Личное дело

Зачем нужна опись?

Личные дела работников формируются из множества документов, некоторые из которых являются обязательными, например, копии тех бумаг, что представляются будущим сотрудником при приеме на работу. При этом каждая компания самостоятельно решает, какой состав может быть у таких дел, поэтому содержание описей у различных работодателей будет различаться. Так, некоторые работодатели при приеме на работу могут потребовать предоставить автобиографию или рекомендательное письмо.

Опись документов оформляется в форме регистра, в который в хронологически строгом порядке заносятся сведения о той документации, которая сформировала/пополнила личное дело.

Как организовать с нуля кадровое делопроизводство в компании, расскажем в этой статье.

Многие предприятия помимо описи документов ведут журнал учета личных дел сотрудников, трудовых договоров, личных карточек и т.п. Как вести такие журналы, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к справочно-правовой системе. Это бесплатно.

Порядок составления описи

Личные дела сотрудников в негосударственных (немуниципальных) компаниях отнесены к архивным документам частной собственности (подп. 3 ч. 1 ст. 3 и подп. 3 ч. 1 ст. 9 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Что касается срока их хранения, то он составляет:

Порядок хранения архивных документов должен быть организован в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением коллегии Федерального архивного агентства от 06.02.2002 (далее — Архивные правила). В соответствии с п. 6.4.5.1 указанных Архивных правил опись — это первичный учетный документ для учета дел по личному составу, а также для дел, срок хранения которых превышает 10 лет.

Исходя из вышеизложенного, ясно, что такой регистр, как опись для документов с очень долгим сроком сохранения, должен присутствовать в деле. Для оформления описи предусмотрена унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (приложения 2, 10).

О сроках хранения различной документации читайте в статье «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?».

В отличие от другой ценной документации ( у которой опись, как правило, располагается последней по списку), в личном деле она находится в самом начале. В ней перечисляется вся подшитая в личное дело документация. Так, в табличную часть данного регистра вносится следующая информация о документах:

• номер по порядку;
• индекс;
• дата составления (или крайние даты и срок хранения);
• заглавие;
• номера листов.

При этом обычно опись состоит из нескольких страниц, которые нумеруются отдельно от сквозного учета страниц в самом личном деле. В личных делах такие документы, как приказы/распоряжения, справки, заявления/ходатайства, извлечения из приказов, свидетельства и пр., располагаются в строгом хронологическом порядке — от самых первых к последним. Вначале подшивается вся документация, касающаяся приема на работу, а в самом конце — все, что связано с увольнением.

С формами и видами приказов по личному составу знакомьтесь по .

Опись должна быть подписана составителем (обычно это тот же сотрудник, который ведет личное дело) с обязательной расшифровкой его должности и Ф. И. О. Обязательно должна стоять дата составления — она проставляется по завершении наполнения личного дела.

В путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс вы найдете образцы оформления кадровых документов. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

Где можно найти образец описи документов из личного дела работника?

Для того чтобы не ошибиться при заполнении описи, предлагаем вам ознакомиться с образцом, в котором приведено правильное заполнение сведений о кадровой документации.

Скачать образец вышеуказанной описи вы сможете на нашем сайте:

Скачать образец

Итоги

Личные дела сотрудников должны содержать опись. Опись в личном деле располагается в самом начале. По ходу наполнения личного дела в опись вносятся данные обо всех новых документах.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2) определяет личное дело как совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Проще говоря, личное дело — это папка, в которую складывают документы о приёме, переводе и увольнении отдельных работников компании. Плюс документы об их учёбе и работе до трудоустройства на ваше предприятие.
В инструкции сказано, что личные дела заводят на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих. Некоторые специалисты считают, что раз в этом списке отсутствует технический персонал, на его представителей личные дела можно не заводить. При трудоустройстве вахтёров, уборщиц, сторожей и т. д. часто ограничиваются личными карточками. Мы рекомендуем заводить личные дела на всех работников. Это позволит сохранить максимум данных о работниках после их увольнения.
Обычно ведением личных дел занимается отдел кадров или специалист по кадрам.
Личное дело работника нужно начинать формировать после заключения трудового договора или контракта и издания приказа о приёме на работу.
Вот список обязательных документов, которые размещаются в начале личного дела:
— внутренняя опись документов личного дела;
— дополнение к личному листку по учету кадров;
— личный листок по учету кадров;
— автобиография;
— копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке (раскладываются по хронологическому принципу);
— заявление о приеме на работу;
— копия (выписка) приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).
Эти документы нужно размещать именно в таком порядке. Все остальные — в хронологической последовательности (по датам).
В отдельных случаях в личные дела включаются и другие документы:
— декларации о доходах;
— справки-объективки;
— анкеты;
— копии протоколов заседаний ученого совета;
— копии протоколов общего собрания трудового коллектива;
— копии решений учредителей о назначении на должность руководителя;
— договоры о материальной ответственности;
— направления на работу.
В личные дела также включаются характеристики и аттестационные листы, списки научных трудов и изобретений, заявления и копии приказов о переводе и увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий и т. п.
Трудовые договоры (контракты) обычно хранят отдельно от личных дел. Но по решению кадровой службы (специалиста по кадрам) их можно включать в состав личных дел.
А эти документы в личное дело включаться не должны:
— копии документов о предоставлении трудовых отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (кроме случаев увольнения работников «по статье»);
— справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы;
— другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно.
Последними документами личного дела должны быть:
1) заявление работка об увольнении;
2) приказ об увольнении сотрудника.
После увольнения работника нужно завершить формирование личного дела. Нумеруем листы. Карандашом. В правом верхнем углу. Каждый. Внутренняя опись документов нумеруются отдельно. Данные о количестве листов в деле и внутренней описи вносятся в лист-заверитель.
Оформленное личное дело подшивается. На 4—5 проколов.
На подшитое/переплетенное дело наклеивается обложка. На обложке указываются: наименование компании, номер личного дела, ФИО работника в именительном падеже, даты приказов о приёме и увольнении, количество листов в деле.

Здравствуйте!

2. Орган опеки и попечительства на каждого подопечного формирует личное дело, в котором хранятся:
а) свидетельство о рождении, а при его отсутствии — заключение медицинской экспертизы, удостоверяющее возраст подопечного, паспорт (для подопечных старше 14 лет);
б) акт органа опеки и попечительства о назначении опекуна или попечителя либо о направлении несовершеннолетнего гражданина в организацию для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей (далее — организация для детей-сирот);
в) документы, подтверждающие отсутствие родителей (единственного родителя) или невозможность воспитания ими несовершеннолетних:
решение суда о лишении родителей родительских прав (об ограничении в родительских правах), признании родителей недееспособными (ограниченно дееспособными), безвестно отсутствующими или умершими;
свидетельство о смерти родителей (единственного родителя);
документ об обнаружении найденного (подкинутого) ребенка, выданный органом внутренних дел или органом опеки и попечительства;
заявление родителей (единственного родителя) о согласии на усыновление (удочерение) ребенка, оформленное в установленном порядке;
справка об отбывании родителями наказания в учреждениях, исполняющих наказание в виде лишения свободы, либо о нахождении родителей в местах содержания под стражей подозреваемых и обвиняемых в совершении преступлений;
копия решения суда о назначении родителям наказания в виде лишения свободы;
иные документы;
г) медицинские документы, в том числе заключение экспертной медицинской комиссии органа управления здравоохранением субъекта Российской Федерации о состоянии здоровья, физическом и умственном развитии подопечного, а также заключение психолого-медико-педагогической комиссии (для подопечных с ограниченными возможностями здоровья);
д) справка о состоянии здоровья матери и течении родов (в случае передачи подопечного из родильного дома, родильного отделения медицинской организации);
е) документы об образовании (для подопечных школьного возраста).
3. В личное дело также включаются следующие документы (при их наличии):
а) выписка из домовой книги или справка о регистрации подопечного по месту жительства и составе семьи;
б) правоустанавливающие документы на жилое помещение и иное недвижимое имущество (свидетельства о государственной регистрации права собственности, договоры социального найма жилого помещения, ордера);
в) договоры об использовании жилых помещений, принадлежащих подопечному на праве собственности;
г) опись имущества подопечного и документы, содержащие сведения о лицах, отвечающих за его сохранность;
д) акты проверок условий жизни подопечного;
е) договоры об открытии на имя подопечного счетов в кредитных организациях;
ж) документы, содержащие сведения о наличии и месте жительства (месте нахождения) братьев, сестер и других близких родственников;
з) полис обязательного медицинского страхования;
и) решение суда о взыскании алиментов, пенсионное удостоверение, документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, пенсионная книжка подопечного, получающего пенсию, удостоверение об инвалидности;
(в ред. Постановления Правительства РФ от 15.11.2019 N 1458)

(см. текст в предыдущей редакции)

к) справка медико-социальной экспертизы установленного образца о признании подопечного инвалидом, индивидуальная программа его реабилитации;
л) предварительное разрешение органа опеки и попечительства о распоряжении доходами подопечного;
м) документы, подтверждающие расходование денежных средств на нужды подопечного, и отчет об использовании денежных средств;
н) договоры (купли-продажи, доверительного управления имуществом, поручения, иные договоры), заключенные в интересах подопечного;
о) свидетельства о праве на наследство;
п) справка с места работы (учебы) подопечного;
р) справка об ознакомлении гражданина, выразившего желание стать опекуном или попечителем несовершеннолетнего гражданина либо принять детей, оставшихся без попечения родителей, в семью на воспитание в иных установленных семейным законодательством Российской Федерации формах (далее — гражданин, выразивший желание стать опекуном), с медицинским диагнозом подопечного;
с) согласие (заявление) подопечного, достигшего 10 лет, с назначением опекуна или попечителя (далее — опекун);
т) ежегодные отчеты опекуна о хранении, об использовании имущества подопечного и об управлении этим имуществом (далее — отчет опекуна) с приложением документов (копий товарных чеков, квитанций об уплате налогов, страховых сумм и других платежных документов), утвержденные руководителем органа опеки и попечительства;
у) иные документы.
4. В отчете опекуна указываются:
а) место хранения имущества подопечного, переданного на хранение;
б) место нахождения имущества подопечного, не переданного в порядке, предусмотренном статьей 38 Гражданского кодекса Российской Федерации, в доверительное управление, и сведения о его состоянии;
в) сведения об отчуждении имущества подопечного, совершенном с согласия органа опеки и попечительства;
г) сведения о приобретении имущества, в том числе взамен отчужденного;
д) сведения о доходах, полученных подопечным за год, с указанием суммы дохода, даты получения и источника;
е) сведения о расходах на нужды подопечного, произведенных за счет полученных доходов (за исключением сведений о произведенных за счет средств подопечного расходах на питание, предметы первой необходимости и прочие мелкие бытовые нужды);
(в ред. Постановления Правительства РФ от 10.02.2014 N 93)

(см. текст в предыдущей редакции)(см.http://www.consultant.ru/docum).

Всего Вам доброго! Если Вам нужна более подробная консультация с разъяснением норм действующего законодательства и судебной практики относительно Вашего вопроса или помощь в составлении процессуальных документов смогу ответить только в чате. Услуги в чате на платной основе.
С уважением,

Обязанность вести личные дела (ЛД) сотрудников лежит не на всех предприятиях. Согласно статье 42 Федерального закона № 79 от 27.07.2004, собирать такой пакет документов обязаны все организации, где работают государственные и муниципальные служащие. Что касается, частных организаций, то они сами решают, заводить ли ЛД на работников. На практике большинство организаций и предпринимателей собирают информацию о сотрудниках, поскольку это позволяет систематизировать сведения о кадрах.

Личное дело сотрудника, требования к его оформлению

Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:

• представляемые и формируемые при поступлении на работу:
  • копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
  • анкеты и резюме;
  • рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
  • медицинские справки;
  • заявление о приеме на работу;
  • трудовой договор;
  • копия приказа о приеме на работу и т. д.;
• возникающие во время трудовой деятельности:
  • должностная инструкции;
  • копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • справки о медосмотрах;
  • копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
  • копия трудовой книжки;
  • аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
• связанные с прекращением трудового договора:
  • заявление об увольнении;
  • копия приказа об увольнении.

Оформление и хранение

За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:

• название организации;
• Ф.И.О. работника;
• структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
• номер ЛД;
• дата начала и окончания его ведения;
• количество листов (не больше 250);
• срок хранения.

На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.

Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2020

Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.

Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.

Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.

Оформление личного дела сотрудника (образец по ГОСТу), титульный лист

Скачать

Бланк описи документов личного дела

Скачать

Мы изготовим для Вас папки личное дело в бумвиниле с персональным тиснением. Папка личное дело изготовлена из переплетного картона толщиной 1,75 мм., оклеенного бумвинилом. Папка комплектуется конвертом, местом под фото, скоросшивателем и т.д. По Вашему желанию папка изготавливается с тремя клапанами и завязками или внутри папки мы делаем гребешки с отверстиями (скоросшивателем) для подшивки документов. На лицевой части тиснение золотой фольгой.

Возможно изготовление папки по Вашему образцу, с учетом всех пожеланий!

Цвет папки на выбор: красный, бордовый, синий, зеленый, серый, коричневый и т. д.

Нас выбрали уже более тысячи клиентов, среди которых: МЧС, МВД, ФСБ, Газпром, РЖД, Лукойл, Сбербанк, МГУ, Третьяковская галерея, Главархив Москвы, Госархив РФ и многие другие.

Звоните сейчас! Мы примем Ваш заказ и ответим на все Ваши вопросы +7 916 90 88 222 или напишите нам на почту l-delo@mail.ru

Производство папок личное дело, изготовление личных дел по образцу клиента, обложки личных дел, корочки личных дел, личное дело в бумвиниле.