Письмо о тендере

Такой документ, как письмо-приглашение на участие в тендере, используется при проведении закрытых тендеров. Они менее распространены, чем открытые, но все же достаточно широко проводятся в сфере услуг и в промышленности. При этом письма отсылаются лишь заранее выбранным претендентам на участие. Обычно в качестве участников выступают крупнейшие организации или консорциумы. Приглашения являются единственным средством оповещения. Нигде более (ни в СМИ, ни в сети Интернет) информация не появляется. Соответственно, информация об итогах тоже нигде не отображается.

Рассылать приглашения очень удобно для заказчика в плане экономии времени и финансовых средств. К неудобствам же можно отнести необходимость после закрытого тендера согласовывать закупку с органами государственной власти. О том, как нужно оформлять конверт для тендера и дополнительной документации можно узнать .

Когда высылают приглашение участвовать?

Высылают приглашение к участию в тендере в конкретных случаях:

• В ситуациях, когда заказчику нужны товары со строго определенными характеристиками или качествами, которые в состоянии гарантированно дать лишь отдельные поставщики, и просто нет смысла сообщать о своих потребностях другим организациям.
• В случаях, когда требуемый объем работ мал и несопоставим с затратами на проведение открытого мероприятия.
• В определенных ситуациях потребности заказчика носят исключительно конфиденциальный характер и не могут появляться в открытом доступе. О них знают только удобные или проверенные претенденты на выполнение. Как пример можно привести поставки для оборонного комплекса страны.

Существует форма, по которой составляется приглашение к участию в тендере. Утверждена она постановлением № 236 Министерства экономики в 2004 году.

Необходимые сведения в документе

Законодательно предусмотрено, что данный документ должен содержать:

1. Полные сведения о заказчике (все юридические реквизиты, ФИО, электронная почта и телефон контактного лица).
2. Сведения о закупке (предмет и место поставки).
3. Сведения о тендере (порядок получения тендерных документов; их цена в случаях платного предоставления; срок сдачи и место предоставления предложений).

Данное предложение к участию в тендере оповещает определенный круг компаний, что намечается такое мероприятие, в котором они могут принять участие при выполнении определенных условий. Никакой информации никто больше увидеть нигде не сможет, ведь о проведении закрытых торгов не расскажут СМИ и интернет. Результаты проведения тендера, а также информация о его победителях тоже нигде не отражается.

Рассылка приглашений заказчику удобна, ведь это позволяет экономить время и финансы. Но после того, как тендер закрыт, понадобится согласовывать закупки с государственными органами, и это можно отнести к неудобствам.

В каких случаях оформляется

Письмо-приглашение организаторы посылают в следующих случаях:

• Заказчику необходимы услуги определенного качества или товары с какими-то конкретными характеристиками, что могут предоставить только некоторые поставщики, и поэтому другим фирмам посылать приглашение не имеет смысла.
• Маленький объем работ, организация крупных торгов с участием большого числа компаний просто не выгодна для заказчика с финансовой стороны.
• Заказчику нужно сохранить в секрете какие-то сведения, касающиеся закупок или услуг.

Что указывается в документе

Чтобы приглашенные фирмы могли быстрее сориентироваться и понять, что нужно заказчику, конкурсное приглашение на участие в тендере должно содержать в себе такие данные:

1. Сведения об организаторе торгов. Сюда можно отнести юридическую информацию, ФИО руководителя, контактные данные и прочее.
2. Информация о закупках. Что нужно поставлять, каким образом осуществляются поставки, и какие предусмотрены для этого сроки.
3. Данные о самом конкурсе. Указывается, каков порядок получения конкурсной документации, каково место предоставления коммерческого предложения.

Часто к приглашению организатор прикладывает так называемый информационный конверт. В нем содержатся все дополнительные материалы (фотографии, диски, брошюры). На этот конверт наклеивается специальная пометка, которая говорит участникам, что в этом письме находятся сопутствующие материалы, которые можно изучить. Конверт фирма получает через почту или с курьером.

Подтверждение участия

Компания, которая приняла коммерческое предложение, должна обязательно этот факт подтвердить. Для этого пишется ответ, к которому прилагаются такие бумаги:

• Заявка на участие в конкурсе.
• Анкета участника.
• Опись прикрепленных документов.

Когда заказчик получает документы, он узнает, что согласие получено, и компания будет участвовать в тендере.

И в заключение

Заказчику важно правильно проинформировать участников и направить им приглашения. От этого напрямую зависит проведение конкурса. Образец предложения об участии в тендере вы сможете посмотреть и изучить .