Положение 105 о документообороте

____________________________________

(наименование должности руководителя)

__________________/_________________/

(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ ___ г.

Положение о документообороте организации

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о документообороте разработано и утверждено

для применения в _____________________________________ (далее — Положение и

(наименование организации)

Организация).

1.2. Положение обязательно к применению всеми подразделениями

Организации.

1.3.

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете

За организацию документооборота и контроль исполнения Положения

отвечает _____________________________ (далее — Служба делопроизводства).

(наименование подразделения)

1.4. Положение не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную или служебную тайну.

1.5. Применение Положения будет способствовать созданию единой методической основы организации и ведения документооборота как части делопроизводства Организации и ее обособленных подразделений.

1.6. При разработке Положения учтены положения следующих законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации, документации, архивного дела:

— Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

— Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

1.7. Основные понятия Положения:

— документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

— производитель документов — лицо, осуществляющее подготовку, оформление и передачу (доставку) документа;

— аудиовизуальная продукция — кино-, видео-, фоно- и фотопродукция и ее комбинации, созданные и воспроизведенные на любых видах носителей;

— электронные материалы — издания, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и которые прошли редакционно-издательскую обработку, имеют выходные сведения, тиражируются и распространяются на машиночитаемых носителях;

— материалы исследований — документы, содержащие результаты научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (заключения, отчеты о научно-исследовательских, об опытно-конструкторских и о технологических работах, научные разработки, алгоритмы и программы);

— патентные документы — описания к патентам и заявкам на объекты промышленной собственности;

— программы — программы для электронных вычислительных машин и базы данных на материальном носителе;

— стандарты — стандарты, технические регламенты, технические условия, оформленные в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

— комбинированные документы — совокупность документов, выполненных на различных носителях (печатных, аудиовизуальных, электронных);

— дефектные документы или материалы — документы или материалы с выявленными пороками их формы или содержания. По запросам получателей документов или материалов заменяются на надлежащие документы (материалы) их производителями в месячный срок;

— электронный документ — формализованная запись информации в электронном виде, заверенная электронной цифровой подписью и отвечающая правилам и требованиям документирования;

— электронная подпись — информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

— учетная система — информационная система, содержащая информацию из правоустанавливающих документов субъектов электронного взаимодействия, на основании которой составляются или выдаются электронные документы;

— инфраструктура документирования информации в электронном виде — совокупность информационно-технологических и организационно-правовых мероприятий, правил и решений, реализуемых в целях придания юридической силы электронным документам;

— доверенная третья сторона — организация, наделенная правом в соответствии с законодательством производителей документов осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи в электронных документах в фиксированный момент времени в отношении составителя и (или) адресата электронного документа;

— реквизит документа — обязательный элемент оформления документа;

— бланк документа — набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

— подлинник документа — первый или единственный экземпляр документа;

— копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

— документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

— регистрация документа — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

— номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения;

— экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— дело — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации;

— служба делопроизводства — структурное подразделение Организации, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Организации.