Льготы работников архива

Льготы работников архива

В январе 2011 года было подписано совместное письмо Росархива (№ 7/41-А от 14.01.2011) и Пенсионного фонда Российской Федерации (№АД-25-25/286 от 18.01.2011) «Об информационном взаимодействии между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации», в соответствии с которым органам управления архивным делом субъектов Российской Федерации было рекомендовано организовать обмен информацией и юридически значимыми документами социально-правового характера, необходимыми для реализации гражданами своих пенсионных прав, в электронной форме и заключить соответствующие соглашения.

Организация рассмотрения и исполнение обращений граждан – одна из основных государственных и муниципальных услуг органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации, государственных и муниципальных архивов. Ежегодно в архивные учреждения поступает значительный объем запрашиваемой информации для назначения пенсий и установления льготных выплат.

Правовым основанием деятельности в сфере информационного обеспечения граждан на основе документов Архивного фонда Российской Федерации является законодательство федерального и регионального уровней.

В соответствии с Федеральным законом Российской Федерации (от 27 июля 2011 года № 210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» все органы, предоставляющие государственные, муниципальные услуги не вправе требовать от заявителя предоставления документов, которые находятся в распоряжении иных органов и подведомственных им учреждений. Таким образом, пенсионные органы не смогут направлять заявителей в архивы с целью получения каких-либо справок, а должны будут истребовать эти справки самостоятельно, в том числе и в электронной форме. Такой обмен информацией между учреждениями Пенсионного фонда России и архивными органами и архивами в электронном виде – в режиме удаленного доступа упростит порядок получения заявителем услуги, сделает обслуживание граждан более качественным и доступным, сократит сроки исполнения запросов, значительно снизит количество граждан, приходящих в архивы на личный прием.

Проведение работы по изучению опыта информационного взаимодействия между отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации и органами управления архивным делом регионов, входящих в ПФО, осуществлялось с помощью традиционного метода анализа и обобщения представленных ими информаций по данному направлению деятельности. Информации были представлены всеми органами управления архивным делом в ПФО. Архивные службы регионов имеют определенный опыт сотрудничества с пенсионными органами как по обмену электронными документами в системе электронного документооборота по защищенным телекоммуникационным каналам, так и по предоставлению сведений о составе и месте хранения документов по личному составу, в том числе с учетом созданных электронных фондов пользования и информационно-поисковых систем. Вместе с тем, по информациям Республиканской архивной службы Республики Мордовия и управления культуры и архива Пензенской области в связи с недостаточным финансовым обеспечением организация информационного взаимодействия с пенсионными органами в процессе предоставления государственных услуг в режиме удаленного доступа в архивных учреждениях затруднена и временно приостановлена.

В рамках действующего законодательства по организации предоставления государственных и муниципальных услуг и переводу их в электронный вид архивистами ПФО совместно со специалистами пенсионных органов был проведен значительный комплекс мероприятий.

1. Разработаны планы мероприятий по внедрению системы электронного документооборота и заключены соглашения об информационном взаимодействии с региональными отделениями Пенсионного фонда Российской Федерации:

— Нижегородская область;

— Республика Башкортостан;

— Республика Марий Эл;

— Республика Мордовия;

— Республика Татарстан;

— Удмуртская Республика;

— Чувашская Республика;

— Пермский край;

— Кировская область;

— Оренбургская область;

— Саратовская область;

— Ульяновская область.

В Пензенской и Самарской областях соглашения не подписаны, но проведена подготовительная работа по их подготовке и заключению: в управлении культуры и архива Пензенской области осуществляются организационные мероприятия по заключению соглашений и техническому обеспечению обмена электронными документами на уровне муниципальных архивов (в 21 архиве из 29); в управлении государственной архивной службы Самарской области в 2011 году подготовлен проект Соглашения, который в течение 2012 года планируется оформить в установленном порядке.

С учетом вышеуказанных соглашений государственные архивы ПФО были включены в систему обмена юридически значимыми документами социально-правового характера в электронной форме для установления и выплаты пенсий, других социальных выплат.

2. Заключены дополнительные соглашения о технических требованиях и защите информации – «Об обмене электронными документами» (Республика Башкортостан), «Соглашение о порядке обмена документами в электронном виде между ГУ — Отделением ПФР по Кировской области и управлением по делам архивов Кировской области» (Кировская область).

3. Приобретено и организовано функционирование программного комплекса ViPNet Client. Созданы автоматизированные рабочие места, подготовлены кадры, разработаны нормативно-методическое документы (в государственных архивах).

В рамках вышеуказанных заключенных соглашений и в целях подготовки необходимых технических условий для информационного взаимодействия в государственных архивах ПФО проделана большая работа: проведен анализ технического обеспечения архивов, приобретено, установлено и апробировано программное обеспечение ViPNet Client с использованием средств криптографической защиты информации и с функциями электронной цифровой подписи, дополнительно приобретена компьтерная техника (компьютеры Pentium-4), изданы приказы об утверждении перечня специалистов, допущенных к работе с программным обеспечением, сертификатом ЭЦП, электронными ключами, проведено обучение лиц, ответственных за организацию работы по исполнению социально-правовых запросов в электронном виде и обеспечение функционирования оборудования, в следующих регионах:

— Нижегородская область;

— Республика Башкортостан;

— Республика Марий Эл;

— Республика Татарстан;

— Удмуртская Республика;

— Чувашская Республика;

— Пермский край;

— Кировская область;

— Оренбургская область;

— Саратовская область;

— Ульяновская область.

Кроме того, проведены мероприятия: по обеспечению высокоскоростного доступа в Интернет (Республика Татарстан, Кировская область), по созданию и монтажу локально-вычислительной сети (Республика Татарстан, Республика Марий Эл).

В Самарской области – в управлении государственной архивной службы было организовано автоматизированное рабочее место специалиста и совместно с Региональным центром управления государственными и муниципальными информационными системами и ресурсами Самарской области успешно проведено тестирование каналов связи с Отделением Пенсионного фонда РФ по Самарской области с использованием электронной цифровой подписи управления. В настоящее время управление проводит работу по получению ЭЦП государственным архивам и организации клиентских мест

В Республике Мордовия и в Пензенской области проведенный в названных регионах комплекс работ предстоит еще организовать и провести, так как сейчас из-за отсутствия финансирования это не представляется сделать.

4. Организована работа по заключению соглашений с органами местного самоуправления об информационном взаимодействии с муниципальными архивами и их реализации

Проведена большая работа по внедрению механизмов предоставления муниципальных услуг в электронном виде – организовано взаимодействие муниципальных архивов с территориальными органами Пенсионного фонда Российской Федерации:

— подготовлены совместные письма руководства органов управления архивным делом и региональных органов Пенсионного фонда Российской Федерации в адрес глав муниципальных образований, принято участие в совещаниях с муниципальными архивами и территориальными органами, заключены пилотные соглашения между администрациями муниципальных образований и пенсионными органами, в муниципальных архивах приобретено и установлено программное обеспечение ViPNet Client:

— Нижегородская область;

— Республика Башкортостан;

— Удмуртская Республика;

-Чувашская Республика;

— Пермский край;

— Пензенская область;

— Саратовская область.

В Республике Татарстан Министерством информатизации и связи проводятся конкурсные мероприятия по закупке необходимого программного комплекса для 47 архивов.

В Кировской области на 2012 год планируется подключение к электронному документообороту пяти муниципальных архивов; подготовлен проект Плана мероприятий по внедрению системы электронного документооборота (анализ технического обеспечения сторон, разработка и подписание дополнительного соглашения по электронному документообороту, заключение Базовым архивом дополнительного соглашения с ОАО «ИнфоТекс Интернет Траст» на приобретение дополнительных услуг для обеспечения электронного документооборота с муниципальными архивами, определение лиц в муниципальных архивах, осуществляющих эксплуатацию системы электронного документооборота, проведение опытной эксплуатации системы электронного документооборота) между Базовым архивом и муниципальными архивами. Проект направлен на согласование с ГУ – Отделением ПФР по Кировской области; дальнейшее подключение муниципальных архивов к системе электронного документооборота будет осуществляться по мере их готовности.

По информации управления государственной архивной службы Самарской области также планируется создание клиентских мест в каждом архивном отделе муниципального образования области.

Успешно провели комплекс работ по обеспечению включения в систему информационного взаимодействия муниципальных архивов с пенсионными органами следующие регионы:

— Нижегородская область (14 из 50 муниципальных архивов);

— Удмуртская Республика (все муниципальные архивы);

— Пермский край (все муниципальные архивы);

— Саратовская область (35 из 39 муниципальных архивов).

5. Обеспечен обмен информацией и документами социально-правового характера, заверенными электронно-цифровой подписью, с использованием различных схем электронного документооборота

Схемы организации электронного взаимодействия между архивами и пенсионными органами в регионах ПФО различны. Они представлены несколькими вариантами:

1. Между государственными архивами и пенсионными органами; между муниципальными архивами и пенсионными органами: Нижегородская область, Республика Башкортостан, Республика Татарстан, Республика Марий Эл, Чувашская Республика, Пермский край – в том числе с Агентством по делам архивов, Оренбургская область, Саратовская область, Ульяновская область.

2. На базе государственного архива, специализирующегося на работе с документами по личному составу, и пенсионными органами; муниципальными архивами и пенсионными органами: Удмуртская Республика – с созданием в комитете по делам архивов резервной точки на случай сбоя программы или поломки оборудования в государственном архиве;

3. На базе государственного архива, специализирующегося на работе с документами по личному составу, с муниципальными архивами и пенсионными органами: Кировская область.

Все формы организации электронного обмена информацией и документами проработаны и апробированы в рамках реализации конкретных решений, принятых архивными и пенсионными органами на местах.

6. Организовано рассмотрение и исполнение социально-правовых запросов

В информациях органов управления архивным делом в регионах ПФО представлена статистика исполненных запросов, поступивших в электронном виде от пенсионных органов. Статистические данные указали 8 регионов из 11 (нет статистики в информациях Пермского края, Оренбургской и Ульяновской областей, а в Республике Мордовия, Пензенской и Самарской областях – информационное взаимодействие в полном объеме пока не организовано).

Количественные показатели представлены следующим образом:

— Нижегородская область – в госархивах: 472 запроса или 6% от общего объема запросов, исполненных в госархивах, за 1 полугодие 2012 г.; в муниципальных архивах: 175 или 5% от общего объема запросов за 1 полугодие 2012 г. Для сравнения: в 2011 году в госархивах исполнено 160 запросов или 1,5%, в муниципальных – 0.

— Республика Башкортостан – в госархивах: 440 запросов за 1 полугодие 2012 г. (% от общего объема запросов не указан);

— Республика Марий Эл –в госархивах: 650 или 10% от общего объема за 1 полугодие 2012 г. ;

— Республика Татарстан – в госархивах: 1876 или 26% от общего объема за 1 полугодие 2012 г.;

— Удмуртская Республика – в госархивах: 1444 или 19,2%, с 01.07.2011 по 24.06.2012;

— Чувашская Республика – в госархивах:478 запросов, в муниципальных архивах – 176 за 1 полугодие 2012 г. (% от общего объема не указан);

— Кировская область – в госархивах: 713 с 01.12.2011 по 01.04.2012;

— Саратовская область – в госархивах: 1477, в муниципальных архивах -605 за 1 полугодие 2012 г. (% от общего объема не указан. Для сравнения в 2011 году: в госархивах — 290 запросов, а в муниципальных архивах -257).

Анализ статистики по сравнению с 2011 г. дан лишь в информациях Нижегородской и Саратовской областей.

Общий вывод: количество запросов, поступивших от пенсионных органов по системе информационного взаимодействия, и исполненных архивами, ежегодно увеличивается, что подтверждает важность и актуальность предоставления государственных и муниципальных услуг в режиме удаленного доступа.

Несмотря на внедрение системы электронного оборота, по-прежнему значительный объем запросов поступает традиционным способом – почтой или при личном приеме. Кроме того, в числе проблем, возникающих в работе архивных учреждений по электронному обмену информацией и документами с пенсионными органами, следует отметить:

— в запросах указываются неполные сведения (ФИО гражданина, наименование организации, занимаемая должность) для поиска. Это наиболее острая проблема, так как некоторые запросы поступают в виде списков, в которых указаны фамилии с инициалами, сокращенное наименование организации, причем используются не только общепринятые сокращения, что требует дополнительных затрат рабочего времени на установление наименования организации;

— многочисленные запросы о подтверждении сведений о стаже и заработной плате работников организаций, документы которых в архив на хранение не поступали;

— работниками пенсионных органов предъявляются необоснованные требования к содержанию архивных справок и срокам их исполнения (например: указать причину отсутствия начислений за месяц или два месяца по ведомостям начисления заработной платы или что указанная в архивной справке конкретная должность входит в список льготных профессий и т.д. (Республика Татарстан);

— часто из пенсионных органов поступают запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы за период, охв20 и более лет. Иполнение таких запросов – очень сложный и трудоемкий процесс, требующий значительного количества времени и затрудняющий выдачу справок в установленные законодательством сроки (Республика Татарстан).

В Республике Башкортостан появились проблемы, связанные с началом функционирования Центрального офиса Республиканского государственного автономного учреждения Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее Центр), которое уполномочено направлять межведомственные запросы в рамках организации предоставления государственных и муниципальных услуг по исполнению социально-правовых запросов граждан. В этой связи запросы, сформированные Центром, подлежат обязательному приему и обработке, в том числе и в архивных учреждениях Республики Башкортостан. Учитывая, что данное взаимодействие с 1 июля 2012 года организовано в рамках межведомственного электронного документооборота с использование ПК «Дело», следует, что для исполнения государственных услуг республиканским архивам необходимо иметь разное техническое обеспечение, что крайне неудобно.

Вместе с тем, все проблемы, вопросы, недопонимание, возникающие порой в практической деятельности сотрудников архивов и пенсионных органов в городах и районах в основном решаются оперативно, в рабочем порядке или на совместных встречах-совещаниях на уровне руководства органов управления архивным делом и территориальных органов Пенсионного фонда Российской Федерации во всех регионах ПФО. В рамках сотрудничества и развития информационного взаимодействия постоянно осуществляется разработка технологических регламентов, обмен информациями в электронном виде о составе и месте хранения документов по личному составу, перечне ликвидируемых организаций, перечне архивных фондов, содержащих документы по личному составу, с указанием переименований, видов документов, в том числе с учетом новых поступлений, и др.

Позвольте поблагодарить все регионы ПФО за активную работу по организации важного и актуального сотрудничества архивных служб с пенсионными органами по предоставлению государственных и муниципальных услуг в сфере архивного дела в режиме удаленного доступа и пожелать дальнейшего развития информационного взаимодействия и успешного решения всех возникающих трудностей и проблем.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Утверждены Приказом Минздравсоцразвития России от 11.04.2012 N 338н

I. Общие положения
II. Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций
Должности руководителей
Директор архива, центра хранения документации
Главный хранитель фондов архива
Начальник отдела (заведующий отделом) архива
Заведующий архивохранилищем
Заведующий сектором (начальник сектора) архива
Заведующий архивом (начальник архивного отдела) муниципального образования, ведомства, организации
Должности специалистов
Главный архивист
Главный археограф
Главный палеограф
Главный методист
Ведущий архивист
Ведущий археограф
Ведущий палеограф
Ведущий методист
Архивист
Археограф
Палеограф
Методист
Хранитель фондов
III. Квалификационные характеристики должностей работников лабораторий обеспечения сохранности архивных документов
Должности руководителей
Директор (начальник, заведующий) лаборатории обеспечения сохранности архивных документов
Начальник отдела (заведующий отделом) лаборатории обеспечения сохранности архивных документов
Должности специалистов
Главный специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов
Ведущий специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов
Художник-реставратор архивных документов

I. Общие положения

1. Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов» Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (далее — раздел ЕКС) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов (далее — архивы, лаборатории).

2. Раздел ЕКС состоит из трех разделов: I — «Общие положения», II — «Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций», III — «Квалификационные характеристики должностей работников лабораторий обеспечения сохранности архивных документов».

3. Квалификационные характеристики, содержащиеся в настоящем разделе ЕКС, могут применяться в качестве нормативных документов или служить основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников, с учетом особенностей организации труда и управления, а также прав, ответственности и компетентности работников. При необходимости должностные обязанности, включенные в квалификационную характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими исполнителями.

4. Квалификационная характеристика каждой должности имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Требования к квалификации».

В разделе «Должностные обязанности» содержатся основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию по должностям работников.

В разделе «Должен знать» содержатся основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний законодательных и иных нормативных правовых актов, положений, инструкций и других документов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

В разделе «Требования к квалификации» устанавливаются необходимые для выполнения предусмотренных должностных обязанностей уровень профессиональной подготовки работника, удостоверяемый документами об образовании, и требования к стажу работы.

5. В раздел ЕКС не включены квалификационные характеристики должностей заместителей директора архива, директора (начальника, заведующего) лаборатории и начальников отделов (заведующих отделами) архива, лаборатории. Должностные обязанности этих работников, требования к их знаниям и квалификации определяются директором архива, директором (начальником, заведующим) лаборатории на основе квалификационных характеристик соответствующих должностей руководителей. Требования к стажу работы устанавливаются на 1 год ниже, чем по соответствующим должностям руководителей.

Распределение должностных обязанностей указанных работников устанавливается внутренними организационно-распорядительными документами архива, лаборатории.

6. В соответствии с квалификационными характеристиками должностей «главный архивист», «ведущий архивист» и «архивист» устанавливаются должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации должностей «главный специалист архива», «ведущий специалист архива» и «специалист архива» соответственно, не включенных в настоящий раздел ЕКС.

7. В квалификационных характеристиках должностей «архивист», «археограф», «палеограф», «методист», «художник-реставратор архивных документов» предусматривается внутридолжностное квалификационное категорирование в пределах одной и той же должности без изменения ее наименования. Квалификационные категории по этим должностям устанавливаются руководителем архива, лаборатории с учетом сложности выполняемой работы или профессионального мастерства, степени самостоятельности и ответственности работника при выполнении должностных обязанностей.

8. В целях совершенствования организации и повышения эффективности труда работников архивов, лабораторий возможно расширение круга их обязанностей по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой. В этих случаях без изменения должностного наименования работнику может быть поручено выполнение обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности и квалификации.

9. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников архивов, лабораторий требованиям квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией архива, лаборатории.

10. Работники, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных требованиями к квалификации, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии архива, лаборатории назначаются на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

16 ноября 2017 16:50

Главным документом, подтверждающим стаж работы до 2002 года, является трудовая книжка. При наличии в ней исправлений или неточностей требуется документальное подтверждение. Зачастую именно справки о стаже, заработной плате и др. из архивов становятся единственным источником, подтверждающим трудовую деятельность. В период проведения заблаговременной работы с гражданами предпенсионного возраста территориальные органы ПФР оказывают содействие гражданам в поиске и получении необходимых для назначения страховой пенсии документов.

Как рассказал директор муниципального архива Петрозаводска Александр Анишин, ежегодно в архив Петрозаводска поступают тысячи запросов социально-правового характера, в которых люди, когда-то работавшие в Петрозаводске, просят подтвердить их трудовой стаж, уровень зарплаты или право на льготы. Однако примерно каждый третий такой запрос оказывается безрезультатным: сотрудники архива не находят подтверждающих документов, поскольку работодатель вовремя не передал их на хранение.

— Я руковожу муниципальным архивом более полугода, и с такими запросами от граждан или от Пенсионного фонда сталкиваюсь почти каждый день, — говорит Александр Анишин. — Если человек работал в государственном или муниципальном учреждении, информация о его трудовом стаже у нас обычно находится. В этом случае мы даем подтверждающие документы, люди подтверждают свой стаж – и получают пенсию, льготы и так далее. А вот с частными предприятиями, особенно теми, что работали в девяностые, скорее исключение из правил, если мы какие-то документы находим.

По словам Анишина, если человек не находит в архиве подтверждения своего трудового стажа, ему остается обращаться в суд. В этом случае ему приходится искать свидетелей, способных подтвердить, что он работал в Петрозаводске. Однако сам бывший работник мог покинуть карельскую столицу: многие запросы приходят из других регионов России и даже из-за границы.

Поэтому обязанность работодателей — вовремя сдавать документы по личному составу в архив: закон предписывает делать это в случае ликвидации предприятия. Работникам Анишин советует удостовериться, переданы ли документы в учреждение. Если же работодатель отказывается выполнять требования закона, работнику следует обратиться в прокуратуру.

Передать документы, фиксирующие трудовые отношения, в архив можно в любой момент. Для этого предприятию нужно заключить с учреждением договор о передаче документов на депозитарное хранение. В этом случае вся информация будет храниться в более надежных, чем на предприятии, условиях.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *