Отлаженный бизнес

В данном разделе мы обозначим ключевые моменты проекта по внедрению программного продукта на предприятии. Это информация позволит Вам оценить реальные объемы работ, необходимое количество специалистов для реализации данного проекта и его продолжительность. На основании полученных данных можно объективно оценить ориентировочную стоимость проекта внедрения программного продукта. Затраты человеческих ресурсов (кол-во специалистов и времени внедрения) обычно прямо пропорционально стоимости программного продукта, поэтому зная стоимость определенного софта и стоимость его внедрения, Вы сможете самостоятельно рассчитать ориентировочную стоимость внедрения альтернативного программного продукта.
Стоимость внедрения складывается исходя из количества привлекаемых специалистов их ставки и времени работы. Объемы работ удобней определять поэтапно, чтобы можно было эффективно управлять стоимостью проекта.
Основные этапы внедрения программного продукта:
1. Обследование
2. Разработка технического задания
3. Настройка системы (программного продукта)
4. Тестирование системы
5. Опытная эксплуатация
6. Промышленная эксплуатация
Первый этап проекта – диагностика предприятия или его обследование. Под обследованием подразумевается диагностика на предприятии всех бизнес-процессов, которые будет охватывать будущая система. Количество дней для обследования может быть разным в зависимости от масштаба и функциональности создаваемой системы на основе выбранного программного продукта. Если автоматизируются большое количество филиалов и программный продукт охватывает большое количество пользователей или большое количество бизнес-процессов, то время, отведенное на обследование, будет существенно увеличено. Обычно на обследование отводится от 1 недели до 1 месяца ( средняя продолжительность этапа «обследование» – 2 недели).
Второй этап проекта внедрения программного продукта – разработка технического задания. Техническое задание (ТЗ) включает в себя описание всех справочников системы, всех алгоритмов расчета, отчетных форм, АРМ (Автоматизированных рабочих мест) пользователей и описание разграничения прав доступа пользователей.
Разработка технического задания занимает от 1 до 3 месяцев (средняя продолжительность этапа «разработка технического задания» — 1,5-2 месяца).
Третий этап проекта – настройка системы (автоматизация). Настройка системы включает в себя формирование в программе всех справочников системы, настройка всех алгоритмов расчета, форм ввода и отчетных форм, ввод пользователей системы и настройка прав доступа. Продолжительность данного этапа напрямую зависит от квалификации специалистов и от уровня сложности поставленной задачи. Среднее время, отводимое на настойку системы, составляет 1 -1,5 месяца.
Четвертый этап проекта – тестирование программного продукта (системы). Тестирование системы включает в себя подготовку демонстрационного примера, внесение тестовых данных, проверку алгоритмов расчета и исправление обнаруженных ошибок. В среднем на этап тестирование отводится 2 недели.
Пятый этап проекта – опытная эксплуатация системы. Опытная эксплуатация системы включает в себя работу с реальными данными, но при этом параллельно используется прежняя старая система либо те электронные таблицы, в которых предприятия до настоящего момента осуществляла свою работу. Этот этап необходим для того, чтобы можно было сопоставить результаты работы в новой системе с результатами, которые получены были прежним способом (вручную или с применением старых программных продуктов или электронных таблиц). В среднем на этап опытной эксплуатации занимает отчетный период равный 1-му месяцу.
После окончания вышеописанных этапов работ, мы можем говорить о том, что внедрение программного продукта завершено и идет его эксплуатация. Однако часто, на этапе промышленной эксплуатации, когда пользователь работает с реальными данными и в «боевом» режиме, все же приходится производить работы по доработке системы и исправлению найденных ошибок.
Шестой этап проекта – промышленная эксплуатация системы. Промышленная эксплуатация системы подразумевает переход предприятия на новый программный продукт и отказ от всех альтернативных способов работы за рамками данной системы. Этап промышленной эксплуатации системы подразумевает организацию службы технической поддержки системы либо получение данных услуг от сторонних организаций. В рамках проекта этап промышленной эксплуатации системы обычно занимает около 1 месяца.
* Все указанные сроки распространяются на программные продукты имеющие четко-выраженную направленность (например, учетные системы) либо могут также быть приравнены к внедрению одного модуля ERP-системы (например, логистика, производственный учет, бюджетирование и т.д.).

Наталия Широкова

Отличный руководитель — это не философ, не массовик-затейник, не исполнитель и не художник. Это инженер. Он воспринимает компанию как механизм и педантично работает над его сохранением и улучшением.

Он создает технологические карты процессов, чтобы показать, как работает этот механизм, и оценить план действий. Он разрабатывает показатели, чтобы прояснить, насколько эффективно функционирует каждая из составляющих (главным образом люди) и механизм в целом. И он непрерывно изучает образ действий и людей, чтобы сделать и то и другое лучше.

Как превратить компанию в отлаженный механизм? Вот несколько советов из книги Рэя Далио «Принципы».

«Принципы»

Постоянно сравнивайте фактический результат и цель

Вы должны одновременно стремиться к достижению цели и оценивать эффективность людей и плана, так как любой результат будет показателем работы механизма. Каждый раз, когда вы обнаруживаете проблему, вам необходимо определить, вызвана она ошибкой в плане действий или тем, как люди исполняют свои обязанности.

Размер выборки имеет значение. Любая проблема может носить разовый характер или быть симптомом причины, которая вызовет ее повторение. Если вы проанализируете достаточное число проблем, вы будете быстро их классифицировать.

Разрабатывайте системы показателей

Показатели отражают, насколько эффективно работает механизм, и в случае необходимости выполняют роль сигнальных лампочек. Это объективный способ оценки. Если вы создали правильный набор показателей, то будете получать настолько полную и точную картину того, что делают ваши сотрудники и насколько успешно, что практически сможете выстроить весь менеджмент на одних только показателях.

Устанавливая показатели, подумайте, на какие самые важные вопросы вам нужно получить ответы, а также решите, какие цифры вас устроят.

Не смотрите на те, которые у вас уже есть, и не пытайтесь подогнать их под ваши цели, потому что так вы не получите того, к чему стремитесь. Вместо этого начните с самых важных вопросов и подумайте, какие показатели дадут на них ответы.

Не упускайте механизм из виду

Если вы слишком поглощены отдельными задачами, вы неизбежно увязнете в трясине мелких дел. Если вместо этого вы займетесь созданием механизма и управлением им, вы будете многократно вознаграждены.

Всегда задавайте себе вопрос: «Что сейчас самое главное?» — Источник

Не отвлекайтесь на яркие безделушки

Каким бы качественным ни был проект или план, всегда неожиданно появляется что-то, что кажется самым важным, срочным или привлекательным, на чем хочется сконцентрироваться. Эти яркие безделушки могут быть ловушкой, способной отвлечь от системного мышления, так что не теряйте бдительности и не дайте себя обмануть.

Любая ситуация — это анализ практического примера (case study)

Подумайте, к какому типу относится эта ситуация и какие принципы к ней применимы. Действуя подобным образом и помогая другим поступать так же, вы учитесь более эффективному управлению разными ситуациями, так как со временем они неизбежно повторяются снова и снова.

При возникновении проблемы ведите обсуждение на двух уровнях

Первый уровень — механизм: почему был получен такой результат. Второй — конкретная ситуация: что с ней делать. Не совершайте ошибку и не обсуждайте только конкретную ситуацию, так как в этом случае вы занимаетесь микроменеджментом (вы думаете за своих подчиненных, и они могут ошибочно решить, что это нормально).

При обсуждении на уровне механизма четко обозначьте, каким должен был быть результат, и проанализируйте, почему что-то пошло не так. Если вам нужно срочно принять решение, что делать, и дать поручение подчиненному, обязательно объясните, что вы делаете и почему.

Устанавливая правила, объясняйте принципы, лежащие в их основе

Ваши сотрудники должны не просто безропотно подчиняться корпоративным правилам, а быть мотивированы, чтобы осознанно следовать им и стимулировать на это других, а также работать над их совершенствованием. Этого можно добиться с помощью рациональных принципов, которые прошли проверку при открытом обсуждении.

Управлять людьми — все равно что ехать с ними на лыжах

Чтобы вы могли оценить сильные и слабые стороны своих непосредственных подчиненных, когда они выполняют работу, у вас должен установиться с ними такой же тесный контакт, как у инструктора по горным лыжам с его учениками на склоне. Между вами должен постоянно происходить обмен мнениями по мере того, как они учатся методом проб и ошибок. Со временем вы поймете, в чем им можно дать самостоятельность, а в чем нет.

Делегируйте детали

Если вы увязли в деталях, либо у вас проблемы с управлением или обучением, либо работу выполняют не те люди. Настоящий признак эффективного руководителя — ему практически ничего не приходится делать самому. Необходимость вовлекаться в детали должна стать для руководителя плохим сигналом.

В то же время есть риск, что, делегируя детали, вы отстранитесь от того, что важно, и, по сути, перестанете руководить вовсе. Хороший менеджер понимает эту разницу. Он стремится нанимать сотрудников, обучать и контролировать их так, чтобы они как можно больше делали самостоятельно.

Позаботьтесь о том, чтобы распределение обязанностей было полностью прозрачным. — Источник

Помните, кто за что отвечает

Хотя это кажется очевидным, часто сотрудники забывают о своих прямых обязанностях. Даже топ-менеджеры иногда напоминают детей, которые только учатся играть в футбол: они бегут за мячом в попытке помочь, но забывают, на какой позиции должны играть. Это способно только ухудшить результат. Так что убедитесь, что сотрудники помнят о командной работе и эффективно действуют каждый на своем месте.

В некоторых случаях рабочие обязанности сотрудников могут измениться без предварительного обсуждения или согласования, в основном из-за сложившихся обстоятельств или временной необходимости. Часто это ведет к тому, что сотрудники начинают заниматься тем, с чем не могут справиться, а также к путанице, кто за что отвечает.

Обсуждайте проблемы и ошибки

Постоянно проверяйте непосредственных подчиненных, при этом они должны понимать, что им самим и компании в целом на пользу открытое обсуждение проблем и ошибок. Это необходимо, чтобы гарантированно получать ожидаемый результат, даже от сотрудников, которые справляются со своей работой на отлично (хотя им можно дать немного больше самостоятельности).

Этот процесс не должен быть однонаправленным. Ваши подчиненные тоже должны ставить перед вами сложные задачи, чтобы вы стремились максимально раскрыть свой потенциал. Это поможет им понять, что они несут такую же ответственность за поиск эффективных решений, как и вы. Всегда легче оставаться зрителем, чем стать игроком. Заставляя их «выходить на поле», вы усиливаете всю команду.

Делайте ежедневные обзоры

«Каждого своего прямого подчиненного я прошу потратить 10–15 минут на составление краткого обзора, что он сделал за день, с какими проблемами столкнулся и что по этому поводу думает. Читая эти обзоры и сопоставляя разные мнения относительно вопросов, над которыми сотрудники работают вместе, я могу судить об эффективности их совместной работы, о настрое и о том, за какие ниточки я должен потянуть», — рассказывает Рэй Далио. Попробуйте тоже использовать этот метод.

Приветствуйте проверки

Важно положительно относиться к факту, что вас кто-то проверяет, поскольку никто не может оценивать себя объективно. При проверке сохраняйте спокойствие. Вероятно, реакция эмоционального низшего «я» будет примерно такой: «Ты придурок, потому что ты против меня и заставляешь меня чувствовать себя некомфортно». В то время как высшее «я» должно думать: «Замечательно, что мы можем настолько честно обменяться мнениями и убедиться, что я все делаю правильно».

Прислушайтесь к своему высшему «я» и не забывайте, что человеку, который вас проверяет, тоже очень непросто. Если вы спокойно пройдете этот процесс, это пойдет на пользу компании, вашим отношениям с человеком, который проводил проверку, и закалит ваш характер.

Проверка — это шанс посмотреть на всё свежим взглядом. — Источник

Не переживайте, нравитесь вы сотрудникам или нет

Беспокойтесь только о том, чтобы принимать лучшие из возможных решений: что бы вы ни делали, всегда найдутся люди, которые будут уверены, что вы что-то (или всё) делаете неправильно. Такова природа человека: все пытаются склонить вас к собственной точке зрения и раздражаются, если не получается это сделать, даже если нет оснований считать мнение правильным. Так что, если вы хороший руководитель, не удивляйтесь, что кто-то с вами не согласен. Мыслите логически и объективно оценивайте степень вероятности того, что вы правы.

Как вести себя с сотрудниками? Выбор невелик. Вы можете их игнорировать: это вызовет неприязнь, кроме того, вы не будете знать, что они думают. Вы можете безропотно идти у них на поводу — это не лучшая идея. Или же вы можете поощрять их высказывать свое несогласие и открыто и рационально убеждать их, пока все не признают относительные преимущества вашего образа мышления.

Устраивайте открытые обсуждения и не переживайте, возьмет ли верх ваша точка зрения или нет, поскольку победят лучшие идеи.

Не выполняйте работу за подчиненных

В некоторых случаях руководитель начинает выполнять задачи своего подчиненного, не признавая наличие проблемы. Это напоминает ситуацию, когда функционал сотрудника неожиданно меняется, поскольку руководитель начинает заниматься работой, которую должны выполнять другие. При этом, хотя временное изменение обязанностей сотрудника может иметь смысл, так как помогает сделать рывок к цели, обычно это также сигнал, что какая‑то часть механизма сломалась и требует наладки.

Это наглядный пример того, что происходит, когда руководитель не способен установить зоны ответственности, чтобы оградить себя от выполнения той работы, которую должны успешно делать другие. Эта проблема существует, когда руководитель больше сосредоточен на том, чтобы задачи были выполнены, чем на управлении механизмом.

Стремитесь, чтобы вас поняли, и старайтесь понять других

Если вы хотите, чтобы другие слепо следовали за вами, руководствуясь эгоистическими побуждениями или считая это более подходящим стилем управления, в итоге вам придется заплатить за это высокую цену. Когда вы единственный мыслящий человек, это не может не сказаться на результатах.

Авторитарные руководители не обеспечивают своим подчиненным возможности для развития, это означает, что они всегда остаются в зависимом положении. В перспективе это вредит всем. Если вы отдаете слишком много приказов, у сотрудников накапливаются отрицательные эмоции, и, когда вы их не контролируете, они бойкотируют ваши распоряжения. Самое серьезное влияние, которое вы можете оказать на умных людей — а они на вас, — основывается на постоянном согласовании ваших точек зрения, что на самом деле правда и какое решение оптимально, чтобы вы все стремились к одному.

По материалам книги «Принципы»

Обложка поста — unsplash.com

Настройка пользователей в режиме конфигуратора

1. Первый пользователь с административными правами всегда вводится в режиме конфигуратор. Заходим в 1с, выбираем базу и нажимаем кнопку «Конфигурятор»

1. В открывшемся конфигураторе открываем меню «Адвминистрирование» и выбираем «Пользователи»

1. Откроется окно «Список пользователей» (при создании первого пользователя этот список будет пуст). Для создания нового пользователя нажимаем кнопку «Добавить» (белый «+» в зеленом кружочке)

1. Далее необходимо заполнить форму «Пользователь»

4.1. На вкладке «Основные» вводим основную информацию/выставляем нужные галочки

Имя и Полное имя — название индентифицирующее пользователя (Например ФИО или должность: Иванов Иван, Бухгалтер, Администратор и т.п.).

Если установлен галочку «Аутентификация 1С: Предприятия», то станут доступны для заполнения поля «Пароль» и «Подтверждение пароля» — они используются используется для входа в 1С.

Если вы заполнили поля «Пароль» и «Подтверждение пароля» и не хотите, чтобы Пользователь его менял, то можно установить галочку «Пользователю запрещено изменять пароль».

Важная галочка «Показывать в списке выбора» это необходимо для того, чтобы при входе в 1с пользователя можно было найти с списке, а не вводить вручную каждый раз.

Аутентификация операционной системы — галочка в этом поле отвечает за возможность авторизации с помощью имени пользователя операционной системы. Пользователь — имя пользователя информационной системы (например, \\dom\kirill, где dom — домен сети, а kirill имя пользователя ОС). 1С при запуске сначала проверяет авторизацию через ОС, а потом авторизацию 1С.

Аутентификация OpenID — включение возможности авторизации с помощью технологии OpenID. OpenID — это открытая децентрализованная система, которая позволяет пользователю использовать единую учётную запись для аутентификации на множестве не связанных друг с другом сайтов, порталов, блогов и форумов.

Защита от опасных действий — включая эту опцию система будет выдавать пользователю предупреждение о выполняемом действии и потенциальной опасности его выполнения.

4.2. Вкладка «Прочие». На ней необходимо проставить галочки у ролей соответствующих создаваемому пользователю. Например для администратора ставим флаг «Полные права»

Язык по умолчанию — если конфигурация разработана на нескольких языках, при необходимсоти можно поменять.

Режим запуска — авто,управляемое или обычное приложение (ниже сравнительный пример).

1) обычное приложение

2) управляемое приложение — интерфейс «Такси».

1. Нажимаем «Ок» и создастся пользователь, в том числе на форме «Список пользователей» (п.3) появится новый пользователь.

Для удаления пользователя повторяем п.1-2. Далее выбираем нужного пользователя и нажимаем «Удалить»(красный крестик)

Чтобы изменить данные пользователя например переименовать повторяем п.1-2. Далее выбираем нужного пользователя и нажимаем «Изменить» (зеленый карандашик). После откроется форма «Пользователь» с установленными параметрами (п.3-4), которые при необходимости меняем и нажимаем «Ок» для сохранения измененй.

В режиме 1С Предприятие, на примере 1с Комплексная автоматизация

1. Заходим в 1с, выбираем базу и нажимаем кнопку «1C:Предприятие»

1. Заходим в меню «НСИ и администрирование» в разделе «Администрирование» выбираем «Настройка пользователей и прав»

1. В открывшихся настройках разворачиваем раздел «Пользователи» и по нажимаем на ссылку «Пользователи»

1. В открывшейся окне для создания нового пользователя нажимаем кнопку «Создать»

1. Открывается форма создания Пользователя. Обязательно для заполнения поля подчеркнутые красным — Полное имя (имя пользователя для идентификации) и Имя для входа (имя, которое нужно будет в зависимости от настроек пользователя ввести или выбрать из списка для входа в базу 1с). При заполнении поля «Полное имя» автоматически заполняется «Имя (для входа)», но при необходимости его можно поменять.

V «Вход в систему разрешен» нужны для того, чтобы пользователь смог войти с базу 1С.

По ссылку «Установить ограничение» можно установить ограничения для входа в программу:

— Согласно общим настройкам входа — выбирается системой автоматически при создании пользователя в соответствии с установленными настройками;

— Без ограничений срока;

— Вход разрешен до — позволяет установить дату по истечению, которой система автоматически заблокирует всход в систему пользователю;

— Запретить вход, если не работает более — система автоматически заблокирует вход пользователю, если Пользователь не входил в базе указанное количество дней.

«Аутентификация 1С;Предприятие» делает активными функции:

— Установить пароль;

— Потребовать установку пароля при входе. При проставлении данной галочки при первом входе пользователя в базу система автоматически предложит пользователю установить пароль на вход, который он в дальнейшем будет использовать;

— Пользователю запрещается изменять пароль, то есть самостоятельно пользователь не сможет в настройках своего пользователя изменить его;

— Показывать в списке выбора — необходимо для того, чтобы при каждом входе не вводит имя пользователя вручную, а выбирать его из списка.

Обратите внимание, что при создании нового пользователя система автоматически выставляет ряд галочек/настроек предпочтительных для работы пользователя, но при необходимости их можно изменять.

Для полноты информации о пользователе можно заполнить другие необязательные поля например Физическое лица, вкладку адрес и телефон и т. п.

После проведения всех настроек нажимаем «Записать» (сохраняет заполненную информацию) или «Записать и закрыть» (сохраняет заполненную информацию и закрывает форму)

Для того чтобы скрыть не работающего в программе пользователя при выборе из всех списков необходимо повторить действия из п.1-3, найти в списке нужного пользователей и двойным кликом по нему открыть настройки. Далее необходимо установить галочку «Недействителен». После этого все функциональные опции на вкладке «Главное» станут недоступными для исправления.

Для сохранения новой настройки нажимаем «Записать»или «Записать и закрыть».