По номенклатурно

Документ показан в сокращенном демонстрационном режиме!

Получить полный доступ к документу

	Вход для пользователей			Стань пользователем Доступ к документу можно получить: Для зарегистрированных пользователей:
			Тел.: +7 (727) 222-21-01, e-mail: info@prg.kz, Региональные представительства

Для покупки документа sms доступом необходимо ознакомиться с условиями обслуживания
Я принимаю Условия обслуживания
Продолжить

• Корреспонденты на фрагмент
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки
• Показать изменения

Приказ Министра образования и науки Республики Казахстан от 22 февраля 2013 года № 50
Об утверждении номенклатуры видов организаций образования

(с изменениями и дополнениями по состоянию на 17.06.2020 г.)

Преамбула изложена в редакции приказа исполняющего обязанности Министра образования и науки РК от 29.12.16 г. № 726 (см. стар. ред.)

В соответствии с пунктом 4 статьи 40 Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года «Об образовании» ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемую номенклатуру видов организаций образования.

2. Департаменту дошкольного и среднего образования (Жонтаева Ж.А.):

1) обеспечить в установленном порядке государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) после государственной регистрации опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

3. Департаментам дошкольного и среднего (Жонтаева Ж.А.), технического и профессионального (Борибеков К.К.), высшего и послевузовского образования (Жакыпова Ф.Н.) и Комитету по охране прав детей (Шер Р.П.) довести настоящий приказ до сведения организаций образования.

4. Контроль за исполнением данного приказа возложить на вице-министра образования и науки Абенова М.А.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр

Б. Жумагулов

• Корреспонденты на фрагмент
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки
• Показать изменения

Номенклатура изложена в редакции приказа исполняющего обязанности Министра образования и науки РК от 29.12.16 г. № 726 (см. стар. ред.)

Утверждено

приказом Министра образования и науки

Республики Казахстан

от 22 февраля 2013 года № 50

Номенклатура видов организаций образования

Виды организаций образования по соответствующим типам:

Пункт 1 изложен в редакции приказа и.о. Министра образования и науки РК от 17.06.20 г. № 251 (см. стар. ред.)

1. Дошкольные организации:

1) ясли-сад;

2) детский сад;

3) семейный ясли-сад;

4) санаторный ясли-сад;

5) дошкольный мини-центр.

• Корреспонденты на фрагмент
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки
• Показать изменения

В пункт 2 внесены изменения в соответствии с приказом и.о. Министра образования и науки РК от 17.06.20 г. № 251 (см. стар. ред.)

2. Организации среднего образования (начального, основного среднего, общего среднего):

1) по уровням образования:

начальная школа;

основная средняя школа;

общеобразовательная школа;

2) по профилю обучения:

гимназия;

лицей;

профильная школа (старшая школа);

3) по условиям организации обучения:

малокомплектная школа;

опорная школа (ресурсный центр);

общеобразовательная школа при исправительном учреждении;

вечерняя школа;

организация образования для детей с девиантным поведением;

организация образования для детей с особым режимом содержания;

школа при больнице;

4) международные:

международная школа;

5) интернатные организации:

школа-интернат;

военная школа-интернат;

интернат при общеобразовательной школе;

интернат при опорной школе (ресурсный центр);

школа-интернат для детей из многодетных и малообеспеченных семей;

санаторная школа-интернат;

6) комбинированные:

комплекс «школа-ясли-сад»;

комплекс «школа-ясли-детский сад»;

В программе «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» есть справочник «Номенклатурные группы», а в нем предопределенный элемент, который создается вместе с базой данных «Основная номенклатурная группа». Зачастую пользователи, не задумываясь, подставляют его в документы и формы, не понимая, что это такое и как можно использовать значения данного справочника. Открыть его можно в разделе меню «Справочники» — «Доходы и расходы».

Рис.1 «Справочники» — «Доходы и расходы»

Что же такое номенклатурная группа? Отмечу сразу, что не надо путать с понятием групп в справочнике «Номенклатура». Те группы предназначены для группировки элементов справочника, а мы говорим об элементе аналитики, по которому можно вести детализацию затрат, выручки, расчета себестоимости выпускаемой продукции, выполняемых работ и оказываемых услуг. Если мы посмотрим такие счета в плане счетов, как 20 «Основное производство», а также субсчета счета 90 «Продажи», где формируется выручка и определяется себестоимость, у них имеется субконто «Номенклатурные группы».

Рис.2 Что же такое номенклатурная группа?Рис.3 Что же такое номенклатурная группа?

В карточке любого элемента «Номенклатуры», например, материалы (счет 10 «Материалы»), товары (счет 41 «Товары»), продукция (43 «Готовая продукция»), а также услуги и работы, имеется поле «Номенклатурная группа», чтобы можно было отнести элементы номенклатуры к той или иной группе для дальнейшей работы с ними в разрезе.

Рис.4 Поле «Номенклатурная группа»

Какие могут быть здесь группы? Все зависит от вида деятельности организации и детализации затрат, которую мы хотим увидеть. Много групп создавать не рекомендуется, нужно выбрать что-то обобщенное. Конкретная группа указывается в качестве субконто к счетам, с помощью которых формируется себестоимость продукции (работ, услуг), тем самым разделяя эти затраты по видам этих групп.

Например, если производственное предприятие – хлебопекарня, выпускает большой ассортимент хлебобулочной продукции, различной выпечки, пряники, печенья разных видов, и хочет при формировании себестоимости выделить затраты по данным группам, то можно создать соответствующие группы с одним названием, а в него уже будет включен ассортимент этой продукции. Например, группа «Хлебобулочные изделия» будет включать хлеб «Окский», хлеб «Нарезной», батон «Нарезной», хлеб «Ромашка», хлеб «Горчичный» и т.д., группа «Выпечка» – «Плетенка с маком», «Кулич сдобный», «Сайка в/с с изюмом», «Булка Городская» и т.п. Если кроме реализации продукции собственного производства предприятие занимается реализацией покупных товаров в своем магазине, то можно для таких товаров выделить отдельную группу «Покупные товары».

Другой пример, который подробнее мы рассмотрим ниже. Организация занимается производством металлических изделий (ворота, ограды, решетки и т.п.) и реализацией покупных (готовых) металлических изделий, а также выполняет различные сварочные работы и сопутствующие услуги, например, осуществляет доставку. Мы можем выделить номенклатурные группы – «Металлические изделия», «Металлические изделия собственного производства», «Сварочные работы», «Прочие услуги».

Отличие номенклатурной группы от групп номенклатуры, в которые объединены элементы справочника пользователем, в том, что ее можно использовать в качестве субконто при отнесении затрат на производство продукции (работ, услуг) и формировании себестоимости, а группа номенклатуры – это просто папка, в которую объединены элементы справочника.

Рассмотрим на примере, что такое «Номенклатурные группы», как их создать и настроить аналитику ведения учета в разрезе этих групп.

Как в 1С настроить номенклатурную группу

Зайдем в справочник «Номенклатурные группы» (раздел меню «Справочники» — «Доходы и расходы»). В нем по умолчанию создана «Основная номенклатурная группа». В том случае, если вы не ведете учет в разрезе номенклатурных групп, то все данные будут обобщаться на одной этой группе. Для добавления нового элемента в справочник нажимаем кнопку «Создать». В открывшемся окне указываем название номенклатурной группы и сохраняем.

Рис.5 Как в 1С настроить номенклатурную группуРис.6 Как в 1С настроить номенклатурную группу

Если в справочник уже занесена номенклатура, то можно с помощью кнопки «Добавить» закрепить ее за необходимой группой, внеся в список. Или при добавлении (или загрузке) новых элементов группа задается в карточке номенклатуры и автоматически закрепляется за указанной группой.

Рис.7 Как в 1С настроить номенклатурную группуРис.8 Как в 1С настроить номенклатурную группу

Так в состав нашей группы попадут все элементы, к данной группе отнесенные.

Рис.9 Как в 1С настроить номенклатурную группу

То есть достаточно закрепить группу за элементом номенклатуры, и она автоматом будет использоваться при формировании бухгалтерских проводок. Следует обратить внимание, чтобы, например, при выпуске продукции и далее при ее реализации номенклатурные группы совпадали. Иначе учет будет некорректным.

Учет по номенклатурным группам

Рассмотрим документ «Реализация (акты, накладные)» (пункт меню «Продажи»). При подборе товара в таблицу в данные для формирования проводки автоматом попадает группа, к которой принадлежит этот элемент. В нашем примере товар принадлежит «Металлическим изделиям».

Рис.10 Рассмотрим документ «Реализация (акты, накладные)» (пункт меню «Продажи»)

Аналогично при формировании документа, отражающего реализацию выполненных работ, указана группа «Сварочные работы».

Рис.11 Группа «Сварочные работы»

При формировании проводок, указанная номенклатурная группа будет указан в качестве субконто к счету 90.01 «Выручка от продаж» — кнопка Дт/Кт «Показать проводки и другие движения документа» в документе или журнале документов.

Рис.12 Проводки и другие движения документа

При начислении зарплаты сотрудникам, связанным непосредственно с производством продукции (работ, услуг), чьи зарплаты относятся к прямым затратам, если мы хотим выделить заработную плату в разрезе номенклатурных групп, то нужно установить это в способах учета зарплаты. Прямые затраты учитываются на счете 20 «Основное производство», где в качестве субконто можно указать определенную группу, например, «Сварочные работы» или это может быть группа «Металлические изделия собственного производства», «Прочие услуги».

Рис.13 В качестве субконто можно указать определенную группу

Эти данные мы можем задать в карточке у сотрудника.

Рис.14 Эти данные мы можем задать в карточке у сотрудника

Указав группу в способе отражения расходов по зарплате, на нее будет относится сама зарплата и отчисления со страховых взносов. Таким образом, эти данные попадут в нашу детализацию.

Рассмотрим, как наши группы отражаются при выпуске продукции из производства. Для примера, выпустим из производства такой вид продукции, как «Ворота металлические», отнесенного к группе «Металлические изделия собственного производства».

Рис.15 Рассмотрим, как наши группы отражаются при выпуске продукции из производства

Сформируем документ «Отчет производства за смену» (раздел меню «Производство» — «Выпуск продукции»). Мы видим, что в табличной части отображается принадлежность данного вида продукции к указанной группе.

Рис.16 Сформируем документ «Отчет производства за смену»

Также на закладке «Материалы» отражается принадлежность списываемых материалов к группе «Металлические изделия собственного производства».

Рис.17 Закладка «Материалы»

При проведении документа, будут сформированы бухгалтерские записи с учетом указанной группы (кнопка «Показать проводки и другие движения документа»).

Рис.18 Проводки и другие движения документа

При формировании проводок данные будут записываться с учетом номенклатурных групп, тем самым накапливая информацию о затратах в их разрезе.

Что это нам дает? Сформируем для примера отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» и выберем счет 20 «Основное производство» и счет 90 «Продажи» — раздел меню «Отчеты» — «Стандартные».

Рис.19 Сформируем для примера отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

Рис.20 Сформируем для примера отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету»

В отчете видно, как данные разбиты по группам, что дает возможность провести более детальный анализ затрат в разрезе установленных групп. Такое разделение позволяет выделять затраты по группам, указав группу в качестве субконто счета затрат, для более точного расчета себестоимости, и прибыли от продаж в разрезе созданных групп.

Составление номенклатуры дел – довольно трудоемкий процесс, поэтому ошибки возможны на разных этапах ее разработки (начиная с подготовительного этапа и заканчивая этапом подписания, согласования и утверждения), а также непосредственно при оформлении номенклатуры. При этом необходимо помнить и о специфике работы с электронными документами, которая отражается в т.ч. и на составлении номенклатуры дел.

Рассмотрим, какие ошибки наиболее часто встречаются при составлении номенклатуры дел.

Ошибка № 1. Выбор составителя номенклатуры

В каждой организации должна составляться номенклатура дел на дела всей организации (так называемая сводная номенклатура дел) и на дела каждого структурного подразделения.

ЭТО ВАЖНО! Нежелательно участие в составлении номенклатуры дел организации и номенклатуры дел структурных подразделений только одного лица (как это зачастую имеет место в организациях) или только службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ). Номенклатура дел – многофункциональный и зачастую объемный документ, для правильного составления которого необходимо привлечение компетентных сотрудников различных подразделений (консультации, опросы).

Документ:

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Минюста Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству).

Принимая во внимание большую роль номенклатуры дел для архива, составление последней зачастую поручается архивной службе организации, что также недопустимо.

Документ:

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее – Правила работы архивов).

Сводную номенклатуру дел составляет служба ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений (п. 153 Инструкции по делопроизводству, п. 27 Правил работы архивов).

При отсутствии в организации службы ДОУ сводную номенклатуру дел составляет лицо, ответственное за ДОУ. В составлении сводной номенклатуры дел также желательно участие архива организации.

Номенклатуру дел структурного подразделения, в свою очередь, составляет лицо, ответственное за ДОУ в данном подразделении, или другое лицо, определенное руководителем организации или структурного подразделения.

В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации должны оказывать необходимую помощь в виде консультаций и советов. Рекомендуется изучить состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности организации. Для успешного составления номенклатуры ответственным лицам следует использовать:

– устав организации (положение о ней);

– положения о структурных подразделениях;

– штатное расписание;

– планы и отчеты о работе организации и структурных подразделений;

– должностные инструкции работникам;

– типовые и примерные номенклатуры дел;

– номенклатуры дел за предыдущие годы;

– регистрационные формы;

– справочные картотеки;

– перечни документов с указанием сроков хранения.

Ошибка № 2. Несоблюдение сроков подготовки номенклатуры дел

Номенклатура дел составляется ежегодно и должна быть подписана, согласована, утверждена до 1 января года, на который составлена, т.е. номенклатура на 2019 г. должна быть подписана, согласована и утверждена до 31 декабря 2018 г. Дата же начала работ по составлению номенклатуры не регламентирована и зависит от сложности структуры и функций организации.

ЭТО ВАЖНО! Сводная номенклатура дел составляется на текущий год при создании новой организации, а также при реорганизации (в форме слияния или разделения), значительном изменении структуры и функций деятельности организации и утверждается в любое время года.

На сроки подготовки номенклатуры дел также влияет необходимость, как уже указывалось выше, подписания, согласования и утверждения номенклатуры дел, что проводится на завершающем этапе ее составления, на котором, конечно, нежелательно возникновение осложнений. Однако этого не избежать, особенно со сводной номенклатурой, если не учитывать нюансы, возникающие на данном этапе, способные запутать составителей номенклатуры. Поэтому необходимо помнить, что сводная номенклатура:

– подписывается руководителем службы ДОУ (лицом, ответственным за ДОУ),

– визируется заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией (далее – ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) организации;

– согласовывается ЭК или ЦЭК организации.

Однако если организация является источником комплектования государственных архивов, то сводная номенклатура ее дел подлежит дополнительно согласованию с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома. Данная процедура производится 1 раз в 5 лет, а также в случае значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

Сводные номенклатуры дел иных организаций (не являющихся источником комплектования государственного архива) согласовываются с ЦЭК вышестоящих организаций (при ее наличии) 1 раз в 5 лет или также после значительных изменений в структуре организации независимо от срока предыдущего согласования.

После согласования в установленном порядке номенклатуру дел организации утверждает руководитель организации. Помните, что сводные номенклатуры дел организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов или имеющих вышестоящую организацию, составляются обязательно в 3 экземплярах (в отличие от иных организаций, в которых сводная номенклатура составляется в 2 экземплярах). Первый экземпляр хранится в службе ДОУ (у лица, ответственного за ДОУ), второй передается в архив организации в качестве учетного документа, третий – в государственный архив, источником комплектования которого является организация, или в ЦЭК вышестоящей организации для согласования.

Ошибка № 3. Включение (невключение) дел в номенклатуру

В номенклатуру не включаются Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т.д.), указатели и другие вспомогательные документы.

В отдельные разделы сводной номенклатуры дел включаются дела коллегиальных органов, в т.ч. временно действующих (комиссий, советов и др.), и дела общественных организаций (в т.ч. и профессионального союза работников организации).

Следует также помнить о документах, содержащих служебную ин-формацию ограниченного распространения, которые формируются в дела согласно номенклатуре дел. При включении в номенклатуру данных категорий дел (имеющих ограничительный гриф «Для служебного пользования») необходимо учитывать специфику таких дел и отразить в гр. 1 «Индекс дела» путем дополнения индекса литерами «дсп». При снятии с документов ограничительного грифа в гр. 5 «Примечание» номенклатуры дел указывается основание снятия грифа со ссылкой на распорядительный документ или резолюцию руководителя.

С учетом внедрения электронного документооборота у составителей номенклатуры могут возникнуть вопросы о процедуре включения электронных дел в номенклатуру. Чтобы не допустить в данном случае ошибок, в первую очередь необходимо постоянно следить за изменениями в сфере работы с электронными документами. На данный момент можно утверждать, что включению в номенклатуру должны подлежать все электронные дела с соответствующей отметкой «ЭД» в номенклатуре в гр. 5 «Примечание». Это применимо и к гибридным делам (формируемым из документов на бумажном носителе и электронных документов) также с соответствующей отметкой «ГД» в гр. 5 «Примечание». Включение дел с документами в электронном виде, информационными ресурсами в сводную номенклатуру дел осуществляется по согласованию с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» (п. 155 Инструкции по делопроизводству). Новые, незапланированные электронные документы, так же как и традиционные (бумажные), вносятся в номенклатуру дел под резервными индексами.

При составлении итоговой записи о количестве и категориях заведенных дел (оформляемой в номенклатуре дел и выписках из нее по окончании делопроизводственного года) помимо указания количества дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения, переходящих дел и с отметкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) стоит отдельно указать количество электронных и гибридных дел.

Ошибка № 4. Неправильное заполнение гр. 2 «Название раздела (подраздела), заголовок дела (тома, части)»

Заголовок дела в краткой форме должен отражать состав и содержание документов, включенных в дело. Он должен быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

Не допускается:

– использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело, такие как: «Материалы», «Документальные материалы», «Разные документы», «Финансовые документы», «Общая переписка» и т.п.;

– заменять в заголовке дела название вида документа указанием действия: «Рассмотрение», «Проверка», «Закупки» и т.д. Например, вместо заголовка «Проверки денежного обращения и кассовых операций» необходимо использовать «Документы о результатах проверок денежного обращения и кассовых операций (программы, справки, докладные записки и др.)».

Стоит уделить внимание документам с ограничительным грифом «Для служебного пользования», так как дела, в которые они формируются, включаются в номенклатуру дел. В таком случае заголовок дела желательно формулировать обобщенно: «Документы с ограничительным грифом «Для служебного пользования».

Ошибка № 5. Неправильная систематизация заголовков дел внутри раздела

Систематизация заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел не должна носить произвольный характер, так как определена нормативными правовыми актами (Инструкцией по делопроизводству, Правилами работы архивов). Заголовки дел в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

– нормативные правовые акты Республики Беларусь (законы Республики Беларусь, декреты, указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

– учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

– распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

– распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

– организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

– протоколы;

– планы;

– отчеты;

– договоры;

– справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

– переписка;

– учетно-регистрационные формы;

– номенклатура дел организации и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяет составитель номенклатуры.

Заголовки дел внутри каждой группы систематизируются в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты – перед квартальными и месячными, переписка с вышестоящими организациями – перед перепиской с иными организациями и т.д.

При расположении заголовков дел в группах в соответствии со сроками хранения первыми следует располагать заголовки дел постоянного хранения, после – временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения. Однородные заголовки дел, сформированных по корреспондентскому или географическому признакам, указывайте в номенклатуре дел в алфавитном порядке.

Документ:

Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минюста Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее – Перечень типовых документов).

Ошибка № 6. Неправильное заполнение гр. 4 «Сроки хранения (тома, части) и № пункта (статей) по перечню»

Для определения срока хранения документа следует использовать Перечень типовых документов, который обязателен к применению всеми и должен использоваться независимо от вида носителя документа.

Для определения сроков хранения специфических документов определенной отрасли (здравоохранения, образования и т.п.) применяются (в случае наличия) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности государственных органов и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов, организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственный перечень). Также следует принимать во внимание (при наличии таковых) перечни документов Национального архивного фонда, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Однако при использовании данных документов учитывайте ряд нюансов. Так, при применении ведомственных перечней помните, что они могут быть использованы только теми организациями, на которые непосредственно распространяется их действие. К примеру, если учреждение образования не подчиняется Министерству образования, то и перечень документов, образующихся в деятельности этого министерства, не применим к такому учреждению.

Обратите внимание, что в перечни постоянно вносятся изменения и сроки, указанные в ведомственных перечнях, не всегда могут соответствовать срокам, указанным в Перечне типовых документов. Необходимо учитывать время разработки и утверждения ведомственных перечней и следить за изменениями, вносимыми в Перечень типовых документов. В случае расхождения руководствоваться нужно нормами Перечня типовых документов. Если изменения в перечень (перечни) документов были внесены в течение делопроизводственного (календарного) года и влекут изменение сроков хранения дел, закрепленных в номенклатуре дел организации (выписках из нее), в номенклатуру вносятся соответствующие изменения путем зачеркивания старой записи и указания рядом нового срока хранения и номера пункта (статьи) по перечню.

ЭТО ВАЖНО! Для электронных документов, формируемых в электронные дела, устанавливаются сроки, предусмотренные для аналогичных документов на бумажном носителе.

Для документов, которые не отражены в вышеперечисленных перечнях (в т.ч. и для электронных документов, не являющихся аналогами бумажных документов), сроки хранения определяются ЦЭК (ЭК) организации и оформляются протоколом заседания ЦЭК (ЭК) и в номенклатуре в гр. 5 «Примечание» дается ссылка на дату и номер протокола.

Организация, являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЦЭК (ЭК) об установлении срока хранения документов с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполкома.

Организация, не являющаяся источником комплектования государственного архива, согласовывает решение ЭК об установлении сроков хранения документов с ЦЭК вышестоящей организацией (при ее наличии).

Учтите, что в Перечне типовых документов сроки хранения указаны в гр. 3 и 4. Следует правильно выбирать необходимую графу при определении сроков хранения документов в той или иной организации, так как сроки, указанные в разных графах, иногда отличаются. В гр. 3 Перечня типовых документов указаны сроки для документов государственных органов, иных государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организаций и индивидуальных предпринимателей. В гр. 4 – установлены сроки хранения для документов государственных организаций, не являющихся источником комплектования государственных архивов.

Раздел 2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЮ ДЕЛ

Ведомственный архив в целях качественного комплектования документами ГАФ СССР контролирует и оказывает необходимую методическую и практическую помощь службе делопроизводства.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, оформление, классификацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, Единой государственной системой делопроизводства, нормативно — методическими документами Главархива СССР, других учреждений государственной архивной службы, а также соответствующими ведомственными нормативно — методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

2.1. Основные требования к составлению номенклатур дел

2.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

2.1.2. Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Виды номенклатур дел

2.1.3. Составляются номенклатуры дел следующих видов: конкретные, типовые и примерные.

2.1.4. Конкретная номенклатура дел — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году.

2.1.5. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных (типовых или примерных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

2.1.5.1. Типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

2.1.5.2. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер.

2.1.5.3. Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами делопроизводства организаций, имеющих подведомственную сеть однородных организаций. Разработка этих видов номенклатур дел может осуществляться также учреждениями государственной архивной службы СССР, главным образом их подразделениями, действующими на договорных началах за счет спецсредств, в порядке оказания методической помощи организациям.

Типовые и примерные номенклатуры дел, одобренные ЦЭК (ЭК) организации, согласовываются с соответствующим архивным органом <*> и утверждаются руководителем организации.

<*> До согласования эти номенклатуры дел, как правило, рассматриваются ЦЭПК (ЭПК) соответствующего архивного органа.

2.1.6. Типовые и примерные номенклатуры дел являются методическими пособиями и используются при составлении конкретных номенклатур дел.

В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации. Заголовок каждого дела из типовой номенклатуры дел переносится полностью и может только конкретизироваться с учетом специфики формирования дел в данной организации. Спецификой примерной номенклатуры дел является то, что по одному заголовку дела примерной номенклатуры может быть предусмотрено несколько заголовков дел, а заголовки дел с одинаковыми сроками хранения, включенные в примерную номенклатуру, могут быть объединены и включены в номенклатуру дел организации как один заголовок.

Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений.

Основные требования к составлению номенклатур дел организации

2.1.7. Каждая организация, независимо от наличия типовой или примерной номенклатуры дел должна иметь конкретную номенклатуру дел.

2.1.8. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации.

2.1.9. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности организации.

2.1.10. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

Заголовки и их составление в номенклатуре дел

2.1.11. В номенклатуре должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности организации, в том числе заголовки дел для группировки документов, образующихся в деятельности общественных организаций (профсоюзной, народного контроля, добровольных обществ и т.д.) и органов и подразделений, действующих на общественных началах (общественных отделов, комитетов, комиссий, советов, товарищеских судов и т.п.) <*>.

<*> В дальнейшем для краткости вместо слов «общественные организации и органы и подразделения, действующие на общественных началах» употребляются слова «общественные организации».

2.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

2.1.13. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

2.1.14. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

2.1.15. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.

2.1.16. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.

2.1.17. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

2.1.18. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

— название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

— название организации или структурного подразделения (автор документа);

— название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

— краткое содержание документов дела;

— название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

— даты (период), к которым относятся документы дела;

— указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

2.1.19. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

2.1.20. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

Пример. «Документы о проведении межотраслевых и отраслевых тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы — приложения к какому-либо документу.

Пример. «Документы к протоколам заседания коллегии министерства».

2.1.21. В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

Название организации в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

Пример. «Протоколы заседания ученого совета института».

2.1.22. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название.

Пример. «Переписка с трестами о механизации строительных работ».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

Пример. «Переписка об организации семинаров, совещаний по вопросам научно — технической пропаганды и обмена опытом работы».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Пример. «Переписка с Мосэнерго о снабжении электроэнергией».

2.1.23. При обозначении в заголовках дел административно — территориальных единиц учитывается следующее:

— если содержание дела касается нескольких однородных административно — территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Пример. «Переписка с исполнительными комитетами областных Советов народных депутатов РСФСР о ходе строительства детских больниц»;

— если содержание дела касается одной административно — территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Пример. «Переписка с филиалом института (г. Тула) о координации научно — исследовательских работ».

Названия населенных пунктов приводятся в следующем порядке: село (деревня), город, район, область, край, союзная республика.

Пример. «Квартальные отчеты треста о работе автотранспорта».

2.1.25. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации

2.1.26. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года службой делопроизводства по установленной форме (Приложение 1) на основании номенклатур дел структурных подразделений и общественных организаций, разработанных по аналогичной форме (Приложение 2), согласованных ими с ведомственным архивом, одобренных ЭК структурных подразделений (при их наличии) и подписанных руководителями этих подразделений, организаций и органов.

2.1.27. Названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденной структурой. Первый раздел номенклатуры включает заголовки дел, содержащие организационно — распорядительную документацию организации. После структурных подразделений в порядке значимости должны располагаться названия общественных организаций.

Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по производственно — отраслевой или функциональной схемам; названия ее разделов определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации.

2.1.28. Номенклатура дел организации визируется заведующим ведомственным архивом, подписывается руководителем службы делопроизводства и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

2.1.29. Номенклатура дел организации печатается, а затем тиражируется в необходимом количестве экземпляров. При этом ее первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй — используется службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — находится в качестве учетного документа в ведомственном архиве, четвертый — в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

2.1.30. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел пересогласовывается с архивным учреждением не реже чем раз в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации она подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

Утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы делопроизводства.

2.1.31. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения и общественные организации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

2.1.32. Номенклатура дел организации, не передающей документы на государственное хранение, одобренная ЭК организации, ежегодно утверждается руководителем организации. Первый экземпляр номенклатуры дел на каждый год хранится не менее 10 лет.

Требования к заполнению формы номенклатуры дел

2.1.33. Индексация дел. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения (направления деятельности), общественной организации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

При наличии в организации классификатора вопросов деятельности индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, условного цифрового обозначения вопроса по классификатору и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения (общественной организации) или организации в целом. Например: 12-25-05, где 12 — обозначение структурного подразделения, 25 — условное обозначение вопроса по классификатору, 05 — порядковый номер дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (направлений деятельности).

2.1.34. Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно — распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

2.1.35. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

2.1.36. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии — на типовую или примерную номенклатуру дел или другое основание для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению ведомственного архива и ЦЭК (ЭК) организации.

2.1.37. В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры службой делопроизводства указываются названия перечней документов с указанием сроков их хранения, использованных при определении сроков хранения дел при составлении номенклатуры дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

В этой же графе при переносе информации с традиционного носителя на машинный делается пометка с указанием индекса машиночитаемого документа. При пользовании организацией вычислительным центром (ВЦ) коллективного пользования или другим сторонним ВЦ пометка дополняется сведениями о местонахождении машиночитаемого документа.

2.1.38. По окончании календарного года службой делопроизводства организации в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются ведомственному архиву, о чем в номенклатуре делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи.

2.2. Основные требования к формированию дел в делопроизводстве организации

2.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов <*>, а также документы, подлежащие возврату.

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

2.2.2. Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой делопроизводства организации; при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство), так и службой делопроизводства организации.

Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством ведомственного архива, а при необходимости и соответствующего государственного архива.

2.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

— документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

— включать в дело по одному экземпляру каждого документа <*>;

<*> В дело могут включаться черновые и дублетные экземпляры особо ценных документов.

— каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, республиканских, отраслевых стандартов и других нормативных актов;

— группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы Советов народных депутатов и других выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, — в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;

— дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см.

2.2.4. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов или корреспондентов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

Группировка отдельных категорий документов

2.2.5. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

2.2.6. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

2.2.7. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

2.2.8. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Целесообразно при больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группировать в самостоятельные дела.

2.2.9. Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

2.2.10. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

2.2.11. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

2.2.12. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям.

2.2.13. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

2.2.14. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ — ответ помещается за документом — запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

2.2.15. Машиночитаемые документы, присланные из вычислительного центра в структурные подразделения, группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

У секретарей, ответственных за архив, возникает много вопросов по поводу переходящих дел. В статье разберемся, что это за дела, научимся выделять их среди других документов, учитывать по номенклатуре и в описях.

КАТЕГОРИИ ПЕРЕХОДЯЩИХ ДЕЛ

Основные категории переходящих дел:

• организационно-правовые документы (устав организации, свидетельства о регистрации и постановке на учет и др., т.е. все то, что обозначается понятием «учредительные документы»);

• локальные нормативные акты (положения, инструкции, регламенты, правила);

• личные дела работников;

• судебные дела;

• переписка с конкретными адресатами по отдельным вопросам;

• учетные формы, которые ведутся годами.

Организационно-правовые документы и ЛНА «переходят» столько же лет, сколько и действуют. Некоторые из них, например уставы или наборы учредительных документов в небольших организациях, – с первого и до последнего дня существования организации. ЛНА могут переходить или до специальной их отмены, или тоже до ликвидации.

Приведем пример.

Личные дела работников являются переходящими ровно столько лет, сколько человек работает в организации. Как только его уволили, личное дело закрывается.

Судебное дело закроют после того, как суд вынесет окончательное решение и никто из сторон не будет решение обжаловать, а все примутся выполнять возложенные на них судом обязательства.

Переписка с организацией по конкретному вопросу тоже может переходить из года в год. Распространенная ситуация – организация ведет дело «Переписка по профильной деятельности», причем ведет правильно: располагает входящие и исходящие письма в порядке «запрос-ответ», по хронологии запросов. Однажды к концу года заводится переписка с неким адресатом, причем вопрос явно не закроется в этом году. Например, организации переписываются по поводу заключения договора. Сначала (тоже письменно) оговариваются условия, затем организации обмениваются протоколами разногласий по оферте. На это могут уйти месяцы. Чтобы не «тянуть» все дело о переписке в следующий год из-за одного адресата, целесообразно выделить именно эту переписку в отдельное дело (Пример 2).

Учетные формы в управленческой системе документации принято ежегодно заводить вновь, то есть закрывать эти дела 31 декабря и открывать заново 1 января. Но в других системах, например в системе кадровой документации, встречаются книги и журналы регистрации, которые ведутся много лет. Например, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которую ведут в отделе кадров, или ее «ближайшая подруга» – приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее, которая «проживает» в бухгалтерии.

ПЕРЕХОДЯЩИЕ ДЕЛА В НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

В течение года переходящие дела ничем не отличаются от других. Об особенностях этой категории документов вспоминают перед ежегодными мероприятиями по ведению архивного дела: уточнением, закрытием номенклатуры дел и составлением описей.

В новой номенклатуре дел

Создавая номенклатуру дел на следующий год, надо предусмотреть, чтобы переходящие дела, по возможности, сохранили свои индексы. В целом это несложно. Так, группы организационно-правовых документов и ЛНА всегда идут единым блоком в начале раздела номенклатуры. Скорее всего, никакое вновь заведенное дело не вклинится среди них и не «растолкает» по другим индексам (Пример 1).