Порядок выдачи подотчетных сумм

Порядок выдачи подотчетных сумм

Выдача и учет подотчетных сумм

Предприятия в процессе финансово-хозяйственной деятельности могут своим работникам выдавать некоторые суммы в подотчет.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые предприятием из кассы на расходы административно- хозяйственные, на расходы по закупке запасных частей, на расходы по командировкам, на проезд оплачиваемого льготного отпуска, а также различных работ, услуг для осуществления оперативной деятельности предприятия.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

В таких случаях обычно работнику выдаются наличные денежные средства под его ответственность для выполнения определённых действий по поручению организации.

Денежные средства выдаются под отчёт на административно-хозяйственные расходы.

Административно-хозяйственные расходы – это непроизводственные накладные расходы, связанные с содержанием административных служб и управлением предприятием в целом.

К административно-хозяйственным расходам относятся канцелярские, почтово-телеграфные расходы, приобретение материалов по мелкому опту в розничной торговле, закупки сельхозпродукции и расходы на прочие операционные нужды.

Выдача наличных денежных средств сотрудникам из кассы организации может производиться:

• либо под отчёт на хозяйственные и операционные расходы;

• либо в порядке возмещения произведённых сотрудником из личных средств расходов на нужды организации.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций выдача наличных денег из кассы организации производится по расходным кассовым ордерам типовой межведомственной формы КО-2 или надлежаще оформленным другим документам (платёжным ведомостям, заявлениям на выдачу денег и т.п.) с проставлением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера .

При приобретении товарно-материальных ценностей делаются проводки:

Если сначала выдаются денежные средства под отчет:

Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета»– на выданную сумму соответственно при получении работником наличных денег из кассы предприятия или из кассы банка; см. оформление проводок

Дт10 «Материалы»

Кт71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражена сумма НДС, указанная в счете фактуре по приобретенным ТМЦ;

Дт 50 «Касса»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращены в кассу неизрасходованные денежные средства.

Если работник закупает ТМЦ за свой счет, а организация возмещает затраченные средства:

Дт 10 «Материалы»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена задолженность организации перед работником на основании авансового отчета;

Д т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кт 50 «Касса»- погашена задолженность перед подотчетным лицом по приобретению ТМЦ.

Если работник заключает договор о предоставлении организации возвратной ссуды на определенный срок в форме оплаты приобретенных товаров:

Дт 71«Расчеты с подотчетными лицами»

Кт73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — отражена оплата физическим лицом ТМЦ за организацию (момент предоставления ссуды);

Дт 10 «Материалы»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- оприходованы приобретенные товарно-материальные ценности;

Дт 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям»

Кт 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- отражена сумма НДС по приобретенным ТМЦ;

Дт 73«Расчеты с персоналом по прочим операциям»

Кт 50 «Касса»- работнику из кассы возмещены расходы по приобретению ТМЦ.

Руководитель предприятия своим приказом должен установить размеры подотчётных сумм и сроки, на которые они выдаются.

Лица, получившие наличные деньги под отчёт, обязаны не позднее трёх дней по окончании срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию отчёт об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчёт. При наличии неизрасходованного остатка денежных средств этот остаток должен быть внесён сотрудником в кассу организации.

Выдача наличных денежных средств под отчёт производится при условии полного отчёта конкретного подотчётного лица по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчёт наличных денег одним лицом другому запрещается.

Сотрудники организации, уполномоченные производить закупку материальных ценностей (работ, услуг) для производственных нужд за наличный расчёт, должны быть заранее ознакомлены с нормативными ограничениями налично-денежного обращения, а также с требованиями, предъявляемыми к документальному оформлению таких операций.

Процесс приобретения за наличный расчёт материальных ценностей (работ, услуг) у организаций-изготовителей, организаций оптовой торговли и иных организаций – юридических лиц (кроме розничной торговли, общественного питания и аукционной продажи товаров), как правило, включает в себя несколько этапов, каждый из которых оформляется соответствующим документом:

1. Заключение договоров между юридическими лицами, регламентирующих их отношения, а именно договоров купли-продажи, подряда, договоров на оказание услуг и т.п. Реализация товаров покупателю оформляется накладной (иногда накладная с подписями и печатями обеих сторон выступает в качестве договора купли-продажи). Реализация работ (услуг) оформляется актом сдачи-приёмки, составляемым в дополнение к соответствующему договору.

2. Внесение наличных денег по заключённому договору в кассу организации-продавца оформляется приходным кассовым ордером по межведомственной форме КО-1. Покупателю выдаётся квитанция к приходному кассовому ордеру, которая заверяется печатью (штампом) организации-продавца.

Иногда организация-поставщик самостоятельно получает наличные деньги по заключённым договорам в кассе организации-покупателя через своих подотчётных лиц – инкассаторов, действующих на основании надлежаще оформленных доверенностей на получение денежных средств. В таких случаях организация-покупатель выписывает расходный кассовый ордер на имя гражданина, указанного в доверенности, и выплачивает по нему требуемую сумму при предъявлении этим гражданином документа, удостоверяющего его личность.

3. Не позднее десяти дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги) или предоплаты (аванса) организация-поставщик обязана представить организации-покупателю счёт-фактуру.

Таким образом, выдача наличных денежных средств работникам организации может производиться для закупки материальных ценностей, для возмещения расходов по приобретению товаров для нужд организации, а также для выдачи сумм, причитающихся сотрудникам организации при убытии в командировку.

Установлены следующие основные ограничения в отношении выдачи наличных денежных средств под отчет:

– запрещается выдавать подотчетные суммы лицам, не являющимся работниками организации;

– запрещается выдавать подотчетные суммы при наличии непогашенной задолженности по ранее выданным подотчетным суммам;

– нарушением является выдача сумм лицам, которые не указаны в качестве материально ответственных лиц в соответствующем распорядительном документе. Как правило, перечень подотчетных лиц ежегодно отдается приказом руководителя организации в начале года. Одновременно устанавливаются предельные размеры единовременной выдачи подотчетных сумм на конкретные цели, а также схема документооборота (порядок и сроки представления отчетности в израсходовании подотчетных сумм). Данные ограничения не распространяются на случаи выдачи подотчетных сумм командированным работникам.

Учет сумм, выданных под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, осуществляется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На израсходованные подотчетными лицами суммы этот счет кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

При выдаче подотчетных сумм для выплаты заработной платы читателям следует учитывать общие требования трудового законодательства, регулирующие этот процесс.

В соответствии со ст. 136 ТК РФ:

– при выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате;

– заработная плата выплачивается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным договором или трудовым договором;

– заработная плата выплачивается непосредственно работнику, за исключением случая, если иной способ выплаты предусматривается законом или трудовым договором. Из этого требования, в частности, следует, что для того чтобы заработная плата могла быть выдана другому лицу (например, родственнику или коллеге заболевшего работника), как минимум, необходима доверенность, оформленная установленным порядком. В противном случае выдача наличных денежных средств является незаконной, и в случае предъявления претензий работником, которому заработная плата была начислена, вся сумма выплаты может быть взыскана с кассира;

– заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка организации, коллективным договором, трудовым договором;

– для отдельных категорий работников федеральным законом могут быть установлены иные сроки выплаты заработной платы. Это обычно практикуется в некоторых государственных учреждениях и регулируется отраслевыми или ведомственными нормативными актами;

– при совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня;

– оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.

Согласно ст. 140 ТК РФ при прекращении трудового договора (увольнении работника) выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день увольнения работника. Если работник в день увольнения не работал, то соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.



Порядок выдачи подотчетных сумм.

ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦАработники предприятия, которым выданы деньги с условием предоставления отчета об их использовании.

Список подотчетных лиц организации утверждает своим приказом ее руководитель.

Под отчет выдаются деньги:

– на командировочные расходы;

– на хозяйственные расходы (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта и т.п.);

– на оплату представительских расходов. Представительские расходы – это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. К ним относятся затраты по проведению официального приема представителей других организаций, их транспортному обеспечению, по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров, по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

ЗАПРЕЩАЕТСЯ:

1 – выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученному авансу;

2 – передавать подотчетные суммы от одного работника к другому;

3 – использовать подотчетные суммы не по назначению.

Деньги на хозяйственные нужды выдаются на основании заявления работника, которое подписывает руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, руководитель структурного подразделения). Каких-либо ограничений на суммы, выдаваемые под отчет на хозяйственные нужды, законодательство не устанавливает. Однако, оплачивая расходы, работник действует от имени предприятия. Поэтому он должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (100 000 руб.

Деньги под отчет: что изменилось в правилах выдачи

по одной сделке). Если работник нарушит установленный лимит расчетов, предприятие может быть оштрафовано на сумму от 40 до 50 тыс.руб.; за то же нарушение на руководителя может быть наложен штраф от 4 до 5 тыс.руб.

Срок, на который можно выдавать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок может (но не обязан!) установить руководитель организации. Если же руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения такого срока.

Сумма аванса на командировочные расходы определяется сметой, которую составляет бухгалтер, исходя из предполагаемых расходов. Аванс выдается в рублях. Однако если работник уезжает в командировку за границу (в том числе и в страны СНГ), аванс может выдаваться выдается в валюте страны, в которую он направляется. Валюту для оплаты командировочных расходов предприятие получает с валютного счета в банке. Если у предприятия нет валютного счета, то его нужно открыть. При получении аванса в валюте авансовый отчет составляется также в валюте.

Подотчетному лицу может быть выдан аванс в рублях, на которые работник приобретает валюту в обменном пункте банка. В этом случае авансовый отчет составляется в рублях, если есть остаток аванса, то он возвращается также в рублях.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *