальника управления организации архивных услуг – начальник отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства, г. Москва; 8-495-606-38-89; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript
Хабибулина Галина Александровна — заместитель начальника отдела обеспечения сохранности и государственного учета документов Федерального архивного агентства, г. Москва; 8-495-606-38-89; Этот e-mail адрес защищен от спам-ботов, для его просмотра у Вас должен быть включен Javascript