Перспективы развития электронного документооборота

Электронный документооборот постепенно проникает во все сферы бизнеса. Этот процесс активно набирал обороты ещё до начала пандемии в России. На данный же момент внедрение ЭДО особенно актуально, когда во многих компаниях ограничено посещение офисов.
Необходимость перехода осознана большинством российских компаний, причём переходить на такой способ обмена документами начали также субъекты малого и среднего предпринимательства, в особенности – ритейл.
Ритейлеры всё чаще отказываются от бумажного взаимодействия с поставщиками. Почему они активно переходят на ЭДО именно сейчас? Это связано с тем, что из-за режима самоизоляции многие столкнулись с невозвратом или потерей счетов, актов и других важных документов. Минимизируется и сама опасность заражения – от курьера или контакта с бумагой.
Законодательство
Применение электронного документооборота определено Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», статьей 169 Налогового Кодекса РФ, Приказом Министерства финансов от 10.11.2015 № 174н.
Уже несколько лет ЭДО внедряется в госсекторе. Летом 2017 года Правительство утвердило Программу развития экономики, рассчитанную на 8 лет. Согласно ей, к 2025 году 90 % всех межведомственных операций должно совершаться через виртуальную сеть.
Реализация программы «Цифровая экономика» является драйвером развития ЭДО в России. Перевод бумажных документов в электронный вид, использование электронной подписи – это рекомендуемый государством стандарт.
27 января 2020 года глава Министерства цифрового развития Максут Шадаев на заседании рабочей группы Госсовета по направлению «Коммуникации, связь, цифровая экономика» пояснил, что перевод документооборота бизнеса с клиентами, контрагентами и госорганами исключительно в цифровой вид должен дать экономию расходов на 1-3 %.
Законодательство по отдельным видам ЭД
Практически по каждому виду электронных документов уже есть нормативно-правовые акты, регулирующие работу с ними. Остановимся на самых распространённых в бухгалтерии.
Электронный счёт-фактура. Форма этого основного бухгалтерского документа описывается в Федеральном законе № 402 «О бухгалтерском учёте», а формат установлен Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Работа компаний со счетами-фактурами в России ведётся через оператора ЭДО (приказ Минфина № 174н).
Универсальный передаточный документ (УПД). Формат электронного УПД описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. С 1 января 2020 года он обязателен для использования при выставлении электронных счетов-фактур.
Транспортные и товарно-транспортные накладные. Это первичные документы, которые иногда истребует ФНС. Согласно письму ФНС от 23.03.2017 № ЕД-4-15/5364@, накладные можно использовать и подавать в цифровом виде.
Товарные накладные и акты. С 1 января 2020 года обмениваться товарными накладными ТОРГ-12 и актами, как и другой электронной «первичкой», рекомендуется с учётом требований ФНС, описанных в её Приказе от 19.12.2018.
Книги покупок и продаж. Государство не требует обязательно переводить их в электронный вид. Однако нет и прямого запрета на это. Правила ведения одинаковы как для электронных, так и для бумажных книг покупок и продаж.

Электронный кадровый документооборот
Пандемия коронавируса подтолкнула государство и бизнес к переводу в электронный вид и кадрового документооборота. С 5 мая 2020 года вступил в силу проект Федерального закона «О проведении эксперимента по ведению отдельными работодателями электронных документов, касающихся трудовых отношений с работниками». Его главная цель – создать механизмы ведения и применения электронных кадровых документов и подготовить предложения об изменениях в отечественном законодательстве.
Внедрение ЭДО в сфере трудовых отношений проходит также в рамках программы «Цифровая экономика». Планируется создание механизмов использования персональных данных сотрудников в системе электронного документооборота работодателя.
Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид назрел давно. Документооборот на бумаге устарел и неудобен. Особенно это касается больших предприятий, где объемы кадровых документов составляют огромные массивы, хранение которых достигает 75 лет. ЭДО упростит и ускорит работу кадровых служб, а также позволит сотрудникам иметь доступ ко всем локальным нормативным актам онлайн.
Распространение
По предварительной оценке делового портала TAdviser, по результатам 2019 года рост рынка систем электронного документооборота составил около 7 %, а его объем – около 52 млрд рублей. Для сравнения, в 2018 году рост рынка составил порядка 5 %, а его объем достиг 48,5 млрд рублей.

По итогам 2020 года опрошенные TAdviser эксперты также ждут растущий спрос на встраивание инновационных сервисов в бизнес-процессы организаций.
Перспективы развития
Подводя итог, отметим, что практически все бухгалтерские документы уже можно переводить в электронный вид. По многим из них есть утверждённые или рекомендованные форматы. Это касается актов, счетов-фактур, транспортных накладных и других. Уже сейчас бухгалтер может очистить кабинет или архив от более 90 % всех папок. В дальнейшем планируется установить форматы и других электронных документов.
Например, разрабатывается проект электронного формата договора. Согласно статистике ФНС, договор находится на втором месте по количеству истребуемых документов, и его перевод в электронный формат позволит налоговой службе анализировать данные по сделкам в автоматическом режиме.
Чтобы безбумажный обмен документами был легитимен, достаточно использовать специализированный сервис – все операторы ЭДО гарантируют юридическую значимость этого процесса. Например, сервисы компании Такском. Через сервис оператора все действия проходят намного быстрее – счёт идёт на минуты, а не дни или недели. Сокращение расходов – тоже немаловажное преимущество ЭДО. Уменьшаются затраты на офисную технику и бумагу, на хранение и пересылку документов к контрагентам и обратно. Кроме прочего, исключается вероятность утери документа: вся информация хранится на сервере оператора.

Работа с документами – неотъемлемая часть делопроизводства любой фирмы. Система автоматизации документооборота (СЭД) помогает решить ряд проблем:

Для выстраивания этой работы сегодня широко используются системы электронного документооборота (СЭД).
СЭД – это многопользовательская система, которая позволяет оперативно осуществлять все действия с документами:

• Приём/создание.
• Обмен.
• Подпись.
• Исполнение/отправка.

Такие системы активно применяются, чтобы организовать движение документов внутри компании, а также обмениваться ими с контрагентами. С помощью СЭД обеспечивается непрерывность работы с каждым документом, контроль за его текущим статусом, а также быстрый поиск по базе, даже если имеется минимум данных.

Существует 2 варианта использования СЭД:

1. Клиентские приложения СЭД устанавливаются на устройство каждого сотрудника компании. Благодаря этому все получают возможность создавать, принимать и отправлять документы, вносить в них изменения и ставить свою цифровую подпись. Документы при этом хранятся в общей базе.
2. ПО устанавливается на сервер. Каждый сотрудник получает доступ к СЭД через веб-браузер с любого устройства.

СЭД решения Comindware используют второй алгоритм, который удобнее и проще, так как не требует устанавливать и обслуживать множество копий ПО на разных устройствах. Сотрудникам достаточно предоставить ссылку для браузера, чтобы каждый мог пройти простую регистрацию и сразу начать работать.

СЭД помогает решить ряд проблем:

• Низкая скорость обработки документов, задержки.
• Потеря документов.
• Высокие затраты времени и труда работников на каждый документ.
• Затраты на бумагу, печатающие устройства и канцелярские принадлежности.

Проблемы при внедрении СЭД

Несмотря на преимущества систем автоматизации документооборота, существуют типичные проблемы внедрения СЭД. Если вы решили использовать подобный продукт, такие проблемы наверняка коснутся и вас.

1. Организационные сложности. Возникают, когда нет чёткого понимания, зачем внедряется СЭД, когда персонал не заинтересован в том, чтобы использовать новые принципы работы или не очень их понимает.

При отсутствии полного охвата (половина сотрудников предприятия работает с использованием СЭД, половина нет) эффективность снижается в разы, потому что задержки и потери остаются, а единая централизованная система не выстраивается.

2. Экономические сложности. Покупка и настройка продукта подразумевают заметные затраты, особенно когда фирма попадает в «зависимость” от разработчика и вынуждена привлекать его для решения всех текущих проблем.
3. Технические. В отдельных случаях приходится дополнительно тратиться на новое оборудование, серверы, решение технических задач, неотделимых от внедрения СЭД.

Отдельно стоит обратить пристальное внимание на умение и готовность персонала работать по новым принципам. Если внедряемый продукт слишком сложен и непривычен, не стоит ждать от него хорошего результата, особенно на первых порах.

Также клиенты Comindware зачастую озвучивают проблемы, связанные с постоянными изменениями требований бизнеса к системе документооборота: Одна из серьезнейших проблем, с которой мы столкнулись в ходе внедрения СЭД в нашей организации – это динамичность бизнес-требований. Тщательно продуманный, обсужденный, утвержденный и реализованный процесс дал сбой уже в первую неделю эксплуатации. Обнаружилось более двадцати различных «мелких” (с точки зрения бизнеса) нюансов, которые потребовали переделки процессов и правил. Благодаря гибкости платформы Comindware, все удалось реализовать поэтапно, без остановки рабочего процесса. Бизнес-требования продолжают поступать и уточняться, процесс подстраивается под них менее чем за сутки.

Многие проблемы документооборота типичны для большинства компаний, а вот как их решить, каждая организация решает сама.

Два подхода к решению проблемы документооборота

Перечисленные проблемы СЭД – это те проблемы с документооборотом внутри предприятия, которые не решаются после внедрения данного продукта.
Всего существует два пути и две линейки решений, которые могут привести к желаемой цели, но отличаются друг от друга.

1. Продукты СЭД. Это программные решения, разработанные специально для обработки документов. Их отличительными особенностями являются:
1. «Заточенность” только на работе с документами.
2. Присвоение каждому документу (созданному или входящему) уникального номера, что упрощает поиск и отслеживание.
3. Создание новой версии документа после каждого этапа работы с ним (обработка, согласование, постановка подписи, изменение).

Данный вариант практически исключает потери или ошибки, а также подтасовки или изъятие нужных документов из базы. Но предполагает внедрение подчас громоздкой системы, работать с которой сможет не каждый сотрудник.
Главный родовой порок систем документооборота – невозможность работы с данными именно как с данными. Данные в СЭД (например, такие, как номенклатура, количество и цена в заказе) обычно существуют в виде текста в документе Word или PDF. Это значит, что интеграция с ERP или учетными системами практически невозможна. Отсюда двойной ввод и связанные с этим потери производительности, задержки, ошибки.

2. Продукты BPMS (системы управления бизнес-процессами). Принципиальное отличие в том, что работа строится не вокруг документа, а вокруг процесса (покупка, продажа, заключение сделки). Документ в таком случае становится побочным продуктом: необходимым, но не определяющим.

Главный недостаток большинства BPMS является дороговизна создания и внедрения на конкретное предприятие (обычно это не «коробочные” продукты, а разработанные под заказчика), сложный интерфейс, включающий в себя множество функций, многие из которых нужны не каждому пользователю.
Выбрать СЭД или BPMS – непростой вопрос из-за разницы подходов систем этих типов к решению конкретных задач. Одним из наилучших решений в такой ситуации можно назвать интеграцию.

СЭД с расширенным функционалом и элементами BPMS

Решение для управления электронным документооборотом от Comindware – это новый продукт, который показывает себя хорошо в тех случаях, когда внедрение СЭД в организации или использование стандартных BPMS не всегда дают хороший результат.
В чём отличие решения Comindware?

Система имеет отличительные особенности хорошей СЭД:

1. Достигается полный переход на электронный документооборот.
2. Простое отслеживание поступивших документов, обработанных и требующих обработки, на хранении, архивных.
3. Упрощение и ускорение входящей и исходящей корреспонденции. Это касается внутреннего документооборота и документации для контрагентов.

Заказать демо

При этом в полном объеме реализована функциональность BPMS, что позволяет:

1. Подготавливать, согласовывать и утверждать нужные документы в рамках каждого бизнес-процесса.
2. Подготавливать и проводить совещания.
3. Создавать и отслеживать поручения для отдельных сотрудников.

Дополнительными преимуществами нашего продукта являются широкие возможности интеграции, доступность через браузер и с мобильных устройств, и возможность осуществлять сканирование и занесение в базу документов через камеру смартфона.
Решение на базе Comindware Business Application Platform удобна для сотрудников, не требует ни установки специального программного обеспечения на компьютерах сотрудников, ни дополнительного обучения. Внедрение такой СЭД для организации помогает со сравнительно небольшими затратами на покупку и настройку продукта добиться поставленных задач в короткие сроки.

Если вас интересуют экономичные и удобные решения, закажите демонстрацию Comindware Business Application Platform.
Заказать демо

Елена Гайдукова, маркетолог-аналитик. Работает в сфере BPM и автоматизации процессов с 2014 года. В настоящее время является бренд-менеджером решений на базе Comindware Business Application Platform.