Номенклатура дел

Понятие, форма и составление номенклатуры дел

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с первого января, следующего календарного года и действует в течение пяти лет. Она подлежит внеплановому пересоставлению и переутверждению лишь в случаях коренного изменения функций и структуры организации (или ее структурного подразделения). При отсутствии таких изменений номенклатуру дел в конце каждого года уточняют, а при необходимости корректируют.

К номенклатуре дел крупной организации может составляться научно-справочный аппарат, включающий: оглавление, пояснительную записку (введение), список принятых сокращений, список перечней документов, используемых для составления заголовков дел и определения сроков хранения, и др.

Номенклатура дел составляется в четырех экземплярах, из которых:

· первый экземпляр представляет собой дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения;

· второй экземпляр пользуется службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия;

· третий экземпляр находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве;

· четвертый экземпляр хранится в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Структурным подразделениям для использования в работе служба ДОУ направляет выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел.

При наличии соответствующей технической базы целесообразно наряду с традиционной бумажной формой номенклатуры иметь ее электронный вариант. Это обеспечивает ее быструю корректировку и оформление в конце года, подготовку ее к новому делопроизводственному году. Номенклатура дел организации пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению независимо от сроков ее согласования.

В процессе работы с номенклатурой дел в течение делопроизводственного года в нее могут вноситься отметки о заведении дел, уточнения в заголовке. Может возникнуть необходимость формирование новых дел, если появились новые направления деятельности организации, и соответственно внесение их в номенклатуру дел и т. п. Все замечания вносятся в рабочий экземпляр службы ДОУ. В конце года делопроизводственные работники заполняют итоговую запись к номенклатуре дел структурного подразделения и передают эти сведения в службу ДОУ, которая в свою очередь обобщает данные структурные подразделения, добавляет данные, полученные в самой службе ДОУ, а затем передают итоговые сведения по организации в ведомственный архив.

Данные сведения необходимы ведомственному архиву для подготовки места для приема и размещения дел постоянного и временного хранения, использования этих сведений при подготовке учетных сведений по ведомственному архиву, контроля над передачей документов через 1-2 года из структурных подразделений в ведомственный архив и другие.

Номенклатура дел – документ многоцелевого назначения.

Во-первых, ее главным назначением является систематизация документов.

Во-вторых, каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов.

Классификационная схема номенклатуры может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Номенклатура дел служит основой при составлении описи на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет.

Перейти на страницу: 1 2 3 4 5

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации – источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения – это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй – рекомендательный):

• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее – Правила 2015);

• Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее – Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные листы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

• заголовки дел;

• вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

• сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых – индекс подразделения по номенклатуре, вторая – порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15, где 03 является индексом подразделения, а 15 – номером дела (см. Примеры 2–5).

Если индексирование производилось ранее:

• Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

• Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

• Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый – стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй – уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения – «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

• Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

• Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется – «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии – приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации – генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же – большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

• удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

• внесение дел, заведенных в течение года;

• уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример – судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08, а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10, это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08, то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

• заполнение графы 3 «Количество дел»;

• подсчет количества дел по каждой категории;

• составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения – это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации – опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).

Номенклатура дел структурного подразделения организации – документ, содержащий в себе перечень всех заводимых дел в структурном подразделении организации с обязательным определением сроков их хранения.

Благодаря данному документу появляется возможность рационально организовать работу с различными документами в структурном подразделении, облегчая тем самым их поиск и движение.

Номенклатура дел каждого структурного подразделения является одной из составных частей номенклатуры дел всей организации. В связи с этим нет необходимости в утверждении документа руководителем организации. Номенклатура дел структурного подразделения подписывается только руководителем архива организации, далее согласовывается с экспертной комиссией структурного подразделения (в случае, если таковая имеется), а так же подписывается начальником структурного подразделения.

Номенклатура дел структурного подразделения, утвержденная всеми заинтересованными лицами, действует в течение 5 лет. В случае изменения структуры или функций учреждения, документ подлежит пересоставлению, а так же переутверждению. Если же таких изменений не произошло, то в конце каждого календарного года документ уточняется, перепечатывается и автоматически вводится в действие с 1 января каждого календарного года.

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

• Бланк и образец
• Бесплатная загрузка
• Онлайн просмотр
• Проверено экспертом

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк номенклатуры дел .docСкачать образец заполнения номенклатуры дел .doc

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

• он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
• группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
• обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
• определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

• наименование организации,
• номер и дата составления,
• перечень документов,
• подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

1. Вначале вносится стандартная информация:
   • полное наименование компании,
   • дата составления документа,
   • предстоящий год, на который он пишется,
   • населенный пункт, в котором зарегистрирована организация.

   Тут же отводится несколько строк под утверждение руководителем (сюда вписывается его должность, фамилия-имя-отчество, дата подписи).



2. Далее идет основная часть, оформленная в виде таблицы. В неё заносятся данные:
   • индекс или номер дела,
   • заголовок или название,
   • количество содержащихся в нем частей или томов,
   • срок хранения дела (который может соответствовать требованиям закона или внутренним правилам организации),
   • отдельные примечания (например о том, в какой форме дело ведется, где хранятся его оригиналы или заверенные копии и т.п. информация).
3. В завершение напротив указанной должности, бланк подписывает сотрудник, составивший документ и только после этого он передается на заверение руководителю фирмы.

«Конец года» в канцелярии начинается задолго до 31 декабря и продолжается в новом году. Рассмотрим основные «сезонные» мероприятия, которые нужно проводить, готовясь к новому рабочему году. Начнем с декабря.

Чем более развита культура делопроизводства в организации, тем позже можно начинать завершать год. Если в течение года все процессы делопроизводства функционируют бесперебойно, закрытие без труда уместится в одну-две декабрьских недели.

Что нужно сделать в декабре:

• Подготовить действующую номенклатуру дел к закрытию и проект номенклатуры на следующий год.
• Внести изменения в локальные нормативные акты и ввести их в действие с 1 января.
• Провести выверку договоров и при необходимости пролонгировать их.

Чего не нужно делать в декабре:

• Бросаться немедленно составлять номенклатуру дел с нуля. Все равно не успеете, только собьете работу подразделений, а им в последний месяц года и так непросто. Если «вдруг» обнаружилось, что организации не хватает номенклатуры, лучше заняться ей в новом году. Первую номенклатуру можно утвердить и в течение года, не обязательно строго с 1 января.
• Писать и срочно утверждать новые ЛНА, чтобы ввести их в действие с 1 января. Как и с номенклатурой – не успеете выдать ничего качественного.
• Закрывать журналы регистрации. Документ, который нужно срочно зарегистрировать, могут принести 29 декабря в 17:55, и секретарь должен зарегистрировать его в 2017 году, от чего все усилия по закрытию журнала пойдут прахом. Поэтому журналы лучше закрывать в январе.
• Подводить итоги по исполнению документов. Если по входящему письму, зарегистрированному 29 декабря, поставлен стандартный срок исполнения – 30 календарных дней, то говорить о том, выполнена задача или нет, можно только 29 января.
• Передавать в архив документы 2017 года. Еще не время: о закрытии дел можно говорить не раньше февраля. Только в феврале (см. предыдущий пункт) станет понятно, закрыто дело или оно превратилось в переходящее. А может быть, дело 2017 года, даже закрытое, еще пригодится подразделению в 2018-м.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД: 3 ЭТАПА

Номенклатура дел ежегодно уточняется и утверждается на следующий год. Под уточнением номенклатуры подразумевается:

• внесение в нее дел, заведенных в уходящем году;
• удаление дел, закрытых в уходящем году, которые точно не будут вестись в следующем.

Иными словами, мы одновременно дополняем существующую номенклатуру дел и закладываем базу для новой.

ЭТАП 1: ВНОСИМ НОВЫЕ ДЕЛА

Новые дела, заведенные за год, необходимо внести в действующую номенклатуру (на 2017 год) и присвоить индексы. Правки вносятся вручную во все экземпляры номенклатуры (Пример 1). Для таких правок при создании номенклатуры в конце каждого раздела оставляют запасные строки, как правило, от трех до пяти. Однако если организация активно развивается и наращивает документооборот, их количество может быть и большим.

Как видно из примера, дела вносятся в номенклатуру в порядке их заведения и получают очередной индекс. Очевидно, что при этом нарушается логика выстраивания заголовков, но ничего страшного: в номенклатуре на следующий год дела встанут туда, куда нужно (Пример 3).

Итак, в Примере 1 представлен «исходный» вариант номенклатуры дел на 2017 год (утвержденной в декабре 2016 года) с пометками о вновь заведенных в течение 2017 года делах.

ЭТАП 2: ИСКЛЮЧАЕМ ЗАКРЫТЫЕ ДЕЛА

Некоторые дела из номенклатуры, наоборот, следует убрать. Это те дела, которые были завершены в течение уходящего года и, скорее всего, не появятся в следующем. Как правило, это «персональные» дела контрагентов или объектов: работа с клиентом завершена, объект сдан, и делу в номенклатуре делать уже нечего (Пример 2). Заголовки таких дел могут быть следующими: «Переписка с ООО «Эволюция”», «Документы по взаимодействию с АО «Энергопром”» и т.д.).

Обратите внимание: мы не вычеркиваем эти дела из номенклатуры, не удаляем из электронного файла и вообще никак их не дискриминируем в версии номенклатуры за 2017 год. Заголовки удаляем только в проекте номенклатуры на 2018 год. Номенклатура дел – это актуальный перечень документов организации, поэтому закрытых, несуществующих уже дел в ней быть не должно.

Прежде чем удалить дела из номенклатуры, необходимо собрать информацию. Секретарь переписывается со структурными подразделениями и выясняет, какие дела были заведены в уходящем году и каких не будет в следующем. Если наличие в организации номенклатуры дел не является новостью для коллег из других отделов, то информацию они предоставят быстро.

В Примере 2 представлена номенклатура дел на 2017 год с внесенными на первом этапе правками и новыми пометками (отмечены для удаления закрытые дела, вновь заведенные помещены на свои будущие места, индексы пока не выверены). В рабочей версии можно удалять завершенные дела и ставить пометки, потому что никто, кроме секретаря, ее не увидит.

ЭТАП 3: УТВЕРЖДАЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

После внесения правок проект номенклатуры дел проходит согласование экспертной комиссией (ЭК) организации и представляется на утверждение генеральному директору.

Если ЭК отсутствует, секретарь параллельно согласовывает разделы номенклатуры: каждый руководитель структурного подразделения читает и согласовывает свой раздел.

В Примере 3 представлен фрагмент номенклатуры дел, в которой индексы и заголовки уже приведены в порядок, и это – проект номенклатуры дел секретариата на 2018 год, который будет представлен руководителю для утверждения.

Word в помощь. Составить проект номенклатуры дел в конце года не составит труда, если на протяжении 11 месяцев оперативно дополнять и уточнять документ. Рекомендуем секретарю вести рабочий файл актуальной номенклатуры дел в MS Word в режиме рецензирования и активно использовать функцию «Примечание» (рис. 1). И неважно, что на дворе, например, июль. В декабре останется только внести все эти примечания в новый файл номенклатуры.

ТРИ «НЕ» ПРИ УТОЧНЕНИИ СТАРОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И СОЗДАНИИ НОВОЙ

НЕ подгонять дела под индексы. Это индексы подгоняют под дела, а не наоборот. Совершенно нормально, если в 2017 году дело имело индекс 12-04, а в 2018-м получит 12-06. Это естественно, ведь какие-то дела мы убираем, и индексы освобождаются. Тогда вся нумерация поднимается. Какие-то дела мы вносим, и нумерация сдвигается вниз. А еще структурное подразделение может реорганизоваться, и тогда индекс изменится полностью, в обеих своих частях.

НЕ сбивать порядок дел в угоду индексам. В продолжение предыдущего пункта: многие секретари боятся менять индексы дел и пишут соответствующие объяснительные записки. Не нужно ни бояться, ни объясняться. Как не нужно и переставлять заголовки дел, нарушая логику их расположения, лишь бы сохранить индекс. Намного хуже, если в перечень идущих подряд дел с перепиской попадет вдруг дело «Служебные записки», а то и вовсе «График отпусков». Первично логическое расположение заголовков дел, а не сохранение за ними прошлогодних индексов.

НЕ резервировать индексы. Обратная ситуация: планируется сотрудничество с крупной организацией, явно появится несколько новых дел, и руководство просит секретаря оставить свободными несколько индексов в номенклатуре под эти дела. Так делать нельзя: в утверждаемой номенклатуре дел свободных индексов быть не должно. Номенклатура отражает актуальный состав документов организации, а не ее планы и чаяния. Если сотрудничество состоится, секретарь внесет вновь заведенные дела в номенклатуру в свободные строки. Если не состоится, то в перечне дел не будет «зависших» индексов.

АКТУАЛИЗИРУЕМ ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ

Второе важное дело, которое нужно сделать в декабре, – внести актуальные изменения в локальные нормативные акты (ЛНА) и ввести их в действие с нового года.

ЛНА не создается ради себя самого, «чтобы был». Это рабочий документ, а значит, должен соответствовать реальному положению вещей и течению бизнес-процессов.

Кстати, ЛНА – это не только такие монументальные сочинения, как правила внутреннего распорядка или инструкция по делопроизводству, но и обычный приказ.

Уследить за такими приказами всегда сложнее, чем за крупным ЛНА. Но делать это нужно. Ведь если один из работников, назначенных ответственным за делопроизводство, уволился, или перешел в другой отдел, или изменил фамилию, то приказ уже неактуален – в нем фигурирует несуществующий сотрудник организации.

За год могли измениться производственные и бизнес-процессы, какие-то из процессов и вовсе отменены. Тогда придется отменять и регулирующие их ЛНА.

Виды изменений ЛНА представлены в Таблице.

Чтобы собрать актуальную информацию, придется изучить все ЛНА. Конечно, одному работнику это сделать не под силу, да и не должен секретарь инициировать изменения в технические или юридические регламенты. Заниматься этим должны соответствующие подразделения, а секретарь будет изучать ЛНА, касающиеся делопроизводства и секретарской деятельности.

Все указанные в Таблице изменения вводятся приказом по основной деятельности.

Обратите внимание: одним приказом можно охватить несколько ЛНА, необязательно издавать по одному приказу на каждый документ.

Поскольку принятые управленческие решения однородны, их можно поместить в один распорядительный документ – приказ по основной деятельности (Пример 4).

Word в помощь. И вновь секретарю будет намного легче закрывать год в декабре, если в течение всего года он будет делать отметки в рабочих файлах ЛНА (рис. 2).

ПРОДЛЕВАЕМ ДОГОВОРЫ НА ОБСЛУЖИВАНИЕ

Еще одно мероприятие декабря – выверка договоров, заключенных подразделением. Многие договоры на постоянное обслуживание заключаются на календарный год – до 31 декабря. Необходимо продлить договор или, может быть, найти нового исполнителя.

Секретарь занимается только теми договорами, которые касаются обслуживания организации в делопроизводственной и административно-хозяйственной сферах (если нет специального отдела).

Например, договоры:

• на почтовое обслуживание;
• архивное обслуживание;
• типографское обслуживание;
• поставку канцелярских товаров;
• обслуживание кофе-машины и поставку расходных материалов к ней;
• поставку в приемную кофе, чая, снеков;
• оказание клининговых услуг и т.д.

Задача секретаря – поднять базу таких договоров. Если окажется, что некоторые договоры требуют пролонгации, в декабре предстоит заключить новые или подписать дополнительные соглашения о продлении сотрудничества на следующий период.