Кто такой контрагент в бухгалтерии

Кто такой контрагент в бухгалтерии

Руководство компании часто принимает решение автоматизировать оперативный учет с помощью отдельной программы, не связанной с бухгалтерским учетом. Это так называемая программа оперативного учета. Обычно в такой программе работают сотрудники, осуществляющие приемку или реализацию товара (это может быть «1С:Управление торговлей», например). Отсюда данные передаются в бухгалтерскую базу через настраиваемый обмен.

Хотим обратить внимание наших читателей на то, что данные в программу 1С (оперативный учет) оперативного учета должны вводиться по очень жестким правилам. Иначе возникают искажения в бухгалтерском и налоговом учете, которые в свою очередь влекут за собой серьезные проблемы для компании.

В идеале, в штате фирмы должен быть специалист, ответственный за выработку этих правил и за контроль их соблюдения сотрудниками. Если такого человека нет, то, как показывает наша практика, данные оперативного учета в целях бухгалтерского и налогового учета можно использовать с большими оговорками. Либо использовать вообще нельзя.

Неправильно ввел данные контрагента – создал проблемы бухгалтерии

Очень часто менеджеры в системе оперативного учета ведут учет расчетов не с самой компанией, а с контактным лицом. То есть для сотрудника неважно название юридического лица, поскольку он работает с конкретным человеком, которого хорошо знает. Так в программе оперативного учета вместо контрагента «Компания А» появляется контрагент «Вася Иванов».

Наверное, для отгрузок это и удобно. Но при выгрузке данных из «Управления торговлей» в бухгалтерию никто не может догадаться, что «Вася Иванов» – это «Компания А».

Если с такой или с другой подобной ситуацией вы уже сталкивались, вашим сотрудникам просто необходима примерно вот такая

Памятка по вводу наименований контрагентов:

  1. В карточке контрагента должны указываться сведения реально существующего, имеющего государственную регистрацию контрагента, а не его псевдоним или ФИО контактного лица.

  2. Краткое название контрагента всегда пишется с большой буквы (например: Перекресток, а не перекресток).

  3. Первое слово в кратком названии должно быть наиболее значимым (например: Перекресток ТД, а не ТД Перекресток).

  4. Нельзя использовать кавычки (например: Перекресток ТД, а не «Перекресток ТД»).

  5. Не нужно указывать организационно-правовую форму (ООО, ЗАО и пр.).

  6. Обязательно указывайте ИНН и КПП контрагента (у индивидуального предпринимателя – только ИНН).

  7. При необходимости ведения расчетов с покупателями – физ. лицами (в разрезе ФИО), каждому покупателю присваивается условный ИНН (его можно придумать). Иначе при передаче данных в бухгалтерскую программу все расчеты с физ. лицами будут объединены в одного контрагента.

  8. Перед созданием в справочнике нового контрагента, во избежание возможных «задвоений», проверьте по его ИНН – нет ли уже такого контрагента в базе.

Еще проблемы с нестыковкой контрагентов

Иногда менеджеры вообще не отслеживают, кому сделана отгрузка и от кого пришла оплата. Товар кому-то отгрузили, кто-то товар оплатил. В результате при выгрузке из УТ в бухгалтерию возникает путаница, так как это совершенно разные контрагенты.

Чтобы разобраться, кому что отгрузили, и кто что оплатил, бухгалтерия тратит время. А потом вынуждена готовить документы о зачете этих платежей в счет отгрузок и т.д.

Но это еще полбеды. Если вовремя не разобраться, возможны налоговые проблемы. Потому что оплата без отгрузки, как и отгрузка без оплаты, влечет за собой НДС. Таким образом, возникает риск уплатить НДС дважды.

Отсюда «золотое» правило: менеджеры обязаны отслеживать стыковку отгрузок и оплат в рамках одного юридического лица — покупателя.

Ввел не все данные Договора – спровоцировал конфликт с контрагентом

Очень важно при работе в программе оперативного учета указывать условия Договора.

Например, Договор заключен в условных единицах, а в программе это не отражено. Соответственно, бухгалтерия не учитывает колебания курса валют и изменение обязательств по оплате. Когда же бухгалтерия увидит Договор и поймет, что расчеты по нему проходили в условных единицах, возникнет большая проблема – придется разбираться с контрагентом, возвращать ему деньги или, напротив, требовать с него дополнительные средства. В любом случае, это чревато конфликтом с контрагентом.

Отсюда следующие правила:

  1. Данные Договора должны содержать не только номер, но также его суть и дату (например: Договор поставки № 25 от 15.05.2015).

  2. Если Договор в иностранной валюте — заполнение справочника валют производится согласно ОКФ (Общероссийскому классификатору валют).

  3. Если Договор в условных единицах, то курс у.е. привязывается к любой реально существующей валюте (например, к евро). Либо ведется история курса своей расчетной единицы (например, курс евро в ЦБ РФ + 3%) на дату совершения операции с этой условной валютой и на последний день месяца.

Неправильно назвал товар – исказил данные управленческого учета

С номенклатурой товаров также связано много ошибок. Например, компания покупает «кружку», а продает «чашку», потому что бизнес-название выглядит лучше. Отсюда возникают проблемы, связанные с тем, что необходимо установить соответствие, что же во что «превратилось».

Если покупки и продажи идут массово, то выявить ошибки в данных оперативного учета внутри какой-то конкретной позиции чрезвычайно тяжело. Они будут накапливаться, и проблема тут не только в искажении данных по налогу на прибыль, но и в недостоверных данных для менеджмента. То есть руководство будет думать, что себестоимость, прибыль и финансовый результат у компании одни, а на самом деле они будут другие. И все потому, что искажены данные по остаткам на складе.

Чтобы подобных ошибок не возникало, в программах оперативного учета существует механизм переименования – в 1С он называется «Комплектация и разукомплектация». Благодаря этому механизму, количество и сумма по номенклатуре с «покупным» наименованием корректно переносится на номенклатуру с «продажным» наименованием, что позволяет правильно сформировать финансовый результат.

Данный механизм надо использовать и в случае, когда покупается два разных наименования товара, а потом они продаются одним комплектом (как единая позиция).

Также важно следить за тем, чтобы номенклатура не дублировалась по наименованию. Вмените в обязанность вашему сотруднику проверять наличие номенклатуры в базе при вводе новой позиции в программу оперативного учета.

При ведении учета в нескольких базах оперативного учета наименование товара должно быть одинаковым во всех базах.

Важно!

Не меняйте названия контрагентов или товаров в программе оперативного учета!

В целях приведения всех названий товаров в соответствие воспользуйтесь документом «Комплектация номенклатуры» (он есть в программе 1С:Управление торговлей, ред.10.3) либо документом «Сборка (разборка) товаров» (есть в 1С:Управление торговлей, ред.11).

А, чтобы выровнять взаиморасчеты между контрагентами, используйте документ «Корректировка долга».

Любые «переброски» расчетов и контрагентов должны делаться только с помощью названных выше документов.

Продолжение следует….

Связаться с экспертом

Для оптимизации документооборота в организации программа содержит функционал по настройке текстов («шаблонов») договоров, которые будут в дальнейшем заключаться с контрагентами (рис. 1).

  1. Раздел: Справочники – Шаблоны договоров.
  2. Справочник «Шаблоны договоров» содержит три готовых шаблона – «Договор возмездного оказания услуг», «Договор подряда», «Договор поставки». Их можно отредактировать. Также по кнопке «Создать» можно добавить новый шаблон (создать с «нуля» или на основе текста одного из готовых шаблонов).
  3. При создании нового шаблона договора в поле «Наименование» укажите его название.
  4. Заполните текст шаблона договора. При необходимости по кнопке «Вставить в текст» можно использовать предопределенные параметры, которые в печатной форме готового договора автоматически будут заменены данными из информационной базы. В шаблоне эти параметры выделяются цветом и берутся в фигурные скобки.
  5. Кнопка «Записать и закрыть».

Рис. 1

В форме элемента справочника «Договоры» по кнопке «Печать» можно распечатать готовый текст самого договора с данными, заполненными на основании содержащейся в рабочей базе информации (рис. 2).

Рис. 2

В программу «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) включен отчет «Досье контрагента», который является частью сервиса «1С:Контрагент». Отчет позволяет получить информацию из ЕГРЮЛ, Росстата и Единого реестра проверок.

  1. Раздел: Справочники – Контрагенты.
  2. Выберите контрагента и нажмите кнопку «Досье» (рис. 1).
  3. Автоматически формируется досье на контрагента с основными данными оценки надежности (рис. 2), бухгалтерской отчетностью (рис. 3) и последними результатами государственных проверок (рис. 4).

Рис. 1

Рис. 2

Рис. 3

Рис. 4

Обратите внимание! Воспользуйтесь сервисом «1С:Контрагент» для формирования отчетов со сведениями о контрагентах, для автоматического заполнения и проверки реквизитов инспекций ФНС и внебюджетных фондов, для автозаполнения адресов контрагентов с актуальными сведениями из федеральной информационной адресной системы (ФИАС).

Для проверки контрагентов в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно получить бизнес-справку, заверенную электронно-цифровой подписью из сервиса «1СПАРК Риски». Бизнес-справка содержит результаты анализа большого количества источников данных и обращает внимание пользователя на ключевые факторы деятельности контрагента, которые помогают при принятии решения о сотрудничестве с ним. Подробная информация о сервисе «1СПАРК Риски» и бизнес-справке в презентации.

Отчет формирует из карточки контрагента (или договора) ведомость взаиморасчетов с контрагентом в разрезе документов с возможностью перепроведения документов или пометки удаления.

После добавления внешнего отчета, он станет доступен в командной панели карточки контрагента:

Или карточки договора:

В настройках отчета можно установить фильтр по периоду или выбрать организацию:

Помимо вывода информации о состоянии взаиморасчетов, с помощью отчета можно перепровести документы или пометить на удаление. При это обработаются только те документы, которые попали в отчет.

Например, для перепроведения документов нажимаем Перепровести:

Соглашаемся с вопросом, нажимаем ОК, ждем.

По окончании процесса на экран выводится протокол, в котором перечислены все обработанные документы и статус по каждому документу (если стоит ОК, значит документ перепроведен и проблем никаких не возникло; в противном случае будет указан текст ошибки при проведении документа):

Сформированный из карточки договора отчет отличается тем, что отсутствует группировка по договору:

Для скачивания бесплатных разработок надо войти в систему. Если вы еще не зарегистрированы на сайте, то сначала зарегистрируйтесь.

Такое может случиться с каждым. Расскажу, из-за чего и что предпринимать.

1. Банк заподозрил хищение денег с вашего счета.

В таких случаях банк имеет право приостановить операцию на два дня. Тут просто нужно подтвердить операцию.

А для того, чтобы побыстрее узнать о проблемах, следите за статусом платежа в клиент-банке и позаботьтесь, чтобы в договоре с банком были разные способы оповещения: по телефону, смс, электронной почте и т.д.

И не откладывайте платежи на последний момент, чтобы всегда было время в запасе на случай таких неприятностей.

2. Банк подозревает, что платеж направлен на отмыв денег и финансирование терроризма.

Эта ситуация сложнее, и пока вы разбираетесь с банком, нужно предупредить поставщика о задержке и попросить не применять санкции.

Объясните ситуацию, расскажите, что предпринимаете, держите его в курсе. Можно выдать гарантийное письмо.

📌 Реклама

3. Деньги закинули на старые реквизиты.

Тут надо посмотреть, что написано в договоре. Если по его условиям деньги нужно перечислять на реквизиты, указанные в договоре, а поставщик вовремя не предупредил об изменениях — вы свои обязательства исполнили.

Если старый счет рабочий, вы можете требовать от поставщика признать обязанность исполненной.

Если деньги ушли на уже закрытый счет, они провисят какое-то время в невыясненных платежах и вернутся на ваш счет. Засада в том, что не всегда это происходит быстро, в проблемном банке деньги могут зависнуть.

Нужно написать заявление в банк с требованием вернуть деньги. При этом, если деньги ушли не туда по вине поставщика, нужно написать письмо-претензию, что вы заплатили, а просрочка произошла по его вине, пени не начисляться не должны, а вы уже предприняли действия для возврата денег (приложите письмо в банк).

Если же вина ваша, выгоднее не дожидаться возврата денег с банка, а заплатить поставщику еще раз, пока не набежали пени.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *