Организация документирования хозяйственных операций и документооборота

07.10.2020

1. Первичные учетные документы. Требования, предъявляемые к оформлению ПД.

2. Порядок внесения исправлений в ПД.

3. Рабочий альбом форм первичной учетной документации.

4. График д/о и его роль в рациональной организации б/у.

Фактическое совершение любой хоз.операции должно подтверждаться ПД. Для того, чтобы документы могли служить достоверным основанием для бух.записей, к их составлению предъявляются след.требования:

Документ заполняется на бланке (а при отсутствии бланка – на чистом листе бумаги чернилами черного или синего цвета, либо на машинных носителях информации);
Строго соблюдать установленную форму и реквизиты документа;
Точно и ясно излагать содержание документа;
Незаполненные пробелы в бланке документа прочеркивать;
Сумму в документах указывать цифрами и прописью;
Снабжать документы необходимыми подписями и разборчивыми расшифровками с указанием должности подписавшего.

Указом Президента РБ №114 была проведена существенная либерализация порядка ведения первичного учета. Наиболее значимым изменением стало установление перечня ПД, формы которых утверждаются уполномоченными гос.органами (утвержден Пост.Совмина №360). Формы ТТН, ТН, ПКО, РКО, Акт о приеме-передаче ОС, Акт о приеме-передаче НМА утверждаются Минфином РБ. Формы Акта сдачи-приемки выполненных и иных спец.монтажных строительных работ, Акта о передаче незавершенного строительства объекта, Акта о передаче затрат, произведенных при создании объекта инженерной и (или) транспортной инфраструктуры утверждаются Министерством архитектуры и строительства.

Указом №114 республиканским органом гос.управления предоставлено право утверждения по согласованию с Минфином форм ПД, не вошедших в данный перечень.

Кроме того организации могут самостоятельно разрабатывать и утверждать формы ПД, независимо от наличия форм таких документов, утвержденных республиканскими органами гос.управления.

В связи с утверждением Постановления Совмина №360 утратило силу Постановление Минсельхозпрода №69 «Об утверждении форм ПД». Однако, это не запрещает использование организациями с/х профиля форм ПД, утвержденных указанными выше и утратившими силу постановлениями.

Организации также могут разработать данные документы самостоятельно, соблюдая правила документирования, установленные Указом №114, Законом о б/у и отчетности, Постановлением Мин-ва юстиции №4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» и др. нормативными документами.

Форма документа обязательно утверждается руководителем. Указом №114 изменен перечень обязательных реквизитов ПД: исключены также сведения, как № документа и место составления. Вместе с тем в число обязательных сведений добавлены: наименование организации, фамилия и инициалы ИП.

В зависимости от характера хоз.операций и системы обработки данных в ПД могут включаться дополнительные реквизиты.

Проектом Указа установлено, что неуказание сведений, не включенных в данный перечень, не является нарушением порядка оформления ПД, предусмотренных Кодексом об административных правонарушениях.

Важным элементом организации первичного учета является установление перечня лиц, имеющих право подписи ПД, который должен быть согласован с глав.бухом и утвержден рук-лем. Копии такого перечня с образцами подписей лиц передаются в бухгалтерию МОЛам.

ПД, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования.

Необходимо отметить, что отсутствие, несвоевременное оформление или принятие к учету неправильно оформленных ПД может привести к искажению показателей бух.отчетности и налоговых расчетов. Неблагоприятные последствия могут возникнуть и в случае проверок налоговыми органами, которые могут не признать такие документы оправдательными в подтверждение совершенных хоз.операций. Поэтому в случае выявления серьезных нарушений при заполнении ПД работники бухгалтерии возвращают их для доработки или переоформления и докладывают об этом глав.буху.

В б/у не избежать ошибок, которые при своевременном исправлении не уменьшают достоверность учета и не снижают доказательную силу ПД.

Указ №114 не содержит указаний, каким образом следует вносить исправления в документы, поэтому в этом вопросе необходимо руководствоваться Законом «Об/у и отчетности». Стираний и неоговоренных исправлений в ПД не допускается. Неправильные записи в документах (кроме кассы и банка) исправляют путем их зачеркивания и над ними надписи правильных. При этом исправление должно позволять установить дату и лицо, его осуществившее. В отношении кассовых и банковских документов установлены более жесткие требования: не допускаются помарки, подчистки, исправления. В случае, если в процессе составления такого документа допущена ошибка, то документ считается недействительным и не подлежит исполнению. Он должен быть механически уничтожен и переоформлен заново. Однако нельзя таким образом уничтожать оформленные с ошибками бланки строгой отчетности (БСТ). Их погашают путем перечеркивания и делают запись «аннулировано».

В соответствии с Инструкцией «О порядке использования и б/у БСТ» аннулированные бланки сохраняются организацией (ИП) вместе с составленным Реестром БСТ, подлежащих уничтожению, в течение 1 месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Документооборот – это движение документов в организации от момента их создания или получения от других организаций до момента принятия к учету, обработке и принятию в архив.

Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений. Это достигается как применением специальных способов и средств сбора и передачи информации к месту ее обработки, так и предварительным планированием документооборота.

Для этого в каждой организации должны быть разработаны и утверждены приказом руководителя:

— рабочий альбом форм документов;

— график документооборота.

Самостоятельно разработанные и утвержденные формы первичных учетных документов в соответствие со ст.6 Закона «О бухгалтерском учете и отчетности» должны быть включены в Учетную политику организации и помещаются в рабочий альбом форм первичных учетных документов, — альбом, в котором собраны все первичные документы, применяемые к организации. Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией. Рабочие альбомы форм являются локальными нормативными документами и включают всю первичную документацию, применяемую в данной организации (типовые формы, специализированные унифицированные формы, предложенные отраслевыми министерствами и др. органами государственного управления, а также самостоятельно разработанные с учетом специфики предприятия формы первичных учетных документов).

Применение в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации санкций в соответствие с действующим законодательством.

Рабочие альбомы формируются по разделам:

— документация по учету основных средств нематериальных активов;

— документация по учету труда и заработной платы;

— документация по учету материальных ценностей;

-документация по учету денежных средств и документов и т.д.

В каждом разделе целесообразно выделить следующие подразделы: титульный лист, перечень документов, образцы документов, указания по оформлению.

Образцы первичных документов должны быть заполнены данными наиболее типичных операций. В указаниях по оформлению описывается методика, техника заполнения, количество экземпляров и порядок использования данного документа. Указания должны быть составлены таким образом, чтобы составители документа имели полную информацию о порядке заполнения и применения каждого документа. Такие альбомы являются практическим руководством для всех работников предприятия, связанных с составлением и обработкой первичной документации.

Таким образом, рабочий альбом форм будет служить в качестве практического руководства работникам организации, ответственным за оформление первичной учетной документации.

Еще одним обязательным элементом учетной политики можно считать график документооборота, который утверждается руководителем организации. Указанный график представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

Документооборот, организованный по графику, позволяет:

— ускорить время прохождения первичного документа от оформления до проверки и обработки;

— способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени;

— повышает производительность труда учетных работников;

— способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета.

График документооборота содержит:

— наименование, номер и код форм первичного учета, регистров, применяемых в организации;

— ФИО и/или должности лиц, составивших документ, ответственных за его проверку, обработку и передачу в архив;

— сроки оформления, проверки, обработки и сдачи в архив документа.

По усмотрению организации в графике документооборота может отражаться и другая информация.

Работники организации создают и предоставляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, в соответствие с графиком документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка их графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые предоставляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

В случае выявления нарушений при оформлении первичных документов, необеспечения их сохранности, на организацию могут быть наложены штрафные санкции в рамках административного законодательства. Так в соответствии со ст. 12.1 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях №19443 от 21.04.2003 г. (в ред. Закона Республики Беларусь от 25.11.2011г. №317-3):

— нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем установленного порядка ведения бухгалтерского учета (учета предпринимательской деятельности, учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и отчетности влечет наложение штрафа в размере от четырех до двадцати базовых величин;

— уничтожение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, до истечения установленных сроков их хранения либо их сокрытие влекут наложение штрафа в размере от десяти до ста базовых величин;

— нарушение должностным лицом юридического лица или индивидуальным предпринимателем правил хранения бухгалтерских документов (документов предпринимательской деятельности, документов учета доходов и расходов, применяемого при упрощенной системе налогообложения) и/или иных документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, повлекшее их утрату, влечет наложение штрафа в размере от четырех до тридцати пяти базовых величин.

Таким образом, рациональная организация документооборота предполагает минимальный разрыв во времени между фактов совершения хозяйственной операции и ее отражением в бухгалтерском учете. Она должна обеспечивать соблюдение действующих правил документирования, а также сохранность документа. В настоящее время требования к организации документооборота, качеству оформления, сохранности документов бухгалтерского учета значительно повысились. Поэтому порядку оформления первичных учетных документов и организации документооборота необходимо уделять должное внимание.

Транскрипт

3 Аннотация к рабочей программе ПМ. 01 Документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации по специальности Экономика и бухгалтерский учет (по отраслям) 1. Место профессионального модуля в структуре ППССЗ. Рабочая программа профессионального модуля (далее рабочая программа) входит в профессиональный учебный цикл. 2. Ожидаемые результаты образования по завершении освоения профессионального модуля. Выпускник, освоивший ПМ.01, соответствующий виду деятельности документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета имущества организации должен: обладать общими и профессиональными компетенциями: ОК 1. Понимать сущность и социальную значимость своей будущей профессии, проявлять к ней устойчивый интерес. ОК 2. Организовывать собственную деятельность, определять методы и способы выполнения профессиональных задач, оценивать их эффективность и качество. ОК 3. Решать проблемы, оценивать риски и принимать решения в нестандартных ситуациях. ОК 4. Осуществлять поиск, анализ и оценку информации, необходимой для постановки и решения профессиональных задач, профессионального и личностного развития. ОК 5. Использовать информационно-коммуникационные технологии для совершенствования профессиональной деятельности. ОК 6. Работать в коллективе и команде, обеспечивать ее сплочение, эффективно общаться с коллегами, руководством, потребителями. ОК 7. Ставить цели, мотивировать деятельность подчиненных, организовывать и контролировать их работу с принятием на себя ответственности за результат выполнения заданий. ОК 8. Самостоятельно определять задачи профессионального и личностного развития, заниматься самообразованием, осознанно планировать повышение квалификации. ОК 9. Быть готовым к смене технологий в профессиональной деятельности. ПК 1.1. Обрабатывать первичные бухгалтерские документы. ПК 1.2. Разрабатывать и согласовывать с руководством организации рабочий план счетов бухгалтерского учета организации. ПК 1.3. Проводить учет денежных средств, оформлять денежные и кассовые документы. ПК 1.4. Формировать бухгалтерские проводки по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов бухгалтерского учета. иметь практический опыт: ПО 1. Документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета имущества организации; уметь: У 1. Принимать произвольные первичные бухгалтерские документы, рассматриваемые как письменное доказательство совершения хозяйственной операции или получения разрешения на ее проведение; У 2. Принимать первичные унифицированные бухгалтерские документы на любых видах носителей;

4 У 3. Проверять наличие в произвольных первичных бухгалтерских документах обязательных реквизитов; У 4. Проводить формальную проверку документов, проверку по существу, арифметическую проверку; У 5. Проводить группировку первичных бухгалтерских документов по ряду признаков; У 6. Проводить таксировку и контировку первичных бухгалтерских документов; У 7. Организовывать документооборот; У 8. Разбираться в номенклатуре дел; У 9. Заносить данные по сгруппированным документам в ведомости учета затрат (расходов) — учетные регистры; У 10. Передавать первичные бухгалтерские документы в текущий бухгалтерский архив; У 11. Передавать первичные бухгалтерские документы в постоянный архив по истечении установленного срока хранения; У 12. Исправлять ошибки в первичных бухгалтерских документах; У 13. Понимать и анализировать план счетов бухгалтерского учета финансовохозяйственной деятельности организаций; У 14. Обосновывать необходимость разработки рабочего плана счетов на основе типового плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности; У 15. Поэтапно конструировать рабочий план счетов бухгалтерского учета организации; У 16. Проводить учет кассовых операций, денежных документов и переводов в пути; У 17. Проводить учет денежных средств на расчетных и специальных счетах; У 18. Учитывать особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютным счетам; У 19. Оформлять денежные и кассовые документы; У 20. Заполнять кассовую книгу и отчет кассира в бухгалтерию; У 21. Проводить учет основных средств; У 22. Проводить учет нематериальных активов; У 23. Проводить учет долгосрочных инвестиций; У 24. Проводить учет финансовых вложений и ценных бумаг; У 25. Проводить учет материально- производственных запасов; У 26. Проводить учет затрат на производство и калькулирование себестоимости; У 27. Проводить учет готовой продукции и ее реализации; У 28. Проводить учет текущих операций и расчетов; У 29. Проводить учет труда и заработной платы; У 30. Проводить учет финансовых результатов и использования прибыли; У 31. Проводить учет собственного капитала; У 32. Проводить учет кредитов и займов; знать: З 1. Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных действий и операций; З 2. Понятие первичной бухгалтерской документации; З 3. Определение первичных бухгалтерских документов; З 4. Унифицированные формы первичных бухгалтерских документов; З 5. Порядок проведения проверки первичных бухгалтерских документов: формальной, по существу, арифметической; З 6. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов;

5 З 7. Порядок проведения таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов; З 8. Порядок составления ведомостей учета затрат (расходов) — учетных регистров; З 9. Правила и сроки хранения первичной бухгалтерской документации; З 10. Сущность плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций; З 11. Теоретические вопросы разработки и применения плана счетов бухгалтерского учета в финансово-хозяйственной деятельности организации; З 12. Инструкцию по применению плана счетов бухгалтерского учета; З 13. Принципы и цели разработки рабочего плана счетов бухгалтерского учета организации; З 14. Классификацию счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию, назначению и структуре; З 15. Два подхода к проблеме оптимальной организации рабочего плана счетовавтономию финансового и управленческого учета и объединение финансового и управленческого учета; З 16. Учет кассовых операций, денежных документов и переводов в пути; З 17. Учет денежных средств на расчетных и специальных счетах; З 18. Особенности учета кассовых операций в иностранной валюте и операций по валютным счетам; З 19. Порядок оформления денежных и кассовых документов, заполнения кассовой книги; З 20. Правила заполнения отчета кассира в бухгалтерию; З 21. Понятие и классификацию основных средств; З 22. Оценку и переоценку основных средств; З 23. Учет поступления основных средств; З 24. Учет выбытия и аренды основных средств; З 25. Учет амортизации основных средств; З 26. Особенности учета арендованных и сданных в аренду основных средств; З 27. Понятие и классификацию нематериальных активов; З 28. Учет поступления и выбытия нематериальных активов; З 29. Амортизацию нематериальных активов; З 30. Учет долгосрочных инвестиций; З 31. Учет финансовых вложений и ценных бумаг; З 32. Учет материально-производственных запасов; З 33. Понятие, классификацию и оценку материально-производственных запасов; З 34. Документальное оформление поступления и расхода материально-производственных запасов; З 35. Учет материалов на складе и в бухгалтерии; З 36. Синтетический учет движения материалов; З 37. Учет транспортно-заготовительных расходов; З 38. Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости З 39. Систему учета производственных затрат и их классификацию; З 40. Сводный учет затрат на производство, обслуживание производства и управление; З 41. Особенности учета и распределения затрат вспомогательных производств; З 42. Учет потерь и непроизводственных расходов; З 43. Учет и оценку незавершенного производства; З 44. Калькуляцию себестоимости продукции;

6 З 45. Характеристику готовой продукции, оценку и синтетический учет; З 46. Технологию реализации готовой продукции (работ, услуг); З 47. Учет выручки от реализации продукции (работ, услуг); З 48. Учет расходов по реализации продукции, выполнению работ и оказанию услуг; З 49. Учет дебиторской и кредиторской задолженности и формы расчетов; З 50. Учет расчетов с работниками по прочим операциям и расчетов с подотчетными лицами. 3. Структура и содержание ПМ.01 В состав ПМ.01 входит: — МДК Практические основы бухгалтерского учета имущества организации Раздел 1. Документирование хозяйственных операций и формирование бухгалтерских проводок по учету имущества организации на основе рабочего плана счетов. Тема 1.1. Основные правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных операций. Тема 1.2. Сущность плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Тема 1.3. Учет кассовых операций, денежных документов и переводов в пути. Тема 1.4. Учет денежных средств на расчетных и специальных счетах. Тема 1.5. Учет дебиторской и кредиторской задолженности. Тема 1.6. Учет долгосрочных инвестиций. Тема 1.7. Учет основных средств. Тема 1.8. Учет нематериальных активов. Тема 1.9. Учет финансовых вложений. Тема Учет материально-производственных запасов. Тема Учет животных на выращивании и откорме. Тема Учет затрат на производство и калькулирование себестоимости. Тема Учет затрат, выхода продукции растениеводства и исчисление ее себестоимости. Тема Учет затрат, выхода продукции животноводства и исчисление ее себестоимости. Тема Учет готовой продукции. Тема Учет продажи готовой продукции (работ, услуг). Тема Практические основы бухгалтерского учета имущества организации в 1С: Предприятие Учебная практика (УП 01); — Производственная практика (ПП 01). 4. Методы и формы обучения: лекция с элементами беседы; комбинированное занятие; практическое занятие; самостоятельная работа; консультация. 5. Формы контроля: Текущий контроль: практическая работа;

7 самостоятельная работа; контрольная работа; разноуровневые задачи и задания; реферат; доклад; сообщение; устный опрос; письменный опрос; фронтальный опрос; тестирование; деловая игра. Промежуточная аттестация: -МДК экзамен ( 3 — й семестр, 4 й семестр); — УП.01 дифференцированный зачёт ( 4-й семестр); — ПП.01 дифференцированный зачёт ( 4-й семестр); Итоговая аттестация по ПМ.01 в виде экзамена (квалификационного) в 4-ом семестре. 6. Общая трудоемкость профессионального модуля ПМ.01. Максимальная учебная нагрузка обучающегося час, из них: — обязательная аудиторная учебная нагрузка обучающегося часов. В том числе: МДК теоретические занятия часов; — практические работы 206 часов; — внеаудиторная самостоятельная работа обучающегося часов. Учебная практика 36 часов. Производственная практика — 36 часов.