Положение о делопроизводстве в ДОУ
УТВЕРЖДЕНО
Председателем Ханты-Мансийского
районного суда
В.А, Гавриш
«18» декабря 2018г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об Общем отделе
Ханты-Мансийского районного суда
I.Общие положения
1.1.Общий отдел (далее отдел) является структурным подразделением Ханты-Мансийского районного суда и организационно подчинен председателю суда.
1.2.Председатель суда осуществляет общее руководство деятельностью отдела, утверждает Положение об отделе и должностные регламенты работников отдела, которыми определены их права, обязанности и ответственность, контролирует их выполнение.
1.3. Работники отдела в своей деятельности руководствуются Конституцией Российской Федерации, федеральным конституционным законом «О судебной системе РФ», законом РФ «О статусе судей в РФ», федеральным законом «Об основах государственной службы РФ», «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ», другими федеральными законами, Указами Президента РФ, постановлениями Правительства РФ, распоряжениями и указаниями председателя Верховного Суда РФ, Судебного департамента при Верховном Суде РФ, суда ХМАО – Югры, Управления Судебного департамента в ХМАО – Югре, Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. № 36 (с учетом всех вносимых в Инструкцию изменений); Инструкцией о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 года № 157; Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 1999 г. № 171; настоящим Положением.
1.4. Работа отдела организуется на основе планирования, сочетания единоначалия в решении вопросов служебной деятельности и коллегиальности при их обсуждении, персональной ответственности каждого государственного служащего за состояние дел на порученном участке и выполнение отдельных поручений.
II.Задачи отдела
Основными задачами отдела являются:
2.1. Ведение кадровой работы в отношении работников аппарата суда и младшего обслуживающего персонала.
2.2. Организация повышения квалификации работников отдела.
2.3.Осуществление приема в суде обращений граждан и представителей организаций. Регистрация, учет и контроль за сроками их рассмотрения.
2.4.Ведение делопроизводства, не связанного с процессуальной деятельностью.
2.5. Прием, регистрация, отправка и доставка корреспонденции суда.
2.6.Ведение архивной работы суда.
2.7.Организация изготовления и копирования судебной документации.
2.8.Материально-техническое обеспечение деятельности суда в пределах компетенции отдела.
III. Структура отдела
3.1. Штатная численность отдела устанавливается в соответствии со штатным расписанием суда. В состав отдела входят: начальник отдела, заместитель начальника отдела, ведущий специалист, 3 старших специалиста 1 разряда, специалист 1 разряда.
3.2. Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности председателем суда.
Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности председателем суда.
3.3. Работники отдела взаимодействуют со структурными подразделениями суда, помощниками председателя суда, помощниками судей, судьями, администратором суда по вопросам, входящим в их компетенцию.
IV. Организация деятельности отдела.
4.1 Структура и штатная численность отдела определяется штатным расписанием суда, утвержденным в установленном порядке.
4.2. Сотрудники отдела непосредственной подчиняются начальнику отдела в соответствии с их полномочиями, установленными должностными регламентами.
Работа отдела осуществляется на основе принципа планирования. План работы отдела является составной частью плана работы суда.
Отдел в пределах своей компетенции взаимодействует с отделом обеспечения судопроизводства, отделом гражданского судопроизводства, отделом уголовного и административного судопроизводства, администратором суда, помощниками судей и судьями, Управлением Судебного департамента по Ханты-Мансийскому автономному округу — Югре.
V. Функции отдела
Отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
5.1. Учет и ведение документооборота суда с соблюдением единых требований к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов в структурах суда.
5.2. Обеспечение организации делопроизводства в соответствии с Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, ознакомление всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.
5.3. Организация, ведение, обеспечение функционирования и совершенствование единой системы документационного обеспечения деятельности суда, формирование и составление номенклатуры дел, регистрация входящей и исходящей корреспонденции с использованием электронных систем регистрации и баз данных документов, хранение бланков, документов, образующихся в процессе деятельности отдела.
5.4. Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб, представлений и других документов процессуального и не процессуального характера
5.5. Учет, регистрация, передача по назначению и контроль за соблюдением сроков рассмотрения заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов, поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.
5.6. Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку, составление реестров и отчетов по форме и направление списков формы 103. Составление и отправка реестров согласно формам и спискам, утвержденным контрактом № СД-14-ю/65.
5.7. Взаимодействие с почтовыми организациями, контроль за сроками и качеством доставки и возврата судебной корреспонденции.
5.8. Оформление копий судебных документов, выдача копий судебных документов и судебных дел в случаях и порядке, которые установлены процессуальным законодательством Российской Федерации и положениями Инструкции по судебному делопроизводству, контроль за соблюдением порядка их выдачи.
5.9. Ведение приема граждан, их представителей, представителей организаций и учреждений, а также работа с их обращениями в соответствии с утвержденным председателем суда положением о приемной суда.
5.10. Организация и ведение архивного делопроизводства, в том числе создание и контроль за соблюдением условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов, выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда, оформление, ведение, хранение учетных документов архива, оказание методической помощи работникам аппарата суда по вопросам подготовки архивных документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением; участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда; отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения, подготовка соответствующих сводных описей и актов и.т.д; проведение экспертизы ценности принятых в архив гражданских дел, уголовных дел, личных дел, материалов и документов, подготовка к утилизации нарядов общего делопроизводства, выделенных для уничтожения, их утилизация.
5.11. Организация и сопровождение кадровой деятельности суда:
подготовка проектов приказов, распоряжений, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде;
организация работы по реализации прав и социальный гарантий судей и работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе оформление документов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию судей и работников аппарата суда, учет и регистрация больничных листов;
обеспечение учета, сохранности, оформление и ведение личных дел, личных карточек работников суда, внесение в них изменений связанных со служебной деятельностью
ведение трудовых книжек и формирование личных дел работников аппарата суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел, оформление и выдача служебных удостоверений работникам суда;
подготовка материалов к награждению работников аппарата суда государственными и ведомственными наградами; осуществление подготовки материалов к поощрениям работников аппарата суда, контроль за порядком наложения дисциплинарных взысканий;
подготовка и проведение мероприятий по обучению и повышению квалификации (профессиональная переподготовка, повышение квалификации, стажировка) работников аппарата суда;
ведение табеля учета рабочего времени, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков, учет предоставления отпусков и.т.п;
ведение номенклатуры дел суда;
осуществление работы по проверке полноты и достоверности сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых работниками аппарата суда, замещающими отдельные категории должностей, и гражданами, претендующими на замещение этих должностей, а также по соблюдению работниками аппарата суда требований к служебному поведению;
осуществление работы по включению сведений о лице, к которому было применено взыскание в виде увольнения (освобождение от должности) в связи с утратой доверия за совершение коррупционного правонарушения в реестр лиц, уволенных в связи с утратой доверия, исключения из реестра сведений, размещение реестра на официальном сайте федеральной государственной информационной системы в области государственной службы в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»
организация и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, аттестации и квалификационных экзаменов федеральных государственных гражданских служащих;
подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети «Интернет» информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральных государственных гражданских служащих, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
формирование кадрового резерва, организация работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
подготовка документов, необходимых при оформлении служебных командировок, составление статистической отчетности, обеспечение ведения номенклатуры дел, оформление иных документов и выдача справок по кадровым вопросам и.т.д;
контроль за состоянием трудовой дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка;
ведение компьютерной базы данных кадрового состава, реестра федеральных государственных гражданских служащих суда, учетных карточек на судей, в том числе судей, пребывающих в отставке;
разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в ХМАО-Югре в соответствии с установленной приказом Судебного департамента численностью и в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда, подготовка предложений по изменению организационный структуры и штатного расписания суда;
ведение учета штатной и фактической численности работников;
организация ведения воинского учета граждан, пребывающих в запасе.
обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих, в соответствии с Законом № 79-ФЗ, другими федеральными законами, иными нормативными актами.
5.12. ведение учета финансово-хозяйственной деятельности суда;
5.13. организация и ведение учета поступающих товарно-материальных ценностей и основных средств;
5.14. осуществление приема, учета, выдачи товарно-материальных ценностей и основных средств;
5.15. участие в проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств, своевременное и правильное определение результатов инвентаризации, отражение их в учете
5.16. осуществление контроля за сохранностью и использованием печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и штампов суда, учет, хранение и выдачи бланков с воспроизведением Государственного герба РФ; учет, хранение и выдача бланков исполнительных листов
5.17. обеспечение судей, работников аппарата суда канцелярскими принадлежностями, бумагой, расходными материалами.
5.18. обеспечение своевременного и качественного составления отчетов о работе суда и их представление в Управление Судебного департамента в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре.
5.19. взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.
5.20. ведение иных функций, направленных на обеспечение деятельности судей по осуществлению правосудия и ведение судебного делопроизводства, на ведение кадровой и архивной работы и материально-технического обеспечения деятельности суда.
VI.Права и обязанности начальника отдела
Начальник отдела:
6.1.Руководит деятельностью отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач.
6.2. Представляет председателю суда предложения по структуре и штатной численности отдела.
6.3.Разрабатывает и вносит на утверждение председателю суда проект Положения об отделе.
6.4. Разрабатывает должностные регламенты работников аппарата суда.
6.5.Обеспечивает профессиональную подготовку работников отдела, соблюдение ими трудовой дисциплины.
6.6. Готовит необходимые документы для аттестации работников аппарата суда.
6.7. Обеспечивает между работниками отдела нормальные служебные отношения и развитие личной инициативы при решении возложенных на отдел задач.
Начальник отдела имеет право:
В пределах штатной численности подбирать кандидатов и представлять председателю суда предложения для назначения на должности работников отдела.
Вносить председателю суда предложения о совершенствовании организации работы отдела и мерах по повышению ее эффективности, поощрении работников отдела и применении к ним мер дисциплинарного взыскания, об освобождении от должности работников отдела;
VII. Заключительные положения
7.1. Начальник отдела несет персональную ответственность за выполнение задач, возложенных на отдел.
7.2. На период отсутствия начальника отдела (служебная командировка, болезнь, отпуск и т.п.) его обязанности возлагаются на ведущего специалиста либо другого сотрудника отдела по приказу председателя суда.
7.3. Начальник отдела, работники отдела несут ответственность за выполнение возложенных на них функций.
7.4. Статус, функции начальника и работников отдела определяются настоящим Положением и соответствующими должностными регламентами.
7.5. Работники отдела независимо от занимаемой должности обязаны соблюдать законодательство о труде, требования должностных регламентов, правил внутреннего трудового распорядка и этических норм поведения государственного гражданского служащего, хранить конфиденциальную информацию, повышать свою квалификацию.
7.6. Начальник отдела и другие работники отдела за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей несут ответственность, предусмотренную действующим законодательством Российской Федерации.
7.7. Положение об общем отделе Ханты-Мансийского районного суда, утверждённое 22 марта 2013 года признать утратившим силу.
Начальник общего отдела Касимова И.Г.
Документационное и организационное обеспечение
административно-распорядительной деятельности
Управлением осуществляются следующие функции:
1.Редактирование и корректировка проектов документов (правовых актов Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города, писем, доверенностей) в соответствии с правилами и нормами русского языка с учетом функционально-стилистических особенностей официально-делового стиля и общих требований к оформлению проектов муниципальных правовых актов.
2.Хранение и использование по назначению бланков писем Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, управляющего делами Администрации города Ханты-Мансийска, распоряжений, постановлений Главы города Ханты-Мансийска, Администрации города в машбюро.
3.Оформление проектов документов на соответствующих бланках в машбюро Управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации города.
4.Учет проектов муниципальных правовых актов, оформленных на соответствующих бланках, выдаваемых исполнителям для согласования и направляемых для подписания Главе города Ханты-Мансийска.
5.Регистрация и учет принятых муниципальных правовых актов.
6.Внесение муниципальных правовых актов в программу МПА.
7.Внесение муниципальных нормативных правовых актов в программу АРМ «Муниципал» и их актуализацию в программу АРМ «Муниципал», направление дополнительных сведений по ним, сведений об опубликовании в Управление государственной регистрации нормативных правовых актов Аппарата Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
8.Направление муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию, в газету «Самарово – Ханты-Мансийск» и муниципальное казенное учреждение «Управление логистики» для размещения на Официальном информационном портале органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска в сети Интернет.
9.Направление муниципальных правовых актов, подлежащих опубликованию, в справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант».
10.Регистрация поступивших документов на имя Главы города Ханты-Мансийска, первого заместителя Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, управляющего делами Администрации города Ханты-Мансийска в единой системе электронного документооборота.
11.Обработка поступающих, отправляемых документов Администрации города Ханты-Мансийска, их регистрация, информационно-справочная работа посредством единой системы электронного документооборота.
12.Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступающих в адрес Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, управляющего делами Администрации города Ханты-Мансийска.
13.Формирование:
проектов планов основных мероприятий, реализуемых Администрацией города Ханты-Мансийска, на год и ежеквартально;
проекта плана мероприятий по реализации Послания Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации в Администрации города Ханты-Мансийска.
14.Подготовка проведения аппаратных совещаний при Главе города Ханты-Мансийска.
15.Регистрацию поступивших документов на имя Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, управляющего делами Администрации города Ханты-Мансийска в единой системе электронного документооборота.
16.Контроль за своевременным рассмотрением документов, поступающих в адрес Главы города Ханты-Мансийска, заместителей Главы города Ханты-Мансийска, управляющего делами Администрации города Ханты-Мансийска.
17.Участие в организации и проведении массовых городских мероприятий (ежегодного городского собрания по отчету Главы города Ханты-Мансийска, праздничных шествий, торжественных мероприятий и т.д.):
подготовка и направление в организации города писем-приглашений к участию в массовых городских мероприятиях;
сбор заявок от организаций города на участие в массовых городских мероприятиях;
определение кураторов от органов Администрации города для организации массовых городских мероприятий;
формирование списков организаций – участников массовых городских мероприятий на основании заявок, поступивших от организаций города;
организация проведения совещаний с кураторами от Администрации города о проведении массовых городских мероприятий;
координирование делегаций организаций города, участвующих в массовых городских мероприятиях;
формирование состава делегации города для участия в торжественных мероприятиях Ханты-Мансийского автономного округа – Югры.
Организация документооборота
и контроль исполнения документов
Осуществляется в соответствии с распоряжением Администрации города Ханты-Мансийска от 25.12.2019 №207-р «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ханты-Мансийска»
|
Корреспонденция |
2015 год |
2016 год |
2017 год |
2018 год |
2019 год |
|
Входящая корреспонденция |
|||||
|
Исходящая корреспонденция |
|||||
|
Общий объем |
Контроль исполнения документов осуществляется путем направления реестров предупредительного контроля, служебных записок в адрес руководителей органов Администрации города.
В 2019 году контроль исполнения осуществлялся в отношении 40428 вопросов, из них 791 документ остается на дополнительном контроле (исполнение будет продолжено в 2020 году), остальные документы сняты с контроля после их исполнения.
Управлением сформирован реестр поручений Главы города (с резолюцией (визой).
Осуществляется сбор и подготовка сводной информации Главе города Ханты-Мансийска об исполнении поручений Главы города (с резолюцией (визой).
Документационное обеспечение деятельности
Администрации города Ханты-Мансийска
|
Издано |
2015 год |
2016 год |
2017 год |
2018 год |
2019 год |
|
Правовых актов всего, в том числе: |
|||||
|
постановлений Главы города Ханты-Мансийска (с 28.10.2016) |
|||||
|
распоряжений Главы города Ханты-Мансийска (с 28.10.2016) |
|||||
|
постановлений Администрации города Ханты-Мансийска |
|||||
|
распоряжений Администрации города Ханты-Мансийска |
Муниципальные правовые акты, подлежащие опубликованию, в обязательном порядке направляются в газету «Самарово – Ханты-Мансийск» и на Официальный информационный портал органов местного самоуправления города Ханты-Мансийска в сети Интернет, а также в справочно-правовые системы «КонсультантПлюс», «Гарант».
