Помощника руководителя

Секретарь — это главный и незаменимый помощник любого руководителя. Он занимается обеспечением административной и управленческой деятельности, вопросы которых не должны отвлекать руководителя от решения более важных производственных задач. В обязанности секретаря входит составление, оформление приказов, различных документов, договоров, обеспечивающих рабочую обстановку для начальника.

Исторически эта профессия восходит к временам писарей, записывавших в стародавние времена указы царей и знатных вельмож. Сегодня секретарь выполняет, конечно же, совсем другие обязанности. Сюда входит работа с посетителями, планирование графика руководителя, прием звонков, ведение деловой документации, организация различного рода приемов и совещаний, а также обеспечение руководителю комфортных условий работы.

Секретарь — это лицо, представляющее компанию. Эта профессия очень значима, ведь сотрудник этой деятельности владеет обширной информацией во всех сферах жизнедеятельности компании. Большинство секретарей — представительницы прекрасного пола, но бывают и исключения из этого правила.

Какими личными качествами должен обладать секретарь?

Основные черты характера, необходимые в этой профессии — организованность, доброжелательность, стрессоустойчивость. Необходимо также обладать такими качествами, как умение внимательно слушать, четко и оперативно выполнять данные указания, умение хранить коммерческую информацию.

Для работы секретарем необходимо окончить специальные курсы, для работы будет необходим достаточно высокий уровень знаний. Поэтому многие секретари, уже находясь на рабочем месте, продолжают получать навыки в процессе деятельности. Часто бывает, что рабочий день таких сотрудников ненормирован.

Чтобы успешно работать секретарем, необходимо быть уверенным пользователем компьютера, иметь навыки работы с различной оргтехникой. Такой специалист должен владеть грамотной русской речью, четкой дикцией, хорошим слухом, высокой культурой общения. Помните, что эта вакансия востребована в различных государственных организациях, в коммерческих структурах.

Элина Воробьева,

руководитель Школы референтов университета «Синергия»

Вместе с развитием бизнес-среды в России с каждым годом растут и требования к персональным ассистентам.

Сегодня это не просто специалист, который оказывает базовую административную поддержку руководителю и выполняет личные поручения. Востребованный персональный ассистент владеет различными компетенциями в области финансов, маркетинга, управления персоналом, проектами и event-менеджмента, способен организовать мероприятие любого уровня, будь то день рождения члена семьи руководителя или деловой прием федерального масштаба.

Также в последнее время руководители хотят, чтобы ассистент умел самостоятельно, не прибегая к помощи сторонних агентств, оказывать travel-support: планировать деловые поездки и отдых с семьей, начиная от бронирования авиабилетов и отелей и заканчивая культурной программой на месте пребывания.

Разумеется, основная задача персонального ассистента – это всеми возможными способами избавить босса от операционной загруженности. Можно даже сказать, что его KPI – время, которое он освобождает в графике своего руководителя. Именно поэтому ассистенту крайне важно помогать шефу во всех бизнес-процессах и выполнять личные поручения максимально эффективно.

Наряду с профессиональными компетенциями ассистента на первый план сегодня выходят личные качества, проявляя которые можно стать настоящим профессионалом.

Я составила топ личных качеств, которые позволят стать для своего босса действительно незаменимым сотрудником.

1. Умение наладить коммуникацию – ключевое для ассистента. Важно уметь найти подход не только к руководителю и другим сотрудникам компании, но и к партнерам и подрядчикам. Хорошие отношения с каждым позволят ассистенту всегда быть в курсе всех событий и оперативно решать задачи, которые перед ним стоят.
2. Многозадачность. Профессиональный ассистент прекрасно справляется как с бизнес-задачами, так и с личными поручениями и ничего не упускает из виду. Иначе говоря, все свои обязанности он выполняет одинаково качественно и в срок. Научиться работать в режиме многозадачности – это очень важно.
3. Скорость принятия решений и ответственность за них также немаловажны в этой сфере. В течение дня ассистент сталкивается с большим количеством задач, которые требуют немедленного реагирования. Опытный сотрудник всегда быстро находит ответ на любой вопрос, оперативно принимает решения и, самое главное, умеет брать ответственность на себя.
4. Внимательность. Важно научиться замечать детали и быть внимательным к своему боссу. Это проявляется в самых простых вещах. Вы можете сообщить о необходимости зарядить гаджеты, оповестить о том, что у бизнес-партнера, с которым встречается руководитель, сегодня день рождения, или даже напомнить о том, что босс в этот день еще не обедал.
5. Инициативность. Достаточно много примеров, когда ассистенты становятся руководителями отдельных проектов или целых подразделений в компании. Но все это возможно, только если вы самостоятельно проявляете инициативу. Например, если у вас есть компетенция в какой-то сфере, обязательно говорите об этом! Предлагайте свою кандидатуру в качестве исполнителя той или иной задачи, и это никогда не останется без внимания.
6. Тактичность, широкий кругозор. Ассистент часто коммуницирирует с партнерами, сопровождает, а иногда даже представляет руководителя на встречах и мероприятиях. Поэтому для него крайне важно быть эрудированным и тактичным, чтобы уметь поддержать беседу, возможно, дать рекомендацию или поделиться мнением о каком-то событии.

Подводя итог, хочу заметить: для того чтобы построить карьеру успешного персонального ассистента, конечно, важно ориентироваться на требования рынка. Но первое, с чего стоит начать, – это оценить свой интерес к профессии и желание развиваться в ней.

Камилла Степанова,

руководитель административного отдела строительной компании

Я окончила факультет журналистики и случайно попала в строительную компанию – поработать на лето секретарем и специалистом отдела кадров в одном лице. Для меня это была новая область деятельности. В компании в ту пору не было ни Интернета, ни старших товарищей и специалистов, у которых можно было бы спросить совета. Я погрузилась в работу, справилась – и задержалась в этой сфере более 10 лет. Сейчас моя должность в строительной компании – руководитель административного отдела.

Перечислю компетенции, которые, по своему опыту знаю, должен приобрести персональный ассистент, нацеленный на карьерный рост.

1. Самое важное качество, которое помогло мне не растеряться и освоить профессии, – умение добывать информацию. Я просматривала имеющиеся документы, читала журнал для кадровиков, подшивку которого нашла в шкафу. Для меня все было в новинку, даже работа с компьютером, не говоря уже принтерах, сканерах и факсах. Я часто просматриваю огромное количество резюме, провожу собеседования с девочками, которые приходят устраиваться на работу, – и не вижу их горящих глаз, нет и пытливого ума. Если им дают уравнение со всеми неизвестными (а руководители компаний, как правило, мастера давать такие задания), то они сидят и ждут, когда придет босс и подскажет, как быть. Делают грустные глазки: «Ничего не могу, ничего не получается, никого не знаю». С такими людьми очень трудно работать.
2. Второе важное качество – умение общаться с людьми и желание это делать. Потому что общение – источник знаний. Секретарь концентрирует на себе все подразделения. Надо уметь с одинаковым энтузиазмом выстраивать диалог с коллегами, руководителями, посетителями, партнерами. Секретарь – связующее звено. Именно он получает информацию из первых рук и передает ее дальше, а это большая ответственность.
3. Еще одно ценное качество – умение хранить тайны. Секретарь-болтушка – это конец фильма. Я учу своих девочек, что все, что они слышат в приемной и кабинете руководителя, не должно уйти за пределы. Безусловно, хочется поделиться новой информацией с коллегами, подругами, но нужно держать язык за зубами. Это золотое правило – все, что услышала, должно оставаться с тобой.
4. Важно стремление секретарей и персональных ассистентов развиваться и совершенствоваться в своей профессии. Многие девочки, которые устраиваются на должность помощника, считают, что это промежуточное место пребывания, а потому не хотят выполнять свою работу хорошо и профессионально расти. Между тем проходит и 5, и 10 лет, а девушка все еще секретарь, по-прежнему мечтает о крутой и интересной работе, при этом не может связать двух слов, не научилась справляться с эмоциями и находить общий язык с людьми, ничему не учится.
5. В профессии также важны инициативность и умение планировать. В нашей работе то густо, то пусто. Никто не стоит над тобой и не смотрит, что ты делаешь. Нужно самой уметь организовывать работу (научиться планировать свой день и руководителя, отслеживать все процессы в коллективе), что невозможно без навыка расставлять приоритеты. В таком случае можно легко справляться с авралом, а в свободное окошко заниматься рутинными делами.
6. Другие значимые профессиональные качества – заинтересованность, любознательность, умение быть хозяйкой в своем пространстве и быть в курсе всех дел. Секретарь объединяет всех в компании. Он должен владеть информацией о корпоративной культуре организации, изучать специфику работы предприятия в целом и подразделений в частности, ведь поможет ему управлять процессом и потоком документации, правильно распределять поступающие данные. Это как паутинка: не сплел поперечную ниточку – все продольные развалятся. Но если человеку неинтересно, то появляются бесхозные и неопознанные документы, люди, которые не смогли связаться с нужным человеком, недопонимание и глухие телефоны в коллективе и т.д.
7. И конечно, важно умение сохранять холодную голову. Некоторые кандидатки на позицию секретаря не умеют сдерживать эмоции и вести конструктивный диалог – они срываются на крик, лицо красное, руки трясутся. Такие девушки раздражаются на людей, которые подходят к ним за информацией, раздражаются на телефонные звонки. В итоге чашка с чаем разбивается, а конфеты рассыпаются, появляются недовольные клиенты, партнеры и т.д.

Даже если в приемной царит хаос, бегают все кому не лень, выплескивают свои эмоции, раскидывают документы, выясняют отношения, ссорятся, пытаются попасть к директору – такие ситуации бывают в каждой организации, – секретарь должен сохранять полное спокойствие, не поддаваясь общей панике, разруливать сложные моменты и снижать уровень накала страстей. Он важный винтик механизма, часто ключевой. Руководители и соискатели, которые думают, что секретаря можно принять не глядя, по объявлению, потому что работа нехитрая, здорово заблуждаются! И счастлив тот начальник, который нашел грамотного специалиста.

Анна Чумак,

персональный ассистент финансовой корпорации (Москва)

Успешный персональный ассистент – какой он? Каждому представляется что-то свое. Для одного успех – это работа на руководителя из списка Forbes. Для другого он напрямую связан с размером оплаты труда, а для третьего – с количеством задач в его ежедневнике.

Я ассистент топ-менеджера крупного банка. Моим мерилом успеха стали любовь к делу, которым занимаюсь, степень взаимопонимания с руководителем и личный вклад в обеспечение его эффективной деятельности.

Про необходимые качества расскажу, исходя из своего опыта работы на позиции ассистента.

1. Высшее образование. Каких-либо принципиальных требований по его области нет, т.к. это может варьироваться в зависимости от сферы деятельности компании, с которой вы планируете сотрудничать. Преимуществом будет наличие дипломов и сертификатов, подтверждающих прохождение дополнительного обучения или профильных курсов.
2. Опыт работы. В большинстве случаев получить приглашение на работу в крупную компанию можно, только имея аналогичный опыт. И чем больше стаж у вас за плечами, тем шире спектр предложений, которые вы сможете рассматривать.
3. Английский язык. Кому-то достаточно базового уровня, позволяющего понять, куда перейти в смартфоне или на сайте, как забронировать билет, гостиницу или столик в ресторане. А кому-то требуется свободное владение языком – например, секретарю руководителя-экспата или сопровождающему встречи с иностранными партнерами.
4. Стрессоустойчивость. Задач не перечесть: шеф может встать не с той ноги, какое-то дело (читай: почти все) должно было быть сделано еще вчера. Нужно уметь держать себя в руках.
5. Исполнительность и ответственность. Нельзя забыть о важном поручении или, не получив ответа с первого раза, сдаться и перестать делать шаги по направлению к своей цели. Мое отношение к работе следующее: если руководитель дает задачу, он может смело про нее забыть, будучи уверен, что она будет решена максимально оперативно и качественно.
6. Проактивность. Это качество чрезвычайно ценится в современном мире. Оно подразумевает планирование на несколько шагов вперед, предупреждение потребностей своего руководителя, проявление инициативы.
7. Владение компьютером. Здесь и так все понятно. Презентации, отчеты, сводные таблицы, ведение графика, деловая переписка и миллион других задач мы выполняем с использованием техники ежедневно, поэтому она должна быть не лимитирующим фактором нашей производительности, а эффективным инструментом в умелых руках.

Персональный ассистент – неимоверно интересная, разносторонняя профессия, в которой никогда не будет скучно. С каждым поручением открываются новые грани тебя и окружающего мира. Да, бывает волнительно начинать что-то впервые, бывает сложно, когда работа кипит, но это просто невероятные ощущения, когда понимаешь, как много ты уже сделала, сколько еще впереди и каким ценным сотрудником становишься для своего руководителя, коллег и организации в целом.

Алена Хандичи,

менеджер по обучению компании «Майкрософт» (Москва)

Сейчас я уже не являюсь ассистентом руководителя – менеджер по обучению, но частично все равно занимаюсь ассистентской работой. У меня психологическое образование. Также я окончила колледж МИД, получив образование секретаря-машинистки со знанием стенографии.

Когда училась на 5-м курсе, стала молодой мамой. Отсидев в декрете два года, пошла работать администратором на ресепшен в компанию Accenture. После этого некоторое время занимала должность помощника офис-менеджера в Henkel. Затем меня позвали работать в VIP-приемную компании ТНК-ВР. С этого места и началась моя карьера ассистента. В этой должности проработала почти год. Затем перешла на позицию ассистента отдела в компании «Майкрософт».

Среди качеств, которые необходимы помощнику и ассистенту, хочу выделить стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности, открытость и коммуникабельность. Невозможно построить карьеру без умения принимать самостоятельные решения. Правильная коммуникация, грамотное выстраивание взаимоотношений внутри коллектива – над этим можно работать, как и над остальными качествами.

Сейчас думаю дальше развиваться в сфере своего образования – психологии. Активно читаю и слушаю современных специалистов из этой области, с большим углублением в нейропсихологию. В целом считаю, что высшее образование мало влияет на выбор профессии, разве что только у вас не было конкретной цели и понимания собственного предназначения с самого начала.

Какие качества следует развивать помощнику, если он хочет быть успешен в своем деле? Разные ассистентские позиции предусматривают необходимость разных навыков, но это больше тайм-менеджмент и ораторское искусство. Все очень индивидуально – зависит от компании, менеджера, коллектива.

Наталья Чередниченко,

консультант по вопросам аудита, постановки, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для HR-специалистов и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ» (Москва)

Работа секретаря связана не только с оформлением и обработкой документов, но и с общением на разных уровнях. Это требует набора определенных деловых и личных качеств.

1. Стремление к профессиональному развитию. Я сторонник того, что любой специалист должен постоянно повышать свой интеллектуальный и профессиональный уровень, иначе можно оказаться за бортом жизни. Сейчас для этого созданы все условия (профессиональные сообщества, профильные группы в социальных сетях, книги и журналы, семинары, в том числе в режиме онлайн).
2. Многозадачность. Если в описании других вакансий такая фраза может насторожить, то в случае с секретарем это норма. Чтобы работа была продуктивной, нужно уметь концентрироваться и доводить начатое дело до конца. С первым поможет небольшая пауза при переходе от одного дела к другому – это позволит мозгу быстрее переключиться. А со вторым – фиксация задач и стадий их выполнения в ежедневнике. При этом однотипные (похожие) дела желательно группировать – так будет проще справиться с ними.
3. Аккуратность и внимание к деталям. Ошибки в документах недопустимы, так же как и беспорядок на рабочем столе в приемной (только если он не творческий). Всем известно, что секретарь – это лицо компании. Лицом же самого секретаря являются качество выполняемых им обязанностей, культура рабочего места и внешний вид. Но нужно помнить, что он отвечает не только за свои документы. Секретарь является своего рода фильтром большей части документооборота организации. Поэтому ему следует проверять подготовленные другими сотрудниками документы и в случае обнаружения ошибок возвращать их на доработку исполнителям.
4. Умение говорить «нет». Ситуации на работе бывают разными, и иногда мы осознанно помогаем коллеге. Но когда люди начинают злоупотреблять добротой человека и говорят, что только он может справиться с их задачей, – это повод задуматься, не манипулируют ли нами. В таком случае следует тактично отказать, сославшись на собственную занятость.
5. Позитивность и оптимизм. Секретарь общается с большим количеством разных людей. Когда он доброжелателен и приветлив, это положительно сказывается на работе и создает хорошее впечатление о компании. Кстати, делать это можно и по телефону. Доказано: даже не видя человека, мы почувствуем, какое у него настроение, улыбается ли он при разговоре.
6. Инициативность и организаторские способности. Секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний босса. Но только те, что пойдут на пользу компании, ее имиджу.
7. Любовь к профессии. Это еще одно из моих убеждений. Я искренне верю, что каждый человек должен выполнять только ту работу, которая ему по душе. Когда он понимает, что выбранная профессия – это его призвание, то и карьеру делать намного проще. Если же изнывать от тоски и рассматривать свое место работы как перевалочный пункт в надежде на что-то лучшее, то и обязанности будут выполняться некачественно.

Мария Волкова,

помощник руководителя компании GoodLine (Кемерово)

Четкой инструкции «Как стать успешным персональным ассистентом», конечно же, нет. Несмотря на то что в последнее время появились профильные курсы, а некоторые учебные заведения даже разработали профильные образовательные, считаю, что секрет успешной карьеры персонального ассистента зависит не от диплома.

На протяжении всей своей деятельности убедилась: только благодаря личным качествам можно стать действительно важным и нужным для своего руководителя.

Например, я стала помощником генерального директора крупной IT-компании с высшим образованием инженера-технолога машиностроения, имея опыт работы на административной должности в сфере общественного питания. Как вам такой винегрет? Конечно, трудностей было немало, но мне помогает умение быстро подстраиваться под обстоятельства, молниеносно разбираться в новом, решать все поставленные задачи, быть всегда в хорошем настроении.

Вывод: образование не играет ключевой роли! Да, плюсом для руководителя будет, если у соискателя, например, есть диплом юриста. Однако самое важное – быть на одной волне со своим боссом. Я бы сравнила такую работу с браком, когда ты являешься продолжением своего «мужа»: знаешь, что он любит, что его раздражает, как преподнести ему информацию и как ему помочь.

Однажды мой директор сказал: «Ты мне нужна, пока у меня есть проблемы». И я с этим полностью согласна. Хороший персональный ассистент – тот, кто готов сделать невозможное для исполнения своих обязанностей.

Мария Никулина,

помощник компании «Майкрософт» (Москва)

Безусловно, есть целый ряд качеств, которые будут повторяться в любом описании вакансии помощника: организованность, коммуникабельность, ответственность, внимательность к деталям, дисциплинированность, многозадачность и т.п. Многие из них нам даны природой, и в процессе построения карьеры мы их совершенствуем. Другими полезными навыками нам приходится овладевать самостоятельно (компьютерная грамотность и иностранные языки).

Без чего, на мой взгляд, не обойтись профессиональному ассистенту?

1. Первое качество – умение организовывать и планировать, и делать это нужно достаточно быстро. Каждый руководитель надеется, что помощник снимет с него административную нагрузку и сможет эффективно распределить рабочее время для него и команды. Также босс ждет от помощника не только наличия плана А, но и плана Б, В и Г. Случается, что все они не работают, тогда помощнику надо иметь в голове еще план Д. Это как игра в шахматы – продумывание многоходовки. Опытного и успешного помощника отличает то, что, как бы ситуация не менялась, он готов поступить иначе и быстро перестроиться.
2. Вторая важная компетенция – умение адаптироваться и меняться под обстоятельства и людей. По-английски это качество передается более емко словом flexibility – гибкость, которая позволяет менять свои подходы к выполнению поставленных задач, методы взаимодействия с коллегами и руководителем, рабочий график.
3. Не менее важными являются коммуникативные навыки: умение налаживать и поддерживать контакты, замечать эмоциональные состояния собеседника, желание помочь другому человеку в трудной ситуации, способность начинать, поддерживать и завершать беседу.
4. Важно не бояться общения с начальником, ведь по работе ассистенту придется уточнять у него детали задач. Нужно постараться наладить с руководителем нормальную коммуникацию и, конечно, выстроить доверительные отношения.
5. Ценное качество любого ассистента – смелость, которая проявляется, например, в том, чтобы задать вопросы любому человеку на любом уровне иерархии. Когда у помощника есть понимание процессов, происходящих в компании, он может более эффективно планировать время своего начальника.
6. Ассистент обязан знать своего руководителя: режим дня, его предпочтения в формате коммуникации и т.п. Помощник должен быть в курсе, как начальник, например, ставит задачу (озвучивает устно, направляет в сообщении Outlook, Skype или Teams) и каким образом ждет обратной связи (через WhatsAap и т.п). Для планирования графика не помешает понимание того, кто ваш руководитель – жаворонок или сова, какие часы эффективно уделять для работы с почтой, с командой, проводит ли он утро на тренировке и везет ли детей в школу.
7. Для ассистента любой организации необходимо знание деловой этики, понимание основ межкультурной коммуникации и политики своей компании. Так, при встрече с иностранцем моветон – скупо поприветствовать гостя и сразу переходить к делам. Вас могут принять как недостаточно вежливого человека, который ориентирован только на рабочие вопросы, а личными ценностями пренебрегает. Нужно обязательно потратить 10–15 минут на вступление: что нового, какая погода, как провели выходные. Для иностранцев это важный момент.
8. Ассистент должен быть технически подкован, владеть компьютерной грамотностью, чтобы работать везде и всегда, т.к. руководитель занят 24 часа 7 семь дней в неделю. Помощнику придется постоянно проверять электронную почту, редактировать документы или высылать из хранилища ссылку на нужный файл. От умения ловко обращаться с техникой и гаджетами напрямую зависит эффективность его работы (и руководителя в частности).
9. Безусловно, руководители понимают, какое количество обязанностей и круг общения имеет его помощник. Для многозадачности, организованности, скорости, дисциплинированности и работы 24/7 необходимы эмоциональная зрелость ассистента и умение бороться со стрессом. Мне кажется, что в этой профессии немаловажно иметь чувство юмора и навык реагирования на стрессовую ситуацию с улыбкой и с шуткой, проживания трудных моментов, а потом идти дальше.
10. Владение иностранными языками на уровне разговорного – профессиональный навык ассистента. Тем, кто намерен развиваться в своей должности, нужно знать хотя бы английский.

Марина Егорова,

основатель и генеральный директор компании Smart and Talented. Personal Assistants и Школы персональных ассистентов

Спрос на личных помощников и ассистентов растет, несмотря на финансовый кризис. Это связано прежде всего с увеличением количества управленческих позиций на рынке труда и универсальностью данного типа сотрудников, их многозадачностью и многоплановостью.

Требования к ассистентам и личным помощникам зависят от типа руководителя: для собственников бизнеса важен один перечень качеств, для управляющих менеджеров, наемных сотрудников – другой. При этом базовые компетенции, которые предъявляются как к секретарям, так и к бизнес-ассистентам, одинаковы: ведение документации, тайм-менеджмент, организация рабочих мероприятий, поддержание деловых контактов, управление личными делами босса (личное сопровождение).

Личный ассистент (личный помощник) осуществляет, помимо упомянутых выше функций секретаря, контроль сотрудников, исполнение личных поручений руководителя, обеспечение процессов делопроизводства, travel-поддержку, участие во встречах, их протоколирование и т.д.

Бизнес-ассистента дополнительно курирует процессы, происходящие в организационной структуре компании, бизнес-процессы взаимодействия кадров, кадрового делопроизводства, сроков исполнения, обеспечивает работу босса в командировках, его участие в переговорах; протоколирует, передает информацию и контролирует. Фактически он является полноправным заместителем руководителя. Часто бизнес-ассистент – смежная профессия с менеджером проекта.

Совершенствуя управленческие навыки, сотрудник с позиции бизнес-ассистента переходит на позицию менеджера проектов. Это ассистент, который «вырастает» внутри компании, потому что обладает достаточными знаниями и компетенциями, чтобы осуществлять полноправное руководство офисом, подразделением или филиалом, заниматься организацией процессов на местах, ставить задачи и контролировать их исполнение.

Выделяют два типа ассистентов по уровню мотивации и личностным и управленческим характеристикам. Первые считают, что их должность – переходная позиция. Вторые просто любят свою работу. Часто карьеру ассистентов и личных помощников выбирают те женщины, для которых актуальна реализация в повседневной деятельности их природных качеств: заботы, любви.

Не существует единого перечня нормативных документов, профессиональных стандартов, регулирующих обязанности личных помощников и ассистентов. Причина здесь не в функциональных недоработках и неочевидном перечне требований к специальности, а в многозадачности и многоспособности специалистов данного профиля. Должность находится на стыке кадрового делопроизводства, финансового планирования, администрирования, менеджмента в туристической отрасли и других областей. Все это делает невозможным унификацию перечня обязанностей в виде каких-либо инструкций. Можно сказать, что профстандарт «разрабатывается индивидуально конкретным руководителем».

Личные ассистенты и помощники, таким образом, могут быть полностью вовлечены в бизнес и выполнять управленческие функции или же выполнять исключительно вспомогательные роли (организация личного пространства босса, travel-поддержка, переводы и т.д.).

Чаще всего на месте ассистента или личного помощника руководители хотят видеть стройную ухоженную женщину. Однако современные тенденции таковы: если раньше боссы на эту должность нанимали молодых девушек, то теперь отдают предпочтение специалистам 30–35 лет. В качестве причин подобного выбора руководители называют следующие: у женщин есть этого семья и дети, а значит, они реже уходят в декретный отпуск; они нацелены только на работу, больше думают, чем поддаются эмоциям, масштабнее мыслят, не боятся брать на себя ответственность; снижается риск неформальных отношений на рабочем месте (женщины старше 30, как правило, не заинтересованы в чем-либо, кроме стабильной работы и зарплаты).

Обычно работодателям требуется опыт по специальности, умение осуществлять функции личного помощника, быстрая реакция, сообразительность, ум, способность систематизировать информацию, искусство ведения переговоров, тайм-менеджмент и прочие управленческие навыки в том случае, если человек пошел по карьерной лестнице выше. Не менее важны наличие профильного высшего образования, знание языков (порой нескольких), готовность к командировкам и ненормированному графику работы (умение совмещать семью и работу; наличие семьи является преимуществом, а дети должны быть старше трех лет), возраст (сотрудница старше 30 привносит в имидж компании элемент стабильности).

Наметилась тенденция к узкоспециализированному подходу к построению, планированию карьеры и запросов клиентов на консультирование в этом направлении. Сейчас, например, кадровое агентство значительно выигрывает, когда позиционируется как официальный клуб для консультирования и поддержки профессионалов в одной отрасли деятельности. Таков подход компании Smart and Talented.

По заработной плате. Средняя по рынку: секретарь 40 000–70 000 руб.; личный помощник без знания английского языка 80 000–100 000 руб., со знанием английского и графиком работы 24/7 – 120 000–170 000 руб.; помощник Family Office (руководитель семейного офиса) 150 000–250 000 руб.; бизнес-ассистент 120 000–180 000 руб.; менеджер проектов 150 000–200 000 руб.

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников. Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч. Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

• обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
• обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
• работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками; обеспечение психологического комфорта начальства;
• проведение первичных переговоров;
• перевод;
• обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

• умение работать во всех офисных программах;
• высокая скорость печати; грамотность;
• знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
• знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
• умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
• знание основ действующего законодательства;
• грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

• стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
• многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
• позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
• высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
• координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

• перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
• организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
• сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
• услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

• Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
• Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
• Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
• Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
• Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
• Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
• Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

• необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
• контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
• вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Добрый день, коллеги.
Очень хочется услышать ваше мнение по следующему вопросу.
У нас есть секретарь и выразила она пожелание, чтобы ее в трудовой книжке была запись «помощник руководителя», «ассистент руководителя», мотивируя это тем, что в объявлениях о работе с такой должностью зарплату предлагают больше. Мой руководитель согласился «назначить» ее на «новую должность». Но вот помню я, что должность должна соответствовать » общероссийскому классификтору должностей». Или это уже устарело? Подскажите где можно посмотреть? И как у вас числятся секретари-секретарями, менеджерами или еще как-нибудь?>)
В соответствии со ст. 57 ТК РФ наименование должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ только в том случае, если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений. В остальных случаях Вы свободны в определении наименований должностей.