Обмен документами в электронном виде

Электронный документооборот в организации

Уже довольно давно организации любых форм собственности общаются путем обмена электронными документами. Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т.д. О том, что такое электронный документооборот и как он организовывается, расскажем в данной статье.

Под обычным документооборотом понимается движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки (Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76).

Документ, как определяет его ГОСТ Р 51141-98 <1>, — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В свою очередь, электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

<1> ГОСТ Р 51141-98 «Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

С помощью электронного документооборота бухгалтеры сдают отчетность в налоговые органы, ПФР, ФСС, Росстат и т.д. Осуществляется он также между участниками контрактной системы в сфере закупок. Электронные документы принимаются в судах в качестве доказательств, в электронном виде могут заключаться сделки и т.д.

Электронная подпись

Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее — ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Электронная подпись — это информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

К сведению. Ранее действовала электронная цифровая подпись (ЭЦП), которая была определена Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Статьей 5 Закона N 63-ФЗ установлено три вида электронных подписей:

1. Простая электронная подпись (далее — ПЭП) — это электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом. То есть данная подпись лишь указывает на лицо, подписавшее документ, но не подтверждает содержащуюся в нем информацию. Чтобы электронный документ считался подписанным ПЭП, необходимо наличие одного из условий:

• простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
• ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

Электронный документ, подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом данные акты и (или) соглашения должны предусматривать:

• правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
• обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).

1. Усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее — УНЭП) — это электронная подпись, которая получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания. Она создается с использованием средств электронной подписи. Для оформления УНЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр за выдачей ключа.
   

   Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

   Ключ ЭП — это уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи. Также существует ключ проверки ЭП, который представляет собой последовательность символов и предназначен для проверки подлинности ЭП. Документом, подтверждающим принадлежность ключа проверки ЭП тому или иному лицу, является сертификат ключа проверки ЭП, который также выдается удостоверяющим центром в виде электронного документа или на бумажном носителе.

К сведению. Перечень аккредитованных удостоверяющих центров размещен на официальном сайте Минкомсвязи в информационно-телекоммуникационной сети Интернет — minsvyaz.ru, раздел «Аккредитация удостоверяющих центров» <2>.

<2> Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 N 13-ДП-10/21117 «О подписании электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью».

Электронный документ, подписанный УНЭП, как и подписанный ПЭП, может быть признан равнозначным бумажному, если это предусмотрено нормативными правовыми актами и (или) соглашением между участниками электронного взаимодействия. При использовании УНЭП сертификат ключа может и не создаваться, если соответствие ЭП данным признакам может быть обеспечено без такого сертификата (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

1. Усиленная квалифицированная электронная подпись (далее — УКЭП) — это электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

• ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
• для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным по Закону N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат ключа проверки ЭП выдается аккредитованным удостоверяющим центром, его доверенным лицом или уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.

Обратите внимание! Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По сравнению с ПЭП и УНЭП она имеет самую высокую степень защиты и может использоваться для представления документов в любые органы. Исключение составляют лишь случаи, когда законами или иными нормативными актами предусмотрена необходимость представления документа только на бумажном носителе.

Таким образом, для осуществления электронного документооборота организация в первую очередь должна приобрести электронную подпись (если таковой у нее не было), получить сертификат ключа, заключить соглашение об обмене электронными документами с контрагентами, а также договор с оператором. При этом все участники электронного документооборота должны быть подключены к одному оператору. Реестр операторов размещен на сайте ФНС.

В зависимости от сферы применения электронной подписи в фирме работодатель может получить одну или несколько видов подписей. Однако в некоторых случаях, установленных законодательством, ему необходимо иметь УКЭП, например при подписании электронных документов согласно Федеральному закону от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Использование такой подписи также является обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).

Внутренний электронный документооборот

Многие организации, особенно крупные, ведут электронный документооборот не только с контрагентами и государственными органами, но и в своих внутренних делах — с применением информационной системы. При внутреннем документообороте электронная подпись может не использоваться. Но в этом случае программные средства, применяемые в организации, должны позволять идентифицировать лицо, подписавшее документ.

Для введения электронного документооборота внутри организации работодатель издает приказ и утверждает положение или правила об электронном документообороте. К внутренним документам, как правило, относятся приказы, распоряжения, договоры, объяснительные и служебные записки, акты, уведомления и т.д. Перечень документов, их создание, порядок обработки, рассмотрения, согласования и хранения, а также перечень должностей, участвующих в электронном документообороте, устанавливаются положением.

Кроме этого, могут быть разработаны различные инструкции по работе с внутренними документами, в которых пошагово описываются действия работников, осуществляющих такой документооборот, сроки рассмотрения и т.п. В отдельном альбоме, размещенном в программе, могут быть утверждены образцы (шаблоны) различных документов.

Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота. Часть документов (например, связанные с товарно-материальными ценностями), на которых требуется наличие «живых» подписей, распечатываются и хранятся еще и на бумажных носителях. В этом случае положением следует установить не только перечень документов, создание, хранение и использование которых могут осуществляться исключительно в форме электронных документов, но и перечень документов, которые дублируются на бумаге. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Применяя электронный документооборот в организации, работодатель должен обеспечить защиту информации, целостность обрабатываемых данных, а также антивирусную защиту информации.

Обратите внимание! Работодателю следует помнить, что в силу ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой.

В настоящее время существует не один программный продукт, который позволяет автоматизировать документооборот в организации. И несмотря на то что процесс этот требует не только финансовых вложений, но и времени на обучение сотрудников, цель оправдывает средства. Внутренний электронный документооборот позволяет не только отойти от бумажного документооборота, но и сократить сроки согласования и исполнения документов, систематизировать и структурировать хранение документов в электронном архиве, обеспечивает быстрый поиск документов и снижает вероятность их потери, облегчает работу сотрудников и т.д.

Регистрация и хранение электронных документов

Электронные документы, как и документы на бумажных носителях, следует регистрировать, что означает присвоение документу регистрационного номера и запись сведений о документе. Можно руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Правила). Согласно данным Правилам регистрация поступивших документов производится в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

Регистрация электронных документов осуществляется также в электронном виде, для чего может создаваться электронная карточка. Для автоматического заполнения карточки ответственные за это работники могут создавать электронные справочники, в которые вносятся перечень подразделений и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, наименования контрагентов и государственных органов, участвующих в электронном документообороте. В электронную карточку согласно Приложению к Правилам могут заноситься следующие сведения:

1. Адресант — информация об отправителе или создателе документа.
2. Адресат — получатель документа.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, — для созданных в организации документов это поле может заполняться из справочника, а для поступающих документов — вручную.
4. Вид документа — это могут быть отчет, письмо, договор, акт. Перечень документов также может быть установлен справочником.
5. Дата документа. При регистрации документа, созданного в организации, она проставляется автоматически, при регистрации поступившего документа — пишется дата его поступления.
6. Номер документа — также может проставляться автоматически. При этом может быть порядковым или содержать коды подразделения, его составившего.
7. Дата поступления документа — при регистрации документа проставляется автоматически. При этом может фиксироваться и время поступления документа.
8. Входящий номер документа — порядковый номер, присваиваемый поступившему документу при его регистрации, как правило, автоматически. Если документ также поступил и на бумажном носителе, на нем проставляется номер, присвоенный при получении по электронным каналам, чтобы не создавать путаницы и облегчить поиск документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа — указываются номер и дата документа, на который дается ответ.
10. Наименование документа либо аннотация к нему — заполняется вручную и содержит краткую информацию, изложенную в документе. Также при помощи справочников-рубрикаторов можно отнести документ к определенной теме.
11. Индекс дела — выбирается номер (индекс) дела по номенклатуре.
12. Сведения о переадресации документа — заносятся сведения о внутренней переадресации документов по исполнителям согласно резолюции руководителя.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа — указываются исполнитель согласно резолюции или указанию в самом документе и дата исполнения.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя — повторяет предыдущий пункт.
18. Отметка о конфиденциальности — заполняется в соответствии с реквизитом документа: «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна» и др.

Поскольку Правила разработаны для федеральных органов исполнительной власти, остальные организации могут использовать данный Перечень для разработки своей электронной карточки или иной формы документа, в котором должны регистрироваться электронные документы.

Что касается хранения электронных документов, оно осуществляется согласно разработанной в организации номенклатуре дел и с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу. Храниться должны не только сами документы, но и сведения о документах, содержащихся в электронных карточках.

В локальном нормативном акте работодатель с учетом действующих в организации программно-технических средств определяет место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения.

Обратите внимание! Документы с ЭП подлежат хранению в хранилищах электронных документов участников информационного взаимодействия совместно с соответствующими открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение. Сроки хранения таких документов аналогичны срокам хранения документов на бумажном носителе и устанавливаются нормативными правовыми актами, в частности Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, и др.

После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, на основании акта, утверждаемого руководителем, указанные документы подлежат уничтожению.

Е.В.Давыдова

Эксперт журнала

«Отдел кадров

коммерческой организации»

Высылаете ли вы ваши сметы, акты выполненных работ в электронном виде руководству, заказчикам, подрядчикам? Или обмениваетесь документами только в печатном виде?

Да, для ускорения процесса ведём обмен в электронном виде с подрядными организациями и руководством.

Странный вопрос (Сорри), ну а зачем ваш великий инет тоды придумали, иной раз на соседний стол по электронке шлешь А что за намерения? Ет смотря кому же, как и при каких обстоятельствах. Один раз помню, но ет чисто се ля ви

У меня 99% по электронке идет.

в печатном-раз-два в год.. когда единственный принтер (работающий)- мой.. более того, просют еще вариант в файле программы.. (явно для НЕхороших целев!!!) -накрутить цену.. но это (в заголовке) точо НЕизвестноновый формат.. НАНО?

Пересылаем, но периодически, когда Заказчик не платит денег, руководство дает запрет на это дело, как бы ни просили =)

Для бухгалтерии бумага «мокрыми» печатями КС-3 и КС-2… Исполнительная в трёх видах-электронный(скан и ворд\эксель) и бумажный. Для себя и электронный и ОБЯЗАТЕЛЬНО сканы.. ПД -5 экз.бумаги сканы закзчику(+1 себе в архив с подписями)+электронка в пдф и родных файлах…

npe40, документооборот внутри фирмы (с филиалами) продублирован в обязательном порядке в электронном виде. В этом есть свои плюсы — никто никогда не скажет: «он мне ничего не передавал». С контрагентами электронное общение процентов на 95 — в основном, из-за удаленности их от цивилизации, курьеры не доезжают, ems-почта недели полторы добирается (если вообще добирается)… Для внутреннего документооборота используем оригинальные форматы, при обмене с контрагентами в основном PDF

Даем в электронном виде всем!, только кому-то в формате Эксель, а кому-то в PDF В зависимости от отношений.

npe40, Заказчик проверяет выполнение в эл.виде. draglin, здорово, Сергей! Куда пропал? Слухи ходють, что сменил ориента… профессию!?

Sandronik, Пытался сменить, но одумался. Рожденный ползать — хромать не может!

Ценообразование в строительстве.

Правила электронного документооборота

ФЦЦС Минстроя. Сметный норматив. Концепция 400 дней.

Статья 41.2. Правила документооборота при проведении открытых аукционов в электронной форме

1. Все связанные с получением аккредитации на электронной площадке и проведением открытых аукционов в электронной форме документы и сведения направляются участником размещения заказа, направляются заказчиком, уполномоченным органом, специализированной организацией, оператором электронной площадки, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов федеральным органом исполнительной власти либо размещаются ими на официальном сайте или электронной площадке в форме электронных документов.

Документооборот в электронной форме может осуществляться

Документы и сведения, направляемые в форме электронных документов участником размещения заказа, направляемые заказчиком, уполномоченным органом, уполномоченным на осуществление контроля в сфере размещения заказов федеральным органом исполнительной власти либо размещаемые ими на официальном сайте или электронной площадке в форме электронных документов, должны быть подписаны усиленной электронной подписью в соответствии с условиями функционирования электронных площадок лица, имеющего право действовать от имени соответственно участника размещения заказа, заказчика, уполномоченного органа, уполномоченного на осуществление контроля в сфере размещения заказов федерального органа исполнительной власти, если иное не предусмотрено настоящей главой.

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

3. В случае, если предусмотренные настоящей главой документы и сведения направляются специализированной организацией либо размещаются ею на официальном сайте или электронной площадке, такие документы и сведения должны быть подписаны усиленной электронной подписью в соответствии с условиями функционирования электронных площадок лица, имеющего право действовать от имени заказчика, уполномоченного органа, или лица, имеющего право действовать от имени специализированной организации.

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

4. Документы и сведения, направляемые в форме электронных документов оператором электронной площадки участнику размещения заказа, заказчику, в уполномоченный орган или размещаемые оператором электронной площадки на электронной площадке, должны быть подписаны усиленной электронной подписью в соответствии с условиями функционирования электронных площадок лица, имеющего право действовать от имени оператора электронной площадки, либо заверены оператором электронной площадки с помощью программных средств.

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

5. Наличие усиленной электронной подписи в соответствии с условиями функционирования электронных площадок лиц, указанных в частях 2 — 4 настоящей статьи, и заверение электронных документов оператором электронной площадки с помощью программных средств означают, что документы и сведения, поданные в форме электронных документов, направлены от имени соответственно участника размещения заказа, оператора электронной площадки, заказчика, уполномоченного органа, специализированной организации, уполномоченного на осуществление контроля в сфере размещения заказов федерального органа исполнительной власти, а также означают подлинность и достоверность таких документов и сведений.

(в ред. Федерального закона от 02.07.2013 N 171-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

6. С момента размещения информации, связанной с проведением открытого аукциона в электронной форме, на официальном сайте и на электронной площадке такая информация должна быть доступна для ознакомления на официальном сайте и на электронной площадке без взимания платы.

7. В течение одного часа с момента размещения на официальном сайте извещения об отказе от проведения открытого аукциона в электронной форме, изменений, внесенных в извещение о проведении открытого аукциона, в документацию об открытом аукционе в электронной форме, разъяснений положений документации об открытом аукционе оператор электронной площадки направляет уведомление о таких извещении, изменениях, разъяснениях всем участникам размещения заказа, подавшим заявки на участие в открытом аукционе в электронной форме, уведомление о таких разъяснениях лицу, направившему запрос о разъяснениях положений документации об открытом аукционе.

8. При направлении оператором электронной площадки заказчику, в уполномоченный орган, специализированную организацию документов и сведений в форме электронных документов, полученных от имени участника размещения заказа, до подведения итогов открытого аукциона в электронной форме оператор электронной площадки обязан обеспечить конфиденциальность сведений об участнике размещения заказа, направившем такие документы в порядке, установленном условиями функционирования электронных площадок.

9. В случае, если настоящей главой предусмотрено направление документов и сведений заказчиком, уполномоченным органом, специализированной организацией участнику размещения заказа или участником размещения заказа заказчику, в уполномоченный орган, специализированную организацию, такой документооборот осуществляется через электронную площадку.

10. Документы и сведения, связанные с проведением открытого аукциона в электронной форме и полученные или направленные оператором электронной площадки в электронной форме в соответствии с настоящей главой, хранятся оператором электронной площадки в соответствии с условиями функционирования электронных площадок.

Введение. 3

1. Формирование учетной политики предприятия. 4

2. Документооборот – элемент учетной политики. 8

2.1. Первичные бухгалтерские документы. 9

2.2. Регистры бухгалтерского и налогового учета. 10

2.3. Отчетные документы.

Электронный документооборот в организации

2.4. Исправление ошибок в бухгалтерском учете. 13

2.5. График документооборота. 14

Заключение. 17

Список использованной литературы.. 18

Введение

Бухгалтерский учет предприятия строится на основе его учетной политики.

Выполнение задач, стоящих перед бухгалтерским учетом, непосредственно затрагивает организацию документооборота, являющегося элементом учетной политики. В соответствии с п.3 ст.6 Федерального закона «О бухгалтерском учете» принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.

Любая хозяйственная операция отражается в бухгалтерском и налоговом учете на основе первичного документа. Нет документа — нет расхода при налогообложении, нет отражения на счетах учета, а в итоге — нет права на вычет НДС. Попробуем разобраться, что представляет собой документооборот и как его правильно организовать.

Некоторые главные бухгалтеры не уделяют должного внимания правилам формирования документооборота в организации. И напрасно. Ведь от того, как оформлен документ, вовремя ли он передан соответствующему подразделению организации, зависит не только точность составленного баланса, который отражает финансовое состояние организации, но и то, насколько правильно определена сумма подлежащих уплате в бюджет налогов.

1. Формирование учетной политики предприятия.

Разделы учетной политики рассматриваются в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, которое вступило в силу с 1 января 1999 г. Этим положением предусматриваются правила документооборота и технология обработки учетной информации как необходимый элемент учетной политики.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, принятая организацией учетная политика утверждается приказом или иным письменным распоряжением руководителя организации.

При этом утверждаются:

1. рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий применяемые в организации счета, необходимые для ведения синтетического и аналитического учета;

2. формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности;

3. методы оценки отдельных видов имущества и обязательств;

4. порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств;

5. правила документооборота и технология обработки учетной информации;

. порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать ряд обязательных реквизитов.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после её окончания.

Формы учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, правила документооборота и технология обработки учетной информации наряду с рабочим планом счетов бухгалтерского учета, методами оценки отдельных видов имущества и обязательств, порядком проведения инвентаризации и контроля за хозяйственными операциями являются обязательными элементами учетной политики предприятия.

Первичные учетные документы создаются, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете устанавливаются в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

Особое внимание следует обратить на ужесточение с 1 января 1999 г. требований к оформлению первичных документов. Эти требования изложены в Порядке поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности, осуществляющих свою деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденном совместным постановлением Госкомстата России и Минфина России от 29 мая 1998 г. №57а. Этим постановлением предусмотрено, что введение в организациях на территории Российской Федерации унифицированных форм первичной учетной документации как элемента учетной политики проводится с начала финансового года.

С января 2000г. первичные учетные документы должны приниматься к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997 — 1998 гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, по следующим разделам учета:

— сельскохозяйственной продукции и сырья;

— труда и его оплаты;

— материалов, МБП, основных средств и нематериальных активов;

— работ в капитальном строительстве и в автомобильном транспорте;

— работы строительных машин и механизмов;

— результатов инвентаризации;

— кассовых и торговых операций.

Маловероятна, но не исключена возможность разногласий с контрольными органами по поводу правомерности принятия или неприятия к учету хозяйственных операций, оформленных с нарушениями упомянутого выше Постановления. Во избежание разногласий на этапе формирования учетной политики следует проанализировать существующую систему документооборота и применяемые формы первичных документов и учетных регистров в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства.

Следует обратить внимание на то, что последовательная унификация применяемых форм первичных документов — это одна из составляющих процесса реформирования бухгалтерского учета и приведения его в соответствие с требованиями международных стандартов финансовой отчетности (Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Программы реформирования бухгалтерского учета в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности» от 6 мая 1998 г. №283). Организация, осуществляя постановку бухгалтерского учета:

• самостоятельно устанавливает организационную форму бухгалтерской работы, исходя из вида организации и конкретных условий хозяйствования;

• определяет в установленном порядке форму и методы бухгалтерского учета, систему документооборота и другие учетные процедуры,

• разрабатывает систему внутрипроизводственного учета, отчетности и контроля;

• формирует в установленном порядке свою учетную политику по другим вопросам. При этом утверждаются:

• формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности, в том числе и вид носителей информации — бумажный или электронный;

• порядок проведения инвентаризации;

• правила документооборота и технология обработки учетной информации;

• порядок контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

Принятая организацией учетная политика подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией организации.

2. Документооборот – элемент учетной политики.

Одновременно с утверждением учетной политики организация обязана установить правила документооборота, технологию обработки учетной информации, а также «формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности».

Правила документооборота должны не только содержать информацию о прохождении определенного документа, но и устанавливать порядок хранения документов, например авансовых отчетов и др.

При наличии обособленных подразделений и филиалов в графике документооборота необходимо определить порядок и сроки передачи ими в бухгалтерию головной организации информации, первичных и иных организационно-распорядительных документов.

Документ в переводе с латинского означает свидетельство, доказательство, поэтому любая хозяйственная операция оформляется документом, который подтверждает факт ее свершения и делает бухгалтерскую запись юридически законной. Благодаря документу точно известно место, время, объект учета и ответственные лица. Документом в учете подтверждается законность и обоснованность всех текущих учетных записей.

В составе документов бухгалтерского учета различают (рис. 5.2):

• первичные документы;
• учетные регистры;
• отчетные документы.

Рисунок 1. Состав документов бухгалтерского учета

2.1. Первичные бухгалтерские документы.

Под первичным учетом понимают первоначальную стадию учетного процесса, на которой производится измерение данных хозяйственной операции и регистрация их в документах. Документы должны быть составлены в момент совершения операции или непосредственно после ее окончания, они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.