Планирование работы менеджера

Организация работы офис-менеджера и его роль в деятельности ООО «Элит-строй»

Как отмечалось в первой главе исследования, офис-менеджмент представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия). Прежде всего, надо обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узком утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым (планируемым).

Отсюда следует, что в качестве цели офис-менеджмента ООО «Элит-строй» выступает его эффективность, но эффективность, достигается не ради неё самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его поступательное экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе на рынке строительства и ремонта и продажи строительных материалов.

Как показало исследование, офис-менеджмент в ООО «Элит-строй» — эффективный, гибкий и наступательный, что означает следующее.

1. Совокупные затраты на осуществление офис-менеджмента несопоставимо малы по сравнению с общими затратами на организацию деятельности предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые в рамках офис-менеджмента, не только подчинены генеральному плану действий и типовой управленческой технологии, но и служат объективным отражением реально складывающейся деловой ситуации в ООО «Элит-строй» и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые офис-менеджером, предупреждают возможные негативные варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события «со знаком минус», наступление которых в состоянии крайне отрицательно повлиять на экономическое положение предприятия.

В конечном счёте, эффективность офис-менеджмента ООО «Элит-трой» складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера ООО «Элит-строй».

С учётом специфики содержания деятельности офис-менеджера в ООО «Элит-строй» можно выделить следующий ряд функций:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчётная);

в) контрольная (оценочно-учётная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офис-менеджера ООО «Элит-строй» следует выделить руководство персоналом (подчинёнными).

Перечисленные функции можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.5).

В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер ООО «Элит-строй» решает следующие основные задачи:

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в) управление работой офиса в условиях кризисного реагирования;

г) организация рабочего дня руководителя ООО «Элит-строй»;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е) разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» решает следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б) координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в) координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г) координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е) координация работы с деловыми партнёрами предприятия и СМИ.

Рисунок 5 — Цель и функции офис-менеджмента ООО «Элит-строй»

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую можно разделить на две подфункции — плановую и отчётную. В рамках плановой подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в) текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г) участие в планировании деятельности ООО «Элит-строй» (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т.д.

д) составление графиков работы персонала (в т. ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т.п.).

В рамках отчётной подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй», как правило, решает следующие задачи:

а) ведение отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б) анализ отчётности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в) составление отчётов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г) подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя ООО «Элит-строй»);

д) ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчётных документов (книги учёта и движения материальных средств, журнал учёта документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Осуществление контроля за происходящим в офисе ООО «Элит-строй» и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности — об этом свидетельствуют практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учётную.

В рамках первой из них офис-менеджер ООО «Элит-строй» решает следующие задачи:

а) дает оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) дает оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) дает оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г) дает оценку состояния офисной оргтехники;

д) дает оценку состояния договоров, в т. ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т.д.;

е) дает оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и прежде всего повседневной деятельности сотрудников, офис-менеджер ООО «Элит-строй» должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учётной подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» обеспечивает своевременный и качественный документальный учёт оцениваемых показателей, в т. ч.:

а) учёт (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учёт полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учёт состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учёт состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика её обслуживания или её модернизации);

д) учёт состояния работы по договорам;

е) учёт состояния офисной документации.

Обеспечивающий функциональный блок включает информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офис-менеджмента ООО «Элит-строй» при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и руководителем предприятия;

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т. ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнёрами предприятия;

д) организация приёма, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, телеграф, электронная почта, Skyp и т.п.);

е) организация приёма посетителей

В рамках документационной подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведение электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офис-менеджмента ООО «Элит-строй» также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офис-менеджер ООО «Элит-строй» выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК, относящимся к компетенции офис-менеджера ООО «Элит-строй».

Что касается второй подфункции, то её реализация предполагает осуществление под руководством офис-менеджера комплекс задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офис-менеджером ООО «Элит-строй» в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое обеспечение.

2. Материальное обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис-менеджер ООО «Элит-строй» решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т. ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офис-менеджера ООО «Элит-строй» по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация текущего жизнеобеспечения деятельности офиса.

2. Организация мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т. ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе ООО «Элит-строй» в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путём замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т.п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т. ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т.д.;

д) оперативное организационное обеспечение сотрудников ООО «Элит-строй» в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т.д.).

К задачам второго направления, прежде всего, относят:

а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путём установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;

б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нём материальных ценностей;

в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В подчинении офис-менеджера ООО «Элит-строй» находятся специалисты и технические исполнители, поэтому ему необходимо иметь чёткое представление о системе управления человеческими ресурсами, существующими ООО «Элит-строй», и эффективно выполнять функции по управлению персоналом.

В рамках этой исключительно важной функции офис-менеджер ООО «Элит-строй», как правило, решает следующие основные задачи:

а) анализ потребности аппарата управления в персонале;

б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;

в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;

г) обучение и консультирование офисного персонала;

д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;

е) мотивация офисного персонала;

ж) контроль (оценка и учёт результатов) деятельности офисного персонала;

з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация их перемещений для более целесообразного использования;

и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям, предусмотренным трудовым законодательством;

к) ведение отчётности по офисному персоналу;

л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т.п.)

Нами проведено исследование (Приложение Б) с целью определения, на какие именно детали в диалоге с офис-менеджером клиенты ООО «Элит-строй» обращают особое внимание. Для этого было проведено специальное анкетирование. После обработки полученных данных, были выделены важные для клиентов критерии общения с офис-менеджером. Приведем ряд этих критериев: (рис.6) .

Рисунок 6 — Критерии важности для клиента при общении с офис-менеджером ООО «Элит-строй»

В этом исследовании участвовали 100 клиентов.

Опрашивались мужчины и женщины, от 25 до 50 лет, служащие, домашние хозяйки, руководители, с ежемесячным доходом от 8000 руб. до 50000 руб. В таблице 6 представлена дифференциация респондентов по социальному статусу

Таблица 6 — Дифференциация респондентов по социальному статусу

Социальный статус	Количество респондентов
Руководители
Служащие
Домашние хозяйки
Итого

В таблице 7 представлена дифференциация респондентов по половому признаку

Таблица 7 — Дифференциация респондентов по половому признаку

Пол	Количество респондентов
Мужчин
Женщин
Итого

В таблице 8 представлена дифференциация респондентов по ежемесячному доходу

Таблица 8 — Дифференциация респондентов по ежемесячному доходу

Ежемесячный доход	Количество респондентов
От 8000 до 15000
От 15000 до 30000
От 30000 до 50000
Итого

Все респонденты имеют опыт обращения и получения услуг в ООО «Элит-строй».

По итогам анкетирования можно сделать следующие выводы.

Основное количество респондентов оценивают достаточно высоко уровень подготовленности офис-менеджера к работе. Во время приветствия ею используется алгоритм, в котором звучит название организации, в голосе слышится радость и желание помочь клиентам предприятия. Офис-менеджер владеет информацией об услугах, ценах, сроках выполнения работ. По итогам звонков и переговоров с клиентами она ведет краткие записи с указанием контактных телефонов. В целом клиенты ООО «Элит-строй» оценивают положительно деятельность офис-менеджера.

Доверие клиентов ООО «Элит-строй» к офис-менеджеру формируют следующие факторы: прежде всего стиль деятельности — интеллектуальной, эмоциональной, коммуникативной, нравственной и, конечно, знание обязанностей, четкое их исполнение. Для руководства ООО «Элит-строй» исключительно важным является тот факт, что офис-менеджер придерживается психологических и этических норм общения, является коммуникабельной личностью, т.е. обаятельной, располагающей к общению и доверительным контактам. Само собой разумеется, офис-менеджер ООО «Элит-строй» обладает аудиовизуальной культурой: у него приятное звучание голоса, умелое использование интонаций, приятная внешность, умение модно и со вкусом одеваться.

Потенциальный круг задач, возлагаемый на офис-менеджера ООО «Элит-строй», представляется почти неограниченным, а его роль в управлении офисным хозяйством предприятия огромна. Наделяя офис-менеджера соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что ещё более важно, обеспечения достаточным числом помощников. В противном случае офис-менеджер, как бы ни был он компетентен, энергичен и настойчив, рискует не справиться с обязанностями и «захлебнуться» в потоке дел.

Эта функция представляет собой процесс подготовки решений. Его назначение состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционирования и развития предприятий, входящих в фирму.

Есть несколько форм планирования (в зависимости от длительности планового периода):

• Перспективное планирование (прогнозирование).

• Среднесрочное планирование.

• Текущее (бюджетное, оперативное) планирование.

Планирование включает этапы:

Постановка целей. «Цели должны быть сконцентрированы на самом важном». Таковым в условиях рынка является продукция, потребность которой ощущает потребитель. Работать на потребности рынка – наиважнейшая цель экономики.

Определение исходных предпосылок. Они жизненно важны для любой цели. Например, выбирая цель перехода к рыночной экономике, необходимо обдумать не только детали этого процесса – технические, экономические, финансовые, но и учесть психологическую атмосферу в обществе.

Выявление альтернатив. Они выявляются разными методами:

• Простым набором на основании опросов или высказываний.

• Путем обсуждения выдвинутых проблем в малых группах.

Ввод и исполнение плана. Альтернатива не может сама привести к желаемому результату. Она должна пройти испытание делом, а потом уже занять достойное место в плане. Далее план должен быть преобразован в логическую последовательность целенаправленных действий. Далее менеджер обязан прозондировать подготовленный план на его эффективность.

Планы бывают:

В зависимости от содержания хозяйственной деятельности – планы НИОКР; производства; сбыта; материально-технического снабжения; финансовый план.

В зависимости от организационной структуры фирмы – планы производственного отделения; планы дочерней компании

первый день менеджера по продажам

Ты вышел на работу на должность менеджера по продажам. Ты прочитал целых три книги по продажам, два форума и одну брошюру! Тебя взяли за твои горящие глаза и умение общаться. Ты уверен, что тебя всему научат, все покажут и расскажут, поддержат и помогут. Ты веришь, что каждая вторая компания работает, как часы. Все знают свои функции, зоны ответственности, обязанности. Ты хочешь изучить все материалы для новичков, получить консультации у лучших продавцов и с любым вопросом зайти к высокому боссу. Он же на собеседовании сказал тебе: «Мои двери всегда открыты для всех!».

Если вдруг сбудутся твои ожидания, звони, пиши мне. Я с удовольствием познакомлюсь с этой компанией и напишу о ней огромнейшую статью. Потому, что в реальности таких компаний не существует:).

Что происходит на самом деле?

Ты выходишь на новое место работы. После заполнения кучи бумажек тебя ведут в кабинет, дают стул и говорят: «Это твое место! Мы сейчас заказали мебель и оргтехнику, она будет через неделю». Ты не понимаешь, почему нельзя заказать за один день комп и стол в интернет-магазине. Когда погрузишься в работу, тебе станет это хорошо понятно.

Если тебе повезло, то ты сел на место уволившегося сотрудника. Не расстраивайся, тебя еще ждет получение доступа в сеть. В некоторых компаниях это может происходить не меньше той же недели. Ты не понимаешь, почему нельзя было подумать об этом заранее, ведь тебе не терпится кинуться в бой? Пойми, компания работала до тебя и будет работать после тебя. Системе откровенно начхать на твои горящие глаза и на то, что ты можешь дать этой компании. Этот первый и главный закон ты должен запомнить на всю жизнь. Даже когда ты станешь звездой продаж, компании в целом будет начхать на тебя. Твой успех в компании будет зависеть только от тебя. Так и сейчас: скорость организации места менеджера по продажам будет зависеть от тебя.

Но во всем нужно искать положительные моменты. Твой начальник чувствует подсознательную вину из-за того, что ты не можешь работать, и готов уделить тебе больше внимания. Ты можешь бродить по другим отделам под вполне благоверным предлогом. Ты можешь задавать всем самые глупые вопросы и не нарваться на грубость. Ты можешь наблюдать за тем, как работают другие продавцы в твоем отделе. Только не делай это сразу. При новом человеке они будут вести себя не так, как обычно, — к вечеру они расслабятся. А пока можешь их напрягать, задавать вопросы, восхищаться (это обязательно). Займись подготовкой базы: читай про базу в этой статье «Как создать свою клиентскую базу»..

Какие материалы нужны менеджеру по продажам?

Теперь про материалы для новичков. Хорошо, если хоть что-то написано по этому поводу. Если же материалов нет, не отчаивайся :). Их, наверняка, делал эйчар*, и там много всякой лабуды, которая вряд ли тебе пригодится. Полистай с умным видом, но не торопись делать выводы о корпоративной культуре по этим материалам книги. Корпоративную культуру исследуй по реакции на твое появление в отделе, по тому, стоит ли шум в отделах, или все уткнулись в свои компьютеры и шуршат, как мышки. Ты еще не часть коллектива – тебе простительно все. Зайди во все кабинеты со словами: «Привет! Я такой- то, буду работать там-то, а чем вы в этой комнате занимаетесь?». Ну, или что-то в своем стиле. Пока новому менеджеру по продажам все простят. Это поможет в дальнейшем быстрее оформлять твои продажи и продавать свой товар внутри компании.

После посещения каждого отдела записывай по именам, кого как зовут, кто на тебя позитивно отреагировал, кто послал (а что, может быть и такое, привыкай, ты менеджер по продажам).

Общаться и еще раз общаться

Попроси материалы о структуре компании, положения об отделах. Сравни с тем, что тебе говорили в самих отделах. Сразу поймешь реальность написанных документов. Если компания огромная, ты не сможешь обойти всех. Попроси начальника отдела рассказать об отделах, с которым нужно взаимодействовать продавцу. Если компания совсем маленькая, и нет никаких документов, постарайся со всеми познакомиться. Запиши, кто и чем занимается. Когда начнутся продажи, знание того, к кому и с каким вопросом бежать, пригодится. Общение поможет тебе засветиться, начать свое продвижение внутри компании. Повторюсь: пока ты новый сотрудник, тебе все сойдет с рук.

Дальше – курилка. Даже если не куришь, заходи. Там происходит самое интересное. Лови одиночек, группы, задавай вопросы – в курилке люди более расположены к разговору.

Итак, не торопись кидаться в бой. Ты еще успеешь покорить всех клиентов, но сначала тебе нужно покорить свою компанию. Лучшей возможности изучить то, как и что работает в компании, у тебя не будет. Сделай задел сейчас, и это окупится, когда у тебя будет рабочее место, компьютер, и станет понятно, что и как продавать. Но это уже другая тема. В первый день менеджеру нет смысла приступать к изучению самих продаж. Узнай компанию, ее культуру, продукт, технологию выпуска продукта – возможно, это позволит тебе уволиться уже на второй день:). Поверь, шастать по компании намного интересней, чем сидеть, уткнувшись в каталоги и правила для новичков, поглядывая на то, как косо на тебя смотрят. А ведь так поступают 90% новичков. Начни отличаться от этих 90% сразу, потому, что ты звезда продаж и должен с первого дня заявить о себе!

Пятница

10:30. Начало рабочего дня. Ура, уже пятница! Как быстро летит время. Кофе, беглый просмотр основных индустриальных новостей (если вы еще не поняли, то так начинается каждый мой день).

11:00. Встреча по DD покупаемой компании (писал о ней неоднократно). Инициатор – сотрудник нашего СБ, т.е. службы безопасности. Основная тема – возможные фискальные риски. Во-первых, использование технических компаний для оптимизации налогообложения. Во-вторых, возможное наличие задолженностей, не учитываемых в бухгалтерии (займы кэшом). Его предложение – углубить проверку, внимательно посмотреть 3 последних года с привлечением сторонних специалистов. Мы скорее за баланс – это не должно привести к серьезному удорожанию и удлинению срока DD. Договариваемся, что донесем его предложение до акционеров, а там они уже решат.

12:00. Моя самая «любимая» работа. В нашем портфеле есть берлинский проект по редевелопменту недвижимости. Строительная компания присылает отчеты с графиками работ и тому подобным. Но всё но немецком 🙂 Почему мир так жесток ко мне… Партнер просит меня перевести ключевые excel-файлы, что я благополучно и делаю в течение часа (господи, благослови Мультиран).

13:00. Звонит финансовой директор одной портфельной компании, которая занимается производством и продюсированием телевизионных шоу. У него есть определенные затруднения с оптимизацией затрат, связанных с очень большим количеством договоров с физиками. Просит свести его с кем-нибудь, кто может подсказать по этому вопросу. Набираю несколько CFO других наших компаний и (о чудо) одна из них соглашается нас проконсультировать. Более того, она сидит в соседней башне, это успех! Договариваемся на встречу вечером, на троих – я + 2 CFO.

13:45. Звонит директор, просит срочно подойти в его офис, чтобы мы вместе подкорректировали презу для него, которую я готовил еще в понедельник. Через 15 мин. я уже у него, садимся, вместе разбираем каждый слайд, вординг, цифры. Есть ряд замечаний – частично вкусовых, частично по делу. За 1.5 часа заканчиваем и я возвращаюсь к себе.

15:30. Традиционный пятничный обед за счет компании 🙂 Заказываем на всех пиццу, достаем вино, оставшееся с новогодних праздников (подарки партнеров). Ем много, пью по минимуму – есть еще пара важных задач.

16:00. Вновь сажусь за подготовку к Совету Директоров одного из фондов под нашим управлением. Апдейт бюджета уже почти готов, надо приступать к обновлению слайдов по каждой компании. Их менеджмент в течение недели присылал актуальную инфу – факт за 2017 г., плюс апдейт бюджета на 2018 г. Перевожу всё это дело в слайды, попутно выписывая вопросы. Моя задача – не просто представить цифры, но и проверить их на адекватность. Самый частный предмет для споров – расходы на персонал, в т.ч. и в отношении бонусной части. В общем подобная работа – долгая, далеко не самая интересная, но необходимая (особенно когда в портфеле фонда около 15 компаний). Занимаюсь этим 3 часа, по итогу готово процентов 30%. Ну что ж, остальное на след. неделе, время еще есть.

19:00. Запланированная встреча с двумя CFO – в кофейне, в неформальной обстановке. Они обсуждают разные сенситивные моменты, связанные с реалиями российского бизнеса. Я в свою очередь пью чай, помалкиваю, и мотаю информацию на ус. Пройти курс «Финансовый менеджер».

19:45. Думаю, можно закончить. Это же пятница) Набираю друзьям и выдвигаюсь в центр.

Искандер Галимов

Оставить заявку на прохождение Финансовой Академии

1. Роль и значение планирования личной работы менеджера.

2. Особенности планирования личного труда менеджера.

3. Выбор приоритетных дел менеджера.

4. Делегирование полномочий в деятельности менеджера.

Роль и значение планирования личной работы менеджера

Время – самый ограниченный капитал

и если не можешь им распоряжаться

не сможешь распоряжаться ничем другим.

Питер Друкер

Менеджер является центральной фигурой аппарата управления, от результативности его труда зависит успешный труд системы управления и предприятия в целом. Менеджер действует на основании принципа единоначалия, наделенный широкими полномочиями и правами, но в то же время несет ответственность за результаты работы предприятия.

Функции менеджера многогранны: общее руководство деятельностью предприятия, координация действий подразделов и служб, робота, с кадрами, определения целей и заданий деятельности, принятие решений, представительство предприятия в отношениях с другими предприятиями, контроль, за действиями исполнителей но др. Выполнение отмеченных функций нуждается от менеджера в высоких деловых и личных качествах.

Важным качеством менеджера является умение реагировать на изменения, которые происходят на предприятии и поза им, часто при условиях дефицита информации и времени. В связи с этим возникает опасность ошибочности решений.

Менеджеры действуют при условиях, когда они все время чувствуют давление владельцев, высших менеджеров, подчиненных, потребителей, деловых партнеров, но др. Как следствие, немало менеджеров испытывают стрессы, что негативно отражается на эффективности их труда.

Причиной неудовлетворительной работы многих менеджеров, особенно начинающих, есть неумение распоряжаться временами. Такие менеджеры стремятся выполнить все задания самостоятельно, успеть на все совещания, принять всех посетителей, глубоко вникнуть во все вопросы деятельности предприятия. Они приезжают на работу первыми и едут из нее последними. При этом немало дел остаются невыполненными. Менеджер, который не умеет распоряжаться временами, неспособен увидеть перспективу за бесконечностью повседневных забот. В конечном итоге эффективность его труда минимальна, возникает ощущение неудовлетворения собой, подчиненными, неуверенность в собственных силах. Причиной этого является неумение планировать работу.

Для менеджера, который имеет недостаток времени на решения производственных, финансовых, социальных и других проблем, характерны:

• бесплановость в использовании рабочего времени и слабое прорабатывание ключевых сфер деятельности;

• нервозность, спешка и сумбурность, в действиях;

• нетерпеливость в принятии решений и в отношениях с ровными за рангом и с подчиненными;

• недостаточный уровень разделения управленческого труда в подразделах и низкая степень делегирования функций и ответственности подчиненным;

• отсутствие порядка на рабочем месте;

• избыточность и бессистемность работы с документами и корреспонденцией, которая поступает;

• использование принципа «что не успел на работе – доделаю дома». Отечественные исследования, в ходе которых определялись основные причины перегрузки менеджеров высшего и среднего уровней и причины неэффективного использования рабочего времени, показали такие результаты (в порядке их значимости):

• недостаточная квалификация управленческого персонала – 66 %;

• неустроенность информации – 50 %;

• низкий уровень механизации труда в управлении – 50 %; неорганизованность производственных процессов – 32 %;

• нечеткое распределение прав и обязанностей – 330 %;

• большое количество совещаний – 28 %.

Анализ использования рабочего времени отечественными менеджерами свидетельствует о следующем: длительность рабочего времени превышает норму на 3 часа, а полезная занятость при этом составляет всего 5-6 часов; заместители директора будут «перерабатывать» по 2-3 часа, а полезная занятость соответственно составляет 5 и 6 часов. Менеджеры подразделов используют время примерно так же, как и главные специалисты. Когда идет речь о полезной занятости, то имеется в виду перечень работ, видов деятельности, принятия решений, и т. п., что входят в компетенцию только этих менеджеров.

Особенности времени как ресурсу: необратимость, невозможность покупки и хранения, замены или увеличения объема.

Таким образом, время – один из ресурсов, который не возобновляется. Нехватка времени на выполнение поставленных заданий приводит к искусственному удлинению рабочего дня, нерационального его использования. Нехватка времени – это результат отсутствия четкости, плановости и организованности работы менеджеров. Установлено, что непредвиденный трехминутный телефонный разговор нередко приводит к потере 15-20 минут, необходимых для того, чтобы опять сосредоточиться и возобновить начальную работоспособность.

Умение расчетливо и рационально использовать рабочее время, постоянно совершенствовать процесс его планирования – признак организованного менеджера. Под планированием рабочего времени достаточно часто понимают простой перечень текущих дел на следующий день. Считаясь лишь с перечнем работ и не зная их длительности, на практике, в лучшем случае, ограничиваются попыткой оценить объем будущей занятости без анализа бюджета времени. Но учет расходов рабочего времени из всех видов работ дает возможность получить полную картину загрузки.

Планировать личное рабочее время менеджера необходимо так же, как и все другие виды деятельности предприятия и его ресурсы.

Планирование призвано обеспечить рациональное использование самого ценного ресурса – времени. Чем лучше распределено (то есть спланированный) время, тем лучше он может быть использован в личных и профессиональных интересах менеджера. Планирование как составная часть рациональной организации личной работы менеджера означает подготовку к реализации ее целей и структуризации времени. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных заданий и результатов позволяет не только рационально использовать время, но и достичь успеха и быть уверенным в себе.

Аналогично тому, как предприятие планирует стратегию своей деятельности, каждый человек должен думать о будущем и не поддаваться ходу событий.

Главное преимущество планирования работы заключается в том, что оно приводит к значительной экономии времени в целом.

Существует оптимум расходов времени на планирование, после которого последующее увеличение времени на планирование становится неэффективным от общего планового периода (год, месяц, неделя, день). Такой оптимум должен составлять не больше 1 %.

Успешная деятельность предприятия возможна лишь при условии, что планирование в нем осуществляется целеустремленно. Однако руководство многих предприятий через лишнюю самоуверенность не уделяет надлежащего внимания разработке плана и потому вынужденно прибегать к «волевому» управлению, которое приводит к авральному режиму работы и, в конечном счете, – к заниженному качеству результата. Цели таких менеджеров, как правило, изменяются ежедневно, и их способ работы ярко демонстрирует, как не нужно реализовывать план.

Если есть уверенность, что задача хорошо изученной и достаточно простою для того, чтобы можно было ее решить без применения формальных методов планирования, то это обстоятельство оправдывает стремление сэкономить время на планировании и использовать его для организации и координации. Поэтому некоторые предприятия могут достичь определенного уровня успеха, не прилагая значительные усилия на формальное планирование. Более того, именно лишь планирование не гарантируют успех. Однако формальное планирование может создать ряд ценных и существенных факторов для успеха предприятия.

Практическое значение почитания личной работы менеджера заключается в таком:

1. Если комплекс работ решает конкретную задачу и направленный на конечные цели управленческой деятельности, то хорошо разработанные планы обеспечивают их достижение. Планирование определяет что, кого, когда, где, как, сколько и зачем нужно для достижения данной цели. Таким образом, оно является средством создания звена между установлением цели и более полным планом ее реализации.

2. Планирование позволяет оценить практические возможности достижения целей. Оно является единственным средством формального прогнозирования будущих проблем и возможностей.

3. Планирование облегчает поиск лучших и более эффективных путей достижения целей предприятия

4. Планирование обнаруживает и устанавливает зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий.

5. Планирование обеспечивает основы для оценки расходов и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов.

6. Планирование является основой для контроля. Чтобы контроль был эффективным, его стоит тесно связать с планированием. Такое согласование является очень важным для обеспечения эффективности процесса управления в целом. Эффективный количественный метод его осуществления – это составление графиков, расписаний и бюджета

7. Планирование помогает определить нужные рабочие взаимодействия и взаимоотношения. Поскольку оно служит для формирования целей, то помогает создать единство общих целей в пределах предприятия.

8. Планирование позволяет предусмотреть обстоятельства, которые стоит учитывать при достижении целей. Формальное планирование способствует снижению риска в процессе принятия решений.

Выделяют восемь составляющих планирования.

Первой составляющей планирования является увеличение масштаба задач, их комплексности. Каждая выполненная работа привносит свою частицу в решение задачи, а решение каждой задачи – в достижение целей предприятия. В плане концентрируются все принято решения относительно достижения этих целей. При планировании мы пытаемся ответить на такие вопросы:

• что должно быть сделано?

• когда это будет сделано?

• кто это будет делать?

• где это будет сделано?

• что для этого необходимо? но др.

Комплексность порождает необходимость в специализации, а поскольку каждый специалист «разговаривает на своем языке», отвечает за свою сферу деятельности предприятия, имеет свою точку зрения, то специализация может привести к нарушению согласованных действий. Поэтому необходимо объединить мнения всех специалистов, чтобы скоординировать их действия на достижение целей предприятия.

Вторая составляющая планирования – это растущее значение времени. Если предприятие собирается наладить выпуск определенной продукции раньше конкурентов, то оно должно внедрить соответствующие мероприятия в сроки, которые предусматриваются в планах.

Третьей составляющей планирования является ограниченность ресурсов. План должен быть разработан так, чтобы использование ограниченных ресурсов было оптимальным и, чтобы ресурсами можно было маневрировать.

Четвертая составляющая. Важную роль играют расходы, капитальные вложения и их рентабельность. Проект является непродуктивным до тех пор, пока продукция не будет реализована. Поэтому необходимо предусмотреть все пути как можно более быстрого получения прибыли. Это обстоятельство еще раз подчеркивает необходимость сурового соблюдения плана.

Пятая составляющая. В результате осложнения хозяйственных задач, расходов производства, через рост цен и непредсказуемость экономической ситуации увеличивается и элемент риска в реализации целей предприятия. Поэтому условием финансирования плана реализации целей предприятия является не просто план, а план, который может быть реализован.

Шестая составляющая. На процесс реализации плана, а следовательно и на достижение целей предприятия, влияют разнообразные составляющие. На этот случай необходимо предварительно предотвратить нежелательных последствий ситуации, которая изменилась. Такое планирование используется для принятия решений в любой непредвиденной ситуации. Стоит особенно подчеркнуть, что изменение плана и анализ последствий таких изменений возможны только при условии существования самого плана. Поэтому при планировании реализации целей предприятия формируется основа для контроля и управления.

Седьмая составляющая. Достижение целей предприятия зависит от взноса каждого. Планирование обеспечивает единство целей для членов предприятия, повышения эффективности их работы, которая приводит к росту производительности труды. Поэтому планирование существенно важно для повышения производительности труда.

И наконец, восьмой составляющей, которая делает планирование чрезвычайно важным, является беспрестанное изменение состава исполнителей, а также изменение, в руководстве. Существование плана обеспечивает преемственность в работе из реализации целей предприятия.

Ценность планирования и самого плана оказывается в процессе его выполнения. Прогресс в реализации плана должен быть сопоставлен с запланированными целями, относительно которых корректируется отклонение (графика, стоимость, бюджет, и тому подобное). Если коррекция плана не может привести его параметры в соответствие с намеченным, то такой план необходимо пересмотреть. Параметры плана (графика, ресурсы, бюджет) выполняются благодаря наличию управления, которое не менее (если не более) важно, чем исходный план. Планирование рабочего времени менеджера должно осуществляться с учетом рациональной очередности проблем, которые необходимо решить. Сначала следует планировать дела: